NUMUNE KABUL, KORUMA, TAŞIMA VE İMHA PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa No 1/5 1. AMAÇ İncelenmek üzere gönderilen deney numunelerinin, laboratuvarlarda bulunduğu sürece korunmasını sağlamak ve izlenebilirliğini gösterir bir sistem oluşturmak, bu konudaki yetki ve sorumlulukların tanımlanmasını sağlamaktır. 2. KAPSAM Laboratuvar, deney veya kalibrasyon numunesinin doğruluğunun, deney numunesinin nakli, laboratuvara kabul edilmesi, işaretlenmesi, korunması, muhafazası, iade edilmesi ve/veya atılmasını Tanımlamaktır. 3. SORUMLULUK DP: Deney personeli NKP: Numune Kabul Personeli YH: Yardımcı Personel(hizmetli) 4. UYGULAMALAR 4.1 NUMUNE KABULÜ Numune Kabul Talimatında belirtildiği gibi işlem yapılır NUMUNE KABUL BİRİMİNCE YAPILAN İŞLEMLER FAALİYETLER DP NKP YH Numunelerin numune Kabul Birimine Kabulü X Numune Alma/Kaynağından numune alma X Kayıtların Tutulması X X İncelenmesi Sırasında Taşınması ve Korunması X Numunelerin Muhafazası X X Numunelerin İmhası X X Müşteri tarafından Analiz Talep Formu ( FR-08) doldurulacak ve onaylanacaktır. Analiz Fiyat Listesinde Belirtilen Analiz Bedelinin ödenerek MARGEM Laboratuvarları merkezine teslim edilmesi \ gönderilmesi veya fakslanması gerekir. Aksi durumda numune kabulü yapılmayarak iade edilir. Numune kabul sorumlusu Analiz Talep Formunu Gelen evrak kayıt defterine kaydeder. Buradan aldığı takip numarasını FR-01 Numune Kabul Kayıt Defterine kayıt eder. Numune Kabul sorumlusu numunelerin kaybolmasını engelleyecek şekilde numuneleri etiketler. Analiz Fiyat listesinde belirtilen miktarlardan az gelen numuneler kabul edilmez. Her analiz numunesi için DENEY İSTEK FORMU doldurulur. Numuneler İlgili laboratuvara gönderilir. Ayrıca talep edilen analizlerin yapılabilirliği (önceden teyit istenmemişse) belirlenir. Analizi yapacak ilgili laboratuvar sorumlusu gelen numuneyi Deney istek formuyla teslim alır. Analiz edilen numuneden artan kısım Analiz Sonuç Raporunun( FR-05) düzenleme tarihini takip eden 5 iş günü süresince uygun koşullarda saklanır. Müşteri tarafından istenmediği takdirde imha edilir.

2 Sayfa No 2/5 Analizi Yapılacak numune örneğinden yeteri kadar şahit numune alınmalıdır FR-23 numune miktar ve saklama koşulları listesi kontrol edilmelidir. Alınan şahit Numuneler, analiz sonuç rapor tarihinden itibaren 3 (üç) ay süre ile saklanır. Toprak ve Bitki örnekleri için bu süre 1 yıldır. Müşteri Talebi veya her hangi bir adli veya idari soruşturma başlatılmaması halinde Mevzuatlara uygun olarak belirtilen süre sonunda imha edilir. Adli veya idari soruşturma başlatıldığına dair merkezimize bilgi verildiği takdirde, şahit numune soruşturma ve yargı süreci tamamlanana kadar yukarıda belirtildiği şekilde muhafaza edilir aksi taktirde imha edilir MÜŞTERİ İŞLEMLERİ Ambalaj üzerinde numuneyi tanımlayan Numunenin etiket bilgileri numune kabı üzerinde (Numune adı, kuruluş adı, numune kodu, numunenin alınış tarihi ve saati gibi) tam ve okunabilir olmalıdır. Analiz/test yapılması istenen numuneler mühürlü ise numune mührü; Gönderen Firma/Kurumun soğuk damga/numara/işaretini taşımalı ve Mühür sağlam ve usulüne uygun olmalıdır.numunenin fiziksel özellikleri kontrol edilmelidir. Mühür herhangi bir nedenle zarar görmüş veya numunede görünüş ve homojenlik açısından bir uygunsuzluk saptanır ise numune kabul edilmez veya şartlı olarak (raporda yazılmak kaydıyla) kabul edilir. Analiz öncesi ön işlem gerektiren (kurutma vb.) numuneler için ilgili analiz sorumlusu ile önceden görüşülmelidir. Aksi durumda numuneler getirildikleri hali ile analize tabi tutulur. Numune ve analiz şartları veya analiz yöntemi konusunda belirtilmesi gerekli özel durumlar için müracaat esnasında Laboratuvar sorumlusu ile görüşülmelidir. Yapılacak analiz türüne ve sayısına göre gönderilmesi gereken numune miktarları değişmekle birlikte, katı gruplarından en az 1 kg, sıvı gruplardan en az 1 lt gönderilmesi gerekmektedir. Aynı numunede çok sayıda analiz istendiğinde veya özelliği olan numunelerin gönderilmesi durumunda önceden ilgili laboratuarlar ile temasa geçilmelidir. Analiz numuneleri insan sağlığına ve çevreye zararlı olmamalıdır. Temas ve solunum yolu ile zehirlenmeye neden olabilecek patojenik ve radyoaktif numuneler analize kabul edilmemektedir. Şüpheli durumlarda mutlaka laboratuar sorumlusu ile görüşülmelidir. Numuneler dökülmeyecek veya akmayacak şekilde ve içine konulduğu kaptan etkilenmeyecek bir ambalaj içerisinde getirilmelidir (Uygun plastik torba, poşet veya cam kavanoz ve şişelerde) Ambalaj materyali temiz (hiç kullanılmamış) olmalıdır. Katalogda numunelerin miktarı ve ambalaj türü tanımlanmamışsa, numunenin insan sağlığına ve çevreye zarar vermeyecek şekilde ambalajlanmasına özen gösterilmelidir. Numune miktarı için yetkili personel ile görüşülmelidir. Işıktan etkilenen numuneler için(vitamin analizleri gibi) koyu renkli numune kapları kullanılmalıdır. Yüksek sıcaklığa maruz kalmaması sağlanmalıdır. Mikrobiyolojik analizler için getirilen numuneler orijinal kapalı ambalajında ya da steril kap içerisinde getirilmelidir.

3 Sayfa No 3/5 Laboratuvara gelen numunelerde mikrobiyolojik analiz talebi varsa, öncelikle mikrobiyoloji laboratuvarına bekletilmeden imza karşılığı teslim edilir. Analize bağlı özel şartlar için Numune Kabul Talimatı ve Numune Alma Talimatında ayrıca belirtilen numune kabul şartları yukarıda belirtilenlerle birlikte yerine getirilmelidir. Analiz numuneleri geri isteniyor ise bu durum Analiz Talep Formunda belirtilmelidir. Verilen analiz sonuçları hiçbir şekilde ticari amaçlı kullanılamaz, ayrıca MARGEM Laboratuvarı adı zikredilerek reklam amacıyla kullanılamaz. Numunenin kabulü analizin gerçekleştirileceği ve kesin raporun düzenleneceğine dair bir garanti oluşturmaz Müşterilere Numune Alma Talimatına göre numunelerin alınması tavsiye edilir. Analiz Talep Formu üzerinde numune raporunun nasıl iletileceği (posta, e posta v.b.) belirtilmiştir Raporlar, Analiz sonuçlarının gizliliğini sağlamak için sadece Başvuru yapan veya yetkilendirilmiş kişilere verilir veya belirtilen adrese kargo ile ödemeli gönderilir. Elektronik olarak gönderilmesi Talep edilmişse belirtilen adrese gönderilir ve teyit alınır MARGEM Laboratuvarlarının izni olmadan Analiz sonuçlarının Tamamının veya bir kısmının kopyalanması yasaktır. Ürün etiketleri üzerinde kullanılamaz. Sadece gönderilen numune için hazırlanmıştır. Böyle durumlarda MARGEM Laboratuvarlarının Yasal başvuru ve takip hakkı saklıdır Laboratuvar analiz raporunun bir nüshasını muhafaza eder ve bir nüshasını müşteriye(kişi/firma yada kurum) teslim edilir veya ilgili Firma/Kurum adına gereği yapılmak üzere gönderilir. Müşterilerin Raporların bir kopyasını istemeleri halinde KOPYA olduğu belirtilerek Talep eden müşterilere gönderilir Numuneler analiz edilirken fark edilen olumsuz bir durum ilgili sonuçların verildiği Analiz Raporunda(Rapor formunda) belirtilir. 4.2 KAYNAĞINDAN NUMUNE ALMA Numune alma işlemi laboratuvar hizmet kapsamında bulunmamaktadır. Ancak alınacak numune alınma aşamasında özel bir işlem gerektiriyorsa veya yasal olarak bu işlem yönetmelik veya tebliğ ile şarta bağlandıysa bu işlem müşterilere bildirilir. a) Numuneyi alan, numunenin alındığı yer ve gerekiyorsa çevre şartları kaydedilerek deney raporlarında açıklanmaktadır.

4 Sayfa No 4/5 b) Numune Kabul Rapor birimine Teslim Edilmektedir. 4.3 UYGUNSUZ NUMUNELER Gelen numunelerde herhangi bir uygunsuzluk saptanması durumunda; Uygun olmayan Deney/Hizmet Kontrolü prosedürü uygulanmaktadır. Buna göre; Usulüne uygun teslim edilmeyen veya gönderilmeyen numunelere işlem yapılmaz ve konu mümkünse hemen veya en geç 3 iş günü içerisinde müşterilere bildirilir. (Elden getirilmişse teslim alınmaz, kargo ile gönderilmişse müşteri aranarak numunenin uygunsuzluğu nedeniyle analize alınamayacağı bildirilir, numunenin iadesi sağlanır ve uygun koşullarda numune gönderilmesi sağlanır). 4.4 NUMUNELERİN TANIMLANMASI MARGEM Laboratuvarlarına analiz için gönderilen, kabulü ve kaydı yapılan numunelere, kabulünden sonuçların raporlamasına ve numunenin imhasına değin geçen süreçte izlenebilirliğini sağlamak üzere Takip Numarası verilir Numuneler Gelen Evrak kayıt defterinde verilen numara ile takip edilmektedir. Numara numune kabul sorumlusu tarafından yazılır ve Deney İstek formuna işlenerek laboratuvar sorumlularına teslim edilir. 4.5 Deney yapılarak işlemi biten numunelerin sonuçları bilgisayardan çıkartılarak bir nüshası numune kabul birimine iletilir. 4.6 NUMUNELERİN KORUNMASI Numunelerin özel bir saklama koşulu yoksa veya belirtilmemişse, numuneler 0-4 C sıcaklığındaki buzdolaplarında saklanır. Analiz edilen numuneden artan kısım Analiz Sonuç Raporunun düzenleme tarihini takip eden( özelliklerine uygun olarak numune muhafaza ve depolama odasında, buzdolabı veya derin dondurucuda ) 5 iş günü süresince herhangi bir uygunsuzluk durumunda tekrar analiz edilmek amacıyla saklanır. 4.7 NUMUNELERİN TAŞINMASI Kendi Personelimiz Tarafından Alınacak olan numuneler, önceden tanımlanmış kaplara konmakta; ağızları kapalı halde ve zarar görmelerini önleyecek biçimde korunarak laboratuvara taşınmaktadır.

5 Sayfa No 5/5 4.8 NUMUNELERİN İMHASI Bekleme süresi biten artık ve şahit numuneler, cinslerine göre atık sistemine verilir. 4.9 KAYITLAR Numune Kabul / Kayıt Defteri FR-01 Analiz Rapor Formu FR-05 Analiz Talep Formu FR-08 Numune Miktar Ve Saklama Koşulları Listesi FR-23 Parametrelere göre numune hazırlama ve muhafaza Listesi FR-24