DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Revizyon Tarihi: Sayfa No:1/9 1. AMAÇ: İl Ambulans Servisi Başhekimliği Sistemini kapsayan iç ve dış kaynaklı dokümanların hazırlanma, onaylanma, yayın ve revize edilme yöntemlerinin tanımlanması ve takibinin nasıl sağlanacağının belirlenmesidir. 2. KAPSAM: Bu prosedür Başhekimlik ve bağlı birimleri ile AYİ kalite yönetim sistemi ile ilgili tüm sistem dokümanlarını kapsar. Sistemi çerçevesinde kullanılan dokümanların; (Prosedürler, Talimatlar, Planlar, Programlar, Kriterler, Görev Tanımı, İş akış şemaları, Diğer destek dokümanlar (form, liste, plan, kriter, program), Dış Kaynaklı Dokümanlar (standartlar, yasalar, yönetmelikler, yönergeler vb.)) hazırlanması, gözden geçirilmesi, onaylanması, dağıtımı, iptal edilmiş nüshalarının kullanımdan kaldırılması ve saklanması ile ilgili yöntemler tarif edilir. 3. SORUMLULUK: Yönetim Temsilcisi/ ile bu prosedürün uygulanmasından doküman hazırlayan, revize eden, onaylayan, yayınlayan kişi ya da birimler ve tüm kullanıcı çalışanlar sorumludur. 4. TANIMLAR: a. Sistemi ( KYS ) :Kurum faaliyetlerinin düzenli biçimde, standartlara dayandırılarak yürütülmesini, hata ve kusurların takip edilerek sürekli iyileştirmenin gerçekleştirilmesini sağlayan sistemdir. b. (KYD): Kalite çalışmalarının organizasyonu ve yürütülmesinden sorumlu kişidir. c. 112 Bilgi Yönetim Sistemi (112BYS):112 İl Ambulans Servisi otomasyon sistemidir. d. Prosedürler (PR): Yapılan işin kalitesini etkileyen etkinliklerin nerede, kim tarafından, nasıl, ne zaman yapılacağını ve gerektiğinde nasıl kontrol edileceğini tanımlayan yazılı dokümanlardır. e. Talimatlar (TL): Bir işin basamaklarını detaylarıyla, adım adım açıklayan basit ve anlaşılır yazılı dokümanlardır. f. İş Akış Şemaları ( İAŞ ): Bir işin temel faaliyetlerini başlangıcından bitimine kadar tanımlayan ve bu faaliyetlerin girdilerinin çıktılara dönüşmesi sırasında birbirini izleyen bir dizi etkinliği şema şeklinde gösteren dokümanlardır. g. Görev Tanımları (GT): Başhekimlik çalışanlarının ilgili mevzuatlar doğrultusunda ve KYS kapsamında görev, yetki ve sorumluluklarının tanımlandığı dokümanlardır.

2 Yayın Tarihi:01/07/2011 Sayfa No:2/9 5.UYGULAMA h. Diğer Destek Dokümanlar: Sistemi kapsamında kullanılan; Başhekimliğimizce hazırlanan ve bir numara verilerek izlenen form, plan, liste, kriter, program vb. dokümanlardır. i. Dış Kaynaklı Dokümanlar: Başhekimliğimizce kullanılan; ancak tarafımızdan hazırlanmayan ve Dış Kaynaklı Doküman Listesi ile takip edilen yasalar, yönetmelikler, standartlar, kullanım kılavuzları vb. dokümanlardır. j. Kontrollü Kopya: KYD tarafından AdobeAcrobat formatında, kopyalanamaz ve değiştirilemez biçimde internet ile tüm birimlere dağıtımı yapılan ve orijinal kopyalarından çoğaltılarak üzerine mavi renkli Kontrollü Kopya kaşesi basılıp imza karşılığı dağıtılan kullanımda olan güncel dokümanlardır. k. Kontrolsüz Kopya: Güncelliği takip gerektirmeyen dokümanlardır. l. Revizyon: Hazırlanmış olan dokümanlardaki herhangi bir uygunsuzluğun giderilmesi ya da dokümanın geliştirilmesi amacıyla doküman üzerinde yapılan değişikliklerdir. 5.1 Dokümanların Sayfa Yapısı: Kalite yönetim sistemi dokümanlarının sayfa formatında yer alan başlıkların açıklaması aşağıdaki gibidir Dokümanların üst antet kısmı aşağıdaki başlıklardan oluşur. LOGO : Başhekimliğin logosu yer alır. KURULUŞ ADI : Başhekimliğin resmi adı yer alır. DOKÜMAN ADI : Doküman adı yazılır. DOKÜMAN NO :ART XXX-YY XXX YY :Birim adı kısaltması :Doküman Türü 00 :Doküman Numarası 00 :Revizyon Numarası Örnek: Doküman Dağıtım Listesi Kod No: ART112-KLT-LİS REVİZYON NO : Dokümanın uğradığı revizyon sayısı belirtilir. REVİZYON TARİHİ: Dokümanın revizyona uğradığı tarihi belirtir. YAYIN TARİHİ : Dokümanın yayınlandığı tarihi belirtir. SAYFA NO : Sayfa numarası/toplam sayfa sayısını belirtir.

3 Doküman No: ART112-KLT-PR-06 Revizyon Tarihi: Sayfa No:3/ Dokümanların içeriği uygun olduğu takdirde aşağıdaki başlıklardan oluşur. AMAÇ: Dokümanın ne amaçla hazırlandığını belirtir. KAPSAM: Dokümanın kapsamı belirtir. TANIMLAR: Dokümanda belirtilen terim veya kavramların olması halinde açıklaması yapılır. SORUMLULUK: Dokümanı uygulamada sorumluluğu olan kişilerin unvanları belirtilir. UYGULAMA :Yapılan işlerin uygulama aşamaları maddeler halinde yazılır. İLGİLİ DOKÜMANLAR: Dokümanda atıf yapılan dokümanların doküman kodu ve doküman adı belirtilir. İLGİLİ KAYITLAR :Doküman uygulanırken tutulması gerekli olan formların kodu ve adıbelirtilir. DEĞİŞİKLİKLER :Dokümanın bir önceki revizyonunda yapılan değişiklikler belirtilir Dokümanların alt antet kısmı aşağıdaki başlıklardan oluşur. HAZIRLAYAN : Dokümanı hazırlayan kişinin unvanı ve imzası yer alır. KONTROL EDEN :Dokümanı Kontrol eden kişinin unvanı ve imzası yer alır. ONAYLAYAN : Dokümanı onaylayan kişinin unvanı ve imzası bulunur Dokümanların Kodlanması: Yönetim Temsilcisi / dokümanları aşağıda belirtildiği şekilde kısaltmalarla kodlar. Formlarda ise; Doküman Kodu-Doküman No/Revizyon No/Revizyon Tarihi olarak kodlanır. HKS: 112 HİZMET KALİTE STANDARTLARI PR :PROSEDÜRLER ŞM :ŞEMALAR GT :GÖREV TANIMLARI ŞAR :SATIN ALMA ŞARTNAMELERİ TL :TALİMATLAR LİS :LİSTELER PLA :DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR İND :İNDİKATÖRLER FR :FORMLAR İDR :İDARİ BİRİM KLT :KALİTE YÖNETİM BİRİMİ KKM :KOMUTA KONTROL MERKEZİ EĞT : EĞİTİM BİRİMİ SÜR :SÜREÇ AN :ANKET ÇKB :ÇALIŞAN GÜVENLİĞİ KOMİTESİ GRS :GÜVENLİK RAPORLAMA SİSTEMİ

4 Sayfa No:4/ Dış Kaynaklı Dokümanların Dağıtımı Dış kaynaklı tüm dokümanlar ce tespit edilip Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi nde gösterilmiştir. Dış Kaynaklı Dokümanlarda değişiklik yapıldığı takdirde doküman değişik şekli eklenerek birlikte yeniden ilgili birimlere gönderilir, daha önceki dokümanın üzerine değişiklik yapıldığı belirtilir. Dış kaynaklı dokümanların kodlaması ise; dokümanın kapak sayfasına veya görülebilecek uygun bir yerine aşağıdaki ibarelerin yer aldığı bir kaşe basılarak kodlanır. Sağlık Müdürlüğü nden ve diğer kurumlardan gelen yazılar, Gelen Evrak Defteri ne kayıt edildikten sonra İl Ambulans Servisi Başhekimliği nin üst yazısıyla ilgili birimlere gönderilir. Dış Kaynaklı dokümanlar internetten Sağlık Bakanlığı ve Resmi Gazete web sayfasından takip edilir. İl Ambulans Servisi Başhekimliği nin vermiş olduğu hizmetlerle ilgili mevzuatlar, Başhekimlik resmi web sayfasından ve resmi yazışmalar yoluyla duyurulur. İnternet ortamında yayınlanan mevzuatlar ayrıca Başhekimlikten resmi yazıyla birimlere bildirilir. Bu yazıların birimlere dağıtımı Dokümanların Dağıtımı Maddesinde(5.7) belirtilen yönteme göre yapılır. Başhekimlikten hizmet alanlara (Komuta Kontrol Merkezi, İstasyon personelleri vb) dağıtılması gereken yazılar (örn. mevzuatlar/değişiklikler), ilgili Başhekim Yardımcısı ve Başhekim onayından sonra Giden Evrak Defteri ne kaydedilip çoğaltılarak, dağıtımı sağlanır. Doküman No Kayıt Tarihi Revizyon No.Dış Kaynaklı Doküman DIŞ-Üç basamaklı rakamdan oluşan sıralı veya rastgele bir numara verilir. Dış kaynaklı dokümanın yayın tarihi belirtilir. Dokümanın kuruluşumuzda bulunan baskılarının revizyon numarası belirtilir. 5.3.Doküman No Verilmesi: Yönetim Temsilcisi/ dokümanlara sıralı veya rastgele doküman no verir. 5.4.Revizyon No Verilmesi: Yönetim Temsilcisi / dokümanlara iki basamaktan oluşan sıralı revizyon numarası verir. Doküman ilk yayınlandığında revizyon no 00 olarak yayınlanır. Dokümanın revize olması durumunda revizyon no bir artırılarak yeni revizyon numarası verilir. Dokümanın revizyon numarasının 99 olması halinde bir sonraki revizyon numarası 00 olarak başlatılır. Dış kaynaklı dokümanlarda ise; güncelleme sonucu esas alınır.

5 Sayfa No:5/9 5.5.Yayın Tarihi Verilmesi: Yönetim Temsilcisi / dokümanın yayınlama tarihini gün/ay/yıl olacak şekilde yayınlar. Yayın tarihi aynı zamanda o dokümanın yürürlüğe girdiği tarihi belirtir. Dış kaynaklı dokümanlarda ise bu dokümanların yayın tarihi veya baskı tarihleri esas alınır Dokümanların Hazırlanması ve Onaylanması Doküman Adı Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan 112 Hizmet Kalite Standartları Prosedürler Şemalar Görev Tanımları Satın Alma Şartnameleri Talimatlar Listeler Planlar Dış Kaynaklı Dokümanlar Formlar İndikatörler Sağlık Bakanlığı Sağlık Bakanlığı Sağlık Bakanlığı Yönetim Temsilcisi/ Kalite Yönetim Yönetim Temsilcisi/ Kalite Yönetim Satın Alma Sorumlusu - Dokümanların hazırlanması ve onaylanması yukarıdaki tablo esas alınarak gerçekleştirilir. Hazırlanan tüm kalite yönetim sistemi dokümanları onaylanmadan önce bu prosedüre uygunluğunun kontrolü Yönetim Temsilcisi/ tarafından yapılır. Dokümanların kim tarafından hazırlanıp, kim tarafından onaylanacağına karar verilemediği durumlarda Yönetim Temsilcisinin/ sözlü kararı uygulanır.

6 Sayfa No:6/9 Doküman değişiklikleri bir organizasyon değişikliği veya üst yönetim tarafından başka bir görevlendirme olmadığı takdirde orijinal metni hazırlayan ve onaylayan kişiler tarafından gerçekleştirilir. Dokümanı hazırlayan ve/veya onaylayan kişilerin işten ayrılması durumunda; doküman içeriğinde herhangi bir değişiklik olmadığı sürece bu dokümanlarda değişiklik yapılmaz Dokümanların Dağıtımı: Yönetim Temsilcisi/ kalite yönetim sistemi dokümanlarının orijinal nüshasına dokümanı hazırlayan ve onaylayan kişilerin dokümanın her bir sayfasına imzalarının attırılmasını sağlar. Dokümanın orijinal nüshalarının imzalanmasından sonra dokümanın dağıtılacağı kişi sayısı kadar fotokopileri çekilir. Dokümanların fotokopileri çekildikten sonra her sayfasına Yönetim Temsilcisi / tarafından mavi renkli KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurulur. Her sayfasına mavi renkli KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurulan bu dokümanlar Yönetim Temsilcisi/ tarafından dağıtımın yapılacağı kişilere Doküman Dağıtım Formuna imzalarının alınmaları karşılığında dağıtılır. Yönetim Temsilcisi tarafından gerek görülmesi halinde; aynı dokümanın aynı kişiye farklı unvanlarda birkaç adet dağıtımının yapılmasının gerekli olduğu durumlarda bu kişilere sahip olduğu unvanlardan yalnızca bir unvana dağıtım yapabilir. Dış kuruluşlara kontrollü kopya dağıtımının yapılmasının gerekli olduğu durumlarda; Doküman Dağıtım Formuna Yönetim Temsilcisinin/ imzası alınarak bu kuruluşlara doküman dağıtımı yapılır. Formlarda orijinal nüshalarında fotokopi yapılarak Doküman Dağıtım Formunu imzalamaları karşılığında dağıtımları yapılır. Yönetim Temsilcisi / dış kaynaklı dokümanların dağıtımının gerekli olduğu durumlarda; dış kaynaklı dokümanının duruma göre ya orijinal nüshasını yada fotokopisini Doküman Dağıtım Formunu imzalamaları karşılığında verir. Dış kaynaklı dokümanın fotokopisinin dağıtılması durumlarda; Yönetim Temsilcisi tarafından dış kaynaklı dokümanın sadece kapak sayfasına mavi renkli KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurur. Kuruluşumuz personelinin bağlı olduğu birim amirine dağıtımı yapılan dokümanlardan haberdar olması veya ulaşmasında ilgili birim amirleri sorumludur.

7 Sayfa No:7/ Dokümanlarda Değişikliklerin Yapılması: Dokümanları hazırlayan veya onaylayan kişiler tarafından dokümanda değişiklik yapılmasının gerekli olduğu durumlarda söz konusu yapılmasını istediği değişiklikleri Yönetim Temsilcisine/ ne sözlü olarak iletir. Yönetim Temsilcisi/ söz konusu değişiklikleri, dokümanın yeni revizyonunda gerçekleştirmesi sağlayarak dokümanın yeniden yayınlar. Öz değerlendirme ve/veya dış denetimler sonucu bulunan uygunsuzluk veya öneriler sonrasında dokümanlarda değişiklik yapılmasının gerekli olması halinde; Yönetim Temsilcisi/ bu değişiklikleri re sen gerçekleştirilir. Dokümanların her hangi bir kısmında değişikliğe gidilmesi halinde; söz konusu değişiklikler yapılarak dokümanın tamamı yeniden yayınlanır Revize Edilen veya İptal Olan Dokümanların Toplanması İş bu prosedürün yayına girdiği tarih itibariyle bir önceki Dokümanların Hazırlanması ve Yönetimi ile ilgili olan prosedür ve talimatlar iptal edilmiş olacaktır. Revize edilmeyen ve yeniden hazırlanarak yayına giren her yeni doküman, aynı zamanda bir önceki ilgili dokümanın iptal kararıdır. Revize edilen veya iptal olan dokümanların yürürlükten kalkan kontrollü kopyaları Yönetim Temsilcisi / tarafından ilgili kullanım yerlerinden yanlışlıkla kullanımını önlemek amacıyla hemen toplanırlar. Yönetim Temsilcisi/ geri alınan bu kontrollü kopyaların ilgili kişilerden aldığına dair geri alma tarihini Doküman Dağıtım Formunda toplama tarihi bölümünde belirtir Doküman Geçerliliğinin Kontrolü Kalite yönetim sistemi dokümanlarının her sayfasında mavi renkli KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılmışsa geçerlilik kazanır aksi halde bu dokümanlar kalite yönetim sistemi dokümanı niteliği taşımazlar. Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının önlenmesi ve herhangi bir amaçla saklanmaları durumunda revize olan dokümanlar için kırmızı renkli REVİZE EDİLDİ kaşesi, doküman iptal edilmişse kırmızı renkli İPTAL OLDU kaşesi Yönetim Temsilcisi tarafından vurularak ilgili birimlerde bu dokümanların belirli bir süre daha kullanılmaları sağlanır.

8 Sayfa No:8/ Dokümanların Güncelleştirilmesi Kalite yönetim sistemi dokümanları Yönetim Temsilcisi/ tarafından her üç yılda bir doküman hazırlayan ve onaylayan kişilerin görüşlerini de almak suretiyle gözden geçirilir. Yönetim Temsilcisi/ tarafından gözden geçirilen orijinal dokümanların güncelliği orijinal dokümana iliştirilen Doküman Dağıtım Formunun güncelleme tarihi kısmına tarih yazılması ve imza atılması suretiyle belirtilir. Kalite yönetim sistemi dokümanları Yönetim Temsilcisi/ tarafından doküman no, doküman adı, revizyon no ve yayın tarihi olacak şekilde Doküman Ana Listesine kayıt edilir. Kalite yönetim sistemi dokümanlarında yıl içerisinde meydana gelebilecek olan yeni yayınlama, revize edilme veya iptal olma gibi durumlar ve revize ve iptal sebepleri ile birlikte; Doküman Takip Formuna kayıt edilir. Doküman Takip Formunda 99 adet yeni yayın, revize edildi veya iptal olma durum olması halinde; Doküman Takip Formundaki bilgiler Doküman Ana Listesine aktarılarak bu listenin revize edilmesi sağlanır. Yasal mevzuatlar ve diğer dış kaynaklı dokümanların güncelliği ise; Yönetim Temsilcisi / tarafından internetten ilgili dokümanların yer aldığı web sitesine girilmesi suretiyle her 6 ayda bir kontrol edilir ve bu dokümanlarda değişiklik olması halinde gerekli değişikliklerin yapılması sağlanır Dokümanların Muhafazası Kalite yönetim sisteminde kullanılan tüm dokümanların orijinal nüshaları Yönetim Temsilcisi/ tarafından kendi biriminde klasörlerde poşet dosya içerisinde muhafaza edilir. Birimlerdeki dokümanlar kullanım alanlarında plastik dosyalar içerisinde veya uygun alanlarda poşet dosya içerisinde asılması suretiyle kullanılmaları veya muhafaza edilmesi sağlanır.

9 Sayfa No:9/9 6. DOKÜMANLARIN İMHASI: Geçerliliğini yitirmiş eski yazılı dokümanlar, okunamayacak ve kullanılamayacak şekilde parçalara ayrılarak imha edilir. Elektronik ortamdaki dokümanlar ise tekrar kullanımı engellenecek şekilde silinir. 7. İLGİLİ KAYITLAR ve DOKÜMANLAR Doküman Dağıtım FormuART12-KLT-FR Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İzlem FormuART112-KLT-FR Doküman İstek/Revizyon/ İptal FormuART112-KLT-FR Kalite Kayıtları ListesiART112-KLT-LiS Dış Kaynaklı Dokümanlar ListesiARTT112-KLT-LiS-03 HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN KALİTE DİREKTÖRÜ KALİTE DİREKTÖRÜ ŞUBE MÜDÜRÜ