İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Transkript

1 İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

2 İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ İŞİN KISA TANIMI IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRÜ Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; Müdürlük personel hizmetleri, evrak ve arşiv hizmetleri, temizlik, aydınlatma, ısıtma bakım ve onarım hizmetleri, Müdürlüğe gerekli araç, gereç ve malzeme temini ve demirbaşların kayıt edilmesi ve korunması ile ilgili faaliyetleri planlamak, koordine etmek ve denetlemek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri çerçevesinde kiralama, satın alma ve benzeri işleri yapmak, temizlik, güvenlik, aydınlatma, ısınma, bakım, onarım, taşıma ve benzeri hizmetleri yapmak/yaptırmak, 2. İl müdürlüğüne ait mevcut binalarının bakım, onarımları ile ihtiyaç duyulan bina ve arazilerin kiralama, satın alma, kamulaştırma gibi işlemlerini yürütmek, 9/11/1983 tarihli ve 2946 sayılı Kamu Konutları Kanunu ve 23/9/1984 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Konutları Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde tahsis komisyonu oluşturmak, puanlama tahsis ve benzeri işlemleri yürütmek, 3. İl müdürlüğüne ait taşınır ve taşınmazlarına ilişkin işlemleri ilgili mevzuat çerçevesinde yürütmek. Demirbaş ve tüketim malzemelerinin devir, teslim ve benzeri işlemlerini yapmak, 4. İl müdürlüğünün genel evrak ve arşiv faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, il teşkilatının personel web sitesini oluşturmak, il teşkilatının görevleriyle ilgili iş ve işlemleri bilgisayar ortamında yapmak ve güncellemeleri takip etmek, Yönetim Bilgi Sistemine ilişkin hizmet ve çalışmaları yapmak, 5. İl müdürlüğü personelinin daha etkin ve verimli hizmet yapabilmesi için hizmetiçi eğitim programları düzenlemek ve il müdürlüğüne ve Bakanlığımız kuruluşlarına aday olarak açıktan ataması yapılan personelin kuruluşlarla koordinasyonu sağlayarak aday memurların eğitimini yapmak, sonuçlarını Personel Genel Müdürlüğüne bildirmek, 6. İl müdürlüğünün ihtiyaç duyduğu araç, makine, alet ve benzeri araçlar ile bunların yedek parçalarının alımı, dağıtımı, transferini yapmak ve ikmal sistemini oluşturmak, 5/1/1961 tarihli ve 237 sayılı Taşıt Kanunu ve Taşıt Yönetmeliği çerçevesinde taşıtlar ile ilgili tüm hizmetleri yürütmek,

3 İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRÜ 7. İl müdürlüğünde iç kontrol sisteminin kurulması ve işletilmesi ile ilgili çalışmaları yapmak ve koordinasyonu sağlamak, 8. İl müdürlüğü personelinin atama, yer değiştirme, terfi, özlük ve mali hakları ile ilgili tüm iş ve işlemleri yapmak, 9. Bilgi işlem sisteminin kurulması ve sağlıklı çalışmasını temin etmek, 10. İldeki yayın malzemeleri ile ilgili hizmetleri yürütmek, 11. Diğer mevzuat ve İl müdürü tarafından verilecek benzeri görevleri yapmak. 12. Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb. çalışma gruplarında yer almak. 13. Bağlı personelin işlerini daha verimli, etken ve daha kaliteli yapmalarını sağlayacak beceri ve deneyimi kazanmaları için sürekli gelişme ve iyileştirme fırsatlarını yakalayabilmelerine olanak tanımak. 14. Birimde yapılan işlerin kuruluşun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygunluğunu sağlayacak şekilde çalışmaları yürütmek. 15. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; Düzeltici Faaliyet ve Önleyici Faaliyet çalışmalarına katılmak. 16. İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak. 17. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 18. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek., YETKİLERİ 1.Müdürler için belirlenmiş ortak yetkilere sahip olmak 2.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 3.Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanmak. 4.Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ İl Müdür Yardımcısı

4 İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRÜ ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI 1. İç Kontrol Birimi 2. Personel Birimi 3. Muhasebe Birimi 4. Ambar-Ayniyat Birimi 5. Makine Ve ikmal Görevlisi 6. Genel Evrak Birimi 7. Bilgi İşlem Görevlisi 8. Santral Görevlisi 9. Sekreter BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Toplam hizmetinin son iki yılını Bakanlıkta geçirmiş olmak. 3. Taşra teşkilatında yer alan İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüne atanabilmek için; en az dört yıllık fakülte veya yüksekokulların maliye, muhasebe, işletme, iktisat bölümü mezunu olmak. 4. Üst üste kınama ve son 3 yılda kademe terfi cezası almamış olmak. 5. Yapılacak görevde yükselme sınavında başarılı olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında veya arazide çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek.

5 IĞDIR İL GIDA, TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ İÇ KONTROL SİSTEMİ SORUMLUSU İ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda Tarım Ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; İç Kontrol Sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve iyileştirilmesi konusunda çalışmalar yapmak ve bu çalışmaların düzenli, ekonomik ve hızlı bir şekilde projelendirilmesine yönelik faaliyetleri yürütmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Ortak belirlenmiş görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 2. İç kontrol standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak. 3. İl Müdürlüğünde İç ve dış denetim raporlarını izlemek ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını sağlamak 4. İç Kontrol Sistemini yılda en az bir kez değerlendirmek ve alınması gereken önlemleri belirlemek 5. İç kontrol mevzuatına ilişkin yayınları takip etmek. 6. İLM görev alanına giren konularda, İç Kontrol Sistemini etkileyebilecek iç ve dış faktörlerin analizini yapmak. 7. İç Kontrol Sistemine ilişkin özel ve tüzel kişilerin bilgi edinme taleplerine cevap vermek. 8. İç kontrol çalışma programlarının verimlilik ve etkinlik analizlerini yapmak ve çalışma metotlarının verimli ve düzenli hale getirilmesi için uygulanması gereken esas ve ilkeleri tespit etmek. 9. İLM bünyesinde iç kontrol ile ilgili hazırlanan dokümanların (prosedür, talimat) kullanımı, kontrolü, takibi, güncelleştirme çalışmalarını gerçekleştirmek. 10. İç Kontrol Uyum Eylem Planını Beş Yıllık Kalkınma Planı, Yıllık Program, Stratejik Plan gibi üst politika belgeleri üzerinden incelemek ve eylem planı değerlendirme çalışmalarına katılmak. 11. Şube Müdürlüklerinden periyodik olarak gelen İç Kontrol Sistemi kuruluşuna, İlişkin raporların İç Kontrol Uyum Eylem Planına uygunluğunu izlemek. 12. İl Müdürlüğünün risk yönetim sürecinin oluşturulması ve uygulanması çalışmalarında görev almak. 13. İç Kontrol Sistemi ile ilgili güncelleme gerektiren alanlarda gerekli güncellemeleri ilgili birimlerle koordineli olarak yapmak. 14. Görev alanı ile ilgili sistematik olarak bilgi toplama, inceleme, araştırma geliştirme, analiz ve değerlendirme yapmak ve bunları raporlamak. 15. Görevleriyle ilgili mevzuatın uygulanmasına ilişkin görüş ve önerilerini bildirmek. 16. İdareler tarafından yapılacak eğitim programı hazırlık çalışmalarına ve uygulamalarına katılmak.

6 IĞDIR İL GIDA, TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI İÇ KONTROL SİSTEMİ SORUMLUSU BÖLÜMÜ Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb. çalışma gruplarında yer almak. 18. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 19. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 20. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 21. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 22. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 23. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 24. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 25. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak. 3. Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ İdari Mali İşler Şube Müdürü ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI İç Kontrol Sistemi Görevlisi BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak 2. Dört yıllık bir yükseköğrenim kurumunu bölümlerini- bitirmiş olmak. 3. Yaptığı işin gerektirdiği düzeyde bir yabancı dil bilgisine sahip olmak. 4. Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek

7 İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ IĞDIR İL GIDA, TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İÇ KONTROL SİSTEMİ GÖREVLİLERİ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda, Tarım Ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; İç Kontrol Sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve iyileştirilmesi konusunda çalışmalar yapmak ve bu çalışmaların düzenli, ekonomik ve hızlı bir şekilde projelendirilmesine yönelik faaliyetleri yürütmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. İç kontrol standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak. 2. İl Müdürlüğünde İç ve dış denetim raporlarını izlemek ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını sağlamak 3. İç Kontrol Sistemini yılda en az bir kez değerlendirmek ve alınması gereken önlemleri belirlemek 4. İç kontrol mevzuatına ilişkin yayınları takip etmek. 5. İLM görev alanına giren konularda, İç Kontrol Sistemini etkileyebilecek iç ve dış faktörlerin analizini yapmak. 6. İç Kontrol Sistemine ilişkin özel ve tüzel kişilerin bilgi edinme taleplerine cevap vermek. 7. İç kontrol çalışma programlarının verimlilik ve etkinlik analizlerini yapmak ve çalışma metotlarının verimli ve düzenli hale getirilmesi için uygulanması gereken esas ve ilkeleri tespit etmek. 8. İLM bünyesinde iç kontrol ile ilgili hazırlanan dokümanların (prosedür, talimat) Kullanımı, kontrolü, takibi, güncelleştirme çalışmalarını gerçekleştirmek. 9. İç Kontrol Uyum Eylem Planını Beş Yıllık Kalkınma Planı, Yıllık Program, Stratejik Plan gibi üst politika belgeleri üzerinden incelemek ve eylem planı değerlendirme çalışmalarına katılmak. 10. Şube Müdürlüklerinden periyodik olarak gelen İç Kontrol Sistemi kuruluşuna ilişkin raporların İç Kontrol Uyum Eylem Planına uygunluğunu izlemek. 11.İl Müdürlüğünün risk yönetim sürecinin oluşturulması ve uygulanması çalışmalarında görev almak. 12. İç Kontrol Sistemi ile ilgili güncelleme gerektiren alanlarda gerekli güncellemeleri ilgili birimlerle koordineli olarak yapmak. 13.Görev alanı ile ilgili sistematik olarak bilgi toplama, inceleme, araştırma geliştirme, analiz ve değerlendirme yapmak ve bunları raporlamak. 14.Görevleriyle ilgili mevzuatın uygulanmasına ilişkin görüş ve önerilerini bildirmek. 15.İdareler tarafından yapılacak eğitim programı hazırlık çalışmalarına ve uygulamalarına katılmak.

8 İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb. çalışma gruplarında yer almak. 17.Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 18. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 19. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 20. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 21.Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 22.İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 23.Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 24.Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak. 3. Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ İç Kontrol Sistemi Sorumlusu IĞDIR İL GIDA, TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İÇ KONTROL SİSTEMİ GÖREVLİLERİ ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI.. BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak 2. Dört yıllık bir yüksek öğrenim kurumunu bölümlerini- bitirmiş olmak. 3. Yaptığı işin gerektirdiği düzeyde bir yabancı dil bilgisine sahip olmak. 4. Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek.

9 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ İŞİN KISA TANIMI PERSONEL GÖREVLİSİ Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; Müdürlüğe ait personel işlemlerinin gerçekleştirilmesi ile ilgili faaliyetleri yürütmek, hedeflenen sonuçların gerçekleştirilmesini sağlamak ve yapılan işleri koordine etmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Ortak belirlenmiş görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 2. Müdürlükte çalışan personele ait sicil görevlendirme, göreve başlama ve görevden ayrılma yazıları ve gizli yazılar ile ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlamak. 3. Personelin tayin talepleri ve emeklilik işlemleri yürütülmesini sağlamak. 4. Personelin mal beyanı, kimlik kartı işlemleri ve sıhhi izinlerle ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlamak. 5. İşçi sicil değerlendirme işlemlerinin hazırlanmasını sağlamak. 6. Personelin özlük dosyalarının hazırlanmasını sağlamak. 7. Senelik izin, ücretsiz izin ve raporlar için gerekli yazışmaların ve takibin yapılmasını sağlamak. 8. Personel listelerinin bilgisayar ortamında güncellenmesini koordine etmek. 9. Kamu Kurum ve Kuruluşlarından, Bakanlıktan gelen yazılara cevap yazılması ile ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlamak. 10. Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb. çalışma gruplarında yer almak. 11. Ülke ekonomisini, tarım sektörünü ve gelişmelerini takip etmek, mesleğine ilişkin yayınları sürekli izlemek, bilgilerini güncelleştirmek. 12. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 13. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 14. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 15. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 16. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak.

10 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ PERSONEL GÖREVLİSİ 17. İş sağlığı ve İş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 18. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 19. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. YETKİLERİ 1.Sorumlular için belirlenmiş ortak yetkilere sahip olmak 2.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 3.Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak. 4.Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ İdari ve Mali İşler Şube Müdürü ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI Personel Memuru BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Tercihen Dört yıllık bir yüksek öğrenim kurumunun -tercihen İktisat, İşletme, Çalışma Ekonomisi, Tarım Ekonomisi vb. bir bölümünü bitirmiş olmak. 3. Konusu ile ilgili en az iki yıl uzman olarak çalışmış olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek.

11 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ PERSONEL MEMURU İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; Başkanlığa ait personel işlemlerini mevzuata uygun olarak yönlendirmek ve yapmak. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Personelin tayin talepleri ve emeklilik işlemleri ile ilgili faaliyetleri yürütmek. 2. Personelin mal beyanı, kimlik kartı ve sıhhi izinlerle ilgili işlemlerini gerçekleştirmek. 3. İşçi Sicil değerlendirme dahil iş ve işlemlerini hazırlamak. 4. Personelin özlük dosyalarının hazırlamak. 5. Senelik izin ve raporlar için gerekli yazışmaları ve takibini yapmak. 6. Personel listelerini bilgisayar ortamında güncellemek. 7. Kamu Kurum ve Kuruluşlardan, Bakanlıktan gelen yazılara cevap yazmak. 8. Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb. çalışma gruplarında yer almak. 9. Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtları saklamak ve gizliliğini korumak, 10. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 11. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 12. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 13. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 14. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iç ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 15. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 16. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek.

12 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ PERSONEL MEMURU 17.Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. YETKİLERİ 1.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2.Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek. 3.Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ Personel Sorumlusu ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI --- BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Lise veya yüksekokul mezunu olmak. 3. Konusuyla ilgili olarak en az iki yıllık iş deneyimine sahip olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak.

13 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ GÜVENLİK HİZMETLERİ GÖREVLİSİ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından ilgili mevzuat ve prosedürler ile belirlenen amaç, hedef, strateji ve ilkeler ile amirinin direktifleri doğrultusunda İl Müdürlüğü, sosyal tesisler ve lojmanların güvenliğini, sorumluluk alanı içerisinde kalan faaliyetleri onaylanmış plan ve program çerçevesinde gerçekleştirmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Iğdır İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından ilgili mevzuat ve prosedürler ile belirlenen amaç, hedef, strateji ve ilkeler ile amirinin direktifleri doğrultusunda kendisine ait görev alanı içerisinde kalan faaliyetleri onaylanmış plan, program ve bütçe kuralları çerçevesinde gerçekleştirmek, 2. Iğdır İl Gıda, tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü bina ve çevre güvenliğini sağlamak, 3. Aydınlatma lambaları ile güvenlik kameralarının çalışıp çalışmadığını düzenli olarak kontrol etmek, 4. Hizmetlilerin işleri bittikten sonra odaları dolaşmak, kilitleri kontrol etmek, açık gördüğü musluk ve pencereleri kapatmak, elektrikli aletlerin fişlerini takılı ise prizden çıkarmak ve açık olan lambaları söndürmek, 5. Su borularının patlaması, yangın tehlikesi gibi muhtelif aksaklık ihtimallerini araştırmak, gerekli tedbirleri almak ve tehlike anında durumu amirlerine iletmek, 6. Kural ve talimatlara uygun olarak emniyeti sağlamak, izinsiz giriş-çıkış yapılmaması için gerekli önlemleri almak, 7. Telefonları cevaplandırmak, nöbeti sona erdiğinde nöbet defterine raporunu yazmak, 8. Müdürlüğe içten ve dıştan gelebilecek her türlü tehlikeye (anarşi, sabotaj, vb. yıkıcı eylemlere) karşı korumak, 9. Tesis ve lojmanlar ile bunların bulunduğu alanları kontrol altında tutmak, 10. Her türlü tehlikeli maddelerin ve mahallinde bulunması sakıncalı olan diğer maddelerin girişini engellemek için kapı giriş ve çıkışında kişi ve araçları kontrol etmek, 11. Müdürlüğe ait malzemelerin dışarıya izinsiz çıkarılmaması için gerekli kontrolü yapmak ve izin belgesini istemek, 12. Her türlü acil durumda emniyet birimlerine haber vermek ve ilgili ekiplere yardım etmek. 13. Nöbet anında anormal, aksaklık veya eksiklik gördüğü durumları derhal amirine bildirmek 14. Çalışılan yerin ve kullanılan araç ile gerecin günlük bakım, temizlik ve düzenini sağlamak, 15. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak.

14 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ GÜVENLİK HİZMETLERİ GÖREVLEİSİ 16. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 17. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 18. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 19. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 20. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 21.Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 22. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Görevlerinin gerektirdiği alet, makine, demirbaş ve malzemeleri kullanmak, EN YAKIN YÖNETİCİSİ Sivil Savunma Uzmanı ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI - BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı Devlet Memurları Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 2. Lise veya dengi okul mezunu olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek.

15 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ EVRAK KAYIT MEMURLARI İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; birimin evrak ve yazışmaları ile ilgili faaliyetleri mevzuata uygun olarak gerçekleştirmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Birime gelen evrakın kaydını yaparak ilgilisine havalesini yapmak üzere, Şube Müdürüne iletmek, havale edilen evrakı ilgilisine göndermek. 2. Birime gelen ilgisiz evrakın, İl Müdürlüğü birimlerine ait ise ilgili birime iletmek, ait olmayanları ilgili birime gönderilmek üzere genel evraka göndermek. 3. Birimden giden evrak kaydını yaparak ilgilisine gönderilmesini sağlamak. 4. Gelen talimatları ve duyurulması gereken yazıları birim içindeki personele duyurmak. 5. Yöneticisinin talimatı doğrultusunda, birimin ihtiyacı ile ilgili yazıları ilgili yerlere yazmak, istenen bilgileri hazırlamak, dosya ve belgeleri temin etmek. 6. Çalışma yerindeki araç-gereç ve dokümanları sağlam bir şekilde kullanmak ve yapılması gereken bakım ve temizlik işlerinin düzenli olarak yapılmasını sağlamak. 7. Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak. 8. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 9. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 10. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 11. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 12. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 13. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak.

16 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ EVRAK VE KAYIT MEMURLARI 14.Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 15 Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek. 3. Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ Evrak ve Arşiv Sorumlusu ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI --- BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memuru kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Yüksekokul veya lise mezunu olmak. 3. Ofis programlarını çok iyi düzeyde bilmek. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak.

17 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ İŞİN KISA TANIMI GENEL EVRAK VE ARŞIV İŞLEMLERI MEMURU Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; gelen ve giden evrakın kayda alınması ve ilgili yerlere gönderilmesi ve arşivlenmesi ile ilgili faaliyetleri mevzuata uygun olarak gerçekleştirmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Gelen evrakı bilgisayara ve Iğdır İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü genel evrak zimmet defterine kaydetmek (geldiği yer, evrakın tarihi, geldiği tarih, konusu, gittiği yer, türü, varsa eki, sayısını belirtilmek suretiyle), kaşesini basmak ve ilgilisine havale edilmesi için İl Müdürüne / İl Müdür Yardımcısına iletmek. 2. Birimi ilgilendirmediği gerekçesiyle iade edilen evrakın ilgilisine gönderilmesi işlemlerini yapmak. 3. Giden evrakı bilgisayara kaydetmek, gittiği yer, dosya numarası, yazan kişi, birimi, tarihi, konusu varsa ek sayısı ve türü (gizli, hizmete özel, vb.) tespit edilerek, zarflamak (evrak türüne uygun olarak), evrak türü ve gönderildiği yer göz önünde tutularak T.C. İl Gıda ve Hayvancılık Bakanlığı Evrak Yönetmeliğine uygun olarak, gidecek evrak ile ilgili işlemleri (zimmet fişi düzenlemek, kayıt altına almak vb.) yapmak. 4. Giden evrakı ilgilisine teslim etmek üzere dağıtıcıya teslim etmek veya posta/kargo vb. ile gönderilmesini sağlamak. 5. İl Tarım Müdürlüğü genel evrak zimmet defterlerini ve giden evrak zimmet fişlerini dosyalamak ve saklamak. 6. Günlük giden ve gelen evrak listelerinin bilgisayardan çıktısını almak, dosyalamak ve yılsonunda cd ye veya diskete kopyalamak. 7. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak, her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait birim arşivine devredilecek malzemenin; a.) Ayrımı (işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler, işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar), b.) Hazırlanması (birimi, işlem yılı, konu ve işlem itibariyle aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarasını kaydetmek ve içerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakına gizli damgası vurmak esaslarına uygun olarak), c.) Uygunluk kontrolü (ilgili birim personeli ile birim arşivi y e t k i l i personelince müştereken, dosyalar ve içerikleri hakkında bilgi veren indekslerin düzenli olması ile içindeki belgelerin tam olup olmadığının kontrolü), d.) Arşiv ile ilgili işlemleri yapmak, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşivlenmesini sağlamak.

18 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ GENEL EVRAK VE ARŞIV İŞLEMLERI MEMURU 8. Şube Müdürlüğünce görevlendirilen ilgili personelin de katılımıyla, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak evrakın imhası (imha edilebilecek olan evrakın kurum arşivine teslim edilmesi), muhafazası (yönetmelikçe izin verildiği süre içerisinde 5-10 yıl, süresiz, vb.-muhafaza edilmesi) ya da kurum arşivine gönderilmesi (zimmet ile teslim edilmesi) çalışmalarını gerçekleştirmek. 9. Yöneticisi tarafından görevlendirildiği takdirde Kurum arşivini ayıklama ve imha komisyon çalışmalarına (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak, imha edilecek ya da Devlet Arşivine gönderilecek malzemeler için liste düzenlemek) katılmak. 10. Birim arşivinde yer alan arşivlik malzemeyi her türlü zararlı etkiden korumak, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak tasnif edip saklamak. 11. Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak. 12. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 13. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 14. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 15. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 16. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici v e Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 17. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 18. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 19. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek. 3. Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler.

19 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ GENEL EVRAK VE ARŞIV İŞLEMLERI MEMURU EN YAKIN YÖNETİCİSİ Evrak ve Arşiv Sorumlusu ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI --- BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Yüksekokul veya lise mezunu olmak 3. Ofis programlarını çok iyi düzeyde bilmek. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak.

20 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI DAĞITICI BÖLÜMÜ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; gelen ve giden evrakları sistemli bir şekilde, zamanında ve sorunsuz olarak iletilmesi gereken yerlere teslim etmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Evrak ve arşiv işlemleri memurunun verdiği gelen ve/veya giden tüm evrakları doğru yerlere iletmek. 2. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 3. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 4. Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyetlere ve bazı işlemlere yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak. 5. Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak. 6. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 7. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 8. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 9. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 10. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 11. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 12. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

21 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI DAĞITICI BÖLÜMÜ YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Faaliyetlerin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek. 3. Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ Evrak ve Arşiv Sorumlusu ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI --- BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. En az lise veya dengi okul mezunu olmak. 3. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak.

22 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELEGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ SANTRAL GÖREVLİSİ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından ilgili mevzuat ve prosedürler ile belirlenen amaç, hedef, strateji ve ilkeler ile amirinin direktifleri doğrultusunda Santral Memurluğu görev alanı içerisinde kalan faaliyetleri onaylanmış plan, program kuralları çerçevesinde gerçekleştirir. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1.Biriminde yürütülen faaliyetlerin etken bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli araç, gereç, malzeme vb. ihtiyaçları önceden belirleyerek amirine iletmek 2.Kendi görev alanı içindeki ve diğer bölümlerle olan bilgi akışının telefon üzerinden tam, doğru ve zamanında yapılmasını sağlamak, 3.Santral Hizmetlerinin tam doğru ve zamanında yapılmasının temin için merkezi santral sistemindeki cihazların, her an hizmete hazır şekilde tutmak, muhtemel arızaları giderecek tedbirleri almak, 4.Müdürlüğümüz santralinden özel görüşen personel listelerini düzenli olarak alıp Muhasebe servisine göndermek, 5.Resmi telefonlardan özel görüşme yapılmasına müsaade etmemek, 6.Müdürlüğümüz santralinde yaptığı hizmeti kamu düzenine uygun olarak nezaket kuralları içerisinde yürütmek, 7.Amirinin ihtiyaç duyabileceği kendi görev alanı kapsamındaki her türlü bilginin her an kullanılabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlamak, gerektiğinde raporunu hazırlamak, 8.Şube Müdürlüğünün çalışma konularıyla ilgili verilerin, bilgilerin veri tabanına girilmesini ve güncelleştirilmesini sağlamak. 9.Amiri tarafından verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, 10.Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütmek ve etik kurallarına uymak. YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Görevlerinin gerektirdiği alet, makine, demirbaş ve malzemeleri kullanmak 3. İl Müdürlüğünce belirlenen esaslar dahilinde paraf etme ve imza atma yetkisini sahip olmak EN YAKIN YÖNETİCİSİ İdari ve Mali İşler Şube Müdürü

23 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELEGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ SANTRAL GÖREVLİSİ ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI.. BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı Devlet Memurları Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 2. Lise veya dengi okul mezunu olmak, 3. Bilgi teknolojileri konusunda yeterli tecrübeye sahip olmak, 4. İletişim ve halkla ilişkiler konusunda tecrübeli olmak, 5. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro şartlarında çalışmak.

24 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI SEKRETER BÖLÜMÜ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda,Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; protokol kuralları çerçevesinde, sekreterliğini yaptığı yöneticisinin iletişimini sağlamak, randevu ve görüşmelerini düzenlemek, yazılarını yazmak ile ilgili faaliyetleri yürütmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1.Ortak belirlenmiş görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 2.Sekreterliğini yaptığı yöneticisinin talimatına göre dâhili ve harici telefon bağlantılarını yapmak. 3.Sekreterliğini yaptığı yöneticisinin randevularını ve ziyaretçileriyle görüşmelerini düzenlemek. 4.Faks, e-posta ve diğer haberleşme hizmetlerini yürütmek. 5.Toplantı ve diğer programlarının organizasyonunu yapmak. 6.Sekreterliğini yaptığı yöneticisinin talimatları doğrultusunda personele ilişkin günlük imza listelerini oluşturmak. 7.Birim sarf ve kırtasiye malzemeleri ihtiyacına ilişkin personel talep formlarını almak ve temin edilmek üzere yöneticisine iletmek. 8.Sekreterliğini yaptığı yöneticisine imzaya gelen evrakın imzalanmasını ve ait olduğu yere gönderilmesini sağlamak. 9.Sekreterliğini yaptığı yöneticisine bağlı personelin yıllık, günlük izinlerini, vizite kağıtlarını, seyahat görev formlarını, araç talep formlarını almak ve yöneticisine onaylatmak. 10.Çalışma yerindeki araç-gereç, doküman ve mefruşatın doğru bir şekilde kullanmasını, gereken bakım ve onarımlarının düzenli yapılmasını sağlamak. 11.Faaliyetleri ve işlemleri ile ilgili kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak. 12.Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 13.Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 14.Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyetlere ve bazı işlemlere yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak.

25 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI SEKRETER BÖLÜMÜ Tüm faaliyetlerinde iç Kontrol Sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak. 16.İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak. 17.Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek 18.Amiri tarafından verilecek benzer görevleri de yerine getirmek. YETKİLERİ 1.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2.Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak. 3.Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ İdari ve Mali İşler Şube Müdürü ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI: ---- BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Bir yüksek öğrenim kurumunun ilgili bölümünü,tercihen Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümünü- bitirmiş olmak. 3. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. Protokol kurallarını bilmek. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1.Çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2.Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3.Büro ortamında çalışmak. 4.Görevi gereği seyahat etmek

26 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI MUHASEBE BİRİM SORUMLUSU BÖLÜMÜ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; personel maaşlarının hazırlanması, harcırah beyanları, mal ve hizmet taleplerinin tahakkuk ettirilmesini sağlamak ve takibini yapmak. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Ortak belirlenmiş görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 2. Birimde çalışan tüm personellerin yaptıkları işleri takip etmek, kontrolünü gerçekleştirmek. 3. Müdürlük personellerinin maaş ve emeklilik kesenekleri ile ilgili SGK prim işlemlerini yürütmek ve gerektiğinde bu konularla ilgili kuruluşlarla işbirliği yapılmasını sağlatmak, takibi yapmak. 4. Mal ve hizmet alımlarında KİK mevzuatına ve ödenek durumuna göre şube taleplerini muhasebeleştirilme işlemlerini yapılmasını sağlamak, takibi yapmak. 5. Müdürlüğün tüm haberleşme, elektrik vb. gibi giderlerinin tahakkukunu yapılmasını sağlamak, takibini yapmak. 6. Görevli giden personel harcırah beyanlarının tahakkuk edilmesini sağlamak, takibi yapmak. 7. İcra işlemlerinin takibi ile ilgili işleri gerçekleştirmek ve gerektiğinde bu konularla ilgili kuruluşlarla işbirliği yapılmasını sağlamak. 8. Lojman kesintileri ile ilgili iş ve işlemleri gerçekleştirmek ve takibini yapmak. 9. Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb. çalışma gruplarında yer almak. 10. Ülke ekonomisini, tarım sektörünü ve gelişmelerini takip etmek, mesleğine ilişkin yayınları sürekli izlemek, bilgilerini güncelleştirmek. 11. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 12. Biriminde yapılan işlerin kuruluşun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygunluğunu sağlamak. 13. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 14. Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

27 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ MUHASEBE BİRİM SORUMLUSU 15.Birimin ilgi alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışılık olgusunun giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; Düzeltici Faaliyet ve Önleyici Faaliyet çalışmaları yapmak. 16.İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 17.Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. 18.Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek YETKİLERİ 1.Sorumlular için belirlenmiş ortak yetkilere sahip olmak. 2.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 3.Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak. 4.Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ İdari ve Mali İşler Şube Müdürü BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Tercihen Dört yıllık bir yükseköğrenim kurumunu bitirmiş olmak 3. Konusu ile ilgili en az iki yıl çalışmış olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek.

28 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ İL KONSOLİDE YETKİLİSİ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; Müdürlük taşınır mal hesaplarının konsolide edilmesi ile ilgili faaliyetleri yürütmek, hedeflenen sonuçların gerçekleştirilmesini sağlamak ve yapılan işleri koordine etmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1.Ortak belirlenmiş görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 2.Müdürlük Taşınır Konsolide Görevlisi görevini yürütmek. 3.Harcama birimleri ile İlçelerden aldıkları Taşınır Hesap Cetvellerini konsolide ederek, idarenin Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Hesabı İcmal Cetvelini, üst yönetici adına hazırlamak. 4.Taşınır mal ile ilgili bilişim işlemlerini koordine etmek. 5.Taşınır mal işlemleri ile ilgili eğitim programı düzenlenmesini koordine etmek. 6.Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb.çalışma gruplarında yer almak. 7.Ülke ekonomisini, tarım sektörünü ve gelişmelerini takip etmek, mesleğine ilişkin yayınları sürekli izlemek, bilgilerini güncelleştirmek. 8.Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 9.Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 10.Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 11.Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 12.Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 13.İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 14.Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 15.Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek

29 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ YETKİLERİ İL KONSOLİDE YETKİLİSİ 1. Sorumlular için belirlenmiş ortak yetkilere sahip olmak 2. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 3. Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak. 4. Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ Şube Müdürü ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI Taşınır Kayıt ve Kontrol Memuru BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Dört yıllık bir yüksek öğrenim kurumunu -tercihen İktisat, İşletme, Maliye, Kamu Yönetimi, Çalışma Ekonomisi, Tarım Ekonomisi vb. bölümünü - bitirmiş olmak 3. Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak. Konusu ile ilgili en az iki yıl uzman olarak çalışmış olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Büro ortamında çalışmak. Görevi gereği seyahat etmek.

30 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI TAŞINIR KAYIT VE KONTROL HİZMETLERİ MEMURU BÖLÜMÜ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; Müdürlüğe ait taşınır demirbaş ve tüketim malzemelerini bulundurmak, saklamak, dağıtımını yapmak ve kayıt altına almak ile ilgili faaliyetleri mevzuata uygun olarak yönlendirmek ve yapmak. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1.Müdürlüğün tüm birimlerine ait demirbaş ve tüketim malzemelerini bulundurmak, sıhhi bir şekilde muhafaza edilmesini sağlamak ve kayıtlarını tutmak. 2.İ lgili birimlere gerekli malzemeyi yazılı talep karşılığı zimmetle teslim etmek. 3.Alınan tüm malzemelerin kabul işlemlerini yapmak ve fatura bilgisini bilgisayara işlemek. 4. Üç ayda bir tüketim çıkış raporu hazırlamak ve Saymanlığına yazı ile bildirmek. 5.Yıl sonunda ambara giriş ve çıkışları denkleştirmek için gerekli işlemleri yapmak. 6.Ambar kayıtlarında fazla veya az mal çıkması durumunda gerekli belgeleri düzenlemek ve işlemleri yapmak. 7.Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb. çalışma gruplarında yer almak. 8.Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak. 9.Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 10. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 11. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 12. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 13. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 14. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 15.Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 16.Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek

31 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI TAŞINIR KAYIT VE KONTROL HİZMETLERİ MEMURU BÖLÜMÜ YETKİLERİ 1.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2.Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek. 3.Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ İİ Konsolide Yetkilisi ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI --- BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Lise veya yüksekokul mezunu olmak. 3. Konusuyla ilgili olarak en az iki yıllık iş deneyimine sahip olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek.

32 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ İŞİN KISA TANIMI GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ PERSONELLERİ Iğdır İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; personel maaşlarının hazırlanması, harcırah beyanları, mal ve hizmet taleplerinin tahakkuk iş ve işlemlerini yapmak. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Ortak belirlenmiş görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 2. Müdürlük personellerinin maaş ve emeklilik kesenekleri ile ilgili SGK prim işlemlerini yürütmek ve gerektiğinde bu konularla ilgili kuruluşlarla işbirliği yapılmasını sağlamak. 3. Mal ve hizmet alımlarında KİK mevzuatına ve ödenek durumuna göre şube taleplerini muhasebeleştirmek. 4. Müdürlüğün tüm haberleşme, elektrik vb. gibi giderlerinin tahakkukunu yapmak. 5. Görevli giden personellerin harcırah beyanlarını tahakkuk etmek. 6. İcra işlemlerinin takibi ile ilgili işleri gerçekleştirmek ve gerektiğinde bu konularla ilgili kuruluşlarla işbirliği yapılmasını sağlamak. 7. Lojman kesintileri ile ilgili iş ve işlemleri gerçekleştirmek ve takibini yapmak. 8. Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb. çalışma gruplarında yer almak. 9. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 10. Biriminde yapılan işlerin kuruluşun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygunluğunu sağlamak. 11. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 12. Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 13. Birimin ilgi alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışılık olgusunun giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; Düzeltici Faaliyet ve Önleyici Faaliyet çalışmaları yapmak. 14. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 15. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

33 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ PERSONELLERİ YETKİLERİ 1.Sorumlular için belirlenmiş ortak yetkilere sahip olmak. 2.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 3.Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak. 4.Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ Muhasebe Birim Sorumlusu BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Tercihen Dört yıllık bir yükseköğrenim kurumunu bitirmiş olmak 3. Konusu ile ilgili en az iki yıl çalışmış olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek.

34 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ KAT GÖREVLİSİ ( TEMİZLİKÇİ) İŞİN KISA TANIMI: Iğdır İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık İMüdürlüğü üst yönetimi tarafından ilgili mevzuat ve prosedürler ile belirlenen amaç, hedef, strateji ve ilkeler ile amirinin direktifleri doğrultusunda Hizmetli İşçi görev alanı içerisinde kalan faaliyetleri onaylanmış plan ve program çerçevesinde gerçekleştirmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI: 1. Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık İMüdürlüğü üst yönetimi tarafından ilgili mevzuat ve prosedürler ile belirlenen amaç, hedef, strateji ve ilkeler ile amirinin direktifleri doğrultusunda kendisine ait görev alanı içerisinde kalan faaliyetleri onaylanmış plan, program ve bütçe kuralları çerçevesinde gerçekleştirmek 2. Birimin idari bürolar, tuvalet, büro demirbaşları, camlar vb. gibi her türlü temizlik bakım ile ilgili işleri düzenli ve sürekli olarak zamanında yapmak, 3. Görevini yerine getirirken kullandığı ve personelin kullanacağı temizlik malzemelerini (sabun, deterjan vb.) hazır halde bulundurmak, 4. Her gün mesai bitiminden önce artık ve işe yaramaz malzemeyi toplamak, gösterilen yere taşımak, istifleme ve çöp aracına yüklemek, 5. Evrak, dosya, kırtasiye vb. dokümanı istenilen yere götürür, verileri ilgililere teslim eder. 6. İl Müdür Yardımcısının Birime havale ettiği evrakları evrak kabul biriminden alarak ilgili personele teslim etmek, 7. Birimine ve İl Müdürlüğüne gelen demirbaş, kırtasiye, malzeme vb. yüklerin indirilmesine, yüklenmesine gösterilen yere taşınmasına yardım etmek, 8. Fotokopi çekimi işlerine yardımcı olmak, 9. Birimine gelen ziyaretçilerin, görüşmek istedikleri kişilerle görüşmesine yardımcı olmak, 10. Amiri tarafından verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri de yerine getirmek, 11. İş çıkışlarında büroları kontrol etmek, Çöp kovalarını boşaltmak, oda kapılarının kilitli olup olmadığını kontrol etmek. Açık kalan bilgisayar, lamba v.b aletleri kapatarak gerekli güvenlik önlemlerini almak, 12. Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütmek ve etik kurallarına uymak YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Görevlerinin gerektirdiği alet, makine, demirbaş ve malzemeleri kullanmak,

35 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ KAT GÖREVLİSİ ( ODACILAR) EN YAKIN YÖNETİCİSİ: İdare Amiri BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER: sayılı Devlet Memurları Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 2. Lise veya Ortaöğrenim dengi okul mezunu olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI: 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ve arazi şartlarında çalışmak.

36 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ MAKİNA İKMAL SORUMLUSU İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; Müdürlüğe ait resmi ve kiralık araçların sevk ve idaresi ile ilgili faaliyetleri yürütmek, hedeflenen sonuçların gerçekleştirilmesini sağlamak ve yapılan işleri koordine etmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1.Ortak belirlenmiş görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 2.Müdürlüğe ait araçların sevk ve idaresi ile ilgili planlama yapmak 3.Atölyeye tamir için bırakılan araçlarla ilgili yapılacak ihale komisyonlarında görev almak ve tamir, onarımını veya bakımı müteakip Atölye sorumlusundan teslimini sağlamak 4.Şoförlerin izin, rapor, fazla mesai vb. işlemlerini yürütmek 5.Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve k o m i t e vb. çalışma gruplarında yer almak. 6.Araçların sigorta ve muayene işlemlerini yapmak ve takip etmek. 7.Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 8.Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 9.Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 10.Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 11.Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemleri giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici ve Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 12. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 13.Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 14.Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek

37 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ MAKİNA İKMAL SORUMLUSU YETKİLERİ 1.Sorumlular için belirlenmiş ortak yetkilere sahip olmak 2.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 3.Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak. 4.Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ İdari ve Mali İşler Müdürü ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI Ulaşım Hizmetleri Görevlisi ( Şöförler) BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Dört yıllık bir yüksek öğrenim kurumunun -tercihen İktisat, İşletme, Çalışma Ekonomisi, Tarım Alet Makineleri, Makine Mühendisliği vb.- bir bölümünü bitirmiş olmak. 3. Konusu ile ilgili deneyim sahibi olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek.

38 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ ULAŞIM HİZMETLERİ GÖREVLİSİ (ŞÖFÖRLER) İŞİN KISA TANIMI Kanunlar ve yönetmelikler çerçevesinde Iğdır İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; şoförlük hizmetleri konusunda gerekli faaliyetleri yerine getirmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1-Taşıt Görev emrinde yazılı bulunan güzergahta, görevli personellerle nezaket kurallarına azami riayet göstererek, personellerin görev yerlerine ulaşımını sağlamak, 2-Taşıt kullanımında trafik kurallarına riayet etmek, 3-Aracın periyodik bakımlarının yapılmasını sağlamak ve yapılan bakımları araçta gerektiğinde raporlayabilmek, 4-Avadanlıkların tam olmasını takip etmek, 5-Aracın; Muayene, Zorunlu Mali Sorumluluk Sigortası, Karayolları Muayenesi gibi yapılması gereken iş ve işlemlerini en az 20 gün önceden araç birim şefine bildirmek ve sonucunu takip etmek, 6-Görevi sona eren aracı İl Müdürlüğü parkına çekmek, temizliği yapmak ve bir sonraki gün için göreve hazır hale getirmek, 7-Akaryakıt ihtiyacını karşılamak için İl Müdürlüğümüz ile anlaşmalı istasyona Ambar memuru ile sabah 8: 30 a kadar giderek akaryakıt ikmalini yapmak ve araç bakım defterine işlemek, 8-Her gün göreve çıkmadan ve taşıt görev emri işlemlerini yapmak, 9-Verilen talimatlara ve iş güvenliği kurallarına göre alınmış önlemlerin uygulanmasını sağlamak, 10-Her gün taşıtın sağ tarafında yazılı bulunan Resmi Hizmete Mahsustur yazısının sağlamlığını kontrol etmek, 11-Göreve çıkmadan önce aracın sağ ön camında Görevli levhasının yerinde olmasını sağlamak, 12-Araç bakıma alındığında veya herhangi bir parça değiştiğinde ilgi durumu araç bakım defterine işlemek, 13-Göreve çıkmadan ve görev dönüşü aracın lastik havalarını, Silecek suyunu, motor yağını, Soğutma sistemi suyunu, frenlerinin sağlam olup olmadığını ve işaret ışıklarının yanıp yanmadığını kontrol etmek. Eksik olan kısımlarını tamamlamak, tarafından yapılamayanların ise müdürlüğümüz kademesinde yapılmasını sağlamak, 14-Müdürlüğümüz kademesinde yapılamayan bir arıza olması durumunda araç birim şefine veya İdari ve Mali İşler Şube Müdürüne haber vererek arızanın giderilmesini sağlamak, 15-Amiri tarafından verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, 16-Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütmek ve etik kurallarına uymak,

39 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ ULAŞIM HİZMETLERİ GÖREVLİSİ (ŞÖFÖRLER) YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, 2. Görevlerinin gerektirdiği alet, makine, demirbaş ve malzemeleri kullanmak, EN YAKIN YÖNETİCİSİ Makine İkmal Sorumlusu BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı Devlet Memurları Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 2. En az lise veya dengi okul mezunu olmak. 3. Kullandığı araç sınıfına ait sürücü belgesine sahip olmak 4. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Arazi şartlarında çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek.

40 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ TEKNİK HİZMETLER GÖREVLİSİ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; Müdürlüğe ait taşınır ve taşınmaz elektrikli malların tamir ve bakımı ilgili faaliyetleri yürütmek, hedeflenen sonuçların gerçekleştirilmesini sağlamak ve yapılan işleri koordine etmek. GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Taşınır ve Taşınmaz malların elektrik tamir ve bakım ile ilgili olarak piyasa fiyat aştırması yapmak ve ilgili ihale komisyonlarında görev almak. 2. Atölyeye tamir ve bakım için bırakılan taşınır malların tamir ve onarımını müteakip teslimini sağlamak. 3. Müdürlükteki tüm elektrik tesisatı ile ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek. 4. Elektrik tesisatında her hangi bir aksaklığa neden olabilecek olaylara karşı önlem almak, güvenliği sağlamak. 5. Yöneticisi tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komite vb. çalışma gruplarında yer almak. 6. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 7. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 8. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 9. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 10. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici ve Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 11. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 12. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 13. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek

41 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI TEKNİK HİZMETLER GÖREVLİSİ BÖLÜMÜ YETKİLERİ 1.Sorumlular için belirlenmiş ortak yetkilere sahip olmak 2.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 3.Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanmak. 4.Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler. EN YAKIN YÖNETİCİSİ İdare Amiri ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Dört yıllık bir yüksekö ğ r e n i m kurumunun tercihen İktisat, işletme, Çalışma Ekonomisi, Tarım Alet Makineleri bir bölümünü bitirmiş olmak veya Teknisyenlik kadrosunda yetişmiş olmak. 3. Konusu ile ilgili deneyim sahibi olmak. ÇALIŞMA KOŞULLARI 1. Çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. 3. Büro ortamında çalışmak. 4. Görevi gereği seyahat etmek.

42 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ BİLGİ İŞLEM SORUMLUSU İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve İlkelere uygun olarak; Müdürlüğümüzde bulunan bilgisayar, bilgisayar çevre birimleri (yazıcı tarayıcı vs) ve network sisteminin düzenli kesintisiz bir şekilde işleyişinin devam etmesini sağlamak. GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1.Ortak belirlenmiş görev ve sorumlulukları yerine getirmek. 2.Mesleğine ilişkin yayınları sürekli izlemek, bilgilerini güncelleştirmek. 3.Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 4.Biriminde yapılan işlerin kuruluşun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygunluğunu sağlamak. 5.Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak. 6.Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 7.Birimin ilgi alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışılık olgusunun giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; Düzeltici ve Önleyici Faaliyet çalışmaları yapmak. 8.İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 9.Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 10. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 11.Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyetlere ve bazı işlemlere yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak. 12.Müdürlüğümüzde bulunan bilgisayar ve çevre birimlerinin düzenli bir şekilde çalışır halde tutulmasını sağlamak. 13.Müdürlüğümüz network ağının ve internet sisteminin çalışanların iş akşını aksatmadan çalışır halde tutulmasını sağlamak. 14.Arızalan bilgisayar ve çevre birimlerinin tamirinin gerçekleştirmesi ve boşalan tonerlerinin dolumun yaptırılmasını sağlamak sayılı kanun gereğince internet log kayıtlarını tutmak. 16. Konfügürasyonu eskiyen ve devamlı arıza veren bilgisayar ve çevre birimlerinin değiştirilerek modernize edilmesini sağlamak. 17. Bilişimle ilgili yeni teknolojilerin takibini yapmak. 18. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

43 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ BİLGİ İŞLEM SORUMLUSU YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanmak. 3. Görevlerini yerine getirirken yetkisini aşan konularda amirine talep ve teklifte bulunmak. 4. Müdürlük içindeki diğer birimlerle sözlü haberleşme ile bilgi ve belge istemek. 5. Malzeme alımları ile ilgili olarak amirine önerilerini bildirebilmek. 6. Amiri tarafından verilecek diğer yetkiler EN YAKIN YÖNETİCİSİ İdari ve Mali İşler Müdürü ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLAR Sistem Destek Görevlisi BU İŞTE ÇALIŞANLARIN NİTELİKLERİ sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Bilgisayarla iliği eğitim veren en az iki veya dört yıllık bir yüksek öğretim kurumundan mezun olmak 3. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. 4. Açılan hizmet içi eğitim kurslarına katılmış olmak 5. İşin gereğini yerine getirecek düzeyde yabancı dil bilmek. 6. MCSE eğitimi almak. 7. CCNA eğitimi almak. 8. MCITP eğitimi almak. 9. C# eğitimi almak. ÇALIŞMA KOŞULLARI Çalışma Saatleri: Normal Çalışma saatleri içinde görev yapmak. Çalışma Ortamı: Büro ortamında ve görev gereği arazi de çalışmak. Seyahat Durumu:Görevi gereği seyahat engeli bulunmamak. Risk durumu: İşin gerçekleştirilmesi sırasında; büro ortamında bulunan cihazlardan dolayı manyetik alan içerisinde bulunmak ve ortamda bulunan koku rahatsız edici olmaktadır.

44 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI SİSTEM DESTEK GÖREVLİSİ BÖLÜMÜ İŞİN KISA TANIMI Iğdır İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; mevcut bilgisayar sistemlerinin etken kullanılması, kayıt sistemlerin koordinasyon ve kontrolü ile çıkan sorunların giderilmesi ile ilgili faaliyetleri yürütmek. GÖREV VE SORUMLULUKLAR. 1. İl Müdürlüğünün donanım ihtiyacını tespit etmek ve satın alınmasını sağlamak. 2. İl Müdürlüğüne ait bilgisayarların ve yazıcı, fotokopi makinesi, vb. yan ürünlerin kurulum, bakım ve onarım işlerini yapmak 3. Bilgisayar sistemlerinin güvenliğine yönelik çalışmaları düzenli olarak takip etmek. 4. Sorumluluğu altındaki sistemlerin çalışır durumda olmasını ve sürekliliğini sağlamak; gerektiğinde Bakanlık Bilişim Teknolojileri Koordinatörlüğüne başvurmak. 5. Aktif cihazların, panellerin, kesintisiz güç kaynaklarının, vb. sistemlerin 7/24 kesintisiz çalışabilmesi için gereken önlemleri almak. 6. Kullanıcıların ağ sistemleri ve internet bağlantıları ile ilgili sorunları gidermek. 7. Kullanıcı hesapları ile ilgili işlemleri yapmak. 8. Birimin e-posta işlemlerini yönetmek. 9. Bilgi teknolojileri ile ilgili kullanıcılardan gelen soru ve istekleri cevaplamak. 10. Elektronik ortamda üretilen veriyi düzenli olarak yedeklemek. 11. Kayıt sistemlerine kullanıcı tanımlamak, görevden ayrılan kullanıcıları pasif hale getirmek. 12. Veri tabanı ve destekleme işlemlerinde İl Müdürlüğü ile ilçe Tarım Müdürlükleri arasındaki koordinasyonu sağlamak. 13. Destekleme icmal işlemleri işleyiş takvimini belirleyerek, ilgili birimlere duyurmak. 14. Sistemden istenilen raporları alarak talep eden birimlere göndermek. 15. Katalog Bilgi Sistemi şifre verme ve eşleştirme işlemlerini yapmak. 16. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. 17. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek. 18. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. 19. Görev ve sorumluluk alanındaki tüm faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

45 IĞDIR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ ÜNVANI BÖLÜMÜ SİSTEM DESTEK GÖREVLİSİ 20. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak. 21. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. 22. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. 23. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine Getirmek. YETKİLERİ 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereçleri kullanmak. EN YAKIN YÖNETİCİSİ Bilgi İşlem Sorumlusu BU İŞTE ÇALIŞANLARIN NİTELİKLERİ sayılı devlet memurları kanununda belirtilen niteliklere haiz olmak. 2. Bilgisayarla iliği eğitim veren en az iki veya dört yıllık bir yüksek öğretim kurumundan mezun olmak 3. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. 4. Açılan hizmet içi eğitim kurslarına katılmış olmak 5. İşin gereğini yerine getirecek düzeyde yabancı dil bilmek. ÇALIŞMA KOŞULLARI Çalışma Saatleri: 1. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. 2. Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapmak Çalışma Ortamı :Büro ortamında ve görev gereği arazide çalışmak. Seyahat Durumu :Görevi gereği seyahat engeli bulunmamak. Risk durumu : İşin gerçekleştirilmesi sırasında; büro ortamında bulunan cihazlardan dolayı manyetik alan içerisinde bulunmak ve ortamda bulunan koku rahatsız edici olmaktadır.

46 İŞ AKIŞ ŞEMASI-1 ŞEMA ADI : YILLIK İZİN ALINMASI İzin Formu Yıllık İzin İdari ve Mali İşler şube Müdürlüğüne gönderilmesi Personelin yıllık izin takip kartından kalan izinlerinin kontrolü-tanzimi ve paraflanması İ-PR Yıllık izin formunun Müdür Onayına sunulması Müdürlük Onayı İş Akışı O-MD

47 İŞ AKIŞ ŞEMASI-2 ŞEMA ADI : YURTDIŞI İZİN ALMA İŞLEMLERİ Dilekçe İLM personelinin yıllık iznini yurt dışında geçirmek için dilekçe ile baş vurması Gelen Evrak İş Akışı İdari ve Mali İşler Şube Müdürünün Personel sorumlusuna havale etmesi Yurt dışı izin onayının hazırlanması P-PR P-PŞ P-ŞM P-YRD-İ İ-MD Vali Onayı İş Akışı İ-VY O-V Olurdan geçen evraka kayıt numarasının verilmesi Bir nüshanın ilgiliye verilmesi Bir nüshanın dosyaya takılması

48 İŞ AKIŞ ŞEMASI-3 ŞEMA ADI: EMEKLİLİK İŞLEMLERİ İlgili personelin iki adet emeklilik formu doldurması Teslim işlem fişinin düzenlenmesi Doldurulan emeklilik formunun Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi Mahalli personel için valilik oluru alınarak ayrılışa ilişkin evrakların SGK Gen. Müd. Ne gönderilmesi Giden evrak iş akışı Personel Genel Müdürlüğünde ilgili kişinin emeklilik durumunun değerlendirilmesi Personel Genel Müdürlüğünden evrakın Tahakkuk sorumlusuna havale edilmesi Personel Genel Müdürlüğünden evrakın Tahakkuk sorumlusuna havale edilmesi Tahakkuk sorumlusunun gerekli evrakları düzenlemesi Personel Genel Müdürlüğünden gelen emeklilik formunun ilgili personele tebliğ edilmesi Tebliğ edilen emeklilik formunun ve eklerinin üst yazıyla Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi

49 İŞ AKIŞ ŞEMASI-4 ŞEMA ADI: YURTDIŞI GÖREV YOLLUĞU HARCIRAH İŞLEMLERİ Bakanlık Oluru Tarım İl Müdürlüğü Onayı O-İM Kişinin Yurtdışı yolluk bildirimi ile Muhasebede Tahakkuk Sorumlusunun İlgili personel için Derece ve Kademesine Göre Ödeme Emri Belgesini Hazırlaması Hazırlanan Ödeme Emri Belgesinin, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi Tarafından İmzalanması İ-PR İ-İM Ödeme emri belgesi ve eklerinin teslim işlem fişiyle defterdarlığa elden teslim edilmesi Tahakkuk Evrakı Teslimat Formu

50 İŞ AKIŞ ŞEMASI-5 BİRİM : ŞEMA ADI : BAŞKA BİRİMDE GÖREVLENDİRME İŞLEMLERİ İLM Birimlerinin amirleri tarafından İLM de çalışan bir personeli kendilerinde görevlendirilmesinin talep edilmesi K-ŞM K-YRD-İ K-MD Evet Talep uygun mu? Hayır İl Müdürü tarafından İLM personelinin İLM içinde başka bir birimde görevlendirildiğinin İdari Mali İşler Şube Müdürlüğüne bildirmesi Uygun olmadığının açıklaması ve evrakın ilgili birime iadesi İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü tarafından görevlendirme yazısı yazılarak İl Müdür Onayına sunulması P-PR P-PŞ P-ŞM P-YRD-İ Giden Evrak İş Akışı Müdür/Valilik Onayı İş Akışı O-MD O-VY İl Müdürü /Valilik Makamı tarafından onaylanan görevlendirme yazısının görev yaptığı Şube Müdürlüğüne bildirilmesi P-PR P-PŞ P-ŞM P-YRD-İ İ-MD İ-VY

51 İŞ AKIŞ ŞEMASI-6 ŞEMA ADI: PERSONEL KİMLİK KARTI ÇIKARTILMASI İŞLEMLERİ AİTM de göreve yeni başlayan personelin Kimlik Kartı Talep Formunu doldurması Kimlik Kartı Talep Formu İMİ Şube Müdürlüğüne formun gelmesi Talebin Personel Genel Müdürlüğüne resmi yazı ile gönderilmesi İ-İM Giden Evrak İş Akışı Personel Kimlik Kartı Personel Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan kimlik kartının AİTM ne gelmesi Gelen Evrak İş Akışı İMİ Şube Müdürlüğüne gelmesi Talep eden personele imza karşılığı teslim edilmesi

52 İŞ AKIŞ ŞEMASI-7 ŞEMA ADI: PERSONEL MAAŞ İŞLEMLERİ Personel Maaşı ile ilgili evrak (Terfi, icra kesintisi, vb.) Merkez saymanlığına maaş programında personelle ilgili bilgilerde değişiklik varsa güncelleme yapılmasına dair yazının gönderilmesi İ-ŞM Giden Evrak İş Akışı Saymanlık müdürlüğünden güncellenen maaş dokümanlarının SAY 2000 üzerinden alınması (Ödeme emri belgesi, icra listeleri, vb.) Saymanlık müdürlüğünce hazırlanan ödeme emri ve eklerinin AİTM gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisince imzalanması İ-PR İ-İM Ödeme emri belgesi ve eklerinin merkez saymanlığına gönderilmesi Teslimat Formu Maaş alacak personel listesinin ve miktarlarının elektronik ortamda bankaya gönderilmesi ve ıslak imzalı bankadan onay alınması Maaş ödemesinden sonra tahakkuk sorumlusunca ilgili birimlere (SGK,Emekli Sandığı) personel keseneklerinin internet ortamında gönderilmesi

53 İŞ AKIŞ ŞEMASI-8 ŞEMA ADI: RAPORLARIN SIHHİ İZNE ÇEVRİLMESİ İŞLEMLERİ Rapor AİTM çalışanlarının almış oldukları raporların İlgili Şube Müdürlüğüne teslim edilmesi İlgili Şube Müdürü tarafından Personel Sorumlusuna havale edilmesi P-ŞM Personel Sorumlusu tarafından raporun sıhhi izne çevrilmesi için ilgili birim amirine onaya sunulması Şube Müdürü Onayı İş Akışı İ-ŞM Sıhhi izne çevrilen raporun tahakkuk sorumlusuna tebliğ edilmesi İ-ŞM Alınan rapor heyet raporu mu? Hayır Evet Evet 1 yıl içinden aldığı raporların gün sayısı 7 günden fazla mı? Hayır Tahakkuk sorumlusu tarafından 7 günü geçen kısım için maaş kesintisi yapılması Başka işlem yapılamadan dosyaya kaldırılması

54 İŞ AKIŞ ŞEMASI-9 ŞEMA ADI: GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU HARCIRAH İŞLEMLERİ Birimin Teklif Yazısı İl Müdürlüğü Onayı O-İM Geçici görev yolluğunun ilgili kişi tarafından yolluk bildiriminin düzenlenmesi ve Muhasebede Tahakkuk Sorumlusunun İlgili personel için Derece ve Kademesine Göre Ödeme Emri Belgesini Hazırlaması Hazırlanan Ödeme Emri Belgesinin, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi Tarafından İmzalanması İ-PR İ-İM Ödeme emri belgesi ve eklerinin teslim işlem fişiyle defterdarlığa elden teslim edilmesi Tahakkuk Evrakı Teslimat Formu

55 İŞ AKIŞ ŞEMASI-10 ŞEMA ADI: GÖREVE BAŞALAMA İŞLEMLERİ Diğer birimlerden İTM ne atanan personelin atama onayının gelmesi Personel sorumlusunun atama onayı ve valilik olurunu alarak ilgili personele tebliğ etmesi ve muhasebe birimince sgb.net üzerinden ilgili kişiyi çalışıyor göstermesi Tahakkuk memurunun ilgili personelin maaş bilgilerini defterdarlığa bildirmesi Personel Genel Müdürlüğü ne ilgili personelin göreve başlamasını bildirmesi İ-İM Giden evrak iş akışı

56 İŞ AKIŞ ŞEMASI-11 ŞEMA ADI: SÜREKLİ GÖREV YOLLUĞU HARCIRAH İŞLEMLERİ Personel Hareket Onayı, Maaş ilmuhaberi Bakmakla Yükümlü Aile Beyannamesi Nakil olan personel tarafından sürekli görev yolluğu bildiriminin ibraz edilmesi İl dışı kuruluşlardan İl Tarım Müdürlüğüne Tayin Olan Personel, İl Tarım Müdürlüğünden Başka Kuruluş ve Birimlere Tayin Olan Personelin, Derece Kademe ve Ek göstergesine Göre Ödeme Emri Belgesi Hazırlanması Hazırlanan Ödeme Emri Belgesinin, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi Tarafından İmzalanması İ-PR İ-İM Ödeme emri belgesi ve eklerinin teslim işlem fişiyle defterdarlığa elden teslim edilmesi Tahakkuk Evrakı Teslimat Formu

57 İŞ AKIŞ ŞEMASI-12 ŞEMA ADI: SEYYAR GÖREV İŞLEMLERİ Araç görev emri Araç çıkış puantajlarının düzenlenmesi Bordro düzenlenmesi Ödeme emri belgesinin düzenlenmesi İ-PR İ-ŞM Defterdarlığa elden teslim edilmesi Tahakkuk evrakı teslimat formu

58 İŞ AKIŞ ŞEMASI-13 ŞEMA ADI : MAL BİLDİRİMİ İŞLEMLERİ Mal Bildirimi İLM çalışanları tarafından Mal Bildirim formunun doldurularak kapalı zarfla dilekçe ekinde İdari ve Mali İşle Şube Müdürlüğüne gönderilmesi Mal bildiriminin Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmek üzere üst yazısının hazırlanması P-PS P-BS P-ŞM İ-YRD-İ İ-MD Üst yazını İl Müdürü tarafından imzalanarak Personel Genel Müdürlüğüne posta ile gönderilmesi Giden Evrak İş Akışı

59 İŞ AKIŞ ŞEMASI-14 BİRİM : ŞEMA ADI : İSTİSNAİ ALIMLAR İŞLEMLERİ İhtiyaç talep listesi İhtiyaç talep formunun Şube Müdürlüğüne gelmesi İşlemin ilgili personele havale edilmesi Alınacak mal/malzeme ile ilgili piyasa araştırmasının yapılması Alınacak mal/malzeme ile ilgili onay belgesi tanzimi ve onayı O-MD Müdürlük Makamı Onay İş Akışı Onay Belgesi K-KOM Mal/malzemenin alınması ve muayene kabulünün yapılması Mal/malzeme Uygun olmayan Mal/malzemenin değiştirilmesi Mal/malzemenin taşınır kayıt İşleminin yapılması ve ilgili Birime zimmetle teslimi K-KY K-BS P-ŞB İ-YRD-İ İ-MD Mal/malzemenin faturasına bağlı olarak ödeme Evrakı tanzimi ve ödemenin yapılması

60 İŞ AKIŞ ŞEMASI-15 ŞEMA ADI: DMO ALIMLARI İŞLEMLERİ İhtiyaç talep listesi İhtiyaç talep formunun Şube Müdürlüğüne gelmesi İşlemin ilgili personele havale edilmesi P-ŞM Ürünlerine göre ihtiyaç listesinin oluşturulması İhtiyaçların katalog da bulunan kod numaralarından oluşan DMO Malzeme istem listesi oluşturulması DMO Malzeme İstem Listesi Üst yazı hazırlanarak liste yazı ekine eklenmesi ve DMO ya gönderilmesi İ-BŞ DMO ya kredi açılması İ-BŞ Mutemet görevlendirilmesi A

61 İŞ AKIŞ ŞEMASI-15 ŞEMA ADI: DMO ALIMLARI İŞLEMLERİ A İ-İM DMO hesabına para aktarılması için Muhasebe İşlem Fişi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak Merkez saymanlık müdürlüğüne gönderilmesi Muhasebe İşlem Fişi Fatura DMO dan malların teslim alınması İ-PR Muayene kabul komisyonu tarafından malların kontrol edilmesi Mallar uygun mu? Hayır DMO ile bağlantı kurulması Evet İ-İM Ödeme emrinin düzenlenmesi, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilmesi ve kredinin mahsup edilerek kapatılması Ödeme Emri Belgesi MİF Giden Evrak İş Akışı

62 İŞ AKIŞ ŞEMASI-16 ŞEMA ADI: AÇIK İHALE İŞLEMLERİ İhtiyaç talep yazısı Açık ihale usulü ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin Şube Müdürlüğüne gelmesi İ-PR İhale dokümanlarının hazırlanması İ-BŞ İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İ-BŞ İhale işlem dosyasının açılması ve ihale onayının alınması KİK numarası alınarak ihale ilanının yapılması Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Tekliflerin toplanması ve ön değerlendirmelerinin yapılması Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi İ-BŞ İ-BŞ Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Alım Sözleşmesi A

63 İŞ AKIŞ ŞEMASI-16 ŞEMA ADI: AÇIK İHALE İŞLEMLERİ A Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası İ-PR Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmette tespit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Hayır Mal ya da hizmet uygun mu? Evet Mal ya da hizmetin kabulü İ-İM Satın almanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı İ-İM Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı İ-İM Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisi ile Gerçekleştirme Görevlisi tarafından imzalanması ve Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilmesi Ödeme Emri ve Tahakkuk Evrakı teslimat formu Giden Evrak İş Akışı

64 İŞ AKIŞ ŞEMASI-17 ŞEMA ADI: BELLİ İSTEKLER ARASINDA İHALE İŞLEMLERİ İhtiyaç talep yazısı Belli istekler arasında ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin Şube Müdürlüğüne gelmesi İhale onayının alınması İ-BŞ Ön yeterlilik ve İhale dokümantasyonunun hazırlanması İhale ilanının yapılması İ-BŞ İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İhalenin hangi tür satın alma için yapıldığının tespiti Danışmanlık hizmeti Diğer mal/hizmet alımı Ön yeterlilik ve ihale dokümanının alınması Ön yeterlilik ve ihale dokümanının alınması Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması ve davetiye ile birlikte ihale dokümanının gönderilmesi İ-BŞ Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması Tekliflerin alınıp teknik değerlendirme ve puanlamanın yapılması Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması İ-BŞ Fiyatı da içeren tekliflerin alınması ve ön değerlendirmelerin yapılması Mali değerlendirme ve puanlamanın yapılması ve konsolidasyon Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi İ-BŞ Danışmanlık İ-BŞ Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması sözleşmesi A

65 İŞ AKIŞ ŞEMASI-17 ŞEMA ADI: BELLİ İSTEKLER ARASINDA İHALE İŞLEMLERİ A Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası İ-PR Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmette tespit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Hayır Mal ya da hizmet uygun mu? Evet Mal ya da hizmetin kabulü İ-İM Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı İ-İM Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı İ-İM Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisi ile Gerçekleştirme Görevlisi tarafından imzalanarak Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilmesi Ödeme emri ve Tahakkuk Evrakı Teslimat Formu Giden Evrak İş Akışı

66 İŞ AKIŞ ŞEMASI-18 ŞEMA ADI: DİĞER ÖDEMELER İŞLEMLERİ Elektrik,su,telefon,adsl vb. faturalar Ödeme emri belgesi düzenlenmesi İ-PR İ-ŞM Ödeme emri belgesinin defterdarlığa elden teslim edilmesi Tahakkuk Evrakı Teslimat Formu

67 İŞ AKIŞ ŞEMASI-19 ŞEMA ADI: İCRA İŞLEMLERİ İcra dairelerinden ilgili personele ait AİTM e yazı gelmesi Tahakkuk Sorumlusu tarafından yazıdaki miktar üzerinden aylık maaşından kesinti yapılacak miktarın belirlenmesi Hazırlanan kesinti miktarı için Defterdarlığa ve bilgi için İcra Dairesine yazı yazılması P-PR P-ŞM İ-İM Giden evrak iş akış şeması İcra Dairelerinden gelen eksik veya fazla kesintilere ilişkin yazılar da dahil olmak üzere hazırlanan yazıların Teslim İşlem Fişiyle Defterdarlığa elden teslim edilmesi. Ödeme emri belgesi ve eklerinin teslim işlem fişiyle defterdarlığa elden teslim edilmesi Tahakkuk evrakı teslimat formu

68 İŞ AKIŞ ŞEMASI-20 ŞEMA ADI: PAZARLIK USULÜ İLE MAL VE HİZMET ALIMI İŞLEMLERİ Talep Yazısı Talep yazılarının satın alma birimine gelmesi Teknik Şartname Alım için bütçe tertibinde yeterli ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Evet Ödenek var mı? Hayır Piyasa fiyat araştırma komisyonunun kurulması İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi İ-ŞM Piyasadan alınacak en az 3 teklifin SGB.net e girilmesi sonunda işin yaklaşık maliyetinin belirlenmesi Yaklaşık Maliyet Cetveli Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması İ-PR İş ile ilgili ihale onay belgesinin SGB.net üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması İhale Onay Belgesi İhale onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması İ-BŞ İhale Dokümanı Hazırlama Komisyonunun kurulması İ-BŞ Kamu İhale Kurumunun web sayfasından ihale numarasının alınması A

69 İŞ AKIŞ ŞEMASI-20 ŞEMA ADI: PAZARLIK USULÜ İLE MAL VE HİZMET ALIMI İŞLEMLERİ A Firmalara ihaleye katılmaları için davet yazılarının yazılması İ-BŞ Satınalma birimi tarafından ihale dokümanının Saymanlıktan edinilecek makbuz karşılığı firmalara teslim edilmesi İhale Dokümanı Teslim Tutanağı İ-PR İhale işlemlerini gerçekleştirmek üzere hizmet alacak birim tarafından en az 5 kişilik (aynı sayıda yedek üye) ihale komisyonunun oluşturulması İ-BŞ İ-PR Firma dosyalarının ihale saatinden önce satınalma birimi tarafından imza karşılığında teslim alınması İhale Zarfı Teslim Alma Tutanağı İhale Komisyonunun firma yetkililerinin yanında ihale zarflarını kontrol etmesi ve zarfı mevzuata uygun olmayanların tutanakla tespit edilmesi ve ihale dışı bırakılması Uygun Olmadığı için Değerlendirmeye Alınmayan Zarflarına İlişkin İhale Komisyon Tutanağı Firmaların verdiği tekliflerin açıklanması Firmaların verdiği ihale dokümanlarının kontrol edilmesi Kontrol Tutanağı İhale komisyonu tarafından tekliflerin aldığı sıraya göre düzenlenen tutanağın imzalanarak firmalara verilmesi İ-PR Belgeleri eksik ya da hatalı olan davetlilerin elenmesi İ-PR KİK in belirlemiş olduğu teklif vermeye davet yazısının yazılarak firmalardan son fiyat tekliflerinin istenmesi İ-BŞ Alınan tekliflerin aynı komisyon tarafından firmaların huzurunda yaklaşık maliyetle birlikte açıklanması ve tutanak altına alınarak bir nüshanın firmalara verilmesi İsteklilerce teklif edilen son fiyat tutanağı B

70 İŞ AKIŞ ŞEMASI-20 ŞEMA ADI: PAZARLIK USULÜ İLE MAL VE HİZMET ALIMI İŞLEMLERİ B Son teklifler açıklandıktan sonra komisyon tarafından karar verilmesi ve kararın imzalanması İ-PR Komisyon kararının ihale yetkilisine sunulması İ-İM İhale Yetkilisi onaylıyor mu? Hayır İhalenin iptalinin gerekçesiyle birlikte firmalara bildirilmesi İ-İM Evet İhale sonucunun katılan tüm firmalara bildirilmesi İ-İM Firmalardan 10 günlük süre içerisinde şikayet gelirse cevaplandırılması İ-İM Kazanan firmaya sözleşmeye davet yazısının yazılması İ-İM İdare ve Firma arasında sözleşme imzalanarak işe başlanması İ-İM

71 İŞ AKIŞ ŞEMASI-21 ŞEMA ADI: DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE HİZMET ALIMI İŞLEMLERİ Hizmet alacak birimin talep yazısı Teknik Şartname Gelen yazının Şube Müdürü tarafından satınalma sorumlusuna havale edilmesi P-ŞM Alım için bütçe tertibi ödenek durumuna bakılması Evet Ödenek var mı? Hayır Piyasa fiyat araştırması için komisyon kurulması Alım için ödenek olmadığı harcama birimine yazı ile bildirilmesi ve talep yazısının arşivde dosyaya kaldırılması İ-ŞM Teknik şartname doğrultusunda hizmet alımı için piyasa fiyat araştırması yapılması ve teknik şartnamenin firmalar gönderilmesi İ-ŞM Giden Evrak İş Akışı Gelen Evrak İş Akışı Gelen tekliflerin komisyonda açılması ve yaklaşık maliyetin hesaplanması SGB.net üzerinden ihale onay belgesi düzenlenmesi. İhale Onay Belgesi Harcama Yetkilisine (İhale Yetkilisi) imzaya sunulması İ-İM A

72 İŞ AKIŞ ŞEMASI-21 ŞEMA ADI: DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE HİZMET ALIMI İŞLEMLERİ A Komisyon tarafından 2.tekliflerin alınması ve en düşük teklif veren firmaya ihalenin verilmesi, SGB.net ten piyasa fiyatı araştırma tutanağının düzenlenmesi Piyasa fiyat araştırma tutanağı 3 kişiden oluşan komisyondan olur alınması Sözleşme yapılacak mı? Evet Hayır Firmanın mevzuatta belirlenen oranda sözleşme bedelinin damga vergisini saymanlığa yatırması Sözleşme düzenlenmesi ve imzalanması İ-BŞ İ-BŞ Ödemeler bazında hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet İşi kabul Tutanağı Götürü bedel/birim fiyat tutanağının düzenlenmesi Götürü bedel/birim fiyat tutanağı İ-BŞ Ödemeler bazında hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet İşi kabul Tutanağı Ödemeler bazında hakediş raporunun düzenlenmesi Hakediş Raporu İ-BŞ Hakediş raporlarının düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisi onayına sunulması Hakediş Raporları Hakediş İcmali düzenlenmesi Hakediş İcmali Firma tarafından düzenlenen faturanın satınalma tarafından ödenmesi İ-BŞ

73 İŞ AKIŞ ŞEMASI-22 ŞEMA ADI: DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE SATINALMA İŞLEMLERİ Birimlerin Talep Yazıları Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Evet Ödenek var mı? Hayır Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İ-BŞ İlgili birime ödeneğin olmadığının bildir ilmesi İ-ŞM Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin SGB.net e girilmesi sonunda yaklaşık maliyetinin belirlenmesi Yaklaşık Maliyet Cetveli Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması İ-PR Mal ile ilgili ihale onay belgesinin SGB.net üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması İhale Onay Belgesi İ-BŞ İhale onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması A

74 İŞ AKIŞ ŞEMASI-22 ŞEMA ADI: DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE SATINALMA İŞLEMLERİ A 2.tekliflerin alınması için piyasa fiyat araştırmasının yapılması SGB.net üzerinden Piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlenerek çıktısının alınması Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının, Fiyat Araştırma Komisyonu tarafından onaylanması İ-PR En uygun teklif verenden alıma karar verilmesi Muayene kabul komisyonun kurulması İ-İM Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul komisyonu tarafından yapılması Evet Mallar alım için uygun mu? Hayır Malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması Fatura ile malların muayene kabul komisyonu tarafından teslim alınması İ-PR Tutanak tutularak malların ambara girişinin sağlanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı Fatura karşılığı malların bedelinin ödenmesi İ-İM

75 İŞ AKIŞ ŞEMASI-23 ŞEMA ADI: SONUÇ-RAPOR İŞLEMLERİ Olumlu Savunmaların değerlendirilmesi Olumsuz Sorgulama-araştırma konusunun sonuca bağlanması Sorgulama-araştırma konusunun sonuca bağlanması Sonucun ilgili kişi yada kuruma rapor edilmesi

76 İŞ AKIŞ ŞEMASI-24 ŞEMA ADI: ARAŞTIRMA-SORUŞTURMA İŞLEMLERİ İhbar,şikayet, yolsuzluk İl Müdürü tarafından bu iş için ilgili personelin görevlendirilmesi İlgili personel tarafından soruşturma konusu ve yerinin belirlenmesi Soruşturma konusu ile ilgili kişi, birim veya kurumla görüşme, soruşturma veya araştırma yapılması Savunmaların alınması

77 İŞ AKIŞ ŞEMASI-25 ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞLEMLERİ İç Kontrol Sistemi alt yapı oluşturma süreci çalışmalarının başlaması 5018 sayılı kanun gereği ve il müdürü onayı ile İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesinin başlaması İç Kontrol Sistemi ile ilgili il müdürü ve ilgili şubelere bilgi verilmesi ve toplantılar düzenlenmesi İç Kontrol Sisteminin kurulacağı şubelerden belirlenecek personel ile Proje Ekibinin oluşturulması Gerekiyorsa İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması konusunda dış destek sağlanması Proje için kaynak sağlanması İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesinin hazırlık çalışmalarının yapılarak projenin kapsamının ve Proje Ekibinin görev ve sorumluluklarının belirlenmesi Proje Ekibinin görev ve sorumluluklarının yazılı hale getirilmesi ve il müdürü onayı ile duyurulması O-MD Projenin planlamasının yapılarak İç Kontrol Sisteminin oluşturulması için gerçekleştirilecek faaliyetler ve bu faaliyetlerin nasıl yürütüleceği konularında Proje Ekibi ile birlikte çalışılması O-MD İç Kontrol Sisteminin öngördüğü şartların yerine getirilmesine yönelik yapılması gereken çalışmaları içeren Uyum Eylem Planının katılımcı yöntemlerle hazırlanması ve il müdürü onayının alınması İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı A

78 İŞ AKIŞ ŞEMASI-25 ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞLEMLERİ A Gerçekleştirilecek faaliyetlerin Proje Ekibine iletilmesi O-MD Birimlerden gelen faaliyetlerin Proje Ekibi tarafından konsolide edilerek yöneticilere gönderilmesi İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması çalışmaları İç Kontrol Sistemi farkındalık/teknik eğitim programlarının hazırlanması Proje Ekibine İç Kontrol Sistemi konusunda teknik eğitim verilmesi Şubelerdeki yönetici ve personele bilinçlendirme eğitimlerinin verilmesi İç Kontrol uygulamaları yönünden mevcut durum ve kontrol ortamının değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması İlgili şubelerde verimlilik sorunlarının teşhisi çalışmalarının yapılması Verimlilik Sorunlarının Teşhisi Anketi İlgili şubelerde performans analizlerinin gerçekleştirilmesi Performans Analizleri Anketi Mevcut durum değerlendirme sonuçları doğrultusunda şubelerde iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi ve ilgili çalışmalarda bu alanların dikkate alınmasının planlanması Kontrol ortamı ile ilgili çalışmalara başlanması kapsamında etik değerler sisteminin oluşturulması çalışmalarına başlanması B

79 İŞ AKIŞ ŞEMASI-25 ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞLEMLERİ B O-MD Mevcut etik kodlar sisteminin değerlendirilmesi, Etik Anket uygulamasının yapılması, ilgili şubelerden katılımcılarla beyin fırtınası oturumları gerçekleştirilmesi, etik davranış kurallarının belirlenmesi ve il müdürü onayının alınması Etik Beyannamesi İlgili şubelerde misyon/ vizyon ve organizasyon yapısı ve görevlerle ilgili çalışmaların başlaması Şubelerde farklı iş yapan her personel ile İş Analizlerinin yapılması İş Analizleri O-MD Şubelere ait İş Akışlarının hazırlanması ve bölüm yöneticileri tarafından kontrol edilip onaylanmasının sağlanması İş Akışları İş Akışlarından yola çıkarak şubelerin temel süreçlerinin değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması Her bir temel süreç için süreç hiyerarşilerinin hazırlanması Süreç Hiyerarşisi Tablosu Her bir temel süreç için süreç tanımlarının yapılması Temel Süreç Tanım Formu Her bir temel süreç için Temel Süreç tanım formunda yer alan girdileri ve çıktıları dikkate alarak süreç performans göstergelerinin belirlenmesi ve Temel Süreç Tanım Formlarına işlenmesi Organizasyonel ve yönetsel tüm süreçlerin yeniden değerlendirilmesi ve gereken durumlarda yeniden düzenlenerek bölümlerin Organizasyon Şemalarının çizilmesi Organizasyon Şemaları C

80 İŞ AKIŞ ŞEMASI-25 ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞLEMLERİ C Her bir şubenin Organizasyon Şemasında yer alan tüm kadrolar için iş tanımlarının yapılması Gerekleri Belgeleri İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinden yola çıkarak her kadro unvanının yer aldığı Eğitim/Deneyim Tablosunun, İç Hareketlilik Tablosunun, Görev Envanteri Tablosunun ve diğer tablo ve raporların oluşturulması İç Hareketlilik Tablosu Eğitim/Deneyim Tablosu Görev Envanteri Tablosu Hazırlanan İş Akışları, Organizasyon Şemaları, İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri ile diğer tabloların yer aldığı Organizasyon Kitabının hazırlanması Organizasyon Kitabi Personelin yeterliliği ve performansına yönelik mevcut yapının analizi ve geliştirilecek önerilerin raporlanması Yetki devrine ilişkin düzenlemelerin gözden geçirilerek değerlendirilmesi ve gerekiyorsa yeni düzenlemeler yapılması Yetki Devri Formu İlgili bölümlerde risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması için yöneticileriyle işbirliği sağlanması Amaç ve hedeflere ulaşmakta ve faaliyetlerin yürütülmesinde karşılaşılabilecek risklerin belirlenmesi için mevcut durum analizleri de dikkate alınarak bilimsel yöntemlerle risk belirleme çalışmalarının yapılmasının sağlanması D

81 İŞ AKIŞ ŞEMASI-25 ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞLEMLERİ D Risk tanımlamalarının yapılması Risk Listesi Risklerin özelliklerinin, gerçekleşme sıklıklarının ve etkilerinin analiz edilmesiyle Risk Envanterinin hazırlanması Risk Envanteri Risk matrislerinin oluşturulması ve risklerin önceliklendirilmesi, sınıflandırılması, büyüklüklerinin saptanması ile Risk Önem ve Öncelik Tablosunun hazırlanması Risk Önem ve Öncelik Tablosu Bölümlerin risk kapasitelerinin belirlenmesi, risklere karşı alınacak önlemlere karar verilmesi ve risklere verilecek yanıtların üretilmesi çalışmalarının yapılarak Risk Eylem Planının hazırlanması Risk Eylem Planı Risklerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin oluşturulması ve raporlanması ile risk kontrol stratejilerinin oluşturulması Kontrol ortamının ve kurulacak İç Kontrol Sisteminin sürekliliğini ve güncelliğini korumak için gerekli kontrol stratejileri ve yöntemlerini oluşturma çalışmalarının başlaması Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemlerinin belirlenmesi E

82 İŞ AKIŞ ŞEMASI-25 ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞLEMLERİ E Belirlenen kontrollerin işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontroller olarak detaylandırılması Kritik kontrol noktalarının ve ölçüm kriterlerinin belirlenmesi Hiyerarşik kontrollerin tanımlanması Hiyerarşik kontrollerin ilgili birimlere iletilmesi 657 sayılı kanuna uygun olarak Vekalet Sisteminin yürütülmesi ve takibi Yürürlükteki yazılı prosedürlerin tüm süreçler için gözden geçirilmesi, gerekli düzenlemelerin ve gerekiyorsa yeni tanımlamaların yapılması ve yazılı hale getirilmesi İç Kontrol Standartlarının öngördüğü bilgi ve iletişim sisteminin kurulmasına veya mevcut bilgi sistemlerinin öngörülen şartları sağlayacak şekilde revize edilmesine yönelik çalışmaların başlaması Mevcut bilgi ve iletişim sistemlerinin gözden geçirilmesi Kurulacak veya revize edilecek bilgi ve iletişim sistemlerinin bilgi teknolojileri ile geliştirilmesinin ve sürdürülmesinin sağlanması amacı ile ilgili bölümle işbirliğinin sağlanması F

83 İŞ AKIŞ ŞEMASI-25 ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞLEMLERİ F Kullanılan bilgi sistemlerinin ve bilgi teknolojilerinin mevcut durumunun analiz edilmesi Bilgi sistemlerine ilişkin risk faktörlerinin ve olası risklerin sonuçlarının belirlenmesi Bilgi sistemlerinin sürekliliğinin, güvenilirliğinin ve uygun erişiminin sağlanması için gereken kontrol stratejileri ve yöntemlerinin belirlenmesi Bilgi sistemleri ihtiyaç analizleri anketinin yapılması Bilgi Sistemleri İhtiyaç Analizleri Anketi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemlerinin oluşturulması ve bildirimlerin ilgili yöneticiye iletilmesinin sağlanması İç Kontrol Sistemi izleme ve değerlendirme sistematiğinin oluşturulması O-MD İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Projesinin tamamlanması ile proje raporunun hazırlanarak il müdürlüğüne sunulması İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Proje Raporu

84 İŞ AKIŞ ŞEMASI-26 ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİ UYGULAMASI İŞLEMLERİ Diğer Uygulamalar İç Kontrol Sistemi Danışmanlık ve Destek Uygulamaları İç Kontrol Sisteminin çalışmalarının getirdiği ilkelere ve gerektirdiği şartlara uygun olarak hazırlanmasının veya revize edilmesinin sağlanması için sorumlu birimlere bilgi verilmesi Birimlere İç Kontrol Sisteminin Standartlarının uygulanması konusunda danışmanlık yapılması İç Kontrol Sistemi ile ilgili hedeflerin, faaliyetlerin ve performans göstergelerinin hazırlanması İç Kontrol Sisteminin uygulamaları konusunda birimlerde yapılacak çalışmalarda diğer ilgili birimlerin koordinasyonunun sağlanması İç Kontrol Sisteminde yapılacak revizyon ve iyileştirme çalışmalarının tüm şubelere iletilmesi Birimlerin Uyum Eylem Planı kapsamında yaptıkları çalışmalara ilişkin hazırlayıp gönderdikleri raporların incelenerek Proje Ekibinin görüşlerine sunulması Kontrol ortamının (Etik kodlar, Organizasyon Kitabı, bilgi ve doküman yönetimi vb.) iç ve dış koşullara uygun olarak güncellenmesi İç Kontrol Sistemi ile ilgili getirilen mevzuat değişikliklerinin duyurulması ve gerekli düzeltme, düzenleme ve varsa yeni çalışmaların yapılmasının sağlanması Hazırlanan raporların proje ekibince iç kontrol Standartları açısından incelenmesi Risk yönetim sürecinin uygulanmasının sağlanması, Birimlerdeki İç Kontrol Sistemi oluşturma, uygulama ve revizyon çalışmalarının İç Kontrol Sistemi standartlarına, metodolojisine ve mevzuatına uygun olması için gereken danışmanlık ve eğitim desteğinin verilmesi İç Denetim Raporlarının değerlendirilme sonuçlarına göre gerçekleştirilmesi önerilen çalışmalarla ilgili Eylem Planı hazırlanarak çalışmaların ilgili birimlerle işbirliği içinde yürütülmesi Eylem Planı Risklerinin iyileştirilmesi için yapılacak çalışmaların koordine edilmesi ve uygulamaların izlenmesi İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan kontrol stratejilerinin geçerliliğinin ve güncelliğinin sürekli olarak kontrol edilmesi, gerektiğinde revize edilmesi İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının geçerliliğinin ve güncelliğinin sürekli olarak kontrol edilmesi, gerektiğinde revize edilmesi İç Kontrol Sisteminin kontrol stratejilerinin uygulanabilmesi için verilerin toplanması, işlenmesi, paylaşılması, saklanması, uygun erişiminin sağlanması ve güvenliği konusunda bilgi teknolojilerinin kullanılmasının sürekliliğinin sağlanması

85 İŞ AKIŞ ŞEMASI-27 ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİ İZLEME VE DEĞERLENDİRME İŞLEMLERİ Sürekli İzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri Diğer İzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri Tüm şubelerdeki Uyum Eylem Planı uygulamalarının periyodik aralıklarla izlenmesi İç Kontrol Sistemi uygulamalarının sürekliliğinin, güncelliğinin ve mevzuata uygunluğunun ilgili birimlerle işbirliği içinde izlenmesi, yılda en az bir kez değerlendirilmesi ve raporlanması İç Kontrol Sistemi ile ilgili mevzuat değişiklikleri kapsamında yapılacak düzeltme, düzenleme çalışmaları ile yapılması gereken yeni çalışmaların izlenmesi İç Kontrol Sistemi ile ilgili üst yönetim tarafından talep edilen ve mevzuat gereği hazırlanıp ilgili mercilere gönderilmesi gereken her türlü raporun ilgili birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanması ve sunulması İç Denetim Raporlarının değerlendirilmesi ve sonuçlarına ilişkin ilgili birim tarafından hazırlanan Eylem Planına göre yapılacak çalışmaların izlenmesi Risk yönetimi sürecinin ve Risk Eylem Planının uygulanmasının izlenmesi Belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmayı engelleyecek iç ve dış kaynaklı risklerin analiz çalışmalarının yapılması, risklerin sürekli olarak değerlendirilmesi Gerektiğinde Risk Envanterinin ve Risk Eylem Planının güncellenmesi İç Kontrol Sistemini ilgilendiren görüş, öneri, talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi ve ilgili birimlerle işbirliği yapılarak ilgili düzenlemelerin yapılmasının sağlanması İç Kontrol Sistemi kapsamında hedefler ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirlerin önerilmesi İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının ilgili birimler tarafından bilinirliliğinin ve gerekli uygulamaların yapıldığının izlenmesi Üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini arttırmak için gerekli çalışmaların ve koordinasyonun yapılması

86 İŞ AKIŞ ŞEMASI-28 ŞEMA ADI: BAHÇE İŞLERİ İl Müdürlüğüne ne ait yeşil alanların temizlik, bakım, düzenleme gibi bahçe işlerinin yapılması Bahçe ihtiyaçlarının takip edilip amirlere bildirilmesi ve bu ihtiyaçların temini sağlamak

87 İŞ AKIŞ ŞEMASI-29 ŞEMA ADI: ARŞİV İŞLEMLERİ AİTM birimlerinden gelen arşivlenecek evrak ve ekindeki malzeme Evrak ve Arşiv İşlemleri Memuru tarafından evrakın ve malzemenin teslim alınması Evrakın ve ekinin kayıt bilgilerine göre her birime ait önceden ayarlanmış kod numaralı klasörlere (gizli evraklara gizlilik kaşesi basılarak) takılması Evrakın ve eklerinin yasal süre sonuna kadar arşivde muhafaza edilmesi Her yıl Ocak ayında bir önceki yılın sonunda yasal süresi dolan evrakın arşiv işlemleri (ayrımı, hazırlanması, uygunluk kontrolü) ile ilgili olarak Daire Başkanlarından komisyon kurulmak üzere personel talep edilmesi ve komisyonun kurulması O-ŞM Komisyonun Arşiv Yönetmeliğine göre evrakın imhası, muhafazaya devamı veya Kurum arşivine gönderilmesine karar vermesi ve ilgili tutanağı imzalaması İ-PR TKB Kurum Arşivine gönderilecek Evrak imha mı edilecek? Muhafaza mı edilecek? Kurum arşivine mi gönderilecek? Muhafaza Edilecek İmha edilecek İl Müdürü İş Akışı İ-İM İl Müdürü Onayı İş Akışı İ-İM Evrakın TKB Kurum arşivine zimmet ile teslim edilmesi Devlet Arşivlerinin belirlediği standartlara uygun olarak imha edilebilecek olan evrakın TKB kurum arşivine teslim edilmesi Yönetmelikçe izin verildiği süre içerisinde (5 yıl, 10 yıl, süresiz, vb.) evrakın muhafaza edilmesi Evrakın imhası için Kurum Arşivinde kurulan ayıklama ve imha komisyonunda İlgili Şube Müdürlüğünden bir kişinin görevlendirilmesi İ-ŞM Komisyonun onayı ile(devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak) imha edilecek ya da Devlet Arşivine gönderilecek malzemeler için liste düzenlenmesi

88 İŞ AKIŞ ŞEMASI-30 ŞEMA ADI: TESİSAT(ELEKTRİK,SU,TELEFON) İŞLERİ Arıza talebinin gelmesi İlgili personelin arızayı analiz etmesi Arıza uzaktan erişimle giderilebiliyor mu? Hayır Evet Arızanın yerinde kontrol edilmesi Hayır Parça gerekiyor mu? Evet Arızanın giderilmesi Parçanın ilgili birim tarafından karşılanması Sisteme giderildiğine dair veri girilmesi Arızalı ekipmanın sahibine telefonla bilgi verilmesi

89 İŞ AKIŞ ŞEMASI-31 ŞEMA ADI: MAKİNA-TAŞIT İŞLEMLERİ Araçları düzenli olarak faal halde tutmak Araçların aylık-üç aylık ve yıllık bakımlarını yapmak Araçlara ait akaryakıt ve madeni yağ teminini sağlamak Araç görev formu düzenlemek Tespit edilen arıza ve bakım onarım ihtiyaçlarının giderilmesi için amirlerine bilgi vermek ve bu aksaklıkların teminini sağlamak Araç bakım onarım kartlarını doldurup ilgili birime bildirmek

90 İŞ AKIŞ ŞEMASI-32 ŞEMA ADI : GELEN EVRAK İŞLEMLERİ Bakanlığın genel evrak biriminden gelen evrak İLM birimlerinden gelen evrak Evrakın Evrak ve Arşiv İşlemleri Memuruna gelmesi ve değerlendirilmesi Bakanlık İl dışı birimleri ile diğer kurum ve kuruluşlardan kargo ile gelen evrak Evet Evrak İLM ile ilgilimi Hayır VG-PS Evrakın bilgisayar ortamında kayıt altına alınması Evrakın gideceği yer ile ilgili kaşesi basılarak Müd.Yrd. Gönderilmesi ve Müd.Yrd. Tarafından değerlendirilmesi P-YRD-T P-YRD-İ Gelen birim/kurum/kuruşlara iade edilmesi Hayır Evrak İl Müdürüne Gidecek mi? Evet P- YRD-İ Havale işleminin Müd.Yrd. tarafından gerçekleştirilmesi ve evrakın İLM genel evrakına gönderilmesi İl Md.Yrd. tarafından İl Müdürüne iletilmesi P- YRD-İ Evrakın ilgili birime havale işleminin İl.Müd.tarafından gerçekleştirilmesi ve İLM genel evrakına gönderilmesi Evrakın, Evrak ve Arşiv İşlemleri Memurun tarafından ilgili şubeye gönderilmek üzere kontrol edilmesi ve İLM genel evrak zimmet defterine kaydedilmesi Evet EDMS Programı üzerinden evrakın taranarak gönderilmesi Evrak EDMS üzerinden mi gönderilecek? Hayır Evrakın dağıtıcı aracılığıyla gönderilmesi Evrakın tesliminde İLM genel evrak zimmet defterinin teslim alana imzalattırılması İ-PR İ-BS Yazının aslının arşive kaldırılması K-BS Gün sonunda tüm evraklarının listesinin çıktısının alınıp ilgili dosyaya eklenmesi Günlük listelerin yıl sonlarında CD veya diskete kayıt edilmesi VG- PR

91 İŞ AKIŞ ŞEMASI-33 ŞEMA ADI : GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ İLM Birimlerinden Gelen resmi yazılar İLM Birimlerinden gelen evrakın kaydının yapılarak değerlendirilmesi Evet Evrak Gizli/ Hizmete Özel/Kişiye Özel mi? Evrakın zarflanması Zimmet Defteri Evrak Evrak ne şekilde ne gönderilecek şekilde? gönderilecek İLM genel evrak üzerinden Evrakın İLM genel evrak zimmet defterine kaydedilmesi Sivas dışı Bakanlık birimleri, kurum, kuruluş ve şahıslara gönderilmek üzere posta kaydının yapılması P-PR İLM birimlerine veya İl içindeki diğer Müdürlüklere zimmet defterine imza alınarak evrakın teslim edilmesi

92 İŞ AKIŞ ŞEMASI-34 ŞEMA ADI: KAMU BİNALARININ BAKIM ONARIM İŞLEMLERİ Bakım ve onarım için talep bildirilmesi Müdürlük bünyesinden karşılanacak Hizmet binalarının hizmetlerinde kullanılan ofis ve malzemelerinin marangozhanede üretilerek temin edilme Talebin değerlendirilmesi Dışardan temin edilecek Bayındırlık İl Müdürlüğüne yapılacak iş ile ilgili keşif raporu hazırlatmak Hizmet binalarının elektrik ve sıhhi tesisat işlerinin teknisyenler tarafından karşılanması (KDV Hariç)< ise İşin yekunu(2012 için) (KDV Hariç)>ise Doğrudan temin yolu ile ihtiyacın temin edilmesi Açık ihale yolu ile ihtiyacın temin edilmesi

93 İŞ AKIŞ ŞEMASI-35 ŞEMA ADI: TAŞINIR KAYIT VE KONTROL HİZMETLERİ TALEP KARŞILANMASI İŞLEMLERİ Taşınır İstek Belgesi Resmi Talep Yazısı Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması P-ŞM Talep edilen malzemenin stok durumunun SGB.net programından kontrol edilmesi Stokta mevcut mu? Hayır Evet Olmayan malzemenin alınması için Şube Müdürüne bildirilmesi Demirbaş Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Tüketim Satınalma İş Akışı Talebin karşılanması Zimmet Senedi Talebin karşılanması Taşınır İşlem Fişi Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmesi Merkez saymanlığa üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi Tüketim Raporu Başkan Onayı İş Akışı İ-İM Giden Evrak İş Akışı

94 İŞ AKIŞ ŞEMASI-36 ŞEMA ADI: MAL TESLİM ALMA İŞLEMLERİ Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Oluru Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelmesi Malın kontrol edilerek depoya alınması Fatura bilgilerine göre SGB.net programına mal girişlerinin yapılması Taşınır İşlem Fişi Taşınır İşlem Fişinin teslim eden (Satınalma Memuru) ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması

95 İŞ AKIŞ ŞEMASI-37 ŞEMA ADI: LOJMAN İŞLEMLERİ İdari Mali İşler Şube Müdürlüğünden boş lojman talep yazısının gelmesi Personel sorumlusunun İl Müdürlüğü ndeki bütün birimlere dağıtılmak üzere boş lojman formunu göndermek için yazı yazılması İ-ŞM Giden evrak iş akış şeması Talepte bulunmak isteyen personelin lojman talep formu doldurması Evet İlgili personelin lojman talep formunun değerlendirilmesi Hayır Lojman tahsis kararı alınarak ilgili Personele teslimin yapılması ve Maaş kesinti işlemleri Lojman talep formu olumsuz değerlendirilen İlgili personele tebliğ edilmesi

96 İŞ AKIŞ ŞEMASI-38 ŞEMA ADI: AMBARA MAL GİRİŞİ İŞLEMLERİ Ambar sorumlusu tarafından ambarın ihtiyaçlarının belirlenmesi Evet Ambarın ihtiyaçları dışarıdan mı karşılanacak Hayır İhtiyacın ayrıntılı bir şekilde çıkarılıp muhasebeye bildirilmesi ve ihale yolu ile ihtiyacın temin edilmesi İhtiyacın İl Müdürlüğü bünyesinden karşılanması (KDV Hariç)> ise İhtiyaç Tutarı(2012 için) (KDV Hariç)< ise Açık ihale usulü ile ihtiyacın temin edilmesi Doğrudan temin usulü ile mal alımı yapılması K-KOM Alınan malların muayene komisyonu tarafından muayene edilmesi Ambar sorumlusu tarafından, temin edilen malların demirbaş olarak kaydını tutup, malların ambara girişini sağlaması Ambar sorumlusu tarafından, ambar mizanlarını çıkarmak,belirli aralıklarla bunların muhasebe ile uygunluğunu sağlamak

97 İŞ AKIŞ ŞEMASI-39 ŞEMA ADI: AMBARDAN MAL ÇIKIŞI İŞLEMLERİ Birimlerin ihtiyaç talep formu doldurması İlgili kişi yada birimin ihtiyacının ambardan teminini sağlayıp ilgili kişi yada birimlere belge karşılığında teslimini sağlamak Teslim fişi Ambar sorumlusu tarafından sarf edilen malların kaydı düşülür Ambar stok kayıtları kontrol edilir

98 İŞ AKIŞ ŞEMASI-40 BİRİM : ŞEMA ADI : YIL SONU TERKİN VE MAL SAYIMI İŞLEMLERİ Terkin ve Sayım Komisyonu Oluru Terkin ve sayım komisyonu olur yazısının Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisine gelmesi Bütün taşınır ve demirbaşların sayımının yapılması K-KOM Evet Evet Eksik veya Fazla var mı? Hayır Sayım döküm cetvelinin hazırlanması K-KY Eksik Eksik mi? Fazla mı? Fazla Sebebinin araştırılması K-KY Taşınır işlem Fişinin düzenlenip saymanlığa bildirilmesi Eksik sebebinin tutanağa bağlanması ve ilgili personel tarafından imzalanması Tutanak Fazla olan miktarın hesaba geçmesinin sağlanması Fiyat tespit komisyonunun kurulması P-PR P-BS P-ŞM P-YRD-İ O-MD 31 Aralıkta sayım yapılarak 13 (Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli) ve 14 No lu (Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli) cetvellerinin oluşturulması 13 No lu Cetvel 14 No lu Cetvel Komisyon tarafından eksik malzemenin fiyatının belirlenmesi Fiyat tutanağı Cetvellerin iki hafta içinde üst yazı ile Saymanlığa ve Sayıştaya bildirilmesi İ-HY Tutanağa ve belirlenen fiyata istinaden Müdürlük makamından olurunun Yıl devri Taşınır İşlem Fişlerinin düzenlenerek yılın kapatılması İ-KY Müdürlük Onayı İş akışı O-MD Kamu Zararlarının Tahsili İş akışı

99 İŞ AKIŞ ŞEMASI-41 BİRİM : ŞEMA ADI : İŞÇİ DİSİPLİN İŞLEMLERİ Hadise Tutanağı Hazırlanması İlgiliden Savunma Alınması İşçi Disiplin Kurulunun Toplanması İşçi Disiplin Kurulunun Toplu İş Sözleşmesinde Belirtilen Hükümlere Göre Karar Alması İ-KOM Kararın İlgiliye Tebliği

100 İŞ AKIŞ ŞEMASI-42 BİRİM : ŞEMA ADI : İŞÇİ KADROSU FAZLA MESAİ İŞLEMLERİ Fazla Mesai Oluru Fazla Mesai yapan işçinin aylı puantaj tablosunu doldurarak imzalaması ve çalıştığı birimin amirine imzalatması İ-ŞB Aylık puantaj tablolarının İdari Mali İşler Şube Müdürlüğüne gelmesi İmzalanan puantajların üst yazı ile işçilerin kadrosunun olduğu birimlere gönderilmesi ve bir kopyasının dosyalanması Müdür Onayı iş Akışı P-PS P-BS İ-ŞM İ-YRD-İ İ-MD Giden evrak İş Akışı

101 İŞ AKIŞ ŞEMASI-43 ŞEMA ADI : SİSTEM YEDEKLEME TAKİP İŞLEMLERİ Veri tabanlarının yedeklerinin önem dereceleri göz önüne alınarak alınmasının planlanıp programlar aracılığı ile uygulamaya konması K-BS K-ŞM Uzak masaüstü uygulaması ile bağlanarak yedeklerin alınıp alınmadığının kontrol edilmesi K-BS K-ŞM Yedek alınmış mı? Evet Sistem yedeği Hayır Sorunun tespit edilmesi ve giderilmesi K-BS Yedeklerin alınması Sistem yedeği

102 İŞ AKIŞ ŞEMASI-44 ŞEMA ADI : SİSTEM KONTROLÜ İŞLEMLERİ Sistemlerin her gün uzak masaüstü uygulaması ile kontrol edilmesi K-BS K-ŞM Çalışıyor mu? Evet Sorunsuz sistemi Hayır Uzak masaüstü uygulaması ile sorunun giderilmeye çalışılması K-BS Sorun giderildi mi? Evet Sorunsuz sistem Hayır Donanım bazında uzaktan erişim ile müdahale edilmesi K-BS Sorun giderildi mi? Evet Sorunsuz sistem Hayır Sistem odasında sunucu arızasına müdahale edilmesi K-BS Sorun giderildi mi? Evet Sorunsuz sistem Hayır Arızanın servise bildirilmesi Mail yada telefon

103 İŞ AKIŞ ŞEMASI-45 ŞEMA ADI MEVCUT YAZILIM İŞLEMLERİ İlgili birimin onay yazısı Birim tarafından Bilgi İşlem Birimine danışılarak satın alınan yazılımların bilgisayarlara yüklenmesinin talep edilmesi Talebin değerlendirilerek kurulum yapılacak bilgisayarların müdürlük ağına dahil edilmesi K-BS K-ŞM K-YRD-T K-MD Kurulumun gerçekleştirilmesi VG-PR İlgili birime işlemin tamamlandığı bilgisinin verilmesi P-PR P-BS İ-ŞM

104 İŞ AKIŞ ŞEMASI-46 ŞEMA ADI : ARIZA GİDERİLMESİ İŞLEMLERİ Arızalı ekipmanın bildirilmesi İlgili personelin arızayı analiz etmesi K-BS K-ŞM Arıza uzaktan erişimle giderilir mi? Hayır Evet Arızanın yerinde kontrol edilmesi Arızanın giderilmesi Hayır Parça gerekiyor mu? Evet VG-PR Sisteme arızanın giderildiğine dair veri girilmesi Parçanın temin edilmesi Arızalı ekipmanın sahibine telefonla bilgi verilmesi

105 İŞ AKIŞ ŞEMASI-47 BİRİM : ŞEMA ADI : NETWORK AĞININ DÜZENLENMESİ İŞLEMLERİ Resmi yazı Mail İl Müdürlüğü birimlerinin yeni internet ağının kurulması,ya da mevcut ağda ki arızaların giderilmesi ile ilgili talebin değerlendirilmesi K-BS K-ŞM Sözlü Talep uygun mu? Hayır Talebin reddedilmesine ait bilginin talep edene bildirilmesi Evet Yeni ağ kurulması mı Arızaların giderilmesi mi Arıza Arıza giderilmesi işlemleri iş akış şeması Yeni Ağ Kurulması İlgili personelin yerinde inceleme ve keşif yapması Gerekli olan malzemenin tespit edilerek talep eden birime bildirilmesi K-BS Malzemeleri kendisi alan birimin yaptığı/yaptırdığı işin takip edilmesi K-BS İş bitiminde ilgili birimden işin bitirildiğine dair yazı gelmesi Yapılan işin kontrol edilmesi K-BS Yapılan işin onaylanması P-PR P-BS İ-ŞM İ-YRD-T İ-MD

106 İŞ AKIŞ ŞEMASI-48 ŞEMA ADI : IPS-IDS GÜVENLİĞİ İŞLEMLERİ Sisteme içerden ve dışarıdan yapılan saldırıların tespit edilmesi K-BS Network yöneticisinin İnternet üzerinden cihaza erişerek gerekli kuralları oluşturması VG-PR Kuralların devreye girmesiyle İnternette ki güvenlik açıklarının giderilmesi VG-PR

107 İŞ AKIŞ ŞEMASI-49 ŞEMA ADI: SEKRETERLİK HİZMETLERİ İl Müdürünün günlük programını yapmak İl Müdürünün gelen misafirlerini ağırlamak, sekreterlik işlerini yapmak İl Müdürüne sunulan evrakları düzenlemek, imza takibi yapıp gerekli birimlere ulaştırmak İl Müdürünün telefon görüşmelerini sağlamak İl Müdürlüğünce verilen diğer görevleri yapmak

108 İŞ AKIŞ ŞEMASI-50 ŞEMA ADI: SANTRAL HİZMETLERİ Müdürlüğümüze gelen aramaları cevaplandırmak Personelin ihtiyaç duyduğu resmi görüşmeleri sağlamak Gerekli durumlarda anons yapmak Özel görüşmelerin kayıtlarını tutmak