T.C. MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü Bilişim Sistemleri Dairesi Başkanlığı EBYS Elektronik İmza Kullanım Kılavuzu 2015
Elektronik İ mzalama İ şlemi Bu dokümanda Maliye Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi içerisinde elektronik imza kullanarak yapılan evrak imzalama sürecinin ayrıntıları anlatılmaktadır. Elektronik İmzalama işlemi bakanlık tarafından kendisine elektronik imza temini yapılmış olan ve evrak üzerinde imzacı konumunda bulunan kullanıcılar tarafından yapılabilecektir. 1. e-imza Süreçleri 1.1 Paraf Bekleyenler e- İmzası bulunan kullanıcılar evrak üzerinde imza rotasında parafçı olarak seçildiklerinde parafları da elektronik imza kullanarak atabilirler. e-imza ile Paraf atmak için sisteme giriş yapıldıktan sonra evrak ana sayfasında sol menü içerisinde İşlem Yapacaklarım sekmesi açılır. Listede yer alan Paraf Bekleyen linkine tıklanır. Açılan ekranda kullanıcının üzerindeki paraf bekleyen evraklar listelenir. Evrakları toplu olarak paraflamak için kutucuklar işaretlenerek Sayısal İmza ile Parafla Gönder butonuna tıklanır. Sadece bir evrakı içerik sayfasını görerek paraflamak için; Evrak konu alanına tıklanarak seçilir ve sağ üstteki Güncelle butonuna tıklanır.
Açılan evrak içerik sayfasında önce Evrakı sayısal imzala kutucuğu işaretlenir ve Kaydet butonuna tıklanarak imzalama işlemi başlatılır. 1.2 İmza Bekleyenler e- İmzası bulunan kullanıcılar evrak üzerinde imza rotasında imzacı olarak seçildiklerinde evrakı elektronik imza kullanarak imzalayarak sayı ve tarih alabilirler. Sadece bir evrakı içeriğini görerek imzalamak için; imzalanmak istenen evrak konu alanına tıklanarak seçilir ve sağ üstteki Güncelle butonuna tıklanır.
Evrak içeriği sayfasında evrakı e-imzalamak için Evrakı Sayısal İmzala kutucuğu işaretlenir ardından Kaydet butonuna tıklanarak veya sayfanın alt kısmında kırmızı yazı ile görülen Sayı Ver ve Süreci Devem Ettir butonuna tıklanarak elektronik imzalama işlemi başlatılır.
Sayfada imza bekleyen evrakları e-imza ile toplu olarak imzalamak için kutucuklar işaretlenerek Sayısal İmzala Sayı Ver ve Gönder butonuna tıklanır. 1.3 e-imzalama İşlemi Sayısal İmzala Sayı Ver ve Gönder butonuna tıklandığında seçili olan evraklar öncelikle sayı alır. Açılan e- İmza Applet Penceresinde; üst kısımda evrak sayıları görüntülenir, sayfanın orta kısmında seçilen evrakların sayı ve konuları listelenir. Kullanıcı imzalayacağı evraklardan birisinin içeriğini kontrol etmek isterse; Orta alanda görüntülenen evrak veya evraklardan birini seçtikten sonra pencerenin sol altındaki Seçili Evrakın İçeriğini Göster butonuna tıklandığında alt ekranda görülen içerik sayfası açılarak evrak detayı görülebilir.
İmza penceresi açıldığında aynı anda sayfada otomatik olarak pin kodu giriş penceresi de açılır. Kullanıcıya ait pin kodunu girilir ve klavyeden Enter tuşuna basılır ya da ekrandaki Tamam butonuna tıklanır. Pin kodu giriş ekranında tuş takımını sabitle kutucuğu işaretlenirse; rakam sıralamaları her seferinde yer değiştirmez. Şifreyi göster kutucuğu işaretlenirse; yazdığınız şifre ekranda görünür. Gereği halinde, pin kodu penceresinde görülen İmzalama Sertifikasını Göster butonuna tıklandığında e- İmza sertifikasına ait ayrıntı ve sertifika özellikleri görüntülenebilir. Pin kodunu girilerek Tamam butonuna basıldığında Veri imzalanıyor. Lütfen bekleyin uyarısı görüntülenir. Daha sonra imza işlemi tamamlanarak imza penceresi otomatik olarak kapanır.
1.4 e-imza Bekleyen Sayfası Elektronik imza atılması sırasında evraklar öncelikle tarih ve sayı alır ve ardından bu veriler elektronik imza ile imzalanır. İmza aşamasında tarih ve sayı verilmişken imza atılamadan elektrik kesintisi vb. sebepler ile sistem kapanırsa bu evraklar daha sonra imzalanmak üzere e-imza Bekleyen sayfasına düşer. Sayfaya girildiğinde evraklar listelenir. İmzalanacak evraklar işaretlenerek Seçilenleri e-imzala ve Gönder butonuna tıklanarak bekleyen evraklara yeniden e-imza atılır.