ÇALIŞMANIN ADI: * ACĠL SERVĠSLERDE BULUNAN ĠLAÇ VE SARF MALZEME KAYIPLARININ ÖNLENMESĠ, * ACĠL SERVĠSLERDE ĠLAÇ VE SARF MALZEME KULLANIMI YÖNETĠMĠNĠN ETKĠN OLARAK SAĞLANMASI ÜZERĠNE ÖNERĠLER Fatma TANRIKULU ĠNCE / Özellikli Planlama Gerektiren Tıbbi Hizmetler Uzmanlığı
ÇALIŞMANIN AMACI Bu çalışma Birliğimize Bağlı 6 hastanede bulunan Acil Servislerde bulunan ilaç ve sarf malzemelerin kullanımının etkin bir şekilde sağlanarak ilaç ve sarf malzeme kayıplarının önlenmesi, Acil Servislerde stok yönetimin sağlanarak serviste fazla ilaç ve sarf malzeme bulundurulmasının önlenmesi, Acil Servislerde ilaç ve malzeme çıkışının tek elden yapılmasının sağlanarak, stok yönetiminin daha etkin olarak sürdürülmesinin sağlanması.
ÇALIŞMANIN YÖNTEMİ Birliğimize bağlı hastanelerde daha önce, gerek rutin ziyaretlerde gerekse kalite/ öz değerlendirme denetimlerinde Acil Servis depolarında fazla miktarda ilaç ve sarf malzeme bulundurulduğu, depolarda stok takibinin etkin şekilde yapılmadığı tespit edilmişti. Ġlgili hastanelere gerekli uyarılar ve tavsiyelerde bulunulmuştu. Bu konuda hastanelerimizin yaptıkları düzenlemeleri görmek amacıyla tüm acil servisler gezilerek yerinde değerlendirme yapıldı. Değerlendirme sonucunda Acil Servislerde ilaç ve sarf malzeme yönetiminin etkin şekilde sunulmasını engelleyen bir takım problemler olduğu tespit edildi.
Bunlardan başlıcaları; Depolardaki mevcut ilaç ve sarf malzeme sayılarının otomasyon sistemindeki sayılardan farklı olması, Depolardaki ilaç ve sarf malzemelerin talep edilmesi ve stoklanmasında belirli bir standardın olmaması, Tedavi alanlarındaki mevcut ilaç ve sarf malzeme sayılarının otomasyonda görülenden farklı olması ve çok sayıda ve kontrolsüz ilaç bulundurulması. olarak tespit edilmiştir.
SONUÇ VE ÖNERİLER Birliğimize bağlı hastanelerde Acil Sağlık Hizmetlerinin etkin ve hızlı bir şekilde sağlanması birliğimiz hedeflerindir. Bu nedenle Acil Servislerde bulundurulması gereken ilaç ve sarf malzeme çeşitliliği ve sayıları önem arz etmektedir. Konula ilgili olarak hastanelerimiz Acil Servislerinde yapılabilecek çalışmalar aşağıda belirtilmiştir.
SONUÇ VE ÖNERİLER Öncelikle Acil Servislerimizde bulundurulması gereken ilaçlar ve sarf malzemelerinin çeşitleri ve, bunların miktarları belirlenmelidir. Bunu belirlemek üzere Acil Servis hekimleri, servis sorumluları ve kalite ekibinden bir kişi görev almalıdır. Otomasyon sistemi üzerinden hastaneye başvuran hastaların sayısı, teşhislerin çeşitliliği, hastanemizin verdiği Acil Servis hizmetinin seviyesi ve kullanılan ilaç ve sarf malzemelerin aylık dökümleri göz önünde bulundurularak Acil Serviste Bulundurulması Gereken İlaç ve Malzeme Listesi Hazırlanmalıdır. Bu liste otomasyon sistemi üzerinden de takip edilebilmelidir. Bu ilaç Listesinde Ġlaçların alt ve üst sınırları kritik stok seviyeleri belirtilmelidir. Bu sınırlar belirlenirken Acil Serviste kullanılan ilaç ve sarfların otomasyon sistemi üzerinden aylık veya haftalık dökümleri çıkarılmalıdır. Böylece hangi ilaçtan ne kadar bulundurulması gerektiği, stokların ne kadar sürede eridiği, taleplerin ne kadar aralıklara yapılması gerektiği hakkında bilgi sahibi olunması sağlanır.
HASTANELERİMİZİN MEVCUT UYGULAMALARI ECEAH: Sadece depoda alt üst seviye belirlenmiş. Sayılar afaki görünüyor. Sayılar belirlenirken aylık dökümden faydalanılamamış. Kritik stok belirli değil. Listedeki miktarlar ile mevcut miktarlar tutmuyor. Otomasyon üzerinden alınan miktarlar ile mevcut miktar tutmuyor. Mevcut sayının, listedeki sayıdan fazla olduğu görüldü. TAVŞANLI HASTANESİ: Servisteki depoda sadece sarf malzemeler var ilaçların hepsi tedavi alanlarında bulunuyor. Otomasyon sistemindeki verilerle mevcut veriler tutmuyor. Mevcut ilaç otomasyondakinden fazla. Aylık döküm alınarak liste yeniden belirlenmeli.
HASTANELERİMİZİN MEVCUT UYGULAMALARI EMET HASTANESİ: Alt üst sınırlar belirli değil. Stok kontrolü sağlanamadığından ilaç eksikliği yaşanıyor. Ambulanslardaki ilaçlardan acil servise ilaç çekiliyor. GEDİZ HASTANESİ: Otomasyon sisteminden çıktı alınıp ilaç dolabına yapıştırılmış. Miktarlar aylık döküm alarak tekrar belirlenmeli. Otomasyondaki verilerle aynı olması sağlanmalı. YONCALI HASTANESİ: Acil ünitesinde fazla ilaç tespit edilmişti. Fazlalıklar azaltılmış liste güncellenmiş. Sorun yok. SİMAV HASTANESİ: Ġlaç ve sarf alt, üst, kritik stoklar belirli. Acil Servis seviyesi yükseltildiği için yeni liste güncellenmeli.
Tüm bu çalışmaları yaparken stok takibinden, ilaç ve sarf malzemesi talebinden, deponun ve tedavi alanlarındaki malzemelerin sayımından kimin sorumlu olacağı, depodan çıkacak ilaçların hangi aralıklarda yapılacağı gibi tüm konulardan kimin sorumlu olacağı ve sorumlunun izinli olması durumunda işleri kimin yürüteceği (vekil) belirlenmelidir. Böylece ilaç ve sarf malzeme yönetimi tek elden yürütülerek kontrollü kullanım sağlanır. Kritik stok miktarları Acil Serviste ilaç ve sarf malzeme bulunan tüm alanlar için belirlenmelidir. Müdahale odalarında bulunan tedavi arabalarında, malzeme dolaplarında hangi malzemeden ne kadar bulundurulacağı belirli olursa serviste ilaç ve malzeme yokluğuna düşülmez, miktar kritik seviyeye düşünce malzeme talebi sağlanabilir.
Tüm hastanelerimizde servis sorumluları taleplerden ve depodan sorumlular. Mesai dışında depo kapalı kalmıyor, anahtarı belirli bir kişiye teslim edilmiyor. Dolayısıyla servis sorumlusu depoya hakimiyeti kaybediyor. Servis sorumlusu izinli olunca serviste ilaç ve malzeme takibi duruyor, sorumlu geri dönünce toparlamakta zorlanıyor. Depolardan belirli aralıklara ilaç çıkışı sağlanmalı, tedavi alanlarındaki ilaç ve sarfların kritik stoğa düşünce ilaç eksiklikleri tamamlanmalı. Depo açılıp ilaç veya malzeme kullanılmışsa teslim edilmesi sağlanmalı. Nöbet teslimine bu konu eklenebilir, form oluşturulabilir. Belirli bir aralıklarla servisteki ilaç ve sarflar sayılmalıdır. Otomasyon sistemi üzerinden ilaç ve sarf malzeme kullanım/mevcut gösterir çıktı alınarak gerçek stoklar ve otomasyon stokları karşılaştırılır. Bu sayede ilaç ve sarf malzeme kaybı olup olmadığı saptanır. Düzenli aralıklarla karşılaştırma yapılırsa kayıp varsa zamanında müdahale edilebilir.
Servisteki sayımlar denetimden denetime sağlanıyor. Habersiz ziyaretlerde miadı geçmiş ilaç ve malzemelere rastlanıyor. Düzenli bir otokontrol sistemi oluşturulabilir. Bina turunda kontrol veya 15 günlük servis sorumluları toplantısında gündeme getirilebilir. Ġlaç ve sarf malzeme kayıplarını önlemek için hastanın tedavisini yapan sağlık personelinin kullandığı ilacı otomasyondan düşülmesinin sağlanması için sorumlu belirlenir.
Bu görev bazı hastanelerde tıbbi sekreter bazı hastanelerde ilacı yapan kişi sorumlu tutuluyor. Bu net olarak ifade edilmeli. Net olmadığı için sekreter nasılsa girer diye sağlık personeli göz ardı ediyor. Ġlacı yapacak kişi ilacın sistemden düşülmesinden sorumludur denebilir (Tavşanlı hastanesinde sistem bu şekilde işliyor). Hasta gözlemlerinden günlük ilaç kullanımları tespit edilip sistemden düşülüp düşülmediği kontrol edilebilir. Hasta gözlem kağıtlarına ilacın sistemden düşüldüğünü gösteren kaşe basılabilir yada paraf atılacak alan yapılabilir. Acil Servise diğer servislerden gönderilen ilaçların kabülü yapılmaz eczaneye yönlendirilmesi sağlanır. Böylece kayıt fazlası ilaç stoğu engellenmiş olur.
Hastanelerimizde Acil Servislerde ilaç kullanımı fazla olduğu ve stoklar çabuk eridiği için eczaneden miadı yakın ilaçlar acil servise gönderiliyor. Bu şekilde toplu gelen ilaçların sistemden de geçişinin sağlanıp sağlanmadığı kontrol edilmelidir. Aynı şekilde hastanenin diğer servislerinden acilde kullanılır düşüncesiyle gönderilen fazla ilaçlar servise kabul edilmeyip eczaneye yönlendirilmelidir.
ECEAH İçin Yeni Bir Uygulama Önerisi Evliya Çelebi Eğitim ve Araştırma Hastanesi Birliğimizin en kapsamlı ve büyük hastanesidir. Acil Servise başvuran ve sevkli olarak gelen hasta sayısı fazladır. Acil servisteki yoğunluk, hareketlilik, personel yetersizlikleri nedeniyle ilaç ve sarf malzemelerin otomasyon sistemi üzerinden düşülmesi bazen sağlıklı olarak yapılamamaktadır. Bu da kayıpların olmasına neden olmaktadır. Yeni yapılacak Acil Serviste bir odanın gerekli ilaç ve sarf malzemeleri deposu olarak küçük bir eczane şeklinde düzenlenmesi, resüsitasyon odasındaki ilaç ve sarf malzemeler haricindeki tüm ilaç ve sarf malzemelerin bu depoda/ eczanede bulundurulması sağlanabilir.
Bu depo şu şekilde işleyebilir; depoda 7/24 boyunca ilaç ve sarf malzemelere hakim bir personel bulunur, bu personel deponun stok takiplerinden, taleplerinden sorumludur, Acil Servise gelen hastayı değerlendiren hekim orderına gereken ilaçları yazar, tedaviden sorumlu personel elinde hasta tedavi planı ile servis eczanesine gelir. Servis deposu/eczanesindeki görevli hasta tedavi planında yer alan ilaç ve sarf malzemeleri gelen görevliye teslim eder. Bu alanda bir bilgisayar bulunur. Depo/eczane personeli verdiği ilaçları otomasyon sistemi üzerinden düşülmesini sağlar. Belli günlerde sayım yapar, mevcutlardan ve sistem üzerinden kontrollerini yaparak kayıtların düzgün olmasını sağlar. Ayrıca kırmızı ve yeşil reçeteli ilaçlar, yüksek riskli ilaçlar, karışması muhtemel ilaçlar da bu alanda bulunacağı için bu tip ilaçların da güvenli olarak kullanılması sağlanır. Servis sorumlusunun yükü azalmış olur. Depo/Eczane görevlisi aynı zamanda Klinik Karar Verme kodlamasını sürdürebilir.
Teşekkür Ederim. Fatma TANRIKULU İNCE