e-içişleri Projesi e-yazışma Entegrasyonu

Transkript

1 e-içişleri Projesi e-yazışma Entegrasyonu 2013

2 İÇERİK 1 GIDEN EVRAK KAYIT İŞLEMINDE ENTEGRE DIŞ KURUM SEÇIMI Fiziki Eklerin Gönderilmesi İmzalama Süreci Postalama İşlemi ENTEGRE KURUMLARDAN GELEN EVRAKLAR Entegre Kurumdan Gelen Evrak İçeriği Görüntüleme Entegre Kurum Gelen Evrakını Teslim Alma GENEL BILGILER VE UYARILAR... 10

3 e-i çişleri Projesi e-yazışma Entegrasyonu e-dönüşüm Türkiye Projesi gereğince tüm kamu kurumları, iş ve işlemlerini elektronik ortamda yürütebilmek amacıyla e-dönüşüm çalışmaları yürütmektedir. Bu çalışmalar sonucunda her kurum kendi Elektronik Belge Yönetim Sistemini (EBYS) oluşturmaktadır. Bakanlığımız 2005 yılından beri yürütmekte olduğu çalışmalarla gelişmiş bir EBYS programına sahip olmuş ve 2010 yılından itibaren elektronik imza kullanmak suretiyle kâğıtsız ofis uygulamasını başlatmıştır. Kendi bünyesinde kâğıtsız ofis uygulamasını başlatan İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı, bizimle aynı seviyede bulunan diğer Bakanlıklarla yapılan yazışmaların, sistemlerin konuşması sayesinde kendi sistemleri üzerinden entegre olarak yapılabilmesi için çalışmalar yürütmektedir. Entegrasyon çalışmalarımızın sonucunda ilk etapta Dışişleri Bakanlığı ile e-yazışma süreci başlatılmıştır. Bu sayede bakanlık birimleri kendi aralarında yapacakları yazışmalarda elektronik imza kullanarak sistem üzerinden evrak alış verişi yapmaya başlamıştır. İçişleri Bakanlığı, diğer kamu kurumlarının da kendi sistemlerini yeterli düzeyde geliştirmeleri halinde entegrasyon çalışmalarına devam edecektir. Yapılan entegrasyon çalışmalarında diğer kurumların çalışma sistemine göre farklılıklar oluşabilecektir. Örneğin: Dışişleri Bakanlığı ile yaptığımız çalışmada Gizli ve Çok Gizli türündeki evraklar gönderilip alınamamaktadır. 1 Giden Evrak Kayıt İşleminde Entegre Dış Kurum Seçimi Giden evrak oluşturma işlemi sırasında evrakın gideceği adreslerin seçildiği alana Bakanlığımızla entegre olan kurumlara ait birimlerin seçilebilmesi için DTVT yapısı altında Dış Kurum Seç sekmesi eklenmiştir.

4 Bu sekme altında seçilebilir olarak görünen Bakanlıklar ve bunlara bağlı alt birimler seçilerek elektronik olarak imzalanıp, postalanmak üzere evraka eklenir. Entegre Kurum adresi seçildiğinde ekranda görülen Dijital Olarak Gönder kutucuğu işaretli iken; evrak karşı kuruma elektronik olarak postalanacak, kâğıt ortamında gitmeyecek anlamına gelir. Kutucuktaki işaret kaldırılır ise; Evrak karşı kuruma elektronik olarak ulaşmayacak, kâğıt ortamında gönderilmek üzere posta birimine düşecektir. Listeden seçilen Entegre Kurum adresleri Bağlı oldukları üst birim adıyla birlikte Eklenmiş Adresler sekmesine düşer ve Ekle butonuna basılır.

5 Seçili adresler kâğıt ortamında gitme durumlarının belirlenmesi için Gideceği Yer-Kâğıt Ortamında Gitme Durumu sayfası açılır. Bu sayfada gideceği yer tipi; o Entegre Kurum olarak seçilirse: Kâğıt ortamında gitme durumu Hayır olarak kalır ve evrak elektronik olarak postalanır o Dış Kurum olarak seçilirse: Kâğıt ortamında gitme durumu otomatik olarak evet olur. 1.1 Fiziki Eklerin Gönderilmesi Entegre Kurumlara elektronik ortamda gönderilen evrakların ekinde fiziki olarak gönderilmesi gereken (Fatura, çek, aslının ibraz edilmesi gereken resmi belge vb.) bir materyal bulunması halinde evrak halinde, bu ekin karşı kuruma elden teslim, posta vb. yöntemlerle mutlaka iletilmesi gerekmektedir.

6 1.2 İmzalama Süreci Adres seçimi işlemi tamamlanan evraklara diğer evraklarla aynı paraf ve imza süreci uygulanır. Entegre kurumlara gidecek olan evrakların sol tarafında belirtici ikon bulunmaktadır. Entegre evraklara Paraflama işlemi yapılırken elektronik imza kullanılması zorunlu değildir. Entegre evrakları İmzalama işlemi sırasında elektronik imza kullanımı zorunludur. Entegre evraka normal imzalama işlemi yapılmak istenirse sistem tarafından alttaki uyarı mesajı alınır.

7 1.3 Postalama İşlemi Entegre evraklar imza süreçleri tamamlandığında elektronik olarak postalanmak üzere birim postasına düşerler. Postalanacak sayfasında entegre kurum evraklarını süzebilmek için Sadece Entegre Kuruma Gidecekler filtresi eklenmiştir. Posta Sayfasındaki evrakların detay bilgisinde entegre kurum adresleri yeşil renkte görünür. Posta işlemi tamamlanan evrakın detay bilgisinde evrak durumu yeşil şerit içerisinde Entegre Kuruma Gönderildi olarak görünür.

8 2 Entegre Kurumlardan Gelen Evraklar Entegre Kurumlardan İçişleri Birimlerine gelen evraklar; Birim Evrak İşlemleri menüsü altındaki Dış Kurumdan Elektronik Gelen sayfasına düşer 2.1 Entegre Kurumdan Gelen Evrak İçeriği Görüntüleme Entegre olarak gelen evrakı teslim almadan önce içerik bilgisini görüntülemek için alt resimde görülen içerik butonuna basılır. İçerik butonuna basıldığında sayfada ekli dokümanın açılması için ileti çubuğu görünür Open butonu ile evrak içeriği görüntülenir.

9 2.2 Entegre Kurum Gelen Evrakını Teslim Alma Dış kurumdan Elektronik Gelen sayfasındaki evrakları teslim alabilmek için sayfadaki Kaydet butonuna basılır. Kaydetme işleminden önce biriminize ait konu grubunu evraka eklemeniz için Konu Grubu seçme ekranı açılır. Evraka uygun konu grubu seçilerek kaydet butonuna basılır.

10 Kaydet butonuna basıldığında evrak gelen evrak sayısı alır. Kaydedilerek birimin gelen evrak numaratöründen sayı alan evrak Birimde Kaydedilmiş evraklar sayfasına düşer. Bu sayfada entegre evraklara, silme işlemi dışında diğer evraklarla aynı işlemler uygulanabilir. 3 Genel Bilgiler ve Uyarılar Entegre kuruma gönderilmiş bir evrakın detayına girilerek Benzer Evrak Oluştur seçeneği ile evrak kopyalanırsa üzerindeki adresler dış birim olarak değişir. Bu durumda yeniden entegre kurum olarak düzenleme yapmak için Evrakın Gideceği Yerin düzenlenerek Dış Kurum olarak seçilmesi gerekir. Entegre kuruma gidecek evrakların elektronik imza ile imzalanması zorunludur. Dış Kurumdan gelen evrakların tamamı elektronik imzalıdır. Evrak üzerindeki elektronik imzayı doğrulamak için evrak sayısı yanındaki rozet sayfası görüntülenir. ikonuna basılarak elektronik imza doğrulama