T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ DOSY

Transkript

1 T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İL MİLLÎ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSY YA PLAN NI 2011 / İSTANBUL

2 Başbakanlıktan: Konu : Standart Dosya Planı Genelge GENELGE 2005/7 Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamak amacıyla, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün koordinasyonunda "Standart Dosya Planı" çalışmaları başlatılmış ve kamu kurum ve kuruluşlarının kendi "Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı"nı hazırlamaları, 11/06/2002 tarih ve B.02.0.PPG sayılı yazı ile talimatlandırılmıştır. Ayrıca; tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından ortaklaşa kullanılacak olan, kurumların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerine ait dosya planlarının da Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanması öngörülmüş ve bu çalışma sonuçlandırılarak, Genelge ekinde bulunan "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı" hazırlanmıştır. Söz konusu talimat doğrultusunda "Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı"nı hazırlayan kamu kurum ve kuruluşları, bu dosya planlarına "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı"nı da eklemek suretiyle dosya planlarını oluşturmuş olacaklar ve Genelgenin yayımı tarihinden itibaren uygulamaya başlayacaklardır. Ana hizmet birimlerine ilişkin dosya planlarını henüz hazırlamamış bulunan kurum ve kuruluşlar ise bu yükümlülüklerini en kısa sürede yerine getirecekler, ancak ortak alanlarda belirtilen faaliyetler için "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı"nı uygulamaya başlayacaklardır. Belediyeler ve özel idarelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planları İçişleri Bakanlığınca, üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planları ise Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığınca en kısa sürede hazırlanarak Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilecek, mezkûr Genel Müdürlükçe onaylanmasını müteakip ortak alanlarla birlikte tüm belediye, özel idare ve üniversitelerde kullanılmaya başlanacaktır. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Recep Tayyip ERDOĞAN Başbakan 1

3 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE STANDARTLAŞMA Kamu kurum ve kuruluşlarının hedefi, üstlenmiş oldukları görev ve fonksiyonları en iyi şekilde yerine getirecek verimli bir çalışma düzenini oluşturmak ve bu sayede başarılı olmaktır. Bunun sağlanabilmesi etkili bir yönetim anlayışı ile mümkündür. Etkili bir yönetimin sağlanabilmesinde ise, evrak, dosya ve arşiv gibi hizmetler en önemli unsurları oluşturmaktadır. Gerek etkili bir yönetim için ihtiyaç duyulan bilginin zamanında temini, gerekse toplumun bilgi edinme hakkı doğrultusunda talep edebileceği her türlü bilgi ve belgeye anında erişimi ve paylaşımı; bilginin kayıtlı bulunduğu ortamların teşekkülü safhasında disiplin altına alınması ile mümkündür. Bu ise, kuralları önceden belirlenmiş bir dosyalama sisteminin uygulanması ile sağlanabilecektir. Kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama hizmetleri, üzerinde önemle durulması gereken bir işlem olarak görülmemiş; dosyalama işlemlerinde birimler tamamen bağımsız bırakılmıştır. Birimlerin birbirlerinden habersiz dosyalama yapmaları ise, kurum içinde birlikteliği ortadan kaldırdığı gibi bilgi ve belgeye erişimi adeta imkansız hale getirmiştir. Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır. Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturacaktır. Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştıracak ve verimliliği artıracaktır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir. STANDART DOSYA PLANI Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Dosya Planı, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan Standart Dosya Planı projesinin sonucu olup, planda; ve rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından, rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların Standart Dosya Planı hazırlamakla görevli birimleri tarafından, 2

4 hazırlanmıştır. Kurumların teşkilat kanunlarında anahizmet birimi olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar birimlerin adı veya ana faaliyet adı zikredilmek suretiyle sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta benzer faaliyet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı ad ve numara ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Planda, anahizmet birimi veya faaliyeti adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilgileri dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içerisinde bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinde de bu yapı korunmuş, ancak konular birim adı yerine faaliyetin adı altında sıralanmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin; Halkla İlişkiler Vatandaşların Talep ve Şikayetleri Talepler Şikayetler Görüş ve Teklifler Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, ana konu altında sıralanmış alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını hedeflemektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı:B.02.0.ARV A B C A:Haberleşme Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları Sayı bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya 3

5 hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların sayı bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani dosya numarası uygulaması da sağlanmış olacaktır. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Anahizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, anahizmet birimi adı veya anahizmet faaliyeti altında listelenen konulardan faydalanılarak; Yardımcı hizmet, danışma, denetim veya genel konuları ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise, ve sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır. Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular Genel i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve Diğer adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektirdiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın Ek-1 ve Ek-2 bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda Ek-1 ve Ek-2 bölümünde verilen kısaltmalar dosya numarasına yansıtılarak kullanılacak ve ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Örnek-1: Ülkelere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; DE: Almanya ile Enerji Konusunda İşbirliği IQ: Irak ile Enerji Konusunda İşbirliği Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; : Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) : Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Bayburt) Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla s kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Örnek-1: Kararlar için; S 54/351: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı S 035: 35 numaralı Satınalma Komisyon Kararı Örnek-2: Dava dosyaları için; S 2004/13: 2004/13 sayılı idari dava dosyası S 2003/115: 2003/115 sayılı icra dava dosyası 4

6 Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan veya konunun uzmanı evrak memurları tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek, yazıya yansıtılacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. Anahizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek, verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. Kurum ve kuruluşlar, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere dosya planından sorumlu bir birim belirleyeceklerdir. Planın ekinde bulunan İndeks, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar işlemdeki yazılar adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan Kurum adı veya rumuzu, Birim adı veya rumuzu, Dosya numarası, Konu adı ve yılı gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır(ek-3). Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunacaktır. Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanısıra, dosyaların arşivde raf üzerinde bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak asli düzen in kendiliğinden oluşumuna da temel teşkil edecektir. Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Kurumların kendi arşiv yönetmelik hükümlerine 5

7 uyulacaktır. Dosya planında, yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, düzenlenmesi gereken alan; -Anahizmet birimlerinin numaralandırıldığı sayısal aralığında ise, dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce, -Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı ile sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe, uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Üniversite, belediye ve özel idarelerin ana hizmet birimleri faaliyetlerini ihtiva eden dosya planlarında yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması yada düzeltilmesi gerektiği durumlarda, belediyeler ve özel idareler için İçişleri Bakanlığı; üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı haberdar edilmek suretiyle uygun görülen düzeltmeler yapılacaktır. Bu kurumlar, bahis konusu dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcı kuruluşlarca güncel dosya planının takibini ve kullanımını sağlayacaklardır. Dosya planında Diğer adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir. Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl sonunda yapılacaktır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan Ortak Alanlar ve web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir. 6

8 Revizyon Tarihi 2009 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon No 1 Sayfa No 1 / 10 GENEL AÇIKLAMALAR Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur. Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır. Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen veya sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda ( sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için veya sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. 7

9 Revizyon Tarihi 2009 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon No 1 Sayfa No 2 / 10 Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin; Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri İnceleme ve Denetleme Arşivlerden Yararlanma 805 Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı :B.02.0.ARV Birim Kodu Dosya No Kayıt No Birim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile 8

10 Revizyon Tarihi 2009 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon No 1 Sayfa No 3 / 10 kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Dosya planı ile, yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numarası" uygulaması da sağlanmış olacaktır. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır. Dosya Planlarının ve sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. Kurum dışından gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır. Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Örneğin, yıl içerisinde Personel işleri ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda 900 Personel İşleri kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. 900 Personel İşleri adlı bir dosya, sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir. Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu 9 ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış Diğer adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini 9

11 Revizyon Tarihi 2009 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon No 1 Sayfa No 4 / 10 ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır. Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda 99 Diğer adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır. Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "" adıyla dosya açılabilecektir. Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenip, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve kurumun dosya planından sorumlu birimlere bildirilecektir. Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, / işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiği durumlarda da ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod ; (noktalıvirgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; /69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt) /DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) [54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı 10

12 Revizyon Tarihi 2009 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon No 1 Sayfa No 5 / [2004/13]: 2004/13 no lu idari dava dosyası [C-46] : C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç ın Yurt içi Görevlendirmesi [TBAG-719]: TBAG-719 no lu Tübitak Projesi (izleme ve raporlama) /06[TBAG-719]: Ankara ili ile ilgilitbag-719 no lu Tübitak Projesi Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan görevliler tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Ünite amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir. Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir. Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için Genel İşler bölümünde yer alan 020 Olurlar, onaylar kodu kullanılmamalıdır. Alınması gereken onay satınalma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satınalma kodu ile tanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği 020 Olurlar adı ile açılacak dosyada toplanabilecektir. 11

13 Revizyon Tarihi 2009 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon No 1 Sayfa No 6 / 10 Strateji Geliştirme birimleri, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa Özel Kodu gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır Ek-3. Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunacaktır. Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşumuna da temel teşkil edecektir. Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır. Dosya planında, yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi üzerine 12

14 Revizyon Tarihi 2009 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon No 1 Sayfa No 7 / 10 bu Genel Müdürlükçe, uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Dosya planlarında öngörülen değişiklikler yıl sonlarında yapılacaktır. Üniversite, belediye ve özel idareler, dosya planlarına yeni konuların ilavesi, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi taleplerini, belediyeler ve özel idareler için İçişleri Bakanlığına; üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığına bildirmek zorundadırlar. Bu kurumların dosya planlarından sorumlu birimlerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi ve bu Genel Müdürlüğün uygun görmesi halinde gerekli düzeltmeler yapılabilecektir. Kurumlar ve Kuruluşlar dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcıların güncel dosya planını takip etmelerini sağlayacaklardır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan "Ortak Alanlar" ve web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir. 13

15 A. STANDART DOSYA PLANI KOD NUMARASI DOSYA EVRAK NUMARASI KAYIT NO A. BB. C. DDD. E. FF. GG. HH.- JJ KK B MEM / B C Yürütme MEB Taşra Milli İl İl İlçe Birim Organı Teşkilatı Eğt.Md. Teşkilatı Kodu Kodu Kodu ANA DOSYA A :Yasama Organları B :Yürütme Organları C :Yargı Organları D: Özel Kuruluşlar ve Dernekler (1991/17 Sayılı Başbakanlık Genelgesi) 1.ALT KONU 01 ADALAR BAŞBAKANLIK 02 AVCILAR STANDART DOSYA PLANINDAN 03 BAĞCILAR İNDEKS' TEN ALINACAK 04 BAHÇELİEVLER 05 BAKIRKÖY ÖZEL KALEM BÖLÜMÜ BAYRAMPAŞA İLKATAMA BÖLÜMÜ BEŞİKTAŞ MUHASEBE BÖLÜMÜ BEYKOZ SAĞLIK İŞLERİ BÖLÜMÜ BEYOĞLU ÖZEL OKULLAR BÖLÜMÜ ESENLER MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM ATAMA BÖLÜMÜ EYÜP EĞİTİM ARAÇLARI VE DONATIM BÖLÜMÜ FATİH İLKYATIRIM BÖLÜMÜ GAZİOSMANPAŞA ÖZEL EĞİTİM HİZMETLERİ BÖLÜMÜ GÜNGÖREN OKUL İÇİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR BÖLÜMÜ KADIKÖY EĞİTİM-ÖĞRETİM, ÖĞRENCİ İŞLERİ BÖLÜMÜ KAĞITHANE İLKÖĞRETİM MÜFETTİŞLERİ BAŞKANLIĞI KARTAL SİVİL SAVUNMA BÖLÜMÜ KÜÇÜKÇEKMECE ÖZLÜK (KADRO-TERFİ) BÖLÜMÜ MALTEPE YAYGIN EĞİTİM BÖLÜMÜ PENDİK PERSONEL ATAMA BÖLÜMÜ SARIYER KÜLTÜR BÖLÜMÜ ŞİŞLİ ORTAÖĞRETİM ATAMA BÖLÜMÜ TUZLA BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER BÖLÜMÜ ÜMRANİYE ÖĞRETMENE HİZMET VE SOSYAL İŞLER BÖLÜMÜ ÜSKÜDAR İNCELEME, SORUŞTURMA VE DEĞERLENDİRME BÖLÜMÜ ZEYTİNBURNU STRATEJİ GELİŞTİRME BÖLÜMÜ BÜYÜKÇEKMECE ÖZEL DERSHANELER BÖLÜMÜ ÇATALCA DIŞ İLİŞKİLER, YURT DIŞI EĞİTİM VE DENKLİK BÖLÜMÜ SİLİVRİ ÖZEL ÖĞRETİM SÜRÜCÜ KURSLAR BÖLÜMÜ SUTANBEYLİ PROĞRAM GELİŞTİRME BÖLÜMÜ ŞİLE HİZMET İÇİ EĞİTİM BÖLÜMÜ ARNAVUTKÖY BİLGİSAYAR VE SINAV HİZMETLERİ BÖLÜMÜ ATAŞEHİR OKUL ÖNCESİ EĞİTİMİ BÖLÜMÜ BAŞAKŞEHİR İDARE (MEVZUAT) BÖLÜMÜ BEYLİKDÜZÜ BAĞIŞ YATIRIM VE EMLAK BÖLÜMÜ ÇEKMEKÖY ÖĞRENCİ KAYIT İŞLERİ BÖLÜMÜ ESENYURT BURSLAR VE YURTLAR BÖLÜMÜ SANCAKTEPE KIZ TEKNİK ATAMA BÖLÜMÜ SULTANGAZİ ORTA YATIRIM BÖLÜMÜ 38 DEPREM İŞLERİ BÖLÜMÜ 39 ÖZLÜK (EMEKLİLİK- ÖN İŞLEM- SİCİL) BÖLÜMÜ 40 İLSİS-NORM KADRO BÖLÜMÜ 43 ARŞİV BÖLÜMÜ 44 AB EĞITIM PROGRAMLARI VE PROJELER YÜRÜTME BÖLÜMÜ 45 SENDİKALARLA İLİŞKİLER BÖLÜMÜ 46 ÜCRETSİZ DERS KİTAPLARI DAĞITIM BÖLÜMÜ 47 REHBERLİK VE DANIŞMA HİZMETLERİ BÖLÜMÜ 48 TAŞIMALI EĞİTİM-EĞİTİM BÖLGELERİ VE EĞİTİM KURULLARI BÖLÜMÜ 49 14

16 DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 1 GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ Eğitim ve Öğretim İşleri Öğrenci İşleri Sosyal, Kültürel ve Sportif Faaliyetler Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi Özel Öğretim Kurumları Eğitim Teknolojileri İşleri DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş İşleri YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi-İşlem İşleri Dış İlişkiler ve AB İşleri Emlak ve İnşaat İşleri Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri İdari İşler Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satınalma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri Sosyal İşler ve Sağlık İşleri

17 Kurum Tanıtım Yönetmeliğine göre güncellenmiştir. T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İL MİLLÎ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ KANUNLAR

18 T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İL MİLLÎ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İL MİLLÎ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İL MİLLÎ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ KANUNLAR TÜZÜKLER YÖNETMELİKLER

19 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01 Talimatlar 02 Duyurular 03 Sirkülerler 08 Rehber, Kılavuz 09 Standartlar 020 Olurlar, Onaylar 020 yazışma kodu olmayıp, yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır. 030 Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller 01 Anlaşmalar 02 Sözleşmeler 03 Protokoller 04 Şartnameler 01 İdari 02 Teknik 030 ve alt açılımlarına ait konular bir faaliyetin parçası olarak farklı kodla tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır. 040 Faaliyet Raporları 01 Haftalık 02 Aylık 03 Üç Aylık 04 Altı Aylık 05 Yıllık 06 Konsolide 041 Brifingler ve Bilgi Notları 01 Brifingler 02 Bilgi Notları 042 İstatistikler 044 Anketler 045 Görüşler 01 Teknik ve Mesleki 02 Hukuki 03 İdari Saklama Süresi Saklama Kodu Mevzuat tasarılarına ilişkin görüşler için de kodu kullanılacaktır. 050 Kurullar ve Toplantılar 01 Genel Kurullar, Senatolar, Meclisler 01 Seçim ve Atama İşleri 02 Davetler ve Gündemler 18

20 03 Tutanaklar 04 Kararlar 05 Ödemeler 02 Yönetim Kurulları, Belediye Encümeni 03 Danışma, Disiplin, Koordinasyon Kurulları 04 İhtisas Kurulları 05 Konseyler 06 Komite, Komisyonlar in alt açılımı, için de aynı usulde uygulanabilecektir Aynı konu numarasını taşıyan birden çok Kurul, Komisyon vb. nin her biri, kurumsal özel bir kodla tanımlanır ve bu özel kodlar köşeli parantez içinde konu numarasının ardından yazılarak, gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanır. 051 Bilimsel ve Kültürel Toplantılar 01 Kongre 02 Konferans 03 Şura 04 Sempozyum 05 Seminer 06 Bienal 07 Kurultay 08 Çalıştay 09 Panel 10 Kolokyum 060 Kalite Yönetim Sistemi 01 Kalite El Kitabı 02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler 04 Talimatlar 05 Formlar Eğitim Faaliyetleri için bkz. Eğitim İşleri 07 İzleme ve Ölçme İşlemleri 01 Müşteri Memnuniyeti (Veri Analizi) 02 Tetkik İşlemleri 03 İzleme ve Ölçme Sonuçlarının Analizi (Veri Analizi) 08 İyileştirme İşlemleri 01 Düzeltici Faaliyetler 02 Önleyici Faaliyetler 09 Bireysel Öneriler 10 Yönetimin Gözden Geçirmesi 11 Hizmet (Ürün) Gerçekleştirme 01 Planlama 02 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi ve Gözden Geçirilmesi 03 Tasarım ve Geliştirme 04 Üretim ve Hizmet (Ürün) Sağlanması (Sunulması) Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ 100 Eğitim ve Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları 15 A 01 Okul Öncesi ve İlköğretim Programları 01 Hazırlama/Geliştirme 02 Uygulama 03 Değerlendirme Saklama Süresi Saklama Kodu 19

21 04 Revizyon 02 Genel Ortaöğretim Programları 03 Mesleki Ortaöğretim Programları 04 Yaygın Eğitim Programları 15 C 'in alt açılımları için de aynı usulde uygulanabilecektir. 102 Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi 5 D 103 Ölçme ve Değerlendirme 10 D 105 Okul, Kurum Açma, Kapatma, Devir, Ad Verme İşleri 15 A 01 Okul, Kurum, Program Açma/Kapatma/Devir İşlemleri 02 Alan/Dal Açma/Kapatma/Devir İşlemleri 03 Okullara Ad Verme İşlemleri 04 Pansiyon Açma/Kapatma/Kapasite Belirleme İşlemleri 05 Mülga İşlemleri 06 Halk Katkılarına Ait İşlemler 15 C 110 Kontenjanların Belirlenmesi 5 D 01 Okul Düzeyinde 02 Eğitim Bölgesi Düzeyinde 03 Yatılı İlköğretim Öğrenci 04 Yatılı Öğrenci 05 Mesleki ve Teknik Ortaöğretim Kurumları Alan/Dal 5 C 115 Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül)/Ders Kitaplar B C 01 Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül) 02 Temel Ders Kitapları 03 Öğretmen El Kitapları 04 Yardımcı Ders Kitapları 05 MEB Ders Kitaplarının Yazılması 06 İş ve İşlem Yaprakları B C 116 Ders Kitapları ve Diğer Eğitim Araçlarını İnceleme 15 D 01 MEB Ders Kitapları 02 Yabancı Ülke Ders Kitapları 03 Özel Sektör Ders Kitapları 15 C 117 Ders Araç ve Gereçleri Hazırlama Çalışmaları 10 D 01 Temrin Hazırlama 02 Özel Eğitime Yönelik Ders Araç ve Gereçleri Hazırlama Çalışm. 03 Laboratuar Hazırlığı 10 C 120 Ders Planları 10 D 01 Ünitelendirilmiş Yıllık Plan 02 Günlük Plan 03 Ünite Planı 04 Ders Planı 10 C 121 Haftalık Ders Dağıtım Çizelgeleri ve Programları 5 D 01 Haftalık Ders Dağıtım Çizelgeleri 02 Haftalık Ders Programları 5 C 125 Sınav Komisyonları/Sınavlar 10 D 01 Sınav Komisyonları 02 Okul/Kurumda Yapılan Sınavlar 03 Okul/Kurumda Yapılan Ortak Sınavlar 04 Merkezi Sistemle Yapılan Sınavlar 05 Yurtdışı Sınavları 10 C 130 Telafi Eğitimi 10 D 20

22 01 Yapılamayan Dersler İçin Düzenlenen Yetiştirme/Telafi Eğitimi 02 Meslek Lisesi Dip. Almak İçin Telafi Eğitimi 03 Denklik İşlemlerinde Telafi Eğitimi 04 Çıraklık Eğitiminde Telafi Eğitimi 05 Çıraklık Eğitiminde Yoğunlaştırılmış Eğitim 06 Ustalık Eğitiminde Yoğunlaştırılmış Eğitim 10 C 135 Eğitim Kurumlarında Açılan Kurslar 10 D 01 Meslek Edindirme Eğitimi ve Kursları 01 Kalfalık 02 Ustalık 03 Eğitici Ustalık 02 Geliştirme ve Uyum Kursları 03 Yaygın Eğitim Kursları 04 Yetiştirme ve Hazırlık Kursları 05 Yurtdışı Mesleki ve Teknik Eğitim Kursları 06 Özel Sektörle İşbirliği Kursları 10 C 140 Taşımalı Eğitim 10 D 141 Tam Gün Tam Yıl Eğitim Uygulaması 10 D 142 İkili Mesleki Eğitim Uygulaması 10 D 145 Mesleki Açık Öğretim İşlemleri 10 D 150 Yüksek Öğrenim İşleri 15 C 01 Yurt Dışında Özel Yüksek Öğrenim Göreceklerin İşlemleri 02 Resmi Burslu Öğrenci İşlemleri (T.C. Vatandaşları) 03 Resmi Burslu Öğrenci İşlemleri (Yabancı Uyruklu) 15 C 155 Yurt Dışı Eğitim-Öğretim İşleri 01 TCS (Türk Cumhuriyetleri Sınavı) İşleri 5 D 02 Yurt Dışı Türkiye Türkçesi Eğitim Öğretim Merkezi İşleri 15 C 03 Yurt Dışında Yaşayan Vatandaşların Çocuklarının Eğitimi 15 C 01 Türkçe ve Türk Kültürü Dersleri İle İlgili İşlemler 02 Yabancı Dil Olarak Türkçe Dersleri İle İlgili İşlemler 04 Öğrenim Belgelerinin Teyidi 15 C 15 C 160 Özel Eğitim, Rehberlik ve Danışma Hizmetleri 10 D 01 Özel Eğitim Hizmetleri 01 Özel Eğitim Sınıfları 02 Kaynaştırma Eğitimi 03 Bireyselleştirilmiş Eğitim Programları 04 Özel Eğitimde Aile Eğitimi Çalışmaları 05 Evde Özel Eğitime Muhtaç Öğrencilerle İlgili İşlemler 02 Rehberlik ve Danışma Hizmetleri 01 Psikolojik Ölçme Araçları 02 Rehberlik Programları 03 Rehberlik Araştırma Merkezleri Modülü Çalışmaları 04 Eğitsel ve Mesleki Rehberlik Çalışmaları 05 Hayat Boyu Rehberlik Çalışmaları 06 Kariyer Rehberliği Çalışmaları 07 Uyumlu Eğitim Ortamları Oluşturma Çalışmaları 08 Psikososyal Koruma ve Önleme Çalışmaları 09 Öğrenci Tanıma ve Tanılamaya İlişkin Çalışmalar 10 Aile Eğitim ve Rehberlik Çalışmaları 11 Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik 03 Tanıtım ve Yöneltme Çalışmaları 01 Mesleki Rehberlik 04 Şiddet Eylemlerinden ve Zararlı Maddelerden Korunma 01 Şiddet Eylemlerinden Korunma 02 Zararlı Maddelerden Korunma 10 C 21

23 165 Eğitime Yardımcı Dernek ve Kurumlar 10 D 01 Okul Aile Birlikleri 02 Sivil Toplum Kuruluşları 01 Öğrenci Konseyi 02 Veli Konseyi 10 C 170 Yerel Yönetimlerdeki Eğitimle İlgili Kararlar 10 D 01 İdare Meclisi 02 İl Encümeni 03 Özel Komisyonlar 10 C 175 Meslek Standartları ve Tanımları 15 A 01 Sektör Komiteleri 02 Meslek Standartları 03 Meslek Tanımları 04 Nitelik Kod Kılavuzu Çalışmaları 15 C 188 Nöbet Hizmetleri 2 D 01 Müdür Yardımcısı Nöbeti 02 Öğretmen Nöbeti 03 Belletici Nöbeti 04 Öğrenci Nöbeti 2 D 198 Eğitimle İlgili Defter, Dosya, Çizelge ve Belgeler B C 01 Defterler 01 Diploma Defteri 02 Tasdikname Defteri 03 Sınıf Geçme Defteri 04 Yıllık Devamsızlık Defteri 05 Öğrenci Kütük Defteri 06 Kalfalık Belge Defteri 07 Ustalık Belge Defteri 08 Eğitici Ustalık Belge Defteri 09 Belge Defteri(Okulda verilen kurslarla ilgili belgelerin defteri) 02 Mezuniyet/Ayrılma Belgeleri 01 Diploma 02 Geçici Mezuniyet Belgesi 03 Öğrenim Belgesi 04 Öğrenim Durum Belgesi 05 Tasdikname 06 Yüz Yüze Eğitimi Tamamlama Belgesi 03 Sertifika,Kurs/Tamamlama ve Diğer Belgeler 01 Sertifika 02 Kurs Belgesi 03 Kalfalık Belgesi 04 Ustalık Belgesi 05 Usta Öğreticilik Belgesi 06 Bitirme Belgesi 07 Mesleki Eğitimi Tamamlama Belgesi 08 İş Yeri Açma Belgesi 09 Öğrenci Belgesi 04 Öğrenci Kişisel Dosyaları B C 199 Eğitim Öğretim İle İlgili Diğer İşler 10 C Yangın Talimatı ve Ekipleri için Bkz. Ortak Alanlar, Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri, Yangın, Yangın Önleme ve Korunma İşleri (955.01) Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı İçin Bkz. Ortak Alanlar, Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri, Koruyucu Güvenlik İşleri, Sabotajlara Karşı Koruma Planları, Koruma Planları (952.01) Sivil Savunma Ekipleri İçin Bkz. Ortak Alanlar, Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri, Sivil Savunma İşleri, Sivil Savunma Planlama İşleri ( ) 22

24 Sabotajlara Karşı Koruma Planları İçin Bkz. Ortak Alanlar, Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri, Koruyucu Güvenlik İşleri, Sabotajlara Karşı Koruma Planları, Koruma Planları (952.01) Emniyet ve Kaza Önleme Planları İçin Bkz. Ortak Alanlar, Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri, Koruyucu Güvenlik İşleri (952.99) Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-Kabul B D 210 Nakil ve Geçişler 5 D 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 5 C 215 Denklik İşleri B C 01 Yurtdışı Eğitim Denkliği 02 Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 10 C 220 Devam-Devamsızlık 5 D 225 Ödül ve Disiplin İşleri 15 D 01 Ödül İşleri 01 Teşekkür Belgesi 02 Takdirname Belgesi 03 Onur Belgesi 04 Başarı Belgesi 05 Üstün Başarı Belgesi 02 Disiplin İşleri 15 D 230 Öğrenci Askerlik İşlemleri 5 D 235 Yabancı Uyruklu Öğrenciler (İlk ve Orta Öğretim) B C 240 Mezunların İzlenmesi 10 D 245 Yatılılık/Bursluluk İşlemleri 10 D 01 İl/İlçe Yatılılık ve Bursluluk Komisyonu İşlemleri 02 Parasız Yatılılık 03 Paralı Yatılılık 04 Bursluluk 01 Devlet Bursları 02 Şartlı Nakit Transferi İşlemleri 03 Özel Kurum/Kuruluşlarca Verilen Burslar 05 Yarım Yatılılık 10 C 250 Okul ve İşletmelerde Meslekî Eğitim/Staj Çalışmaları 01 Öğrenci Sigorta İşlemleri B D 02 İş Kazaları B D 03 Meslek Hastalıkları B D 04 Öğrenci ve Veli Talepleri 5 D 5 D 299 Öğrenci İşleriyle İlgili Diğer İşler 10 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER 300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) 305 Öğrenci Meclisleri 5 D Saklama Süresi Saklama Süresi Saklama Kodu Saklama Kodu 23

25 01 Okul Öğrenci Meclisi 02 İl Öğrenci Meclisi 03 Türkiye Öğrenci Meclisi 5 C 310 Müsamereler, Yarışmalar 5 D 01 Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar 01 Özel 02 Resmi 02 Halkoyunları Yarışmaları 03 Müzik Yarışmaları 04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri 05 Sponsorluk 5 C 315 Kardeş Okul Uygulamaları 15 A 01 Yurt İçi 02 Yurt Dışı 15 C 316 Dost Aile Uygulamaları 15 A 317 Misafir Öğrenci Uygulamaları 10 D 320 Öğrenci/Çocuk Kulüpleri 5 D 325 Toplum Hizmeti Çalışmaları 5 D 330 Spor Faaliyetleri 10 D 01 İlköğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları 02 Ortaöğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları 03 Dünya Liseler Arası Spor Yarışmaları 04 Sponsorluk 10 C 335 İzcilik Faaliyetleri 10 D 01 İzcilik Kampları 02 İzci Ünitelerinin Kurulması 03 İzci Evleri 04 Arama, Kurtarma, İzci Birliği 05 İl İzci Kurulları 06 İzcilerin Eğitimi 10 C 340 Öğrenci Eğitim Faaliyetleri (Kamplar) 5 D 01 Öğrenci Eğitim Yaz Kampları 02 Öğrenci Eğitim Kış Kampları 03 Uluslar Arası Öğrenci Eğitim Kampları 5 D 349 Sosyal ve Kültürel Faaliyetlerle İlgili Diğer İşler 10 C Tur ve Geziler İçin Bkz. Ortak Alanlar,Tanıtım ve Yayın İşleri, Kültür ve Tanıtım İşleri, Tur ve Geziler (821.04) Fuar, Galeri, Sergi, Kermes vb. Sosyal ve Kültürel Faaliyetler İçin Bkz. Ortak Alanlar,Tanıtım ve Yayın İşleri, Kültür ve Tanıtım İşleri ( ) Bayramlar, Belirli Gün ve Haftalar İçin Bkz. Ortak Alanlar,Tanıtım ve Yayın İşleri, Kültür ve Tanıtım İşleri, Özel Gün ve Haftalar (821.07) Mezuniyet Törenleri vb. hertürlü Törenler İçin Bkz. Ortak Alanlar,Özel Kalem ve Protokol İşleri, Törenler (880) Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRETMEN YETİŞTİRME VE EĞİTİMİ 350 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi İşleri (Genel) 355 YÖK'le İlişkiler 15 D 01 Üniversitelerle İlişkiler 02 Eğitim Fakülteleri İle İlişkiler Saklama Süresi Saklama Kodu 24

26 03 Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu İle İlişkiler 15 C 360 Öğretmen Yeterlikleri 15 D 01 Okul Temelli Meslekî Gelişim (Dünya Bankası Destekli) 02 Ortaöğretim Kademesi Öğretmenlerinin Özel Alan 03 Yeterliklerinin Belirlenmesi (AB Destekli) Öğretmen Mesleği Genel Yeterlikleri İle İlköğretim Kademesi Öğretmenlerine İlişkin Özel Alan Yeterlikleri 04 Öğretmenliğe Atanacakların Alanlarıyla İlgili İşlemler 05 Yurt Dışından Mezun Olan Öğretmen Adayları İle İlgili İşlemler 15 C 399 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimiyle İlgili Diğer İşler 15 C Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Yetiştirilmesi İçin Bkz. Ortak Alanlar, Eğitim İşleri ( ) Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI 400 Özel Öğretim Kurumları (Genel) 405 Özel Okul İşleri B C 01 Türk Okulları 02 Yabancı Okulları 03 Azınlık Okulları 04 Uluslar Arası Okullar 05 Özel Okullarla İlgili Verilen Görüşler B C 410 Özel Yaygın Eğitim Kurumları B C 01 Özel Dershane İşleri 02 Sürücü Kursları İşleri 03 Çeşitli Özel Kurslar 04 Uzaktan Öğretim Yapan Kuruluşlar 05 Hizmetiçi Eğitim Merkezleri 06 Öğrenci Etüd Eğitim Merkezleri 07 Özel Eğitim ve Rehabilitasyon Merkezleri B C 415 Trafik Genel Eğitim Planı 10 D 420 Öğrenim Ücreti İşleri 10 D 425 Ücretsiz Öğrenci/Kursiyer İşleri 10 D 449 Özel Eğitimle İlgili Diğer İşler 10 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ 450 Eğitim Teknolojileri İşleri (Genel) 451 Kalite Kontrol İşleri( Radyo, TV Prog., Eğitim Yazılımları) B D 455 Radyo ve Televizyon Programlarının Hazırlanması B C 460 Ürün Tasarım ve Planlama İşleri B C 01 Senaryo Hazırlama ve Tasarım 02 Videografik ve Animasyon Hazırlama 03 Eğitim Materyalleri Grafik Tasarımları 04 Eğitim Yazılımı Tasarım Çalışmaları B C 465 Dijital Fotoğraf Arşivi İşleri B A 470 Eğitim Materyallerini Çoğaltma, Pazarlama ve Yayınlama İşleri 10 D 471 Sınav Evrakının Dağıtımı 5 D Saklama Süresi Saklama Süresi Saklama Kodu Saklama Kodu 25

27 475 Soru Hazırlama İşleri 5 D 480 Merkezi Sistem Sınavları 10 D 01 Seviye Belirleme Sınavı (SBS) 02 Devlet Parasız Yatılılık ve Bursluluk Sınavı (DPYBS) 03 Açık Öğretim Okulları Sınavları (AÖOS) 04 Motorlu Taşıt Sürücü Adayları Sınavları (MTSAS) 05 Diğer Sınavlar (Protokollü Sınavlar) 06 Merkezi Sistem Sınavları İle İlgili İtirazlar 10 C 485 Çağrı Merkezi (Call Center) 5 D 01 Talepler 02 Şikâyetler 03 Bilişim Teknolojisi Sınıfları Arıza Bildirimleri 5 C 490 Açık Öğretim Okulları 10 D 01 Açık Öğretim Liseleri 02 Açık İlköğretim Okulları 03 Mesleki Açık Öğretim Liseleri 04 Mesleki ve Teknik Açık Öğretim Okulları 10 D Açık Öğretim Kurumları Öğrenci Ders Notlarının 495 Hazırlanması ve Halk Eğitim Merkezi Müdürlüklerine 10 D Gönderilmesi İşleri 499 Eğitim Teknolojileriyle İlgili Diğer İşler 10 C Baskı İşleri İçin Bkz. Ortak Alanlar, Tanıtım ve Yayın İşleri, Basım İşleri (825.01) Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ 600 Araştırma ve Planlama İşleri(Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01 Kuruluş, Yapılanma 02 Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03 Yönetimi Geliştirme 04 Teşkilat Şemaları ve Kadrolar 01 Teşkilat Şemaları 02 Norm Kadro Çalışmaları 01 Görev/İş Tanımları 02 Norm Kadro Pozisyonları 602 Plan ve Program İşleri 01 Kalkınma Planı 01 Hazırlık Çalışmaları 02 İzleme ve Değerlendirme 02 Orta Vadeli Plan/Program 03 Yıllık Plan/Program in alt açılımı, için de aynı usulde uygulanabilecektir 04 Stratejik Plan 01 Veri Toplama 02 Analiz ve Raporlama 03 Revizyon 05 Eylem Planları 06 Yönetim/İş Planları 07 Yatırım Programları 01 Hazırlık Çalışmaları 02 Yatırım Revizyonu 03 Ek Ödenek 04 Ödenek Aktarma Saklama Süresi 26 Saklama Kodu

28 05 Serbest Bırakma 06 Maliyet Revizyonu 07 Dönem Gerçekleştirme Raporları 08 Performans Programı 01 Veri Toplama 02 Maliyetlendirme 03 İzleme ve Değerlendirme 04 Revize İşlemleri 604 Proje İşleri 01 Araştırma Projeleri 01 Başvurular ve Proje Önerileri 02 Değerlendirme ve Onay 03 İzleme ve Raporlandırma 04 Değişiklikler ve Tadilatlar 05 Ödemeler ve Mali İncelemeler 06 Tescil/Patent/Fikri Mülkiyet İşlemleri 02 Araştırma/Geliştirme Projeleri in alt açılımları için de aynı usulde uygulanabilecektir. Her farklı proje için ayrı dosya açılacak olup, dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlayacak proje numaraları köşeli parantez ile kullanılabilecektir. Proje nin niteliğine göre, proje kapsamında yapılacak çeşitli alımlar satınalmalar, yapım gerektiren faaliyetler Yapımlar başlıklarında takip edilecektir. Bu dosyalar arasındaki ilişki, projenin özel numarası ile sağlanacaktır. 605 Araştırma İşleri 01 Veri Toplama 02 Raporlama 609 Koordinasyon İşleri 610 Soru Önergeleri 611 Çevre İşleri 01 Çevre Yönetimi 02 ÇED 03 Denetim 04 İklim Değişikliği 612 İç Kontrol 01 İç Kontrol Sistemi ve Standartlar 01 Süreçler 02 İzleme ve Değerlendirme 03 İnceleme ve Raporlama 02 Ön Mali Kontrol 619 Araştırma ve Planlama ile ilgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01 Basın Toplantıları 02 Basına Verilen Demeçler 03 Tekzipler 04 Basında Yer Alan Haberler 05 Basın Özetleri 622 Talep, Şikayet, Görüşler 01 Talep ve Şikayetler 02 Görüş ve Teklifler 03 Bilgi ve Belge Talepleri Saklama Süresi Saklama Kodu 27

29 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu HUKUK İŞLERİ 640 Hukuk İşleri (Genel) 641 Dava Dosyaları 01 Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi 02 Tahkim 01 Ulusal 02 Uluslar arası 03 Adli Davalar 01 Hukuk 02 Ceza 03 İcra 04 İdari Davalar 05 Vergi Davaları Her farklı dava için ayrı dosya açılacak olup, dava sürecinin bütün aşamalarına ilişkin belgeler ait olduğu dava dosyasından takip edilecektir. Dava esas numaraları veya dava dosyalarını birbirinden ayırmaya yarayacak özel numaralar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir. 645 Tebligatlar 646 Vekaletnameler, Azilnameler 645, 646 kodu ile tanımlanan konular bir dava sürecinin parçası olarak farklı kodlarla tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında ve dava konusu olmayan durumlarda dosya adı olarak kullanılacaktır. Saklama Süresi Saklama Kodu 650 Bilirkişi ve Ekspertiz 651 Uzlaşma İşlemleri 659 Hukukla İlgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Hukuki Görüşler (Mütalaalar) için bkz. Genel İşler TEFTİŞ/DENETİM İŞLERİ 660 Teftiş/Denetim İşleri(Genel) 661 Plan ve Programları 01 Yıllık 02 Dönemsel 662 Görev Emirleri Görev Emirlerinin denetim sürecinin bir parçası olarak kodları ile tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında 662 kodu dosya numarası olarak kullanılacaktır. 663 Denetim,İnceleme,Soruşturma ve Araştırma 01 Cevaplı 02 Denetim 03 Genel Durum 04 Ön İnceleme 05 İnceleme 06 Basit 07 Soruşturma 08 Araştırma 09 Bilgi 667 İhbar ve Suç Duyuruları 01 İhbar Saklama Süresi Saklama Kodu 28

30 02 Suç Duyuruları 668 Yüksek Denetleme ve KİT Komisyonu 01 Yüksek Denetleme Kurulu Raporları 01 İvedi Durum Raporları 02 Özel İnceleme Raporları 03 Dönem Raporları 04 Yıllık Raporlar 05 Kuruluşun Cevabi Raporları 02 KİT Komisyonu Raporları 679 Teftiş/Denetim ile İlgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BİLGİ İŞLEM İŞLERİ 700 Bilgi İşlem İşleri (Genel) 702 Yazılım Geliştirme ve Kodlama Çalışmaları 01 Analiz ve Tasarım Çalışmaları 02 Kodlama Çalışmaları 03 Test Çalışmaları 703 Bilgi İşletim Sistemleri Planlama ve Değerlendirme 01 Proje Yönetimi 02 Değişiklik Yönetimi 03 Güvenlik Yönetimi 04 Kaynak Yönetimi 05 Konfigürasyon Yönetimi 06 Olağanüstü Durum Yönetimi 07 Problem Yönetimi 704 Hatlar 01 İnternet 02 Data Hattı 03 İntranet 705 Sistem ile İlgili Talepler 01 Yazılım Talepleri 02 Donanım Talepleri Saklama Süresi Saklama Kodu Arıza ve Bakımlar İçin bkz. İdari İşler 708 Veri Girişi, İşleme Ve Aktarma İşleri 01 Kayıt 02 Düzeltme 03 Silme 04 Aktarma 05 Sorgulama 710 e-uygulamalar 01 Web Sayfası 02 Abonelik 03 e-imza 04 e-posta İşlemleri 05 Liste İşlemleri Eğitim ve Danışmanlık Faaliyetleri için bkz. Eğitim İşleri 29

31 Firma Bilgileri için bkz Satınalma ve Satış İşleri 713 Kullanım ve Erişim Yetkileri 01 Yetki Verilmesi 02 Yetki Kaldırılması 03 Yetki Değişikliği 719 Bilgi İşlemle İlgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ 720 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği (Genel) 721 Uluslararası Hukuk 724 Ülkelerle İlişkiler 01 Ülkelerle İkili İlişkiler 01 Genel Bilgiler 02 Anlaşmalar, Sözleşmeler, Protokoller 03 İşbirliği 04 Sorunlar 05 Yardımlar 02 Çok Taraflı Ülke İlişkileri 03 Türk ve Müslüman Topluluklarla İlişkiler Saklama Süresi Saklama Kodu in alt açılımındaki kodlar, ve için de aynı usulde uygulanabilecektir 730 Uluslararası ve Bölgesel Kuruluşlarla İlişkiler 01 Politikalar 02 Mevzuat ve Üyelik İşlemleri 01 Tüzük 02 Üyelik İşlemleri 03 Katkı Payları 03 Toplantılar 01 Genel Kurul 02 Yönetim Kurulu 03 Komiteler 04 Alt komiteler 05 Çalışma Grupları 06 Projeler 01 Uluslararası Projeler 02 Türkiye'ye Yönelik Projeler 07 İşbirliği 08 Rapor, İnceleme, Anket ve İstatistikler 01 Raporlar 02 İncelemeler 03 Anketler 04 İstatistikler 09 İrtibat Büroları 10 Bilgi ve Belge Talepleri 11 Başvuru ve Şikayetler 12 Denetim 13 Yardımlar Bölgesel veya uluslararası kuruluşlar için ayrı dosya açılabilecektir. Kuruluş dosyalarını birbirinden ayırmaya yarayacak kuruluş kısaltmaları dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir. 740 Avrupa Birliği (AB) ile İlişkiler (Genel) 741 AB Hukuku 01 Türkiye-AB Ortaklık Hukuku 30

32 01 Ortaklık Organlarının Kararları 02 İçtihad 02 AB Hukuku Alanındaki Gelişmeler 01 Birincil Hukuk 02 İkincil Hukuk 03 İçtihad 742 AB Karar Alma Mekanizması ile İlişkiler 01 Bakanlar Konseyi 02 Avrupa Komisyonu 03 Avrupa Parlamentosu 04 Avrupa Konseyi 05 Adalet Divanı 06 Sayıştay 07 Ekonomik ve Sosyal Komite 08 Bölgeler Komitesi 09 Avrupa Merkez Bankası 10 Avrupa Yatırım Bankası 11 Ombudsman AB nin karar alma mekanizmaları ile ilişkileri ihtiva eden belgelerin (toplantı, kararlar vb.) tanımlanması ve dosyalanmasında bu alan kullanılacaktır. 743 Gümrük Birliği ve Ortaklık Organları 01 Ortaklık Konseyi 02 Ortaklık Komitesi 01 Tarım ve Balıkçılık Alt Komitesi 01 Toplantılar 02 Çalışma Grupları 02 İç Pazar ve Rekabet Alt Komitesi 03 Ticaret, Sanayi ve AKÇT Ürünleri Alt Komitesi 04 Ekonomik ve Parasal Konular, Sermaye Hareketleri ve İstatistik Alt K. 05 Teknolojik Yenilik, Eğitim ve Araştırma Programları Alt Komitesi 06 Ulaştırma, Çevre ve Enerji (Trans-Avrupa şebekeleri dahil) Alt Komitesi 07 Bölgesel Kalkınma Gelişme, İstihdam ve Sosyal Politika Alt Komitesi 08 Gümrük, Vergilendirme, Uyuşturucu Trafiği ve Kara Para Aklama Alt K. 03 Karma Parlamento Komisyonu 04 Gümrük İşbirliği Komitesi 05 Gümrük Birliği Ortak Komitesi 06 Karma İstişare Komitesi 07 AB Teknik Komiteleri ve Çalışma Grupları AB-TR Ortaklık Organları ile ilişkileri ihtiva eden belgelerin (toplantı, kararlar vb.) tanımlanması ve dosyalanmasında kullanılacaktır. 744 AB Katılım Süreci 01 Katılım Ortaklığı Belgesi 02 Ulusal Program 01 Hazırlık Çalışmaları 02 İzlenmesi 03 İlerleme Raporları 04 Katılım Öncesi Mali İzleme Süreci 05 Katılım Müzakereleri 02 Strateji/Eylem Planı 03 Müzakere Pozisyonu 04 Mevzuat Taslakları 05 Çalışma Grupları Her müzakere faslına ilişkin ayrı dosya açılabilecek olup. açılan dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlayacak fasıl kodları, dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir. 31

33 06 Siyasi Kriterler 07 Ekonomik Kriterler 08 İç Koordinasyon Uyum Komitesi 09 Türkiye nin Avrupa Birliği İletişim Stratejisi 10 Çeviri Eşgüdüm Çalışmaları 01 AB Müktesebatının Çeviri İşlemleri ve Eşgüdümü 02 Türk Mevzuatının Çeviri İşlemleri ve Eşgüdümü 03 AB Terminolojisi Veri Tabanı 11 Mevzuat Uyum Ulusal Veri Tabanı 745 Topluluk Programları ve Ajanslar 01 Programlar 01 Eğitim, Gençlik ve Kültür Programları 02 Araştırma ve Teknolojik Gelişme Programları 03 Rekabet Edebilirlik ve Yenilik Çerçeve Programları 02 Ajanslar 746 AB-Türkiye Mali İşbirliği 01 IPA( Katılım Öncesi Yardım Aracı-Instrument for Pre-Accession) 01 Programlama Süreci 02 Projeler 01 Proje Teklifleri 02 Proje Fişleri (Raporları) 03 Fiş Değişiklikleri (Revizyon) 04 İzleme ve Değerlendirme 03 ABGS nin Faydalanıcısı Olduğu Projeler 04 Sınır Ötesi İşbirliği 05 Operasyonel Programlar 06 İzleme Komiteleri 02 Çok Faydalanıcılı nin alt başlıkları içinde aynı şekilde kullanılabilecektir Her farklı proje için ayrı dosya açılacak olup, Projenin bütün aşamalarına ilişkin belgeler kendi dosyasından takip edilecektir. Proje numaraları, aynı konu numarasını alan dosyaların birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir. 748 AB ve Üye Ülke Teknik Yardımları 01 AB Teknik Yardımları 01 TAIEX 01 Uzman Desteği 02 İnceleme Gezileri 03 Seminer/Çalışma Grupları 02 Eşleştirme (Twinning) 01 Standart Eşleştirme 02 Kısa Süreli Eşleştirme 02 Üye Ülke Teknik Yardımları 01 MATRA/G2G.NL 02 MATRA-MTEC 749 Dış İlişkiler ve AB ile İlgili Diğer İşler *Plana yeni ilave edilmiş konular kırmızı renkle gösterilmiştir. Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EMLAK VE YAPIM İŞLERİ 750 Emlak ve Yapım İşleri (Genel) 751 Toplulaştırma İşlemleri 752 Kamulaştırma ve İrtifak Hakkı Saklama Süresi Saklama Kodu 32

34 01 Kamulaştırma 01 Kamu Yararı Kararı ve Onay İşleri 02 Teknik Çalışmalar 03 Bedel Takdir ve Uzlaşma 04 Sorunlar 05 Zarar ve Ziyan 06 Ödeme İşleri 02 İrtifak Hakkı İşlemleri 753 Kadastro Çalışmaları 754 İmar İşleri 755 Yapım (İnşaat) İşleri 01 Etüd-Proje ve Fizibilite işleri 02 İhale İşleri 01 İzin ve Onay İşleri 02 Yaklaşık Maliyet Hesabı 03 İhale İlan İşleri 04 Şartnameler 05 Başvuru İşlemleri ve Tutanaklar 06 Komisyon İşlemleri 07 İtirazlar 08 Sözleşme 09 Kesin Teminat 03 Uygulama işleri 01 İş Programı 02 Ruhsatlandırma 03 Hammadde Temini/Malzeme Seçimi 04 Keşif Artışı 05 Süre Uzatımı ve Ödenek Dilim Değişikliği 06 Birim Fiyat ve Yeni Fiyat 04 İnceleme ve Kontrol İşleri 05 Hakedişler ve Ödemeler 06 Geçici ve Kesin Kabuller 01 Geçici ve Kesin Kabuller 02 Fesih, Tasfiye ve Devir İşlemleri 07 Kesin Hesap İşlemleri 01 Kesin Hesap 02 SSK İlişkisizlik Belgesi 03 İş Deneyim Belgesi Verilmesi 04 Teminatların İadesi Her farklı yapım için ayrı dosya açılacak olup, yapım sürecine ilişkin belgeler kendi dosyasından takip edilebilecektir. Aynı konu numarasını alan yapım dosyaların birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla özel kodlar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir. 756 Taşınmaz İşlemleri 01 Tahsis, Devir ve Takas 02 Satış ve Kiralama 03 Envanter Gayrimenkul Alımları için bkz. Satınalma ve Satış İşleri, Satınalma 757 Harita ve Fotoğraf İşleri 01 Talepler 02 Yapım ve Güncelleme 03 Sayısallaştırma 04 Kayıt ve Envanter 769 Emlak ve Yapımla ilgili Diğer İşler 33

35 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu 770 Eğitim İşleri (Genel) 771 Eğitim Planları 772 Burs İşleri 01 Kontenjan ve Duyurular 02 Başvuru ve Değerlendirme 03 Ödemeler 04 Tahsil,Takip, Atama 773 Staj İşleri 01 Kontenjan İşlemleri 02 İzleme ve Değerlendirme 03 Belgelendirme 774 Eğitimler, Kurslar 01 Mesleki Yeterlilik ve Gelişim 01 Teklifler 02 Program 03 Duyuru 04 Eğitici Temini 05 Kayıt, Katılım Listeleri 06 Eğitim Materyali 07 Sınav 08 Belgelendirme 09 Yeterlilik (Sağlık Raporu vb.) 02 Dil Eğitimi 03 Rotasyon 04 İntibak 05 Görevde Yükselme 06 Aday Memur 07 Kariyer Uzman 08 Kişisel Gelişim ve Motivasyon 09 Bilgilendirme-Bilinçlendirme EĞİTİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu in alt açılımındaki kodlar, için de aynı usulde uygulanabilecektir 779 Rehberlik, Danışmanlık İşleri 799 Eğitimle İlgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu İDARİ VE SOSYAL İŞLER 800 İdari ve Sosyal İşler (Genel) 801 Taşıt ve İş Makineleri 01 Taşıt 01 Plaka, Ruhsat ve Muayene İşleri 02 Akaryakıt İşleri 03 Tahsis, Sevk ve Kontrol İşleri 04 Kaza İşleri 02 İş Makineleri Saklama Süresi Saklama Kodu in alt açılımındaki kodlar, için de aynı usulde uygulanabilecektir 802 Ulaştırma ve Servis İşleri 34

36 803 Resmi Mühür İş ve İşlemleri 804 Evrak Kayıt ve Sevk İşlemleri 01 Gelen-Giden Evrak Belgenin bir örneğinin Genel Evrak birimlerinde tutulması durumunda sadece dosyalamaya yönelik kullanılacaktır. 02 Kontrollü Evrak İşlemleri 03 Yanlış Evrakın İade İşlemleri 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01 Belge Yönetimi 01 Saklama Süreli Dosya Planı 02 Kodlama İşlemleri 02 Arşiv Yönetimi 01 Devir-Teslim İşlemleri 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri 01 Ayıklama ve İmha 02 Uygunluk Görüşü 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 04 İnceleme ve Denetleme 05 Arşivlerden Yararlanma 806 Kütüphane ve Dokümantasyon İşleri 01 Derme Geliştirme ve Derleme İşleri 01 Kitaplar 02 Süreli Yayınlar 03 Tezler 04 Yazma ve Nadir Eserler 05 Veritabanları, Elektronik Ürün ve Yayınlar 02 Kullanıcı Hizmetleri 01 Ödünç Verme İşlemleri 02 Araştırma Hizmetleri 03 Danışma Hizmetleri 04 Elektronik Hizmetler 807 Bakım-Onarım İşleri 01 Bina ve Tesisler 02 Tesisat 03 Mekanik 04 Elektronik ve Teknik Cihaz 05 Taşıt ve İş Makineleri 808 Temizlik İşleri 809 Taşınır Mal İşlemleri 01 İstek 02 Devir, Giriş-Çıkış İşlemleri 03 Sayım ve Döküm 04 Kesin Hesap 05 Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi 810 Sigorta İşleri 01 Dahili Sigorta 01 Yangın 02 Nakliyat 03 Kaza 04 Mühendislik 02 Harici Sigorta in alt açılımındaki kodlar, için de aynı usulde uygulanabilecektir 811 İletişim ve Haberleşme İşleri 35

37 01 Telefon 01 Sabit 02 GSM 03 Mobil 02 Kablolu TV 03 Telsiz 04 Faks 05 İnternet 812 Çevre Düzenleme İşleri 813 Sosyal İşler 01 Sosyal Tesisler 01 Eğitim Tesisi, Misafirhane ve Kamp 01 Müracaat 02 Tahsis 03 Tahliye 02 Lojman 03 Kreş ve Gündüz Bakımevi 04 Spor Tesisi 05 Yemekhane, Kafeterya ve Çay Ocağı 02 Temsili Ağırlamalar (yemek, araç vb.) 03 Sportif Faaliyetler in alt açılımları içinde aynı şekilde kullanılabilecektir 814 Kampanyalar 815 Sosyal Yardımlar 819 İdari ve Sosyal İşlerle İlgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu TANITIM VE YAYIN İŞLERİ 820 Tanıtım ve Yayın İşleri (Genel) 821 Kültür, Tanıtım İşleri 01 Fuar 02 Sergi 03 Festivaller 04 Tur ve Gezi 05 Yarışma 06 Gösteri ve Konserler 07 Özel Gün ve Haftalar 823 Reklam ve İlan İşleri 01 Reklam İşleri 02 İlan İşleri 824 Yayın İşleri 01 Kitap 01 Teklifler 02 Değerlendirmeler 03 Yayın Hazırlık İşleri 04 Telif İşleri 05 İntihal 02 Dergi 03 Broşür 04 Matbu Evrak 05 Takvim ve Ajanda 06 Bülten 07 Resmi Doküman Saklama Süresi Saklama Kodu 36

38 08 Ses ve Görüntü Malzemeleri in alt açılımındaki kodlar, için de aynı usulde uygulanabilecektir 825 Basım, Depolama ve Dağıtım İşleri 01 Basım 02 Depolama 03 Dağıtım 01 Yayın Talepleri 02 Yardım ve Bağış 03 Abonelik ve Satış 828 Tercüme İşleri 839 Tanıtım ve Yayınla İlgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu MALİ İŞLER 840 Mali İşler (Genel) 841 Bütçe Hazırlama ve Uygulama 01 Bütçe Hazırlık Çalışmaları 01 Bütçe 02 Ek Bütçe 03 Geçici Bütçe 02 Bütçe Uygulamaları 01 Ödenek Talep ve Göndermeleri 02 Serbest Bırakma 03 AHP/AFP Vizeleri 04 AHP/AFP Revizeleri 05 Aktarmalar 06 Ek Ödenekler 07 Ödenek Devri 08 Ödenek İptalleri 09 İlama Bağlı Borçlar 10 Yedek Ödenekler 11 Tenkisler 12 Revize İşlemleri 13 Akreditif ve Taahhüt Artıkları 14 Avanslar, Krediler, Mahsuplar 15 Öz Gelirler 16 Gelir Red ve İadeleri 17 Tahakkuk ve Ödeme İşleri Farklı tahakkuk ve ödemeler için ayrı dosya açılabilecek olup, aynı konu numarasını taşıyan tahakkuk ve ödeme dosyalarının birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla özel kodlar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir. 843 Mizan, Bilanço ve Kesin Hesap İşleri 01 Mizan 02 Bilanço 03 Kesin Hesap 04 Bütçe Dönem Gerçekleştirme Raporları 05 Tablolar 01 Finansal Tablolar 02 Gelir Tabloları 03 Vaziyet Tabloları 04 Günlük Ödeme Planları 05 Nakit Akım Tabloları 845 Sayıştay İncelemeleri Saklama Süresi Saklama Kodu 37

39 01 Sorgu 02 İlam 03 Raporlama 01 Uygunluk Bildirimi 02 Performans Raporları 846 Emanet işleri 01 Vergi 02 Kefalet 03 İcra 04 Sendika 849 Banka İşlemleri 01 Ödeme Talimatları 02 Repo ve Faiz İşlemleri 03 Kambiyo İşlemleri 04 Tahsilatlar 05 Mutabakatlar 06 Ekstre ve Dekontlar 850 Kıymetli Evrak İşlemleri 851 Finansman ve Fon Yönetimi İşleri 01 Finansman Programları 02 Gelir Gider 03 Kar Tevzii 04 Sermaye 853 Kredi İşlemleri 01 Yurtdışı Krediler 01 Geri Ödemeler 02 Kur Farkları 03 Gecikme Faizi 02 Yurtiçi Krediler 03 Hazineye Borçlar 855 Borç ve Alacak İşlemleri 01 Kuruluşun Borç ve Alacakları 02 Gerçek ve Tüzel Kişilerin Borç ve Alacakları 856 Harcama Yetkilileri ve Gerçekleştirme Görevlileri 857 Saymanlık ve Sayman Bildirimleri 858 İdari Yaptırım (Para Cezaları) 869 Mali Konularda Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ 870 Özel Kalem ve Protokol İşleri (Genel) 871 Makamın Konuşma ve Açıklamaları 872 Randevu Talepleri 873 Temas ve Ziyaretler 01 Gezi ve Ziyaret Programları 02 Yabancı Temsilciler 874 Günlük Programlar 876 Davet ve Tebrikler 01 Özel Mektuplar 02 Davetiyeler Saklama Süresi Saklama Kodu 38

40 03 Tebrikler 877 Protokol İşleri 878 Resepsiyonlar 879 Rezervasyonlar 880 Törenler 899 Özel Kalem ve Protokolle İlgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu PERSONEL İŞLERİ 900 Personel İşleri (Genel) 901 İş İstekleri 902 Personel Alımı 01 Alım Talepleri 02 Alım İzinleri 03 Sınavlar 903 Personel Özlük İşleri 01 İşe Giriş Belgeleri 02 Atama İşleri 01 Asaleten 02 Vekaleten 03 Tedviren 03 Terfi ve İntibak İşlemleri 01 Terfi İşleri 02 İntibak İşleri 01 Hizmet Değerlendirmesi 02 Öğrenim Değerlendirmesi 04 Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi 05 İzin İşleri 01 Yıllık 02 Sıhhi 03 Mazeret 04 Ücretsiz 05 Yurtdışı 06 Görevden Ayrılma 01 Emeklilik 02 İstifa 03 Görevden Çekilmiş Sayılma 04 Görevden Çıkarılma 05 Vefat 07 Görevlendirmeler 01 Kurumiçi 02 Kurumdışı 03 Yurtdışı 04 Ek Görevler 05 Rotasyon 08 Mükafat ve Cezalar 01 Ödül İşleri 02 Disiplin İşleri 09 Sicil İşleri 01 Sicil Raporları 02 Mal Beyannamesi 10 Aile Yardımı Bildirimi 11 Askerlik İşlemleri 12 Hizmet Borçlanması 13 Kimlik ve Giriş Kartı İşlemleri 14 Sağlık Karnesi Saklama Süresi Saklama Kodu 39

41 Personel için ayrı özlük dosyası açılacak olup, kodu ile tanımlanan belgeler kişinin özlük dosyasından takip edilecektir. Sicil Numaraları, aynı konu numarasını alan dosyaların birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir kodu ile tanımlanan ancak personel özlük dosyasına konulmayacak veya personel özlük dosyasına konulmasına rağmen bir örneğinin ayrıca dosyalanması gerektiği düşünülen yazılar için kendi konu tanımlamasını ifade eden dosya numaraları ile de dosya açılabilecektir. 907 Kadro Pozisyon İşleri 01 Teklif 02 İptal ve İhdas 03 Tenkis-Tahsis 04 Vize İşlemleri 912 Pasaport İşlemleri 01 Diplomatik 02 Hususi 03 Hizmet 04 Emekli 914 Yabancı Uyruklu Personel İstihdamı 915 Sendikalarla İlgili İşler 01 İşveren Sendikaları 02 Memur Sendikaları 01 Üyelik ve Dayanışma Aidatı 02 Kurum İdari Kurulu ve Yüksek İdari Kurul Toplantıları 03 Yetkili Sendika Tespiti 04 Temsilcilik 03 İşçi Sendikaları 01 Üyelik ve Dayanışma Aidatı 02 Temsilcilik 03 İzin İşlemleri 04 Toplu Sözleşme ve Uygulama İşleri 01 Müzakereler 02 Uyuşmazlık Hali 03 Grev - Lokavt 04 Teşmil İşlemleri 917 Sosyal Güvence Kapsamında Yapılan İşler 01 Sigorta Primleri Bildirgeleri 02 Tescil İşlemleri (İşe Giriş Bildirgeleri) 03 İşçi Bildirim Listeleri 918 Çalışan Sağlığı ve İş Güvenliği 01 İş Güvenliği 02 Çalışan Sağlığı 01 Meslek Hastalıkları 02 İş Kazaları 920 Performans Değerlendirme 929 Personelle İlgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ 930 Satınalma ve Satış İşleri (Genel) 933 Firma Bilgileri 01 Yurtiçi 02 Yurtdışı 03 Yasaklı Firmalar Saklama Süresi 40 Saklama Kodu

42 934 Satınalma İşleri 01 Mal ve Malzeme Alımı 01 Ön İzin Belgesi 02 İhale Onay Belgesi 03 Yaklaşık Maliyet Hesabı 04 Duyurular 05 KİK Onayı 06 İhale İlan Tutanağı 07 İlan Metni 08 Şartnameler 09 İhale Evrakının Teslim Alındığına Dair Tutanak 10 Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı 11 İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar Tutanağı 12 İhale Komisyonu Ara Kararı 13 İhale Komisyonu Kesin Kararı 14 Yasaklı Olup Olmadığına Dair KİK Teyit Belgesi 15 Firmalara Gönderilen Sonuç Bildirimleri 16 İtirazlar 17 Sözleşme 18 Kesin Teminat 19 Ödeme İşleri 02 Hizmet 03 Gayrimenkul in alt açılımındaki kodlar, için de aynı usulde uygulanabilecektir Satınalmalar için ayrı dosya açılacak olup, Satınalma sürecine ilişkin belgeler kendi dosyasından takip edilebilecektir. Aynı konu numarasını alan satınalma dosyaların birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla özel kodlar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir. 939 Müşteri İlişkileri 01 Bayiler 02 Acentalar 940 Fiyatların Belirlenmesi-Tarifeler 941 Satış Talepleri ve Teyitleri 942 Satış İşlemleri 01 Yurt Dışı Satışlar 01 Direkt Satışlar 02 İhracat Sevkiyatları 03 İhraç Kayıtlı Satışlar 04 DİİB Kapsamında Satışlar 02 Yurt İçi Satışlar 01 Kontratlı Satışlar 02 Cari Satışlar 03 İhaleli Satışlar 04 Elektronik Ticaret Şeklinde Satışlar 03 Hurda Ve İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışları 01 İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışı 02 Ekonomik Ömrünü Tamamlamış Malzeme Satışı 944 Gümrük İşlemleri 945 Akreditif İşlemleri 946 Ticari Belgeler 01 İrsaliyeler 02 Satış Fişleri 03 Faturalar 04 Yükleme Talimatları 947 Stok Kontrol İşlemleri 01 Malzeme Giriş İşlemleri 41

43 02 Malzeme Çıkış İşlemleri 03 Malzeme Transfer İşlemleri 04 Malzeme İade İşlemleri 05 Malzemelerin Kayıttan Düşülmesi İşlemleri 949 Satınalma ve Satışla İlgili Diğer İşler Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ 950 Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri İşleri (Genel) 951 Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlıkları 01 Milli Alarm Sistemi İle İlgili İşler 01 Alarm Tedbirleri İlanında Yapılacak Faaliyetler 02 Nato Alarm Sistemi 03 Alarm Kod Kelimeleri ve Anlamları 04 Alarm Kod İşlem ve Görevlileri 05 Milli Alarm Sistemi Eğitimleri 06 Seferberlik İlanı ve Duyuru İşlemleri saat Süreli Çalışma Planları 02 Lojistik Seferberlik İşlemleri 01 Seferberlik ve Savaş Hali Genel Planı 02 Özel Planlar 03 İl Detay Planları 04 Savaş Görev Planları 05 Savaş Hasarı Onarım Planları 06 Araç Seferberliği ve Erteleme İşleri 07 Trafikte Kaydı Olmayan Özel Sektör İş Makinelerinin Tespiti 08 Mal ve Hizmet Seferberliği İşleri 09 Kaynak Planlama Faaliyetleri 01 Kaynak Katalogları 02 Kaynak Planlama Faaliyetleri Bilgi Formları 03 Kaynak Saptama Çizelgeleri 10 İhtiyaçlar, Tahsisler ve Protokoller 11 İl ve İlçe Kaynak Sayım İşleri 12 Planlama ve Koordinasyon Kurulu İşleri 13 Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlıkları Yıllık Faaliyet Raporu 14 Milli Müdafaa Mükellefiyeti 15 Memleket İçi Düşmana Karşı Silahlı Müdafaa Mükellefiyeti (Avcı Birlikleri) İşleri 16 Ekonomik/Stratejik Tahrip Hedefleri Planlama İşleri 17 Kriz/Harekat Merkezi İle İlgili İşler 18 Haritalar 19 Denetlemeler 20 Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği Tetkik Gezileri 21 Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği Denetleme Raporları Saklama Süresi Saklama Kodu 22 TSK Harekat Kontrolüne Girecek Kamu Kurum ve Kuruluşları 23 TSK Lojistik Seferberlik Dosyası 03 Personel Seferberlik İşlemleri 01 Sevk Tehir İşleri 02 Personel ve Kadro Erteleme İşleri 03 Yasal Yaş Sınırları 04 Sefer Görev Emirleri 05 İnsan Gücü Planlaması 06 Bedelli Askerlik 07 Erteleme Sonuç Raporları 42

44 952 Koruyucu Güvenlik İşleri 01 Sabotajlara Karşı Koruma Planları, Koruma Planları 02 Nöbetçi Memurluğu İşleri 03 Koruyucu Güvenlik Denetleme Sonuç Raporları 04 Yabancı Uyruklu Personel İle İlgili İşler 05 Mülteciler ve Sığınmacılar 06 Özel Güvenlik Teşkilatı İle İlgili İşler 07 Özel Güvenlik Bölgeleri İle İlgili İşler 08 İstihbarat ve Kaçakçılık İle İlgili İşler 09 Patlayıcı Maddeler ve Ateşli Silahlar İle İlgili İşler 10 Güvenlik Soruşturmaları ve Arşiv Araştırması 11 Fiziki Emniyet Tedbirleri 12 Evrak Güvenliği 13 Haberleşme Güvenliği 953 Sivil Savunma İşleri 01 Sivil Savunma Planlama İşleri 01 İl ve İlçe Sivil Savunma Planları 02 Daire ve Müessese Sivil Savunma Planları 03 Tahliye Planları 04 Kabul Planları Sivil Savunma Arama ve Kurtarma Birlikleri Harekat ve İntikal Planları, Haber Merkezi Talimatı 06 İl ve İlçe Afet Acil Yardım Planları 01 Afetlerde Sivil Savunma İcra Planı 02 Afetlerde Yapılacak İşlerle İlgili Çalışma Rehberi 02 Sivil Savunma Servis ve Yükümlüleri İşleri 03 İl Acil Kurtarma ve Yardım Ekipleri İşleri 04 Sivil Savunma Gönüllüleri İşleri 05 Sivil Toplum Kuruluşları (STK) İle İlgili İşler 06 Sivil Savunma Sevk ve Harekatı İşleri 07 Kamu Kurum ve Kuruluşları İle Sivil Toplum Kuruluşlarının (STK) Sivil Savunma Harekatı İle İlgili Koordinasyon İşleri 08 Haber Alma ve Yayma, İkaz ve Alarm İşleri 01 Haber Alma ve Yayma İşleri 02 İkaz ve Alarm Merkezleri İle İlgili İşler 03 Siren Sistemi İle İlgili İşler 09 Sivil Savunma Eğitim İşleri 01 Temel ve Hazırlayıcı Eğitim 02 Sivil Savunma Servis Eğitimi 03 Arama ve Kurtarma Eğitimi 04 KBRN (Kimyasal, Biyolojik, Radyolojik ve Nükleer) Eğitimi 05 İtfaiye ve Yangın Eğitimi 06 İlk Yardım Eğitimi 07 Geliştirme Eğitimi 08 Halk Eğitimi 09 Eğitim Sonuç Raporları 10 Sivil Savunma Günü İşleri 11 Sivil Savunma Araç, Gereç ve Malzemelere Ait İşler Kimyasal, Biyolojik, Radyolojik ve Nükleer Savunma İşl. 01 Kimyasal Savunma 02 Biyolojik Savunma 03 Radyolojik ve Nükleer Savunma 04 Dekontaminasyon İşleri 955 Yangın 01 Yangın Önleme ve Korunma İşleri 02 Yangın Söndürme Araç ve Malzemelerine Ait İşler 43

45 03 İtfaiye Teşkilleri ile İlgili İşler 04 Kıyı ve Deniz Yangınlarına Ait İşler 05 Orman Yangınlarına Ait İşler 956 Sığınak 01 Genel Sığınaklar 02 Özel Sığınaklar 03 Tespit ve Denetim İşleri 04 Kayıt ve İstatistik İşleri 957 Tatbikat 01 Uluslararası ve Nato Tatbikatları 02 Milli Tatbikatlar 01 Seferberlik ve Savaş Hali Plan Tatbikatları 02 Milli Kriz/Harekat Yönetimi Tatbikatları 01 Güven Serisi Tatbikatlar 02 Afet Tatbikatları 03 Milli Alarm Sistemi Tatbikatı 04 Sivil Katılımlı Askeri Tatbikatlar 05 Mal ve Hizmet Seferberliği Tatbikatları 06 Sivil Savunma Tatbikatları 01 Sivil Savunma Plan Tatbikatı 02 Sivil Savunma Servis Tatbikatı 03 Örnek Sivil Savunma Tatbikatı 04 Arama ve Kurtarma İntikal Tatbikatı 969 Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri ile İlgili Diğer İşler Genel Açıklamalar Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren geçen süreyi ifade eder sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet faaliyetleri için ortak olanlardaki dosya kodları ve saklama süreleri dikkate alınacaktır. Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "" adıyla dosya açılabilecektir. MEB EK-1 ve MEB EK-2'de belirlenen okul ve kurul özel kodları, ihtiyaç duyulduğu hallerde köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. ÖRNEKLER: 205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) [05] (Liseler için il dışı okul gezisi) [101] (Talim Terbiye Kurulu Kararları) [101] (Talim Terbiye Kurulu Mütalaaları) [105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) [114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları) KURUL, KOMİSYON VE TOPLANTI ÖZEL KODLARI MEB EK (1) 44

46 101 Talim Terbiye Kurulu 102 Eğitim Bölgesi Müdürler Kurulu 103 Eğitim Bölgesi Danışma Kurulu 104 Eğitim Bölgesi Zümre Başkanları Kurulu 105 Öğretmenler Kurulu 106 Zümre Başkanları Kurulu 107 Zümre/Sınıf Zümre Öğretmenler Kurulu 108 Sınıf/Şube Öğretmenler Kurulu 109 Öğrenci Kurulu 110 Öğrenci-Veli Toplantıları Değerlendirme Kurulu (Türkiye de Öğrenim Gören Yabancı Uyruklu Öğrenciler) Mahalli Heyet Koordinasyon Kurulu 113 İl İstihdam ve Mesleki Eğitim Kurulu 114 Müdürler Komisyonu 115 İl Milli Eğitim Komisyonu 116 Okul Aile Birliği OKUL ÖZEL KODLARI MEB EK (2) 01 Anasınıfları 02 Ana Okulları 03 Uygulama Sınıfları 04 İlk Öğretim Okulları 05 Liseler 06 Anadolu Liseleri 07 Fen Liseleri İşleri 08 Anadolu Güzel Sanatlar Liseleri 09 Spor Liseleri 10 Sosyal Bilimler Liseleri 11 Endüstri Meslek Liseleri/Meslek Liseleri 12 Teknik Liseler 13 İkili Mesleki Eğitim Merkezleri 14 Yetişkinler Teknik Eğitim Merkezleri 15 Anadolu Meslek Liseleri 16 Anadolu Teknik Liseleri 17 Pratik Sanat Okulları 18 Kız Meslek Liseleri/Meslek Liseleri OKUL ÖZEL KODLARI (DEVAM) MEB EK (2) 19 Anadolu Kız Teknik Liseleri/Anadolu Teknik Liseleri 20 Kız Teknik Liseleri/Teknik Liseler 21 Anadolu Kız Meslek Liseleri/Anadolu Meslek Liseleri 22 Çok Programlı Liseler (Erkek Teknik, Kız Teknik, Ticaret Turizm) Mesleki ve Teknik Eğitim Merkezleri (Erkek Teknik, Kız Teknik, Ticaret Turizm) Kız Teknik Öğretim Olgunlaşma Enstitüleri 25 Pratik Kız Sanat Okulları 27 Ticaret Meslek Liseleri 28 Anadolu Ticaret Meslek Liseleri 29 Anadolu Otelcilik ve Turizm Meslek Liseleri 30 Anadolu İletişim Meslek Liseleri 31 Adalet Meslek Liseleri 32 Turizm Eğitim Merkezleri 33 Öğretmen Liseleri İşleri 34 Anadolu Öğretmen Liseleri 35 İmam Hatip Liseleri 36 Anadolu İmam Hatip Liseleri 37 Özel Ana Okulları İşleri 38 Özel Kreşler 39 Özel İlk Öğretim Okulları İşler 40 Özel Orta Öğretim Liseleri İşleri 41 Özel Teknik Öğretim Liseleri İşleri 45

47 42 Özel Kız Teknik Liseleri İşleri 43 Meslek Eğitim Merkezleri İşleri 44 Halk Eğitim Merkezleri İşleri 45 Yurt Dışı İlköğretim Okulları 46 Yurt Dışı Anadolu Liseleri 47 Yurt Dışı Anadolu Kız Meslek Liseleri 48 Yurt Dışındaki Özel Okul İşleri 49 İşitme Engelliler İlköğretim Okulu İşlemleri 50 İşitme Engelliler Meslek Liseleri İşlemleri 51 Görme Engelliler İlköğretim Okulu 52 Ortopedik Engelliler İlköğretim Okulları İşlemleri 53 Ortopedik Engelliler Meslek Liseleri İşlemleri 54 İlköğretim Okulu ve İş Okulu (Eğitilebilir Zihin Engelliler) Eğitim-Uygulama Okulu ve İş Eğitim Merkezi (Öğretilebilir Zihin Engelliler) İş Eğitim Merkezleri (Bağımsız-Öğretilebilir Zihin Engelliler) 57 Bilim ve Sanat Merkezleri 58 Otistik Çocuklar Eğitim Merkezleri 59 Hastane İlköğretim Okulları 60 Görme Engelliler Basımevi ve Akşam Sanat Okulu 61 Rehberlik ve Araştırma Merkezi 46

48 İNDEKS (Ortak Alanlar İçin) -A- Araştırma ve Geliştirme İşleri AB Politikaları ve Uyum Çalışmaları AB Programları Abonelik Abonelik İşlemleri Acentalar Açıktan Atama İşleri Açıktan Atama İzni Verilmesi İle İlgili İşlemler Adalet ve İçişleri.(Dış İlişkiler) Aday Ülkelerle İlişkiler Adli Davalar Adli soruşturmalar Adli ve Cezai Yardım İşlemleri Adres Bilgi Formları Ağ bağlantısı Akaryakıt İşleri Akaryakıt, doğalgaz, elektrik, su vb. alımları Akreditif İşlemleri Akreditif İşleri Aktarmalar, Tenkisler Alarm İş Takvimi Alarm Kod Kelimeleri / Güvenlik Şifreleri Alarm Muhtırası Alt komiteler.(uluslar arası ve Bölgesel Kuruluşlarla İlişkiler) Alt komiteler.(türkiye-ab İlişkileri) Altı aylık Bilanço çalışmaları Ambar ve Depo İşleri Analiz ve Tasarım çalışmaları Anketler Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller Anlaşmalar Anlaşmalar.(Uluslar arası Anlaşmalar) Anma Törenleri Araç kaza işleri Araç Muayene İşleri Araç Seferberliği İşlemleri Araç talepleri Araç Tamir ve bakım İşleri Araç ve Taşıma İşleri Araçların hurdaya ayrılması Araçların kurum ve şahıslara tahsisi Araştırma İşleri Araştırma-Planlama ve Koordinasyon İşleri Arızalar Arşiv İşlemleri Arşivlerden Yararlanma Asalet Tasdiki İşlemleri Askeri Durum.(Dış İlişkiler) Askeri İlişkiler.(Dış İlişkiler) Askeri Yardımlar Askerlik Borçlanmaları ile İlgili İşlemler Askerlik İşlemleri Atama İşleri Avanslar, krediler, mahsuplar Avcı Birliklerine Ait İş ve İşlemler Avrupa Birliği (AB) ile İlişkiler Avrupa Parlamentosu Ayıklama ve İmha Komisyonları ile İlgili İşlemler Aylık faaliyet raporları Aylık İcmal ve Değerlendirmeler Ayni Yardımlar. (Dış İlişkiler) Ayniyat Tesellüm Makbuzları Azilnameler B- Bağış Kesintileri Bakanlıklar Bakanlıklar Bağlı ve İlgili Kuruluşları Bakım-Onarım İşleri Banka İşlemleri Basılması teklif edilen yayınlar Basılması uygun görülen yayınlar Basılması uygun görülmeyen yayınlar Basım İşleri Basın toplantıları Basına verilen demeçler Basında yer alan haberler Basınla İlişkiler Basınla ve Halkla İlişkiler Başbakanlık Başbakanlık Bağlı ve İlgili Kuruluşları Başbakanlık Bütçe Emirleri Başbakanlıktan İzin Alma İşlemleri Başvuru ve Şikayetler. (Dış İlişkiler) Başvurular ve Değerlendirme İşlemleri Başvurular ve Müzakere Süreci. (Dış İlişkiler) Bayındırlık İşleri. (Dış İlişkiler) Bayiler Bayilik müracaatları Bayilik Sistemi ve uygulamaları Bayramlar Bedelli Askerlik Beş yıllık kalkınma planları Bilançolar ve Bilanço Çalışmaları Bilgi İşlem İşleri Bilgi Notları Bilgi Sistemleri ile İlgili Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri Bilgi ve Belge Talepleri Bilgisayar ve donanımlarının bakımı Bilim Bina tahsisleri Bina tefrişi Bina ve arsa alımı Bina ve Tesisler Birim ve Kurum Arşivi Devir İşlemleri Birimlerin hizmetiçi eğitim programı teklifleri Birimlerin Nakli ve birleştirilmesi Birimlerin yapacakları iş planı ve programları Borç ve Alacak İşlemleri Borçlar Bordro tahakkuk İşleri Boru Hatları. (Dış İlişkiler) Brifingler Brifingler ve Bilgi Notları Broşür Burs İşleri Burs Kontenjan Talebi ve Duyurular Burs Ödemeleri Bursluların Atama İşlemleri Büro makinası alımları (fotokopi,teleks,faks,bilgisayar vb.) Büro malzemeleri alımı Bütçe dönem gerçekleştirme raporları Bütçe görüşmeleri Bütçe hazırlık çalışmaları Bütçe İşleri Bütçe Kanunları ve emirleri Bütçe Tahsisatı Cari satışlar Ceza Davaları Cilt İşleri Cumhurbaşkanlığı C- -Ç- Çalışma Grupları. (Uluslar arası ve Bölgesel Kuruluşlarla İlişkiler) Çalışma Grupları. (Türkiye-AB İlişkileri) Çalışma planı ve programları Çalışma Raporları Çek Çeşitli Fon ve Aidatlar Çeşitli Harçlar Çevre (ÇED) İşlemleri Çevre Düzenleme ve Koruma İşleri Çevre Eğitimi Çevre Koruma Çevre Temizlik Vergisi Çevre, Sağlık ve Turizm.(Dış İlişkiler) Çıkış Belgeleri ve Diplomalar Çifte Vatandaşlık.(Dış İlişkiler) Çok Taraflı Anlaşmalar Ortak Alanlara ait İndeks 47 1

49 İNDEKS (Ortak Alanlar İçin) -D- Dağıtım işleri Dahili Fon Hasar Sigortası Dahili Fon Risk Sigortası Damga Pulu Damga Vergisi Danıştay'ın İstişari Görüşleri Data hattı.(bilgi İşlem İşleri) Dava Dosyaları Dava, İcra ve Tahsil-Takip İşlemleri Davetiyeler ve verilen cevaplar Davetler ve verilen cevaplar Değişiklik Yönetimi.(Bilgi İşlem İşleri) Demirbaş alımları Demirbaş Düşüm İşlemleri Demirbaş Kayıt İşleri Demiryolu.(Dış İlişkiler) Denetim İşleri Denetim Raporları Denetlemeler Denizyolu ve Limanlar.(Dış İlişkiler) Depolama Depolama ve Dağıtım İşleri Dergi Ders Müfredat Programları Detay Planları Devlet Bakanlıkları Devlet Bakanlıkları Bağlı ve İlgili Kuruluşları Dış Genelgeler Dış İlişkiler Dış Kredi Kullanımları Dış Kredi Kur Farkı Dış Kredi Ödemeleri DİİB kapsamında satışlar Diploma Defterleri Diploma ve Belgeler Diplomatik Pasaportlar Direkt satışlar Direkt Telefonlar Disiplin Cezaları İle İlgili İşlemler Disiplin cezalarının affı Disiplin Kurulları İle İlgili İşlemler Disiplin Kurulu Kararları Disiplin Soruşturma İşleri Diş Protez Laboratuvarları Dosyalama ve Kodlama İşlemleri Dönem Sonu Yatırım Gerçekleştirme Raporları Düzeltme işlemleri Düzenli olmayan faaliyet raporları E- Eczanelere Yapılan Ödemeler Eczanelerle anlaşmalar Eğitim Eğitim Araçları Eğitim İşleri Eğitim Planları Eğitim programları Eğitim Tesisleri Eğitim, Bilim, Araştırma, Kültür ve Görsel Politikalar Eğitim, Bilim,Sosyal, Kültürel, Spor, Turizm vb. Durum.(Dış İlişkiler) e-imza Ek göstergeler Ek Ödemeler Ek ödenekler Ekonomik Durum.(Dış İlişkiler) Ekonomik İlişkiler.(Dış İlişkiler) Ekonomik Ömrünü Tamamlamış Malzeme Satışı Ekonomik, Katılım öncesi Ekonomik Program Ekonomik/Stratejik Tahrip Hedefleri Planı Elektrik Elektrik, Doğalgaz, kalorifer tesisatı Elektronik ticaret şeklinde satışlar Emanet işleri Emeklilerin Pasaport İşlemleri Emeklilik İşlemleri Emeklilik sicil no bildirimleri Emekliye ayrılma Emlak ve İnşaat İşleri Emlak Vergisi Enerji.(Dış İlişkiler) e-ticaret Etüd-Proje işleri Etüd-Proje ve Keşif işleri e-türkiye e-uygulamalar Evlenme İşlemleri Evrak ve Dosyalama İşlemleri F- Faaliyet Raporları Faks Fakslar ve verilen cevaplar Faturalar.(Mali İşler) Faturalar.(Satınalma ve Satış) Fazla mesai Fiatların belirlenmesi-tarifeler Fiber optik.(bilgi İşlem İşleri) Finansal Tablolar Finansman Programları Finansman ve Fon Yönetimi İşleri Firmalarla İlgili İşlemler Fiziki Emniyet Tedbirleri Form Geliştirme ve Güncelleştirme Çalışmaları Formlar Formların Standardizasyonu Fuarlar G- Garanti Kartları Gayrimenkul alımı, kiralanması ve işletilmesi Gazete, dergi, kitap alımları Gecikme Faizleri Geçici ve Kesin kabuller.(apk İşleri) Geçici ve Kesin kabuller.(emlak ve İnşaat İşleri) Geçici Vergi Gelir Gider Gelir Tabloları Gelir Vergisi Genel evrak işleri Genel Kurul çalışmaları ve toplantıları.(dışilişkiler) Genel Kurul Toplantıları Genelgeler Genelkurmay ve Askeri Birlikler.(Genel İşler) Genişleme.(Dış İlişkiler) Gerçek ve Tüzel Kişilerin Borç ve Alacakları Gezi Programları Geziler ve Ziyaretler Gıda Yardımları Giyecek alımı Giyim Yardımı Göç İşleri.(Dış İlişkiler) Görev Emirleri Görev/İş Tanımları Görevde Yükselme Suretiyle Atama Görevlendirmeler Görüş ve teklifler Görüşme Tutanakları Gösteri ve Konserler Grev Kapsamı Dışında Kalacak Personel GSM Hattı Gümrük Birliği Gümrük İşlemleri Gümrük İşleri Gündem.(Genel İşler) Gündem.(Genel İşler) Günlük basın özetleri Günlük Ödeme Planları Günlük programlar Güvenlik Soruşturmaları Güvenlik Soruşturması İle İlgili İşlemler Güvenlik Yönetimi H- Haberleşme İşleri Haciz İşlemleri Haciz İşlemlerinin Kaldırılması Ortak Alanlara ait İndeks 48 2

50 İNDEKS (Ortak Alanlar İçin) Haciz konulması Haftalık faaliyet raporları Hakedişler ve Ödemeler Halkla İlişkiler Hammadde Alımları Harcamaları serbest bırakma Harcırah İşleri Haritalar Hasılatlar Hassas İl ve İlçelere Ait Raporlar Hastanelere Yapılan Ödemeler Hat kiralama Hatlar Havayolu Hayvancılık Hazineye Borçlar Hibe.(Dış İlişkiler) Hidrolik Enerji.(Dış İlişkiler) Hizmet (Gri) Pasaport Düzenlenmesi ve temdidi Hizmet Alımları Hizmet Araçlarının Kiralanması ile İlgili İşler Hizmet Belgesi Gönderilmesi ile İlgili İşlemler Hizmet Borçlanmaları ile İlgili İşlemler Hizmet Cetveli Tanzimi İle ilgili İşlemler Hizmet-Bakım İşleri Hizmetiçi Eğitim Hukuk.(Dış İlişkiler) Hukuk İşleri Hukuki Görüşler Hukuki ve İstişari Görüşler Hurda ve İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışları Hurdaya Ayırma Hususi (Yeşil) Pasaport Düzenlenmesi ve temdidi Hükümet programları I/İ- ISBN Numarası İcra İcra borçları İcra Davaları İcra Planı Tedbir İzleme İcra Planları İcra planları İcra Takipleri İç Genelgeler İç tetkik faaliyetleri İdame Yatırım Revizyonları İdareci ve Öğretmen İşleri İdari İdari Davalar İdari Durum İdari İlişkiler İdari İşler İdari soruşturmalar İdari Şartnameler İdari Şartnameler İdari Yargı Usulü Kanunu Kapsamındaki Talepler İhale İşlemleri İhale İşleri İhaleli Satışlar İhbar,Şikayet ve Suç Duyuruları İhracat Sevkiyatları İhraç kayıtlı satışlar İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışı İhtiyaçların Tespiti İhtiyati Tedbir Uygulamaları İhtiyati Tedbirin Kaldırılması İkili Anlaşmalar İkraz Anlaşmaları İlaçlar İlamlı İcra Takipleri İlamsız İcra Takipleri İlan İşleri İlan ve Reklam Vergisi İlanlar İlanlar İlave İş Planları İlgili kurum ve kuruluşlara göre açılan dosyalar İmar İşleri İmha İşlemleri İmza Sirküleri ile İlgili İşlemler İmza Yetkisi Verilmesi,Kaldırılması İnceleme İşleri İnceleme Raporları İncelemeler.(Dış İlişkiler) İnsan Gücü Planlaması İnşaat İşleri İnşaat Uygulama işleri İnşaat Uygulama ve kontrol işleri İnternet İnternet bağlantısı hizmeti İntibak İşleri İrsaliyeler İrtibat Büroları İskanlı Göçmenler İstatistiki bilgiler İstatistikler İstifa İstihbarat ve Kaçakçılık İş Analizi İş Güvenliği İş İstekleri İş Kazaları İş Ölçümleri ve değerlendirmeleri İş Planları İş Planlarının izlenmesi İşbirliği Faaliyetleri.(Dış İlişkiler) İşçi Atama ve Görevlendirme ile İlgili İşlemler İşçi Bildirim Listeleri İşçi puantaj cetvelleri İşçi Sağlığı İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği İşçi Sendikaları İşçi Sorunları İşçilerle İlgili Kurum ve kuruluşlara Gönderilen Bilgiler İşe Giriş Bildirgeleri İşe Son Verme İşlemleri İşletim Planlama ve Değerlendirme İşsizlik Sigortası İşten Ayrılma İşleri İşten Ayrılma, İstifa ve İşe Son Verme İşveren Sendikaları İzin İşleri İzleme, önleyici ve düzeltici faaliyetler K- Kablolu TV Kadastro Çalışmaları Kadastro Tespit İşlemleri Kademe İlerleme İşleri Kadro Erteleme Denetleme Sonuç Raporları Kadro İptal ve İhdası İle İlgili İşlemler Kadro İşleri Kadro Teklifleri Kadro Tenkis-Tahsis İşlemleri Kalite El Kitabı Kalite ile ilgili eğitim faaliyetleri Kalite Yönetim Sistemi Kalkınma planları Kambiyo İşlemleri Kampanyalar Kamplar Kamulaştırma Bedelleri Kamulaştırma İşleri Kanun Tasarılarına verilen görüşler Kanuni Yükümlülük İşleri Kanunlar Kapak Tasarım Kar Tevzii kararlar.(genel İşler) Kararlar.(Dış İlişkiler) Karasuları.(Dış İlişkiler) Karayolu.(Dış İlişkiler) Karşılama Törenleri Kaşe ve levha yaptırılması Katılım Listeleri.(Eğitim İşleri) Katılım Ortaklığı-Ulusal Program Katkı Payları.(Dış İlişkiler) Katma Değer Vergisi Ortak Alanlara ait İndeks 49 3

51 İNDEKS (Ortak Alanlar İçin) Kaynak Sayım İşlemleri Kaynak Yönetimi Kaza Raporları Kesin hesap ve aylık mizanlar Kesin Hesap, Bilanço ve Mizan İşleri Keşif İşleri Kıdem İntibak İşlemleri Kıdem Tazminatları Kırtasiye alımı Kısa, Orta ve Uzun Vadeli Plan Çalışmaları Kıta Sahanlığı.(Dış İlişkiler) Kıymetli Evrak İşlemleri Kiralama Kişilerin Serbest Dolaşımı KİT Komisyonu Raporları Kitap Kitap Yardımları Kodlama çalışmaları Komisyon Kararları Komiteler, Komite Çalışmaları Komiteler, Komite Çalışmaları Konferanslar Konfigürasyon Yönetimi Kongre, Konferans, Şura ve Sempozyumlar Kongreler Konsolosluk İşlemleri Kontratlı satışlar Kontrol İşleri Kontrol İşleri Koordinasyon İşleri Koruma ve Güvenlik Görevlileri Nöbet Hizmetleri Koruma ve Güvenlik Personel Eğitimi Korunmaya muhtaç çocukların istihdamı Koruyucu Güvenlik Denetlemeleri Sonuç Raporları Koruyucu Güvenlik İşleri Koruyucu Güvenlik Özel Talimatları Kömür Kesintisi Kredi.(Dış İlişkiler) Kredi İşlemleri Krediler.(Dış İlişkiler) Kredili Kömür Kreş ve gündüz bakımevi Kurslar Kurullar Kurulum İşlemleri.(Bilgi İşlem) Kuruluşun Borç ve Alacakları Kuruluşun Cevabi Raporları Kurum Bütçe Emirleri ve Uygulamaları Kurum dışı faaliyet raporları Kurum dışı Hukuki Görüşler Kurum İçi Görevlendirme İşlemleri Kurum içi Hukuki Görüşler Kurum Tarihçeleri Kuruma Bağlı Okullar Kurumlar Vergisi Kurumlara Malzeme Devri Kutlamalar Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri Kültürel İlişkiler Kültürel İşler Kütüphane İşleri L- Lojistik Seferberlik İşlemleri Lojman İşleri Lojman kira bedelleri Lojman tahsisi Lojman talepleri Lojmandan çıkarma M- Madencilik Makamın konuşma ve açıklamaları Mal Bildirimi ile ilgili İşlemler Mal Tespit İşleri Mal ve Hizmet Seferberliği Mali İşler Mali Mesuliyet Sigortası Maliye Bakanlığı Bütçe Emirleri Malların Serbest Dolaşımı.(Dış İlişkiler) Malzeme çıkış işlemleri Malzeme geri verme İşlemleri Malzeme giriş işlemleri Malzeme Hareketlerinin İzlenmesi İşlemleri Malzeme İstek Fişleri Malzeme stoklama İşlemleri Malzeme Transfer İşlemleri Malzeme ve eşya nakli Malzemelerin Kayıttan Düşülmesi İşlemleri Master Planları Matbu evrak Mazeret İzinleri Mekanik Memur Sendikaları Mesajlar Meslek Hastalıkları Meslek Lisesi Öğrencilerinin Staj İşleri Mesleki Geliştirme Kursları Mevzuat İşleri Mevzuat Uyum Çalışmaları Mevzuat ve Üyelik İşlemleri Milli Alarm Sistemi İşlemleri Milli Günler ve Festivaller Milli Günler ve Resepsiyonlar Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği Denetleme Raporları Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği Tetkik Gezileri Milli Müdafaa Mükellefiyeti İş ve İşlemleri Milli Tatbikatlar Misafirhaneler Mizan Kontrol ve Füzyon İşlemleri Mobil Telefon Montaj ve çoğaltılması Motorlu Taşıtlar Vergisi Muayene ve Kabul Komisyonu Kararları Mukaveleler Mutabakatlar Mübayaa işleri Mükafatlar ve Cezalar Mülteci Sorunları.(Dış İlişkiler) Mülteciler Müracaat Müşteri İlişkileri N- Nakdi Yardımlar Nakit Akım Tabloları Naklen Atama İzni Verilmesi İle İlgili İşlemler Naklen Atamalar Nato Alarm Sistemi Nato Tatbikatları Network Arızaları Norm Kadro Çalışmaları Norm Kadro Pozisyonları Norm Kadro Revize Çalışmaları Noterlik İşlemleri.(Dış İlişkiler) Nöbetçi Memurluğu İşlemleri Nüfus İşlemleri.(Dış İlişkiler) Nüfus/Etnik Durum.(Dış İlişkiler) Nükleer Enerji.(Dış İlişkiler) O- Olağanüstü Durum Yönetimi Olurlar, Onaylar Ormancılık.(Dış İlişkiler) Ortaklık Konseyi.(Dış İlişkiler) Ö- Ödeme emirleri Ödeme İşleri Ödeme Talimatları Ödenek İstekleri Ödül İşleri Ödüller Ödünç verme İşlemleri Öğrenci Devam Cetvelleri Öğrenci İstatistikleri Öğrenci İşleri Ortak Alanlara ait İndeks 50 4

52 İNDEKS (Ortak Alanlar İçin) Öğrenci Sicilleri Öğrenci Stajları Öğrenim Değerlendirilmesi Öğretmenler Kurulu ve Kararları Ölüm İşlemleri.(Dış İlişkiler) Ön İnceleme Raporları Özel Ambulans ve Cenaze Şirketleri Özel günler Özel Güvenlik Bölgelerine Ait İş ve İşlemler Özel Güvenlik Teşkilatı Özel Hastahane, poliklinik ve tıp merkezleri Özel Kalem ve Protokol İşleri Özel Kesintiler Özel mektup, davetiye, telgraf, faks ve tebrikler Özel mektuplar ve verilen cevaplar Özel Planlar Özel Şahıslar.(Genel İşler) Özel Yazılımlar (Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sistemi v.b.) Özellikli Elemanların İstihdamı ile İlgili İşler Özürlü ve Eski Hükümlü Eleman İstihdamı P- Parasal Birlik.(Dış İlişkiler) Pasaport İşlemleri Patlayıcı Maddeler ve Ateşli Silahlar Personel Alımı Personel Alımı ile İlgili İzin İşleri Personel İşleri Personel Kadro Erteleme İşleri Personel Kimlik Kartı Personel Seferberlik İşlemleri Personel Silah Durum Raporları Personel Tahakkuk ve Ödeme İşleri Personel Talepleri Petrol ve Gaz.(Dış İlişkiler) Plaka işleri Plan ve Program İşleri Politikalar.(Dış İlişkiler) Problem Yönetimi Programlara Katılım Proje İşleri Proje onay İşleri Proje Tadilatları Projeler Projeler Prosedürler Protokol İşleri Protokol sarf malzeme alımları Protokoller Protokoller Protokollü demirbaş malzeme alımları PTT veya kurye işleri R- Randevu talepleri Rapor, inceleme, Anket ve İstatistikler Raporlar Rehberlik ve Eğitici Kollar Reklam İşleri Reklam ve İlan İşleri Reorganizasyon çalışmaları Repo ve Faiz İşlemleri Resepsiyonlar Resmi mühür kayıp işleri Resmi mühür teslimi Resmi mühür yaptırılması Resmi Mühürler Revize Bütçe Rezervasyonlar Rüzgar Enerjisi S- S.S.K Prim Ödemeleri Sabit Kıymetlerin Takibi Sabotajlara Karşı Koruma Planları Sağlık işleri Sağlık Karneleri İşlemleri Sağlık Kuruluşları ile Anlaşmalar Sağlık Ödemeleri Sağlık ve Çevre Sağlık Yardımları Sanayi ve KOBİ'ler Sarf malzemesi alımları Satıcı firmalara ait repertuvarlar satınalma Komisyon Tutanak ve Kararları Satınalma ve Satış İşleri Satış Satış Fişleri Satış Talepleri ve Teyitleri Savaş Görev Planları Savaş Hasarı Onarım Planları Savunma İşbirliği Sayıştay Daire Kararları ve İlamları Sayıştay Sorguları Seçimler Nedeniyle İşten Ayrılmalar Sefer Görev Emirleri Seferberlik ve Savaş Hazırlıkları Seminerler Sempozyumlar Sendika Aidat Kesintileri Sendika İzin İşlemleri Sendika Temsilcilikleri Sendika Üyelik ve Dayanışma Aidatı İşleri Sendikalarla İlgili İşler Serbest Dolaşım Serbest Göçmenler Sergiler Sermaye Servis araçları Servislerin Kuruluşu ve Personelin Eğitimi Ses ve görüntü malzemeleri Sevk Tehir İşlemleri Sevk ve Kontrol İşleri Sığınaklara Ait İş ve İşlemler Sıhhi İzinler Sınav ve sonuçları Sınavlar Sınıf Geçme Defterleri Sınır Aşan Sular.(Dış İlişkiler) Sınır Sorunları.(Dış İlişkiler) Sınır Ticareti.(Dış İlişkiler) Sicil Dosyası Devir Teslim İşlemleri Sicil İşleri Sicil Not Ortalaması Sicil Raporları İle İlgili İşlemler Ortak Alanlara ait İndeks 51 5

53 İNDEKS (Ortak Alanlar İçin) Sigorta İşleri Sigorta Primleri Aylık Bildirgeleri Sigortalı Hizmetlerin Birleştirilmesi İşlemleri Sigortalı Personelin Tescil İşlemleri Silme işlemleri.(bilgi İşlem İşleri) Sistem Geliştirme Çalışmaları Sistem ile ilgili talepler Sistem odası bakımı Sivil Savunma Araç ve Gereçlerine Ait İş ve İşlemler Sivil Savunma Hizmetleri Sivil Savunma İşleri Sivil Savunma Planlarına Ait İş ve İşlemler Sivil Savunma Tatbikatları Siyasi.(Dış İlişkiler) Siyasi Durum.(Dış İlişkiler) Siyasi İlişkiler.(Dış İlişkiler) Siyasi Kriterler ve Reform Çalışmaları Soru Önergeleri Soru Önergeleri Soruşturma İşleri Soruşturmalarla İlgili Yazılar Sosyal Güvence Kapsamında Yapılan İşler Sosyal Güvenlik.(Dış İlişkiler) Sosyal İşler Sosyal İşler ve Sağlık İşleri Sosyal Konular ve İstihdam Sosyal Ödemeler Sosyal tesisler ve giriş kartı verilmesi Sosyal Yardımlar Sözleşmeler.(Genel İşler) Sözleşmeler.(Bilgi İşlem İşleri) Sözleşmeler.(Dış İlişkiler) Sözleşmeler ve protokoller Sözleşmeler ve protokoller Spor.(Dış İlişkiler) Sportif faaliyetler Staj İşleri Staj Raporları Standardizasyon Çalışmaları Standartlar Stok Kontrol İşlemleri Su tesisatı Sunucu sistemleri Bakımı Ş- Şartnameler Şartnameler Şartnameler Şikayetler Şoförlerin Görev Dağılımı ve Takibi Şuralar T- T.S.K. Lojistik Seferberlik Dosyası T.S.K.Harekat Kontroluna Girecek Kamu Kurum ve Kuruluşları Tahliye.(Sivil Savunma) Tahliye ve Seyrekleştirme İle İlgili İş ve İşlemler Tahsilatlar.(Mali İşler) Tahsis.(Sosyal İşler) Takvim ve Ajanda Talepler.(Basın ve Halkla İlişkiler) Talimatlar Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler Tanıtım İşleri Tapu İşleri Tapu Kayıtlarının Tespiti Tapu Tescil İşlemleri Tapu ve Kadastro İşleri Tarım ve Hayvancılık.(Dış İlişkiler) Tarımsal İlişkiler.(Dış İlişkiler) Tasarruf ile ilgili işlemler Taşıma Sigortası Taşıt ve iş makinası alımları Tatbikatlar.(Dış İlişkiler) Tatbikatlar TC Emekli Sandığı Ödemeleri Tebligatlar Tebliğler Tebrikler Tedavi Tarife Sözleşmeleri Tedavi yardımı Tedavi Yardımı Bildirimleri Teftiş İşleri Teftiş Programları Teftiş Raporuna Göre İşe Son Verme Teklif ve Mütalaalar Teklif,Karşı Teklif,Müzakereler Teklifler ve değerlendirmeler Teklifler ve değerlendirmeleri Teknik araştırma geliştirme çalışmaları Teknik İşbirliği Teknik Şartnameler Teknik Şartnameler Teknisyenlik Hizmetleri Tekzipler Telefon Telefon Bağlanması Talepleri Telefon Fatura ve Ödemeleri Telefon Kullanım Kontör İşlemleri Telefon Tahsis ve Olurları Telekomünikasyon Teleks Hattı Telgraflar ve verilen cevaplar Temel Atma ve Tesis Açma Törenleri Teminat Mektupları Teminat ve emanetler Temizliğe İlişkin İhale Yöntemi ile Yapılan İşler Temizlik İşleri Temizlik Şirketi ve Şirket Çalışanlarına İlişkin İşlemler ve Kontrolü Temsili ağırlamalar (yemek, araç vb.) Temyiz İşlemleri Terfi İşleri Terfi ve İntibak İşlemleri Terfian Atamalar Test çalışmaları.(apk İşleri) Teşkilat Şemaları ve kadrolar Teşkilatlanma İşleri Tetkik İşleri.(Emlak ve İnşaat İşleri) Tıbbi Malzeme ve ilaçların Stok Takipleri Ticari Belgeler Ticari İlişkiler Toplantı kararları Toplantı zabıtları Toplantılar Toplu Sözleşme ve Uygulama İşleri Ortak Alanlara ait İndeks 52 6

54 İNDEKS (Ortak Alanlar İçin) Topyekün Savunma Sivil Hizmetler Genel Planı Törenler Tur ve Geziler Turizm Turpak Tutanaklar Türk Mevzuatının Uluslararası Hukuka Uyum Çalışmaları Türk ve Müslüman Topluluklarla İlişkiler Türkiye Büyük Millet Meclisi Türkiye İle İlgili Kararlar Türkiye-AB Arasındaki Toplantılar Türkiye-AB İşbirliği ve Projeler Türkiye'den Yasadışı Göç Türkiye'nin AB'ye Üye ve Aday Ülkelerle İlişkileri Türkiye'nin Tanıtımı Faaliyetleri Türkiye'ye Yasadışı Göç Türkiye'ye Yönelik projeler Tüzel Kişiler Tüzük Tüzük Tasarılarına verilen görüşler Tüzükler U- Ulaşım ve Taşımacılık Ulaştırma işleri Ulaştırma ve Enerji Ulusal Program İlerleme Raporları Uluslar arası Projeler Uluslar arası ve Bölgesel Kuruluşlarla İlişkileri Uluslararası Anlaşma ve Sözleşmeler Uluslararası Hukuk Uygulama çalışmaları Uyuşmazlık ve Kurullar Ü- Ücretsiz İzinler Ülkeler Arası Sorunlar Ülkeler arası Temas ve Ziyaretler Ülkeler Hakkında Genel Bilgi Dosyaları Ülkelerle İkili ve Çok Taraflı İlişkiler Üretime Yönelik Alımlar Ürün satışları Üye Ülkelerle İlişkiler Üyelik İşlemleri.(Dış İlişkiler) V- Vatandaşların bilgi ve belge talepleri Vatandaşların talep ve şikayetleri Vatandaşlığa Alınma Vatandaşlık İşlemleri Vatandaşlıktan Çıkma Vaziyet Tabloları Vekalet İşlemleri Vekaletnameler Vekaletnameler, Azilnameler Vergi Vergi Davaları Vergi iadesi Veri giriş ve işleme işleri Veri kayıt işlemleri veri tabanı Veri tabanı bakımı Vize İşlemleri Vizite Kağıdı İşlemleri Y- Yabancı Uyrukluların Eğitimi Yan ödeme ve özel hizmet tazminatları Yangın Söndürme Cihazlarına Ait İş ve İşlemler Yangından Korunmaya Yönelik İş ve İşlemler Yanlış Gelen Evrakların İadesi Yardım Kampanyaları Yardımcı Malzeme ve Ambalaj Malzeme alımları Yardımlar.(Dış İlişkiler) Yargı Organları Yargıtay Kararları Yarışmalar Yasal Yaş Sınırları Yaşam Sigortası Yatırım Programı Çalışmaları Yatırım Programına Alınma İşleri Yatırım programları Yatırım Revizyonları Yatırım ve Finansman Programları Yatırımlar Yayın Hazırlık İşleri Yayın İşleri Yayın kurulu Toplantısı-Kararları Yayın Satış İşlemleri Yayın talepleri Yazılım Bakımı Yazılım Geliştirme ve Kodlama Çalışmaları Yazılım talepleri Yedek parca alımları Yemek Kesintisi Yemekhane, Kafeterya ve çay ocakları Yeni Birimlerin Kurulması Yeni Form Talepleri ve İptaller Yerleşim Çalışmaları Yetki Değişikliği Yıllık Bilanço Çalışmaları Yıllık faaliyet raporları Yıllık İş Planları Yıllık İzinler Yiyecek alımı Yönergeler Yönetim Kurulu Toplantıları Yönetim Kurulu Toplantıları.(Dış İlişkiler) Yönetimi geliştirme ve yeniden düzenleme Yönetmelik Tasarılarına verilen görüşler Yönetmelikler Yurt dışı Araştırmaları Yurt Dışı Gezi ve Ziyaretler Yurt dışı satışlar Yurt dışı tedavi işlemleri Yurt İçi Araştırmaları Yurt İçi Gezi ve Ziyaretler Yurt içi satışlar Yurtdışı Firmalara ait repertuvarlar Yurtdışı Görevlendirme İşlemleri Yurtdışı Görevlendirmeler Yurtdışı Harcırah İşleri Yurtdışı İzinler Yurtdışı Kursları Yurtdışı Müteahhitlik Hizmetleri Yurtdışı Seyahat Sonuç Raporları Yurtdışına yapılan temas ve ziyaretler Yurtiçi Firmalara ait repertuvarlar Yurtiçi Görevlendirme İşlemleri Yurtiçi Harcırah İşleri Yurtiçi tedavi işlemleri Yükleme Talimatları Yüksek Denetleme Kurulu Raporları Yüksek Öğrenim Kurumlarıyla İlgili Kontenjan İşlemleri Yüksekokul Öğrencilerinin Staj İşleri zabıtlar Zimmetler Z- Yabancı Dil Kursları Yabancı Dil Tazminatı Yabancı Düşmanlığı Yabancı heyetlerin temas ve ziyaretleri Yabancı Uyruklu Eleman İstihdamı Yabancı Uyruklu Personel İle İlgili İşlemler Ortak Alanlara ait İndeks 53 7