1) Yüksekokul Sekreteri Şef Yüksekokul Müdürü Sekreteri Yüksekokul Sekreteri Sekreteri 2) PERSONEL İŞLERİ 3) ÖĞRENCİ İŞLERİ 4) İDARİ VE MALİ İŞLER 5) BÖLÜM SEKRETERLİĞİ 6) TEKNİK İŞLER Tekniker Teknisyen 7) YARDIMCI HİZMETLER Hizmetli ABANT İZZET BAYSAL ÜNİVERSİTESİ İDARİ BİRİMLERİ GÖREV TANIMI
1) YÜKSEKOKUL SEKRETERİ 2547 sayılı Yükseköğretim kanununun 52/ b maddesinde belirtilen şartlar ve 657 sayılı Devlet ları Kanununda sayılan nitelikler. - Yüksekokuldaki idari birimlerin mevzuata uygun ve düzen içinde çalışmasını sağlar. - Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların yürütülmesini sağlar. - Yüksekokul bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar, gerekli bakım ve onarım işlerini takip eder, ısınma, aydınlatma, temizlik, güvenlik vb hizmetlerin yürütülmesini sağlar. - Yüksekokula gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar eder. - Yüksekokul ile ilgili istatistiklerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlar. - Birimlerin düzenli çalışmasını, bütün tüketim -demirbaş malzeme ve materyallerin temini ve kullanılmasına kadar geçen işleyişi yönetir. - Yüksekokul Kurullarına oy hakkı olmaksızın raportör olarak katılır. - Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasına yardım eder, Yüksekokul faaliyet raporunun hazırlanmasına yardım eder. - Yüksekokula alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlar. Akademik Personelin görev uzatılması için gerekli uyarıları yapar ve zamanında yerine getirilmesini sağlar. - Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasına yardımcı olur. - İdari personelin görev ve işlerini denetler, eğitilmelerini sağlar. - Her türlü evrakı kontrol eder, gereği için hazırlıklar yapar. - Gerçekleştirme Görevlisi olarak mali işleri yürütür. - Personelin izinlerini planlar ve sağlık raporlarını takip ederek yasal prosedürleri uygular. - Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri ilgili yerlere yönlendirir ve gerekeni yapar. - Halkla ilişkilere özen gösterir. Kongre, seminer, toplantı, ağırlama çalışmalarında görev alarak, katılımcıların kurumdan memnun ayrılmalarına katkı sağlar. - Müdürlükçe verilecek diğer benzer görevleri yapar. - Görev alanı itibariyle yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı Yüksekokul Müdürüne karşı
ŞEF - Kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuatla şefliğine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapar ve yaptırır. - Kendisine bağlı personel arasında dengeli görev bölümü ve iş dağılımı yaparak hizmetin düzenli, verimli ve süratli bir şekilde yürütülmesini sağlar. - Şeflik bünyesinde hazırlanan dosyaların esas ve şekil açısından ilk incelemesini yapar. - Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer benzer görevleri yapar. - Görev alanı itibariyle yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı Yüksekokul Sekreterine karşı SEKRETER/ - Bağlı bulunduğu yöneticinin iç ve dış görüşmelerini düzenleyerek, yetkililerle yapılması gerekli görülen (kişi veya grupların) görüşmelerini, makamın zaman ve iş durumlarını da dikkate alarak planlamak, emre göre görüşmeleri yürütmek. - Yöneticinin yazılı ve sözlü direktiflerinin ilgili kişi ve birimlere iletilmesini sağlamak. - Büro makinelerini kullanmak. -İmza ve havale edilen yazı ve dosyaları ilgili birim ve kişilere göndererek izlemek, gerekli olanların giriş-çıkış kayıtlarını tutmak. - Yöneticinin kırtasiye, demirbaş, temizlik v.b. büro hizmetlerinin yapılmasını sağlamak. - Müdür ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek benzer görevleri yapmak.
- Birimimize dışarıdan ve içeriden gelen evrakları Gelen Evrak kayıt defterine yazmak ve her dosyaya bir ad vererek evrak kayıt defterine işlenmiş ve gereği yerine getirilmiş evrakları dosyaya yerleştirmek, havale edildiği birimlere zimmetle teslim etmek. - Müdürlükten gelen yazıların ilgili birimlerce gereğinin yapılmasını izlemek ve cevap gereken yazıların gününde Müdürlüğe iletilmesini sağlamak. - Yönetim Kurulu kararlarını yazmak ve dosyalamak. Gerekenleri tekli karar şeklinde Rektörlük Makamına sunmak. - Yüksekokula gelen duyurulardan Müdürlüğün uygun gördüklerini derslikler civarındaki panolara asmak ve birer suretlerini dosyalamak. - Müdürlükçe ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen benzer diğer görevleri yapmak. 2) PERSONEL İŞLERİ YÜKSEKOKUL PERSONEL İŞLERİ BİRİMİN AMACI: Yüksekokul personelini ilgilendiren her konuda mevzuata göre hareket etmek. - Yüksekokulun insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunmak. - Yüksekokul personelinin atama, özlük ve emeklilik işleriyle ilgili işlemleri yapmak. - İdari personelin hizmetiçi eğitimi programlarını düzenlemek ve uygulamak. - Verilecek benzeri görevleri yapmak.
3) ÖĞRENCİ İŞLERİ YÜKSEKOKUL ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİN AMACI: Yüksekokul öğrencilerini ilgilendiren her konuda mevzuata göre hareket etmek. - Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak - Mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek. - Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer benzer görevleri yapar. 4) İDARİ VE MALİ İŞLER YÜKSEKOKUL İDARİ VE MALİ İŞLER BİRİMİN AMACI: Yüksekokulun tüm mali işlerinin mevzuata uygun şekilde yürütülmesi. - Hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak üzere yüksekokula ait bütçe tasarılarını, plan ve program esasına göre hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak. - Yatırım programlarının finansman kaynakları ile ilgili ve gerekli bilgi, belge ve istatistikleri toplamak ve değerlendirmek. - Uygulama sırasında nakit ve ödenek durumunu izlemek. - Yüksekokulun ayniyat işleri ile her türlü ödeme ve tahsil işlerini yürütmek. - Araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek. - Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve benzeri hizmetlerin karşılanmasını bütçe çerçevesinde sağlamak. - Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer benzer görevleri yapar.
5) BÖLÜM SEKRETERLİĞİ BÖLÜM SEKRETERLİĞİ BİRİMİN AMACI: - Yeni öğrencilerin kayıtlarını yapar. - Öğrencilerin kayıt dondurma taleplerine ilişkin işlemleri yürütür. - Öğrencilerin staj veya alan uygulaması ilgili işlemlerini yapar. - Katkı payı kredisi listelerini ilan eder ve dosyalar. - Öğrenci belgesi, transkript v.b. belgeleri hazırlar. - Mezun aşamasına gelen öğrencilerin mezuniyet işlemlerini yapar. - Öğretim elemanlarından gelen sınav sonuç belgelerini dosyalar ve takibini yapar. - Bölüm Kuruluna oy hakkı olmaksızın raportör olarak katılır. - Sınav programlarının düzenlenmesi ve duyurulmasını sağlar. - Yüksekokul Sekreteri ve Bölüm Başkanı tarafından verilen diğer benzer görevleri yapar. 6) TEKNİK İŞLER YÜKSEKOKUL TEKNİK İŞLER BİRİMİ BİRİMİN AMACI: Yüksekokulun teknik problemlerini satın almaya gerek kalmadan gidermek. Tekniker Teknisyen - Laboratuarları ve açık alan çalışmalarını öğretim elemanının isteği doğrultusunda hazır etmek. - Cihazların yanlış kullanımlara karşı korunmasını sağlamak. - Arızaların giderilmesi; arıza giderilemiyorsa raporlayıp Yüksekokul Sekreterliğine bildirilmesi. - Kalorifer, kazan dairesi, soğuk oda, jeneratör, havalandırma sistemleri ile telefon santrali, çevre düzenleme ve araç işletme, asansör bakım ve onarımı ile benzer işleri yürütmek. - Yüksekokuldaki bilgi işlem sistemini işletmek.
7) YARDIMCI HİZMETLER YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİN AMACI: Yüksekokulun yardımcı hizmetlerini sağlamak. HİZMETLİ - Büro, bina ve çevresinin periyodik temizlik işlerini yapmak. - Evrak ve dosyaları ilgili yerlere götürmek-getirmek, evrakın gizliliğini ve emniyetini sağlamak. - Hizmetin etkin ve verimli yürütülmesini sağlamak bakımından diğer personele yardımcı olmak. - Resmi fotokopi hizmetlerinin yapılmasını sağlamak.