belediyelerde ayıklama-imha Devir-teslim işlemleri

Transkript

1 belediyelerde ayıklama-imha Devir-teslim işlemleri Nurten UĞURSOY Ülker Pınar KAYA Sibel TOKGÖZ

2 T.C. Marmara Belediyeler Birliği Yayını: 2013 Yayın No: 75 Kitabın Adı: Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Yazar: Nurten UĞURSOY - Ülker Pınar KAYA - Sibel TOKGÖZ Tüm yayın hakları Marmara Belediyeler Birliği ne aittir. Kaynak gösterilerek alıntı yapılabilir; izinsiz çoğaltılamaz, basılamaz. ISBN: Baskı Yeri ve Tarihi : İstanbul, 2013 Kapak ve İç Tasarım : Özhan Yurtseven Baskı ve Cilt : 1. Baskı Adet Basım : MARMARA BELEDİYELER BİRLİĞİ Ragıp Gümüşpala Cad. No.10 Eminönü Fatih - İstanbul Tel: (PBX) Faks:

3 editörler doç. dr. Fatih rukancı (Ankara Üniversitesi DTCF Bilgi Belge Yönetimi Bölümü) doç. dr. hakan anameriç (Ankara Üniversitesi DTCF Bilgi Belge Yönetimi Bölümü)

4

5 SUNUŞ Marmara Belediyeler Birliği olarak belediyeciliğin her alanında sürdürdüğümüz eğitim, bilgilendirme ve lobicilik çalışmalarımızın yanında; yerel yönetimlerin istifadesine sunduğumuz yayınlarımıza da devam ediyoruz. Bir çalışanın iş yoğunluğu ve omzundaki çalışma yükü ne kadar fazla olursa olsun, yine de sistemli çalışmak ve arşiv tutmak zorundadır. Belgeler, üretim safhasından başlayarak yürürlükteki mevzuat ve standartlar çerçevesinde kontrol ve koruma altında tutulmalıdır. Bu durum kamu kurumlarında daha da önem teşkil ettiğinden, belediyelerin ilgili personeline yönelik arşiv sistemi oluşturma ve büro yönetim sistemleri hakkında her yıl yirminin üzerinde eğitim programı düzenliyoruz. Bu kitabın hazırlanmasındaki temel amaç, belediyelerde cari olma vasfını kaybeden evrak ve malzemenin ne şekilde işleme tabi tutulması gerektiğinin açıklığa kavuşturulmasıdır. Gerek kâğıt, gerekse elektronik ortamdaki kurumsal nitelikli evrakların titizlikle düzenlenmesi ve arşivlenmesi gerekirken, standart dosyalama tekniklerinin herkes tarafından uygulanması gerekiyor. Belediye çalışanları olmalarının avantajı ile belediyecilik diline vakıf olan Nurten Uğursoy, Ülker Pınar Kaya ve Sibel Tokgöz tarafından kaleme alınan Belediyelerde Ayıklama-İmha ve Devir-Teslim İşlemleri isimli eserimizin soru ve cevaplarla anlatılmasının da belediye personelimiz için daha verimli sonuçlar getireceğini düşünüyor, eserimizin hayırlara vesile olmasını niyaz ediyorum. Recep Altepe Birlik Başkanı Bursa Büyükşehir Belediye Başkanı

6

7 ÖNSÖZ Belediyeler, teşkilatıyla tüm vatandaşlarının mahalli ve müşterek nitelikteki ihtiyaçları için, eşit mesafede ve kaliteli hizmet verebilmeyi amaç edinmiş kurumlardır. Söz konusu hizmetlerin ve faaliyetlerin belgelenmesi, bu belgelerin dosyalanması ve dosya içindeki belge ya da belge gruplarına erişim; iş ve işlemlerin zamanında, arzu edilen kolaylıkta gerçekleşmesi açısından hayati önem taşımaktadır. Bu bağlamda gerçekleştirilen hizmet ve faaliyetler sonucu üretilen belgeler, üretim safhasından başlayarak yürürlükteki mevzuat ve standartlar çerçevesinde kontrol altında tutulmalı ve gerektiğinde istenilen belgelere kolaylıkla erişilebilmeli ve zamanı geldiğinde imhasının yapılabilmesi gerekmektedir. Aynı zamanda devlet, millet hayatını ilgilendiren malzemenin de zamanında bir düzen içersisinde ilgili kurumlara gönderilmesi ve teslimi gereklidir. Soru ve Cevaplarla Belediyelerde Ayıklama-İmha ve Devir-Teslim İşlemleri adını vermiş olduğumuz bu kılavuz kitabın hazırlanmasındaki temel amaç, belediyelerde cari olma vasfını kaybeden evrak ve malzemenin ne şekilde işleme tabi tutulması gerektiğinin açıklığa kavuşturulmasıdır sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin İmhası Hakkında Kanun ; ayıklama, imha, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin tanımını yapmıştır. Kanun kapsamında yer alan belediyelere verilen görevler tanımlanmış, ayıklama ve imha işlemlerinin belediyeler tarafından oluşturulacak ayıklama-imha komisyonları tarafından ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün denetiminde yapılacağını kesin olarak hükme bağlamıştır. Belediyelerin kurum arşivlerinde ya da depolarında muhafaza edilen arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi olacak arşivlik malzemenin belirlenerek ayırımını yapmak, bunların herhangi bir kayba uğramasını engellemek, saklanmasına gerek görülmeyenlerin

8 ayıklama ve imhasını sağlamak için yapılması gereken işlemleri soru ve cevaplarla anlatabilmek amacıyla bu kılavuz kitap hazırlanmıştır. Hazırlanan bu kitapta, soru ve cevaplarıyla ayıklama ve imha ile ilgili işlemler anlatılmış, ayıklama ve imha komisyonlarının oluşturulması, safhaları örnek yazışmaları ile gösterilmiştir. İmha listeleri ve imha tutanaklarına ait formlar anlatılmıştır. Bu kılavuz eserin belediyelere faydalı olmasını ve yılların birikimi olan evrak ve malzemenin düzenlenmesinde fayda sağlayacağını umut ediyoruz.

9 İÇİNDEKİLER 1.Ayıklama nedir? İmha nedir? Arşiv malzemesi nedir? Arşivlik malzeme nedir? İmhalık malzeme nedir? Ayıklama ve imhanın amacı nedir? Birim Arşivi nedir? Kurum Arşivi nedir? Ayıklama İmha Komisyonu nedir? Belediyelerde ayıklama-imha işlemlerini hangi birim yürütür? Ayıklama-imha işlemi yapmak zorunda mıyız? İmha edilecek malzemeyi nasıl tespit ederiz? Sayılı Belediye Kanunu nda ve norm kadrolarında günümüzde değişiklikler olmuştur sayılı Belediye Kanunu ve yeni norm kadro yapısına uygun ayıklama imha işlemini nasıl yapabiliriz? Ayıklama İmha Komisyonları kurulurken işçi personelden faydalanabilir miyiz? Ayıklama işlemi yapmadan tüm belgelerimizi dijital ortama aktarabilir miyiz? Standart bir ayıklama imha listesi formatı var mıdır? İmha listeleri yapılırken tüm belgeleri tek tek kaydetmeli miyiz? Ayıklama işleminin sonucunda kurumumuz da kalması gereken sürekli belgelerimize (arşivlik malzeme) ne tür işlem yapmalıyız? Yeni üretilen belgelerimizde Standart Dosya Planı ile saklama sürelerinin ilişkisi nedir? Belediyelerde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün yaptığı tespit çalışmalarına uymak mevzuat gereği bir zorunluluk mudur? Birimlerde komisyon kurarak ayıklama veya imha işlemi yapabilir miyiz? Ayıklama İmha Komisyonu kurulması için ilk olarak ne yapmalıyız? Ayıklama İmha Komisyonu ve başkan ile üyelerin isimleri belirlendikten sonra olur almak zorunda mıyız? Ayıklama işlemlerine başlamak için belirli bir zaman var mıdır? Ayıklama işlemine başlamadan önce birimlerde birikmiş ve kurum arşivine devredilmeyen belgeler var ise bunlarla ilgili nasıl bir işlem yapmalıyız? Kurum arşivimiz yok ve kurma imkânımız da yok. Bu durumda ayıklama işlemi yapmamıza gerek var mı? Birleşme ya da kapanma neticesinde niteliğini bilmediğimiz ve karmaşık olarak teslim alınmış olan belediye evrakı için nasıl bir işlem yapmalıyız? Ayıklama imha işlemlerini hizmet alımı ile yaptırabilir miyim? Belde belediyesiyiz ve 5 kişilik komisyon kurma imkânımız yok. Nasıl bir uygulama yapmamız gerekir? Beş (5) kişilik ayıklama-imha komisyonu daha fazla kişiden oluşturulabilir mi?...37

10 10 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 31.Ayıklama İmha Komisyonu oluru alındıktan sonra nasıl bir yazı ile birimleri harekete geçirmeliyiz? Depolarımızda kullanılamayacak ve okunamayacak halde belgeler mevcut. Bu konuda nasıl bir işlem yapmalıyız? Düzenli bir arşiv sistemi kurmak için birim ve kurum arşivleri nasıl oluşturmalı ve fiziksel mekânları nasıl olmalıdır? Kurum arşivimiz olmakla beraber bir depo niteliğindedir. Çalışma imkânımız bulunmamak tadır. Nasıl bir çalışma düzeni kurabiliriz? Ayıklama işlemlerinde belediye teknik ve idari personelinden nasıl faydalanabiliriz? Ayıklama işlemlerinde karşılaşılacak olağanüstü durumlarda mesleki/hukuki görüşleri nereden alabiliriz, nereye danışabiliriz? Arşiv belgesi özelliği taşıyan malzemeyi ne zaman, nasıl ve nereye teslim etmeliyiz? Devir-Teslim için standart bir form ya da liste mevcut mudur? İmhalık malzemenin listelenmesi sonucunda malzemenin imhası için uygun görüş nasıl alınır? Uygun görüş alındıktan sonra olur nereden ve nasıl alınır? İmha listelerine işlenen belgenin imhası yapılmadan önce nasıl bir tutanak hazırlamalıyız? İmha işlemini nasıl yapabiliriz? Ayıklama İmha Komisyonlarının çalışma esasları nelerdir? Ayıklama İmha Komisyonlarının yetki ve sorumlulukları nelerdir? İmha listelerinin saklanma zorunluluğu var mıdır? Bu listeler denetime tabi midir? Ayıklama işlemlerini kendi Arşiv Yönetmeliğimize göre yapabilir miyiz? Arşiv Yönergesi Çıkarabilir miyiz? Devredilen evrakımız Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde talep edildiği zaman nasıl bir işlem yapmalıyız? Belediyemizde kalan arşiv malzememizden faydalanmak isteyen araştırmacılar olursa nasıl bir işlem yapmalıyız? Birim arşivine dosyalarımızı nasıl devredebiliriz? Küçük bir belediye olarak her yıl ayıklama imha işlemi yapmak zorunda mıyız? Ayıklama İmha Komisyonuna seçilen personel aynı zamanda birim arşiv sorumlusu da olur mu? Belediyemizin kuruluşu oldukça eski ve elimizde Osmanlıca (Eski Harfli Türkçe) belgeler mevcut. Bu belgeleri ayıklama işlemine tabi tutabilir miyiz? Birim arşivine ve oradan kurum arşivine devredilen belgelerimizi hangi şartlarda nasıl koruyabiliriz? Bu belgeleri muhafaza yükümlülüğümüz var mıdır? Birim arşivine ve kurum arşivine devrettiğimiz dosyalardan bazılarına ihtiyacımız olursa nasıl faydalanabiliriz? Yapılan ayıklama imha işlemleri gibi arşiv işlemlerinin tümünü bir rapor haline dönüştürebilir miyiz? Yapılan arşiv işlemlerini bildirmemiz gereken iç veya dış bir birim/kurum var mıdır?... 59

11 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Arşivlerin ve arşiv işlemlerinin bir denetimi var mıdır? Belediyeler ve arşiv hizmetleri ile ilgili olanların dışında başka hukuki düzenlemelerde arşiv işlemleri ve arşivler hakkında hükümler var mıdır? Denetim Birimlerinin yapılan arşiv iş ve işlemleri ile ayıklama imha işlemlerinde nasıl bir rolü mevcuttur? İlçe ya da belde belediyesi olarak yapacağımız ayıklama imha işlemlerinde İlçe ve Belde Arşiv Malzemesi Tespit Formları nı esas almamıza rağmen aradığımız bazı belge/dosya karşılıklarını bulamıyoruz. Ne yapabiliriz? Diğer hukuki düzenlemelerdeki saklama sürelerine örnek verebilir misiniz? Ayıklama neticesinde özellik arz eden başkanlık/müdürlük dosyaları için farklı arşiv ya da genel arşivde farklı özel alanlar ayırabilir miyiz? Elimizde Türkiye de iskân edilen muhacirlere ait defterler var. Bunlarla ilgili nasıl bir işlem yapmalıyız? Ekler Kaynakça... 81

12 12 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri

13 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama nedir? Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin belirlenmesi işlemine Ayıklama denir. 2. İmha nedir? İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirlenen usul ve esaslara göre imhası işlemine İmha denir.

14 14 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 3. Arşiv malzemesi nedir? Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz (30) yıl geçmiş veya üzerinden on beş (15) yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, kuruluşların işlemleri sonucunda oluşan ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milleti nin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak aktarılması gereken belgeler ve Devlet hakları ile uluslararası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, belirlemeye/açıklamaya yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgelere ve malzemeye Arşiv Malzemesi denir. 4. Arşivlik malzeme nedir? Kuruluşların işlemleri sonucunda oluşan eden ve onlar tarafından muhafazası gereken her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir (101) yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve uluslararası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı uluslararası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgelere Arşivlik Malzeme denir. 5. İmhalık malzeme nedir? Arşiv belgesi tanımlanırken açıklanan arşivsel değerlerden hiçbirine sahip olmayan dolayısıyla kurumun bugün ve gele-

15 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 15 cekteki belleğinde bulunmasının hiçbir anlam taşımayacağı tam tersine gereksiz zaman, iş gücü ve yer işgal edeceğine karar verilmiş arşiv belgesi ve arşivlik belge dışında kalan malzemeye İmhalık Malzeme denir. 6. Ayıklama ve imhanın amacı nedir? Ayıklama ve imhanın amacı; belediye kurum arşivlerinde ya da birimlerinde yılların birikimi olan belgelerin, cari bekleme süresi dolmuş ve bir değer taşımayanları ayıklayıp, imha ederek belediyelerdeki yetersiz depolarda evrak saklama süreçlerini bitirmektir. Amaç, mevzuattaki tanımlarda belirlenen ifadelerde yer bulan belgelerin düzenlenmesini sağlamak ve hızlı bir şekilde erişimini mümkün kılmaktır. Bu sayede personel yetersizliği ve iş çeşitliliği fazla olan belediyelerde zaman, mekân ve işgücü planlaması ve kaybının önüne geçilmesi hedeflenmektedir belediye kuruluş yılı ve norm kadro çeşitliliğine göre evrak üretmekte, üretilen bu belgeler ayıklama işlemine tabi olmadığından depolarda sağlıksız şekillerde muhafaza edilmektedir. Her belediyede depolama ve erişim sistemi de farklılık göstermektedir. İhtiyaç halinde bu yığınlardan gereksinim duyulan belgeye/belgelere ulaşmak ya da faydalanmak hem işgücü anlamında hem de zaman anlamında belediyelerde ciddi sıkıntılar ortaya çıkarmaktadır. Bu sıkıntıların başlıca sebebi, belediyelerde düzenli ve sistemli bir arşivlemenin olmaması, ayıklama ve imha işleminin zamanında ve kurallara uygun bir biçimde yapılamayışı ve bu görevin bir iş kalemi, belediyelerin yerine getirmekle yükümlü oldukları bir iş olduğunun bilincine erişilememesidir. Belediyelerde sağlıklı bir kurum arşivinin olmaması ve arşiv iş ve işlemlerini yürütecek birim/birimlerin yeterince bu işe eğilememeleri neticesinde günlük işlemler yapılırken üretilen belgeler, personel çalışma masaları arkasındaki dolaplarda ya da demirbaş, kırtasiye depoları; bazen de erişilmesi mümkün olmayan karanlık ve dar sağlıksız depolarda muhafaza edilebilmektedir.

16 16 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Mekân değişiklikleri nedeniyle hizmet binalarında bazı belgelerin nerede muhafaza edildiği bile unutulabilmektedir. Bu nedenlerle birçok idari, hukuki, ilmi ve Arşiv Malzemesi tarifinde yer bulan malzemenin kaybı söz konusu olacağından bir an önce belediyelerde ayıklama imha işlemlerine başlanması gerekmektedir. 7. Birim Arşivi nedir? Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerine denir. 8. Kurum Arşivi nedir? Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivlerine denir.

17 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama İmha Komisyonu nedir? Belediyelerin elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde bir ayıklama-imha komisyonu tarafından gerçekleştirilir. Belediyelerin kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu Yazı İşleri Müdürü nün veya belediye kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili Başkanlık veya Müdürlüğün amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu Başkanlık veya Müdürlüğün verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden kurulacak beş (5) kişilik bir Belediye Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Belediyeler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona doğal üye olarak

18 18 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri katılırlar. Belde belediyeleri gibi yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden oluşturulur. Ayıklama ve imha komisyonu, ilgili belediyenin kurum arşivinde sürdürdükleri çalışmada Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te belirtilen İmha Edilecek Malzeme türlerine dikkat etmeli ve kontrollerini buna göre yapmalıdır. 10. Belediyelerde ayıklama-imha işlemlerini hangi birim yürütür? Belediyelerde ayıklama imha işlemlerini, Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlıkları ya da Yazı İşleri Müdürlükleri yürütür. Yetki devri ya da imza yönergesi ile devir yapıldığı zaman devredilen Başkanlık/Müdürlükler de ayıklama ve imha işlemlerini yürütebilir. Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlıkları ya da Yazı İşleri Müdürlükleri Çalışma Usul ve Esasları Yönetmeliklerinde genel evrak işleri ile kurum arşiv işlerinin bu birimlerce yürütüleceği hükmü yer almaktadır. Yukarıda adı geçen birimlerin çalışma usul ve esaslarına ait yönetmelikler, Belediye Meclisi nde görüşülerek onaylanmış olduğu gibi meclis bu görevleri başka birimlerin iş ve işlemleri olarak da onaylamış olabilir.

19 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama-imha işlemi yapmak zorunda mıyız? tarihli ve Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun un Amaç ve Kapsam başlığı Madde 1 de; mahalli idareler elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme niteliği taşımayan, muhafazasına lüzum görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin, ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasları düzenlemektir. hükmü bulunmaktadır. Yine Mükellefiyet ana başlığı Madde 3 te Bu Kanun kapsamına giren ve elinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre tasnif edip saklamak, yönetmelikte belirtilecek bekletme ve saklama süreleri sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmek ve muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemeyi yok etmekle mükelleftirler. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme temliki tasarruflar amacıyla kullanılamaz, tahrip ve tahrif edilemez ve yurt dışına çıkartılamazlar. hükmü bulunmaktadır tarihli ve Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetler Hakkında Yönetmelik in Birinci Kısım ın Kapsam ve Tarifler başlığının e) Mükellefler: bölümünde ilgili kanuna göndermeler yapılmıştır. 12. İmha edilecek malzemeyi nasıl tespit ederiz? Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Madde 31 de imha edilecek malzeme listelenmiştir. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün Büyükşehir/İl/İlçe ve

20 20 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Belde Belediyelerinde yapmış olduğu Arşiv Malzemesi Tespit Formları nda Devlet Arşivine Gönderilmez ifadesi bulan evrakın imhası bir öneri olarak belediyelere sunulur. Ayrıca belediyeler mali ve idari denetimleri bakımından uymakla mükellef oldukları kanun / tüzük / yönetmelik ve kararlarda belirlenen saklama sürelerine tabidirler Sayılı Belediye Kanunu nda ve norm kadrolarında günümüzde değişiklikler olmuştur sayılı Belediye Kanunu ve yeni norm kadro yapısına uygun ayıklama imha işlemini nasıl yapabiliriz? Belediyelerde 1580 sayılı kanun ile oluşan bazı başkanlık/müdürlükler yenilenen 5393 sayılı kanun ile ya kaldırılmış ya da yeni başkanlık/müdürlükler oluşturulmuştur sayılı kanun ile yeni kurulan birimler, değişen mevzuat nedeniyle ürettikleri belgelerin bir kısmı veya tamamı sahipsiz kalmıştır. Bu tür belgeleri elinde bulunduran birimler ilgili yeni birimlerin devamı ise ayıklama işlemlerini kurulan komisyonlarla yürütebilirler. Eğer sahipsiz ve hiçbir birimin sahiplenmediği belgeler var ise bunlar için Ayıklama İmha Komisyonlarının olurları alınırken iki kişiden çok ve eski personelin de dâhil olabileceği tarzda olur alınması önerilir. 14. Ayıklama İmha Komisyonları kurulurken işçi personelden faydalanabilir miyiz? Ayıklama ve İmha Komisyonu nda görevlendirilmek üzere birimlerden belediye iş ve işlemleri konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin isminin bildirilmesi istenmektedir. Belediyelerde genel olarak kalem birimlerinde hizmet alımı personel ya da işçi statüsünde personel de çalıştırılmaktadır. Hizmet alımı per-

21 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 21 sonelin görevlendirilmesi söz konusu olmayacaktır. Ama birçok belediye evrak iş ve işlemlerini işçi personeliyle yürütmekte ve bu komisyonlara verilen isimlerde işçi personelden oluşmaktadır. Mümkün olduğunca Belediye Kanunu hükümleri ile birimlerinin çalışma usul ve esasları hakkında bilgisi olan personelin seçilmesi gerekliliği mevcuttur. 15. Ayıklama işlemi yapmadan tüm belgelerimizi dijital ortama aktarabilir miyiz? Dijitalleştirme (sayısallaştırma) belgenin/belgelerin uygun bir tarayıcı yardımıyla taranarak bilgisayar ortamına aktarılması işlemidir. Tarayıcılar, belgeleri/dokümanları dijital ortama (bilgisayar ortamına) sayısal olarak aktaran cihazlardır. Belediyelerde sistematik hale dönüştürülememiş ayıklama imha süreçlerinin başlıca sıkıntısı belge/belgelerin dijitalleştirme işlemlerinde ortaya çıkmaktadır. Cari olma özelliğini kaybetmiş imha edilebilecek belgeler başta olmak üzere, işin gerekliliği nedeniyle mükerrer evrak üretimi, kişisel ihtiyaçlar neticesinde çoğaltılan belge/dosyalar, fon bütünlüğüne dikkat edilmemiş belge/dosya grupları ve diğer birçok etmen sayesinde dijitalleştirme yapılırken hem idari, hem hukuki sıkıntılarla karşılaşılmasının yanı sıra zaman, para ve iş gücü kayıplarına da neden olacaktır. Yazılım desteği ile ve sistem üzerinden sağlıklı ve düzenli bir ayıklama imha işleminin yapılması için standartlar çerçevesinde çalışmaların yapılması gerekmektedir. Bu çalışmalarda belediyeler uluslararası dijitalleştirme standartlarını da gözden geçirebilirler. Dijitalleştirme yapacak ve bu süreçte uygun yazılım kullanacak olan belediyeler, temel referans modeli olarak TS sayılı standardı dikkatle incelemeli ve bu standarda göre hareket etmelidirler.

22 22 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 16. Standart bir ayıklama imha listesi formatı var mıdır? Belediyelerde kullanılacak olan imha listesi aşağıdaki şekilde düzenlenebilir. SAKLANMASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN İMHA LİSTESİ Kurumu : Belediye Başkanlığı Listeleme Türü: Birimi/Alt Birimi: Başkanlığı/Müdürlüğü Dosya Liste Sıra No Son İşlem Tarihi Veya İşlem Yılı Sayısı Veya Dosya Numarası Gizlilik Derecesi Konusu Belgenin Sayfa Sayısı Veya Dosya Ve Klasörün Adedi BAŞKAN ÜYE ÜYE ÜYE ÜYE TARİH:.. /.. / 2013 SAYFA NO:

23 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri İmha listeleri yapılırken tüm belgeleri tek tek kaydetmeli miyiz? Belediyeler imha edecekleri malzeme için belgelerin özelliğine göre, üretildiği ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki (2) nüsha olarak imha listesi hazırlarlar. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Bu tür imha listeleri analitik olarak tek tek belgenin imha listelerine işlenmesi anlamını taşımaktadır. Belediyeler, aynı tür ve özelliklere sahip malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler. Belediyelerde aynı tür ve aynı saklama planları ile dosyalanan malzemenin imha listesi dosya/dosya grubu olarak ilk ve son tarihi dikkate alınmak suretiyle imha listelerine kaydedilebilir. Aynı tür ve grup olan malzeme bu sayede fazla bir iş kaybına zaman vermeden imha listelerine işlenmiş olacaktır. 18. Ayıklama işleminin sonucunda kurumumuz da kalması gereken sürekli belgelerimize (arşivlik malzeme) ne tür işlem yapmalıyız? Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki belge/dosyaların ait olduğu başkanlık/müdürlükler belirlenir. Başkanlık/müdürlükler kendilerine ait olan belge/dosyalarını bir araya getirirler. Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve ilişki biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzenleri ile korumaktır. Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder: Önce, başkanlık/müdürlüklere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Başkanlık/müdürlüklerin evrakı, işlem

24 24 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri gördükleri zamandaki oluşumu ve ilişkilendirilmelerine göre bir araya getirilir. Ayırma işlemi, belediyenin eski ve yeni norm kadro yapısı ve teşkilat şeması tespit edildikten ve karşılaştırıldıktan sonra yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır. Belediyelere ait norm kadrolarına bağlı olarak teşkilat şemalarına göre, başkanlık/müdürlük kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan başkanlık/ müdürlükler için kod verilmesi işlemi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır. Belediyelerce ayırımı yapılan evrak ve malzeme, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar biçiminde ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Belediyelerin imar, plan proje, etüt proje gibi birimlerinde evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve malzemeden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve malzeme ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan oluşan evrakın, dağılmasına engellemek, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1 den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. Daha sonra, başkanlık/müdürlükleri tespit edilmiş olan evrak ve malzeme, kendi içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre, kronolojik sıraya konulur. Bu işlem yapılırken; Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Örneğin sıralama; ile başlayıp ile sona erebilir. Birden fazla eki bulunan evrak ve malzemenin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

25 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 25 Üzerinde yalnızca ay ı olup, günü belli olmayan evrak, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar ait oldukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı hâlde, tahminî tarihlemesi yapılan evrak da, ait olduğu yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. Ayırma sonucunda, arşiv malzemesinin ait olduğu, başkanlık/ müdürlük şeklinde daha önceden belirlenmiş kodları içeren, lâstikten yapılmış Arşiv Yer Damgası evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılarak basılır. Arşiv yer damgasında, Alt Birim Kodu na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın Kutu veya Klasör Numarası, Dosya Numarası ve Evrak Sıra Numarası bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. Kutu Numarası bölümünde, evrak ve malzemenin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek sıra numarası yazılır. Dosya Numarası bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek sıra numarası yazılır. Evrak Sıra Numarası bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak 1 den başlamak üzere sıra numarası alır. Arşiv Yer Damgası, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. Kodlamada, Kutu Numarası, Dosya Numarası ve Evrak Sıra Numarası bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir Dosya Muhteviyatı Döküm Formu konacaktır.

26 26 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, Evrak Sıra Numarası hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde, Dosya Numarası hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca İşlem Yılı yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın Dosya Sıra Numarası dahil, İşlem yılı kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin özelliği ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve malzeme için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, İşlem Yılı hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve malzemenin almış olduğu sıra numarasının başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, İşlem Yılı hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir. Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madenî raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dâhilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

27 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 27 Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. 19. Yeni üretilen belgelerimizde Standart Dosya Planı ile saklama sürelerinin ilişkisi nedir? Standart Dosya Planı yayınlandığı günden itibaren kurumlarda yapılan çalışmalarda, kurumların ana hizmet faaliyetleriyle ilgili kodların saklama süreleri ve saklama kodları belirlenmiş olup; bu çalışma henüz Mahalli İdareler için ayrıca yapılmamıştır. Ortak alanlardaki kodların saklama süreleri ve saklama kodları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenerek yayınlanacaktır. Saklama süreleri ve kodları, Standart Dosya Planı nın dijital ortamda sağlıklı olarak yürütülmesindeki en önemli husustur. Fakat bu kodlar henüz yayınlanmadığı halde birçok belediye Elektronik Belge Yönetim Sistemi ne geçmiş bulunmaktadır. Eğer bu eksik bilinerek, sonradan sisteme dâhil edilebilecek şekilde tasarlanmışsa hataların önüne geçilebilir. Bu kural bilinmeden ve buna uygun bir sistem tasarlanmadan hazırlanmış tüm sistemler eksik olacaktır. Yazılım desteği almayan/alamayan belediyelerde klasik sistemde ayıklama imha yapacakları zaman Standart Dosya Planı nın Saklama Süreleri bölümünde belirlenen sürelere dikkat etmeleri gerekecektir. 20. Belediyelerde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün yaptığı tespit çalışmalarına uymak mevzuat gereği bir zorunluluk mudur? Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Belediyelerde yapmış olduğu Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması ile;

28 28 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Henüz aktivitelerini tamamlamamış arşiv malzemesini daha başlangıçta kontrol altına alarak kayba uğramasını önlemek, Devlet Arşivine gönderilecek belgeler ile bunların saklama süreleri konusundaki belirsizlikler giderilerek kurum ve birim arşivlerinin daha aktif çalışmasını sağlamak ve dolayısıyla Arşiv Malzemesi nin devrine hız kazandırmak, Tamamı arşiv malzemesi olan fonların, bekleme süreleri bitiminde doğrudan Devlet Arşivi ne devrini sağlamak, Saklanmasına lüzum görülmeyen belgelerin bir an önce imha edilmesini sağlayarak kurum arşivlerindeki sıkışıklığı önlemek, İlmin, idarenin, hukukun ve bireylerin hizmetine bir Belge Envanteri sunmak, Ayıklama ve İmha Komisyonları için rehber kaynak oluşturmak Amaçları hedeflemiştir. Belediyeler Arşiv Malzemesi Tespit Raporu tarih ve B.02.0.ARV-493/ sayılı yazı ile dağıtımı yapılmış ve aynı zamanda tr adresinde yayınlanarak belediyelerin hizmetine sunulmuştur. Belediyelerde yapılan bu tespitlerde kullanılan Devlet Arşivi ne gönderilir, Kurumunda saklanır, Devlet Arşivi ne gönderilmez, Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir ve Örnek seçilenler Devlet Arşivi ne gönderilir ifadeleriyle anlatılmak istenen hususlar aşağıda açıklanmıştır. Devlet Arşivi ne gönderilir açıklaması, arşiv malzemesi özelliğinde olan malzeme olduğu ve imha edilemeyeceğini ifade eder. Yapılacak olan tasniften sonra belediyedeki bekleme süresi neticesinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredileceğini işaret eder. Kurumunda saklanır açıklaması, Belediyenin günlük iş ve işlemlerinde devamlı ihtiyaç duyulan ve belediyede kalması gereken belge/dosyaları ifade eder. Bu tür belge/dosyalar, imha edilmeyecek malzemedir. Bu belge/dosyalar zaman içinde kullanım özelliklerini kaybettiğinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün görüşüne sunulur. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü bu malze-

29 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 29 me için yeniden değerlendirme yapacaktır. Arşivlik malzeme cari olma özelliğini yitirse de, arşiv malzemesi vasfını taşıyabilir. Devlet Arşivi ne gönderilmez açıklaması, belediyelerde arşiv ve arşivlik malzeme özelliğini taşımayan belge/dosyalar için ifade edilmiştir. Kullanımda olduğu ve ilgili mevzuatlarında saklama sürelerince bu tür evrak belediyede muhafaza edilmelidir. Kullanım süresi biten ve mevzuatta belirlenen süre ve zaman aşımını takiben belediye ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile imha edilebilir. Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir açıklaması, belediyelerde yapılanmış olan karma dosyalama sistemleri neticesinde muhteviyatında arşiv malzemesi, arşivlik malzeme ve hatta imhalık malzemenin de bulunduğu dosyaları ifade eder. Belediye Ayıklama ve imha komisyonları, bu şekilde dosyalanan belgeler arşiv, arşivlik malzeme ve imhalık malzeme olarak ayrıma tabi tutulmalıdır. Arşiv malzemesi vasfını taşıyan malzeme belediyedeki bekleme süresi neticesinde Devlet Arşivi ne devredecektir. Geriye kalan malzeme belediyede bekletilmeli yada imha listelerine yazılmalıdır. Örnek Seçilenler Devlet Arşivi ne gönderilir açıklamasında belediyede üretilen belge/dosyalardan örnek seçilirken; Önem arz etmesine ve Yıl, konu, mekân, hacim vb. özelliklere göre değerlendirilecektir. Örnek seçilenler Devlet Arşivleri ne devredilirken geriye kalan malzeme bekleme süresi sonunda belediye ayıklama ve imha komisyonunca gözden geçirilerek imha edilir. Birim arşivinde saklama süresi yazılı olup Kurum Arşivinde saklama süresi belirtilmeyen malzeme Devlet Arşivi ne gönderilmez şeklinde ifade bulmuştur. Bu tür malzeme Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Madde 31 de belirtilen malzeme olup Belediye kurum arşivinin gözetiminde Belediye kurum arşivine devredilmeden imha kararı verilebilir. Tespit raporları kurumlara tavsiye niteliğindedir. Nihai karar tümüyle Ayıklama ve İmha Komisyonları na ait olacaktır. Özellikle imhalık malzemenin belirlenmesinde tabi olunan diğer mevzuatta belirlenen saklama sürelerine dikkat edilmesi gerekliliği vardır.

30 30 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 21. Birimlerde komisyon kurarak ayıklama veya imha işlemi yapabilir miyiz? Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. 22. Ayıklama İmha Komisyonu kurulması için ilk olarak ne yapmalıyız? Kurum Arşivi olan ve yetkili ve sorumlusu bulunan belediyeler öncelikle birimlere aşağıda örneği gösterilen bir yazı ile birimlerden komisyona görevlendirme isteyeceklerdir.

31 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 31 T.C... BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü Sayı: XXXXXXXX Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyeliği / /2013. MÜDÜRLÜĞÜNE Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 32. maddesinde Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır hükmü yer almaktadır. Belediyemizde de kurum arşivinde bulunan malzemeden muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivleri ne devredilmesi için ayıklama imha çalışması başlatılacaktır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için de kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması gereklidir. Söz konusu Yönetmelik gereği biriminizin ayıklama ve imhaya tâbi tutulacak evrakı için bu komisyonda iş ve işlemleriniz konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin üye olarak görevlendirilmesi gerekmektedir. Ayıklama ve İmha Komisyonu nda görevlendirilmek üzere biriminizden iş ve işlemleriniz konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin isminin bildirilmesi hususunda gereğini arz ederim. (İmza) Adı Soyadı Yazı İşleri Md. NOT: Sayı hanesindeki sekiz karakterden oluşan X işaretleri belediyelerin birimlerine verilen uniqe numaraları temsil etmektedir.

32 32 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 23. Ayıklama İmha Komisyonu ve başkan ile üyelerin isimleri belirlendikten sonra olur almak zorunda mıyız? Başkan ve üyeleri belirlenen ayıklama imha komisyonunun kurulması ve çalışmaların başlaması için aşağıda örneği verildiği şekilde başkanlık makamının olurlarına sunulur. T.C..BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü Sayı: XXXXXXXX Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu / /2013 BAŞKANLIK MAKAMINA Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 32. maddesinde Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır hükmü yer almaktadır. Belediyemiz kurum arşivinde bulunan malzemeden muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivleri ne devredilmesi için ayıklama imha çalışması başlatılacaktır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması gereklidir. Söz konusu Yönetmelik gereği birimlerden. tarih ve..sayı ile ayıklama ve imha komisyonlarında görevlendirilmek üzere personel istenmiştir. Kurum Arşivi Sorumlusu.Şube Müdürü (şef). nın Başkan olarak, Kurum Arşivi personelleri.. ile.nın ve ekli listede birimleri ve isimleri bildirilen personelin Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyesi olarak görevlendirilmeleri hususunu takdir ve tensiplerinize arz ederim. O L U R / /2013 (İmza) Adı Soyadı Başkan (İmza) Adı Soyadı Yazı İşleri Md.

33 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama işlemlerine başlamak için belirli bir zaman var mıdır? Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Madde 35 te Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. ifadesi yer almaktadır. 25. Ayıklama işlemine başlamadan önce birimlerde birikmiş ve kurum arşivine devredilmeyen belgeler var ise bunlarla ilgili nasıl bir işlem yapmalıyız? Birim arşivi bekleme sürelerini doldurmuş ve daha önceki yıllardan birikmiş olan malzemeyi, bağlı olduğu başkanlığın/ müdürlüğün belediye kurum arşivinin talebiyle belirli bir plan ve gözetim altında devretmelidir. Bu talepten sonra başkanlık/ müdürlükler birim arşivi ya da dolaplarında saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzemeyi, Kurum Arşivine Devredilecek olanlar şeklinde ayırmalıdırlar. Belediyelerdeki başkanlık/müdürlükler, birim arşivlerindeki ve depolarındaki saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzemeleri var ise kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte belediye kurum arşivine devretmelidirler Belediye kurum arşivine devredilecek malzeme, kurum arşiv personeli ile devri yapan başkanlık/müdürlük birim arşiv sorumlusu ile birlikte malzemeyi uygunluk kontrolünden geçirirler. Yönetmelik gereğince gerçekleştirilecek bu kontrolde;

34 34 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri a. Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus Kayıt Defteri veya Föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, b. Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c. Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d. Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, e. Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, f. Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, g. Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, h. İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine dikkat edilir, i. Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır. 26. Kurum arşivimiz yok ve kurma imkânımız da yok. Bu durumda ayıklama işlemi yapmamıza gerek var mı? Belediyelerin çoğunluğunda kurum arşivi olmadığı gibi kurum arşiv iş ve işlemleri de yapılamamaktadır. Yılların birikimi olan ve farklı mekânlarda yer darlığı içinde imkânsızlık ve uzman personel olmayışı da bu iş ve işlemlerin yapılamamasına sebep olmaktadır. Bazı belediyeler için kurum arşivinin olmaması

35 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 35 ayıklama imha çalışmalarına başlamama adına bir gerekçe olarak kullanılmaktadır. Belediyelerde bir an önce kurum arşivi kurmak ve oluşturmak yasal bir zorunluluktur. Aynı zamanda bir defaya mahsus belediye kurum arşivi yetkilileri gözetiminde ve yasal süreçler takip edilerek birimlerde kurum arşivinde yapılıyormuş gibi ayıklama imha işlemleri başlatılabilir. 27. Birleşme ya da kapanma neticesinde niteliğini bilmediğimiz ve karmaşık olarak teslim alınmış olan belediye evrakı için nasıl bir işlem yapmalıyız? 5393 Sayılı Belediye Kanunu nda Madde 8 de Birleşme ve Katılma, ile Madde 11 de Tüzel Kişiliğin Sona Ermesi başlığı altında belirtilen hususlar çerçevesinde evrakı devralan belediye, bu tür malzemeyi ayrı bir fon gibi ele almalı ve bu malzemenin ayıklama imhası için özel bir çalışma yapabilmek için özel bir Ayıklama İmha Komisyonu oluru almalıdırlar. Evrakın devralınması zamanında mümkün olabildiğince aidiyet, yıl, konu, içerik gibi malzemeyi tanımlayan unsurlara dikkat edilmeli ve eksik görülenler ilgili devri yapan personel ile eksikliklerin giderilmesine gayret gösterilmelidir.

36 36 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 28. Ayıklama imha işlemlerini hizmet alımı ile yaptırabilir miyim? Bu konuda ilgili mevzuat gereklerinin yerine getirilmesi ve arşiv işlemlerinin belediyelerin temel görevlerinden biri olduğunun dikkate alınması gerekmektedir. Zaman ve işgücü planlaması ile sistem kriterleri mevzuat hükümlerine uygun olan şartnamelerle birçok belediye ayıklama imha işlemleri dâhil hizmet alımı yolu ile sorumluluklarını yerine getirmektedir. Unutulmaması gereken en önemli unsur ayıklama imha işlemleri başta olmak üzere arşiv iş ve işlemlerinin belediyelerde temel bir iş ve görev tanımlamasıyla ele alınmasıdır. Belge kaynağı, kişisel ve kurumsal bilgi-belgelerin cari olma dönemi ya da sürekli özellik ve gizliliği gibi birçok konuda belediyelerin temel mevzuat hükümlerine dikkat ederek bu tür işlemleri koordine etmelidirler. 29. Belde belediyesiyiz ve 5 kişilik komisyon kurma imkânımız yok. Nasıl bir uygulama yapmamız gerekir? Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Madde 31 de konuyla ilgili olarak; Ayıklama İmha Komisyonu Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur. şeklinde ifade bulmaktadır.

37 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Beş (5) kişilik ayıklama-imha komisyonu daha fazla kişiden oluşturulabilir mi? Oluşturmak mümkündür. Büyükşehir belediyelerinde başkanlık seviyesinde ayıklama-imha yapıldığında bazı başkanlıklarda birçok müdürlük mevcuttur. Bu müdürlüklere bağlı yine birçok şeflik mevcuttur. Mevcut birim ve şefliklerin iş hacmi ve personel sayısı göz önünde bulundurulduğunda komisyon sayısı arttırılabilir. Başkanlık olurunda bu personelinde isimlerinin olması gerekir. Ancak İmha listeleri hazırlanırken Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Madde 37 ye göre en az 5 (Beş) kişinin imza atma zorunluluğu vardır. 31. Ayıklama İmha Komisyonu oluru alındıktan sonra nasıl bir yazı ile birimleri harekete geçirmeliyiz? Komisyonların kurulması ile ilgili talep yazısı, birimlerden komisyona bildirilen başkanlık/müdürlük yazıları ile Ayıklama İmha Komisyonu nun kurulması ve çalışmaların başlatılması konusunda olur yazıları ilgi tutularak, hangi birime hangi tarihte ayıklama işlemlerinin başlatılacağına dair aşağıdaki yazı örneği birimlere yazılır.

38 38 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri T.C.. BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü Sayı: XXXXXXXX /.../2013 Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu.. MÜDÜRLÜĞÜNE İlgi: a) Yazı İşleri Müdürlüğü nün././ tarih ve.sayılı yazısı, b) Müdürlüğünüzün././. tarih ve...sayılı yazısı, c) Başkanlık Makamının././. tarih ve sayılı Oluru. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması maksadıyla tüm birimlerden İlgi (a) da kayıtlı yazı ile ayıklama ve imha komisyonlarında görevlendirilmek üzere personel istenmiştir. İlgi (b) de kayıtlı yazı ile de Müdürlüğünüzden Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyeliği için.. ve. ın ismi bildirilmiştir. Tüm birimlerden isimleri bildirilen personelin Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyesi olarak görevlendirilmeleri için de İlgi (c) de kayıtlı Makam Oluru alınmıştır. Müdürlüğünüzün ayıklama ve imhaya tâbi tutulacak evrakı için komisyon././. tarihinde çalışmaya başlayacaktır. Yukarıda adı geçen personelinize bu görevin tebliğ ettirilerek söz konusu tarihte Kurum Arşivinde başlayacak çalışmaya katılımının sağlanması hususunu arz ederim. (İmza) Adı Soyadı Yazı İşleri Md.

39 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri Depolarımızda kullanılamayacak ve okunamayacak halde belgeler mevcut. Bu konuda nasıl bir işlem yapmalıyız? Bu tür evrak üzerinde yapılacak işlemler farklı niteliklerde olabilir. Uygun olmayan şartlarda muhafaza edilen evrak zamanla insani ya da doğal unsurlardan kullanımı mümkün olmayacak şekilde zarar görebilmektedir. Doğal afetlerde bu tür evrak kayıplarına sebep olan etkenler içerisinde yer almaktadır. Bu tür malzeme ellerinde bulunduran belediyeler eğer ellerindeki malzemeler idari, hukuki, gerçek ve tüzel kişi hak ve menfaatlerini koruyan ve benzeri konuları ihtiva eden türde evrak ise, ilgili kurumsal tespit ve tutanakların yanı sıra Asliye Hukuk Mahkemeleri nden bir karar çıkartmaları önerilen ve uygulamada olan bir işlemdir. Görüntülü tespitleri dahil olarak yapılabilecek diğer iş ve işlemler konusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nden görüş alınmalıdır. Kişisel inisiyatifler kullanılarak imha yoluna gidilmemelidir.

40 40 Belediyelerde Ayıklama-İmha Devir-Teslim İşlemleri 33. Düzenli bir arşiv sistemi kurmak için birim ve kurum arşivleri nasıl oluşturmalı ve fiziksel mekânları nasıl olmalıdır? Arşiv mekânlarının fiziki özellikleriyle ilgili olarak TSE tarafından tarih ve sayılı standart yayınlanmıştır. TSE standartlarına göre bir arşiv mekânına sahip olmak isteyen Belediyeler standardı temin ederek depolarının teknik ve fiziki şartlarını tamamlayabilirler. Yeni yapılacak olan hizmet binasında bulunan arşiv mekânları ile ilgili aşağıda ana hatları belirlenen standartların yapım aşamasında dikkate alınması kurumsal rahatlık ve mevzuatlara uyumda avantajlar sağlayacaktır. Bir Arşiv Deposunun Yapı ve İç Donanım Özellikleri Arşiv binalarında katlar arası döşemeler ve zemin, tabliye beton ile kaplanmalıdır. Arşiv binalarına personel için yangın acil çıkış kapısı ve merdivenleri konulmalıdır. Arşiv binaları dış ve iç girişleri, kontrollü geçiş ve güvenliği sağlayıcı teknik donanıma sahip olmalıdır. Arşiv binası veya kompleksi etrafında gözetim noktaları ve ikazlı kamera sistemi kurulmalıdır. Yapılanma içinde görüntü kayıt ve kontrol odası bulunmalı ve gerekli cihazlarla donatılmalıdır. Dış cephe ve alanlarda gece ışıklandırılması yapılmalıdır. Arşiv binalarında dikkate alınması gereken en önemli husus, çatıların su geçirmez olmasıdır. Çatı, inşaat tekniğine uygun yapılmalı ve üzeri kiremit ile kaplanmalı, madeni çatı kaplamaları kullanılmamalıdır. Arşiv binalarının inşaatında, betonarme inşaat tarzı tercih edilmeli, rutubete ve sıcaklığa karşı duvar araları yalıtım sağlayan malzeme ile güçlendirilmelidir. Arşiv binalarının içme suyu tesisatı TS 828 e, kullanma