Sayfa : 1 / 5 1. AMAÇ Koç Üniversitesi Bilgi Teknolojileri () Direktörlüğü tarafından dağıtımı ve yönetimi yapılan dizüstü (laptop) ve masaüstü (desktop) kişisel bilgisayar sistemleriyle ilgili işlemlerin tek prosedür ile standart bir sürece bağlanmasıdır. 17 Haziran 2011 tarihinde yayınlanan Satınalma Yönergesi 7.7.6 maddesi hükmü uyarınca, Koç Üniversitesi envanterinde bulunan eşya satış ve hibe işleminin istisnası olan dizüstü ve masaüstü bilgisayarların satış, hibe ve hurda işlemlerinin yeniden düzenlenmesi gerekliliği doğmuştur. 2. KAPSAM Bu prosedür Koç Üniversitesi bünyesinde çalışan akademik ve idari personel, yüksek lisans ve doktora öğrencileri ile ilgili bilgisayar sistemleri konusunda uygulanacak kuralları kapsamaktadır. 3. REFERANSLAR Y21-SM-001_ Satınalma Yönergesi /01.06.2011 4. SORUMLULUKLAR 4.1. Bu prosedürün uygulatılmasından Rektör sorumludur. 4.2. Bu prosedürün hazırlanmasından Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü sorumludur. 4.3. Bu prosedürün güncellenmesinden Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü sorumludur. 4.4. Yöntemin uygulanması ve koordinasyonundan Koç Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü sorumludur. 5. TANIMLAR 5.1. Sistem Koç Üniversitesi Bilgi Teknolojileri () Direktörlüğü tarafından talebi gerçekleştirilerek satın alınmış dizüstü bilgisayar ve masaüstü bilgisayar ürünleridir. 5.2. Amortisman Süresi Kişisel kullanımdaki bilgisayarlar için 2011 yılı 333 nolu genel tebliğe göre faydalı ömür 4 yıl olarak belirtilmiştir. Koç Üniversitesi bünyesinde 4 yılını dolduran dizüstü bilgisayarlar ile 4 yılını dolduran masaüstü bilgisayarların faydalı ömür sürelerini tamamladıkları kabul edilecektir. Üniversite bünyesindeki bilgisayar laboratuvarında bulunan masaüstü bilgisayarlar için faydalı ömür süresi 4 yıl olarak belirlenmiştir. Çeşitli projelerden alınan bilgisayarlar amortisman süresi nedeniyle değişim prosedürü dışındadır. 5.3. Sistem Satış ve Bağışı a. 1 yaşını doldurmamış sistem, alış fiyatından (Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü () desteği kadar) prosedürde belirtilen yönteme göre satışı yapılabilir. b. 1-2 yaş arası sistem, alış fiyatından (Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü () desteği) %25 indirim yapılarak prosedürde belirtilen yönteme göre satışı yapılabilir. c. 2-3 yaş arası sistem, alış fiyatından (Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü () desteği) %50 indirim yapılarak prosedürde belirtilen yönteme göre satışı yapılabilir. d. 3-4 yaş arası sistem, alış fiyatından (Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü () desteği kadar) %75 indirim yapılarak prosedürde belirtilen yönteme göre satışı yapılabilir.
Sayfa : 2 / 5 e. 4 yaş üzeri sistem,, alış fiyatından (Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü () desteği kadar) %85 indirim yapılarak prosedürde belirtilen yönteme göre satışı yapılabilir. Ayrıca bu kapsamdaki sistem Koç Üniversitesi ortak alanlarında kullanıma sunulabileceği gibi (kiosk), yedek parça amacıyla stokta tutulabilir veya kamu yararına olmak üzere Koç Üniversitesinin ilgili öğrenci kulüplerine ya da kuruma doğrudan bağışlanabilir. Kullanılamaz durumda olanlar ise hurda işlemlerine tabi tutulacaktır. f. Cihazın alış fiyatı Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü () katılım payının üzerinde ise, katılım payı üzerindeki miktarın hesaplanması için alım esnasında hangi yol kullanılmışsa (fakülte, proje, şahsi ödeme ) o bölümün prosedürleri esastır. g. Sistemler amortisman süresi geçtikten sonra hibe edildiği gibi Satın Alma Müdürlüğü ile koordineli hazırlanan komisyon kararı ile yaşına bakılmaksızın da hibe edilebilir. 5.4. Akademik Personel Koç Üniversitesi bünyesinde çalışan tam zamanlı öğretim üyeleridir: Yardımcı Doçent, Doçent, Profesör 6. TEMEL PRENSİPLER Yoktur 7. YÖNTEM 7.1. Akademik Personel 7.1.1. Yeni göreve başlayan tam zamanlı akademik personele kendi tercihine göre yeni dizüstü veya yeni masaüstü bilgisayar temin edilir. Yarı zamanlı akademik personel, araştırma görevlisi, stajyer, ziyaretçi akademik personellere ilgili birim veya fakülte tarafından bilgisayar bütçesi ayrılmamışsa nin belirleyeceği bir bilgisayar tahsis edilir. 7.1.2. Yeni göreve başlayan akademik personel, nin kendisine temin ettiği cihazdan başka bir cihaz tercih edebilir. Bu durumda, dizüstü bilgisayar için 1900 TL+Kdv, masaüstü bilgisayar için 1700 TL+Kdv katılım payı sağlar. Akademik personel, katılım payından faydalanmak için: 7.1.2.1. Sistemi kendi imkânlarıyla satın almışsa; ilgili sisteme ait faturanın ve ödeme belgesinin aslını e ulaştırır. SAP sistemine açılacak sipariş ve onay sürecinin tamamlanmasıyla personele katılım payı kadar geri ödeme Mali İşler Direktörlüğü tarafından yapılır. Katılım payı üzerindeki miktarın hesaplanması için alım esnasında hangi yol kullanılmışsa ( fakülte, proje, şahsi ödeme ) o bölümün prosedürleri esastır. 7.1.2.2. Sistemin satın alınmasını istiyorsa; talep edilen sisteme dair tarafından SAP sistemine açılacak talep, ve onay sürecinin tamamlanmasıyla sistem Satın Alma Müdürlüğü tarafından temin edilir. Katılım payının üzerindeki miktar personelin belirteceği kaynak ya da maaşından Mali İşler Direktörlüğü tarafından tahsil edilir. 7.1.3. tarafından katılım payı sağlanan sistem koşulsuz olarak Koç Üniversitesi envanter kaydına demirbaş olarak işlenecektir. Akademik personele verilen sistemin zimmet pusulası ile kişiye teslim edildiğine dair kaydı girilir ve bu zimmet pusulasının bir kopyası tarafından, personelin sicil dosyasında tutulmak üzere İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne iletilir.
Sayfa : 3 / 5 7.1.4. Mevcut görev yapan akademik personel, kullanmakta olduğu sistemin amortisman süresi sonunda yenilenmesi sırasında, nin kendisine temin ettiği sistemden başka bir sistem tercih edebilir. Bu durumda Madde 7.1.2 deki şartlar uygulanır. 7.1.5. Mevcut görev yapan akademik personel, görevinden ayrılırken yönetim tarafından aksine bir görüş belirtilmemişse, veya kullandığı sistemin amortisman süresi sonunda yenilenmesi sırasında, bu kullandığı sistemi Madde 5.3 de belirtilen şartlarda satın alabilir. Şayet sistem üzerinde nin katılım payı söz konusu ise, katılım payı nispetinde Madde 5.3 deki şartlar uygulanır. Akademik personelin sistemi satın alması durumunda, İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından doldurulan İlişik Kesme Belgesi ne, zimmetli sistemin ilişiğinin satış işlemi ile kesildiği tarafından belirtilir. Sistem üniversitede kalıyorsa, aynı belge üzerinde ilgili açıklama yapılır.. Satın alınmak istenen sistem kalıcı olarak teslim edilmeden önce tarafından biçimlendirilir. 7.2. Öğrenci (Yüksek Lisans ve Doktora) 7.2.1. Yeni kayıt yaptıran öğrenciye yeni dizüstü bilgisayar temin edilir. 7.2.2. Öğrenci, eğitim süresi sonunda amortisman süresine bakılmaksızın kendi kullandığı sistemi Madde 5.3 de belirtilen şartlarda satın alabilir. 7.2.3. Öğrencinin eğitim süresi sonunda satın almadığı ve amortisman süresini doldurmamış sistem, tekrar değerlendirilmek üzere stokta tutulur. 7.3. İdari Personel 7.3.1. Yeni göreve başlayan idari personele nin belirlediği standartlar çerçevesinde masaüstü ya da dizüstü bilgisayar verilir. 7.3.2. Yeni göreve başlayan idari personele dizüstü veya masaüstü bilgisayar temin edileceği, teklif aşamasında İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından yönetici görüşüne göre Teklif Formu nda belirtilir., İnsan Kaynakları Direktörlüğü nden iletilen sistemi kaynak durumuna göre yeni ya da kullanılmış olarak temin eder. 7.3.3. Sistem, kişiye teslim edilirken zimmet pusulası ile kayıt altına alınır ve bir kopyası kişinin özlük dosyasında tutulmak üzere İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne iletilir. 7.3.4. Mevcut görev yapan idari personel, görevinden ayrılırken yönetim tarafından aksine bir görüş belirtilmemişse, veya kullandığı sistemin amortisman süresi sonunda yenilenmesi sırasında, bu kullandığı sistemi Madde 5.3 de belirtilen şartlarda satın alabilir. İdari personelin sistemi satın alması durumunda, İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından doldurulan İlişik Kesme Belgesi ne, zimmetli sistemin ilişiğinin satış işlemi ile kesildiği tarafından belirtilir. Sistem üniversitede kalıyorsa, aynı İlişik Kesme Belgesi üzerinde ilgili açıklama yapılır. 7.3.5. Satış işlemi yapılacaksa, bu işlem kişinin ilişiği kesilmeden ve son ödemeler yapılmadan Mali İşler Direktörlüğü tarafından tamamlanmalıdır.
Sayfa : 4 / 5 7.3.6. tarafından üniversitede görevli Alt yüklenici bir firmaya bilgisayar tahsisi için rektör onayı gerekmektedir. 7.4. Kayıp, Çalıntı, Hasar Durumları 7.4.1. Personel, kullanımına verilmiş cihazın korunması ve güvenliğinden sorumludur. Kayıp veya çalıntı durumu, karakolluklardan alınacak resmi kayıp veya çalıntı raporları ile belgelenmelidir. Bu belge en kısa zamanda ye iletilmelidir. Bu durumda kullanıcıya tarafından belirlenen eşdeğer bir cihaz teslim edilir. Aksi durumda cihazın maliyeti kullanıcıdan tahsis edilecektir. Daha sonra tarafından sigorta şirketine cihazın faturası, kullanıcı tarafından karakoldan alınmış ifade tutanağı ve Koç Üniversitesi kullanıcı zimmet tutanağı gönderilir. Bu bildirim e-posta ile Mali İşler Direktörlüğü ilgili çalışanları CC li olarak yapılır. Olay sigorta şirketi tarafından değerlendirilip sonucu Mali İşler Direktörlüğü ne ve ye bildirilir. 7.4.2. Laptop sarf malzemeleri ve aksesuarları ( Batarya, adaptör, Mouse, çanta ) garanti dışında olduğu için kaybedilmesi, hatalı kullanımı durumunda kullanıcı tarafından eşdeğer ürün temin edilmelidir. 7.4.3. Hasar durumunda cihaz servise gönderilir. Kullanıcı ve servisten alınacak raporlar sonucunda kullanıcı hatası tespit edilmesi durumunda tamir bedeli kullanıcıdan tahsis edilir. İşleyiş şu şekilde olmaktadır: Hasara sebep olan kişi olayın gerçekleşmesine ilişkin beyanını ye iletir. tarafından onarıma ilişkin teknik rapor alınır. Onarılamıyor ise pert olduğuna dair rapor alınır. tarafından sigorta şirketine bu raporlar, cihazın faturası, Koç Üniversitesi kullanıcı zimmet tutanağı, hasar ihbar formu ve sigortaya bildirilen liste ile birlikte gönderilir. Bu bildirim e-posta ile Mali İşler Direktörlüğü ilgili çalışanları CC li olarak yapılır. Olay sigorta şirketi tarafından değerlendirilip Mali İşler Direktörlüğü ne ve ye bildirilir. 7.4.4. Çeşitli projelerden alınmış olan cihazlara ilk teknik destek ( kurulum, arıza tespit..) tarafından yapılabilir. Bu cihazlar için parça değişimi, iyileştirme, yenileme, arıza takibi desteği dışındadır. 8. EKLER VE KAYITLAR Yoktur 9. GÖZDEN GEÇİRME Bu yönergeyi gözden geçirme ve güncelleştirme sorumluluğu Koç Üniversitesi Bilgi Teknolojileri () Direktörlüğü ne aittir.
Sayfa : 5 / 5 10. DEĞİŞİKLİK/ DAĞITIM/ ONAY TABLOSU Değişen sayfa Tarih Değişikliği yapan 1 1 5.2 Amortisman süresi: Faydalı ömür 3 yıldan 4 yıla çıkarılmıştır. 5.3 Sistem Satış ve Bağışı: d maddesi eklenmiştir. 2 YÖNTEM 7.1.2: Destek Bedelleri yeniden belirlenmiştir. Dizüstü: 1,750 tl + kdv den 1,900 tl + kdv Masaüstü: 1,550 tl + kdv den 1,700 tl + kdv D a ğ ı t ı m (İlgili Bölümler) Uygunluk Onayı ( Direktörü): Yürürlük Onayı(Rektör) :