EBYS KULLANIM KILAVUZU

Transkript

1 EBYS KULLANIM KILAVUZU EBYS girişi içini öncelikle kullanıcı adı ve soyadını içeren saglik.gov.tr uzantılı mail adresi alınması gerekmektedir. Mail adresi alındıktan sonra Bilgi İşlem Birimi tarafından kullanıcı yetki tanımları yapılmasının ardından EBYS Programına giriş yapılarak kullanmaya başlayabiliriz. EBYS Programı Evrak Kayıt ve Elektronik ortamda belge oluşturulması, paraflanması ve imzalanması işlemlerini içeren bir programdır.

2 EBYS Oturum Açma Ekranı Kullanıcı adı ve şifre yazılarak oturum açılır.

3 Oturumunuz açıldığında karşınıza Türkiye Haritası gelir bu haritada Kırımızı renkli alanlar EBYS Sistemine tüm kurumları ile geçen illeri, Turuncu renkli alanlar iki kurumu EBYS Sistemine geçen illeri Sarı renkli alanlar EBYS Sistemine tek bir kurumu ile geçen illeri ve yeşil alanlar ise henüz EBYS Sistemine geçmeyen illeri göstermektedir. İllerin üzerine çif tıkladığımızda ebys sistemine ne zaman geçtiğini görebiliriz.

4 Ayrıca ekranın üst kısmındaki linke tıklayarak EBYS Sistemine dahil olan illerin isim listesini görüntüleyebilirsiniz.

5 Oturum açıldıktan sonra görüntüye gelen ekran

6 ekrandır. : Bu ekran gelen-giden evrakların görüntülendiği, üzerinde gezinilerek cevap oluşturulduğu, kabul ve red işlemleri ile paraf ve imzaların atıldığı

7 : Gelen Evrakların listelendiği bölümdür. : Şube Müdürü veya Birim Sorumlusunun Gelen kutusuna düşen evraklar, ilgili personele Gereğini yapması için (yazışma yapmak, bir belge hazırlamak gibi) Gereği veya bilgi edinme amacıyla sadece okuması için Bilgi ekranına gönderilir, aynı zamanda şube personeli tarafından yapılan yazışmalar imzalandıktan sonra veya düzeltme yapılmak üzere reddedilen evraklarda bu kutuya düşer. Gelen menüsünün alt başlığı olan Gereği bölümünün içeriğini gösteren ekran görüntüsü. Bu bölümde bulunan belgeler listesinde bulunan bilgiler, Belge Konusu Gönderen kişi Gideceği kurum veya birim Belgenin geliş tarihi ve saati Belge işlemi (red, imza gibi)

8 Liste içeriğini görüntülemek için, liste üzerinde görüntülemek istediğimiz evrakın üzerine çift tıkladığımızda ekranın sağ tarafında belge içeriği görüntülenir.

9 Belge üzerinde işlem yapmak için butonlardan seçim yapılır. Ana evrak kayıt birimi tarafından kaydedilen evrak, Şube müdürünün veya birim sorumlusunun ekranına düşer. Şube müdürü veya birim sorumlusu gelen klasöründen ilgili evrakı listede üzerine gelerek çift tıkladığında ekranın sağ bölümünde evrak içeriği görünür. Şube müdürü veya birim sorumlusu konu içeriğine göre ilgili kullanıcılara bilgi veya gereği olarak havale edebilir. Daha sonra işlem tamamlanınca dosyaya kaldırabilir. Havale için havale butonunu tıkladığında aşağıdaki ekran görüntülenir.

10 Havale işlemi için üç bölüm bulunur birim, kullanıcı ve dağıtım grubu arama. Şube müdürü birim çalışanlarından herhangi birine evrakı havale edecekse kullanıcı kısmını tıklayarak kişi araması yaparak bir kullanıcı arayabilir ve kişinin adının üzerinde çift tıkladığında ekranın en sağındaki bölümde kişi ismi görüntülenir.

11 Aynı bölümde gereği ve bilgi seçeneklerinden birini seçebilir, aynı ekranda normal, çok ivedi, ivedi ve günlü seçenekleri bulunmaktadır. Bunlardan biri seçildiğinde işlemin yapılması için öngörülen son işlem tarihi de seçilebilir. Ayrıca kişiye özel not ve alt bölümden tüm havale işlemlerinde görünecek genel not bölümüne not da yazılabilir.

12 Daha sonra ekranın en alt sol köşesinde bulunan havale butonu seçilerek evrakın ilgili kişinin ekranına düşmesi sağlanır.

13 Havale edilen kullanıcının ekranında klasörler bölümünde gereği başlığı altında görülür, orta bölümdeki listede bu evrak koyu renkte görünür Listeden evrak üzerine çift tıklanınca ekranın sağ tarafında evrak içeriği ve yazılan not görülür.

14 Kullanıcı ekranın sağ tarafında bulunan butonları kullanarak evrak hakkında bilgi edinebilir ve yapması gereken işlemleri yapabilir.

15 : Bu bölümde belgenin aşamaları görüntülenir. Tarihçe butonuna tıklandığında açılan pencerede tarihçeyi içeren bölümler mevcuttur. Bu bölümler şöyle özetlenebilir, : Bu bölümde belgeyi kimin kaydettiği, belgenin geldiği kurum, belgeyi kimin okuduğu, kime havale ettiği ve havale edilen kişinin yaptığı işlemler liste halinde görüntülenir.

16 : Bu bölümde evrakla ilgili hiyerarşik düzen bulunur yani işleme alan kişi ve yapılan işlemler (kayıt, cevap yazma gibi)

17 : Evrakla ilgili bilgilerin tarih aralığına göre çizelge şeklinde gösterildiği bölümdür. Çizelge üzerinde evrakla ilgili işlemler tarihlere göre mavi nokta şeklinde görülür imleç bu noktalar üzerine getirildiğinde işlem açıklaması, kullanıcı adı, birim, hedef kullanıcı, hedef birim, tarih ve açıklama bölümleri görüntülenerek yapılan işlemler takip edilebilir.

18 : Evrak aşamalarını gösteren bölüm, bu bölümde kullanıcı tarafından yapılan işlemlerle ilgili bilgiler görüntülenebilir yapılan işlemler ve tarihleri kimde hangi aşamada bulunduğu görülür.

19 : Bu bölümde evrakla ilgili yapılan havaleler ve ne işlem yapıldığı liste halinde görüntülenir.

20 : Bu bölümde evrakla ilgili yapılan hareketler görüntülenir (Yazdırma işlemi gibi)

21 : Belgeye cevap vermek için kullanılan bir butondur. Bu buton kullanıcıyı dosyadan taslak eklemek veya yeni bir taslak oluşturmak üzere bir sayfaya yönlendirir. Dosyadan taslak ekleme işleminde daha önceden oluşturulmuş bir belgeyi ekleyerek yazışma yapılabilir veya yeni bir taslak oluşturarak sıfırdan bir belge oluşturulabilir.

22 Dosyadan hazır bir taslağı seçmek için evet, yeni bir şablon oluşturmak için hayır seçeneği seçilir ve aşağıdaki ekran görüntülenir.

23 Bu ekranda Resmi yazışma ve Onay şablonları ve işlemin yapılacağı birim seçimini içeren butonlar bulunmaktadır. Resmi yazışma şablonundan yazışma onay şablonundan onaylar düzenlenebilir. Diğer butonlardan evrakı iade edebilir, yazdırabilir, dosyaya kaldırabilir, bir başkasına havale edebilir, bilgisayarımıza aktarabilir veya e posta gönderebiliriz.

24 Yeni Taslak oluşturma işleminin ekran görüntüsü aşağıdaki gibidir.

25 Yeni taslak tan belgeye ait üstveri bölümü düzenlendikten sonra belge içeriği düzenlenir.

26 Kullanıcı evrakı tamamladığı ve Gönder butonuna basarak bir sonraki paraflayacak kişiye gönderdiğinde kendisinin bilgi ekranına düşer.

27 : Şube gelen ve gidecek olan evraklar bu kutuya düşer ve buradan gerekli işlemler yapılır. İşlemi biten evraklar dosyaya kaldırılarak arşiv yapılır.

28 : Yazılmak üzere hazırlanmış ancak yarım kalmış, gönderilmemiş evraklar bu bölümde görülür. İmza ve parafa gidinceye kadar burada bekletilir. Taslakta bekleyen evrak üzerinde düzeltme işlemi yapmak için listede belge üzerine gelip mause çift tıklanarak açılan bölümden işlem yapılabilir.

29 :Düzeltme yapmak için kullanılır. SİL: Sil butonu çalışmıyor. : Evrakın aşamalarını gösterir. : Evrakın çıktısı alınabilir. ÜST VERİ YAZDIR: Evrak girişini içeren bilgi verileri yazdırılabilir. : Bu evrakla ilişkili belgeler mevcutsa bu bölümde görülür. : Evrakı kişisel bilgisayarımıza kaydetmek istediğimizde kullanabiliriz. DOSYA PLANI: Evrakın dosya planı görüntülenir. VERSİYONLAR: Evrak üzerinde yapılan değişiklikler ve tarihleri bu bölümde görüntülenir. FİLTRELEME: Taslak Çok önemli Önemli olarak filtreleme yapılabilir. BELGE KATEGORİLERİ: Çok önemli Önemli görülür. Yok şeklinde kategorilenebilir. Çok önemli seçilirse belge listesinde koyu kırmızı bir kutucuk, önemli seçilir ise açık kırmızı bir kutucuk

30 Kişisel ayarlar ekranın üst kısmında bulunan ayarlar bölümünden yapılabilir.

31 AYARLAR: Ayarlarım: DİL: Türkçe- İngilizce TARANMIŞ BELGE KLASÖRÜ: Belgeleri önceden tarayıp bir klasörde biriktirerek daha sonra sisteme aktarmak üzere tanımlanmış bir klasördür. VARSAYILAN TARAYICI: Bilgisayara bağlı bulunan tarayıcı. İŞLENMİŞ BELGE KLASÖRÜ:? İLETİŞİM BİLGİSİ: Kullanıcı adı ADRES: Evrak içeriğinin alt bölümünde görünecek olan kullanıcıya ait adres bilgisi.

32 YETKİLERİM: Kullanıcının yapabileceği işlemleri ve kullanımına açık olan bölümleri gösterir. YETKİ TALEBİ: Talep edilen yetki türü seçilerek sisteme gönderilebilir.

33 GENEL: Belge oluşturma, bilgisayardan hazır bulunan belgeyi imzaya gönderme, arşive ulaşma, arama menüleri bu bölümde mevcuttur. : Resmi Yazıların ve Onayların şablonları bu bölümde bulunmaktadır.

34

35 : : Otomatik gelir kişinin çalışmakta olduğu birim. : Evrak işlemi tamamlandıktan sonra evrakın alacağı sayı : Evrakın konusu. : Çok gizli, Gizli, Hizmete özel, Kişiye özel, Özel ve Tasnif Dışı Bu seçeneklerden birisi seçilip varsayılan olarak işaretlenirse daha sonraki işlemlerde bu seçilen seçenek direk gelir. : Kutucuğun içine sayı veya konusu yazılarak dosya planına ulaşılabilir. : Kargo, PTT, Kurye, Normal posta, Elden Teslim, Faks, Aps, İadeli Taahhütlü, e posta. GÜNCELLE: Bu tuşa basıldığında yukarıdaki seçilen bilgiler evrak üzerine görüntülenir. Konu, Muhatap başlığı ve belge sayısı yazının üzerindeki yerlerine otomatik olarak yazılır.

36 : Arama: Dağıtım yeri aranır. Arama seçenekleri Taşra Birimi, Merkez Birimleri, Bağlı Kuruluşlar, Diğer Kamu Kurumları, Şirket, Şahıs şeklinde arama yapılabilir.

37 : Bağlı olduğumuz kurum görünür yani Sağlık Bakanlığı.

38 SIK KULLANILANLAR: Daha önce evrak hazırlanan birimlerin isimleri bu bölümde çıkar buradan direk seçim yapılabilir. Listeden çıkartılmak istenen kurumların isimlerinin üzerine tıklanarak ekranın sol alt köşesindeki sil butonu kullanılarak silinebilir.

39 : Bakanlık tarafından oluşturan gruplar bulunur, bu gruplardan direk seçilerek çoklu dağıtım yapılabilir.

40 Yeni bir dağıtım grubu oluşturmak için dağıtımlar bölümünden dağıtım yapılacak kurumlar seçilip listelendikten sonra sağ bölümde bulan ok açılır açılan pencereden Temizle, Kaydet, Sil seçenekleri açılır, Kaydet butonu seçildiğinde açılan bölüme dağıtım için isim verilerek kaydedilebilir.bu şekilde daha sonra aynı kurumlara dağıtım yapılmak istendiğinde kayıtlı birimler isimle ekrana getirilebilir.

41 Dağıtım yeri seçildikten sonra dağıtım yerinin üzerine mause ile sağ tıkladığımızda açılan bölümden gereği, bilgi yada koordine seçenekleri ve aynı zamanda Normal, Çok İvedi, Günlü ve İvedi seçenekleri mevcuttur. Yazışma bölümünde imleci dağıtım bölümüne getirdikten sonra üst veri kısmında Dağıtımı yaz seçeneği seçildiğinde yazışma bölümünde seçilen kurum ismi görülür.

42 : Paraf ve imza kullanan kişilerin listesi bu bölümden seçilir. : İmzalar ve Paraflar buraya eklenip saldaki ok seçilerek kaydedilebilir bu bölüme kaydedilen imza versiyonları hiyerarşi seçeneğinde görülür. Bu bölümde seçilen imza hiyerarşisinin evrak üzerinde görünmesi için imleci imza için konumlandırılmış bölüme getirip ekranın sağ kısmındaki İmzaları Yaz seçeneğine basıldığında yazı üzerine imza atacak kişinin ismi ve ünvanı görüntülenir. Paraflar yazı üzerinde görülmez tüm imzalar tamamlandıktan sonra ekranın sol alt köşesinde paraflar görüntülenebilir.

43

44 : Yazılan yazıya ait ekler bu bölümden eklenir. Ekle butonuna basıldığında ek ekleme bölümü açılır bu bölümde dijital belge ekleme ve fiziksel ek ekleme bölümleri mevcuttur. Dijital eklenti için bilgisayarda kayıtlı bir dosyadan veya tarayıcıdan taranmış bir ek eklenebilir. Fiziksel ek bölümünde ise cd, klasör, zarf gibi ekler yazılabilir. GÖZAT: Bilgisayardan seçilen bir belge eklemek için kullanılır. SİSİTEM BELGESİ EKLE: EBYS Sistemine kayıtlı bir belgeyi yazıya eklemek için kullanılır. EKLERİ YAZ: İmleci ekler bölümüne getirip ekleri yaz butonu seçildiğinde yazı üzerine ekler yazılır.

45

46 İLGİLER: Yapılan yazışma ile ilgili bir ilgi mevcutsa bu ilgiyi otomatik olarak yazıya eklemek için kullanılır. EKLE: Sistemde kayıtlı belgeyi bulmak için belge numarası, tarih, konu, belgeyi oluşturan kurum kodu, dosya planı ve açıkla bölümleri bulunur. SİSTEM BELGESİ EKLE: Programda kayıtlı belgeyi ilgiye ekler. İLGİLERİ YAZ: İmleci ilgi bölümünün yanına getirdiğimizde ilgileri yaz butonuna basılarak ilgiler yazı üzerinde görüntülenir.

47 Son olarak Kaydet diyerek evrakı programa kaydedip saklayabiliriz yada gönder butonuna basıp bir sonraki paraflayacak olan kişinin ekranına gönderebiliriz veya iptal diyip çıkış yapabiliriz. Yazıyı yazan kullanıcının ekranında giden bölümünde bilgi olarak evrak düşer.

48 Paraf yada imza için evrak kendisine gönderilen kişi evrakı paraflayabilir, imzalayabilir yada üzerinde düzeltme yaparak veya not yazarak geri gönderebilir. Reddet butonuna direk basıldığında yazıyı yazan kişinin ekranına düşer, reddet butonunun yanındaki ok açıldığında değiştirerek reddet şeklinde bir seçenek mevcut bu şekilde yapılan düzeltmeler altı çizgili ve mavi renkte görünür. Reddedilen evrak kişinin gereği listesinden düşer.

49 Yazıyı yazan kullanıcının gereği klasörüne düşer burada listeden o evrak görüntülenip sağ tuşla aç seçeneği seçildiğinde, üzerinde düzeltme ve tekrar parafa gönderme işlemi yapılabilir. Reddeden kişi tarafından yapılan düzeltme bölümleri altı çizgili ve kırmızı renkte görüntülenir.

50 Düzeltme yapıldıktan sonra tekrar paraflara sunulabilir, daha sonra son imza atacak kişinin gereği listesine düştüğünde imza butonu seçilerek evrak imzalanır. Usb girişine kart okuyucu takılarak pin kodu girilerek e imza tamamlanmış olur.

51 Evrak Son imzayı atan kişinin klasörler bölümünde bilgi klasörü ne düşer.

52 : Bilgisayarda bulunan bir belgeyi sisteme işlem yapmak üzere gönderdiğimiz ekrandır. Bu belge üzerinde değişiklik yapılamaz.

53

54 : Belge Türü: Seçim yapılır Yazışma, Tayin Kararı, Terfi, Numune, Resmi Yazışma gibi. : Otomatik olarak işlem yapan kişinin çalıştığı birim adı çıkar. : İmzalar tamamlandıktan sonra evrakın alacağı sayı. : Elimizdeki belgenin konusu. : Tasnif Dışı, Hizmete özel, Gizli, Çok gizli gibi. : Evrakı ilgilendiren Dosya Planı. : Dağıtımı gerçekleştirecek olan birim yada birimler seçilir. : İmza ve Paraflar seçilir. Evrakın eklerinin yüklendiği bölümdür. Ekle butonu ile veya göz at seçeneği ile yapılır. : Evrak ile ilişkili ilgileri kaydettiğimiz bölümdür. : Tarayıcıdan fiziksel bir belge tarayacak isek kullandığımız bölümdür. : Bilgisayarımızda kayıtlı bir dosyadan evrak seçmek için kullanılır. : İmzaya gönderilir.

55 : Kriterlerimizi belirterek istediğimiz belgeleri bulabiliriz.

56 Sürekli aranan konular mevcutsa bu konuları kaydedip daha sonra bu şekilde arama yapabiliriz.

57 Arama yapılan kriter seçildikten sonra ara butonuna basılınca ekranda bu konuyu içeren evrakların tümü liste halinde görüntülenir. Aradığımız evrakın üzerine çift tıkladığımızda evrakın görüntüsü ekrana gelir.

58 Detaylı Arama: Filitrelenecek Alan: Barkod No, Konu, Belge No, Gelen Belge No, Belge Tarihi, İşlem Tarihi, Gönderen Kullanıcı, Hedef Kullanıcı, Gönderen Birim ve Hedef Birim seçilerek filtreleme yapılabilir. Kriter: Eşittir, Eşit Değildir, İçerir, İle Başlayan ve İle Biten şeklinde kriterler mevcuttur. Bu kriterlere göre örneğin filtrelenecek bölümde konuyu seçtiysek içerir seçeneğini seçtiğimizde bu konu içinde geçen evraklar listelenir, eşittir seçildiğinde birebir yazdığımız konu listelenir. Değer: Arama içeriği bu bölüme yazılır. Mantıksal Operatör: Ve, Veya seçenekleri mevcut tur.

59

60 : Evrakların arşivlendiği bölümdür. Tüm kullanıcılar evraklarını ayrı ayrı dosyalar, Bilgi ve Gereği için kullanıcıya iletilen evraklar okunduktan veya üzerinde gerekli işlemler yapıldıktan sonra dosyaya kaldırılır. Dosyaya kaldırma işlemi için evrak ilgili dosya planı seçilerek dosyalanır. Dosyaya kaldır butonu seçildiğinde dosya seçiniz sayfası açılır, Dosya planı butonuna basıldığında dosya planı listesinden evraka uygun seçenek işaretlenerek dosyalama yapılır.

61 Standart Dosya planına göre Dosyaya kaldırılan evraklar daha sonra aranmak istendiğinde Genel bölümündeki Dosya seçeneği açıldığında Barkod numarasına göre liste halinde görüntülenir. Evrak üzerine çift tıklandığında evrak içeriği görüntülenebilir.

62

63 : Sistem Yöneticisi tarafından tanımlanan raporların görüntülendiği bölümdür.

64 : Kullanıcı tarafından Seçilen tarih aralığında paraflanan, imzalanan ve işlem yapılan, gelen ve giden evrak sayısını gösterir.

65 : Gelen ve giden belgelerin kaydedildiği bölüm. : Gelen Belge kaydedilirken kullanılan butondur.

66 Birim: İzmir İl Sağlık Müdürlüğü Evrak Kayıt Birimi Belge Türü: Gelen Belge, Dilekçe, Numune gibi seçeneklerden biri seçilir varsayılan olarak ayarlanırsa sürekli o seçenek ekrana gelir. Konu: Fiziksel Belgenin Konusu. Belge No: Belgenin numarası. Belge Tarihi: Belgenin tarihi. Gönderen Kurum: Gönderen Şirket: Arayarak bir kayıt bulunabilir yada F10 tuşuna basarak girdiğimiz yeri sisteme kaydedebiliriz. Gizlilik: Tasnif Dışı, Çok Gizli, Gizli, Kişiye Özel seçeneklerinden biri seçilebilir, varsayılan olarak ayarlama yapılabilir. İvedilik: Çok İvedi, Günlü, İvedi ve Normal seçenekleri mevcuttur, varsayılan olarak ayarlama yapılabilir. Açıklama: Varsa Belge ile ilgili açıklama yazılabilir. Geliş Yöntemi: Normal Posta, Kargo, Faks, e-posta gibi seçenekler mevcuttur. Dağıtım: Evrakın verileceği kişi yada birimi ifade eder. Ekler: Evraka ait eklerin sisteme yüklendiği bölümdür. : Sisteme kaydedilen evraklar bulunabilir. : Kişisel Bilgisayarımızdan belge eklenir.

67 :Taranmış belge klasöründen evrak almak için kullanılır (Bu bölümdeki klasör ekranın üst kısmındaki ayarlar bölümünden taranmış belge klasörü ayarlanabilir. :Taranmış belge klasöründen hedef gösterilen klasörden önceden eklenmiş belgeyi almak için kullanılır. : Fiziksel belgemizi tarayabiliriz. : Outluk Proğramında seçili bıraktığımız mail i bulunan belgeyi sisteme kaydedebiliriz. : Belgeyi Kaydedebiliriz.

68 : Fiziksel olarak yazılmış ıslak imzalı belgeye sistemden sayı almak ve dağıtım yapmak için kullanılan bölümdür. Kişisel bilgisayarımızdaki hazır bulunan belgeyi imza ve parafa sunabiliriz

69

70

71 : Uygun bir seçim yapınız : Fiziksel belgenin konusu. : Hizmete Özel, Çok gizli, Gizli yada Tasnif Dışı seçenekleri seçilebilir. : Dağıtımı gerçekleştirecek olan birim. : Ekleri sisteme yazdığımız bölümdür. : İlgilerin sisteme kaydedildiği bölümdür.

72 :Barkod numarası ile yapılan havale işlemidir.

73 : Sistem yönetici yetkilisinin kullanacağı bölümdür. :Sisteme kullanıcı tanımlama ve yetki belirleme amacı ile kullanılan menüdür.

74 : Tarih bazında tüm vekaletlerin listesi görüntülenebilir.

75 : Bu butonu kullanarak bir başka kullanıcıya vekalet verebiliriz.

76 : Müdürlüğümüze ait alt birimlerin listesi görülür.

77 : Kullanıcıya ait olan Gelen-Giden klasörlerine otomatik talimatlar verilebilen ekrandır.

78

79 : Bu butonla klasör kuralı oluşturulabilir. Adı: Klasör için verilen isimdir. Sahip Birim: Otomatik olarak kullanıcının çalışmakta olduğu birim. Sahip Kullanıcı: Proğramı kullanan kişi. Öncelik: 1-2 diye sıralanır, kural çakışması olması halinde öncelik sırası 1.nin olacak. Filtreler: Gönderen Kullanıcı: Kimden gelen evraklarla ilgili kural oluşturulduğunu gösteriyor. Konu : Klasör kuralının konusu, Eki varmı: Gönderi Nedeni: Seçeneklerden biri yada birkaçı seçilebilir. Aksiyonlar: Klasöre gönder: sesli uyarı gibi seçenekler mevcuttur. Bu bölümün amacı gönderen kullanıcı örneğin İlker KOCAAYAN kullanıcısından, seçilen konu örneğin imzadan dönen evraklar olabilir, bir klasör oluşturulmuş olur.

80 : Bilgi edinme :