1
BAŞKANLIĞIMIZ TARAFINDAN YÜRÜTÜLEN PROJELER 1- Mimari projelerin elektronik ortamda alınması 2- E-İpotek Çalışmaları 3- Web Başvuru Çalışmaları Takyidatlı tapu kayıt örneklerinin sistemden alınması. Bizzat veya emlakçılara yetki vermek sureti ile satış ve intikal işlemleri için sistemden başvuru alınması. Alıcıların taşınmazın takyidatlarını incelemesi için sistemden yetki verilmesi. «Bizzat gelmeden tapu tasarrufi işlem yapılamaz» beyanının sistemden tesis ve terkin edilmesi. 4- e-haciz çalışmaları 2
Ziraat Bankası ile Kurumumuz arasında 03/11/2016 tarihinde imzalanan protokol ile ipotek tesisi ve değişikliği işlemlerinin elektronik ortamda yapılması kararlaştırılmış olup protokol ile; Tapu hizmetlerinin; Etkin, hızlı, güvenli ve elektronik ortamda sunumu, Personelin iş yükünün azaltılması suretiyle çalışan memnuniyetinin sağlanması, Yazışma usulüyle yapılan ipotek tesisi ve değişikliği taleplerinin web servisi aracılığıyla TAKBİS üzerinden e-imza ile yapılması, Tapu müdürlüklerindeki işlem yoğunluğunun azaltılması, İşlem süreçlerinin kısaltarak verimliliğin artırılması ve sürekli kılınması hedeflenmiştir. 3
Yapılan çalışmalar ve yazılım geliştirmeleri neticesinde Genel Müdürlüğümüzün; 07/04/2017 tarih ve 70156023-020-E.804246 sayılı, 23/05/2017 tarih ve 70156023-020-E.1157180 sayılı Makam Olurları ile Polatlı Tapu Müdürlüğü, Akyurt Tapu Müdürlüğü, Bala Tapu Müdürlüğü, Ayaş Tapu Müdürlüğünde; Pilot uygulamalar başlatılmış durumdadır. 4
Proje ile tapu müdürlükleri ile banka arasında ipotek tesisi işlemlerine yönelik belgelerin elden gönderilmesi usulü ortadan kaldırılmış, Doğru ve güvenilir belgelerin elektronik ortamda gönderilmesi sağlanarak işlem güvenliği sağlanmış, Banka temsilcilerinin yetki kontrolleri ve imza sirküleri araştırmaları da ortadan kaldırılmıştır. Proje kapsamında banka tarafından elektronik ortamda tapu müdürlüklerimize gönderilen belgelerin banka yetkili personeli tarafından imzalandığı banka tarafından kabul edilmiş olup, yetkilendirmeye ilişkin her türlü sorumluluk bankaya aittir. 5
Projenin önemli katkılarından biriside arşivcilik yönü iledir. İşleme konu edilen belgelerin tamamının tarama ve e-imza ile imzalanması banka tarafından yapılmakta olup, personelimizin iş yükü hafifletilmiştir. Temsilcisiz yapılan işlemlerde tarih/yevmiye dosyasına kaldırılacak herhangi bir fiziki belge üretilmemektedir. Temsilcili işlemlerde ise 2017/3 Sayılı Genelgenin 11/3. maddesi uyarınca temsil belgelerinin aslı, akit aşamasında ilgilisinden istenir ve fiziksel olarak saklanır. Dikkat edilmesi gereken husus, ilgilisince evvelce taahhütnameye bağlandığı bildirilen belgeler TAKBİS ten kontrol edilerek ayrıca fiziki ortamda alınmayacaktır. 6
Bu işlemde tapu müdürlüğü tarafından üretilen tek belge olan tescil onama belgesi, Usulüne uygun olarak tamamlandıktan sonra resmi senet klasöründe tarih/yevmiye sırasına göre saklanacak olup, 2017/3 Sayılı Genelgenin 9/3. maddesi uyarınca resmi senetlerle birlikte ciltlenecektir. Ayrıca bu işlemde başvuru belgesinin çıktısı da alınmayacaktır. 7
Proje ile tapu personeli tarafından yapılması gereken işlem aşamalarından, Başlama belgelerinin alınması, Tapu bölümü seçimi, Taraf ve kimlik tespiti, Tescile esas bilgilerin alınması Aşamalarının banka tarafından tamamlanması sağlanmıştır. 8
Başvuru Aşaması ve Belge Kontrolü: Başvuru ekranına (Web Başvuru sayacında da ikaz verilen) işlem başvurusu, başvuru ekranında görüntülenir. Burada işleme dayanak belgelerin görüntülenmesi için arşiv belge sorgulama ekranı kullanılacaktır. 9
Başvuru Aşaması ve Belge Kontrolü: Görüntülenen başvuru numarası kullanılarak işlem belgelerine «Arşiv Belge Sorgulama» ekranı üzerinde ulaşılabilir. 10
Başvuru Aşaması ve Belge Kontrolü: Gelen ekranda sol tarafta bulunan arama bölümüne başvuru numarası yazılır. Ortada bulunan bölümde «devam eden işlem» seçilir ve simgesine basılarak sorgulama ekranı çalıştırılır. 11
Başvuru Aşaması ve Belge Kontrolü: Görüntülenen ekran da işlem seçilmek sureti ile simgesine basılarak belgeler açılır. 12
Başvuru Aşaması ve Belge Kontrolü: Açılan ekranda belgeler seçilmek sureti ile simgesine basılarak seçilen belge görüntülenir. 13
Başvuru Aşaması ve Belge Kontrolü: Ekranda gösterilen «eyp» uzantılı doysa belgenin geçerli bir e-imza sertifikası ile imzalandığını doğrulamaktadır. Tamam komutu ile işlem devam eder. 14
Başvuru Aşaması ve Belge Kontrolü: Açılan doğrulama ekranında «imza doğrulama başarılı» ise banka personelinin kimlik bilgileri gösterilmekte olup, Bu kişilerin yetki kontrolleri personelimiz tarafından, Genel Müdürlüğümüzce duyurulan Bankaya ait yetki belgesinden yapılacaktır. «İlgili dosyayı görüntüle» komutu ile dosya görüntülenir. 15
Banka tarafından elektronik ortamda gönderilen belgeler içerikleri itibari ile incelendiğinde; 1- İpotek Sözleşmesi: Bu belge Tapu Kanunu 26. maddesinin son bendi uyarınca onamalı ipotek işlemlerinde gönderilmesi zorunlu bir belge olup, Banka ile müşterisi arasındaki iç ilişkidir. İşlem esnasında tapu personeli tarafından incelenmesine gerek bulunmamaktadır. Fiziki olarak gönderilmeyecektir. 2- Onama İpoteği Tesis ve Tescil İstemi: Bu belge tapu işleminin dayanağı olan belgedir. Belge üzerinde işlemin tüm taraflarının ( tapu maliki veya temsilcileri ile Banka görevlilerinin ıslak imzaları bulunmakta olup, tüm talep bu belge üzerinde yer almaktadır. Fiziki olarak gönderilmeyecektir. 16
3- Kimlik Belgeleri: İşleme bizzat katılacak olan tapu maliki veya temsilcilerinin kimlik belgeleri taranarak gönderilecektir. Akit aşamasında fizikisi kontrol edilecek olup, ilgilisine iade edilecektir. Fotokopi vb.. hiçbir şekilde fiziki olarak alınmayacaktır. 4- Temsile İlişkin Belgeler: İşlemde temsilci varsa; Gerçek kişilerde vekaletname, Tüzel kişilerde yetki belgesi ve imza sirküleri gönderilecektir. Temsil belgelerinde 2017/3 Sayılı Genelgenin 11/3. maddesi uyarınca temsil belgelerinin aslı, akit aşamasında ilgilisinden istenir ve fiziksel olarak saklanır. Dikkat edilmesi gereken husus, ilgilisince evvelce taahhütnameye bağlandığı bildirilen belgeler TAKBİS ten kontrol edilerek ayrıca fiziki ortamda alınmayacaktır. 17
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: Tapu müdürü veya yetkili müdür yardımcısı tarafından işlem havale edilmeden veya, Görevli personele havalesi yapıldıktan sonra yapılacak ilk kontrol TAKBİS-Tapu kütüğü entegrasyonunun kontrolüdür. Başlatılan işlemin tüm aşamaları elektronik ortamda olduğundan bu kontrol hayati öneme sahip olup, Uyumsuzluk tespit edildiği anda giderilerek, işlem ileride anlatılacağı gibi iade edilecektir. İşlem havale aşamasına gelinceye kadar sistem tarafından yapılan kontroller: 18
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: 1. Aşama: Başlama Belgelerinin Alınması Burada dikkat edilmesi gereken husus, aşama içerisinde herhangi bir değişiklik yapılmayacaktır. Gerekli inceleme yapıldıktan sonra Simgesine basılarak ekran kapatılacaktır. 19
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: 2. Aşama: Tapu Bölüm Seçimi Burada dikkat edilmesi gereken husus, aşama içerisinde herhangi bir değişiklik yapılmayacaktır. Gerekli inceleme yapıldıktan sonra Simgesine basılarak ekran kapatılacaktır. 20
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: 3. Aşama: Taraf ve Kimlik Tespiti Burada dikkat edilmesi gereken husus, aşama içerisinde herhangi bir değişiklik yapılmayacaktır. Gerekli inceleme yapıldıktan sonra Simgesine basılarak ekran kapatılacaktır. 21
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: 4. Aşama: Tescile Esas Bilgilerin Alınması Burada dikkat edilmesi gereken husus, aşama içerisinde herhangi bir değişiklik yapılmayacaktır. Gerekli inceleme yapıldıktan sonra Simgesine basılarak ekran kapatılacaktır. 22
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: İşlemin ilk 4 aşaması Banka tarafından tamamlanan aşamalar olup, diğer aşamalar tapu müdürlüğü personeli tarafından tamamlanacaktır. İlk 4 aşamada eksiklik ile karşılaşılması durumunda, Karşılaşılan eksiklikler Banka tarafından tamamlanacağından, İşlem tapu müdürlüğünce uygun açıklama seçilerek iade edilecektir. 23
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: 24
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: 25
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: Muhtemel hatalar ve iade açıklamaları: 1- Takyidat Uyumsuzluğu: Banka talebini yaptığı andan sonra veya onama ipoteği tescil ve tesis istemi belgesinin oluşturulmasından sonra taşınmaza eklenen takyidlerin varlığı iade sebebidir. «İade/red sebebi» bölümünde «1. açıklama» seçilerek işlem iade edilecektir. Benzer bir durum TAKBİS-Tapu kütüğü uyumsuzluğunda karşımıza çıkacaktır. Uyumsuzluk tespit edildiği anda giderilerek, işlem iade edilecektir. 26
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: Muhtemel hatalar ve iade açıklamaları: 2- Taraf Uyumsuzluğu: İşlemlerde esas olan Bankada işlemi başlatan kişinin, tapu müdürlüğünde imzaya gelmesidir. Banka talebinde; Bizzat gelen kişinin tapu müdürlüğüne de «bizzat» gelmesi, Temsilci ile gelen kişinin tapu müdürlüğüne de «temsilci ile» gelmesi, Temsilci ile başlatılan işlemlerde «aynı temsilcilerin» tapu müdürlüğüne gelmesi gerekmekte olup, Talep ile tapu müdürlüğüne gelen kişi arasındaki her türlü uyumsuzluk iade sebebidir. «İade/red sebebi» bölümünde «2. açıklama» seçilerek işlem iade edilecektir. 27
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: Muhtemel hatalar ve iade açıklamaları: 3- Gerçek Kişi Malik Uyumsuzluğu: Sicilde hak sahibi olmayan kişinin TAKBİS te hak sahibi olarak görünmesinden kaynaklanan durumlar doğal olarak iade sebebidir. «İade/red sebebi» bölümünde «3. açıklama» seçilerek işlem iade edilecektir. 28
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: Muhtemel hatalar ve iade açıklamaları: 4- Tüzel Kişi Malik Uyumsuzluğu: Bilindiği üzere TAKBİS, tüzel kişilerde «Vergi kimlik numarası» kriterine göre tüzel kişilerde standart veri olarak tutmakta olup, Tüzel kişilerde, personelimiz tarafından yapılan kısaltmalar ve veri girişlerinden kaynaklanan veri hatalarından dolayı tam manası ile bir unvan karşılaştırılması yapılamamakta olup, Bu nedenle tüzel kişi unvan uyumsuzluğu açısından «unvanların kısaltma, yuvarlama vb.» kayıt farklılıkları iade nedeni değildir. Bunlar dışında kalan ve kayıtlı unvanlara "tashih işlemi" yapılmak sureti ile «unvan ilavesi yapılacağı veya şirket türünün değişeceği durumlar» iade sebebidir. «İade/red sebebi» bölümünde «4. açıklama» seçilerek işlem iade edilecektir. 29
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: Muhtemel hatalar ve iade açıklamaları: 5- Belge Uyumsuzluğu (Belgenin içerik hatası ve/veya belgenin hatalı eklenmesi): Bankanın elektronik olarak gönderdiği belgelerde içerik uyumsuzluk olması durumu iade sebebidir. «İade/red sebebi» bölümünde «5. açıklama» seçilerek işlem iade edilecektir. 30
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: Diğer Aşamalar: İşlemin diğer aşamaları tapu müdürlüğü personeli tarafından tamamlanacak olup, bu aşamalarda ortaya çıkan eksikliler veya talep edilecek bilgi/belge talepleri işlemin Bankaya iade sebebi değildir. Kesinlikle bu aşamalardan dolayı işlem iade edilmeyecektir. İlgilisine SMS ile eksiklik bildirilerek tamamlanması sağlanacak ve işleme öyle devam edilecektir. 31
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: Diğer Aşamalar: 5-Kanunla Belirlenmiş Vergilerin Kontrolü»» VİV İlişiği vb 6-Şerh/Beyan ve İrt. Hakları Kontrolü» Eş muvafakatı (aile konut şerhi) gibi» (Muvafakat, tescil onama belgesine tapu personeli tarafından alınacaktır.) 7- Rehin Kontrolü»» Bu kontrol sistemde mevcut»» 8- Sigorta Kontrolü»» DASK Kontrolü. Sistemde mevcut. Ancak Genelgesindeki Özel Durumlar Sistemsel kontrol edilememekte. 9- Vergi/Harç İşlemleri»» 10- Tapu Müdürlüğünün Onamı»» (Görüntüle) 11- İşlem Kontrolü» 12- Onay/İmza 13- Yevmiye 14- Tescil 32
İşlem ağaç aşamaları ve TAKBİS-TSUY Kontrolü: Diğer Aşamalar: 15- Rapor ve Belgeler»» Dikkat edilmesi gereken aşamalar 16- Arşiv»» Dikkat edilmesi gereken aşamalar Bu aşamalarda üretilen belgeler, Bankada işlemin tamamlanması ve ilgilisine kredinin açılması için gerekli olup, Rapor ve Belgeler aşamasında üretilen «ipotek belgesi» vakit kaybetmeksizin Müdür/Yetkili Müdür Yrd.na imzalattırıldıktan ve mühürlendikten sonra «Arşiv» aşamasında, «ipotek belgesi» belge tipi altında taraması yapılacaktır. İşlemin taraflarına herhangi bir şekilde elden teslim edilmeyecektir. 33
34
Rapor ve Belgeler aşamasında üretilen «tescil onama belgesi» gerekli tescil kontrolleri tamamlandıktan ve gerekli imzalar ikmal edildikten sonra «Arşiv» aşamasında, «resmi senet/tescil istem belgesi» belge tipi altında taraması yapılacaktır. Protokol kapsamında yapılacak olan tapu işlemlerinden öğleye kadar gönderilenler mücbir sebepler dışında aynı gün; Öğleden sonra gönderilenler ise mücbir sebepler dışında en geç bir sonraki gün bitirilmesine yönelik tapu müdürü tarafından gerekli önlemler alınacaktır. 35
TEŞEKKÜR EDERİM. Sadettin TUNAS Tapu ve Kadastro Uzmanı Telefon: 0 312 551 47 67 (IP) 36