T.C. GÖLYAKA BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler Amaç MADDE 1 (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Gölyaka Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemek. Kapsam MADDE 2 (1) Bu Yönetmelik, Gölyaka Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 3 (1) Bu Yönetmelik, 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında; Belediye: Gölyaka Belediyesini, Başkanlık: Gölyaka Belediye Başkanlığını, Başkan: Gölyaka Belediye Başkanını, Meclis: Gölyaka Belediye Meclisini, Encümen: Gölyaka Belediye Encümenini, Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğünü, Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü, Personel: Müdürlüğe bağlı çalışan memur, işçi, sözleşmeli personel ve geçici işçileri İfade eder. Temel İlkeler MADDE 5 (1) Gölyaka Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında; a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde açıklık, b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, c) Hesap verebilirlik, d) Kurum içi yönetimde ve İlçe merkezini ilgilendiren konularda katılımcılık, e) Hizmette adalet ve eşitlik, f) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik temel ilkelerini esas alır. İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş, Personel ve Bağlılık Kuruluş MADDE 6 (1) Gölyaka Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü, 19/09/2010 tarihli ve 27697 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli 1
İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmelik gereğince, Gölyaka Belediye Meclisinin 04/10/2010 tarih ve 2010/09 sayılı kararıyla kurulmuştur. (2) Destek Hizmetleri Müdürlüğü bünyesinde; a) Büro ve İdari İşler, b) Sivil Savunma İşleri, c) Kültür ve Sosyal İşler, d) Birim İhale, Hizmetleri verilir. Personel MADDE 7 (1) Gölyaka Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü nde bir müdür ve norm kadro yönetmeliğine uygun nitelik ve sayıda teknik eleman, memur, kadrolu işçi, geçici işçi ve sözleşmeli personel görev yapar. (2) Destek Hizmetleri Müdürü belediye başkanı onayıyla, hizmet gereklerine uygun olarak, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili mevzuat çerçevesinde bir düzenleme ve dağılım yapabilir. Bağlılık MADDE 8 (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği belediyeden üst düzey bir yetkili eliyle yürütür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluklar Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 9 (1) Büro ve İdari işler; a) Birimde çalışan tüm personelin hasta kayıtlarını ve her türlü izinlerini düzenlemek ve personel (Yazı İşleri) birimine bildirmek. b) Birimini ilgilendiren kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak. c) Birimin evraklarını dosyalamak, dosyalarını arşivlemek ve muhafaza edilmesini sağlamak. d) Biriminin sarf evraklarını düzenlemek. e) Birimin ihale işlerini yürütmek. f) Birim bütçesini hazırlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek. g) Belediyeye ait hizmet binaları ile belediyenin kontrolündeki umuma mahsus yerlerin temizliğini sağlamak. h) Hizmet binalarında masa, sandalye, kapı, pencere, dolap gibi ve diğer ihtiyaç duyulacak malzemelerin tedarikini sağlamak. i) Elektrik, telefon, su, doğalgaz v.b. abone işlerini, arızalarını, binaların boya ve badana hizmetlerini yapmak, yaptırmak. j) Hizmet binaları ile ek binalarda kullanılan telefon santrali, kalorifer tesisi, doğalgaz kazanı, jeneratör, klima vb. makinelerin yıllık bakım sözleşmelerini yapmak ve tamiratlarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak. k) Belediyece işletilen yerlerin takibini, idaresini ve ihaleye verilen yerlerin takibini yapmak. l) Belediyenin, mevzuata uygun olarak genel arşiv hizmetlerinin yapmak. m) Mali Yılsonunda Demirbaş Sayım Komisyonu oluşturup değer tespitlerini belirlemek. n) Ambar ve ayniyat ile ilgili işlemleri yürütmek, talep edilen malları ayniyat tesellüm makbuzu ile birimlere teslim etmek, belge ve evraklarını muhafaza etmek. 2
o) Araçların bakım, onarım, trafik ve sigorta işlemlerini yapmak ve takip etmek. p) Araçlara akaryakıt temini ile ilgili işleri yürütmek. (2) Sivil Savunma işleri; a) Sivil Savunma Planları yapmak. b) Sivil savunma ekipleri (servisleri) kurmak. c) Her türlü koruyucu güvenlik önlemi ve tedbirini almak. d) Savaş Hasarı Onarım planlarını yapmak. e) Sorumlu birimle koordineli olarak 2495 sayılı kanuna göre Sabotajlara Karşı Koruma ve Önleme planları yapmak. f) İlçe afet planlarına esas olmak üzere ilgili makamlardan gelen isteklere yardımcı olmak. g) Milli Alarm planı yapmak. h) Eteleme işlemlerini yapmak. i) Kamu binalarının yangından korunması ile ilgili sorumlu birimin yardım taleplerini karşılamak. (3) Kültür ve Sosyal işler; a) Belediyenin kültürel etkinliklerini, ilgili birimlerle koordineli olarak yapmak. b) Faaliyetler için gerekli olabilecek, ortam, araç, gereç ve teknolojiyi belirlemek. c) Belediyenin yetkisi dâhilinde tarihi, kültürel ve turizm varlıklarının korunup geliştirilmesi ve tanıtılması ile ilgili yayın faaliyetlerini yürütmek. d) Başarılı öğrencileri ödüllendirerek destekleyip eğitimi teşvik etmek. e) Gençler ve çocuklara yönelik eğitim, kültür ve sosyal içerikli kurslar açmak. f) Halkın istifadesine sunulacak halk kütüphaneleri ve okuma salonları açılmasına yardımcı olmak veya açmak. g) İhtiyaç duyulması halinde, yetişkinlere Halk Eğitim Merkezli ile iş birliği yaparak, çeşitli dallarda eğitici, öğretici, sosyal becerilerini geliştirici kurslar açmak. h) Kültür Merkezi açılması için çalışmalar yapmak. i) Beldenin yardıma muhtaç ailelerine imkânlar dâhilinde maddi ve manevi yardımda bulunulmasını sağlamak. j) Çeşitli spor etkinlikleri ve eğitici yarışmalar, sergi, gösteri, panel, konferans, seminer düzenlemek ve düzenleyenlere yardımcı olmak. k) 5393 sayılı Belediye kanununun 76. ve 77. maddelerinde yer alan kent konseyi ve gönüllü katılım hususlarında, ilgili birimlerle ortak çalışmalar yapmak ve bu kapsamda, halkı sivil toplum kuruluşlarının yönetime katkısını sağlamak. l) Belediye faaliyetleri konusunda halkı bilgilendirme çalışmaları yapmak. m) Halkın belediye hizmetleri ve belediyeden beklentileri ile ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacı ile kamuoyu yoklaması ve araştırması yapmak veya yaptırmak. n) Dini günler ve aylarda ihtiyaç sahiplerine ayni ve nakdi yardım yapılmasını sağlamak. o) Belediyenin sosyal tesislerinin idare etmek. p) Belediyenin doğrudan ya da dolaylı organize ettiği tören ve merasimlerde gerekli görevleri yapmak Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 10 (1) Destek Hizmetleri Müdürü; a) Belediye Başkanı nın onayı ile yürürlükteki mevzuata uygun olarak Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organizasyonunu, iç düzenlemesini, kadrolara göre görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapar. b) Birimde görev yapan personelin birinci derece disiplin ve sicil amiri olarak memur personelin gizli sicil raporlarını doldurur ve performans değerlendirmelerini yapar. 3
c) Kurumun amacına uygun plan, program geliştirir ve bütçe imkânlarına göre uygulama yapar. d) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için iş planları hazırlar. Planların uygunluk ve yeterliliğini izler ve sonuçlandırır. e) Birimine verilen görevleri en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde sonuçlandırır. f) Birimin iletişimini ve evrak akışını, istenen bilgileri doğru ve zamanında verebilecek şekilde düzenleme ve takibini yapar. g) Biriminin yıllık bütçesini ve gerçekleşen yılın faaliyet raporunu hazırlar. h) Birimin faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ ve diğer ilgili mevzuata uyulmasını sağlar. i) Birimler arası ortak çalışmalarda koordinasyonu sağlar ve bilgi paylaşımında bulunur. j) Biriminin görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerini takip eder sonuçlanmasını sağlar. k) Birimin yazışmaları takip eder. r) Çalışma yerlerindeki iş güvenliğini ve çevre güvenliğinin alınmasını sağlar. (2) Kültür ve Sosyal İşler Personeli; a) Uygulanabilir Sosyal ve Kültürel faaliyetlerle ilgili projeler geliştirir. b) Sosyal yardım kapsamındaki çalışmaları organize eder, iş ve işlemlerini takip eder. c) Yayın faaliyetlerini (Dergi, kitap vb.) organize eder ve yürütür. d) Bütün çalışmalarını birim amirinin gözetiminde ve koordineli bir şekilde yürütür. e) Birim amirinin kendisine tevdi ettiği diğer işleri mevzuata uygun ve tam olarak zamanında yapar. (3) Sivil Savunma Personeli; a) Birim amirinin gözetiminde, sivil savunma görev ve hizmetlerinin yapılmasından, planlanmasından ve yürütülmesinden, esasen sorumlu bulunan belediye başkanına yardımcı olup sekretarya görevini yapar. b) Sivil Savunma Planı, Sabotajlara Karşı Koruma Planı, 24 Saat Devamlı Çalışma Planı, Savaş Hasarı Onarım Planı, Alarm Tedbirleri İlanında Yapılacak Faaliyetler Formu ve Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı hazırlar ve ilgililere görev tebligatı yapar. c) Nöbetçi Memurluğu Talimatı ve Yangın Talimatını hazırlar, değişiklik ve yeniliklerin işlenmesini, gerektiğinde uygulanmasını takip eder. d) Sivil Savunma tesis, malzeme ve teçhizatının tedarik ve teminini, mevcutların bakım ve korunmalarını takip eder. e) Sivil Savunma hizmetleri için gerekli ödeneklerin bütçeye konulmasını, konulanların sarf yerlerini teklif, tespit ve takip eder. f) Sivil Savunma mevzuat, yayın ve emirlerini izlemek, incelemek ve gerekli işlemleri yapmak veya yaptırmak. g) Yedek Personel Erteleme Yönetmeliği ne göre personel erteleme işlerini yapar. (4) Diğer Personel; a) Her vatandaşa eşit hizmet verir. b) Birim bütçesinin ekonomik olarak uygulanması için gerekli özeni gösterir. c) Kendisine verilen işleri en kısa zamanda ve doğru olarak yapıp sonuçlandırır. d) Birimin yıllık faaliyet planına esas olacak belge ve bilgiyi güncel halde bulundurur. e) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir. f) Görevinin gerektirdiği vasıfları kazanmak için gereken performansı gösterir. g) Kurum personeli ile koordinasyon içerisinde çalışır. h) Birimin tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata uyar. i) Genel ahlaka ve adaba uygun davranır. 4
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Ortak Hükümler Genel Sorumluluklar MADDE 11 (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel; a) Tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata uyar. b) Birimin faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir. c) Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit hizmet verir. d) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, gelişmeleri takip eder, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır. e) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı gösterir. f) İşbölümü kapsamında amirleri ve diğer personellerle koordinasyon içerisinde çalışır. g) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir. h) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri güncel tutar. i) Görevinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla yükümlü olduğu evrak, malzeme ve demirbaşları sağlam ve eksiksiz teslim eder. j) Birimini ilgilendiren hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi ve diğer personellerle arasındaki uyumun sağlanması için gayret gösterir. Evrak İşleri ve Yazışmalar MADDE 12 (1) Birime gelen her evrakın, ilgili personelce bekletilmeksizin gereği yapılır ve cevabı verilir. (2) Birim yazışmaları sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur. (3) Birimler arasındaki yazışmalar birim amirinin imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar Başkanın veya başkan adına birim amirinin imzası ile yürütülür. BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller MADDE 13 Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. Yürürlük MADDE 14 Bu yönetmelik hükümleri; Gölyaka Belediye Meclisince kabul edilip ilan edildikten sonra yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 15 Bu yönetmelik hükümlerini Gölyaka Belediye Başkanı yürütür. 5