TOPLU YAPI DENETİM KURULU KARARI. : 01 Temmuz 30 Eylül 2010 Dönemi Olağan Denetim Raporu

Transkript

1 TOPLU YAPI DENETİM KURULU KARARI KARAR TARİHİ : KARAR SIRA NO : 10 KARAR KONUSU : 01 Temmuz 30 Eylül 2010 Dönemi Olağan Denetim Raporu İlgi : (a) İzmir İli-Karşıyaka İlçesi İzmir Yamaçevler 700 Konut Toplu Yapı Yönetim Planı (SYP) Madde 31. Toplu Yapı Denetim Kurulu, 3 ayda bir Yönetim Kurulunun hesap ve işlemlerini inceleyerek, vardığı sonuçları ara raporlarla Yönetim Kuruluna bildirir. Yönetim Kurulunun aklanması veya sorumlu tutulması önerisini de içerecek biçimde düzenleyeceği kesin hesaplara ilişkin raporunun Toplu Yapı Temsilciler Kurulu üyelerine ulaştırılmasını ister, sağlar. Denetim Kurulu, zorunlu hallerde Temsilciler Kurulunun olağanüstü toplanmasını isteyebilir. (b) Kat Mülkiyeti Kanunu Madde İlgiler gereği Denetim Kurulu tarafından 01 Temmuz 30 Eylül 2010 dönemi Yönetim Kurulu hesap ve işlemleri detaylı olarak incelenmiş ve ulaşılan sonuçlar müteakip maddelerde belirtilmiştir. 2. Muhasebe kayıtlarına ilişkin : a. Giderler için alınan faturaların ne için alındığı bilgisinin ve Demirbaş, Bakım-Onarım kaleminden alınan malzeme ve hizmetlerin hangi Ada/Blok için alındığının faturaların arkasına yazıldığı ve ilgili yönetici personel tarafından imzalandığı görülmüştür. b. 3 aylık dönem için hazırlanan Mali Tablo EK te sunulmuştur. 3. Demirbaşlara ilişkin : Yönetim Kurulları arasında devir teslim edilmesi gereken Demirbaş Kayıt Defterinin temin edildiği, bilgisayarda kayıtlı bulunan Siteye ait demirbaş listelerinin çıktılarının alınarak demirbaş defterine konulduğu görülmüştür. Yönetim Kurulu tarafından mevcut ve dönem içinde alınan demirbaşların açılan Demirbaş kayıt defterine işlenmesi sağlanacaktır. 4. Güvenlik Hizmetlerine ilişkin : a. Firma çalışanlarının çalışma gün sayısının SGK na doğru olarak bildirildiği ve SGK ödemelerinin bu bildirime uygun olarak yapılıp yapılmadığının Yönetim Kurulu tarafından kontrol edildiği, dönem içinde bir sorun olmadığı tespit edilmiştir. b. Firma tarafından Yönetim Kuruluna bildirilen firma çalışanlarını içeren Güvenlik Grup listesi ile nöbet listesine tarih yazıldığı ve Firma yetkilisi tarafından imzalandığı, Güvenlik Amirinin listelerde belirtildiği görülmüştür. c. Kamera izleme sisteminin yeterli olmaması, bir çok mevkide kör saha bulunması, gece kamera sisteminin neredeyse hiç iş görmemesi nedeniyle Temsilciler Kurulunun 22 Temmuz 2010 tarihinde aldığı karar çerçevesinde eksikliklerin kademeli olarak ( Sarı ve Kahverengi adalarda 31 Ağustos, pembe ve yeşil adalarda 30 Eylül, Mavi adada 31 Ekim 2010 a kadar tamamlanması, gecikme durumunda hak edişlerde aylık 3333 TL lik kesinti uygulayacağının) tamamlanmasının Firmaya Yönetim Kurulu tarafından yazılı olarak bildirildiği, uygulamaya bu karar çerçevesinde devam edildiği, Firmanın eksiklikleri tamamlamada gecikme yapması nedeniyle hak edişlerde kesinti yapıldığı görülmüştür

2 d. Firma ile yapılan sözleşmede yer alan hususlardan; (1) Paket aramasında kullanılan dedektörün temin edildiği tespit edilmiştir. (2) Sistem çalışmaları devam ettiğinden Güvenlik Kamera kayıtlarının yapılamadığı ve bilgisayarlara kaydedilemediği tespit edilmiştir. (3) Güvenlik Amiri tarafından Yönetimdeki rapor defterine işlenmesi gereken Yapılan işlemler, alınan önlemler, karşılaşılan durumlar ve tutulan raporlar ın dosyada tutulduğu görülmüştür. Sözleşme gereği Yönetim Kurulu tarafından bir Güvenlik Rapor Defteri açılarak, Firma ilgilisi tarafından yukarıda belirtilen hususların yazılmaya başlanması sağlanacaktır. (4) Firma çalışanlarına iş sağlığı ve iş güvenliği brifing/eğitimi verildiğine dair form fotokopilerinin Yönetim Kuruluna verildiği görülmüştür. (5) Yürürlükteki sözleşme Madde 5L de yer alan belgeler ile Madde 5m de yer alan personel bilgi formlarındaki eksiklerin tamamlandığı görülmüştür. (6) Güvenlik Kulübelerinde bulunan malzemeleri içeren demirbaş listelerinin güncellendiği ve Yönetim Kuruluna teslim edildiği görülmüştür. (7) Firma tarafından Özel Güvenlik Mali Sorumluluk Sigortası ana poliçesinin ( 20/07/ /07/2011 dönemi) Yönetime teslim edildiği görülmüştür. (8) Misafir araç giriş kayıtlarının Güvenlik Görevlileri tarafından tutulduğu görülmüştür. Uygulamanın Ada Temsilcileri/Blok Yöneticileri tarafından kontrol edilmesinin uygun olacağı değerlendirilmiştir. 5. Temizlik Hizmetlerine ilişkin: a. Tek asansörlü Bloklarda çöp toplama saati ile mesaiye gidiş saatinin çakışması nedeniyle blok sakinlerinin asansörü kullanmasında sıkıntı ortaya çıktığı gözlemlenmiştir. Bu sorunun çözümü için her adadaki blokların çöp toplama sırasının aylık olarak dönüşümlü bir şekilde planlanmasının uygun olacağı değerlendirilmiştir. 6. Asansör Bakımına ilişkin : Herhangi bir sorun tespit edilmemiştir. 7. Bahçe ve çevre düzenlemeye ilişkin: a. Yönetim Kurulu tarafından Bahçe ve Çevre düzenlemesi kapsamında önümüzdeki dönemde ağaçlandırma ve bitki dikilmesi konusunda Firma ile ortak çalışma yapıldığı görülmüştür. b. Firma ile yapılan sözleşme yer alan hususlardan; (1) Firma tarafından Madde 3c. de yer alan belgelerin (çalışanlarına iş sağlığı ve iş güvenliği brifing/eğitimi verildiğine dair form fotokopisi, vb.) aylık olarak Yönetim Kuruluna verilmesi sağlanmalıdır. (2) Firma tarafından hazırlanan bakım ve güçlendirme çalışmaları çerçevesinde Yönetim Kurulu tarafından önümüzdeki dönemde dikilmek üzere ağaç ve bitki alınması çalışmalarına başlandığı öğrenilmiştir. (3) Yönetim Kurulu ile koordinasyonu sağlayan firma yetkilisi bilgisi yazılı olarak Firma tarafından Yönetim Kuruluna bildirilmiştir

3 c. Yeşil alanlarda fazla sulamadan kaynaklandığı değerlendirilen siyah/yeşil lekelerin önlenmesi için Yönetim Kurulu tarafından sulama süreleri yeniden düzenlenmiştir. 8. İnternet Web hizmetine ilişkin : sitesinin işletimine ilişkin olarak güncelleme ile ilgili gecikmeler olduğu tespit edilmiştir. Özellikle Temsilciler Kurulu Toplantı Raporlarının bir an önce yayınlanarak Site Sakinlerinin bilgilendirilmesi sağlanmalıdır. 9. Reklam alınması / dağıtılması hizmetine ilişkin olarak; Firmalar tarafından ücret karşılığı Blok posta kutularına reklam afiş/broşür dağıtılmasında olabilecek kaçakların önlenmesi kapsamında, dağıtılan reklam malzemelerinin Yönetim Kurulu kontrolünden geçip geçmediğinin Blok Yöneticileri ile Yönetim Kurulu arasında yapılacak koordineye istinaden tespit edilmesinin, Yönetim Kurulu kontrolünde dağıtılan reklam bilgilerinin Web de yayınlanmasının (Firma ismi-dağıtım tarihi vb) uygun olacağı değerlendirilmektedir. 10. Temsilciler Kurulu Karalarına Yapılan İşlemlere İlişkin: a. Yönetim Kurulu ofisinin Yönetim Kurul Başkanının bulunduğu A02 nin kapıcı dairesine taşınması (Karar: ) işlemi Eylül 2010 içinde tamamlanmıştır. b. Adalara kamelya yapımı konusunda gerekli çalışmalara devam edildiği öğrenilmiştir. 11. Diğer Hususlara ilişkin: a. A05 Blok 02/01 Nolu dairede 16 Ağustos 2010 tarihinde çıkan elektrik yangını sonucu 02 No. lu girişte meydana gelen hasarların onarımı amacıyla Site Kasasından 5.357,00 TL geçici olarak tahsis edilmiş olup kısa süre içinde geri alınacaktır. b. Oyak İnşaat İstanbul temsilcisi tarafından Yönetim Kuruluna yapılan ziyarette; Site Yerleşim eski Projesinde kısmen yer alan ancak mevcutta olmayan kapı, yürüyüş yolu, vb. ile ilgili olarak Site Yönetim Kurulunun site ihtiyaçları hakkındaki talepleriyle ilgili proje tadilatının OYAK İnşaat tarafından üstlenileceği öğrenilmiştir. 12. Denetim Kurulu olarak, Yönetim Kuruluna çalışmalarından dolayı teşekkür eder çalışmalarında başarılar dileriz. 13. Denetim Kurulu kararının ilgiler gereği Yönetim Kurulu tarafından Temsilciler Kurulu üyelerine dağıtılması ve yapılacak ilk Temsilciler Kurulu toplantısında gündeme alınarak görüşülmesi gerekmektedir. Ayrıca Denetim Kurulu kararının Oyakyamacevler.com internet sayfamızda yayımlanması uygun olacaktır. H.Avni KARLIBÖLÜK Halil ATAK Timur KÜPELİ A-07 Blok Yöneticisi A-06 Blok Yöneticisi A05 Blok Yöneticisi Denetleme Kurulu Üyesi Denetleme Kurulu Üyesi Denetleme Kurulu Üyesi EK : 01 Temmuz 30 Eylül 2010 tarihleri arası Gelir - Gider Tablosu - 3 -

4 OYAK YAMAÇEVLER SİTESİ 01 TEMMUZ EYLÜL 2010 ARASI GELİR GİDER TABLOSU A- DEĞERLER TOPLAMI ,98 1 DEVREDEN KASA/BANKA TOPLAMI ,64 2 GELİRLERİ TOPLAMI ,08 a- Bankaya Yatan Aidat/Gecikme Faizi Geliri ,25 b- Daire Su Tük.Mlz.ve Elekt.Geliri ,83 c- Reklam Geliri 850,00 B- GİDERLERİ TOPLAMI ,80 1 Güvenlik Giderleri ,92 2 Elektrik Giderleri ,68 3 Asansör Bakımı ,00 4 Yönetici Huzur Hakları 4.500,00 5 Temizlik Gideri ,00 6 Muhasebe Gideri 2.250,00 7 Personel Giderleri (SGP, Muhtasar ve Ücretler) 8.031,93 8 Bahçe ve Çevre Düz.Gideri ,88 9 Büro Giderleri 1.726,92 10 Bakım Onarım Giderleri 5.656,26 11 Avukatlık Ücreti 1.770,00 12 Su Giderleri ,10 13 İnternet WEB Gideri 150,00 14 Demirbaş Alımları 4.987,77 15 Bahçe ve Çevre Düz.Gideri (İlaç Alımı) 24,00 16 Bakım Onarım Gid.(A05 Blk Doğal Gaz Tam.Gid.) 800,00 16 Bakım Onarım Giderleri (A05 Blk Asan.Tam.Gid.) 4.499,34 C- EKİM AYINA DEVREDEN TOPLAM MİKTAR ,92 1 Devreden Kasa Toplamı 749,12 2 Devreden Banka Toplamı ,60 DİĞER BAKİYELER 1 Kime Ait Olduğu Belirlenemeyen Aidatlar 920,00 2 Kıdem Tazminat Hesabı 2.983,20 3 Güv.Per.Kıdem Tazminat Hesaba 1.200,00 D- ALACAKLAR (YATIRILMAYAN AİDATLAR) ,52-4 -

5 - 5 -