2016 DENETİM RAPORU FUAYE TOPLU YAPI SİTESİ F u a y e S ü r e y y a p a s a F u a y a T u r k u a z + 9 0 2 1 6 6 7 5 0 9 2 1 w w w. f u a y e. s i t e S ü r e y y a p a s a
2016 DENETİM RAPORU RAPORUN KAPSAMI İş bu rapor Fuaye Toplu Yapı sitesi yönetim kurulunun 2016 dönemi içinde gerçekleştirdiği tüm mali ve hukuki işlemlerin 634 sayılı kat mülkiyeti kanunu ve yönetim planı çerçevesinde gerçekleşip gerçekleşmediğinin tespitini kapsamaktadır. HUKUKİ DAYANAK 634 Sayılı kat mülkiyeti kanununun 41. Maddesi ile 634 Sayılı Kat mülkiyeti kanununun 12 /b maddesine istinaden tapuya tescil edilen yönetim planının denetim kurulunun görev ve sorumlulukları başlıklı maddesi GENEL BİLGİ 2016 İstanbul İli, Maltepe ilçesi, Başıbüyük mahallesinde, kain ve tapunun G22A04D3C Pafta, 8982 Ada 4, 8982 Ada 6, parseller üzerinde kayıtlı ana gayrimenkullerin bulunduğu alan üzerinde ilgili Belediyece onaylı vaziyet planı ve uygulama projelerine göre; inşa edilmiş/edilecek olan alt yapı tesisleri, ortak kullanım alanları ve tesislei ile yönetim ve kullanım bakımından birbirleriyle bağlantılı üç parsel üzerinde FUAYE SÜREYYAPAŞA, FUAYE TURKUAZ, olmak üzere, Toplam iki kısımdan oluşan ve FUAYE TOPLU YAPI SİTESİ olarak adlandırılan toplu yapı niteliğinde ki iş bu Ana gayrimenkulün bütününü kapsayacak yönetim planının konusu kat irtifakı ve kat mülkiyeti ilişkisinin düzenlenmesi ve bunun yönetimidir.
2016 DENETİM RAPORU İNCELEMEYE KONU OLAN EVRAKLAR İncelemeye konu olan başlıca evraklar : 1-Resmi defterler (Yevmiye Kebir Envanter Yönetim kurulu Karar Defteri Denetim Kurulu defteri) 2- Harcama evrakları (Fatura, gider pusulası, fişler) 3 Aylık banka ekstreleri 4- Aylık mizanlar 5- Yapılan sözleşmeler 6- Demirbaş listeleri USUL İNCELEMELERİ İstanbul İli, Maltepe ilçesi, Başıbüyük mahallesinde, Hernekadar Fuaye Toplu Yapı Site Yönetimi muhasebe biriminde Bilanço usulü defter tutulması zorunluluğu bulunmamasına rağmen Mali işlemlerin kapsamı, detayı ve hesap verilebilirlik yönünden daha şeffaf olması nedeni ile Fuaye site yönetimi için işletme esasına göre değil, bilanço esasına göre defter tasdik işlemleri gerçekleştirilmiştir. 2016 R esmi Defter Bilgileri Yevmiye Defteri Kadıköy - 14 Aralık 2015 - No 30274 Numara Yönetim kurulu Karar Defteri Denetim Kurulu Defteri Demirbaş ve Amortisman defteri Resmi Defter bilgileri raporun son sayfasında detaylı olarak mevcuttur F U A Y E D E N E T I M R A P O R U 3
TESPİTLER Tespitler-1 1- Fuaye Toplu Yapı Sitesi Zümrütevler Mahallesi Ertuğrul Gazi Caddesi 10-Maltepe- İstanbul adresinde site yönetim faaliyetini yürütmekte olup, Küçükyalı vergi dairesi 3880703464 sicil numarası ile işlem görmektedir. 2-2016 Dönemi için mali yönden inceleme yapılmış 2016 resmi defterlerinin ( yevmiye ) 14 Aralık 2015 Tarih ve 30274 numaralı olarak Kartal 6. Noterliğinden tasdik edildiğini tespit edilmiştir.2016 dönemi içinde kayıtların günlük tutulduğu görülmüştür. 3- Avans gider paylarının ( aidatların ) her ayın sonuna kadar tahsil edilmediği takdirde kat mülkiyeti kanununda yer alan %5 gecikme tazminatının otomatik olarak uygulandığı tespit edilmiştir. 4-Siteye yapılan her türlü harcama ve alımların yönetim kurulu onayı alınarak yapıldığı görülmüştür. 5-Yönetim kurulu tarafından Fuaye Toplu Yapı Sitesine ait defter ver belgelerin denetim kuruluna tesliminde herhangi bir zorluk yaşanmamıştır. 7-Ocak dönemi itibari ile muhasebe iş ve işlemlerinde Ekom Muhasebe programı kullanılmaya başlanmış olup, Çalışan personelin tamamı Tepe Grup tarafından sigortalanmakta ve fatura ile site yönetimine faturalandırılmaktadır. 8-Muhasebenin site yönetim biriminde tutulması nedeni ile kontrol ve denetim artmıştır. Muhasebe birimi tarafından Ocak ayından itibaren Tahsilatların düzenli şekilde işlendiği, bankaların günlük olarak tutturulduğu, aidat gecikmelerinin zamanında yüklendiği tespit edilmiştir. 9-Boğaziçi yönetimden, 30 Nisan 2016 tarihli mizan ve hesap detayları, denetlenmek ve incelenmek üzere defalarca yazılı ve sözlü istenmesine rağmen aylarca sonra alınabilmiştir. Boğaziçi yönetim firmasının kullandığı muhasebe programına sitede bulunan muhasebe personeli müdahale edemediği için de her türlü detay merkezden beklenmiştir. Gelen rapor ve detaylar çok geç gelmesi ve standartlara uygun hazırlanmadığı için de uygun ve detaylı inceleme yapılamamıştır. 6- Harcamalar için imzalanan talimatlar ile banka çıkışları arasında fark bulunmadığı tespit edilmiştir.
TESPİTLER Tespitler-2 10-Boğaziçi yönetimin verdiği mizan ve hesapların standartlara uygun olmaması nedeni ile detaylı kontroller yapılamadığından (**) ilgili ekte verilen özet ( gelir- gider) tablosu da bu tablolardan çıkarılan bir tablodur. 11-Yeni yönetimin, Boğaziçi yönetim firmasının değiştirilmesi aşamasın da, alternatif firmalar ile görüşerek teklifler aldığı ve bu teklifler içinden, tüm kriterlere göre en uygun teklifi veren Tepe yönetim firması ile çalışmaya karar verildiği tespit edilmiştir. Tepe yönetim le çalışmaya 1 Ekim 2016 tarihinden itibaren başlanmıştır. 12- Tepe yönetim ile çalışmaya başlanması ile, mevcut site personellerinin iş akidleri fesh edilerek,özlük haklarının ödendiği tespit edilmiştir. Tepe Yönetime danışmanlık hizmetleri karşılığı 13.136 TL + KDV karşılığı sabit aylık bedel üzerinden anlaşma yapıldığı görülmüştür. Diğer tüm personel ve malhizmet alımlarında ilave bir ücret veya kar payı ödenmemektedir. Tüm maliyetler fatura karşılığı ödenmektedir. 13- Boğaziçi yönetim döneminde, site personelinin tazminat fonunun hesaplarda ayrılmadığı ( sadece bir dönem ayrılmış olduğu tespit edildi ) ve birçok personelin de mesai ücretlerinin biriktirildiği tespit edilmiştir. 14-Tepe yönetim ile anlaşma öncesi aylık 52-53 adet olan personel sayısı, tepe yönetim ile anlaşma sonrası 56 adet üzerine çıktığı tespit edilmiştir. Personel toplam maliyetlerin de Tepe yönetim ile anlaşma sonrası artış olduğu tespit edilmiştir. 15- Tepe yönetim ile imzalanan sözleşmeye göre alınması gereken teminat mektubunun alınması yönetime bildirilmiştir. 16- Personel ile ilgili aylık yapılan ödemeler yapılmadan, bir önceki ay a ait ilgili SGK ödeme dekontları ve maaş ödeme bordroları evrakların alınması yönetime tavsiye edilmiştir. F U A Y E D E N E T I M R A P O R U 5
ÖNERİLERİMİZ Önerilerimiz 1-Denetim kurulu olarak defalarca yazılı ve sözlü bildirmemize rağmen, 31 Aralık 2016 tarihine kadar sözleşmesi devam eden Boğaziçi yönetimden bir türlü uygun zaman ve standartlarda alınamayan muhasebe raporlarının aylık bazda alınması önerilmektedir. Ayrıca Boğaziçi yönetimden de yazılı ve sözlü istenmesine rağmen, sistemlerinin yapısının uygun olmadığı nedeni ile alınamayan, aylık raporlarının ( belirlenen aylık tablolara göre masraf kalemleri bazında) alınması ve bütçe gelir-gider kalemlerinin aylık olarak mukayeseli takip edilmesi önerilmektedir. 2-Boğaziçi yönetim firması dönemin de yapılmayan site ortak alanlar ve demirbaşların sigorta poliçesinin Tepe yönetim ile anlaşma sonrası da, yapılmadığı tespit edilmiş. Acilen bütçeye eklenerek yapılması önerilmektedir. 3- Garantisi dolan ve bakım anlaşması olmayan-bakım yapılmayan sistemlere ( yangın algılama-güvenlik-kartlı geçiş kontrol uydu-interkom vb ) bakım yaptırılması önerilmektedir. 4-Site ana giriş-sosyal tesis de kullanılan plaka ve kartlı geçiş kontrol sistemlerinin gerek önceki yönetim şirketi ve gerek de Tepe yönetim de, güncelleme yapılmadığı-siteden ayrılan ve taşınan kişilerin uygun şekil de iptal edilmediği ve kartların sistem de aktif kaldığı tespit edilmiştir. 5-İlgili sitede yaşayan kişilerin ve araçlarının plaka numaralarının acil olarak son duruma göre güncellenmesi (güvenlik ve sosyal tesis kullanımı denetimi için) önerilmektedir. 6-31 Aralık 2016 döneminden itibaren tüm cari hareket olan firmalar ile devir mütabakat yapılması önerilmektedir. 7- Ekteki özet gelir-gider tabloda görülen aidat alacaklarının artış olması nedeni ile, gerekli takip ve tahsilatların yapılmasıve tahsilat oranlarının yükseltilmesi önerilmektedir. 8-Farklı yönetim özelliklerine ve fiziksel özelliklere sahip Fuaye Süreyyapaşa ve Türkuaz etaplarının yönetimsel olarak ayrılması için gerekli girişimlerin yapılması önerilmektedir. 9- Yeni yönetim bütçesin de kıdem tazminat fonunun ayrılması önerilmektedir. 10 -Blok kapalı otopark girişlerin de lokal ( kendi başına ) çalışan kart sisteminin, merkezi sistem ile entegre edilmesi ve blok ön kapı girişine de kart okuyucu konulması önerilmektedir Şu anda mümkün olmayan blok giriş okuyucularının da, merkezi olması ile kartların iptali-eklenmesi ve rapor alınması mümkün olabilecektir.
ÖNERİLERİMİZ Önerilerimiz 11. Tüm site çevre çitlerinin ve kamera güvenlik sisteminin ( mevcut analog kamera sisteminin iyileştirilerek IP sisteme çevrilmesi, merkez odanın düzenlenmesi ) ve çevre aydınlatmaların, son yapılan çevre park ve yan inşaat nedeni ile gözden geçirilmesi ve gerekli fiziksel ve elektronik önlemlerin alınması yatırımlarının bütçeye eklenmesi önerilmektedir. Yurt kısmındaki yol boyunca, çitlerin üzerine görsel olarak engelleyici bir önlem alınması önerilmektedir. Güvenlik merkezlerinin eksiklerinin giderilmesi ve hizmet vermeye daha uygun hale getirilmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması önerilmektedir. 12. Aidatlarda yaklaşık % 25-30 civarı bir paya sahip olan Sosyal tesislerin daha verimli ve ekonomik kullanılabilmesi için gerekli fiziksel ve operasyonel önemlerin alınması önerilmektedir. F U A Y E D E N E T I M R A P O R U 7
**Bilindiği üzere Toplu Yapı Site Yönetimimizin muhasebe hizmetleri 31.12.2016 tarihine kadar Boğaziçi Yönetim firması tarafından verilmekte idi. Boğaziçi yönetim firması tarafından verilen aylık bazda raporlar incelenmiş, yapılan sınırlı denetimde mutabık olunmayan hesaplar tespit, edilmiş bu konu hakkında Boğaziçi Yönetim firmasına bilgi verilmiş, izahat istenmiştir.
F U A Y E D E N E T I M R A P O R U 9
F U A Y E D E N E T I M R A P O R U 11