2014 YILI KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM FAALİYET RAPORU
İÇİNDEKİLER TAKDİM I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon.. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar... C- İdareye İlişkin Bilgiler.... 1- Fiziksel Yapı. 2- Organizasyon Şeması.. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar. 4- İnsan Kaynakları... 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi. D- Diğer Hususlar... II- AMAÇ ve HEDEFLER. A- İdarenin Amaç ve Hedefleri.. B- Temel Politikalar ve Öncelikler. C- Diğer Hususlar... III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler.. 1- Bütçe Uygulama Sonuçları... 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar.. 3- Mali Denetim Sonuçları. 4- Diğer Hususlar. B- Performans Bilgileri.. 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi. 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi. 5- Diğer Hususlar IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler.. B- Zayıflıklar.. C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER. 2
TAKDİM İstanbul Medeniyet Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 27 Temmuz 2011 yılında kurulmuştur. Başkanlığın kuruluş amacı, öğretim faaliyetlerinde öğretim elemanları ve öğrencilerin ihtiyaç duyabileceği bilimsel kaynakları sağlamak ve onlara nezih bir çalışma ortamı sunmak ve görev tanımında bulunan diğer işleri yapmaktır. İstanbul Medeniyet üniversitesi, yeni kurulan bir üniversite olması itibariyle fiziki mekânları henüz planlama aşamasındadır. Bu nedenle kütüphanemiz geçici binasında bulunmakta ve mevcut imkânlara göre en iyi hizmeti vermeye çalışmaktadır. İstanbul Medeniyet Üniversitesi, ismiyle müsemma bir kütüphaneye sahip olmalıdır. Üniversitemiz, İnsanlığa ve medeniyete hizmet azminde olan bir zihniyetin eseridir. Milletimizin topyekûn bir kalkınma hamlesi yaptığı bu dönemde, 2023 vizyonuna uygun bir üniversite kütüphanesi ile bilgiye ve geleceğe yatırım yapılmalıdır. Sayın Cumhurbaşkanımız tarafından cumhurbaşkanlığı külliyesinde büyük bir kütüphanenin de yer alacağı müjdelenmiştir. Bu kütüphaneyle eş zamanlı bir şekilde, medeniyetler başkenti olan İstanbul un önemli yollarının kesişme noktasında bulunan üniversitemizde, 7/24 hizmet verecek muhteşem bir kütüphane kurulmalıdır. Bu kütüphane gerek, vereceği hizmet kalitesi ve gerekse sunacağı kaynakların zenginliği yönüyle üniversitemizin geleceğine yön verirken, bütün İstanbul a da hitap edebilecek bir istidatta olmalıdır. İstanbul aynı zamanda bir kültür başkentidir. İstanbul arşivleri ve kütüphaneleri dünyanın çeşitli yerlerinden araştırma yapmak için gelen araştırmacıların uğrak yeridir. Böyle bir yatırım, üniversitemizin tanınırlığına önemli katkı sağlayacaktır. Sayın rektörümüzün belirttiği gibi, üniversite, genç zihinlerin ilim mayasıyla olgunlaştırılacağı yerdir. Mimarîsinden akademik kadrosuna, kütüphanesinden araştırma merkezlerine, sosyal mekân ve imkânlarından sanatsal ürünlerine kadar, bu gaye doğrultusunda şekillenecek bir üniversitenin, asırlardır ısrarla telaffuz ettiğimiz medeniyet in teşekkülüne zemin ve iklim hazırlayacağından kuşkumuz yoktur ifadeleri, güçlü bir üniversite ve ideal bir kütüphanenin teşekkülü için, geleceğe dair kuvvetli bir ümit ve güven vermektedir. Dr. Nadir ÇOMAK Daire Başkanı
I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Araştırma geliştirme ve eğitim için gerekli olan bilgi, belge ve teknolojik gelişmeleri takip ederek en iyi bir şekilde araştırıcıların hizmetine sunmaktır. Vizyon Gelişen teknolojinin imkânlarından istifade etmek suretiyle, yurtta ve dünyada aranan bilgi ve belgelere hızlı bir şekilde ulaşmayı hedefleyen modern bir kütüphane sistemi oluşturmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar YETKİ Görev bölümünde belirtilen konuların yürütülmesini sağlamak GÖREV Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında 124 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile belirtilen, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının görevleri şunlardır: Kütüphanenin düzenli çalışmasını sağlamak, Kitap ve dergileri, yurtiçinden ve yurtdışından sağlamak; sınıflama, kataloglama ve ciltleme işlemlerini yaptırmak, Gerekli her türlü film, fotokopi, kitap, dergi ve makaleleri sağlamak, Kütüphane hizmetlerini Yüksek Öğretim Kurumları ile ihtiyaç duyan kişi ve kurumlara sunmak, Elektronik bilgi kaynaklarını temin etmek. SORUMLULUKLAR Görev bölümünde belirtilen konuların yürütülmesini sağlamak.
C. İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı EĞİTİM ALANI Anfi Sınıf Bilgisayar Laboratuarı Diğer Laboratuarlar TOPLAM 1.1- Eğitim Alanları Derslikler KAPASİTE 0-50 51-75 76-100 101-150 151-250 251-Üzeri 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2 2 * Sayı olarak belirtilecektir. 2014 Bilgisayar Lab. Kapasitesi : 21 Kişi Bilgisayar Lab. Alanı : 120 m2 1.3- Hizmet Alanları 1.3.2. İdari Personel Hizmet Alanları Sayı (adet) Alan (m 2 ) Kullanan Sayısı (Kişi) 2013 2014 2013 2014 2013 2014 Servis 3 4 55 78 1 2 Çalışma Odası 3 3 120 75 5 4 Kitap Saolunu 3 2 156 123 0 0 Depo 1 1 90 90 0 0 TOPLAM 10 10 421 366 6 6
2- Organizasyon Şeması Daire Başkanı Şube Müdürü Bilişim Hizmetleri Birim Yetkilisi (Kütüphaneci) Teknik Hizmetler Birim Yetkilisi (Kütüphaneci) İdari Hizmetler Birim Yetkilisi (Şef) Okuyucu Hizmetleri Birim Yetkilisi (Kütüphaneci) Web Sayfası ve Elektronik Yayın Sorumlusu (Kütüphaneci) Süreli Yayınlar Sorumlusu (Kütüphaneci) Tez Sorumlusu (Kütüphaneci) Kataloglama ve Sınıflama Sorumlusu (Kütüphaneci) Yayın Sağlama Sorumlusu (Kütüphaneci) Taşınır Kayıt Kontrol Sorumlusu (Bilgisayar İşletmeni) Hizmetli ILL, TÜBES Sorumlusu (Kütüphaneci) Raf Düzenleme (Bilgisayar İşletmeni) Ödünç İade Sorumlusu (Bilgisayar İşletmeni) 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar 3.1.1 Yordam Kütüphane Otomasyonu YORDAM: Kütüphane Bilgi Belge Otomasyon Programı, uluslararası MARC formatı özelliği ile Anglo-Amerika Kataloglama Kuralları II çerçevesinde her türden kütüphane için sınırsız alanda basit, orta, ileri düzeyde veri girişi yapma imkânı sağlayan çok kullanıcılı ve internet uyumlu bir kütüphane programıdır. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının başta üyelik, ödünç, iade, yayın girişi ve takibi, basılı yayın taşınır işlemleri, kitap talepleri, kütüphane istatistikleri ve daha birçok işlemi YORDAM üzerinden yapılmaktadır. 3.2- Bilgisayarlar 2013 2014 Masa Üstü Bilgisayar Sayısı 29 30 Taşınabilir Bilgisayar Sayısı 1 2 TOPLAM 30 32
3.3- Kütüphane Kaynakları 3.3.1- Basılı Kütüphane Kaynakları 2013 2014 Kitap Sayısı (adet) 4.478 9.700 Basılı Süreli Yayın Sayısı (adet) 241 792 TOPLAM 4719 10.492
3.3.1.1 Basılı Kaynakların Kullanım Bilgileri Ödünç verilen kitap sayısı 2013 2014 Toplam 2197 2544 4741 3.3.2 Elektronik Kütüphane Kaynakları 3.3.2.1 Elektronik Kitaplar 2013 2014 Satın Alınan Elektronik Kitap Sayısı (adet) 559 559 Abone Olunan Elektronik Kitap Sayısı (adet) 3.419.000 3.100.777 TOPLAM 3.419.559 3.101.336
3.3.2.2 Elektronik Dergiler 2013 2014 Tam Metin Elektronik Dergi Sayısı (adet) 93.669 26.474 TOPLAM 93.669 26.474 3.3.3 Veri Tabanları 3.3.3.1 Satın Alınan Veri Tabanları 1. Ebrary Academic Complete 8. American Chemical Society (ACS) 2. Ebscohost E-Books 9. Oxford University Press 3. ProQuest Research Library 10. Cambridge University Press 4. İktisat İşletme Finans Dergisi 11. JSTOR Collection 5. World ebook Library 12. Ebsco EJS 6. English Language Learner Collection 13. Ebsco Discovery Services 7. Hiperkitap 14. SpringerLink
3.3.3.2 TUBİTAK / EKUAL Tarafından Sağlanan Veri Tabanları 1. Academic Search Complete 10. ULAKBİM Ulusal Veri Tabanları (UVT) ULAKBİM National Databases 2. BMJ Online Journals 11. Regional Business News 3. Business Source Complete 12. MEDLINE 4. DynaMed 13. BJM Online Journals 5. ERIC 14. CAB 6. GreenFILE 15. IEEE 7. Ovid Lippincott Williams &Wilkins (LWW) 16. Web of Science 8. 27. ELSEVİER Science Direct 17. ELSEVİER Scopus 9. 28. ISI Proceedings 18. ELSEVİER Science Direct 3.3.4 Kayıtlı Kullanıcı Sayısı 2013 2014 TOPLAM Kayıtlı Kullanıcı Sayısı (kişi) 469 254 723 2014 Yılında Kullanıcı Türüne Göre Ulaşılan Kullanıcı Sayısı Grafiği CİNSİ 3.4- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İDARİ AMAÇLI (Adet) Barkot Okuyucu 1 1 Fotokopi makinesi 3 3 Faks 2 2 Yazıcı 1 1 EĞİTİM AMAÇLI (Adet) ARAŞTIRMA AMAÇLI (Adet) 2013 2014 2013 2014 2013 2014
4- İnsan Kaynakları 4.1- İdari Personel DOLU BOŞ TOPLAM 2013 2014 2013 2014 2013 2014 Genel İdari Hizmetler 3 3 3 3 6 6 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı 3 3 6 6 9 9 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli 0 0 1 1 1 1 TOPLAM 6 6 10 10 16 16 4.1.1- İdari Personelin Eğitim Durumu İLKÖĞRETİM LİSE ÖN LİSANS LİSANS Y.L. VE DOKT. 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 Kişi Sayısı 0 0 0 1 0 0 6 3 0 2 Yüzde % 16.6 100 50 33.3 4.1.2- İdari Personelin Hizmet Süreleri 0 1 Yıl 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 Kişi Sayısı 2 1 1 2 0 1 1 0 1 1 0 0 1 1 Yüzde % 33.3 16.6 16.6 33.3 0 16.6 16.6 0 16.6 16.6 0 0 16.6 16.6 4.1.3- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 18-20 Yaş 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 Kişi Sayısı 0 0 1 2 2 2 1 0 1 1 1 1 0 0 Yüzde % 0 0 16.6 33.3 33.3 33.3 16.6 0 16.6 16.6 16.6 16.6 0 0 5- Sunulan Hizmetler 5.1 Akademik Hizmetler 5.1.1 Bilimsel ve Sanatsal Faaliyetler FAALİYET TÜRÜ SAYISI 2013 2014 Eğitim Semineri 0 2 TOPLAM 0 2
1. UpToDate Kullanım Semineri, İstanbul Medeniyet Üniversitesi Göztepe Araştırma Hastanesi, 16.09.2014, Göztepe/İstanbul 2. Elektronik Kaynakların Kullanımı Semineri, Kuzey Kampüs Tıp Binası Türk Dili ve Edebiyatı Dersliği (Lisans 1), 26.09.2014, Göztepe/İstanbul 5.2-İdari Hizmetler Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, üniversitemizin araştırma, eğitim ve öğretim amaçları doğrultusunda kütüphane koleksiyonunu oluşturmayı ve aynı zamanda kütüphane koleksiyonunu modern teknolojilerle hızlı ve doğru bir şekilde kullanıcıların hizmetine sunmayı amaçlar. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, araştırma alanlarının çeşitliliğine göre kütüphane koleksiyonunu geliştirmeyi ve hizmet çeşitliliğini sağlamayı; yeni teknolojiler ve dokümantasyon araçlarını kullanarak kullanıcıya farklı hizmetler sunabilmeyi hedefler. Bütün bunları gerçekleştirmek ve hizmet kalitesini yükseltmek için personel eğitimi yapar. Ödünç Verme Akademeik ve idari personelimiz ile öğrencilerimize, bulundukları kategoriye gore çeşitli miktarda ve farklı zaman aralıklarıyla ihtiyaç duydukları yayınlar ödünç verilir. Danışma Hizmeti Talep edilmesi durumunda; kullanıcılara yayın tarama ve veri tabanlarının kullanımı hakkında danışma hizmeti verilmektedir. Kütüphanelerarası İşbirliği (ILL) Hizmeti Kütüphanemizde bulunmaya yayınlar ILL (Kütüphanelerarası Ödünç) sistemiyle diğer Araştırma kütüphanelerinden sağlanır. Elektronik Kaynak Sağlama Kütüphanemiz 2014 yılında 32 adet veritabanını okuyucuların hizmetine sunmuştur. Abone veritabanlarından 18 tanesi ULAKBİM / TÜBİTAK tarafından sağlanırken, 14 adeti de satın alınmıştır. Bir çok veri tabanı firmasıyla yapılan görüşmeler sonucunda süreleri 2 ile 8 ay arasında değişen deneme erişimleri sağlanmıştır. Basılı Kaynak Sağlama Kullanıcılarımızın talep ettiği kitaplar kamu ihale kanunu çerçevesinde satın alınarak sağlamaktadır. Bir diğer sağlama yöntemi de bağıştır. Yıl içinde bir çok şahıs ve kurumdan bağış kitap kabulü gerçekleştirilmektedir. İstatistik Hizmeti Kütüphane kaynaklarının kullanımı ile ilgili istatistikler 6 ayda bir değerlendirilir. Talep edilmesi halinde üst yönetime sunulur. TÜBESS Hizmeti Türki Belge Sağlama Sistemi aracılığıyla kullanıcılarımızın elektronik ve basılı yayın talepleri sağlanır. Kurumsal Açıkerişim Hizmeti Üniversitemizin ürettiği her türlü bilimsel çıktı, üreticileri tarafından kütüphaneye ulaştırıldığında kurumsal açık erişim sistemine aktarılarak yayınların görünürlüğü sağlanır. ISBN ve ISSN Numarası Hizmeti: Üniversitemizin yayınlayacağı kitap ve dergiler için ISBN ve ISSN numaraları alınır. 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
5018 Sayılı Kanunun ilgili maddeleri çerçevesinde 2014 yılı içerisinde birimimizle ilgili mal ve malzeme alımlarında gerçekleştirme görevliliği ve harcama yetkililiği Başkanlığımızca yürütülmüştür. Satın alma, bağış, taşınır kayıt ve kontrol işleri birimimiz kendi bünyesindeki görevliler vasıtasıyla gerçekleştirilmiştir. A. İdarenin Amaç ve Hedefleri II- AMAÇ ve HEDEFLER Stratejik Amaçlar Stratejik Amaç-1 Modern teknolojiye dayalı, öğrenci merkezli, medeniyet odaklı, lisans ve lisansüstü dengesine dayalı araştırma üniversitesi anlayışa uygun eğitim vermek. Stratejik Hedefler Hedef-1.7. 2018 yılı sonuna kadar kütüphane bünyesindeki basılı eser sayısı 10.000, e - kitap sayısı da 4.000.000 âdete çıkarılacaktır. B. Temel Politikalar ve Öncelikler Yükseköğretim Kurulu 2023 e doğru Türkiye de Üniversite Kütüphaneleri: Mevcut Durum, Sorunlar, Standartlar ve Çözüm Önerileri adlı rapor, Onuncu Kalınma Planı, Orta Vadeli Program, Stratejik Plan vb. referans belgelerindeki temel politika ve öncelikler dikkate alınmıştır. Üniversitemiz temel politika ve önceliklerinde yer alan Merkez Kütüphane eğitim ve öğretim hizmetine destek vermesi dolayısıyla yüksek önceliklidir. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 2013 2014 Bütçe Kalemleri Başlangıç Gerçekleşen Gerçekleşme Başlangıç Gerçekleşen Gerçekleşme Ödeneği Ödeme Oranı Ödeneği Ödeme Oranı Toplam Ödenek 487.000,00 466.879,92 95,87 537.000,00 506.338,30 94,29 01 - Personel Giderleri 132.200,00 131.041,59 99,12 123.000,00 156.935,93 127,59 02 - Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet 21.800,00 20.617,74 94,58 Primi Giderleri 60.000,00 25.081,65 41,80 03 - Mal ve Hizmet 33.000,00 25.826,41 78,26 Alım Giderleri 34.000,00 13.563,08 39,89 06 - Sermaye 300.000,00 289.394,18 96,46 Giderleri 320.000,00 310.757,65 97,11
1.1- Bütçe Giderleri Bütçe Kalemleri 2014 Başlangıç Ödeneği 2014 Gerçekleşen Ödeme 2014 Gerçekleşme Oranı Toplam Ödenek 537.000,00 506.338,30 94,29 01 - Personel Giderleri 123.000,00 156.935,93 127,59 02 - Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 60.000,00 25.081,65 41,80 03 - Mal ve Hizmet Alım Giderleri 34.000,00 13.563,08 39,89 06 - Sermaye Giderleri 320.000,00 310.757,65 97,11 Grafik ve tablodan anlaşılacağı üzere bütçe giderlerimiz planlanan doğrultuda gerçekleşmiştir. Önemli bir sapma söz konusu olmamıştır. 1.2-Bütçe Gelirleri 2014 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanun ile üst yönetici tarafından Başkanlığımıza tahsis edilen bütçe dışında başkanlığğımızın herhangi bir geliri bulunmamaktadır.
2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 2.1- Ekonomik Sınıflandırmaya Göre Bütçe Giderleri 2.1.1 Personel Giderleri (01) 2014 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu çerçevesinde üst yönetici tarafından Başkanlığımıza 01 Personel Giderleri için 123.000 TL ödenek tahsis edilmiştir. Yılsonu itibariyle 156.935,93 TL harcama yapılarak 33.935.93 fazla ödeme gerçekleşmiştir. Harcama oranı %127,59 olarak gerçekleşmiştir. Giderleri (02) 2.1.2 Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi 2014 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu çerçevesinde üst yönetici tarafından Başkanlığımıza 02 Sosyal Güvenlik Kurumu Pirimi için 60.000 TL ödenek tahsis edilmiştir. Yılsonu itibariyle 25.081,65 TL harcama yapılmıştır. Harcama oranı %41.8 olarak gerçekleşmiştir.
2.1.3 Mal ve Hizmet Alım Giderleri (03) 2014 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu çerçevesinde üst yönetici tarafından Başkanlığımıza 03 Mal ve Hizmet Alım Gideri için 34.000 TL ödenek tahsis edilmiştir. Yılsonu itibariyle 13.563,08 TL harcama yapılmıştır. Harcama oranı %41.8 olarak gerçekleşmiştir. 2.1.4 Sermaye Giderleri (06) 2014 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu çerçevesinde üst yönetici tarafından Başkanlığımıza 06 Sermaye Gideri için 320.000 TL ödenek tahsis edilmiştir. Yılsonu itibariyle 310.757,65 TL harcama yapılmıştır. Harcama oranı %97.11 olarak gerçekleşmiştir. 2014 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu çerçevesinde üst yönetici tarafından Başkanlığımıza toplam 537.000 TL ödenek tahsis edilmiştir. Yılsonu itibariyle 506.338,30 TL harcama yapılmıştır. Harcama oranı %94.29 olarak gerçekleşmiştir. Beklenen doğrultuda gerçekleşen harcamalarımızın grafiği aşağıda sunulmuştur.
3- Mali Denetim Sonuçları 2014 yılı itibariyle herhangi bir denetim raporu bulunmamaktadır. B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri Performans Hadefi 5: Kütüphane bünyesine 2000 basılı eser ve 150.000 e-kitap temin edilmesi 1. Faaliyet 9: Her yıl 2000 basılı kitap satın alınması 2014 yılında 5122 adet kitap siteme girilerek hedef aşılmıştır. Hedefin aşılmasında yapılan bağışlar etkili olmuştur. 2. Faaliyet 10: Her yıl mevcut e-kitap sayısına 150.000 e-kitap eklenmesi 2014 yılında 3.100.777 adet e-kitaba abone olunarak hedeflen 150.000 e-kitap sayısı birkaç kat geçmiştir. 3. Faaliyet 11: ULAKBİM den sağlanan veri tabanı erişim sayısının artırılması 2014 yılında ULAKBİM / EKUAL bütçe yetersizliği yüzünden birçok veri tabanını iptal etmesi kütüphanemizce erişim sağlanan veri tabanlarında azalmaya neden olmuştur. Performans Hedefi 56: Üniversite kurumsal performans yönetim sistemi kurularak, her yıl belirli periyotlarla üniversite düzeyinde kurumsal performans değerlendirmesi yapılmasının sağlanması. 1. Faaliyet 82: AVES ve E-Bütçe'nin etkin kullanımının sağlanması. Üniversitemiz bilgi yönetimi kapsamında bütçe ve performans programlarının hazırlanması ve SGB Net aktif olarak kullanılmaktadır. 2. Faaliyet 83: Performansa dayalı bütçeler hazırlanması. 2015-2017 Dönemi bütçesi ve 2015 yılı Performans programı hazırlanmıştır. 3. Faaliyet 84: Üniversite düzeyinde kurumsal performans değerlendirmesi toplantılarının yapılması. Personelin performansını arttırmaya yönelik çeşitli toplantılar yapılmıştır. 4. Faaliyet 85: Performans değerlendirme raporlarının altı aylık hazırlanması. Kütüphanemizin yayın kullanımını arttırmaya yönelik olarak 6 ayda bir kullanım istatistikleri değerlendirilerek kullanım performansını arttırmaya yönelik çeşitli faaliyetler düzenlenmiştir. Performans Hadefi 58: Personel nitelik ve ihtiyaç analizleri yapılmak suretiyle personel için eğitim ihtiyaçları saptanarak, her personelin yılda en az 10 saat eğitim alması sağlanacaktır.
1. Faaliyat 87: Akademik ve idari personelin nitelik ve ihtiyaç analizlerinin yapılması. Kütüphane personelinin ihtiyaç analizleri yapılarak ergonomik çalışma şartları oluşturulmaya çalışılmaktadır. 2. Faaliyet 88: Personel eğitim çalışmalarının yapılması. Alınan geri bildirimler çerçevesinde akademik ve idari personelin performansını arttırmaya yönelik genel ve özel eğitim seminerleri düzenlenmiştir. Akademik ve idari personele yönelik olarak düzenlenen faaliyetler şunlardır: a. UpToDate Kullanım Semineri, İstanbul Medeniyet Üniversitesi Göztepe Araştırma Hastanesi, 16.09.2014, Göztepe/İstanbul b. Elektronik Kaynakların Kullanımı Semineri, Kuzey Kampüs Tıp Binası Türk Dili ve Edebiyatı Dersliği (Lisans 1), 26.09.2014, Göztepe/İstanbul Özellikle veri tabanı kullanımına yönelik sadece kütüphane personeline çeşitli eğitimler düzenlenmiştir. Performans Hadefi 59: Üniversitemizin tüm idari ve akademik hizmetleri, Kamu Hizmet Standartları nda belirtilen nitelik ve sürelerde verilmesi. 1. Faaliyet 89: Kamu Hizmet Standartlarının belirlenmesi. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik esaslarına uygun işlemler gerçekleştirilmiştir. Performans Hedefi 60: 2014 yılı sonuna kadar tüm birimlerinin çalışma usul ve esaslarına ilişkin yönergeleri ile iç kontrol standartlarının belirlenmesi. 1. Faaliyet 90: Üniversitemiz iç kontrol standartlarının belirlenmesi. Üniversitemiz iç Kontrol standartları çalışmalarına katılım sağlanmıştır. 2014 yılı yılsonu itibariyle sonuçlanan üniversitemiz iç kontrol standartlarının uygulamalarına 2015 yılında başlanacaktır. 2. Faaliyet 91: Görev tanımları, iş akış süreçleri, çalışma usul ve esaslarının hazırlanması. Kalite Yönetim sistemi çerçevesinde görev tanımları iş akış süreçleri tamamlanarak Kalite Birimine teslim edilmiştir. Performans Hedefi 62: Üniversitemizin stratejik öncelikleri ve gelişim politikaları dikkate alınarak insan kaynakları planlamasının tamamlanması. 1. Faaliyet 96: İdari personelin istihdamına yönelik komisyon kurulması. Başkanlığımız idari personel ihtiyacını Genel Sekreterlik ve Personel Daire Başkanlığı üzerinden gerçekleştirmektedir. 2. Faaliyet 97: Üniversitenin tanıtımı yapılarak başarılı öğretim üyelerinin akademik ilanlarımıza başvurması teşvik edilmesi.
2- Performans Sonuçları Tablosu Performans göstergesi Ölçü birimi/ Adet / yüzde Gerçekleşen Öngörülen Alınan Kitap Sayısı Adet 15 20 Giriş Yapılan Kitap Adet 5122 2000 Sayısı Üye Yapılan Kullanıcı Sayısı Adet 254 500 Düzenlenen Eğitim Semineri Sayısı Adet 2 2 Ödünç Verilen Kitap Sayısı Adet 2544 2000 Düzenlenen Anket Sayısı Adet 1 2 Hazırlanan Rapor Sayısı Adet 2 2 Yapılan ILL sayısı Adet 70 50 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Başkanlığımız 2014 yılında ön gördüğü performans hedeflerinin üye yapılan kullanıcı sayısı dışındaki bütün hedeflerini aşmıştır. IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler İstanbul gibi metropol bir şehirde yer alması. İstanbul un merkezinde ve ulaşım bakımından elverişli bir konumda bulunması. Merkez Kütüphane fiziki mekânını vizyona göre tasarlayabilme imkânına sahip olması. Yeni kurulmuş bir üniversite olmanın avantajı olarak kurumsallaşma ve standart uygulamalara başlangıcın daha kolay olması. Tüm Kütüphane ve Taşınır işlemleri otomasyon üzerinden yapılarak hizmetlerin kesintisiz ve hızlı verilebilmesi. Birim çalışanlarının çoğunluğunun kütüphanecilik eğitimi almış olması hepsinin en az lisans derecesinde üniversite mezunu olması. Elektronik kitap ve dergi kaynaklarının çevrimiçi hizmete sunulmuş olması.
B- Zayıflıklar Geçici kütüphane binasının derslikler ve okuyucu kitlesine uzak olması. Personel sayısının yetersizliği. Bütçeden ayrılan kütüphane ödeneğinin yetersiz olması. Kurumsallaşma düzeyinin çok yüksek olmaması. Personel çalışma mekânlarının yetersizliği. Uzaktan erişim vb. bilişim altyapısının yeterli düzeyde bulunmaması. C- Değerlendirme Mevcut şartlar altında çok kısa bir zaman içerisinde sınırlı ödenekle önemli mesafeler alınmaya çalışılmıştır. Yeni kurulan bir üniversite olmasına rağmen, kısa bir zaman diliminde kütüphanenin teknik ve idari alt yapısı kurulmuş, veri girişleri sağlam temeller üzerine inşa edilmiştir. Modern kütüphane binamızın olmayışı, geçici kütüphane binamızın dersliklere ve okuyucu kitlesine uzak oluşu, hem hizmet üretimini, hem de sunumunu ciddi biçimde etkilemektedir. Önümüzdeki dönemlerde kütüphane hizmetlerinin verilmesinde kalitenin yakalanması için kütüphane binasının planlanması ve inşası aşamasında planlayıcı ve uygulayıcı mimar ve mühendislerin daire başkanlığımızla fikir alışverişinde bulunması yararlı olacaktır. V- TEKLİF VE TEDBİRLER Kampus alanında projelendirilen merkez kütüphane binasının ilk inşa edilecek binalar arasında yer alması, kalite ve verimli kütüphanecilik hizmetinin sunumu açısından önceliğimizdir. Yeni tahsis edilen binaya geçildiğinde, personel ve diğer kaynaklara oldukça ihtiyaç duyulacaktır. Bu bakımdan 2014 yılı içerisinde personel takviyesinin yapılması, 2015-2016 yıllarında Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına ihdas edilen kadroların tamamen doldurulması, verilen hizmetin kalitesini artırıcı bir faktör olacaktır. 2014-2015 yılı ödeneğimizin Kurum içi bütçe imkânları çerçevesinde arttırılması neticesinde daha faydalı hizmetler sunulabilecektir.
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda, açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. 29.01.2015 Dr. Nadir ÇOMAK Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı