Akreditasyon ve Ruhsatlandırmada patoloji informasyon sistemlerinin yeri Mehtat Ünlü DEÜTF Patoloji AD 27. Ulusal patoloji kongresi 2017, Antalya
Hiçbir yazılım firması ile herhangibir çıkar ilişkim yoktur
Tıbbi laboratuvarlar-kalite ve yeterlilik için özel şartlar
MADDE 35 (1) Tıbbi laboratuvarlar, Bakanlıktan ruhsat almadan faaliyet gösteremez.
Akreditasyon ve Ruhsatlandıma için; analiz sonucunun, kaliteli bir sürece uygun olarak (çalışan sağlığı, hasta güvenliği, çevre güvenliği, uygun mali yönetim gözetilerek ve hiçbir şart altında aksama olmayacak şekilde) ve doğru verilmesi için, analiz öncesi, analiz süreci ve sonrasının sürekli takip-denetiminin (kolayca ulaşılabilecek ve değişikliklerin takibini sağlayabilecek kayıtlar ve tüm süreci sürekli iyileştirmeye çalışılacak şekilde) sağlanması gerekmektedir.
Akreditasyon sisteminin kendine özgü bir dili olup onu anlamak ve uygun prosedür-talimat-formları oluşturarak uygun denetim ve düzenlemeyi sağlayabilmek her laboratuvarın kendi şartlarına uygun olarak dizayn edilmek durumundadır. Ruhsatlandırma için kullanılan denetim formları direkt sorular sayesinde iç denetimi daha kolay sağlayan bir sistemdir. Çok sayıda belgenin kolayca ve gruplanmış olarak laboratuvarın her biriminde ulaşılabilir olması günümüz bilişim şartlarında oldukça kolaydır. Ancak o kayıtların sağlıklı ve iş akışını engellemeyecek uygun zaman dilimlerinde elde edilebilmelerini sağlamak sorundur çünkü süreci yürütmek tanımlandığı kadar kolay değildir.
Kalite sürecinin yürüyebilmesi için Tüm personelin sisteme inancına ve katılımına Tüm personelin zamanına Yönetimin sisteme inancına ve parasına Sürekli ve yılmadan Kısa, net, etkinliği taraftar toplayabilen ve denetçiye de net yanıt sağlayacak yöntem en güzel ve işlevsel yöntemdir (öneri)
Preanalitik evre: Mateyalin alınması, taşınması ve laboratuara teslim süreci Analitik evre: Materyalin kayıt altına alındığı andan, uzmanın raporu imzaladığı ana kadar, materyalin karşılaştığı kişi ve eylemlerin tümü Postanalitik evre: Rapor imzalanarak yayınlandıktan sonraki ileriye dönük eylemler veya geriye dönük önlemler zinciri
Preanalitik evre Hasta adı, soyadı Dosya numarası (ve/veya barkod numarası) Hasta doğum tarihi veya yaşı Sorumlu doktorun ismi Uygun klinik öykü, laboratuvar ve diğer veriler Varsa, önceki patoloji tanıları Özel biyopsiler için; - Özel biyopsilere ait girişler yapıldığında (İF inceleme/kas Bx, Depo hast için Bx ler vb) klinisyen ekranına uyarı penceresi açılabilir. - Klinisyenin kullandığı sayfada hangi ateryalin nasıl gönderilmesi gerektiğini kısaca anlatan, istenildiğinde kullanılabilecek bir pencere bulunabilir
Preanalitik evre takibi için Materyal red sayısı Red nedenleri Bölümlere göre dağılımı Aylık ve Yıllık takibi gerekli Materyal patoloji sistemine girmediği için bu aşamada bilişimden katkı alamıyoruz biz. Ancak hastane akreditasyonu / hastanede genel bir bilişim sistemi varsa bu olguların sistem üzerinden dökümü mümkün olabilir
Biyopsi sayısı Sitoloji Sayısı Radikal sayısı Frozen sayısı Blok sayısı Lam sayıları İHK sayısı HK sayısı Moleküler sayısı Bölüm içi çalışma Bölüm dışı çalışma Raporlama süreleri İntraoperatif konsültasyon verileri Analitik evre Analitik sürecin aksaksız yürümesi ve denetimi için takip edilmesi gerekli parametreler Bölüm içi-bölüm dışı konsültasyonlar Sistem bunları kolayca verebilmeli Geliştirilmesi gerekli
Makroskopi: Analitik Evre -Makroskopik değerlendirme sırasında blok yazıcı ile entegre barkod sistemi kullanılırsa makroskopi sırasındaki yanlış eşleşmeler büyük oranda önlenir - Blok sayıları otomatik kayda alınmış olur - Barkod okutulduğunda ekrana klinik bilgisi ile birlikte rapor açılabilir ve dikte sistemi ile makroskopik bilgiler örnekleme esnasında yazdırılılıp değerlendirmeyi yapan kişinin de adı açılabilir
Kesit-Boyama Analitik Evre - Kesit esnasında teknisyen tarafından kullanılacak barkod sistemi ile doğru blok-doğru lam eşleşmesi %100 e çıkabilir - Günlük lam sayıları da (sistemle uyumlu lam yazıcı) cihaz tarafından kayıt altına alınabilir. - Çalışanlar da barkod sistemine dahil edilirse ve işi yapan tüm personel önce kendi barkodunu sonra materyal barkotunu okutursa hangi işi kimin hangi zaman diliminde yaptığı kolaylıkla saptanabilir.
Analitik Evre Barkod bazlı laboratuvar enformasyon sistemleri; -Materyal karışıklıklarının önlenmesi -Materyal kaybının önlenmesi -Yanlış blok-lam eşleşmeleri -Materyalin süreç içersinde o anki yerinin tespiti -Tüm personelin performansının takibi gibi analitik evrenin çok sayıda parametresinde materyal güvenliği ve istatistik veri elde edilme çeşitliliği ve kolaylılığını sağlayacaktır!!! Sürekli barkot okutmak; - iş sürecinde uzamaya - ses kirliliğine yol açacak olsa da vaka sayısı yüksek ve sirkülasyonu hızlı birimlerde hasta, materyal ve çalışan güvenliği için özellikle de akreditasyon süreci söz konusu ise bunlara değer (öneri)
Mikroskopi Analitik Evre Mikroskop başı barkod okuyucu lam üzerinde kullandığında makroskopisi de hazır olan rapor bilgisayar ekranına otomatik açılabilir Dikte sistemi ile mikroskopi yazdırılabilir E-nabız için kalıp tanı pencereleri oluşturulabilir Yetersiz materyal tanıları arşivlenebilir
Analitik Evre Panik tanı tuşu butonuna tıklanınca ilgili hekime mesaj gidebilir (Ancak. Hekim adı doğru mudur?) Panik tanılar sisteme tanıtılır ve o tanı yazıldığı anda hekime mesaj gider Yazılımda özel bir kutucuktan seçilen panik tanı, yazılım klinik tarafndan ilk açıldığında uyarı verebilir!!! Yazılım tüm bu raporları arşivleme imkanı da vermelidir
Sağlık bakanlığı 2011 de yayınlamış
Am J Clin Pathol 2006;125:815-817 (ADASP)
147 patolog arasındaki anket Diagn Pathol. 2008; 3: 30
Postanalitik Raporlama süreleri Arşivleme Sitoloji-biyopsi uyumu Frozen-Kalıcı kesit uyumu Retrospektif değerlendirme sonuçları İç tetkik Müşteri memnuniyet anketi
Biyopsilerin %90 ı 5 mesai günü içerisinde (!) İntraoperatif konsültasyonların %90 ı laboratuvara geldikten sonra 20 dakika içerisinde rapor edilmelidir Yeterli ve yetkin personel Yedekli ve etkin ekipman Şu anada 15189 da da Ruhsatlandırma denetiminde de net gün ifadesi yok Ancak laboratuvarlar en azından ortalama gün belirlemek zorunda ve bu sayı için kaynak + açıklama ve uyduğuna dair kanıt/kayıt göstermek durumunda
Postanalitik evre 15189 çalışan performansının gözden geçirilmesi Biyopsi, Sitoloji ve Radikaller için farklı raporlama tarihleri veya tamamı için ortalama bir sayı belirlenebilir. - Frozen - Kemik materyaller - Seri İHK gerektiren lenfoid sistem materyalleri Sistem dışı bırakılması (öneri) Yazılım; Ek tetkiklerin sürece eklediği süreyi (yeni parça, yeni kesit, HK, İHK, Moleküler, bölüm içi konsültasyon) iyi hesaplanmalı, Ek tetkik kodlarını tanımalı, bu kodlar kullanıldığında raporun süresini otomatik değiştirmeli ve ortalamaların dışına çıkanları ayrıca listelemelidir. Sistemin tüm bunları yapabilmesi için: Tüm patoloji kodlarının sisteme tanıtılması ve girişlerin doğru olarak yapılması gerekir. Bunun içinde yazılımın bu safhasında bir patoloji uzmanının yer alması şarttır.
Postanalitik Evre Raporlama sürelerinin sağlıklı takibi ve personel performansının eldesi için; Sistemin oluşturabileceği listeler; - Radikal-Bx-Sitoloji raporlarının kaçının belirlenen süreyi aştığını - Süreyi aşan olguların uzmanlara göre dağılımını - Aylık olarak uzmanların ortalama raporlama sürelerini verebilmelidir
Postanalitik Arşivleme: Hastaya ait kalan tüm dokular ve sıvılar, hastanın patoloji raporu imzalandıktan sonra en az 1 ay saklanmalıdır. Sistem imha tarihi gelen materyal numaralarını numaralarını listeleyebilir Bloklar: 20 yıl Lamlar: 10 yıl Raporlar: 20 yıl Elektronik kayıtlar: Yedekleme ile birlikte süresiz. Parafin blokların zarar görmemesi için oda ısısı maksimum 23 C olmalıdır. Arşiv sıcaklığının takip değerleri hem ruhsatlandırma hem de akreditasyon için gereklidir. (Ortam sıcaklık/nem takip ve uyarı sistemleri var)
Postanalitik Evre Sitoloji-Biyopsi uyumu Frozen-Kalıcı kesit uyumu Şu an hemen tüm sistemler hastanın geçmiş patoloji raporlarını tek tıkla sıralıyor, ancak yazılımın bu noktada daha fazla nasıl katkısı olur Retrospektif değerlendirme Geriye dönük olarak belirlenen sürelerde her birim için rastlantısal seçilecek olgular tüm evreler açısından gözden geçirilmeli Sistem girişlere göre olguları gruplayabilir ise seçmek çok kolay olur. Yetersiz materyal: Kelime tarama yöntemi ile bu vakaların listeleri elde edilebilmeli
Çok sayıda ticari yazılım var Çoğu merkez laboratuvarı bazlı Patoloji ayakları da mevcut
Teşekkürler