Microsoft Excel Microsoft Excel Windows altında çalıģan bir elektronik tablolama programıdır. Bu elektronik tablo, rakamlar, sözcükler ve tarih gibi verilerle amaca uygun olarak matematiksel iģlemler içeren tablo ve Ģablon oluģturulan, grafik çizilen, temel veri tabanı iģlemlerini destekleyen bir programdır. Excel ne işe yarar? Neler yapılabilir? EtkileĢimli tablolar hazırlanır. ĠĢlevler ve matematiksel formüllerle hazırlanan tablolarda değiģkenlere göre sonuçlar veren tablolar oluģturulur. Ücret bordrosu, faiz hesaplamaları, enflasyona endeksli değerlendirme tabloları hazırlanarak değiģkenlerin yaratacağı sonuçlar bulunur. Verilerle hazırlanan tabloların grafiklere dönüģtürülmesi grafik sihirbazı ile kolayca sağlanır. Kolayca seriler oluģturulur. Bir veri tabanı biçiminde kullanılarak veriler üzerinde sıralama, arama, süzme gibi seçeneklerle uzun komut satırlarına gerek olmaksızın kolay bir çalıģma biçimi sunar. Hücrelere iliģkin her kenar için bağımsız kenarlıklarla kolayca biçimsel tablolar yaratılır. ĠĢlevlerle mantıksal karģılaģtırmalar ve sözcük, terim, simge gibi sonuçlar veren tablolar hazırlanır. Saat ve Tarihleri sayısal verilere, sayısal verileri saat ve tarihlere dönüģtürerek matematiksel iģlemler yapılır. Bu özellikle vadeler, gün hesaplamaları kolay bir matematiksel iģleme dönüģür. GeniĢ tablolar üzerinde kolayca hareket edebilme yeteneği ve arama seçenekleri ile verilerden olabildiğince yararlanılır. Metin yazabilme, matematiksel iģlemler yapabilme, resim ekleme, nesne ekleme, grafik özellikleri ile bir çok farklı veriyi içeren sayfalar oluģturulur. Bir resim dosyası olarak eklenen Ģirket logosu, yapılan hesaplamayı içeren bir tablo, tablonun grafiksel görünüģü ve yorumunu içeren bir metin ile sayfa hazırlama olanağı sunar. 81
Microsoft Excel çalıģtırıldığında 3 sayfadan oluģan boģ bir çalıģma kitabı yaratarak ilk görüntüyü hazırlar. ÇalıĢma ekranındaki öğeleri tanımlayalım. Çalışma Ekranı Başlık Çubuğu Menü Çubuğu Standart Araç Çubuğu Biçimlendirme Araç Çubuğu Ad kutusu Formül Çubuğu Sütun Başlığı Etkin Hücre Satır Başlığı Sayfa Sekmeleri Yatay - Dikey Kaydırma Çubuğu Durum Çubuğu Excel, (Ekran boyutu, çözünürlüğü, görünüm oranı gibi değiģkenlere bağlı olarak.) çok az sayıda hücre görünen bir çalıģma kitabı sayfasını görüntüye getirir. Tablo, harflerle tanımlanan sütunlar ve sayılarla tanımlanan satırlardan oluģur. Bu tabloyu biçimsel olarak kavramak, Amiral Battı oyunu ve Satranç bilenler için daha kolay olacaktır. Her hücrenin bir etiketi vardır. Bu etiket, hizasındaki sütunu tanımlayan harf ve hizasındaki satırı tanımlayan sayıdan oluģur. Her bir çalıģma sayfasında toplam 65536 adet satır ve toplam 256 adet sütun bulunur. Ġlk 26 sütunun etiketleri A dan baģlayıp, Z de biter, ikinci 26 sütun ise AA dan baģlayıp AZ de, sonraki 26 sütun BA dan baģlayıp, BZ de biter. Sütun etiketleri bu Ģekilde toplam 256 sütunda IV'ye kadar sürer. Excel de veriler, bir çalıģma sayfasında bulunan ve yatay satırlar ile düģey sütunlar halinde düzenlenmiģ hücrelere girilir. Yapılacak iģte birden fazla çalıģma sayfasının gerekli olabileceği düģünülerek Excel, sayfaları çalıģma kitapları halinde birleģtirir. 82
OluĢturulan her yeni çalıģma kitabında baģlangıçta üç çalıģma sayfası bulunurken, toplam çalıģma sayfası sayısı en fazla 255 olabilir. ÇalıĢma sayfaları özel karakter([/? \ * :. ] gibi) ve iģlem için kullanılan karakterleri içermedikçe istenildiği gibi adlandırılabilir. Daha önce çalıģılmıģ ve kullanan kiģiye göre özelleģtirilmiģ bir Excel ekranı ile karģılaģılabilir. Bunun için öncelikle kurulum üzerine baģlatılmıģ bir Excel ekranının oluģtuğu öğeleri düzenleyelim. Başlık Çubuğu: Ekranı kaplayacak biçimde yerleģtirilmiģ belgenin adı, çalıģan programın adı, pencere yönetim araçları(simge durumuna küçült, Ekranı kapla/önceki boyut, Kapat) yer alır. Menü Çubuğu: Excel e iliģkin yerleģik menüler yer alır. Standart Araç Çubuğu: Genel düğmelerle birlikte Excel e özel sık kullanılan düğmeler bulunur. Biçimlendirme Araç Çubuğu: Hücrelerin biçimlendirilmesine iliģkin sık kullanılan düğmeler bulunur. Formül Çubuğu: Sayfa yatay boyutları, paragraf girintileri, sekmeler varsayılan ölçü birimi ile görüntülenir. Nesnelere(Metin kutusu, sütun vb.) iliģkin düzenlemelerde cetvel ile yapılabilir. Satır ve Sütun başlıkları: Sayfa dikey boyutları belirlenebilir. Dikey ve Yatay Kaydırma Çubuğu : ÇalıĢma sayfası üzerinde (Yatay ve dikey) kolay hareket etmeyi sağlayan çubuklar. Durum Çubuğu : Belgede o an konumunuz ve yaptığınız iģlemlerin görüntülendiği çubuk. Menüler Excel, Word'den çok farklı olmayan bir menü sunar. Menü baģlıklarında Tablo seçeneği Word'de olmasına karģın, Excel tümüyle bir tablo olduğundan bulunmaz. Tablo seçeneği yerine Veri seçeneği, Excel'de veri tabanı özelliklerinin kullanılmasını sağlar. Menülerde altı çizili harfler alt tuģu ile birlikte menünün açılmasını sağlar. 83
Excel Çalışma Ekranını Düzenlemek Excel ekranı anlatılırken ilk kurulumun ardından görüntüye gelen ekran açıklanmıģtır. Bu ekranı kiģiler kullanımlarına göre özelleģtirebilirler. Bir kullanıcının özelleģtirdiği ekranı yine ilk kurulumla gelen ekran haline getirmek için gereken düzenlemeler Görünüm menüsünde yer alır. Görünüm menüsünde görünüģ biçimi açısından iki seçenek sunulmuģtur, Normal ve Sayfa Sonu Önizleme. ÇalıĢma için Normal seçilir. Sayfa Sonu Önizleme sayfa sonlarında değiģiklik yapmak için kullanılır. Görünüm menüsünün ikinci bölümünde ekranda yer alması istenen çubuklar belirlenir. Araç Çubuklarından Standart ve Biçimlendirme araç çubuğu seçildiğinde yanında onay imi belirir. Ekranda kullanılan alanı azaltacağından gerekmedikçe diğer araç çubukları seçilmez. Formül Çubuğu ve Durum çubuğu sürekli gerek duyulacak iki seçenektir. Onay imi ile seçilmiģ olmalıdır. Yakınlaştır seçeneğinden çalıģma gereğine göre; yazdıklarınızı okuyabilecek, görüntüye olabildiğince fazla veri alacak bir oran seçilir. Çalışma sayfasında Gezinme ve Seçim Yöntemleri Excel'i verimli ve hızlı kullanabilmek için sayfa üzerinde gezinirken, seçim yaparken, klavyeden yön ve davranıģ tuģlarından yararlanılır. Ġmleci; sağ ok, sağa doğru bir hücre sol ok, sola doğru bir hücre yukarı ok, yukarı doğru bir hücre aģağı ok, aģağı doğru bir hücre Page Up, bir ekran yukarı Page Down, bir ekran aģağı Home, bulunduğu satırın baģındaki hücreye hareket ettirmenizi sağlar. End tuģuna basıldığında durum çubuğunda SON yazısı belirir, ardından basılan yön tuģu yönünde, gidilebilecek son hücreye ilerler. Burada gidilebilecek son hücre tanımlaması içeriği dolu bir hücrede 84
bulunuluyorsa o yönde son dolu hücreye, boģ hücrede bulunuluyorsa son boģ hücreye gidileceğini anlatır. Yön tuģları Control (Ctrl) ile birlikte kullanıldığında, End ve yön tuģları kullanılmıģ gibi gidilebilecek son hücreye ilerler. Ctrl + Page Up, bir önceki çalıģma sayfasına Ctrl + Page Down, bir sonraki çalıģma sayfasına geçiģi sağlar. Ctrl + Home, A1 hücresine Ctrl + End, Veri girilmiģ en son hücreye ulaģmanızı sağlar. Üst Karakter (Shift) tuģu, hareket sağlayan tuģlarla birlikte kullanıldığında hareket yönünde seçim yapılmasını sağlar. Örneğin; Üst karakter + sağ ok, sağa doğru bir hücre, Üst karakter + Page Down, aģağı doğru bir ekran seçer. Komşu hücreleri seçmek : Tek Bir Hücre Seçimi Ġmlecin bulunduğu yerdeki hücre(etkin hücre) seçilidir. Bir çalıģma sayfasında bir tane etkin hücre bulunur. Bu hücrenin kenarları kalın ve çerçevelidir. Resimde A1 hücresi seçilidir. Ad kutusunda seçili hücrenin etiketi görüntülenir. BitiĢik hücreleri seçmek için hücre üzerinde fare iģareti kalın haç biçimindeyken fare sol tuģu tıklanarak iki yönde sürüklenir. OluĢturulan çerçeve içine giren tüm hücreler seçilmiģ olur. Bu resimdeki seçimde, Ad kutusunda (5R x 2C) ile gösterilen 5 satır(row) ve 2 sütun(column) seçildiği gösteriliyor. Bitişik olmayan hücreleri seçmek: BitiĢik olmayan hücreleri seçmek gerektiğinde seçim CTRL tuģu ile birlikte fareyle yapılır. Ctrl tuģu basılıyken fare ile istenen hücreler seçilir. 85
Satırları ya da Sütunları Seçmek: Satır ya da sütunları tamamen seçmek için Satır baģlığı ya da sütun baģlığına fare ile tıklamak yeterlidir. Fare satır ya da sütunun baģlığındayken tıklanıp sürüklendiğinde bitiģik olanlar seçilir. uzak satır ve sütunlar yine Ctrl tuģu basılıyken fare ile seçilir. Resimde koyu renkli olan B ve D sütunları 3, 5 ve 6. satırlar seçilmiģtir. Satır ve sütunların boyutları Excel de Satır yüksekliği x Sütun geniģliği (12,75 x 8,43) standart hücre boyutları(e1 hücresi) sunar. Bu boyutlar değiģtirilebilir. Biçim Satır Yükseklik, Biçim-Sütun Genişlik menüleri ile girilecek sayısal değerlerde hücre boyutları oluģur. Excel hücrelerine sayısal veriler girildiğinde sütun, girilen sayı görüntülenecek biçimde (B3 hücresi) geniģler, metin girildiğinde ise yan hücreleri doldurarak(a2 hücresi) görüntülenir. Metin girilen hücrenin yanındaki hücrede veri olduğunda hücre geniģliği kadarı görüntülenir. Resimde, Formül çubuğunda A3 hücresinin içeriğinin A2 ile aynı olduğu görünmektedir. Yazı tipi boyutu büyütüldüğünde satır yüksekliği veriyi görüntüleyecek (A5, A6, A7, A8 hücreleri) kadar kendiliğinden artar. 86
Boyutlar satır, sütun baģlıklarının bitiģ çizgisinden fare ile sürükle bırak yöntemiyle büyütülüp, küçültülebilir. Birden fazla sütun ya da satır seçilip, yalnızca seçili olanlardan birinin boyutu değiģtirildiğinde diğerleri de aynı boyuta gelir. Bir sütun geniģliği ya da satır yüksekliğinin içindeki veri kadar boyuta ulaģması isteniyorsa; menüden Biçim-Sütun-En Uygun Genişlik ya da Biçim-Satır En Uygun Yükseklik seçilir. Sütun ya da satır baģlığının bitiminde fare ile çift tıklamak kolay biçimlendirme yoludur. Excel hücrelerine veri girişi Excel girilen veriyi kendiliğinden algılayacak ve hücre biçimini veri niteliğine dönüģtürecek biçimde düģünülmüģtür. Bu kolaylığıyla aslında ayrıntıya gerek olmayan anlatım olması gerektiği düģünülür. Ancak hücre bir kez biçimlendikten sonra yeniden bir baģka biçime dönüģmesi ya da girilen verinin Excel in algıladığı biçimde olmaması durumunda sorunlar ortaya çıkar. Bu özelliği bilerek kullanmak ise bir çok iģlemde kolaylık sağlar. Öncelikle Excel de bir hücrenin alabileceği veri biçimlerini bilmek gerekir. Genel, belirli bir sayı biçimi yoktur. Girilen veriyi tanıyarak, kendiliğinden veriye göre biçim almasını sağlayan hücre biçimidir. Sayı, genel sayı görünümü için kullanılır. Ondalık basamak sayısı belirlenen, 1000 ayırıcısı(.) kullanılabilen, girilen veriyi sayısal değer kabul eden biçim. Para Birimi, genel parasal değerler için kullanılır. Veriyi bilgisayarın denetim masası ayarlarında belirlenen ülke para birimi biçiminde görüntüler. Finansal, para birimi simgelerini ve ondalık ayırıcıları bir sütun içinde hizalar. Tarih ve saat, tarih ve saat seri sayılarını tarih değeri olarak görüntüler. Yüzde Oranı, hücre içeriğini 100 ile çarpar ve sonucu bir yüzde simgesi ile birlikte görüntüler. Kesir, girilen veriyi kesirli görüntüler. Bilimsel, 2 basamaklı ondalıktan sonra ne kadar devam ettiğini görüntüler. Metin, hücre içinde sayı bile olsa metin olarak yorumlar. Hücre tam olarak girildiği gibi görüntülenir. Özel, Posta Kodu, Telefon Numarası, Sigorta numarası gibi özel biçimleri olan verileri belirlenmiģ biçimde görüntüler. Ġsteğe Uyarlanmış, isteğinize göre biçimlendirdiğiniz hücrelerle özel kodlamalar ya da biçimler görüntülenir. 87
Hücreler biçimlendirildikten sonra girilen veriyi önceden biçimlendirildiği gibi görüntülemeye çalıģır. Veri girilirken kimi karakterler Excel açısından anlam taģır. (/), (.) ve (,) karakterlerini 22 ile 7 arasına koyduğumuzda hücrede aldığı biçimleri gösteren bir tablo aģağıdaki gibi oluģur. Örneğin; 22/7 yi doğrudan tarih olarak algılar. Ancak sayı olarak biçimlendirilmiģ bir hücrede bunu matematiksel iģleme dönüģtürüp 3,14 sonucunu üretir. Finans, Kesir ve Bilimsel hücre biçimlerinde 3 1/7 olarak görüntülenir. Tarih ve saatleri ise bir sayıya karģılık tutar. 22/7 ve 22.7 biçimindeki giriģleri Tarih biçiminde 22.07.2002 olarak görüntülerken 22,7 biçiminde giriģin matematiksel karģılığını tarih olarak 22.01.1900 biçiminde görüntüler. Bunun nedeni tarih hesaplamalarında en küçük değer olarak 1 i, 01.01.1900 e eģitler. Artan her sayı bir güne eģittir. Bu nedenle 22,7 sayısı 22.01.1900 ü gösterir. Veri giriģleri etkin olan hücreye yapılır. Klavyenin tuģlarına dokunulduğu anda hem hücrede hem de Formül Çubuğunda yazılanlar görüntülenir. Verinin ne tür olduğu giriģ tamamlandıktan sonra belirlenir. Veri giriģinde sorun olan Excel in kendiliğinden kabul ettiğinin dıģında bir biçimde veri girmektir. Örneğin 0 ile baģlayan okul numarası türünde verileri Excel sayı kabul ettiğinden soldaki sıfırlar anlam taģımaz, silinir. Bunun için önceden hücre biçimi belirlenmiģ olmalıdır. Hücre biçimini değiģtirmeden bazı karakterler ekleyerek istendiği gibi veri giriģi yapılır. Solda sıfır olan numarayı girmek için; 0011001001 öğrenci numarasının baģına tek tırnak imi konur. 0011001001 Ģeklinde girilir. Bir kesrin tarih olarak girilmesini önlemek için; 1/4 yerine sıfır ve boģluk konur. 0 1/4 Ģeklinde girilir. 88
Negatif sayılar önünde (-) ile ya da ayraç () içinde yazılır. BaĢtaki (+) iģaretini gözardı eder. Genel sayı biçimi olan hücrelerde Excel sayıları tamsayı olarak(789), tamsayı kesirleri olarak(7,89) ya da sayı hücrenin boyutundan büyükse bilimsel simgelemeyle(7,89e+08) görüntüler. Genel biçimi, ondalık virgülü, E ve + gibi karakterleri de içermek üzere en fazla 11 basamak görüntüler. Daha fazla basamağı olan sayıları kullanmak için yerleģik bilimsel sayı biçimi(üstel simgeleme ya da özel bir sayı biçimi) uygulanabilir. Görüntülenen basamak sayısına bakmaksızın Excel sayıları eb fazla 15 basamak duyarlıkla depolar. Sayının 15 ten fazla basamakları sıfıra(0) dönüģür. Girilen veriyi değiştirmek Bir hücreye veri giriģi yapılırken yanlıģ yazdığınızı fark ettiğinizde ya da girilen veriyi değiģtirmek istediğinizde Backspace tuģu ile değiģtirmek istediğiniz yere kadar silmeniz gerekir. Veri giriģi sırasında yön tuģlarına dokunduğunuzda veri tamamlanmıģ kabul eder ve bastığınız tuģ yönünde bir hücre ilerler. Ancak silmeden geriye dönebilmek için F2 tuģuna bir kez basılır. Sol yön tuģu ile değiģtirmek istenen yere gidilir. Önceden veri girilmiģ bir hücreyi değiģtirmek istendiğinde hücrenin üzerine gelip, F2 tuģuna basılır ya da fare ile formül çubuğuna tek tıklanır. Matematiksel formül yazmak ĠĢleçler, bir formülün öğeleri üzerinde yapılacak hesaplama türünü belirtir. Excel, dört farklı hesaplama iģleci türü içerir; aritmetik, karģılaģtırma, metin, baģvuru. Aritmetik Ġşleçler: Aritmetik iģleçler, toplama, çıkarma, çarpma ve bölme gibi temel matematiksel iģlemleri yapar. Sayıları birleģtirir ve sayısal sonuçlar verir. Aritmetik işleç Anlamı Örnek Sonuç + (Artı imi) Toplama =3+4 7 - (Eksi imi) Çıkarma =3-1 2 * (Yıldız imi) Çarpma =3*3 9 / (Ġleri eğri çizgi imi) Bölme =6/3 2 % (Yüzde imi) Yüzde =200*20% 40 ^ (ġapka imi) Üs alma =3^3 27 89
Hücrelere eģittir(=) ile baģlayan matematiksel bir iģlem girildiğinde sonucu görüntüler. Matematiksel tüm iģlemler eģittir(=) ile baģlar. =3+4 ĠĢlemi yazıldığında formül çubuğunda =3+4 görüntülenirken hücrede iģlemin sonucu 7 görüntülenecektir. Karşılaştırma Ġşleçleri KarĢılaĢtırma iģleçleri, iki değeri karģılaģtırır, sonuç olarak Doğru ya da yanlıģ mantıksal değerini verir. Metin Ġşleci & Metin iģleci, iki ya da daha fazla metin değerini birleģtirerek tek bir metin parçası olarak verir. Metin iģleci kullanırken hücre etiketleri verilerek hücrelerdeki metinler birleģtirilebilir. Bir hücreden alınan sayısal sonuç metin ile birleģtirilebilir. Resimde, Excel in metin iģleci kullanılarak hazırlanan bir gider makbuzu görülmektedir. Yalnızca gün sayısı, yevmiye ve alacaklı adı 90
girilerek hazırlanan makbuz altta geçen metne bu verileri kendiliğinden aktarır. Başvuru işleçleri : (Ġki nokta üst üste) Belirtilen iki baģvuruyu da içermek üzere arasındaki bütün hücreleri kapsar. B1:B4 Yazıldığında den anlamı kazanır, B1 den B4 e kadar tüm hücreleri(b1,b2,b3,b4) kapsar. Resimde TOPLA iģlevi ile birlikte kullanıldığında bu dört hücreyi toplayıp 1111 sonucunu verir. ; (Noktalı virgül) Yalnızca belirtilen baģvuruları belirtir. C1;C4 Yazıldığında ve anlamı kazanır, C1 ve C4 hücrelerini kapsar. Resimde TOPLA iģlevi ile birlikte kullanıldığında bu iki hücreyi toplayıp 2002 sonucunu verir. (Tek boşluk) Ġki baģvuru arasındaki ortak hücrelere bir baģvuru verir. KesiĢme iģlecidir. Resimde C1 den C4 e kadar olan hücreler ile B3 ten D3 e kadar olan hücreler arasında tek kesiģme C3 hücresindedir. C3 hücresinde yazılı değer olan 200 sonucunu verir. Excel de öncelikli işlemler Formüller oluģturulurken öncelikli iģlemleri belirlemek parantezlerle() sağlanır. Excel önce parantezleri hesaplar. Ardından aritmetiksel iģleçler sırasıyla; Üs alma(^), Çarpma(*), Bölme(/), Toplama(+), Çıkarma(-) hesaplanır. Bu öncelik sırası formüllerde sonuçların farklı çıkmasına yol açar. Formülü düģünüģ biçimine göre yazalım. 4 ile 6 yı toplayalım, 10 eder, 3 ile çarptığımızda 30 eder. Bunu düģündüğümüz biçimde =4+6*3 olarak Excel de formüle ettiğimizde sonuç; öncelik çarpımda olduğundan 6 çarpı 3 eģittir 18 ve 4 ile toplandığında 22 olarak çıkar. 4 ile 6 nın toplamını 3 ile çarpmak istiyorsak formül =(4+6)*3 olarak yazılmalıdır. Öncelik parantezlerde olduğundan Excel iģlemi istediğimiz Ģekilde yapacaktır. 91
Excel de Hücre Etiketleriyle Formüller Oluşturmak Matematiksel iģleçler anlatılırken aritmetik iģleçlerde Excel in toplama, çıkarma, çarpma, bölme iģlemlerini sayılar arasında yapabildiğini gördük. KarĢılaĢtırma, metin ve baģvuru iģleçleri anlatılırken formüllerde hücre etiketleri yer aldı. Hücre etiketleri tüm formüllerde kullanılabilir. Aritmetik iģlemlerde hücre etiketleri sıradan matematiksel formüller biçiminde yer alır. X+Y formülü ya da a/2+b olarak yazılacak bir formül yalnızca değiģken adları hücre etiketleri ile verilerek yazılır. X in yerini A1 hücresi, Y nin yerini B1 hücresi alan formülde sonuç, iki hücrenin toplamını verir. Resimde, anlatıldığı gibi bir formül oluģturulduğu formül çubuğunda görülmektedir. Formüller hücre etiketleri ile oluģturulduğunda verilen hücre adreslerinden birinin içeriğindeki değiģiklik doğrudan sonucu etkiler. Ġkinci resimde formülde herhangi bir değiģiklik yapılmadığı formül çubuğunda görünmektedir. Yalnızca A1 hücresindeki 3 sayısı 5 ile değiģtirilmiģ, sonuç 9 olmuģtur. Araç Çubukları Görünüm Araç Çubukları menüsü yardımıyla istenilen araç çubukları görüntüye eklenir. Her seçilen araç çubuğunun yanında onay imi belirir. Bir kez seçim yapıp, birden fazla araç çubuğunu seçmek ya da görünümden kaldırmak gerektiğinde Özelleştir... menüsü Araç Çubukları sekmesi aracılığıyla tüm seçimler yapılabilir. Excel ilk çalıģma ekranında Standart ve Biçimlendirme Araç Çubukları yer alır. Standart Araç Çubuğu Genel kullanıma iliģkin düğmeler (Yeni, Aç, Kaydet, Kes, Kopyala,YapıĢtır vb.) yer alır. Yeni: Varsayılan düzenlemelerle yeni, boģ çalıģma kitabı açar. Aç: KaydedilmiĢ çalıģma kitaplarını açar. Kaydet: ÇalıĢma kitabını daha önce tanımlanmıģ yol ve ad ile kaydeder. 92
Yazdır: ÇalıĢma sayfası yazıcıya çıktı olarak gönderilir. Baskı Önizleme: ÇalıĢma sayfası yazdırılmadan önce kağıt üzerindeki konumu belirlenir. Yazım ve Dilbilgisi: ÇalıĢma sayfasında yazım ve dilbilgisi denetimi yapılır. Kes: Seçilen bölüm ya da nesne taģıma için panoya aktarılır. Kopyala: Seçilen bölüm ya da nesne çoğaltma için panoya aktarılır. Yapıştır: Kes ya da Kopyala ile panoya aktarılan hedefe yapıģtırılır. Biçim Boyacısı : Etkin hücredeki biçimlendirmeler hedeflenen konuma aktarılır. Geri al Yenile : Son yapılandan baģlayıp iģlemler sırayla geri alınır, geri alınan yenilenir ya da son iģlem yinelenir. Köprü Ekle: Diğer belge, dosya, slayt, iģaret ve web adreslerine geçiģ sağlayacak köprü eklenir. Otomatik Toplam: Alt alta ya da yan yana olan hücrelerin toplamını alacak TOPLA iģlevini otomatik olarak oluģturur. Ġşlev Yapıştır: ĠĢleçlerle gerçekleģtirilen iģlemler dıģında iģlevler kullanılarak 200 den fazla komut verilebilir. Artan sıralama: Excel i veri tabanı özellikleriyle kullanımında seçilen satır ya da sütundaki verileri küçükten büyüğe doğru sıralar. Azalan sıralama: Seçilen satır ya da sütundaki verileri büyükten küçüğe doğru sıralar. Grafik Sihirbazı: Excel verilerini standart grafik biçimlerinden biriyle grafiğe dönüģtürür. Çizim: Otomatik Ģekiller, metin kutusu, gölgelendirme, Wordart, vb. için çizim araç çubuğunun açılmasını sağlar. Yakınlaştır: Görünüm büyüklüğünü ayarlar. Yardım: Programla ilgili yardım almak için kullanılır. Biçimlendirme Araç Çubuğu Hücre ve metin biçimlendirmelerine iliģkin düğmeler(yazı tipi, boyutu, rengi, vb.) yer alır. Yazı Tipi ve Boyutu: Etkin olan hücreler sistemde yüklü olan yazı tiplerine göre biçimlendirilir ve boyutlandırılır. 1-409 Arasında değiģen büyüklüklerde boyut belirlenebilir. Yazı Tipi Biçemi Kalın : Kalın yazı tipi biçemine çevirir, vurgulu bir biçem sağlanır. 93
Ġtalik : Ġtalik yazı tipi ayırt edici bir biçem olarak kullanılır. Sağa doğru yatık duruma getirir yazıyı. Özellikle baģka kaynaklardan alıntıların italik ile gösterilmesi benimsenmiģtir. Altı Çizili : Seçili hücre ya da metnin atlı çizili olmasını sağlar. Hücre Hizalama Sola Hizala : Seçilen metni ya da sayıları hücrenin sol kenarına yaslanacak Ģekilde biçimlendirir. Ortala: Seçilen metni ya da sayıları hücrenin ortasına gelecek Ģekilde biçimlendirir. Sağa Hizala: Seçilen metni ya da sayıları hücrenin sağ kenarına yaslanacak Ģekilde biçimlendirir. Birleştir ve Ortala: Birden çok hücreyi birleģtirerek tek bir hücre yaratır. BirleĢtirme sırasında seçime baģlanan ilk hücredeki verileri birleģtirilen yeni hücrede ortalar ve hücre alt çizgisine bitiģtirir. Hücre birleģtirildiğinde sol üstte yer alan hücre adıyla etiketlendirilir. Biçimsel tablolar hazırlarken kolaylık sağlar. Para Birimi: Etkin hücre biçimini Para Birimi olarak değiģtirir. Denetim Masası nda Bölgesel Ayarlar dan seçilen Ülke Para Birimi hücredeki sayısal veriye uygulanır. Yüzde: Sayısal veriyi 100 ile çarparak % iģareti ile gösterir. 0,7 verisi bu biçimlendirme ile 70 % Ģeklini alır. Virgül: Sayısal veriyi binlik ayraçlar ve 2 ondalık basamağıyla görüntüler. Veri ondalıkta görüntülenmeyen 2 basamak ile birlikte kolayca okunabilecek biçim alır. 1000000 biçiminde görüntülenen veri 1.000.000,00 biçimini alır Ondalık artır, azalt: Ondalıklı görüntülenen verinin basamak sayısını artırır ya da azaltır. Girintiyi azalt, artır: Hücre içindeki veri, girintiyi artır seçeneği ile hücre içinde sağa doğru, girintiyi azalt seçeneği ile de hücre soluna doğru kaydırılır. Kenarlıklar: Açılan pencereden hücrelere seçilen biçime göre kenarlık eklenir. Seçili hücrelerin yalnızca bir yönüne(sağ, sol, üst ya da alt) kenarlık koyulabileceği gibi, seçimin çevresi ya da seçimin içinde kalan tüm hücrelerin 4 çevresine kenarlık eklenebilir. Vurgu: Hücre arka plan rengi değiģtirilir. Yazı Tipi Rengi: Yazı rengi değiģtirilir. 94
Hücre Etiketlerini Değiştirmek. Hücre etiketleri ad kutusundan değiģtirilebilir. Excel in bu özelliğini iģlevsel olarak kullanmak kolaylık sağlar. Hazırlanan büyük tablolarda önemli olan hücrelere içeriğiyle ilgili adlar verilerek istenen hücreye kolayca ulaģım sağlanır. Hazırlanan büyük tablonun AN616 etiketli hücresinde sonucun olduğunu varsayalım. Bu hücreye ulaģmak için onlarca kez tuģlara basmak ya da fareyle kaydırma çubuklarını kullanmak yerine AN616 etiketli hücre etkinken fareyle Ad Kutusuna tıklayıp istenen ad yazılır. Bu hücrenin yapılan tüm iģlemlerin sonucu olduğunu kabul edelim. Ad Kutusuna Sonuç yazarak enter tuģu ile adlandıralım. Artık ÇalıĢma sayfasının herhangi bir yerindeyken ad kutusuna tıklayıp, Sonuç yazıldığında etkin hücre AN616 olacak, bu hücreye kolayca ulaģılacaktır. Bu Ģekilde adlandırılan hücreler, formüllerde hem adres etiketleri ile hem de verilen yeni adla yer alabilir. Excel de Veri Biçimlerinin Sonuçları Excel de veriler farklı biçimlerde iģlendiği için kimi kolaylıklar sağladığı gibi kimi zaman hata veren sorunlara yol açar. Veri tiplerinin nasıl kullanıldığını bilmek hem bu özellikten yararlanmayı sağlayacak hem de çözüm üretecektir. Tarih hesaplamaları sayılara karģılık tutulur. Tarihlerin sayılara karģılık tutulması bize gün hesaplamalarını kolayca yapmayı sağlar. Vade bitiģ tarihi, faiz hesaplamalarında bu özellikle kolayca iģlem yapılır. Bu özelliğe iliģkin iki örnek, resimdedir. Önce 31.12.2002 tarihinde Cumhuriyetin kuruluģunun kaçıncı günü olduğunu hesaplatalım. A1 hücresine 31.12.2002, A2 hücresine Cumhuriyetin ilan 95
edildiği 29.10.1923 tarihleri yazılır. A3 hücresine [=A1-A2] formülü yazılır. A3 hücresinin hücre biçimi Biçim-Hücreler menüsünden sayıya dönüģtürülür. Geçen gün sayısı 28.918. Ġkinci örnekte 10.12.2002 tarihinde verilen bir borç için 60 günlük senet hazırlanacağı düģünülmüģtür. Tarih, C1 hücresine, eklenecek gün sayısı, C2 hücresine girilmiģ, C3 hücresinde de bu iki hücre [=C1+C2] toplanmıģtır. Sonuç 08.02.2003 tarihidir. Benzeri bir hesaplama saat için de söz konusudur. Saat ondalık basamaklı sayılar olarak sayısal karģılık bulur. 0,25 06.00 ya 0,5 12.00 ye 0,75 18.00 e karģılık gelir. 19.57 gibi dakika ayrıntısı olan bir zamanı 0,83125 ile tanımlar. Bu hesaplamanın tümü 60 dakikalık 24 saatin toplam 1440 parçalık bir payda oluģturduğu üzerinedir. Hücre birleştirme Excel de biçimsel olarak hazırlanacak formlar söz konusu olduğunda en büyük gereklilik alt alta ya da yan yana gelen farklı boyutlarda hücrelerdir. Excel in Biçimlendirme Araç Çubuğundaki BirleĢtir ve Ortala düğmesiyle istenen sayıda hücre birleģtirilir. Hücreleri birleģtirmek için birleģmesi istenen hücreler seçilir ve BirleĢtir ve Ortala düğmesi tıklanır. Resimde birleģtir ve ortala özelliği kullanılarak bir stok kartı hazırlanmıģtır. Yatay olarak; BARDAK yazılı B1, C1, D1, E1, F1 ve G1 hücreleri, Giren Mal yazılı B2, C2, D2 hücreleri, Çıkan Mal yazılı E2, F2, G2 hücreleri birleģtirilmiģ, Dikey olarak, Tarih yazılı A2, A3 hücreleri birleģtirilmiģtir. Resimde dikey olarak birleģtirilmiģ A2 ve A3 hücreleri etkindir. BirleĢtirmede sol ve üstte olan hücre etiketi birleģmiģ hücrenin etiketi olduğundan Ad kutusunda A2 etiketi görüntülenir. 96
BirleĢtirme iģlemi hem yatay, hem dikey, hem de yatay ve dikey birlikte yapılabilir. A1, B1, C1, A2, B2, C2 hücrelerinden oluģan 6 hücrelik bir hücre oluģturulabilir. Birleştirilmiş hücreleri ayırmak BirleĢtirilmiĢ hücreler tek bir hücre biçimini almıģtır. BirleĢtirilmiĢ hücre seçiliyken Biçim Hücreler menüsüyle biçimlendirme sekmelerine ulaģılır. Hizalama sekmesinde Metne iliģkin tüm biçimlendirmeler yer alır. Metin Denetimi bölümünde Hücreleri birleģtir (resimde olduğu gibi) onay kutucuğu iģaretlidir. Bu onay imi kaldırıldığında hücreler eski biçimine dönecektir. Yine seçilen hücreleri birleģtirmek için bir baģka yöntem olarak bu sekmedeki kutucuk kullanılabilir. Hücre biçimlendirme Excel de verinin biçimlendirilmesi dıģında bir biçimlendirme de hücre için söz konusudur. Biçimlendirme araç çubuğunda yer alan düğmelerle kolayca yapılan yazı tipi, boyutu, rengi, kenarlık gibi biçimlendirmeler dıģında da hücre ve içeriği ile ilgili biçimlendirmeler yapılabilir. Biçim Hücreler menüsünde hücre biçimlendir penceresi açılır. Bu pencerede 6 farklı biçimlendirme sekmesi bulunur. Yukarıdaki resimde görüldüğü gibi, Sayı, Hizalama, Yazı Tipi, Kenarlık, Desenler Koruma sekmeleri biçimlendirme seçeneklerini oluģturur. Sayı sekmesinin hücredeki veri biçimlerini belirlediği Excel Hücrelerine Veri GiriĢi baģlığı altında anlatıldı. 97
Hizalama Hücrelerdeki verinin hücre için duruģunu belirleyen sekmedir. Hizalama sekmesinin BirleĢtirilmiĢ Hücreleri Ayırmak baģlığında yer alan resme göre incelendiğinde Yatay menüsünde Biçimlendir Araç Çubuğunda yer alan sağa, sola hizala ve ortala seçenekleri yer alır. Araç Çubuğunda yer almayan iki yana yaslama özelliği bu menüde bulunur. Birden fazla hücreye ortalanması gereken veriler için, ortalamak istenen hücreler seçildikten sonra Seçim Arasında Ortala seçilir. Doldur seçeneği ile hücre tüm uzunluğuyla verilen karakter ile doldurulur. Hücrenin geniģliğinin değiģtirilmesi bu hücrenin bu karakter ile dolu oluģunu değiģtirmez. Bu özellikle (%), (x), (&), (+) gibi karakterlerle hücreyi dolduran çizgiler yaratılacağı gibi, harfler ve sözcüklerle de hücreler doldurulur. Solda Sdü harfleriyle doldurulmuģ bir hücre, sağda ise aynı hücrenin geniģletilmiģ biçimi yer almaktadır. Her ikisinde de etkin hücre görünen C1 hücresidir. Formül çubuğunda her ikisinde de yalnızca bir kez Sdü yazıldığı görünmektedir. Dikey hizalama ile yazı tipi boyutundan yüksek hücrelerde yazının dikey olarak görüntüleneceği yer belirlenir. Dört seçenekli menüde, birden fazla satır yer alan hücreler için, Ġki yana yasla seçeneği satırları yukarı ve aģağı eģit olarak dağıtır. 98
Yönlendirme, hücre içindeki veriyi açı ile yazma olanağı sağlar. Yukarı-AĢağı butonu ile girebileceğiniz açı, fare ile saat biçimindeki açı kutucuğundan sürükle-bırakla da verilebilir. Ġki yönde belirlenebilecek açı (90, -90) arasında 180 o verilebilir. Resimde bir hücre + 45 derecelik açı ile biçimlendirilmiģtir. 45 o açı hücrenin sağ ucunu açı kadar yükseltir. Metin denetiminde, geniģliği hücreye sığmayan verinin hücre geniģliği artırılmadan ne Ģekilde biçimlendirileceği belirlenir. Metni Kaydır onay kutucuğu ile bir hücreye sığmayan veri, hücre yüksekliği artırılarak sığdırılır. Resimdeki B1 hücresinde Sığmayan Metin sütunun geniģliği değiģtirilmeden, iki satır haline getirilip, hücreye sığdırılmıģtır. Uyacak Ģekilde daralt onay kutucuğu, veriyi hücre geniģliğine sığacak biçimde küçültür. Yazı tipi boyutu hücre geniģliğine bağlı olarak değiģir. Daha sonra yapılan hücre geniģliği değiģiklikleri de yazı tipi boyutunu değiģtirir. Resimde B2 hücresinde Sığmayan Metin sığacak biçimde küçültülmüģtür. Hücreleri BirleĢtir onay kutucuğu, B3 ve C3 seçildikten sonra iģaretlenmiģtir. B3 hücresine Sığmayan Metin birleģtirilen B3, C3 hücrelerinde görüntülenmiģtir. Resimde etkin olan hücre, birleģtirilmiģ ve B3 adını almıģ B3, C3 hücreleridir. 99
Yazı Tipi Excel de metinleri biçimlendirmekte Biçim Hücreler menüsünün Yazı Tipi sekmesi kullanılır. Yazı Tipini biçimlendirmeye iliģkin tüm öğeler bu sekmede yer alır. Seçilen hücreler ya da karakterler Önizlemede görüntülenerek biçimlendirilir. Yazı Tipi sekmesi biçimlendirmeye iliģkin 5 seçenek sunar. Menü biçiminde seçim yapma olanağı veren Yazı Tipi, Tazı Tipi Stili, Boyut, Alt çizgi ve Renk seçenekleri dıģında onay kutucukları ile efektler verilir. Resimde menüler ve onay kutucukları ile biçimlendirmeye örnek Önizlemede görünmektedir. Hücre içinde Alt Simge ya da Üst Simge olarak yazılması gereken karakterler de efektlerden seçilir. Kenarlık Excel in kenarlık sistemi hücrelere yerleģtirilecek kenarlıkları belirlemek üzeredir. Biçim Hücreler menüsünde kenarlık sekmesi ile hücrenin hangi kenarının hangi çizgi ile biçimlendirileceği belirlenir. 100
Kenarlık belirleme, önce stil ve renk belirlenerek ardından fare ile istenen kenara tıklama ile yapılır. Resimde seçilen tüm alanın çevresi kalın çizgi ile, seçim içinde kalan satırların arası kesikli çizgiyle, sütunların arası ise ince çizgi çizecek Ģekilde belirlenmiģtir. Belirlenen biçimde verilmiģ kenarlık Excel hücrelerine resimdeki gibi yansır; Kalın çizgi ile çerçeve, yatay kesikli çizgiler, dikey ince çizgi. Desenler Hücrelerin art alanı(yazının arkasında alan) renk ve desenlerle doldurulabilir. Desenler menüsünden seçilen renk ve desenlere örnekten izlenerek istendiği gibi biçimlendirilir. Resimde görüldüğü gibi yatay, dikey çizgili ya da noktalı desenlerle hücreler dikkat çekici Ģekilde biçimlendirilebilir. 101
Koruma Bir hücreye iliģkin değerler, formüller ya da biçimlendirmeler değiģtirilmemesi için korunabilir. Biçimlendirme de bir sekme olarak sunulan koruma iki onay kutucuğundan oluģur. ÇalıĢma sayfası Araçlar Koruma Sayfayı Koru menüsünden açılan pencerede içerik, nesneler, senaryolar onay kutucuğu ile seçilerek (Ġstendiğinde Ģifre ile) koruma altına alınır. Kilitli onay kutucuğu seçili hücreler hiçbir biçimde değiģtirilemez, Gizli onay kutucuğu seçili hücrelerde formüller de görüntülenmez. ÇalıĢma sayfası koruma altına alındığında tüm hücrelerin kilitleneceği varsayılarak hücreler doğrudan kilitli olarak gelir. Kilitli olması istenmeyen hücreler belirlenerek sayfa koruma altına alınır. Excel de Özel Listeler(Seriler) Oluşturmak Excel de sıralı girilecek veriler için kural oluģturarak seriler yaratmak olanaklıdır. Sayısal verilerde kural oluģturmak için önce her hücre arasındaki farkı belirtecek kadar(en az iki hücre) veri girmek gerekir. Veri girilen hücreler seçildikten sonra sağ alt köģeden fare sol tuģu ile sürükle bırak yöntemiyle seri artırılır. Serinin sonlanması istenen yerde fare bırakılır. Seri sayılarla olduğu gibi Excel de tanımlanmıģ listelerle de oluģturulabilir. Araçlar Seçenekler menüsünde Özel Listeler sekmesinde tanımlı listeler görüntülenir. Varsayılan olarak; günler, aylar ve bunların kısaltılmıģ biçimleri yüklüdür. Bu listelere istendiğinde sürekli kullanılan baģka seriler de eklenir. 102
Özel listelerde yer alan gün ve ay listeleri yalnızca bir veri ile çoğaltılabilir. Resimdeki örnekte günlerin kısaltması olarak Pzt, ay isimlerinden Ocak seçildi. Ġkinci resimde seri oluģturulduğunda gün ve aylar sıralı olarak yer almıģtır. Sayısal verilerdeyse kural oluģturulmuģ, artıģ aralığı verilmiģtir. Resimde birer birer, beģer beģer artan iki sayısal seri dıģında bir de sözcükle birlikte yer alan sayısal verilerden de seri oluģturulmuģtur. Excel de Taşıma Seçilen hücreler Kes yapılarak panoya alınır. Kes yapıldığında seçili hücreler hareketli bir çerçeve ile belirtilir. Hedeflenen yerde YapıĢtır yapılarak taģıma iģlemi gerçekleģtirilir. Kes iģlemi için (Ctrl + X), YapıĢtır iģlemi için (Ctrl + V) kısayolları kullanılır ya da Düzen menüsü, fare sağ tuģ menüsü, Standart Araç çubuğu seçenekleri ile yapılabilir. Ayrıca seçileni sürükleyip, bırakarak taģıma yapılabilir. Excel de Kopyalama Seçilen hücreleri çoğaltmak için yapılan iģlemdir. Öncelikle kopyalanacak hücreler seçilerek Kopyala yapılır, veri panoya alınır. Seçilen hücreler hareketli bir çerçeve ile belirtilir. Etkin hücre kopya eklenecek yere getirildikten sonra YapıĢtır yapılır. Kopyala iģlemi için 103
(Ctrl + C), YapıĢtır iģlemi için (Ctrl + V) kısayolları kullanılır ya da Düzen menüsü, fare sağ tuģ menüsü, Standart Araç çubuğu seçenekleri ile yapılabilir. YapıĢtır iģlemi yapıģtır seçeneklerinden biriyle yapıldığı sürece kopyası çıkarılan hücrelerin çevresindeki hareketli çerçeve ortadan kalkmaz. Bu da birçok kez kopya çıkarmayı sağlar. Kopyalama seçiminden çıkmak için son yapıģtır iģlemi Enter tuģu ile yapılır ya da Esc tuģuna basılır. Seçilen hücreler (Ctrl) tuģu ile birlikte sürükle bırak yapılarak kopyalama yapılabilir. Excel de seri oluģturma biçiminde de kopyalama yapılabilir. Seçilen hücreler sağ alt köģeden tutulup sürüklenerek, sürüklendiği yönde kopyalanır. Excel, taģımada veriyi (formül bile olsa) olduğu gibi, değiģtirmeden taģır. Ancak formül kopyalamada farklı bir yöntem izlenir. Seri oluģtururken olduğu gibi, kopya yaratılan yönde seri sırasına göre kopyalar yaratır. Bu biçim elektronik tablolar yaratma mantığı içinde doğrudur. Ġlkokul öğrencilerinin kullandığı gibi bir çarpım tablosu hazırlayalım. Örneğin; C1 hücresinde yazan =A1*B1 formülü, bir alta C2 hücresine kopyalandığında formül =A2*B2 biçimini alır. Formüldeki değiģim, kopyalandığı C10 hücresinde =A10*B10 olmuģtur. Bir sütunda kopyalama yapıldığında formüller kaydırılan satır kadar değiģtirilmiģtir. Excel formül kopyalama sırasında harflerde de alfabetik sırayı izleyerek kaydırma yapar. Bunun için aynı çarpım tablosunu yatay olarak düzenleyelim. Bu kez A3 hücresindeki formül olan =A1*A2 kopyalamada sütun adları değiģerek B3 te =B1*B2, J3 te =J1*J2 olacaktır. 104
Kopyalamada formül, kaynak alınan hücre etiketiyle, hedef hücre arasındaki fark kadar satır ve sütun sayısıyla değiģtirilir. C3 hücresinde =A1*B2 formülü yazılı olduğunu varsaydığımızda; E6 hücresine kopyalanan formül, A1 için 3 alt satır ve 2 sağ sütun artırılır C4, B2 için 3 alt satır ve 2 sağ sütun artırılır D5 olur. Hedeflenen hücrede formül =C4*D5 olur. Formül Kopyalamada Değişmeyen Hücre Etiketi Elektronik tablolarda tüm hesaplamalarda değiģmeyecek bir katsayı uygulanacağında kopyalamanın ardından formülleri düzeltmek gerekir. Hesaplama yaparken değiģmesi istenmeyen bir adres yaratmak gerektiğinde değiģmesi istenmeyen satır ya da sütunun baģına $ iģareti eklenir. Hem satır hem de sütunun değiģmemesi isteniyorsa her ikisinin de baģına $ iģareti eklenir. Bir iģyerinde personel ücretleri % 20 artırılacaktır. Her kadro için eski ücretiyle artıģ oranı çarpılacaktır. ArtıĢ oranı A2 ye yazılmıģtır. C3 hücresinde Müdür kadrosu için artıģlı ücret hesaplama formülü olarak =B3*A2 yazılması gerekir, ancak bu formül diğer hesaplamalar için kopyalanacağından artıģ oranının olduğu A2 hücresi $A$2 biçiminde yazılmıģtır. Kopyalama sonunda C6 hücresindeki formül, formül çubuğunda görüldüğü gibi değiģmiģ, B3 B6 olmuģ, $A$2 bölümü değiģmemiģ, =B6*$A$2 biçimini almıģtır. Ġşlevler(Fonksiyonlar) Excel de kolay matematiksel iģlemler yapmanın dıģında iģlevler ile ayrıntılı formüller oluģturulur. Ekle Ġşlev... menüsünden ya da standart araç çubuğu ĠĢlev yapıģtır düğmesi ile iģlevlerin tümüne ulaģılır. 105
ÇalıĢma sayfasının üzerinde açılan ĠĢlev YapıĢtır penceresi çeģitli gruplar altında toplanmıģ yaklaģık 250 iģlev sunar. Finansal, Tarih ve Saat, matematik ve Trigonometri, Ġstatistiksel, Arama ve BaĢvuru, Veritabanı, Metin, Mantıksal, Bilgi baģlıkları altındaki iģlevlerin kullanım mantığı ve biçimleri iģleve göre değiģir. ĠĢlev yapıģtır penceresinden seçim yapılabildiği gibi, sürekli kullanılan iģlevler klavyeden yazılarak kullanılabilir. Ġşlev Mantığı Resimde A1 hücresi etkinken ĠĢlev YapıĢtır penceresi açılmıģ, pencere açıldığında A1 hücresinde = çıkmıģtır. Kullanılacak iģlev seçildiğinde, iģlevin türüne göre girilmesi gereken verilerin yer aldığı ikinci bir pencere daha açılır. Açılan pencerede iģlev hakkında ayrıntılı bilgi, girilen verilerle oluģan sonuç görüntülenir. Basit bir iģlev, eģittir(=) den sonra iģlev ve parantez içinde() iģlevin uygulanacağı alan ve diğer parametrelerden oluģur. =iģlev(iģlevin uygulanacağı alan;diğer parametreler) Matematik ve trigonometri işlevleri TOPLA ĠĢlevi TOPLA en kolay iģlevlerden biridir. Belirlenen hücre aralığındaki tüm sayıları toplar. Sözdizimi TOPLA(sayı1, sayı2,...) 106
Topla iģlevi seçildiğinde çıkan pencerede toplanacak hücrelere iliģkin veri girilir. Toplanacak C1 den C3 e kadar olan hücreler için Sayı1 alanına C1:C3 yazılır. Formül çubuğunda =TOPLA(C1:C3) olarak görüntülenir ve verilen iki hücre arasındaki tüm hücreler(örnekte C1,C2,C3 hücreleri) toplanır. Formülün yazıldığı C4 hücresinde sonucu verir. Verilecek hücre aralıkları birden fazla olduğunda her biri ayrı parametre kabul edilir ve (;) ile ayrılır. 1 ile 30 arasında bağımsız değiģken girilebilir. DeğiĢkenler hücre etiketi olabileceği gibi resimde olduğu gibi doğrudan sayı da olabilir. E3 hücresinde =TOPLA(A1:A3;C1:C2;E1;35) formülü çerçeve içine aldığı hücreleri ve 35 i toplayıp, 135 sonucunu verir. Sayılar, mantıksal değerler ve sayının doğrudan bağımsız değiģkenler listesine yazdığınız metin ifadeleri dikkate alınır. =TOPLA(3;2) eģittir 5 =TOPLA("3";2;DOĞRU) eģittir 6, çünkü metin değerleri sayılara çevrilir ve DOĞRU mantıksal değeri 1 sayısına dönüģtürülür. Bir bağımsız değiģken, bir dizi ya da baģvuru ise, o dizideki ya da baģvurudaki yalnız sayılar dikkate alınır. Dizideki ya da baģvurudaki boģ hücreler, mantıksal değerler ve hata değerleri dikkate alınmaz. 107
Hata değerleri ya da sayıya çevrilemeyen metin olan bağımsız değiģkenler hatalara yol açarlar. YUVARLA ĠĢlevleri Yuvarla iģlevi belirlenen ondalık basamağı hesaplamalardan çıkarmayı sağlar. Ondalık azalt ve artır ile yapılan değiģiklikler görsel bir değiģiklik yaratır, sayısal değeri değiģtirmez. Bir sayının belirlenen ondalık basamağından sonrasını değerlendirmeden çıkarmak için YUVARLA iģlevi kullanılır. Sözdizimi YUVARLA(sayı;sayı_rakamlar) Sayı_rakamlar, ondalıktan sonra değerlendirmeye alınacak basamak sayısını belirler. Resimde 22 7 ye bölünmüģtür. ĠĢlemin sonucu 3,142857 olarak görüntülenmiģtir. Ondalık artır düğmesinden görüntülenen basamak sayısı artırıldığında Bu iģlemin sonucunun devirli olduğu, devredenin 142857 olduğu görünür. Excel ondalıkta 14 basamaktan sonrasını hesaplamadığından sonraki basamaklar 0 olarak görüntülenir. Bu hesaplamada Yuvarla iģlevini kullanıldığında; basamak sayısını 7 verildiğinde devamında görüntülenen tüm basamaklar 0 olarak görüntülenecektir. Basamakların değiģikliğe uğramadan atıldığı görünür. Aynı iģlemde basamak sayısı 5 verildiğinde sonuç farklı gelecektir. Ondalıktan sonra 5 basamak görüntülenmiģ, ancak son basamak 5 değil 6 olarak görüntülenmiģtir. Bunun nedeni 6. basamakta yer alan sayının 4 ten büyük bir sayı 7 olmasıdır. Yuvarlama iģlemi yapılırken 0, 1, 2, 3, 4 e olan alt basamakların atılır, 5, 6, 7, 8, 9 olan basamaklar üste tamamlanır. AġAĞIYUVARLA ve YUKARIYUVARLA YUVARLA iģlevinde mutlaka aģağı ya da mutlaka yukarı yuvarlanması gereken ondalıklar için AġAĞIYUVARLA, YUKARIYUVARLA iģlevleri kullanılır. Sözdizimi(Ġki iģlev içinde aynıdır.) YUKARIYUVARLA(sayı;sayı_rakamlar) Sayı yukarı yuvarlamak istediğiniz herhangi bir gerçek sayıdır. 108
Sayı_rakamlar sayıyı yuvarlamak istediğiniz basamak sayısıdır. Sayı_rakamlar 0 ise ya da belirtilmemiģse, sayı yukarı doğru en yakın tamsayıya yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0'dan küçükse, sayı yukarı doğru, ondalık virgülün soluna yuvarlanır. YUKARIYUVARLA(3,2;0) eģittir 4 YUKARIYUVARLA(76,9;0) eģittir 77 YUKARIYUVARLA(3,14159; 3) eģittir 3,142 YUKARIYUVARLA(-3,14159; 1) eģittir -3,2 YUKARIYUVARLA(31415,92654; -2) eģittir 31500 Biraz önceki örnekte yuvarla iģlevinin üste tamamladığı basamak AġAĞIYUVARLA iģlevi ile sonraki basamaklar atılmıģ hale getirilir. YUKARIYUVARLA iģlevi de bir önceki örnekte kullanıldığında atarak yuvarladığı basamağı üste tamamlar. TABANAYUVARLA ve TAVANA YUVARLA Sayıyı aģağı, sıfıra doğru, anlamın en yakın katına yuvarlar. Sözdizimi (Ġki iģlev içinde aynıdır.) TABANAYUVARLA(sayı; anlam) Sayı yuvarlamak istediğiniz sayısal değerdir. Anlam kendisine yuvarlamak istediğiniz kattır. Sayı'nın iģaretinden bağımsız olarak, sıfırdan uzağa ayarlandığında bir sayı yuvarlanır. Sayı, anlamın tam bir katıysa yuvarlama olmaz. TABANAYUVARLA(2,5; 1) eģittir 2 TABANAYUVARLA(-2,5; -2) eģittir -2 TABANAYUVARLA(1,5; 0,1) eģittir 1,5 TABANAYUVARLA(0,234; 0,01) eģittir 0,23 Sıfırdan uzağa, anlamın en yakın katına yuvarlanmıģ sayıyı verir. Örneğin, fiyatlarda kuruģları kullanılmayacak ve ürünün fiyatı 4,42 TL. yse, fiyatları en yakın 5 kuruģa yuvarlamak için =TAVANAYUVARLA(4,42;0,05) formülünü kullanılır. 109
ROMEN ĠĢlevi Sayıları Romen Rakamına çevirir. Sözdizimi ROMEN(sayı;form) Sayı dönüģtürmek istediğiniz sayıdır. Form istediğiniz Romen sayı tipini belirleyen bir sayıdır. Romen sayı biçemi Klasik'ten BasitleĢtirilmiĢ'e doğru gider ve form'un değeri arttıkça daha kısa olur. AĢağıdaki ROMEN(499;0) örneğinde 5 farklı formda görüntülenmiģ biçimi gösterilmiģtir. Form Tip ROMEN(499;0) eģittir "CDXCIX" ROMEN(499;1) eģittir "LDVLIV" ROMEN(499;2) eģittir "XDIX" ROMEN(499;3) eģittir "VDIV" ROMEN(499;4) eģittir "ID" ORTALAMA ĠĢlevi Bağımsız değiģkenlerin ortalamasını (aritmetik ortalama) verir. Sözdizimi ORTALAMA(sayı1;sayı2;...) Sayı1;sayı2;... ortalamasını istediğiniz 1 ile 30 arasında sayısal bağımsız değiģkendir. Bağımsız değiģkenler, sayı ya da sayı içeren ad, dizi veya baģvuru olmalıdır. Bir dizi ya da baģvuru bağımsız değiģkeni metin, mantıksal değer ya da boģ hücre içeriyorsa, bu değerler gözardı edilir; ancak sıfır değerini içeren hücreler dahil edilir. Bir sınıfın vize sınavında elde ettiği baģarıyı ölçmek için sınıfın vize not ortalaması hesaplayalım. 4 Öğrencinin vize notları C2 den C5 e kadar olan hücrelerde verilmiģtir. C6 hücresinde ortalamayı hesaplayan formül yazılır. =ORTALAMA(C2:C5) Sonuç 4 hücredeki sayıların aritmetik ortalamasıdır. Araya bir satır eklenip, sayı girildiğinde formül ortalamaya bu sayıyı da ekleyecektir. Vize ve final notlarının tümünün ortalamasını hesaplamak için; 110
=ORTALAMA(C2:C5;D2:D5) eģittir 53,22 Bu sınıftan ayrı vize sınavı olmuģ ve sınavdan 63 almıģ bir kiģinin daha notunu ortalamaya katmak gerektiğinde, noktalı virgül (;) ile ikinci sayı olarak formüle eklenir. =ORTALAMA(C1:C5;63) eģittir 59 Mantıksal Ġşlevler EĞER Değerler ve formüller üzerinde koģullu sınamalar yürütmek için EĞER iģlevi kullanılır. Belirttiğiniz koģul DOĞRU olarak değerlendirilirse bir değer, YANLIġ olarak değerlendirilirse baģka bir değer verir. Sözdizimi EĞER(mantıksal_sınama,doğru_değer,yanlıĢ_değer) Mantıksal_sınama; Sınanacak koģul belirlenir. Bir karģılaģtırma iģleci ile iki değerin eģit(=),küçük(<), küçük eģit(<=), büyük(>), büyük eģit(>=) ya da eģit değil(<>) oluģu gibi sınamalar yapılır. Eğer_doğruysa_değer: Sınanan koģul DOĞRU ise verilen değerdir. Mantıksal_sınama DOĞRU ise ve eğer_doğruysa_değer belirtilmemiģse, DOĞRU verilir. Eğer_doğruysa_değer baģka bir formül olabilir. Eğer_yanlıĢsa_değer Mantıksal_sınama YANLIġ ise verilen değerdir. Mantıksal_sınama YANLIġ ise ve eğer_yanlıģsa_değer belirtilmemiģse, YANLIġ verilir. Eğer_yanlıĢsa_değer baģka bir formül olabilir. Daha ayrıntılı testler oluģturmak için, eğer_doğruysa_değer ve eğer_yanlıģsa_değer bağımsız değiģkenleri olarak en fazla yedi EĞER iģlevi iç içe kullanılabilir. Bir gider iģlem tablosunun, D2:D4'te Ocak, ġubat ve Mart için Ģu veriyi içerdiğini varsayalım; 1500, 500, 500. E2:E4 e aynı dönemler için "Tahmini Giderler" girilmiģtir; 900, 900, 925. 111
Belirli bir ayda bütçe dıģına çıkıp çıkmadığınızı kontrol etmek için, aģağıdaki örnekte değiģken sonuç için formül hazırlanabilir. EĞER(D2>E2;"Bütçeyi aģıyor.";"bütçenin altında.") sonuç"bütçeyi aşıyor." EĞER(D3>E3;"Bütçeyi aģıyor.";"bütçenin altında.") sonuç"bütçenin altında." Dil sınavına girmiģ kiģilerin sınav sonucuna göre harf dereceleri atanacaktır. Puanlara göre atanacak harfler tablo olarak hazırlanmıģtır. 89'dan büyük A 80 ile 89 arası B 70 ile 79 arası C 60 ile 69 arası D 60'dan küçük E Bu tablodaki verileri EĞER iģleviyle koģullayabilmek için birden fazla EĞER iç içe kullanılır. =EĞER(D2>89;"A";EĞER(D2>79;"B";EĞER(D2>69;"C";EĞER(D2>59; "D";"E")))) Bu örnekte, ikinci EĞER tümcesi aynı zamanda ilk EĞER tümcesinin eğer_yanlıģsa_değer bağımsız değiģkenidir. Aynı Ģekilde, üçüncü EĞER tümcesi de, ikinci EĞER tümcesinin eğer_yanlıģsa_değer bağımsız değiģkeni olur. Örnekte, ilk koģul (Ortalama>89) DOĞRU'ysa, "A" verilir. Ġlk koģul YANLIġ'sa ikinci EĞER tümcesi değerlendirilir, ikinci EĞER tümcesi de içinde bir (Ortalama>79) DOĞRU ve içinde baģka EĞER tümceleri taģıyabilecek YANLIġ olasılığını içerir. Son koģula kadar aynı biçimde formül kendini yineler. 112
VE ĠĢlevsel Bağlacı Tüm bağımsız değiģkenleri DOĞRU'ysa DOĞRU'yu verir; bir ya da daha fazla bağımsız değiģkeni YANLIġ'sa YANLIġ'ı verir. Sözdizimi VE(mantıksal1;mantıksal2;...) Mantıksal1;mantıksal2;... DOĞRU ya da YANLIġ olabilen, test çevirmek istediğiniz 1 ile 30 arası koģuldur. Bağımsız değiģkenler, DOĞRU veya YANLIġ gibi mantıksal değerler oluģturmalı veya mantıksal değerler içeren diziler veya baģvurular olmalıdır. Bir dizi ya da baģvuru bağımsız değiģkeni metin ya da boģ hücreler içeriyorsa, bu değerler gözardı edilir. VE(DOĞRU; DOĞRU) eģittir DOĞRU VE(DOĞRU; YANLIġ) eģittir YANLIġ VE(2+2=4; 2+3=5) eģittir DOĞRU C1 1 ile 100 arasında bir sayı içeriyorsa: VE(1<C1;C1<100) eģittir DOĞRU Tam olarak 1 ile 100 arasında bir sayı içeriyorsa C1'i görüntülemek, böyle bir sayı içermiyorsa bir ileti görüntülemek istediğinizi varsayalım. C1, 104'ü içeriyorsa: EĞER(VE(1<B1; B1<100);B1;"Değer aralığın dıģında.") eģittir "Değer aralığın dıģında." C2 50'yi içeriyorsa: EĞER(VE(1<C2;C2<100);C2;"Değer aralığın dıģında.") eģittir 50 YADA ĠĢlevsel Bağlacı Bağımsız değiģkenlerden biri DOĞRU'ysa DOĞRU'yu verir; tüm bağımsız değiģkenler YANLIġ'sa YANLIġ'ı verir. Sözdizimi YADA(mantıksal1; mantıksal2;...) 113
Mantıksal1; mantıksal2;... DOĞRU mu YANLIġ mı olduğunu test etmek istediğiniz 1 ile 30 arasında bağımsız değiģkendir. Bağımsız değiģkenler DOĞRU ve YANLIġ gibi mantıksal değerler ya da mantıksal değerler içeren diziler ya da baģvurular olmalıdır. Bir dizi ya da baģvuru bağımsız değiģkeni metin, sayılar ya da boģ hücreler içeriyorsa, bu değerler dikkate alınmaz. YADA(DOĞRU) eģittir DOĞRU YADA(1+1=1;2+2=5) eģittir YANLIġ YADA(3*3=9;YANLIġ) eģittir DOĞRU Öğrenci BaĢarı Durumu Hesaplama ġu ana kadar öğrenilen iģlevlerden öğrenciler için baģarı değerlendirmesi hesaplayan bir tabloyu adım adım oluģturalım. Ders adları ve Vize, Final notları girildikten sonra tabloya formülleri yerleģtirelim. Başarı Notu hesaplama; okul not hesaplama sistemi vizenin %40 ı ile Finalin %60 ının toplamıdır. D2 hücresinde yazılacak formül; =B2*0,4+C2*0,6 Sonuçları tam sayı olarak almak için bu formüle YUVARLA iģlevini ekleyelim. =YUVARLA(B2*0,4+C2*0,6;0) Vize ve Finallerde aldığı notların ortalamasını alarak baģarı durumunu inceleyelim. B6 hücresinde yazılacak formül; =ORTALAMA(B2:B5) Sonucu tam sayı olarak almak için bu formülde YUVARLA iģlevini kullanalım. Hem de birden fazla iģlevi iç içe kullanalım. =YUVARLA(ORTALAMA(B2:B5);0) 114
BaĢarı Notu ve Finali, 60 ve üstünde olan dersin sonucu GEÇTĠ, baģarı notu ya da finalden herhangi biri 60 tan düģük olması halinde sonuç KALDI olacaktır. Bu durumda E2 hücresinde yazan formül; =EĞER(VE(C2>=60;D2>=60);"GEÇTĠ";"KALDI") olacaktır. Aynı komutu bu kez VE bağlacı kullanmadan yazalım. Bu kez daha önce anlatıldığı gibi birden fazla EĞER i iç içe kullanmak gerekecektir. =EĞER(C2>=60;EĞER(D2>=60;"GEÇTĠ";"KALDI");"KALDI") Veri Süzme Veri tablosunda istenilen veriyi diğerinden ayırmak için süz kullanılır. Süz ü kullanmak için önce veri olan hücrelerden biri etkinken Veri Süz Otomatik Süz menüsünden Süzgeç eklenir. Süzgeç eklenen verilerin üst bölümünde aģağı doğru oklar olarak görüntülenir. Oklara fare ile tıklandığında aynı biçimde girilmiģ verilerden oluģan menü sıralanır. Örnekte, Kitap Topluluğu üyelerinin bilgilerinden 21 kiģilik bir veri listesi hazırlanmıģtır. Bu listeye Otomatik süz ile süzgeç eklenmiģtir. Kitap Topluluğu bundan sonraki çalıģma planlarını yaparken süzgeçten yararlanarak herhangi bir veriye göre listeleri kolayca hazırlayabilir. 115