Namık Kemal Üniversitesi BAP OTOMASYONU KULLANIM KILAVUZU İÇİNDEKİLER 1.BAP otomasyonu ile Neler Yapabilirim? 2.BAP Otomasyonuna Nasıl Giriş Yapabilirim? 3.Proje Başvurusunu Nasıl Yapabilirim? 4.Yürüyen Projelerimin İşlemlerini Nasıl Takip Edebilirim? 5.Satın Alma ve Avans Taleplerini Nasıl Yapabilirim? 6.Ek Süre Talebini Nasıl Yapabilirim? 7.Proje İle İlgili Gelişme Raporlarını Nasıl Oluşturabilirim? 8.Kişisel Bilgilerimi Nasıl Güncelleyebilirim? 9. Hakemlik Görevlerimi Nasıl Yürütebilirim? 10.Araştırmacı Olarak Görev aldığım Projeleri Nasıl İnceleyebilirim? 11.Mesajlarımı Nasıl Görebilirim? 12. Kullanıcı Adımı ve Şifremi Nasıl Değiştirebilirim? 13. Güvenli Çıkış Ne Demektir? 14. Satın Alma veya Avans Talebimi Gönderdim. Ama Yanlışlık Yaptığımı Farkettim. Bu Durumda Nasıl Düzeltme Yapabilirim? 15. Proje Başvurumu Tamamladım. Ama Yanlışlık Yaptığımı Farkettim. Bu Durumda Nasıl Düzeltme Yapabilirim?
1. BAP OTOMASYONU İLE NELER YAPILABİLİR? Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından tüm akademik personelin hizmetine sunulan Bap Otomasyonu sayesinde, artık bilimsel araştırma proje (tez, araştırma, güdümlü) başvurularınızı internet üzerinden yapabileceksiniz. Bununla beraber satın alma, avans ve kredi taleplerinizi, ek bütçe ve ek süre taleplerinizi de internet üzerinden yapabileceksiniz. 1. Bilimsel Araştırma Proje (tez(yüksek lisans, doktora)araştırma)) başvurusunun yapılması 2. Projelerin bağlı olduğu birim tarafından onaylanması, 3. Projelerin ilgili hakem heyetine (jüriye) gönderilmesi, 4. Projelerin bap komisyonu tarafından onaylanması, 5. Rektörlük olurunun verilip proje protokolünün hazırlanması, 6. Projelerin tüm gelişme ve sonuç raporlarının gönderilmesi, 7. Proje süreci içerisinde yapılacak satın alma, avans taleplerinin, 8. Proje bütçesinin takibi 9. Proje için satın alınmasını talep etdilen tüm makine-techizat,sarf malzeme,hizmet,seyahat, bursiyer harcama kalemlerindeki hareketlerin (avans ve harcama) izlenmesi 10. Kişisel bilgileriniz (iletişim bilgileri,eğitim durumu,akademik deneyim vb..) güncellenmesi 11. Yürüyen ve biten projelerle ilgili her türlü geçmişe dönük sorgulamaların yapılması Projelerinizle ilgili olarak, yukarıdaki maddelerde (1-11) belirtilen tüm aşamalar, artık internet ortamında online olarak BAP otomasyonu üzerinden işleyecektir 2. BAP OTOMASYONUNA NASIL GİRİŞ YAPABİLİRİM? 1.ADIM : http://bap.nku.edu.tr/ebap adresine girin. 2.ADIM : Sisteme kayıtlı değilseniz kayıt olmak için tıklayın. butonunu tıklanıp gerekli bilgiler girildikten sonra Kullanıcı adı bölümüne nku uzantılı mail adresinizdeki kullanıcı adını ve mail şifrenizi girerek, Oturumu Aç düğmesine tıklayın. Not: Güvenlik açısından şifrenizi, giriş yaptıktan sonra değiştirmeniz önerilir.sisteme giriş yaptıktan sonra Kişisel Bilgilerim menüsünden Şifre Değiştirme seçeneğine tıklayarak, açılan formdan yeni şifrenizi girebilirsiniz. 3.PROJE BAŞVURUSUNU NASIL YAPABİLİRİM? 1.ADIM : Projelerim menüsünden Proje Başvuru Formu seçeneğini seçtiğinizde, karşınıza aşağıdaki başvuru formu gelecektir
Proje Türünüz Tez Projesi ise, tez öğrencisinin mutlaka seçilmesi gerekiyor. 2.ADIM : Yukarıdaki formda, ilgili alanları doldurup, en alttaki lacivert renkli Bilgileri Kaydet düğmesine tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki mesaj gelecektir NOT : Bundan sonra proje başvurunuza ara vermek isterseniz, sayfanın üstündeki kırmızı renkli menü çubuğundaki Projelerim menüsünden Taslak Projelerim seçeneğine girerek, başvurunuza kaldığınız yerden devam edebilirsiniz. 3.ADIM : Yukarıdaki mesaj penceresindeki Tamam düğmesine tıkladığınızda aşağıdaki form ekrana gelir. NOT : Yukarıdaki yeşil renkli satır, tez öğrencisini ifade etmektedir.
Buradan projenizdeki tüm araştırmacıları projenize dahil edebilirsiniz. Üstteki lacivert renkli Kayıt Ekle düğmesine tıklayıp, açılan pencerede ilgili araştırmacıyı adı veya soyadına göre aratıp, bulduğunuzda ilgili araştırmacıyı seçip, araştırmacı listesine dahil edebilirsiniz. Yukarıdaki tabloda, her kaydın sağ tarafında bulunan SORUMLULUĞU linkine tıklayarak, açılan pencerede, her bir araştırmacının projeye katkı oranı (%), sorumluluğu ve çalışma ilişkileri girilebilir. 4.ADIM : Proje Başvuru formunuzun üstünde bulunan gri renkteki seçenekler çubuğunda yer alan Bütçe ve Gerekçesi seçeneğine tıkladığınızda, aşağıdaki form ekrana gelir Buradan BAP biriminden talep ettiğiniz proje bütçenize son şeklini verebilirsiniz. Projenizi ilgilendiren harcama kalemi sütunlarındaki oluştur linklerine tıklayarak, açılan pencereden gerekli bilgileri girdiğinizde, bu aşamayı tamamlamış olursunuz. Yukarıdaki tabloda, Oluştur linklerine tıklayarak, projenizle ilgili satın alınmasını önerdiğiniz malzemeleri girdikçe, yukarıdaki tabloda bütçe rakamları otomatik hesaplanarak, genel bütçeniz oluşacaktır. 5.ADIM: Proje Başvuru formunuzun üstünde bulunan gri renkteki seçenekler çubuğunda yer alan Mevcut Makine-Teçhizat seçeneğine tıkladığınızda, aşağıdaki form ekrana gelir Buradan, projenizde kullanılmak üzere hali hazırda kullanabileceğiniz mevcut alt yapı olanaklarınızı belirtebilirsiniz..üstteki lacivert renkli Kayıt Ekle düğmesine tıklayarak, açılan pencerede gerekli bilgileri girip, yukarıdaki gibi listenizi oluşturduğunuzda bu aşamayı tamamlamış olursunuz. 6.ADIM: Proje Başvuru formunuzun üstünde bulunan gri renkteki seçenekler çubuğunda yer alan Projenin Aşamaları seçeneğine tıkladığınızda, aşağıdaki form ekrana gelir
Buradan, projenizin aşamalarını girebilirsiniz..üstteki lacivert renkli Kayıt Ekle düğmesine tıklayarak, açılan pencerede gerekli bilgileri girip, yukarıdaki gibi listenizi oluşturduğunuzda, bu aşamayı tamamlamış olursunuz. 7.ADIM: Proje Başvuru formunuzun üstünde bulunan gri renkteki seçenekler çubuğunda yer alan Seçilmiş Yayınlar seçeneğine tıkladığınızda, aşağıdaki form ekrana gelir Buradan, yürütücü olarak kendinizin ve araştırmacılarınızın, proje ile ilgili seçilmiş yayınlarını girebilirsiniz. Üstteki lacivert renkli Kayıt Ekle düğmesine tıklayarak, açılan pencerede gerekli bilgileri girip, yukarıdaki gibi listenizi oluşturduğunuzda, bu aşamayı tamamlamış olursunuz. 8.ADIM: Proje Başvuru formunuzun üstünde bulunan gri renkteki seçenekler çubuğunda yer alan Proje Ekleri seçeneğine tıkladığınızda, aşağıdaki form ekrana gelir Buradan, proje kapsamınızı, proforma faturaları, teknik şartnameleri ve diğer gerekli gördüğünüz dosyaları, sisteme yükleyebilirsiniz. NOT : Dosyaları yüklemeden önce,ok işareti ile gösterilen kutudan, dosyanızın içerik türünü (Proje Kapsamı / Proforma Fatura / Teknik Şartname / Diğer) mutlaka seçmeniz gerekmektedir. Bundan sonra butonuna tıklayarak, bilgisayarınızda kayıtlı olan dosyayı seçtikten sonra, Dosyayı Yükle butonuna tıklayın. İlgili dosya sunucuya yüklenir ve ok işareti ile gösterilen listede görünür. Bu şekilde, istediğiniz kadar dosyayı bap sunucusuna yükleyebilirsiniz.
9.ADIM : Proje Başvuru formunuzun üstünde bulunan gri renkteki seçenekler çubuğunda yer alan Başvuruyu Tamamla seçeneğine tıkladığınızda, aşağıdaki form ekrana gelir. Buradan, en alttaki lacivert renkli Proje Başvurusunu Onayla düğmesine tıklayarak, başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Böylelikle, projeniz otomatik olarak bap komisyonu tarafından incelenebilir. 10.ADIM : Projelerim menüsünden Bekleyen Projelerim seçeneğine tıklayarak, buradan yazıcı linkine tıklayıp, proje başvuru formunuzu ve eklerini yazdırıp, çalıştığınız birime elden teslim edin. 11.ADIM : Birim onay yazınız, BAP birimine gönderildiği anda, artık projeniz BAP komisyonu onayını bekliyor demektir. Bu aşamada, Projelerim menüsünden Bekleyen Projelerim seçeneğine tıklayarak, bu durumu aşağıdaki gibi görebilirsiniz 12.ADIM : Projeniz BAP komisyonu tarafından onaylanıp, protokol numarası verildikten sonra, artık rektör onayı beklemektedir. Bu aşamada, Projelerim menüsünden Bekleyen Projelerim seçeneğine tıklayarak, bu durumu aşağıdaki gibi görebilirsiniz. Buradan, Protokol Yazdır linkine tıklayarak, rektör onayı bekleyen projenizin protokol sözleşmesini yazdırın. Bu çıktıyı kendiniz imzalayıp, üst biriminize de imzalattıktan sonra, BAP birimine teslim edin.
SONUÇ: Projeniz, Rektör Oluru aldıktan sonra, artık desteklenen ve yürüyen bir proje haline gelmiş demektir. Projelerim menüsünden Yürüyen Projelerim seçeneğine tıklayarak, buradan projenizi inceleyebilir, satın alma,avans, ek süre taleplerinizi yapabilir, (varsa) bilimsel ve mali gelişme raporlarınızı oluşturabilirsiniz. UYARI : 9.ADIM da görüldüğü gibi, Proje Başvuru Formunda, Başvuruyu Tamamla butonuna basmadığınız müddetçe, başvurunuz BAP komisyonuna iletilmez. Projelerim menüsünden Bekleyen Projelerim seçeneğine tıkladığınızda açılan sayfadaki listede, başvurusunu yaptığınız projeyi görebiliyorsanız, başvurunuzu tamamlamış ve BAP birimine iletmişsiniz demektir. Projelerim menüsünden Taslak Projelerim seçeneğine tıkladığınızda açılan sayfadaki listede, projenizi görebiliyorsanız, henüz başvurunuzu tamamlamadınız ve proje bilgileri üzerinde değişiklik yapabilirsiniz demektir. 4. YÜRÜYEN PROJELERİMİN İŞLEMLERİNİ NASIL TAKİP EDEBİLİRİM? Projelerim menüsünden Yürüyen Projelerim seçeneğine tıklayarak, yürüyen projelerinizi görebilirsiniz. Ok işaretyle gösterilen linke tıklayarak, proje bilgilerinizi inceleyebilir ama değiştiremezsiniz. Bu bölümde yapabileceğiniz işlemler aşağıdaki gibidir. 1. Satın Alma ve Avans talebinde bulunabilirsiniz. 2. Ek Süre talebinde bulunabilirsiniz. 3. Gelişme ve sonuç raporlarınızı oluşturabilirsiniz. 5.SATIN ALMA VEYA AVANS TALEPLERİMİ NASIL YAPABİLİRİM? 1.ADIM : Projelerim menüsünden Yürüyen Projelerim seçeneğine tıklayarak, açılan sayfadaki proje listesinde, ilgili projenin bulunduğu satırdaki Satın Alma ve Talep linkine tıklayın 2.ADIM : Karşınıza aşağıdaki gibi ekran gelecektir.
Bu sayfada, TALEP DURUMU linkine tıklayın. 4.ADIM : Karşınıza aşağıdaki gibi ekran gelecektir. Bu sayfada, yukarıda görüldüğü gibi, satın alma veya avans talebinizi hangi harcama kaleminden yapacağınızı seçip, TALEP YAP butonuna tıklayın. 5.ADIM : Karşınıza aşağıdaki gibi açılır bir popup pencere gelecektir.
Burada satın alınmasını talep ettiğiniz malzeme için, adet ve birim fiyatı belirterek, Talep Listesine Ekle linkine tıklayın. Siz ekleme yaptıkça Talep Listeniz oluşacaktır. Talep listenizi tamamladıktan sonra, en alttaki TALEBİ GÖNDER butonuna tıklayın. Böylece, ilgili talebiniz BAP tarafından incelenmek üzere sisteme kaydedilir ve aşağıda görüldüğü gibi, onay bekleyen bir talep olarak listeye eklenir. Buradan Yazdır linkine tıklayarak Satın Alma Talep Formunuzun çıktısını alıp, BAP birimine teslim edin. Teknik Şartname linkine tıklayarak açılan pencereden, Teknik Şartname dosyasını yükleyebilirsiniz. Satın alma talebinizi gönderdiğiniz için artık üzerinde değişiklik yapamazsınız. NOT : Eğer satın alma talebinizi gönderdikten sonra, yanlışlık yaptığınızı farkedip, satın alma talebinizde değişiklik yapmanız gerekiyorsa,nasıl bir yol izlemeniz gerektiğini öğrenmek için tıklayınız. 6. EK SÜRE TALEBİNİ NASIL YAPABİLİRİM? 1.ADIM : Projelerim menüsünden Yürüyen Projelerim seçeneğine tıklayarak, açılan sayfadaki proje listesinde, ilgili projenin bulunduğu satırdaki Ek Süre Durumu linkine tıklayın 2.ADIM : Karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelir.
Buradan talep tarihi, talep edilen ek süre (ay olarak) ve gerekçeler girilip, Ek Süre Talebi Yap butonuna tıklayarak, talebinizi aşağıdaki gibi listeye eklemiş olursunuz. 3.ADIM: Görüldüğü gibi, ek süre talebi listeye eklenmiş durumdadır. Artık ek süre talebiniz BAP birimine gönderilmiş olur. Buradan isterseniz ek süre talebinizi güncelleyebilir veya iptal edebilirsiniz. 7. PROJE İLE İLGİLİ GELİŞME RAPORLARI (VARSA) NASIL OLUŞTURULUR? 1.ADIM : Projelerim menüsünden Yürüyen Projelerim seçeneğine tıklayarak, açılan sayfadaki proje listesinde, ilgili projenin bulunduğu satırdaki Gelişme Raporları linkine tıklayın
2.ADIM: Karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelir Yukarıdaki tabloda görüldüğü gibi, hangi ara raporu oluşturacaksanız,o satırdaki en sağda bulunan Oluştur linkine tıklayın. 3.ADIM: Karşınıza aşağıdaki gir pencere açılır Gerekli bilgileri doldurup, en alttaki Bilgileri Kaydet butonuna tıkladığınızda, ara raporunuz hazırlanmış olur 8.KİŞİSEL BİLGİLERİMİ NASIL GÜNCELLEYEBİLİRİM? Projelerim menüsüne girdiğinizde aşağıdaki seçenekler gelir 8.1. İletişim Bilgileri : Bu seçeneğe tıkladığınızda aşağıdaki gibi bir ekran çıkar. Burada, iletişim bilgilerinizi güncelleyebilirsiniz
8.2. Eğitim Durumu : Bu seçeneğe tıkladığınızda aşağıdaki gibi bir ekran çıkar. Burada, eğitim durumunuzu güncelleyebilirsiniz NOT: Aşağıdaki tabloda, açıklamaları verilen simgeler, bütün sayfalarda geçerlidir. Kayıt Silme Kayıt Düzeltme Yazdır
8.3. Akademik Deneyim : Bu seçeneğe tıkladığınızda aşağıdaki gibi bir ekran çıkar. Burada, akademik deneyiminizi güncelleyebilirsiniz 8.4. Yayın Proje İstatistikleri : Bu seçeneğe tıkladığınızda aşağıdaki gibi bir ekran çıkar. Burada, yayınlarınız ve projelerinizle ilgili istatistikler verileri güncelleyebilirsiniz
8.5. Proje Özgeçmişi : Bu seçeneğe tıkladığınızda aşağıdaki gibi bir ekran çıkar. Burada, daha önce yürütücü veya araştırıcı olarak görev aldığınız, bap projelerinizi güncelleyebilirsiniz 8.6. Şifre Değiştirme : Bu seçeneğe tıkladığınızda aşağıdaki gibi bir ekran çıkar. Buradan, kullanıcı adınızı ve şifrenizi değiştirebilirsiniz. Güvenlik açısından, tckimlik numaranız olarak atanmış kullanıcı adınızı ve şifrenizi değiştirmeniz önerilir. 9. HAKEMLİK GÖREVLERİMİ NASIL GERÇEKLEŞTİREBİLİRİM? ADIM1: Hakemlik Görevlerim menüsünden Cevap Bekleyen Davetiyeler seçeneğine tıklayın. ADIM2: Karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelir Projeyi incelemek için Projeyi İncele, hakemlik görevini kabul etmek istiyorsanız Kabul Et, hakemlik görevini kabul etmek istemiyorsanız Reddet linkine tıklayın. Hakemlik görevini kabul ettiğinizi varsayalım.
ADIM 3: Karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelir Bu ekranda, kabul ettiğiniz davetiye, artık bekleyen davetiyeler listesinden kalkar. Burada, ok işareti ile gösterilen linke tıklayın. NOT : Hemen değerlendirme yapmak istemiyorsanız, Hakemlik Görevlerim menüsünden Bekleyen Değerlendirmeler seçeneğine tıklayarak, formu doldurabilirsiniz ADIM 4: Karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelir. Burada bilimsel değerlendirme formunu doldurup, formun en altında yer alan Bilgileri Kaydet butonuna tıklayın. ADIM 5 : Hakemlik Görevlerim menüsünden Biten Değerlendirmeler seçeneğine tıkladığınızda, değerlendirme sonucunu görebilir ve değerlendirme formunu yazdırabilirsiniz 10. ARAŞTIRMACI OLARAK GÖREV ALDIĞIM PROJELERİ NASIL İNCELEYEBİLİRİM? Araştırmacı Görevlerim menüsünden 1.Taslak Projelerim seçeneğine tıklarsanız, burada proje yürütücüsünün girmiş olduğu ve henüz taslak halindeki projeler üzerinde gereken güncellemeleri yapabilirsiniz. 2.Bekleyen Projelerim seçeneğine tıklarsanız, başvurusu tamamlanmış olan ve beklemede olan projeleri inceleyebilirsiniz. Beklemede olan projenin, yürüyen proje haline gelene kadarki aşamaları aşağıdaki şemada verilmiştir.
3.Yürüyen Projelerim seçeneğine tıklarsanız, rektörlük onayı verilmiş ve başlamış olan projeleri inceleyebilirsiniz. 11. MESAJLARIMI NASIL GÖREBİLİRİM? Mesajlarım menüsüne tıkladığınızda, tüm mesajlarınızı görebilirsiniz. Mesajlar bölümünde, yapmış olduğunuz satın alma,avans,ek bütçe,ek süre taleplerinizin son durumunu ve proje başvurularınızın son durumunu takip edebilirsiniz. 12. KULLANICI ADIMI VE ŞİFREMİ NASIL DEĞİŞTİREBİLİRİM? Kişisel Bilgilerim menüsünden Şifre Değiştirme seçeneğine tıkladığınızda aşağıdaki gibi bir ekran çıkar. Buradan, kullanıcı adınızı ve şifrenizi değiştirebilirsiniz. Güvenlik açısından, tckimlik numaranız olarak atanmış kullanıcı adınızı ve şifrenizi değiştirmeniz önerilir. 13. GÜVENLİ ÇIKIŞ NE DEMEKTİR? Kullanıcı adınızı ve şifrenizi yazıp, sisteme her girişinizde, size bir oturum numarası verilir. Güvenli Çıkış, sisteme giriş yaparak açmış olduğunuz oturumunuzu güvenli bir biçimde kapatmanız demektir. BAP otomasyonunda işiniz bittiğinde, Güvenli Çıkış linkine tıklamanız gerekmektedir. Uzun süre işlem yapmadan, program açık kalırsa, oturum sizin güvenliğiniz açısından kapatılır. 14. Satın Alma veya Avans Talebimi Gönderdim. Ama Yanlışlık Yaptığımı Farkettim. Bu Durumda Nasıl Düzeltme Yapabilirim? ADIM 1: BAP birimini telefonla arayıp, proje numaranızı belirterek bu durumu bildirin. Daha sonra BAP birimi internet üzerinden satın alma veya avans talebinizi, yeniden düzeltebilmeniz için iade işlemini gerçekleştiriyor. ADIM 2: Arkasından Projelerim menüsünden Yürüyen Projelerim seçeneğine tıklayın. Listeden ilgili projenizin sağ tarafında bulunan Satın Alma ve Talep linkine tıklayın. Yine açılan sayfadan TALEP DURUMU linkine tıkladığınızda, talebinizi listede görebilirsiniz. Listede ilgili talebin sağında bulunan Düzenle linkine basarak talebinizi yenileyebilirsiniz 15. Proje Başvurumu Tamamladım. Ama Yanlışlık Yaptığımı Farkettim. Bu Durumda Nasıl Düzeltme Yapabilirim?
ADIM 1: BAP birimini telefonla arayıp, proje numaranızı belirterek bu durumu bildirin. Daha sonra BAP birimi internet üzerinden projenizi, yeniden düzeltebilmeniz için iade işlemi yapıyor. ADIM 2: Arkasından Projelerim menüsünden Taslak Projelerim seçeneğine tıklayarak, ilgili projenizi yeniden düzenleyebilir ve üzerinde değişiklik yapabilirsiniz.