Sayfa 1/8 KYS (Kalite Yönetim Sistemi) KULLANIM KILAVUZU 2018 HAZIRLAYAN BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRLÜĞÜ
Sayfa 2/8 1. SİSTEME ÜYE OLMAK KTO Karatay Üniversitesi kalite yönetim sistemi üyelik işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü veya Kalite Yönetim Ofisi tarafından gerçekleştirilip ilgili kişiye kullanıcı ve şifre bilgileri mail yoluyla iletilmektedir. Sisteme kullanıcı adı karatay mail adresi, şifreniz varsayılan olarak mail yoluyla iletilen bir şifre olacak şekilde aşağıdaki ekran görüntüsünde yer alan tüm bilgileri doğru bir şekilde doldurarak üyelik işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. HATIRLATMA: Parolanızı değiştirirken büyük-küçük harf, noktalama işareti ve sayısal değerler kullanmanız önerilir. (Örnek Parola : 123Fk? )
Sayfa 3/8 2. ÜYE BİLGİLERİ TARAFINIZA ULAŞTIKTAN SONRA GİRİŞ YAPMAK Sisteme giriş yapabilmek için mail adresiniz ve size iletilen şifre ile giriş yapmalısınız. (Erişim adresi kalite.karatay.edu.tr/kys) Şekil 1: Üye Ekranı
Sayfa 4/8 3. MENÜLERİN TANITIMI Şekil 2: Menüler Sisteme bulunduğunuz birimin kalite sorumlusu yetkisi ile giriş yapmaktasınız. Birim kalite sorumlusu olarak yapabileceğiniz işlemler sırası ile Yeni Doküman Talebi, Revize ve İptal Talebi, Taleplerin Durumu ve Doküman Yükleme şeklindedir.
Sayfa 5/8 3.1 Yeni Doküman Talebi Şekil 3: Yeni Doküman Talep Formu Bu form ile biriminize ait yeni bir doküman için talep yapabilirsiniz. Talebiniz onaylandığında Talebimin Durumu sayfasından da görüntüleyebileceğiniz üzere talebe ait dokümanı sisteme yüklersiniz. Kalite Yönetim Ofisi tarafından talep onaylanırken doküman numarası verilir ve dokümanı yüklemeden önce bu numarayı yükleyeceğiniz dokümanın içerisinde yer alan ilgili yerlere yerleştirmeniz daha sonra sisteme yüklemeniz gerekmektedir.
Sayfa 6/8 3.2 Revize/İptal Dokümanı Talebi Şekil 4: Revize/İptal Formu Birim sorumlusu olarak sisteme yüklediğiniz tüm dokümanların listelendiği bu sayfadan revize etmek istediğiniz kayda tıkladığınız zaman yukarıdaki görseldeki gibi o dokümana ait bilgiler ayrıntılı görünür. Revize talep gerekçenizi de belirterek revize talep etme işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Aynı şekilde dokümanı iptal etmek istediğiniz zaman da iptal talebi yapabilirsiniz.
Sayfa 7/8 3.3 Talebimin Durumu Sayfası Bu sayfadan ise ister yeni doküman talebi olsun ister revize/iptal talebi olsun taleplerinizin durumunu kontrol edebilirsiniz. Onaylanan taleplerinize Kalite Yönetim Ofisi tarafından verilen numara ile dokümanları sisteme yükleyebilirsiniz. Reddedilen taleplerinizde ise neden reddedildiğine dair açıklamaları görüntüleyebilirsiniz. 4. Düzeltici Faaliyet Talebi Mevcut/potansiyel uygunsuzluklar tüm personel tarafından tespit edilebilir. Uygunsuzluğu tespit eden personel, kalite.karatay.edu.tr/kys adresinden düzeltici faaliyet talebinde bulunabileceği gibi kalite.karatay.edu.tr web adresi ana sayfasında yer alan Düzeltici Faaliyet Talep butonu ile de ilgili talebi yapabilmektedir. Şekil 5: Düzeltici Faaliyet Talebi Sayfası
Sayfa 8/8 Şekil 6: Düzeltici Faaliyet Gönderme Sayfası