BÖLÜM SEKRETERI İŞ TANIMI

Transkript

1 BÖLÜM SEKRETERI İŞ TANIMI Görevin Adı: Bölüm Sekreteri Görevin Kapsamı: Mühendislik Fakültesi Görevi: a) Akademik Takvime Bağlı İşler: 1. Eylül ve Ocak ayı başında öğrenci dosyalarını gözden geçirerek kayıt hazırlıkları yapmak, yeni öğrenciler için ders durum çizelgesi ile öğrenci tanıtım formunu içeren öğrenci dosyası hazırlayarak danışmanlara vermek, tekrara kalan öğrencileri listeleyip Bölüm Başkanlığına sunmak, 2. Her yarıyıl başında kesinleşen haftalık ders programlarının öğrencilere duyurulması, öğretim elemanlarına bildirimini sağlamak ve bilgisayar veri tabanına girmek, 3. Ders kayıt tarihlerinden önce; açılan dersler, şubeleri,derslerin ön-şartları, dersi yürütecek öğretim elemanları vb. derslerle ilgili bilgileri bilgisayar veri tabanına yüklemek. 4. Ders kayıt tarihlerinden önce; her öğrenci için atanan danışman bilgilerini bilgisayar veri tabanına girmek, 5. Ders kayıtlarının yapılması, geçici ders listelerinin hazırlanması, ders onay ve ekle-sil işlemleri için gereken desteği vererek kesinleşen ders listelerinin ve ders yoklama çizelgelerinin öğretim elemanlarına ulaştırılmasını sağlamak, 6. Her yarıyıl başında tüm öğretim elemanlarının haftalık ders programlarının (görüşme saatleri dahil) hazırlanması ve panolarına asılmasını sağlamak, 7. Her yarıyıl başında bölümün ders kitaplarıyla ilgili gerekli hazırlıkları yapmak, 8. İlgili yarıyılda ders veren her bir öğretim elemanının ders içerik formlarını hazırlamasını sağlamak ve bunları bölüm başkanlığının onayına sunmak, gerektiğinde yazmak, çoğaltmak ve dosyalamak, 9. Yarıyıl sonunda öğrencilerin dönemlik akademik not dökümlerini öğrencilerin dosyalarına konulmak üzere danışmanlarına vermek, Sayfa Sayısı: 1/4

2 10. Öğrenciler ile ilgili yazıları Bölüm Başkanlığının onayından sonra dosyasına konulmak üzere, ilgili danışmana vermek, 11. Yarıyıl içi ve yarıyıl sonu sınav programının öğrenci ve öğretim elemanlarına duyurulmasını, gelen sonuçların dekanlığa intikalini ve fakülte sekreterliğinin bildireceği tarihte öğrencilere açıklanmasını sağlamak, 12. Bölüm staj komisyonun yazışmalarını yapmak, teknik gezi gibi konularda dış firmalarla iletişimi sağlamak, 13. Derslerin etkin bir biçimde yürütülebilmesi için gerekli yardım ve desteği sağlamak, öğretim elemanlarının ihtiyacı olabilecek ders araçlarını (kalem, silgi, tepegöz, asetat, data show, laptop vb.) temin etmek, 14. Öğrencilerin sağlık merkezine sevkleri ve gelen raporlarla ilgili işlemleri yapmak, 15. Ders saati ücretli öğretim elemanlarının aylık ders ücreti bildirimlerini hazırlamak. 16. Yarıyıl içi Öğretim Elemanı Değerlendirme ve yarıyıl sonu Öğrencinin Kendini, Dersi ve Ders Sorumlusunu Değerlendirme formlarını her ders için çoğaltarak yapılmasını sağlamak, 17. YÖK Denetimi için istenen bilgileri hazırlamak, 18. Öğretim elemanları ve bölüm için yıllık çalışma raporlarını hazırlamak. 19. Bölüm Başkanının verdiği diğer işleri yapmak. b) Sürekli İşler: 1. Dekan ve bölüm başkanları ile tam ve ders saati ücretli öğretim elemanları arasında iletişimi sağlamak, 2. Bölüm öğretim elemanlarının ders (devam çizelgeleri, not çizelgeleri vb.) ve bölümle ilgili yazılarını yazmak, 3. Bölüm personeli yarım gün veya daha uzun süreli izin aldığında mazeret izni formunu doldurmalarını sağlamak, 4. Bölüm personelinin yıllık izne ayrılmadan bir hafta öncesinden izin formunu ve izin dönüşünde yılık izin dönüş formunu doldurmalarını sağlamak, Sayfa Sayısı: 2/4

3 5. Bölüm personelinin kullandığı büro malzemeleri, bilgisayar ve laboratuvarların demirbaş kayıtlarını yapmak, 6. Dekanlıktan gelen yazıların Bölüm Başkanlığınca gereğinin yapılmasını izlemek ve cevap gereken yazıların gününde Dekanlığa iletilmesini sağlamak, 7. Bölüme gelen duyurulardan Bölüm Başkanlığının uygun gördüklerini derslikler civarındaki panolara asmak ve birer suretlerini dosyalamak, 8. Bölüme gelen yazıların ve bölümden giden yazıların evrak kayıtlarını Gelen Evrak ve Giden Evrak kayıt defterine yazmak ve her dosyaya bir numara vererek evrak kayıt defterlerine evrağın hangi numaralı dosyaya yerleştirildiğini belirtmek, 9. Bölümdeki her öğrenci için bir dosya açarak, öğrenci danışmanıyla birlikte tanıtım formlarının, kayıt, ekle-sil ve öğrenci ile ilgili tüm yazışmaların bu dosyalarda tutulmasını sağlamak, 10. Bölüm öğretim elemanlarının hasta sevk işlemlerini hazırlamak, sevk kağıdını bölüm başkanı veya bölüm başkan yardımcısı olmadığında dekana, dekan olmadığında fakülte sekreterine imzalatmak, 11. Bölümde kullanılan makina-techizatın ve ofis malzemelerinin tamir ve bakımını yaptırmak için; bölüm öğretim elemanlarının ofisleri, bölüm laboratuvarları ve derslikleri veya buralarda bulunan makina-teçhizatlarda meydana gelen arızalarla ilgili Fakülte Sekreterliğine bilgi vermek, 12. Ekli listedeki dosyaları eksiksiz olarak bölümde veya arşivde tutmak. c) Günlük İşler: 1. Sabah en geç 8.50 de ve ders aralarında (teneffüslerde) mutlak ofisinde bulunmak, 2. Derslerin başlamasında bir gecikme olması halinde bölüm başkanı ve öğretim elemanı ile iletişim kurmak ve öğrencileri bilgilendirmek, 3. Endüstri Mühendisliği bölüm sekreteri ile Elektrik-Elektronik Mühendisliği bölüm sekreteri 12 :00-12 :30 ; Bilgisayar Mühendisliği bölüm sekreteri ile Biyomedikal Mühendisliği bölüm sekreteri 12 :30-13 :00 saatleri arasında olmak üzere, öğle yemeğine gitmek, Sayfa Sayısı: 3/4

4 4. Fakülte-Bölüm, bölüm içi ve bölümler arası iletişimi kurup yazışmalar yapmak, 5. Bölüm personeliyle ilgili notları kendilerine iletmek, 6. Bölümde gerekli kırtasiye malzemelerini fakülte sekreterliği aracılığı ile temin edip ihtiyaca göre dağıtmak, 7. Bölüm Başkanının verdiği diğer işleri yapmak. d) Dikkat Edilecek Hususlar : 1. Kıyafetine ve ofisdeki ses tonuna özen gösterir. 2. Özellikle sabah arası ve teneffüslerde, amirinin ofisinde olmadığı durumlarda ofisinden ayrılmaz ; bölüm telefonunu meşgul etmez. 3. Öğrenci veya öğrenci velilerinin sorularına taraf olmaz, bu tür talepleri bölüm başkanlığına aktarır. 4. Öğrenciler, öğretim elemanları veya öğrenci velileriyle hiçbir şekilde tartışmaya girmez. 5. Sürekli sevecen ve güleryüzlüdür. Sorumluluk: - Sayfa Sayısı: 4/4

5 MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ BÖLÜM SEKRETERLİKLERİNDE TUTULACAK DOSYA İSİMLERİ LİSTESİ 1- Dekanlık Gelen 2- Dekanlık Giden 3- Diğer Birimler Gelen /Giden 4- Yönetmelikler / Yönergeler 5- Fakülte Kurulu / Fakülte Yönetim Kurulu / Senato Dosyası 6- Akademik Genel Kurul / Bölüm Başkanları Toplantısı 7- Bölüm Kurulu 8- Burslu Öğrenciler 9- Mezunlar 10- Staj 11- Bitirme Projesi 12- Öğrenci Raporları 13- Harf Notları 14- Yaz Programı 15- Öğrenci Başarı Durumları 16- Öğrenci Dilekçeleri 17- ÖSYM Puanları (yıllar bazında) 18- Öğretim Elemanları (özlük bilgileri, özgeçmişleri, öğretim elemanlarının haftalık ders programları, araştırma görevlileri görev dağılımları, öğretim elamanlarının dilekçeleri, öğretim elemanlarına yazılan yazılar vb.) 19- Öğretim Elemanlarının Yurtiçi/Yurtdışı Görevlendirmeleri 20- Personel İzin Bilgileri (yıllık izin / mazeret izni / raporlar) 21- Yarıyıl Bilgileri (Her yarıyıl için ayrı ayrı olmak üzere; akademik takvim,kayıtlarda dikkat edilecek hususlar, açılan dersler, şubeleri ve öğretim elemanları, derslere kayıtlı öğrenci sayıları, kitaplar, ders ve laboratuvar programları, derslikler,sınav programları vb.) 22-Ders Dosyaları (her ders için ayrı ayrı olmak üzere; yarıyıliçi ve yarıyıl sonu sınav sonuçları, sınav soru ve cevap anahtarları, ders içerik formları) 23-Ders Saati Ücreti Öğretim Elemanları (Yazışmalar, onaylar ve aylık ders bildirim formları 23-Danışman Dosyası 24-Ders ve Ders Sorumlusu Değerlendirme Sonuçları 25-Bölüm Duyuruları (Seminerleri / Konferansları / Toplantıları/ Diğer Duyuruları) 26-Kalite Dosyası 27-YÖK Denetim Dosyası 28-Fen Bilimleri Enstitüsü Gelen 29-Fen Bilimleri Enstitüsü Giden 30-Formlar 31-Başvurular (Özgeçmiş) NOT: Yukarıdaki başlıkları korumak üzere, bir klasöre birden fazla dosya konabilir.