Ttirltriye Yiiksek lhtisas E. A. Hastanesi Strerilizasyon Bilgisayarh Takip ve Doktirnrantasyon Sistemi Teknik $artnamesi

Transkript

1 Ttirltriye Yiiksek lhtisas E. A. Hastanesi Strerilizasyon Bilgisayarh Takip ve Doktirnrantasyon Sistemi Teknik $artnamesi Genel 6zellikler L Hastanemizin ameliyathane, poliklinik ve servislerde kullanrlan cerrahi el aletlerin lazerle barkodlanarak sterilizasyon sureglerinin bilgisayarla dokumantasyonu igin barkodlama ve yazltmla stireg takibi igin 7 ay srireli olarak hizmet alrmr yaptlacakttr. 2. Yazrlrmrn bozulmasr ve saflrklr galrgmasr gibi durumlar ve iggilik igin hizmet stiresince, aynca yazrlrm grincellemesi igin de hizmet st-iresince garantili olmalrdtr. 3. Tr:klif edilen hrizmet bedeli igin firma, sozle5me suresinin bitiminden itibaren 3 yrl boyunca a!,nt fiyattan verece$ini taahhut edecektir. 4. Sistemin yazrlrm klsmrnrn gokmesi veya bir nedenden dolayt zarar gormesi durumunda sistemin ilk hali tekrar kurulmalrdrr. 5. Yilzrlrm kullanrm hakkr aynr hastane iginde srnrrsrz l<ullantcr saytst olarak kabul eri ilecektir. 6. Yriklenici firrna, yazrlrm sisterninin egitimi ve kullantmt igin, sistemin kullanrlmaya bagladr[r tarihten itibaren en az 7 ig gunu mesai saatleri igerisinde tarn zamanlr olarak egitim personeli bulunduracakttr. 7. Hastane, firnraya uzaktan eri5im igin internet hattr verecektir. Verememesi durumltnda internet hattrnt lcurmast igin izin verecel<tir. 8. Tr:klif edilen programrn, T.C. KLlltrlr Bakanlrir Telif Haklanna ait kaydt bulunmalrdrr. 9. Yirzrlrmr geli5tiren firmanrn TUrkiye srrrrrlarr iginde 7 gun 24 saat Ttirkge telefon destegi safla'yabilecefi bir destek ofisi olmalrdrr. iik 2 saat iginde uzal<tan eri5imle hallerdilemeyen sorunlarda ise sonraki 12 saat iqeriginde yerinde nrudahale edilip sistemi galt5tr duruma getirecektir. l-0. Sistemin galrgmasr igin gerekli donanrmsal altyapr igin hastanemizde mevcut malzemeler l<ullanrlmalr, sistemin galrgmasr igin ek donantmlar gerekti$i takdirde hiznret suresi boyunca yuklenici firma bu gereksininrleri ricretsiz kar5rlayacaktrn. Sistem sorunsuz gekilde galr5rr vaziyette teslim edilecektir. 1L. Kurumumuz :;istemin gillrgmasrnr gosteren bir demoyu igtirakgi firmalardan talep edecektir. Hastanemizdeki tum cerrahi aletlerin barl<odlanabilmesini gr5stermesi igin, yrizey alanr en az 3mrn yuzeye sahip l adet cerrahi alet bu demo esnasrnda firmalarrn kendi donanrm ve yaztltmlart ile okutularak sistemin galr5;masr gosterilmelidir. Sistemin galrgmasr igin gerekebilecek ek donan r m lar ve yazr lrmlar igti rakgi firma tarafrndan ka rgrlanaca kt4.. Sal f l 1

2 Sistem Yerzrhmr 6zellikleri Cerrahi Ak:t Takibi 12. Trlm iglem yaprlan modrillerde iglemi yapan ki5i bilgileri veri tabanrnda kayrt edecektir. Ycinetim tarafrndan tanrmlamalarr yaprlan alet, set, sistem kulf anrcrlarr, personel kullanrcrlan, cihaz tanrmlamalarr vs. veri tabanrna kayrt ya paca ktr r. 13. Sistem tek tek alet takibi, set ve bohga takibi de yapabilmelidir. Sistem cerrahi setlerin bolrinrlere ve doktorlara ozellegtiril mesine izin vermel id i r. L4. Sistem daha sonraki ekleme, grkarma ve glincellemelere (sterilizasyon makinesi tanrnnlama, sterilizasyon turu tanrmlama, personel tantmlama, alet ve set tanrmlama vb.) agrk olmalrdrr. Yazrlrm firmastna bagrmlr kalmayacak 5ekilde yonetici tarafrndan tanrmlamalar yaprlabilir olmaltdtr. l-5. Kullanrcrlar birimlere ya da yapacaklara iglere gore yetkilendirilebilmelidir. 16. Yrkama, paketleme, test, sterilizasyon cilrazlarr igin birden fazla cihaz tanrmlamasr yaprlabilmelidir 17. Yukleme srra:,rnda hatalarrn onlenmesi igin malzemelerin ve sterilizasyon cihazlarrnrn hangi sterilizasyon yontemi ile steril edilebilecefii tan rmlana biinreiidir Departmanlara ait malzemelerin sterilizasyon iglemi igin merkezi sterilizasyon r..initesinde te:slim i5lemi; sistemde teslim eden kigi, teslim alan ki5i, teslim edilen malzeme-set ve adedi, sterilizasyon segene$i, yrkanma segene$i, sailam segene$i, teslim zamanr bilgileri ile kayrt edilebilir olmaltdtr. l-9. Teslim alma ersnasrnda malzeme ve setlerin sisteme kaydedilen saytdan fazla yada eksik teslim edilmemesini sa$lamalrdrr. E[er eksik var ise yaztltm tizerinde kayrt altrna alrnmalr ve tutanak yazdrrabilmelidir. 20. Teslim alma ersnasrnda 3.ki5ilerden (difer firmalar) gelen Lirrinlerin de teslim alrnarak sterilizasyon dongustine dahil edilebilmelidir, 21. Teslim iglemi sonrasrnda teslim alma formu sistem tarafrndan hazrrlanmalt ve yazrcr grktrsr alrnabilmelidir. 22. Yrkama iglemirni gergeklegtiren kigi, yrkama tarihi, yrkayan makine, yrkanan set, yrkama gevrim sayrlarr ile kayrt altrna ahnabilmelidir. 23. Yrkama formu sistem taraftndan hazrrlanmalr ve istenmesi halinde yaztct gtkttst alrnabilmelidir. 24. Teslim alrnacak ve paketlenecek tlim cerrahi aletler rizerindeki karekodlar uygun karekod okuyucu ile okutularak veya takip yaprlabilecek gekilde alfa numerik olarak yazrlrm rizerinde paketleme modrilu ile veri tabanrna kaytt edilmelidir. 25. Program pake,tleme iglemlerinde hangi personelin paketlediiini ve ne zaman paketledifii ve hangi malzemeyi paketledifinin bilgisini verecek gekilde uretilmig olmerlrdrr. 26. Program pakr:tlenen malzemenin adrnr, son kullanma tarihini, paketleme tarihini ve paketleyen personelin ld' sini veya ismini oldu$unu bar[<odun uzerinde yazmalrdrr. v angi birime ait a)'l'a 2

3 27. Paketlenen rnalzeme sterilizasyon makinelerine hangi test uygulandritnr belirterek lrerle5tirilebilmelidir. Bu bilgilerde sterilizasyon iglemini gergeklegtirerr kigi, sterilizasyon tarihi, sterilizasyon makinesi, sterilizasyon makinesinin cevrim numarasr, baglangrg ve bitig tarihleri ile kayrt altrna alrnabilmelidir. 28. Sterilizasyon formu sistem taraftndan hazrrlanmalr ve istenirse yaztct grktrsr alrnabilmelidir. 29. Sterilizasyon igleminin bitiminde malzeme ve setlerin toplanmasrnr, iglemi yapan kigi, toplama tarih, gonderilen depo, toplanan malzeme ve setler ile kayrt altrna alrnabilmeli. 30. N4SU de bulanan steril olmug malzemelerin bolrimlerine terslim i5lemi; sistemde teslim eden kigi, teslim alan kigi, teslim edilen malzeme-set ve teslim zamant bilgileri ile kayrt edilebilir olmalrdrr. 31. Teslim etme ekranrnda MSU'nin depolarrnda bulunan malzemeler ve setler gorunebilmeli ve isimlerine gore arama yaprlabilmelidir. 32. Teslim etme ekrantnda difier firmalardan gelen rirr]nler de teslim edilebilmelidir. 33. Teslim iglemi :;onrastnda teslim etme formu sistem tarafrndan hazrrlanmalr ve istenildiiinde yazrcr grktrsr alrnabilmelidir. 34. Teslim altnan malzemelerin ve setlerin MSU deki butlln evreleri teslim bilgilerini, ytkama bilgilerini, paketleme bilgilerini, sterilizasyon bilgilerini, depo bilgilerini malzeme ve set bazrnda ekranda gorulebilmelidir. Gerektiginde form ola rak grktr alrnabil melidir. 35. Prograrnda her ameliyathane igin karekod barkodlu veya alfa numerik numaralt tlint cerrahi aletler, barkodlu setler, paketler ve bohgalarrn operasyon safhastnt takip eden modlil olmalr ve her hasta ve doktor icin operasyon takip kaydr agrlabilmelidir. 36. Program sterilizasyon makinelerine yaprlan bowie-dick ve biyolojik testlerini kayrt altrna alabilrnelidir. 37. Sistemde; test yontemleri igeren krsrmda, herhangi bir testin olumsuz grkmasr durumunda, :;istem o cihazda kullanrlan set ve malzemelerin listelerini gosterebilmelidir. 38. sterilizasyon ilnitesindeki aletlerin hangi a5amada olduiu (kabul, yrkama, paketleme, sterilizasyon, steril depo, ameliyatta vb.) gorlilebilmelidir. istenildiginde qrktr alrnabilmelidir. 39. Program depolardaki malzemeleri, hangi hastane, hangi bolumrln, hangi malzeme ve sertleri olduflunu gostermelidir. 40. Program MSUI' ne Teslim edilen malzemelerin aylrk ve yrlrk periyotlarda bolll m lerin orarn larrn r, bilgi lerin i sayrsal ortamda gosterebilmelidi r. 41. Ttim tutanaklar ve istatistikler DAS (Dezenfeksiyon, Antisepsi, Sterilizasyon) dernefiinin 20rt rehberinde yayrnranmr$/tavsiye edilen raporlamalar/tutanaklar formattnda olmalrdrr veya hastanemizin isteyecefii formata Eevrilebilir olmahdrr. 42. Steril ve steril olmayan depolar igin de stok ve rjrrin takibi yaprlabilir olmalrdrr. Depoda bulunan urtinler ya da cihazlarrn seviye, son kullanma tarihi, kritik Savfa 3

4 Ameliyathane =- Operasyon Modtilii 43' Ameliyathane modtilri ile hastada kullanrlan paketlerin barkodlarr okunarak hastada kuilanrran cerrahi aretrer ire hasta irigkirendirirebirmeridir. 44' Kurumun gerekli gormesi halinde, sterilizasyon yonetim sistemi yazrhmrnrn, HBYS ye entegrasyonu igin gerekli izin, idare tarafrndan yriklenici firmaya verildikten sonra entegrasyonu saglanacaktrr. Etiket Tasarrml 45' sistem Lizerinden yazdtrrlacak etiketlerin ebatrarr program igerisinden bir etiket olugturma modrl[j ile ayarlanabilmedir. 46. Etiket tizerine yazrrabirecek son kuranma tarihi, hastane adr, personer adr, paketleme tarihi, personel ismi gibi bilgilerin etiket uzerindeki yerlesimi program rlzerinden bir etiket oru5turma modrirri ire ayarranabirmedir. 47 ' Farkh sterilizatorler igin farkl eti[etler tasarlanabilmelidir. 48' setler igin etiket tasarlanabilmeli ve etiket tizerine yazrlacak bilgilerin etiket tlzerin deki yerrleg im le ri aya rla n a bi lmed i r. 49. Her etiket igin farklr bir yazrcr tanrmlanabilmedir. Raporlama 50' sistemden hastane boltjm ve birim listeleri raporlanabilmelidir. fazla Ayrrca hastaneye birden ait bortim ve birim de tek seferde raporranabirmeridir. 51' Hem steril herm.de nonsteril depolar igin ayrr ayrr'urun giris-grkrslarrnr aralrfr, rirtrn tarih adr, birim adr, borrim adr bazrnda raporrayabirmeridir. 52' son kullanma.stjresi dolan veya dolmaya yaklagan steril raporlanabilmelidir. edilen rjrtinler 53. Hastanede burunan ri^inrerin ristesi ve adedi raporranabirmeridir. 54. Hastanede burunan marzemererin ristesi ve adedi raporranabirmeridir. 55' Bir sete ait igrem gegmigi bir tarih ararr*r ire raporranabirir 56' ormarrdrr. Paketleme a5amastnda paketlenmig urun yada malzemelerinin raporlana durumlarr bilmelidir. 57' sterilizasyon makinalartntn listesi, makina ait agrklamalarla raporlanabilmelidir. birlikte 58' Sterilizasyon tnakinalartntn igerinde bulunan cihazlar/setler raporlanabilmerlidir. anlrk olarak 59' sterilizasyon rnakinararrnrn garrgma gegmigreri (bagrangrg/bitig/hata/glinruk gevrim) tarih arahf r ile raporlanabilmelidir. 60' sterilizasyon nrakinararrnrn test gegmi5reri (bowie-dick/biyorojik araltgr ile vb.) raporlanabilmelidir tarih 61. Yrkama makinalarrnrn listesi, makina ait agrklamalarla ra porla na bil birlikte mel id ir Yrkama makinalarrnrn igerinde b u lu n an cih qzla r/setler a n lrk ola ra k ra po rla n a bi I mell id i r. Sar'1'a 4

5 63. Yrkama makinalarrnrn galrgma gegmigleri (ba5langtg/biti$/hata/grinluk gevrim) tarih aralrir ile raporlanabilmelidir. 64. Hastanede lculun,an personel listesi yetki seviyeleri ile birlikte raporlanabilmelid ir. 65. Personellerin girig grkrg iglemleri tarih ortamda gosterrilebilmelid i r. 66. Personellerin qalrgma performans grafifii 67. Malzeme ve s;etlere ait teslim alrna ve tarih aralrfir bazrnda raporlanabilmelidir. araltir ve personel bazrnda sayrsal raporlanabilmelid ir. teslim etme tutanaklarr personel ve Sistemin Ulyan Mekanizmalarr ve izlenebilirlifi 68. Sistem stok kritik durumu, sterilizasyon srlreleri gegmesi, garanti sllreleri bitmesi, makine arrzasr, sterilizasyon dongrisrjndeki bozulma, setlerdeki r.irtln eksiklifii ve yanltg malzeme teslim etme gibi hastanenin belirleyecefi durumlar igin uyarr sistemine sahip olmalrdrr. 69. Uyart sistemi standart durumlar igin program iginden yazrlr mesaj vermek suretiyle olurken, hastanenin belirledi[i durumlar igin sesli mesaj vererek kullanrcryr uyarmalrdrr. 70, Malzemeler tr:k tek veya set lralinde okutulurken malzeme isimlerini sesli bigimde okunarak veya uyan sesi ile kullanrcrya yardrm etmelidir. Web Tabanh izleme ve Raporlama 71. Ttim paketleme turlerine ait yaprlan grinlrlk aylrk yrllrk paket sayrlarr tek tek yada toplu olarak sayrsal ortamda gosterilebilmelidir. 72. Setlerin ve malzemelerin sterilizasyondaki agamasr izlenebilmelidir. 73. Cerrahi aletlerin ve setlerin MSU igerisindeki yerleri izlgnebilmelidir'. 74. Yrkama ve sterilizasyon makinelerinin galrgma durumlarr izlenebilmelidir. 75. Yrkama ve sterilizasyon makinelerinin 76. Sterilizasyon cihazlanntn bowie-dick 77. Paketler igin kalan sterilizasyon srirel 78. Tagrnma sllrercindeki trim kirli ya raporlanabilmelid ir P rogram rizerindeki tri m ra porlara erigilebil melidir. Sistem ve l3ilgi Giivenlifii 80. Sistem ve tiriln bilgileri, drizenli olrrak hastanenin belirlediii periyotlarda kendini yedeklemelidir. Bu bilgiler DVD'ye yazrlabilir gekilde olmalrdrr. 81. Sistemin galrgtlfir makinelerde gtivenlik igin gerekli anti virris ve grivenlik duvan uygulamalarr k,urulmalrdrr. 82. Sistemin galrstrer makinelerdeki igletim sistemlgri kendilerini stjrekli yedekleyerek, igletim sisteminde olu5abilecek bir sorunda gegmig bir tarihe S a;' 1'u 5

6 cerrahi Aletlerin Barkodlanmast ve Sisteme Tanrtrlmasl 83. Sistemde kullanrlacak btittin cerrahi aletler, en az 3 mm'lik alet / malzemelerin tlzerinde kare barkod iglemek yontemiyle sisteme yuklenici tarafrnoan tanlttlacaktlr. E[er 3 tnm'nin altrnda kalan malzemeleri fiber lazer kare barkod islemiyle barkodlayamtyorsa, alfa numerik numara / markalama yontemi ile sisteme yri klernici tarafrndan tanrtrlacakttr. 84. Malzeme tizerine barkod i5lenirken; malzemeye zarar verilmesi durumunda, sistemi kuran firma malzemeyi tamir etmeli yadayen isin i temin etmelid ir. 85. Karekod, sterilizasyon basamaklarrndaki srcaklrk, nem, basrng gibi para metrelere uzun srire dayanrklr kalma lrd rr. 86' igaretleme iglernini ytiklenici firma hastaneden rjrrjnleri alarak hastane igerisinde veya i5tirakgi firma ile uygun olarak kararla5trrrlan bir yeroe yazmalrdrr. 87. Hizmet stiresi igerisinde firma, hastanenin barkodlanmasr igin verdifi en fazla adet cerrahi aleti rlcretsiz barkodlayacaktrr. 88. Barkod yazrlarr urrln tizerinde kir, leke vb. karrntr olmamalrdrr, 89' istirakgt firmarlar en az 3 mm'lik alet / malzemelerin Llzerinde fiber lazer ile i5aretsiz malzemeleri fiber lazer kare barkod iglemek suretiyle iglem yapacakttr. Eiier 3 mm'nin altrnda kalan malzemeleri fiber lazer kare barkod i5lemiyle barkodlayamtyorsa, alfa numerik numara / markalama yazrlarak yine sistem tizerinden takibi saglanabilir. Mekanik, co2lazer, Ya[ lazer, Nokta vurugru, pantograf, etiketleme, RFID vs. ile yaprlacak olan igaretlemeler kabul edilmeyecektir. 90' Sistemi kuran firma, hastane idaresince verilecek adet cerrahi aletlerin tizerine karel,lod iglemeyi ticretsiz yapacaktrr. Hastane, alet/malzemelerin isaretlenmesi igin gtinlrik en az 500 adete kadar cerrahi alet teslim edecek ve firma bu malzr:meleri igaretleyip iade edecektir. 9l.Hastanemizde kullanrmda bulunan alet/malzemelerin Llzerinde imalatgr firmantn orijinal kare barkodu yazrlrrn igin uygun ise onu kullanacak ve kare barkod da iki yrl garanti kapsamrnda olacaktrr. 92. Cerrahi aletlerin tlzerine yaprlan lazer igaretleme, aletlerin periyodik bakrm onartmlart slrastnda uygulanan kumlama ve ztmparalama iglemleri nedeniyle aletin yuzeyindeki deformasyon kaynaklr karekodun boz asr haric, hizmet sr.iresi boyunca garantili olmalrdrr. Sa-r,fa 6