Etik Davranış Politikası

Transkript

1 Etik Davranış Politikası Müşterilerimiz ile İlişkilerimiz Amacımız, mükemmel müşteri hizmeti sunmaktır. Doğruluk, güven ve dürüstlük yaptığımız her işte temel ilkemizdir. Müşterilerimizin döviz ve uluslararası ödemeler konusundaki gereksinimleri için en iyi çözümleri sunmaya odaklanıyoruz. Müşteri bilgilerinin gizliliğini koruma altına alıyoruz. Çalışanlarımız ile İlişkilerimiz Çalışanlarımıza inanıyoruz. Travelex olarak; çalışanlarımıza karşı adil davranıyor ve saygı gösteriyoruz güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı sağlamaya çalışıyoruz tüm kültürlere değer veriyoruz çalışanlarımızı liyakat ölçüsüne göre işe alıyor, geliştiriyor ve ödüllendiriyoruz çalışanlarımızın kişisel bilgilerinin gizliliğini koruyoruz etnik köken, cinsiyet, cinsel eğilim, uyruk, din, medeni durum, yaş, engellilik veya siyasi görüş ayrımcılığına karşı çıkıyor ve bunları önlemeye çalışıyoruz cinsel, ırksal, dini veya her türlü taciz, zorbalık veya tehdit dahil olmak üzere uygunsuz davranışlara karşı çıkıyor ve bunları önlemeye çalışıyoruz şikayet ve disiplin ile ilgili konularda çalışanlarımıza karşı adil davranıyor ve bu süreçleri doğru bir şekilde değerlendiriyoruz Tedarikçilerimiz ile İlişkilerimiz Tedarikçilerden ve satıcılardan ürün ve hizmet sağlama konusunda Travelex ve çalışanları şu esaslara uymaktadır: çıkar çatışmalarını önlemek veya ifşa etmek; tüm düzenleyici ve yasal şartları yerine getirmek; ve tedarikçi ilişkilerini dürüstlük, eşitlik ve nezaket çerçevesinde yürütmek. Tedarikçiler / satıcılar, liyakat ölçüsüne ve Travelex'in tedarik politikaları ve prosedürlerine göre seçilmekte ve yeniden atanmaktadır. Halkla İlişkiler Tüm kamu iletişim ve reklamları dürüst, doğru ve kolay anlaşılır olmalıdır. Finansal bilgiler, ilgili yasal ve düzenleyici şartlara uygun olarak hazırlanmaktadır. Alkol/Uyuşturucu Kullanımı Çalışanlar, Travelex işlerini yürütürken veya Travelex binasındayken illegal uyuşturucuları veya yasaklanmış ve kontrole tabi maddeleri kullanmamalı, taşımamalı, satmamalı, bunların dağıtımını yapmamalı ve bunların etkisi altında veya sarhoş olmamalıdır. Çıkar Çatışmaları Tüm çalışanlar potansiyel çıkar çatışmalarını adil ve tarafsız bir şekilde önlemenin veya yönetmenin yollarını aramalıdır. Söz konusu çıkar çatışmaları,

2 - bir çalışan ile Travelex veya Travelex'in müşterileri veya tedarikçilerinin kişisel menfaatleri arasında; veya - müşteriler arasında meydana gelebilir. Travelex'in üst düzey yöneticileri, şirket içerisinde, müşterilere karşı daima adil muameleyi teşvik eden bir kültür aşılamaktadırlar. Diğer bir deyişle, Travelex: müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik tasarlanan ve buna göre hedeflenen ürünleri pazarlamakta ve satmaktadır; müşterilerine açık bilgiler vermekte ve satış noktası öncesinde, esnasında ve sonrasında onları uygun şekilde bilgilendirmektedir; müşterilerine, almayı bekledikleri ve belirttiğimiz standartlara sahip ürün performansı ve hizmet kalitesini sunmaktadır; ve müşterileri tedarikçilerini değiştirmek istediklerinde veya herhangi bir talep veya şikayette bulunduklarında onların önüne mantıksız satış sonrası engeller çıkarmamaktadır. Çalışanlar ile Travelex'in iş yaptığı herhangi bir kimse arasında oluşan tüm kişisel mali çıkarlar (örn. başka bir görevlendirme, danışmanlık, müdürlük, önemli hissedarlık anlaşmaları veya diğer finansal anlaşmalar), söz konusu çalışanın amirine veya İK departmanına bildirilmeli ve söz konusu çalışanın amiri veya İK departmanı tarafından yazılı olarak onaylanmalıdır. 'Önemli hissedarlık', borsada kote olmamış bir şirketteki her türlü varlığı ve halka açık bir şirketin hisselerindeki %3 veya daha fazla orandaki varlıkları kapsamaktadır. Travelex çalışanları tarafından üstlenilen tüm yatırım işlemleri, bilgi sızdırma ve piyasanın kötüye kullanılmasıyla ilgili kurallara uygun olmalıdır. Rekabet Travelex, serbest rekabet ilkelerini şiddetle desteklemektedir. Herhangi bir çalışanımızın, müşterilerin çıkarlarına karşı rakiplerle veya herhangi bir üçüncü tarafla iş birliği yapması yasaktır. Yasaklanan uygulamalar şunlardır: rekabeti önleyici, kısıtlayıcı veya bozucu her türlü anlaşmayı yapmak veya uygulamada bulunmak (örn. fiyat sabitleme ve rekabeti engelleyen kısıtlamalar); rakiplerle fiyatlandırma veya diğer rekabet bilgileri hakkında anlaşma veya görüşme yapmak; ürün ve hizmetlerin tedariğini hile yoluyla kısıtlamak; sahte teklifler sunmak veya ihaleler yapmak. Rekabeti engelleyici davranışlar sadece Travelex'i olası yükümlülüğe maruz bırakmaz, aynı zamanda fiyat sabitleme ve/veya ihaleye fesat karıştırma gibi suçları işleyen kişilerin, Birleşik Krallık da dahil olmak üzere dünyadaki birçok yargı makamı tarafından para cezalarına çarptırılmalarına sebep olur. Rüşvet ve Yolsuzluk Travelex çalışanları ve temsilcilerinin, doğrudan veya dolaylı olarak rüşvet teklif etmeleri veya almaları yasaktır. Rüşvet, alıcısının sahtekarca, yasa dışı veya ahlaka aykırı bir şekilde veya emanete veya başka bir göreve (örneğin, iyi niyetle veya tarafsız bir şekilde görev yapma vazifesine) hıyanet eder bir tarzda davranmasına sebep olması amaçlanan (veya sebep olma ihtimali bulunan) her türlü mali veya mali olmayan çıkar veya teşviklerdir.. Örnek olarak: - mevcut veya potansiyel müşterilere nakit ödeme teklif etmek veya abartılı hediyeler vermek veya ikramlarda bulunmak; - herhangi bir hükümete veya hükümet yetkilisine nakit ödeme teklif etmek veya abartılı hediyeler vermek veya ikramlarda bulunmak;

3 - mevcut veya potansiyel müşteriler, tedarikçiler veya satıcılardan gelen ödeme tekliflerini veya abartılı hediye veya ikramları kabul etmek. Bazı ülkelerin mevcut yolsuzlukla mücadele yasaları izin verse de, "kolaylaştırma ödemeleri" BK ve diğer birçok ülkenin yasaları uyarınca illegaldir. Kolaylaştırma ödemesini oluşturan unsurlara ilişkin belirgin bir kural bulunmamaktadır, ancak genellikle bunlar, rutin ve zorunlu bir resmi veya kamusal işlevi (örn. vize damgası) hızlandırmak amacıyla alt kademeli bir hükümet yetkilisi veya devlet memuruna yapılan küçük miktarlı ödemelerdir. Bir kolaylaştırma ödemesinin belirgin özelliği, bu ödemelerin ilgili memuru takdir yetkisini kullanma konusunda ikna etmek amacıyla yapılıyor olmamasıdır. Travelex politikası, ülkenizdeki veya bölgenizdeki Uyum Departmanı Sorumlusu tarafından yazılı olarak izin verilmediği sürece herhangi bir kolaylaştırma ödemesinin yapılmasını yasaklamaktadır. Söz konusu yazılı izin olmaksızın, yerel adetlerin gerektirdiği yerlerde dahi Travelex tarafından kolaylaştırma ödemeleri yapılamaz. Bu durum Birleşik Krallık'ta uygulanan yasa gereği böyledir. Hediye ve İkram Mevcut veya potansiyel bir müşteriye veya iş bağlantısı kurulan bir kişiye nezaketen, saygı göstergesi veya şükran ifadesi olarak makul değerde bir hediye vermek veya ikramda bulunmak kabul edilebilir bir davranıştır. Ancak, uygunsuz (örn. aşırı veya nahoş) hediyeler vermek veya ikramlarda bulunmak kabul edilebilir bir davranış değildir ve yasa dışı olabilir. Herhangi bir hükümet yetkilisi, devlet memuru, siyasetçi veya siyasi partiye hediye vermeden veya ikramda bulunmadan önce, mutlaka ülkenizdeki veya bölgenizdeki Uyum Departmanı Sorumlusuna danışmalısınız. Birçok ülkede, bu kişilere hediye vermek veya ikramda bulunmak yasa dışıdır. İyi niyetle ve makul ölçülerde yapılan kurumsal ağırlamalara ve promosyon amaçlı harcamalara izin verilmektedir. Verilen veya alınan hediye veya ikramlar makul ve uygun olmalıdır. Şu durumlarda, diğer taraflardan/taraflara hediye veya ikram alınmamalı/verilmemelidir: - eğer verilen/alınan hediye veya ikramlar aşırıya kaçıyorsa; - eğer verilen/alınan hediye veya ikramların çıkar çatışmasına sebep olma ihtimali varsa; - eğer verilen/alınan hediye veya ikramların rüşvet olarak görülme ihtimali varsa; - eğer verilen/alınan hediye veya ikramlar nakit veya nakit benzeri değerleri içeriyorsa. 'Aşırı' kavramının ölçüsü hakkında emin değilseniz, Uyum Departmanı ile görüşün. Genellikle, Birleşik Krallık'ta, değeri 50 Sterlin'den / 75 ABD Doları'ndan az, nakit olmayan ve bir defaya mahsus olarak verilen hediyeler aşırı olarak görülmemektedir. Uyum Departmanı, eşitlik prensibine göre, bölgesel standartlara uygun alt limitler belirleyebilir. Hediye istemek kesinlikle uygun değildir. Travelex çalışanları tarafından alınan veya verilen ve her bir bölgedeki Uyum Departmanı Sorumlusu tarafından belirlenen limitin üzerinde değere sahip tüm hediyeler, ilgili bölüm müdürüne bildirilmeli ve söz konusu hediyeler Uyum Departmanı tarafından kayda geçirilmelidir. Müşteri Masraflarının Ödenmesi Travelex, şu koşulların karşılanması şartıyla, mevcut ve potansiyel müşterilerin makul olan seyahat ve konaklama masraflarını üstlenebilir:

4 söz konusu masrafların karşılanması yerel yasalara veya müşteri politikalarına aykırı olmamalıdır; söz konusu seyahat ve konaklama masrafları, Travelex ürünleri veya hizmetlerinin tanıtımı, gösterimi veya açıklanmasıyla doğrudan ilgili olmalı veya Travelex ile söz konusu kişi arasında imzalanan sözleşme kapsamında yapılmalıdır; söz konusu masraflar makul ve uygun ölçülerde olmalıdır; ve ilgili iç onay prosedürlerine uyulmalıdır. Herhangi bir hükümet yetkilisi, devlet memuru, siyasetçi veya siyasi partiye masraflarını karşılama teklifini sunmadan önce, mutlaka ülkenizdeki veya bölgenizdeki Uyum Departmanı Sorumlusuna danışmalısınız. Birçok ülkede, bu kişilere masrafların ödenmesi konusunda teklif sunmak yasa dışıdır. Temsilcilerimiz ve İş Ortaklarımız ile İlişkilerimiz Bir vekili, temsilciyi, iş ortağını görevlendirmeden veya benzer bir anlaşma düzenlemeden önce, (a) söz konusu kişilerin Travelex'in etik standartlarını paylaştığından emin olmak ve (b) bu kişilerin niteliklerini ve itibarını iş uygulamaları açısından uygun bir şekilde değerlendirmek için, söz konusu üçüncü şahsa yönelik olarak uygun inceleme işlemleri gerçekleştirilmeli ve durum tespiti yapılmalıdır. Söz konusu tüm anlaşmalar yazılı olarak hazırlanmalı ve söz konusu anlaşma hükümlerinin yerine getirilmesi konusunda üçüncü tarafın Travelex'in etik iş uygulamalarına uymaya mecbur bırakılması da dahil olmak üzere ilgili etik iş uygulamaları hükümlerini içermelidir. Bu anlaşmalar, Travelex tarafından uygulanan uzun vadeli ve önemli yatırımlardır. Üçüncü bir şahıs tarafından sergilenen uygunsuz davranışlar, rüşvetle mücadele yasası altında Travelex'i olası bir yükümlülüğe maruz bırakabilir ve önemli ticari ve itibara yönelik sonuçlar doğurarak söz konusu anlaşmaların feshedilmesine neden olabilir. Muhbirlik Tüm çalışanların ve temsilcilerin, çalışma ortamlarında karşılaştıkları olası illegal faaliyet ve eylemler ile ilgili tüm endişelerini dile getirmeleri beklenmektedir. Bu, sizin olduğu kadar iş arkadaşlarınızın ve Travelex'in de korunması için gereklidir. Travelex, çalışanlarının ve temsilcilerinin, misilleme korkusu veya meselenin ciddiye alınmayacağı kaygısı olmadan ve herhangi bir taciz veya kötü muameleye maruz kalmadan ifşaatta bulunmalarını sağlamayı amaçlamaktadır. Uygulanması gereken prosedürlere ilişkin ayrıntılar Travelex Muhbirlik Politikasında belirtilmektedir. Bu kitapçığın sonunda, faaliyet gösterdiğimiz her bir ülkenin Muhbirlik irtibat numaraları yer almaktadır. Şirket Aktiflerinin Kullanımı Travelex çalışanları, Travelex'e ve müşterilerimize ait aktifleri uygun bir şekilde korumalı ve kullanmalıdırlar. Söz konusu aktifler (örneğin) maddi ve fikri mülkiyet, sistemler, fonlar, bilgiler ve müşteri detaylarını içermektedir. Aktiflerin, sistemlerin ve bilgilerin kötüye kullanılması (örn. uygunsuz e-posta göndermek veya çirkin/uygunsuz web sitelerine girmek) yasaktır ve böyle bir davranış, söz konusu kişinin disiplin cezası almasına yol açabilir ve ayrıca yasa dışı olabilir. Gizli Bilgiler

5 Müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, satıcılarımız, ortaklarımız, çalışanlarımız ve Travelex ile ilgili bilgiler (örn. işlemler, mali bilgiler, sistemler, veriler, yazışmalar, mevzuata ilişkin ve resmi münasebetler) kesinlikle gizli tutulmalı ve tüm çalışanlar ve tedarikçiler, Veri Koruma Politikamız ve eğitimimiz gereğince söz konusu verileri korumak için uygun adımları atmalıdırlar. Gizli bilgilerin kaybı veya olası kaybı halinde, bu durum tespit edilir edilmez derhal bölge müdürüne ve Uyum Departmanına bildirilmelidir. Veri kaybını rapor etmemek ciddi bir disiplin suçudur. Rapor edilen söz konusu tüm vakalar Uyum Departmanı tarafından kayıt altına alınmaktadır. Siyasi Katılım ve Destekler Travelex siyasi açıdan tarafsız bir şirkettir. Yasama ile ilgili gelişmeleri takip ediyor ve kendi menfaatlerimizi ve müşterilerimizin menfaatlerini koruma güdüsüyle hareket ediyoruz. Bir siyasi partide resmi olarak görev yapan veya görev almak isteyen (örn. yerel meclis üyesi, parti görevlisi) tüm çalışanlar, önceden Uyum Departmanını bilgilendirmeli ve söz konusu makamı/görevi olası bir çıkar çatışması olarak deklare etmelidirler. Ücretsiz Muhbirlik Telefon Hatları ÜLKE YEREL ERM NUMARASI Avustralya Bahreyn Belçika Brezilya Kanada Çin (Güney) Çin (Kuzey) Çek Cumhuriyeti Fransa Almanya Hong Kong Hindistan talya Japonya Malta Makao Malezya Hollanda Yeni Zelanda Nijerya Umman Katar Singapur Güney Afrika sviçre BAE Birleik Krallık ABD