PROGRAMLAMA DEĞERLENDİRME TEKLİF ÇAĞRISI

Transkript

1

2

3 Eşleştirme Projesi Döngüsü PROGRAMLAMA DEĞERLENDİRME TEKLİF ÇAĞRISI UYGULAMA KONTRAT

4 Eşleştirme Projesi Döngüsü PROGRAMLAMA TEKLİF ÇAĞRISI KONTRAT UYGULAMA DEĞERLENDİRME

5 Programlama DEĞERLENDİRME PROGRAMLAMA TEKLİF ÇAĞRISI Projenin Tanımlanması: Faydalanıcı Ülke Avrupa dahilinde ihtiyaçları tanımlar Avrupa Komisyonunun veya bir çerçeve sözleşmesinin yardımıyla Komisyon politika oryantasyonları ve Eşleştirme Fişi hazırlanması UYGULAMA KONTRAT

6 Programlama : Projenin tanımlanması ve eşleştirme fişinin ayrıntılandırılması Topluluk müktesebatının ve AB tüzüklerinin etkin bir biçimde uygulanması için gerekli olan reformların gerçekleştirilmesine ilişkin olarak kamu kurumu (Bakanlık, kurum veya diğer kamu yönetimleri) tarafından tanımlanan destek ihtiyaçları Bu desteğin kamu idareleri tarafından ÜD den deneyim be uzmanlık aktarımı aracılığıyla alınabileceği hipotezi

7 Programlama : Projenin tanımlanması ve eşleştirme fişinin ayrıntılandırılması AB programlamasın a ilişkin olarak eşleştirme projesi tarafından karşılanması gereken hedeflerin tanımı Eşleştirme projesinin yıllık programa dahil edilmesine ilişkin olarak AB tarafından verilen onay Avrupa Komisyonu destekli eşleştirme fişi

8 Programlama : Projenin tanımlanması ve eşleştirme fişinin ayrıntılandırılması Proje fişi: gelecek projenin üzerinde geliştirildiği kilit belge Belge tanımlama: Erişilecek hedef Uygulanacak faaliyetler Erişilecek zorunlu sonuçlar Projenin süresi Ayrılan bütçe İhtiyaç duyulan insan kaynakları Projenin doğrudan faydalanıcısı Mantıksal çerçeve matriksi

9 Teklif çağrısı Teklif çağrısı: Eşleştirme fişlerinin ÜD Ulusal İrtibat Noktalarına dağıtımı Contact Points DEĞERLENDİRME PROGRAMLAM A TEKLİF ÇAĞRISI Tekliflerin teslimi: Üye Devler(ler) tek veya konsorsiyum halinde RTA ve PL yi belirten ve hedeflenen sonuçlara erişmekte izleyecekleri yaklaşımın kilit noktalarını içeren bir teklif hazırlar ve sunarlar UYGULAMA KONTRAT Eşleştirme eşinin seçilmesi: Faydalanıcı Ülke ÜD RTA ve PL leri tarafından yapılan teklif sunumlarını değerlendirir ve nihai karara varır

10 Teklif çağrısı: Teslim ve tekliflerin seçilmesi Teklif Çağrısı Ulusal İrtibat Noktaları aracılığıyla tüm ÜD lere eş zamanlı olarak dağıtılan eşleştirme fişleri aracılığıyla ÜD ler tekliflerini sunmaya davet edilir Bilgi yetkili Genel Müdürlüğün web sitesinde yayınlanır

11 Teklif çağrısı: Teslim ve tekliflerin seçilmesi Tekliflerin sunulması Tekliflerin sunulmasına ilişkin olarak tüm ÜD ler için aynı zaman sınırı uygulanır Her ÜD tek bir teklifte bulunabilir ÜD tarafından verilen tekliflerin sayısını sınırlandıran ana kriterler: - İstenilen kritere uygun potansiyel RTA nın bulunması - Kamu idarelerinde uluslararası projelere katılmak isteyen uzmanların bulunması - FÜ tarafından talep edilen uzmanlık ve deneyimin bulunması ÜD idareleri tarafından yapılan masrafların geri ödenmesi: yalnızca ÜD idari sisteminin avantajına ve idari uzmanlarının kalite ve uzmanlığına dayalı teklifler

12 Teklif çağrısı: Teslim ve tekliflerin seçilmesi Tekliflerin sunulması Yalnızca ilginin ifade edilmesi yeterli kabul edilmez AB tarafından uygulanan formatı izleyen teklifler: Eşleştirme projesi fişine karlılık verecek düzeyde ayrıntı içeren özlü belge Projenin yürütümü için ÜD tarafından teklif edilen genel yaklaşım ve metodolojinin sunumu Projenin alanına ilişkin ilgili ÜD deneyim ve uzmanlığının tanımlanması Projenin yürütümü için ÜD tarafından potansiyel olarak kullanılacak olan ana uzmanların sunumu (CV)

13 Teklif çağrısı: Teslim ve tekliflerin seçilmesi Tekkiflerin verilmesi Proje Lideri: Kendi ÜD sindeki idarede çalışmayı sürdürürken zamanının bir kısmını projenin yürütümüne, denetimine ve koordinasyonuna ayıran, işlevsel diyalog ve politik düzeyde destek sağlama özellkilerine sahip üst düzey devlet memuru veya eşdeğer personel

14 Teklif çağrısı: Teslim ve tekliflerin seçilmesi Tekliflerin verilmesi Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (RTA): Ard arda en az 12 ay süreyle FÜ de bulunup çalışması gereken devlet memurları veya eşdeğer personel AB finansmanı yoluyla ÜD idareleri ve yetkili kurumları tarafından FÜ deki muadiller için görevlendirilir Bu hükümlerin kapsamına giren uzmanlar görevlendirme süresince ulusal idarelerinden veya yetkili kurumlarından maaş almayı sürdürürler RTA prensipte AB Üye Devleti vatandaşı olmalıdır FÜ deki faydalanıcı idare ile günlük bazda çalışır ve eşleştirme projesinin uygulanmasına eşlik eder

15 Teklif çağrısı: Teslim ve tekliflerin seçilmesi Eşleştirme Ortaklarının Seçilmesi Dahil olan tüm ÜD ler arasında fırsat eşitliği ve şeffaflık FÜ Üye Devletlerden projeyi bir araya gelip konsorsiyum halinde yürütmelerini isteyebilir ÜD Eşleştirme ortağının seçimi o ÜD de uygulanan idari sistem ile olan yakınlığa ve ilgili ÜD tarafından teklif edilen uzmanların kalite ve deneyim analizine dayanır Seçim nesnel kriterlere dayanır Komisyon tarafından ön seçim yapılmaz Eşleştirme ortağının seçimi tamamen FÜ ye bırakılmıştır

16 Teklif çağrısı: Teslim ve tekliflerin seçilmesi Seçim Toplantıları Amaç: FÜ nün seçimini yapabilmesi için ÜD tarafından teklif edilen uzmanlığın kalitesinin değerlendirilmesi En azından önerilen Proje Lideri ve RTA tarafından yapılan tekliflerin sözlü sunumu Her zaman FÜ de düzenlenir: ÜD sunumuna 30 dakika; Soru/Cevap bölümüne de 30 dakika ayrılır.

17 Kontrat DEĞERLENDİRME UYGULAMA PROGRAMLAMA TEKLİF ÇAĞRISI KONTRAT Eşleştirme Kontratının Hazırlanması & Sonlandırılması: Üye Devlet ve Faydalanıcı Ülke bir araya gelip, ayrıntılı Çalışma Planını ve Bütçeyi içeren eşleştirme kontratını oluştururlar EC nin katkısıyla Kontratın Gözden Geçirilmesi ve İmzalanması: Avrupa Komisyonu ve İdari Ofis Yönlendirme Komitesi / genel müdürlüklere danışma yoluyla eşleştirme kontratını değerlendirirler. Eşleştirme Kontratı tüm taraflarca imzalanır

18 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması Ortak(lar) seçildikten sonra bütçeyle birlikte ayrıntılı bir eşleştirme çalışma planı oluşturmak her iki eşleştirme ortağının da görevi ve sorumluluğudur (ÜD ve FÜ). Eşleştirme kılavuzunda yer alan diğer eklerle birlikte bu unsurlar eşleştirme kontratını meydana getirir.

19 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması Eşleştirme kontratı taslağının ve çalışma planının hazırlanması ÜD ve FÜ nün ortak çalışması olmalıdır Net tanımlar içeren ayrıntılı bir çalışma planı nihai sonuçlara doğru kaydedilen gelişmenin daha yakından takibini sağlar Çalışma planı amacı sonuçlara ulaşmak olan bir stratejiyi oluşturan bir dizi faaliyetten oluşur

20 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması Standart Eşleştirme Kontratının Yapısı: Özel Koşullar Ek A1: Çalışma Planı (Eylemin tanımı) ; Ek A2: Harici eylemler için EC tarafından finanse edilen hibe kontratları için geçerli olan genel koşullar; Ek A3: Eylem için bütçe (Eylemin nihai alıcısının ortak finansmanı da dahil); Ek A4: Kontrat karar prosedürleri; Ek A5: Standart ödeme talebi ve mali tanımlama formu; Ek A6: Harcama Doğrulama Raporu; Ek A7: Özel Mali Ek; Ek A8: Yetkiler (eğer ÜD konsorsiyum oluşturmuşsa).

21 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması Eşleştirme çalışma planı: Zorunlu sonuçlara erişimi hedefleyen ölçülebilir tanımlamalarla bağlantılı net bir stratejiyi yansıtır, Kimin ne yaptığını netleştiren ve eşleştirme projesi ortakları tarafından sağlanan girdileri ve katkıları ayrıntılı bir biçimde anlatır Çalışma ve zaman çizelgesi de dahil olmak üzere ilgili organizasyonu ve yöntemleri ayrıntılı hale getirir, ortaklar arasında net bir görev dağılımı yapar ve masrafları ayrıntılı bir biçimde bölüştürür Önemli unsurlar: Zorunlu sonuç Diğer unsurlar: Kısa ve uzun süreli uzman ziyareti, Eğitim, Seminerler, ÜD de eğitim, Yerinde ziyaretler, vb.

22 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması Eylem & Çalışma Planının Kilit Unsurları: Md 3 Zorunlu Sonuçlar Somut işlevsel sonuçlar zorunlu sonuçlar sınırlı, iyi tanımlanmış, ölçülebilir ve net kurumsal hedefler olmalıdır Zorunlu sonuçların uygulamanın sona ermesinin ardından korunması, yayılması ve pekiştirilmesi gerekmektedir Md 4 Görevler somut işlevsel sonuçlar ne, nasıl, kim, ne zaman, hangi araçlar (ÜD uzmanlarının çalışma günleri, FÜ insan kaynakları, diğer yazılı/sözlü çeviri, eğitim materyalleri )

23 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması Eylem & Çalışma Planının Kilit Unsurları: Md 6 Program Md 7 Kaynaklar İK (ÜD+FÜ) + Maddi Kaynaklar + Gösterge Md 8 Yönetim ve izleme

24 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması Bütçe RTA ile ilişkili harcamalar ve diğer genel bütçe kalemleri hariç olmak üzere faaliyete dayalı bir bütçe şeklinde sunulur Bütçede listelenen harcamalar çalışma planında listelenen faaliyetlere karşılık gelmeli Bütçe hem ÜD hem de FÜ nün Proje Liderleri tarafından imzalanıp paraflanır

25 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması Uygun masraflar RTA maaşı, ödenekleri, eğitimi, asistanı Proje hazırlık masrafları Koordinasyon masrafları (yönlendirme komiteleri, görünürlük masrafları ve denetim sertifikası) Faaliyet başına düşen uzmanlar (ücretler, yol, harcırah) Yönetim Masrafları Yazılı Sözlü Çeviri FÜ de eğitim ÜD de eğitim Harcama doğrulama raporu masrafları

26 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması FÜ tarafından karşılanan masraflar RTA ve asistanı için ofis alanı Asistan (FÜ tarafından sağlandığı durumlarda) Telekomünikasyon (telefon, faks) Bilgisayar, erişimi dahil, yazıcı Ofis malzemeleri Sekreter desteği Toplantı ve seminer yerleri FÜ uzmanları

27 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması Tamamlanmış eşleştirme kontratı taslağı değerlendirilmek üzere akit tarafa sunulur (seçimin duyurulmasından itibaren 3 ay içerisinde) Akit taraf yorumlarını ve değişiklik taleplerini oluşturur (4 hafta) Eşleştirme kontratının ÜD tarafından değiştirilmesi (4 hafta) Değiştirilmiş versiyonun akit otorite tarafından doğrulanması (2 hafta) Genel hedef projelerin seçim bildiriminden itibaren 6 ay içerisinde işlev kazanmasını sağlamaktır

28 Kontrat: Eşleştirme kontratı taslağının hazırlanması ÜD ortağının/ortaklarının seçildiklerine dair bilgilendirilmelerinin ardından üç ay içerisinde ÜD ve FÜ ortakları bir Eşleştirme Kontratı taslağı hazırlayıp sunmazlarsa FÜ seçimini tekrar gözden geçirebilir veya eşleştirme projesi fişini tekrar dolaştırabilir. Bu durumda her iki taraf da Eşleştirme Kontratı konusunda bulundukları başarısız girişimden doğan masrafları kendileri karşılar.

29 Uygulama PROGRAMLAMA Projenin Uygulanması: Erişilebilir hedeflere yoğunlaşılması, RTA Proje Lideri, RTA muadili ve ÜD yönetiminin desteği ile projeyi FÜ de yürütür DEĞERLENDİRME UYGULAMA TEKLİF ÇAĞRISI KONTRAT Monitoring & Reporting: progress is monitored by EC Delegation and Beneficiary Country Administrative Office and is measured by Interim Quarterly Reports and a Final Report

30 Raporlamaya ilişkin gereklilikler Raporlar bir içindekiler bölümünden ve mali bölümden oluşur Proje Liderleri bu raporların ilgili otoriteye sunulmasından sorumludur FÜ Proje Lideri bu sürece tamamen dahil olur ve kendisine yorumlarını iletmesi için yeterli süre tanınır. Aynı zamanda tüm raporları imzalar Ara Dönem, Çeyrek Dönem Raporları ve Nihai Raporlar Zaman çizelgelerine ve ölçütlere doğrudan atıfta bulunarak uygulama sürecini tanımlar Genel çevre, tahminler ve risklere ilişkin güncelleme Kaydedilen sürecin genel değerlendirmesini yapar Önerilerde bulunur Bütçe harcamalarıyla ilgili olarak gerçek harcamaların belgelendirilmesi Proje Liderlerinin ortak sorumlulukları vardır: her ikisinin de imzası

31 Eşleştirme kontratlarının değiştirilmesi Kontratın uygulama süresi dahilinde (yasal süre) Geriye dönük olamaz Eşleştirme Kılavuzuna uyar (oranlar, harcırahlar ) Çalışma planında tanımlanan zorunlu sonuçlarda değişiklik yapılmaz; bunu gerçekleştirme yolları durumlara uyarlanabilir Genel değerde değişiklik yok Yeni bir faaliyet: hedeflenen zorunlu sonuçlar ile gerekçelendirilir

32 Değerlendirme PROGRAMLAMA DEĞERLENDİRME TEKLİF ÇAĞRISI Denetim: Eşleştirme Projesi harici bir denetçi ve mümkünse Denetim Kurulu tarafından denetlenir UYGULAMA KONTRAT

33