NECMETTİN ERBAKAN Ü N İ V E R S İ T E S İ KBS TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİ YIL SONU İŞLEMLERİ KILAVUZU STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
TAŞINIR YIL SONU İŞLEMLERİ UYARI: 2013 yıl sonu işlemlerini yapmadan, herhangi bir taşınır giriş veya çıkış işlemi yapmayınız. Aksi halde yapılan işlemler 2013 yılı kayıtlarına yansır ve muhasebe kayıtları ile uyumsuzluk ortaya çıkar. 1-) Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri Sayım Tutanağı Oluştur menüsüne giriniz. 2-) Ambarınızı seçiniz. Seçtiğiniz ambardaki malzemeler ekranda listelenecektir.
3-) Kaydet butonuna basınız. Ekrana Sayım Tutanağı kaydetme işlemi başarıyla gerçekleşti şeklinde bilgilendirme mesajı gelecektir. Tamam butonuna basınız. 4-) Sayım Tutanağı Sonlandır butonuna basınız.
5-) İşleme devam etmek istiyor musunuz? sorusuna Evet cevabı veriniz. İşlem başarıyla gerçekleşti şeklinde bilgilendirme mesajı gelecektir. Tamam butonuna basınız. UYARI: 1 den fazla ambarı bulunan harcama birimlerinin 2, 3, 4 ve 5. maddelerdeki işlemleri bütün ambarlar için ayrı ayrı yapmaları gerekmektedir. 6-) Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri Yıl Sonu İşlemlerini Bitir menüsüne giriniz.
7-) Yılı 2013 seçiniz. Yıl Sonu İşlemlerini Bitir butonuna basınız. UYARI: Yukarıdaki işlemler tamamlandıktan sonra, 2013 yılından 2014 yılına devir işlemleri tamamlanmış ve sistem 2014 yılı taşınır işlemlerine açılmış olacaktır. Envanter girişi vb. başka herhangi bir işlem yapmaya gerek yoktur. YÖNETİM HESABI DOSYALARININ HAZIRLANMASI Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince, yıl sonu işlemleri tamamladıktan sonra 2 adet Yönetim Hesabı Dosyası hazırlanması, bunların imza aşamaları tamamlandıktan sonra -denetim esnasında sunulmak üzere- 1 adedinin Harcama Biriminde, 1 adedinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında saklanması gerekmektedir. Taşınır Yönetim Hesabı Dosyası aşağıdaki cetvellerden oluşur: 1-) Sayım Tutanağı, 2-) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, 3-) Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, 4-) Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli, 5-) Yıl sonu itibariyle en son düzenlenen TİF sıra numarasını gösterir tutanak. UYARI: Cetvellerin sorunsuz bir şekilde alınabilmesi için Taşınır Programına Mozilla Firefox dan girilmesi gerekmektedir.
1-) Sayım Tutanağı: Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri Sayım Tutanağı Listesi menüsüne giriniz. Yılı 2013 seçiniz. Ambar seçimini yapınız. Boş kutucuğu tıklayıp, Rapor butonuna basarak Sayım Tutanağını yazdırınız. UYARI: 1 den fazla ambarı bulunan harcama birimlerinin Sayım Tutanaklarını bütün ambarlar için ayrı ayrı almaları gerekmektedir.
2-) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli: Taşınır Raporlar Taşınır Raporlar menüsüne giriniz. Seçimleri aşağıdaki gibi yapınız. Rapor: 13 Nolu Örnek Sayım Döküm Cetveli Yıl: 2013 Hesap Kodu: Tüm Hesaplar Rapor butonuna basarak Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelini yazdırınız.
3-) Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli: Taşınır Raporlar menüsünde seçimleri aşağıdaki gibi yapınız. Rapor: 14 Nolu Örnek Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli (Kütüphane / Müze Dahil) Yıl: 2013 Hesap Kodu: Tüm Hesaplar Rapor butonuna basarak Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelini yazdırınız. 4-) Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli: Bu cetveli sadece kayıtlarında kütüphane materyali bulunan harcama birimleri alacaktır. (Ahmet Keleşoğlu Eğitim Fak., İlahiyat Fak., Meram Tıp Fak., Kütüphane ve Dok.Dai.Bşk.) Taşınır Raporlar menüsünde seçimleri aşağıdaki gibi yapınız. Rapor: 18 Nolu Örnek Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli Yıl: 2013 Rapor butonuna basarak Kütüphane Yönetim Hesabı Cetvelini yazdırınız. 5-) Yıl sonu itibariyle en son düzenlenen TİF sıra numarasını gösterir tutanak: Aşağıdaki tutanaktaki boşlukları doldurunuz.
Son İşlemler : Yukarıda anlatılan cetvellerden 2 şer nüsha yazdırarak 2 adet Yönetim Hesabı Dosyası oluşturunuz. 2 dosyanın da imzalarını tamamlayarak en geç 24 Ocak 2014 Cuma gününe kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına getiriniz. Taşınır Konsolide Görevlisi Engin Erkmen e kontrol ettirdikten sonra, Muhasebe Yetkilisi Baki Doğan a ilgili cetvelleri imzalattırınız. Tüm imzaları tamamlanan dosyaların 1 adedini geri alarak biriminizde saklayınız.