HEDEFLER İÇİNDEKİLER ACCESS 2010 Veritabanı Veritabanı Temel Kavramları Veritabanı Yapısı Access 2010 Access'in Temel Özellikleri Access Çalışma Ortamı Görünüm Türleri Alan Veri Türleri Birincil Anahtar Tablo İlişkilendirme TEMEL BİLGİ TEKNOLOJİLERİ - II Bu üniteyi çalıştıktan sonra; Veritabanının temel işleyişini anlayabilecek, Tablo ve sorguların temel işlevlerini tanımlayabilecek, Bir veri için uygun veri türlerini belirleyebilecek, İhtiyaca uygun tablo tasarlayabilecek, Tablo ilişkileri kurabileceksiniz. ÜNİTE 5
GİRİŞ Temel bilgi teknolojileri dersi kapsamında şimdiye kadar temel bilgisayar donanımları, yazılımları, Windows işletim sistemi uygulamaları, Word kelime işlemci, Excel elektronik tablolama ve sunum hazırlama programlarına yer verildi. Bu ünitede veri tabanı isimli konuya geçiş yapılacaktır. Verilerin bilgisayar ortamında saklanmasının ciddi bir kolaylık getirdiği tartışılmaz. Ancak bazı durumlarda veri akışının sürekli olduğu, verileri birden fazla kişinin kullandığı, veri güvenliğinin ve veri takibinin çok daha kritik olduğu durumlarda Excel veya Word gibi programlar yetersiz kalmaktadır. Bu amaçla bilgisayar ortamındaki verilerin düzenli bir şekilde saklanması, güncellenmesi ve bunun farklı uygulamalara veya kişilere servis edilmesini kolaylaştırmak için veri tabanı uygulamaları kullanılmaktadır. Veri tabanları ile birlikte öne çıkan bir başka sistem ise veri tabanı yönetim sistemleridir. Veri tabanı, bilgisayardaki düzenli bilgileri ifade ederken bu bilgileri bellek üzerinde organize eden, işleyen, isteklere cevap veren uygulamalara Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS) adı verilir. Hedefleri sıralayınız Aşağıdaki tabloda bu ünitenin 5 temel hedefi bulunmaktadır. Bu temel hedefleri önem derecesine göre 1 den 5 e kadar sıralayınız ( Örn: 1: En önemli, 5:Önemsiz). Hedefler Veri tabanının temel işleyişini bilme Tablo ve sorguların temel işlevlerini bilme Bir veri için uygun veri türünü belirleyebilme İhtiyaca uygun olarak veri tabanı tablosu hazırlayabilme Tablodaki ilişkileri veri tabanında kurabilme Sıra Bu bölümde veri tabanı ile ilgili temel kavramlara yer verilmiştir. Bu temel kavramlarla birlikte Access ortamında, basit tablo yapısı, tablolarla ilgili alan Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2
boyutu, veri tipi gibi özellikler üzerinde durulmuştur. Ayrıca Access üzerindeki tablo, sorgu, form, rapor uygulamalarının genel olarak tanıtımları bu ünitede yer almaktadır. Sonraki ünitelerde ise tablo oluşturma, sorgu oluşturma ve diğer nesnelerin oluşturulmasına ilişkin uygulamalara değinilecektir. Yöntem seçiniz Üniteye başlamak üzeresiniz. Aşağıda bir yazıyı okurken akılda kalması için kullanılan farklı yöntemler vardır. Bu üniteyi okurken aşağıdaki yöntemlerden hangisini veya hangilerini kullanacağınızı düşünüyorsunuz? Lütfen kullanacağınız yöntemlerin altındaki kutucukları işaretleyiniz. Önemli noktalara odaklanır ve altını çizerim. Aşamalı işlemler bölümünde işlem sıralarına dikkat ederim. Konunun ne olduğunu anlamak için genel olarak gözden geçiririm. Konuyu anlamak için resim, tablo gibi görsellerden yararlanırım. Konuyu kendi sözcüklerimle özetlerim. Anlatılan bilgiyi görselleştiririm. Önemli bilgilerin olduğu ipuçlarına dikkat ederim. Ünitedeki etkinlikleri yaparım. Yukarıdaki yöntemlerden farklı olarak yaptıklarınız varsa aşağıdaki boşluğa yazınız.. VERİ TABANI Günlük hayatta birçok alanda sürekli bir veri akışı olur ve bu verilerin saklanması, özetlenmesi ve gerektiğinde ulaşılması istenir. Örneğin; okul idaresinde öğrenci bilgilerinin kayıt altına alınması ve bu kayıtların düzenli bir şekilde saklanarak kolaylıkla takip edilmesi istenir. Bu kayıtların içerisinde öğrencinin kişisel bilgileri, notları, öğretmenlerin öğrenciler hakkında Resim 1. Eski Veri Arşivleri Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3
görüşleri vb. bilgiler bulunmaktadır. Okul idaresi bu kayıtlara istediği zaman ulaşarak ekleme, değiştirme ve silme gibi birçok işlem yapmaktadır. Bu verilere erişim süresinin kısa olması, verilerin tam, tutarlı ve güvenilir olması gerekir. Bu ihtiyacın bir banka ya da havayolu şirketi için ne kadar kritik olduğu gayet açıktır. Ancak günümüzde küçük ya da büyük ölçekli tüm kurumlarda veri yönetimi önemlidir. Eskiden bu bilgiler, bir kayıt defteri yardımıyla odalar büyülüğündeki arşivlerde saklanırdı. Bu verilere ulaşmak insanların daha fazla zaman ve emek harcamasına neden oluyordu. Ayrıca bu verilere tekrar bilgi eklemek ya da verileri silmek kaçınılmaz sorunlar yaratıyordu. Bu sorunlar zaman kaybına, yanlış bilgilerden dolayı ortaya çıkan maddi kayıplara, veri tutarsızlıkları gibi birçok probleme neden oluyordu. Veriler bilgisayar ortamında saklansa bile kolayca onlara ulaşma, veri tekrarını önleme ve güvenlik açısından basit programlar (Ör: Excel) yeterli değildir. Örneğin, stok bilgilerini Excel deki tablolarda tutan bir işletmeci bilgi girişi esnasında veri kaybı yaşayabilir. Birçok iş, el ile yapıldığından basit harf hataları ve buna bağlı tutarsızlıklar olabilir. Verilere erişim ya da farklı biçimler sunma konusunda ciddi sıkıntılar yaşanır. Kullanım ölçeği büyüdükçe ortak veri kullanımı ve anlık ekleme, silme işlemleri konusunda daha profesyonel çözümlere ihtiyaç duyulur. Veri tabanı, bilgisayardaki düzenli bilgileri ifade ederken bu bilgileri bellek üzerinde organize eden, işleyen, isteklere cevap veren uygulamalara Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS ) adı verilir. Bilgilerin bilgisayar ortamı üzerinde düzenli bir şekilde saklandığı bilgi deposuna veri tabanı denir. Bu bilgi depoları yönetilebilir, taşınabilir, güncelleştirilebilir, eklenebilir veya silinebilir veriler içerir. Veri tabanının en önemli özelliklerden biri verileri birbirleri ile ilişkilendirmesi ve tekrara yer vermeden saklanması ve verileri farklı biçimlerde sunabilmesidir. Veri tabanı, bilgisayardaki düzenli bilgileri ifade ederken bu bilgileri bellek üzerinde organize eden, işleyen, isteklere cevap veren uygulamalara Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS ) adı verilir. Verilerin etkin kullanılması, saklanması ve sunulması VTYS sayesinde olur. VTYS, veriler ile veriyi kullanan uygulamalar arasında köprü görevi görür. Başka bir ifade ile bir veri doğrudan belleğe yazılıp okunmaz. Taleplere göre bu işlemler VTYS tarafından gerçekleşir. Uygulama V T Y S Bellek (Sabit disk) Resim 2. Veri tabanı Yönetim Sistemi Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4
VTYS veri alış verişi ve erişimi kontrol etmenin yanı sıra uygulamada birçok avantaj sunar. Bu avantajları aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür. Veri tekrarını önler. Otomatik güncellendiği için tutarlılık sağlar. Verilerin paylaşımını kolaylaştırır. Aynı zamanda birden fazla kullanıcı ya da uygulama tarafından kullanımına imkân verir. Verilerin üzerinde işlem yapma yetkileri sayesinde veri güvenliğini sağlar. VTYS ler, veri tabanını yöneten uygulamalar ya da veri tabanı uygulaması olarak adlandırılır. Veri tabanları başka programlar tarafından veri deposu şeklinde kullanıldığı gibi kendi içindeki araçlar sayesinde tek başına aynı zamanda bir uygulama programı gibi kullanılabilir. İşte bu zaman, veri, finansal kayıpları ortadan kaldırmak ya da en aza indirme ihtiyacı, veri tabanının çıkmasına neden olmuştur. Bilgisayar sistemleri üzerinden hizmet aldığımız yerlerin nerdeyse tamamında işlemlerimiz veri tabanı aracılığıyla gerçekleşmektedir. Bu işlemlerde kullanıcılar, farkında olmadan veri tabanına erişmektedirler. Örneğin bir uçuş rezervasyonu esnasında kullanıcı web üzerinden gideceği yeri ve diğer bilgileri girdiğinde kurumun veri tabanındaki uçuş bilgileri görüntülenir. Kredi kartı hesap özeti aslında banka veri tabanındaki kayıtlarının bir raporudur. Önemli noktaları belirleyiniz Yukarıda Veri Tabanı konusu yer almaktadır. Yukarıdaki konuda Veri Tabanı Yönetim Sistemlerinin avantajlarını belirten cümlelerin altını çiziniz. Veri Tabanı Temel Kavramları Veri tabanındaki veriler belli bir düzen içerisinde saklanır. Verilerin saklanması, grupların belirlenmesi, bunların birbirleriyle olan ilişkilerinin ayarlanması ve birtakım kısıtlamaların belirlenmesi için belirli yapılar kullanılır. Aşağıda veri tabanı içerisindeki temel yapılar ve bunlara ilişkin kavramlar anlatılmıştır. Tablo: Veri tabanlarında tüm veriler tablolar içerisinde saklanır. Tablolar Word ya da Excel tablolarına benzer bir şekilde satır ve sütunların yer aldığı iki boyutlu bir yapıya sahiptir. Veri tabanlarında tablolarda her bir sütun tablo alanı olarak adlandırılır. Sütunların isimleri ve bu sütunda (alanda) saklanacak verilerin özellikleri tablolarda belirlenir. Bu tablolardaki her bir satır ise kayıt olarak isimlendirilir. Örneğin; isim, doğum yılı, telefon, fax, şehir, adres bilgilerinin yer aldığı telefon rehberi isimli bir tablo aşağıda gösterilmiştir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5
Telefon Rehberi Alanlar Ka yıt lar Resim 3. Alanlar ve Kayıtlar Şekilde görüldüğü gibi tablo; ad, soyad, şehir, doğum yılı, telefon, fax ve adres alanlarından oluşmaktadır. Böyle bir tabloyu oluşturmak için alanların özelliklerini tanımlamak gerekir. Alanlarda belirtilmesi gereken temel özellikler ve açıklamaları aşağıdaki gibidir. Veri tipi: İlgili alanda saklanacak bilgilerin türünü (sayı, metin, tarih, vb.) ifade etmektedir. Örneğin; doğum yılı bilgisinin girileceği alanın veri tipi tarih olarak belirlenirken, şehir bilgisinin girileceği alanın veri tipi metin olarak belirlenmelidir. Sık kullanılan veri tiplerinin tablonun ilgili alanında ne tür bilgilere işaret ettiği aşağıda kısaca açıklanmıştır. Metin: Ad, soyad, okul ve şehir gibi harf veya rakamlardan oluşan bilgileri Sayı: Puan, tutar, adet gibi sayısal bilgileri Tarih: Doğum tarihi, kayıt tarihi gibi tarih bilgileri Not: Açıklama, öneri gibi metin olarak tanımlanamayacak kadar uzun (255 karakterden fazla) bilgileri ifade eder. Alan boyutu: İlgili alandaki verilerin maksimum boyutunu ya da uzunluğunu ifade eder. Bu özellik hem veri tabanlarının bellek kullanımını etkili hâle getirmek hem de veri girişini kontrol altına almak açısından önemlidir. Doğru alan boyutu özellikle büyük veri tabanlarında çok büyük alan tasarrufu sağlayarak verimliliği ve etkililiği artırır. Alan boyutu, alandaki veri tipine göre belirlenmelidir. Örneğin ad soyad gibi bir metin alanının boyutu belirlenirken karakter uzunluğu girilir. Zorunluluk: İlgili alanın boş olduğu durumda kayıt yapmaya izin verip verilmeyeceğini ifade eder. Zorunlu alanlara muhakkak veri girmek gerekir. Örneğin; üye tablosuna isim girilmesi zorunlu tutuluyorsa, bu alanın veri tabanında zorunlu alan olarak tanımlanması isimsiz kayıt yapılmasının veri tabanı sayesinde önüne geçilmiş olur. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6
Yukarıdaki tabloda bulunan alanların öz nitelikleri şu şekildedir. Sıra No alanının veri tipi Sayı alan boyutu 1-255 olarak tanımlanmıştır. Ad Soyad alanının veri tipi Metin, alan boyutu 50 ve zorunlu alan olarak tanımlanmıştır. TC Kimlik No alanının veri tipi Metin alan boyutu 11 ve zorunlu alan olarak tanımlanmıştır. Doğum tarihi alanının veri tipi Tarih alan boyutu Kısa Tarih olarak tanımlanmıştır. Anahtar Alan: Tablo içerisinde her bir kayıt için değeri değişen ve ilgili kaydın kimliği niteliğindeki alana anahtar alan ya da birincil anahtar ismi verilir. Birincil anahtarın amacı kayıtların birbirinden ayrılmasıdır. Örneğin tablodaki bir kaydın silinmesi istenildiğinde bunun hangi kayıt olacağını belirtmek gerekir. İşte anahtar alan bu tür belirtmeleri kolaylaştırır. Okulda verilen öğrenci numaraları kurum sicil numaraları ve TC kimlik numaraları anahtar alan kullanımına iyi birer örnektir. Sizce markette satın aldığınız ürünler marketin veri tabanındaki tabloda hangi anahtar alanla kaydedilmiştir? Sorgular: Sorgu, fiziksel olarak içerisinde bilgi barındırmayan ancak tablolar içerisindeki verilerden sadece istenilen alanlardaki bilgileri belirli bir şarta göre görüntülemek için kullanılır. Aslında sorgular tablo içerisindeki verilerin üzerinde gruplama, hesaplama veya özetleme gibi işlemleri yapmak için kullanılan çok güçlü araçlardır. Sorgu her çalıştırıldığında verileri yeniden görüntülediğinden tablodaki değişiklikler sorgulara otomatik olarak yansır. Aşağıdaki resimde iki tablo verilmiştir. Ayrıca bu tablolardaki bilgileri kullanan bir sorgu örneği gösterilmiştir. Tablo 1 öğrencilerin ders geçme puanlarının yer aldığı bir tablodur. Tablo 2 ise öğrencilerin kayıt bilgileri tutulmaktadır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7
Sorgu Tablo 1 Tablo 2 Access 2010 Sıra No Adı Mat. Puanı 1 Şeyda 40 2 Okan 70 3 Merve 60 Sıra No Adı LYS Puanı 1 Şeyda 388,95 2 Okan 375,23 3 Merve 350,99 Sıra No Ad Soyad Mat. Puanı LYS Puanı 2 Okan 70 375,23 3 Merve 60 350,99 Resim 4. Örnek Sorgu Uygulaması Sorgu yardımıyla öğrencinin farklı tablolarda bulunan matematik notu ve LYS puanlarının birlikte gösterilmesi sağlanmıştır. Ayrıca sorgu sadece matematik puanı 50 den büyük olanları listelemiştir. Bu örnekten de anlaşılacağı gibi sorgular verileri belli bir şarta göre belli alanları bir tablo şeklinde göstermiştir. Sorgular, veri tabanı içyapısıyla ilgili olduğundan kullanıcılar tarafından doğrudan görülemezler. Ancak kullanılan birçok sistemde işlemler sorgular aracılığıyla yapılır. Örneğin bir kütüphanede kitap adı sorgulandığında (yani belli isimdeki kitap arandığında) kütüphane sistemi sorgular aracılığıyla ilgili kitapların listesini görüntüler. Burada sorgu kullanıcının belirttiği kelimeleri içeren kayıtları tablodan okur ve form ya da tabloda gösterilmek üzere bir liste oluşturur. Boşlukları doldurunuz Aşağıdaki grafikte veri tabanı ile ilgili kavramlar ve bu kavramların tanımları yer almaktadır. Grafikteki boşluklara uygun kavram ve tanımları yazınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8
Veri Tabanı Yapısı Veri tabanları genellikle birbiriyle ilişkili birden fazla tablo içerir. Veriler tablolarda satır ve sütunlar hâlinde saklanır. Veri tabanı yapısı basitçe Resim 5 te gösterilmiştir. Resim 5. Veri tabanı Yapısı Günümüzde farklı yeteneklerde ve ölçeklerde birçok veri tabanı uygulaması bulunmaktadır. Büyük çaplı projelerde SQL Server ve Oracle gibi veri tabanları daha yaygındır. Bunlar genellikle başka uygulama yazılımları tarafından kullanılır. Uygulama yazılımları veri kaydetme ya da erişim işlemini bu veri tabanına yollar. Veri tabanı ise kayıtlar üzerinde gerekli işlemleri yapar ve uygulama yazılımlarına cevap verir. Veri tabanları web ya da PC tabanlı birden fazla uygulama tarafından kullanılabilir. Aşağıda veri tabanı kullanımı basitçe gösterilmiştir. UYGULAMA YAZILIMI (Ör: Öğrenci İşleri) İstek Yanıt İstek Yanıt VERİTABANI ÖĞRENCİ WEB PROGRAMI (Ör: Otomasyon) İstek Yanıt İstek Yanıt Burs Kredi Sistemi Resim 6. Veritabanı İşleyişi Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9
Bazı veri tabanları ise kendi içinde uygulamaların geliştirilmesine imkân tanır. Bunlardan en yaygın olanı MS Access programıdır. Bu bölümde veri tabanı işleyişi ve özellikleri MS Access üzerinden uygulamalı olarak anlatılacaktır. Bildiğiniz konuları işaretleyiniz Aşağıda Access 2010 konusu anlatılmaktadır. Konuya geçmeden önce Access 2010 konusunda neler biliyorsunuz? Bildiğiniz konuların altında yer alan renkli kutucukları işaretleyiniz. Access in temel özellikleri Access in çalışma ortamı Veri sayfası ve tasarım görünümü Ortamdaki farklı veri türleri Alan oluşturup veri türlerini ayarlama Tabloları ilişkilendirme İşaretlediğiniz konuları tekrar etmek ve işaretlemediğiniz konuları öğrenmek için aşağıdaki konuyu okuyabilirsiniz. Access 2010 Access Microsoft Office paket programının içerisinde yer alan ve yaygın olarak kullanılan bir veri tabanı yazılımıdır. Office lisansı dışında hiçbir lisans ücretine ihtiyaç duymaması, dosyalarının taşınmasının kolay olması, kullanıcı ara yüzünün sade ve anlaşılabilir olması Access programının yaygın bir şekilde kullanılmasının ana sebeplerindendir. Günümüzde birçok küçük ve orta çaplı kuruluş veri tabanı programı olarak Access i kullanmaktadır. Access 2010 veri tabanı programı açıldığında boş bir veri tabanı oluşturulabilecek veya hazır şablonlara ulaşabilecek kullanımı kolay ve basit bir ekran gelir. MS Office BackStage adı verilen bu ekran veri tabanının kolay bir Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10
şekilde yönetilmesini ve veri tabanı araçlarına daha hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlar. Access programı hazır şablonlar içerir. Bu şablonlar çalışmaya başlamak için gerekli olan tabloları, formları, ilişkileri hazır olarak içerisinde barındırır. Bu sayede daha az zaman harcayarak daha çok iş yapılabilmesini sağlar. Her şablon belirli veri türlerinin yönetimi için özel olarak hazırlanmıştır. Örneğin; Fakülte şablonu bir fakülte için gerekli olan telefon numaraları, adresler gibi verilerin saklanması için kullanılırken Olaylar şablonu yaklaşan toplantılar, toplantı başlangıç ve bitiş saatleri gibi verilerin saklanması için kullanılır. Şablonlar kullanım amacına göre özelleştirilerek kullanılabilir. Resim 7. Veritabanı Şablonları Veri tabanında bulunan hazır şablonlar yardımıyla istenen veri tabanı türüne göre verileri hızlı bir şekilde organize etmek mümkündür. Ancak bu bölümde veri tabanı bileşenlerinin baştan oluşturulması üzerinde durulmuştur. Resim 8. Veritabanı Şablonları Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11
Access in Temel Özellikleri Access yardımıyla basit tıklama, eşleştirme, seçme işlemleri kullanarak küçük ölçekli veri tabanı uygulamalarını kolaylıkla geliştirilebilir. Microsoft tarafından geliştirilen Access programı verilerin tablolar hâlinde saklanılmasını, saklanan veriler arasında ilişkiler kurularak verilerin sistemli bir şekilde yönetilmesini sağlar. Diğer Office uygulamaları gibi Access programı da menülerden oluşur. Tüm Access araçları bu menülerin altında bulunur. Access tablolar aracılığıyla yeni kayıtlar girilmesi, kayıtları güncelleştirmeyi veya verileri silmeyi kolaylaştırır. Normalde programlama araçlarıyla ve ciddi programlama deneyimleriyle yapılabilecek birçok uygulama Access aracılığıyla kolayca yapılabilir. Bunun için Access içerisinde çeşitli sihirbazlar ve hazır araçlar bulunur. Ayrıca deneyimli kullanıcıların gelişmiş özellikler kullanabileceği ya da kod yazabileceği alanlarda bulunmaktadır. Ancak bu ders kapsamında deneyim gerektiren detaylara yer verilmeyecektir. Access Çalışma Ortamı Microsoft firmasının üretmiş olduğu Office paket veri tabanı oluşturmada kullanılan uygulamasıdır. Access programı; çeşitli tipteki verileri tablolar içerisinde depolayabilen, bu verileri işleyerek kullanıma sunabilen ve bu verilerin organize edilmesini sağlayan bir uygulamadır. Access programı ile oluşturulan belgelere veri tabanı dosyası denir. 3 2 1 4 5 6 Resim 9. Access Çalışma Ortamı Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12
1. Şerit 2. Komutlar 3. Sekmeler 4. Gezinti bölmesi 5. Önizleme alanı 6. Durum çubuğu Kayıt Alan Resim 10. Alan - Kayıt Veritabanı yapısı bölümünde bahsedildiği gibi Access içerisinde tablo ve sorgulardan oluşan veri saklama ve yönetimi mevcuttur. Tablonun her bir satırının bir Kayıt olarak, sütunlarının ise Alan olarak isimlendirildiği daha önceden belirtilmişti. Aşağıda bir Access tablosunun görüntüsü yer almaktadır (Resim 10). Access içerisinde tablo ve sorguların yanı sıra form ve rapor araçları oluşturulup kullanılabilir. Veritabanı tasarlandıktan sonra kullanıcılar sadece formları ve raporları kullanır. Form: Bir veritabanı uygulaması için kullanıcı arabirimi oluşturmakta kullanılabilecek veritabanı nesnesidir. Tablolara bilgi girişini kolaylaştıran ve daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Etkili bir form, veritabanının kullanımını hızlandırır. Rapor: Verileri görüntülemek, biçimlendirmek ve özetlemek için kullanılan bir veritabanı nesnesidir. Raporlar; PDF, XPS ya da diğer dosya biçimlerine dönüştürülerek verilerin anlık görüntüleri alınabilir ve bu sayede veriler arşivlenebilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13
Aşağıda bir veritabanı uygulamasının rapor ve form örnekleri veritabanı ilişkisiyle birlikte gösterilmiştir. VERİTABANI RAPOR Tablo ve Sorgular Formlar, ekran üzerinden bilgi girme, listeleme işlemlerini yaparken raporlar, verileri belli formatlarda önizlemek ya da yazdırmak için kullanılır. FORM Resim 11. Veritabanı - Form - Rapor Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14
Görünüm Türleri Access programında tabloların organize edilmesi için Veri Sayfası Görünümü ve Tasarım Görünümü seçenekleri bulunur. Gezinti bölmesinde bulunan bir tablo çift tıklandığında otomatik olarak Veri Sayfası Görünümünde açılır. Veri Sayfası Görünümünde oluşturulan tabloya kayıt girmek mümkündür. Ayrıca bu görünümde yer alan Eklemek İçin Tıklatın seçeneği ile tabloya yeni alan eklemek mümkündür (Resim 12). Resim 12. Eklemek için Tıklatın Tasarım Görünümü ise tabloya yeni alan ekleme, mevcut alanların veri türünü değiştirme veya alan özelliklerini düzenleme gibi işlemlerin yapılabildiği görünümdür. Bir tabloyu tasarım görünümünde açmak için gezinti bölmesinde bulunan tablo sağ tuş menüsünden Tasarım Görünümü seçeneği kullanılır. Resim 13. Tablo Sağ Tuş Menüsü Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15
Bu seçenek kullanıldıktan sonra Resim 14 te gösterilen Alan Adı, Veri Türü ve Alan Özellikleri gibi tabloyu organize etmede kullanılan bileşenler görüntülenir. Buradan Alan Adı kısmına oluşturulacak tablo ile ilgili alanlar yazılmalıdır. Örneğin; işle ilgili kişi verilerinin yer aldığı bir tabloda genellikle ad, soyad, şirket, telefon numaraları ve diğer bilgiler için alanlar oluşturulabilir. Alan Özellikleri Açıklama Alanı Alan adları Veri türleri Alan Özellikleri Resim 14. Tablo Tasarım Görünümü Gözden geçiriniz Bir önceki konuda Access in Temel Özellikleri anlatılmıştır. Bu konuya göre aşağıdaki ifadelerden yapabileceklerinizi işaretleyiniz. Access ile hangi temel işlemlerin yapılabileceğini biliyorum. Form ile rapor arasındaki farkı anladım. Formun ne olduğunu biliyorum. Raporun ne amaçla kullanıldığını biliyorum. Veri sayfası ve tasarım görünümünün ne amaçla kullanıldığını biliyorum.! Yapamayacağınızı düşündüklerinizi için önceki konuyu tekrar gözden geçiriniz. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16
Alan Veri Türleri Her alan için bir veri türü belirlenmelidir. Veri türü, alana girilebilecek veya girilemeyecek değerleri denetleyen bir özelliktir. Örneğin; Adlar ve Adresler gibi metin verileri depolanmak isteniyorsa, alanlar Metin veri türü olarak ayarlanmalıdır. Tarih ve saat gibi veri alanları depolanmak istenildiğinde ise alan Tarih/Saat veri türü olarak ayarlanmalıdır. Resim 15. Veri Türleri Access programında 11 farklı veri türü bulunmaktadır. Bunlar; Metin: Adı, soyadı veya posta adresi gibi kısa, alfa sayısal değerleri içeren veri türüdür. Not: Uzun metin blokları ve metin biçimlendirilmesinin kullanıldığı veri türüdür. Sayı: Puan, tutar, adet gibi sayısal bilgiler bu veri türü kullanılarak girilir. Tarih/Saat: Tarih ve saat bilgileri bu veri türü kullanılarak girilir (Ör: 17/10/1987). Para Birimi: Para değerlerini saklamak için kullanılır. Bu türün avantajı sayıları para birimi şeklinde göstermesidir (Ör: 10.00 TL, $8) Otomatik Sayı: Her kayıt için otomatik olarak üretilen numaralardır. Evet/Hayır: Evet veya Hayır seçeneklerinden birinin girildiği veri alanı türüdür. Bu veri türü bir Boolean değeri temsil eder. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 17
Köprü: E-posta adresleri, belge bağlantıları gibi köprüler kurmaya imkân veren veri türüdür. Hesaplanmış: İstenilen alan değerlerinin girilen ifadeye göre hesaplanması bu veri türü ile sağlanabilir. Tablo tasarım alanında iken bir alana veri türü olarak Hesaplanmış seçeneği atandığında İfade Oluşturucusu penceresi görüntülenir. Ek: Dijital fotoğraflar, ses veya grafik gibi dosyaları alanlara eklemeye olanak sağlayan veri türüdür. Her kayda birden çok dosya eklenebilir. OLE Nesnesi: Word, Excel belgeleri gibi OLE nesnelerinin tabloya eklenmesine olanak tanıyan veri türüdür (Ör: Word de hazırlanmış öz geçmiş dosyası). Arama Sihirbazı: Tabloların ilgili alanlarındaki veri, bir başka tablodan geldiğinde ya da bir başka tablodaki veri kullanıldığında Arama Sihirbazı veri türü kullanılır. Alanlara, veri türlerine uygun bilgilerin girilmesi gerekir. Veri girişi esnasında metin, sayı ve not gibi alanlara doğrudan birtakım bilgiler yazılarak veri girişi yapılabilir. Ancak OLE Nesnesi ve Ek türündeki alanların veri girişi farklıdır. Çünkü bu alanlara klavye ile veri girişi yapmak yerine veriyi esas alacak dosya ya da uygulamanın seçilmesi gerekir. Aşağıda OLE Nesnesi (Resim 16) ve Ek (Resim 18) türündeki alanlara bilgi girişi anlatılmıştır. OLE Nesnesi olarak tanımlanan alanın sağ tuş menüsünden Nesne Ekle bileşeni kullanılarak nesne eklenebilir. Tabloda Word ya da Excel gibi uygulamalara ait belgeleri saklamak için OLE Nesnesi veri türü kullanılır. Resim 16. OLE Nesnesi Veri Türü Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 18
Nesne Ekle bileşeni kullanılarak görüntülenen pencereden Yeni Oluştur veya Dosyadan Oluştur seçeneklerinden biri kullanılabilir. Yeni Oluştur seçeneği kullanılırsa Nesne Türü alanından eklenecek belgenin türü belirlenmelidir. Dosyadan Oluştur seçeneğinde ise kayıtlı bir belgenin veritabanına nesne olarak eklenmesi sağlanır. Resim 17. OLE Nesnesi Veri Türü Personel kayıtları gibi fotoğraf veya resimleri tabloda saklayabilmek için Ek veri türü kullanılır. Personel kayıtları gibi fotoğraf veya resimleri tabloda saklayabilmek için Ek veri türü kullanılır. Resim 18. Ek Veri Türü Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 19
Ek alanına çift tıklanarak görüntülenen Ekler penceresinden Ekle bileşeni kullanılarak Dosya Seç penceresi açılır ve buradan istenilen dosya veya dosyalar kayıtlara eklenebilir. Resim 19. Dosya Seç Beraber yapalım Ali Bey Access veri tabanına Nesne eklemek istiyor. Bu işlemi yapabileceği 2 farklı yol aşağıda gösterilmiştir. Bu yollardan hangisini tercih edersiniz? Aşağıdaki boş kutucuklara yazınız. Tercih ettiğiniz yolun nedenini açıklar mısınız?.... Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 20
Alan Özellikleri Alan oluşturulup veri türü ayarlandıktan sonra ek alan özellikleri ayarlanabilir. Alan özellikleri yardımı ile yanlış veri girdisinin engellenmesi, alanla ilgili varsayılan değerlerin belirlenmesi gibi işlemler yapılabilir. Alanın veri türü, başka hangi özelliklerin ayarlanabileceğini belirler. Örneğin, Metin alanının Alan Boyutu özelliği 50 ile sınırlandırılırsa alana 50 den fazla karakterin girilmesi engellenebilir. Birincil Anahtar Resim 20. Alan Özellikleri Birincil anahtar olarak tanımlanan alan, tabloya verilerle ilgili işlem yaparken kayıtların ayrılmasını sağlar. Access programı birincil anahtar alanındaki her değerin farklı olmasını sağlayarak benzersiz kayıtlar oluşturmaktadır. Bu işlem belirli bir değerin diğer değerlerden güvenli bir şekilde ayrılmasının başka bir yolu olmadığından oldukça önemlidir. Birincil anahtar, Türkiye Cumhuriyeti ndeki her bireye verilen TC Kimlik No gibi düşünebilir. Çünkü aynı isim ve soyada ait birden fazla kişi olabilir. Veri tabanında da arama, güncelleme, değiştirme, silme işlemleri yaparken birincil anahtar kullanıldığında sorunsuz bir şekilde işlemler yapılabilir. Örneğin; veri tabanında personel bilgilerini tutan bir tablo olsun. Ali isimli personel işten çıkarıldığında veri tabanında kaydın silinmesi gerekir. Eğer ismi Ali olan kaydı sil komutu verilirse aynı isimdeki başka bir personelin kaydı da silinecektir. Bu da veri tabanında sorunlara neden olacaktır. Ama her personele ait bir personel numarası olduğunu düşünürsek, işten çıkarılan Ali isimli personelin numarasına göre silme işlemi yapıldığında sadece o kayıt silinecektir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 21
Birincil anahtar için genellikle Otomatik Sayı veri türü kullanılır. Her kayıt bilgisi girileceği zaman otomatik olarak sıralı şekilde sayı atandığı için her kayda farklı bir sayı gelecektir. Bu nedenle Otomatik Sayı genel kullanılan veri türüdür. Birincil anahtar kullanmak veri tekrarını önler, veriye hızlı ulaşmayı sağlar, boşluk girmeyi engeller ve tablolar arasında ilişki kurmayı sağlar. Bir alanı birincil anahtar olarak kullanmak için, tablo tasarım görünümünde iken birincil anahtar olarak kullanılmak istenilen alan seçilir. Ardından Tasarım bağlamsal sekmesinde bulunan Araçlar grubundaki Birincil Anahtar bileşeni kullanılır. Bu işlemin ardından birincil anahtar olarak belirtilen alanın sol tarafında anahtar simgesi görüntülenir. Birden fazla alana birincil anahtar atanabilir. Bu işlem için tasarım görünümünden alan seçimi yapılırken Ctrl tuşu yardımı ile birden fazla alan seçilip Birincil Anahtar bileşeni kullanılmalıdır. Resim 21. Birincil Anahtar Adımları yazalım Ali Bey birincil anahtar eklemek istiyor. Ali Bey in izlemesi gereken 3 aşamayı boşluklara sırasıyla yazınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 22
Tablo İlişkilendirme Bir veri tabanı oluşturulurken tabloları kullanma, en önemli konudur. Tablo tasarımı iyi yapılırsa veri tabanında fazla veri tutulmaz. Böylece veri tabanı boyutu artmayacaktır. Ayrıca iki tablo kullanılarak yapılan bir veri tabanının, tek tabloda yapıldığı düşünülürse alan sayısı çok olacağından veri girişi yapılırken sorun yaşanabilir. Aynı bilgileri tekrar tekrar girme problemi ortaya çıkabilir. Örneğin veri tabanında personel bilgileri ve yaptığı satışları tutulacak olsun. Eğer tek tablo kullanılırsa personel her satış yaptığında personel bilgileri de girilmek zorunda olacaktır. Bunu önlemek için tablo ikiye ayrılmalıdır. Birinci tabloda personel bilgileri, ikinci tabloda ise personelin yaptığı satışlar yer alacaktır. Peki, bunların da arasındaki tutarlılık nasıl sağlanacak? Bunu yapmak için Tablo İlişkilendirme kullanılacaktır. Tablo ilişkilendirildikten sonra örneğin satış tablosunda her personele ait satışlar yer alacaktır. Bir personele ait kayıtları bir arada görmek istersek sorgu oluşturmamız gerekecektir. Fakat ilişkilendirme yaptıktan sonra personel tablosundaki kayıtların soluna eklenecek olan + işaretine tıkladığımızda, o personele ait kayıtlar görülecektir. Bu da kullanıcılara kolaylık sağlamaktadır. Resim 22. Tablo İlişkilendirme Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 23
İçeriği değerlendiriniz Tebrikler! Üniteyi tamamladınız. Bu üniteyi konu içeriği, anlatım tarzı, görseller ve etkinlikler açısından değerlendiriniz. (Örn: 1: Kötü, 2: Orta 3: İyi) 1 2 3 Ünitenin anlatım yapısı konuyu anlamamı kolaylaştırdı Karışıklığa neden olan anlatım ve gösterimler yoktu Ünitedeki konuların sırası iyi ayarlanmıştı Ünitedeki konular yeterliydi Ünitedeki etkinlikler konuyu anlamamı sağladı Ünitedeki etkinlikler öğrenmemi takip etmemi sağladı Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 24
Özet Access 2010 Veri tabanı bilgisayarda tutulan düzenli bilgileri ifade eder. Veri tabanlarını yönetme ve veri tabanı üzerindeki işlemleri gerçekleştirme görevlerini veri tabanı yönetim sistemleri gerçekleştirir. Veri tabanı yönetim sistemleri diğer uygulamalarla fiziksel veriler arasında köprü görevi görür. Veri tabanı deyince akla ilk olarak tablolar gelir. Tablolar verilerin asıl saklandığı yapılardır. Tablodaki her bir satır bir kaydı ve sütunlar ise tablo içerisindeki alanları belirtir. Alanlar belirlenirken bu alanın bir ismi, alandaki veri tipi ve alan boyutu gibi özellikleri belirtilir. Fiziksel olarak içerisinde veri barındırmayan ancak tablolar içindeki verilerin istenen verilerin istenen şarta göre veya istenen verileri belli kriterlere göre almayı sağlayan sorgular bulunmaktadır. Sorgular, birden fazla tablodan veri alma ya da belli bir filtreleme yapmak amacıyla çeşitli işlemler gerçekleştirir. Access, Microsoft Office paketinde bulunan bir veri tabanı uygulamasıdır. Access programının kendisi veri tabanı olduğu gibi içerisinde bu veri tabanını kullanmayı sağlayacak form ve rapor bileşenleri bulunmaktadır. Access içerisinde tabloların ve diğer nesnelerin tasarım görünümü, veri görünümü gibi farklı görünümlere sahiptir. Buna göre yapılacak işleme göre görünüm türü seçilebilir. Bu bölümde genel olarak veri tabanının işleyiş yapısı ve Access programının basit bir tablo üzerinden genel işleyişi anlatılmıştır. Sonraki bölümlerde tablo, sorgu, form ve rapor uygulamalarına yer verilecektir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 25
Düşünüp açıklayınız Ünitedeki kutucuklar içerisinde yer alan etkinlikleri düşünüp bu etkinliklerin size hangi açılardan yararlı olduğunu açıklayınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 26
Değerlendirme sorularını sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan bölüm sonu testi bölümünde etkileşimli olarak cevaplayabilirsiniz. DEĞERLENDİRME SORULARI 1. Bir tablodaki herhangi bir alana girilen karakter sayısını 30 ile sınırlandırmak için aşağıdaki alan özelliklerinden hangisi kullanılır? a. Alan Boyutu b. Unicode Sıkıştırma c. Metin Hizala d. Akıllı Etiketler e. Sıfır Uzunluk İzni 2. Yandaki tabloda Telefonu alanının önceden tanımlanmış bir veri türü şeklinde ayarlanması için aşağıdaki alan özelliklerinden hangisi kullanılmalıdır? a. Arama Sihirbazı b. Geçerlilik Kuralı c. Giriş Maskesi d. Varsayılan Değer e. Biçim 3. Tablolar arası ilişki kurmak için çoğunlukla hangi özelliğe ihtiyaç duyulur? a. Birincil Anahtar b. Doğrudan İlişkiler c. Oluşturucu d. İlişki Raporu e. Nesne Bağımlılıkları 4. Aşağıdaki ifadelerden hangisi ya da hangileri veritabanı yönetim sisteminin avantajlarındandır? I. Kayıt tekrarını önler. II. Verilerin paylaşımını kolaylaştırır. III. Verilerin kullanımı herkese açıktır. IV. Veri güvenliği sağlar. a. Yalnız I b. I ve II c. II ve IV d. I, II ve III e. I, II ve IV 5. Yandaki tabloda numaralandırılan alanlarda sırasıyla hangi veri türlerinin kullanılması daha uygundur? I II III a. Metin Metin Tarih b. Not Metin Tarih c. Sayı Metin Sayı d. Metin Not Tarih e. Sayı Metin Otomatik Sayı Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 27