Defterdar Teknik Doküman

Transkript

1 EYLÜL 2014 sürüm 1.0 İzibiz Bilgi Teknolojileri A.Ş. Tel: satis@izibiz.com.tr

2 İçindekiler 1 GİRİŞ Kapsamı ve Amacı Genel Bakış DEFTERDAR GENEL MİMARİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI E-Defter Veri Alımı İş Akış Şeması E-Defter İşlemleri İş Akış Şeması E-Defter Adımları ve Ekran Görüntüleri Genel Bilgilerin Girilmesi E-DEFTER OLUŞTURMA ADIMLARI Veri Aktar Tuşu Yeni Tuşu VERİ ANALİZİ Tuşu Dosya Oluştur Tuşu DOSYA İMZALA Tuşu BERAT OLUŞTUR Tuşu BERAT İMZALA TUŞU YÜKLE TUŞU İNDİR TUŞU KONTROL ET TUŞU GÖRÜNTÜLE TUŞU HATA EKRANLARI VE YÖNLENDİRMELER... 23

3 1 GİRİŞ 1.1 Kapsamı ve Amacı Defterdar, farklı ERP sistemleri ve veri kaynaklarıyla uyumlu şekilde çalışabilen platform bağımsız bir e-defter uygulamasıdır. ERP sisteminizde bulunan verilerle E-Defter dosyalarınızı GİB in belirttiği format ve standartlarda oluşturabilir, görüntüleyebilir ve güvenli bir şekilde otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığı na (GİB) gönderebilirsiniz. E-Defterlerin oluşturulma işlemleri adım adım gerçekleştirilmektedir. Defterdar ın teknik dokümanında uygulamanın genel mimarisini, uygulamanın iş akış şemalarını ve uygulamaya dair ekran görüntülerini bulabilirsiniz. 1.2 Genel Bakış Defterdar uygulamasının genel mimarisine,iş akış şemalarına, E-Defter süreçlerine ve bu süreçlere dair ekran görüntülerine bir bakalım. Bunları sıralayacak olursak ; Genel Mimari İş Akış Şemaları E-Defter Adımları Ekran Görüntüleri şeklindedir.

4 2 DEFTERDAR GENEL MİMARİ Bu bölümde Defterdar uygulamasına ait genel mimariden bahsedilecektir. Defterdar uygulamasına ait genel mimari aşağıdaki şekildeki gibidir. XLS XML CSV USER DATABASE DATA COLLECTOR Company Info DEFTERDAR DATABASE Schematron Files DEFTERDAR USER FİLES

5 3 İŞ AKIŞ ŞEMALARI 3.1 E-Defter Veri Alımı İş Akış Şeması E-Defter veri alımı iş akış şeması aşağıdaki şekildedir ; Başla Kullanıcı Bilgileri Başarısız Başarı lı mı? Başarılı Veri Kaynağını Seç CSV,Excel,XML Defterdar Veri Tabanı Dosya tiplerine uygun şablonları göster Verileri Aktaracak Servis veya fonksiyonlar Uygulama Konfigürasyon Dosyası Konfigürasyonları Kaydet

6 Firma Bilgileri DEFTERDAR FirmInfo Firma Temsilcisi Bilgileri DEFTERDAR AccountantInfo E-Defter Parametreleri Konfigürasyon Dosyası DEFTERDAR VERİ TABANI Kaydet Tuşuna Basılması Defter Bilgileri (documentinf o) Yeni Tuşuna Basılması Veri Analizi tuşuna basılması Listeden Seçilmesi Dosya Oluştur Tuşuna Basılması Son

7 3.2 E-Defter İşlemleri İş Akış Şeması E-Defter İşlemleri iş akış şeması aşağıdaki gibidir. Başla Defter Dosyası Oluştur Dosyayı İmzala / Mühürle (Hayır) AppData\BTPRO\ \ Y zip (EVET) Başarılı mı? Dosyayı Şema/Şematron kontrolünden geçir Kaydet Defter Beratı Oluştur Defter Beratını İmzala/Mühürle (Hayır) AppData\BTPRO\ \ YB zip (EVET) Başarılı mı? Beratı Şema/Şematron kontrolünden geçir Kaydet Beratı GİB e Yükle GİB Mühürlü Beratı İndir GİB Mühürlü Berat Dosyasını Kontrol Et ve Dizinine Yükle AppData\BTPRO\ \ GIB YB zip (Hayır) (EVET) Başarılı mı? Son

8 4 E-Defter Adımları ve Ekran Görüntüleri 4.1 Genel Bilgilerin Girilmesi Bu kısım Defterdar uygulaması ilk açıldığında girilecek olan kullanıcı bilgileri,veri kaynağı seçimi (Defterdar ın veritabanı), firma bilgileri firma temsilcisi bilgileri, Elektronik İmza veya Mali Mühür Aracının şifresi, Zaman Damgası değerleri ve oluşturulan dosyaların kaydedileceği dosya dizini gibi bilgilerin kullanıcı tarafından doldurulduğu kısımdır. Bu bilgiler daha sonradan uygulama içerisindeki Ayarlar ve Tanımlamalar alanlarından güncellenebilir. Resim1. Kullanıcı Giriş ekranı

9 Resim 2. Defterdar ın veri tabanına ait bilgilerin girildiği ekran

10 Resim 3. Firma ve Şubelerin Bilgilerinin tanımlandığı ekran Resim 4. Mali Müşavir bilgilerinin tanımlandığı ekran

11 Resim 5. Mali Mühür veya Elektronik imza değerlerinin girildiği ekran Resim 6. Zaman Damgası bilgilerinin girildiği ekran.

12 Resim 7. Dosyaların kaydedileceği dizinin seçildiği klasör seçim ekranı 4.2 E-DEFTER OLUŞTURMA ADIMLARI Veri Aktar Tuşu Defterdar uygulamasında Veri Aktar tuşuna basıldığında kullanıcı tarafından seçilen veri kaynağı seçimine göre uygun senaryo ile veriler Defterdar uygulamasının veri tabanı tablolarına kaydedilir. Bu senaryolar verilerin CSV, Excel, XML dosyalarına kaydedip buradan Defterdar a iletilmesi (dosyaların şablonları müşteriye belirtilecektir), Defterdar da oluşturulan sorgular sayesinde müşteri veritabanından çekilmesi veya müşterinin veriyi direkt Defterdar veri tabanına aktarması olarak düşünülebilir. (Örneğin SAP müşterileri için SAP içinde geliştirilen ekranlar sayesinde Defterdar a veriler direkt olarak aktarılabilmektedir)

13 Resim 8. Veri aktarımında Microsoft Excel senaryosu

14 Resim 9. Veri aktarımında CSV senaryosu Resim 10. Veri aktarımında Veri Tabanı Bağlantı senaryosu

15 4.2.2 Yeni Tuşu Defterdar Uygulamamızda Yeni tuşuna basıldığında ekranda, defterleri oluşturulmak istenen dönemin bilgilerinin girileceği bir form açılmaktadır. Bu formda defterleri oluşturulmak istenen dönemin Ay ve Yıl bilgileri, kullanıcının isteğine bağlı olarak parçalı defter oluşturulabileceğinden defterleri oluşturulmak istenen tarih aralığının gün bazında başlangıç ve bitiş tarihi, yine kullanıcının isteğine bağlı olarak şubeli defter oluşturulmak istenmesi durumunda şube seçimi yapılır ve Kaydet tuşuna basılarak oluşturulmak istenen defterlere ait documentinfo verileri belirlenmiş olur ve defterler oluşturulur. Resim 11. Yeni tuşuna basılmasıyla gelen defter oluşturma ekranı Not : E-Defter de önceki dönemin defterleri kapatılmadan yeni döneme ait defter oluşturulamaz.

16 4.2.3 VERİ ANALİZİ Tuşu Veri Analizi tuşuna basıldığında Yeni adımında belirlenen parametrelere göre uygulama tarafından veriler analiz edilir ve verilerin standart ve formatlara uygunluğu, herhangi bir eksiklik olup olmadığı gibi kontroller yapılır. Burada tespit edilen herhangi bir uygunsuzluk durumunda kullanıcıya bu hatalar bir mesaj ekranı ile gösterilerek gerekli düzeltmelerin yapılması istenir. Veri analizi aşamasında veriler Defterdar uygulaması veritabanında numaralandırılır ve herhangi bir uyumsuzluk yoksa sonraki adım olan Dosya Oluştur adımı için hazır hale getirilir. Resim 12. VERİ ANALİZİ ekranı

17 4.2.4 Dosya Oluştur Tuşu Seçilen defterin tipine göre defter dosyasını oluşturmak için kullanılır. E-Defter Teknik Doküman Resim 13. DOSYA OLUŞTUR ekranı Defter dosyaları oluşturulurken defter dosyaları 200 mb kısıtına göre otomatik olarak parçalanır veya manuel tarih seçilerek isteğe bağlı şekilde parçalanabilir. Bölünme sonucunda oluşan her parça Defter Dosyasının Hazırlanması ve Defter Dosyasının Mühürlenmesi veya imzalanması adımlarına uygun olarak oluşturulur. Defter dosyaları ve beratlar dosya dizinine ; Müşteri VKN / Yıl / Ay / Defter Tipi / Defter Dosyası ve Berat formatında kaydedilir. Örn : \ 2011 \ 10 \ KEBIR \ K-0000.zip veya \ 2012 \ 06 \ YEVMIYE \ YB zip DOSYA İMZALA Tuşu Oluşturulan dosyanın imzalanması ya da mühürlenmesi için kullanılan seçenektir. Bu tuşa basıldığında daha öncesinde kullanıcı tarafından belirlenen imza ayarları dikkate

18 alınarak dosyanın imzalanması ya da mühürlenmesi işlemi uygulama tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir. Ve uygulama imzalanan ya da mühürlenen dosyayı GİB den indirilen güncel şema ve şematron dosyalarına göre kontrolden geçirir. Uygulama şema ve şematron kontrolünden geçen dosyaları belirlenen konuma kaydeder.şema ve şematron kontrolü esnasında herhangi bir hata ile karşılaşılması durumunda uygulama ilgili hata mesajını ve gerekli yönlendirmeleri gösterir. Resim 14. DOSYA İMZALA ekranı BERAT OLUŞTUR Tuşu E-Defter beratı, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyalardır. Bu seçenek ile defter dosyalarına ait berat dosyaları oluşturulur.

19 Resim 15. BERAT OLUŞTUR ekranı BERAT İMZALA TUŞU Oluşturulan beratın imzalanması için kullanılan seçenektir. Bu tuşa basıldığında daha öncesinde kullanıcı tarafından belirlenen imza ayarları dikkate alınarak beratın imzalanması ya da mühürlenmesi işlemi uygulama tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir. Ve uygulama imzalanan ya da mühürlenen beratı GİB den indirilen güncel

20 şema ve şematron dosyalarına göre kontrolden geçirir. Uygulama şema ve şematron kontrolünden geçen beratları belirlenen konuma kaydeder.şema ve şematron kontrolü esnasında herhangi bir hata ile karşılaşılması durumunda uygulama ilgili hata mesajını ve gerekli yönlendirmeleri gösterir. Berat imzalama işlemi esnasında kullanıcı dilerse zaman damgasını kullanarak işlemi zaman damgalayabilir. Zaman damgalama sayesinde defter ve beratın oluşturulup imzalandığı tarihler birer ispat aracı olarak kullanılabilir. Resim 16. BERAT İMZALA ekranı YÜKLE TUŞU Beratlar hazırlandıktan sonra iki farklı seçenekle GİB sistemlerine yüklenebilir.bunlardan ilki GİB in sağlamış olduğu Web Servisler sayesinde beratların uygulama içerisinden GİB e gönderilmesi ve yine uygulama içerisinden GİB mühürlü beratın

21 indirilmesidir.bu seçenek uygulamada default olarak seçili haldedir.ikincisi ise mühürlenen beratların uygulamada Yükle tuşunun üstünde bulunan Manuel Yükleme Açık/Kapalı seçeneğinden Açık tıklanarak Yükle tuşuna basılması ve beratların GİB sistemlerine manuel olarak yüklenmesi ve çift mühürlü beratın yine manuel olarak indirilmesidir. Resim 17. Mühürlü Beratın GİB Sistemlerine yüklenmesi ekranları İNDİR TUŞU GİB sistemlerine otomatik olarak Web Servisler aracılığıyla yüklenen beratlar, GİB tarafından gerekli kontrollerden geçirildikten sonra uygun olması durumunda mühürlenerek kullanıcının erişimine açılır. Uygulamamızda bu çift mühürlü beratlar İNDİR tuşu

22 kullanılarak yine otomatik olarak Web Servisler aracılığıyla gerekli kontrollerden geçirildikten sonra ilgili dosya dizinine kaydedilir. Resim 18. GIB mühürlü beratların kullanıcı sistemine indirilmesi KONTROL ET TUŞU GİB sistemlerine manuel olarak kullanıcı tarafından yüklenen beratlar, GİB tarafından gerekli kontrollerden geçirildikten sonra uygun olması durumunda mühürlenerek kullanıcının erişimine açılır. Uygulamamızda bu çift mühürlü beratlar KONTROL ET tuşunun üstündeki dosya seçim kısmından seçilir ve Kontrol Et tuşuna basılarak gerekli kontrollerden geçirildikten sonra ilgili dosya dizinine kaydedilir.

23 Resim 19. Kontrol Et ekranı GÖRÜNTÜLE TUŞU Oluşturulan Defter dosya ve beratları E-Defter oluşturma aşamalarında sağ tuş tıklanıp Görüntüle denilerek ve en son aşamada da Görüntüle tuşuna basılarak görüntülenebilir. Sağ tuş ile görüntüle dendiğinde Görüntüle seçeneğinin yanında bir yan menü açılır.bu yan menüde defter dosyasının mı yoksa beratın mı görüntüleneceği seçilir.

24 Resim 20. GÖRÜNTÜLE ekranı Resim 21. Kebir Defteri Görüntüsü

25 4.3 HATA EKRANLARI VE YÖNLENDİRMELER Defterdar Uygulamasında, E-Defter Oluşturma adımları boyunca karşılaşılabilecek kullanıcı hatalarını minimum sayıya indirgemek ve proaktif koruma sağlamak amacıyla bir çok hata kontrolü ve yönlendirme bulunmaktadır. Uygulama bazı işlemlerde (defter oluşturma vb.) kullanıcının hata yapmasına hiç izin vermezken, bazı işlemlerde (aktarılan verilerin analizi vb.) ise yaptığı kontrollerde ortaya çıkan hataların, yönlendirmeler sayesinde giderilmesini sağlar. Bu kontrollere ve yönlendirmelere örnek birkaç örnek şu şekildedir ; Resim 22. İleri Tarih Hatası

26 Resim 23. Veri analizi sonucunda oluşabilecek hatalar ve yönlendirmeler Resim 24. Çift Mühürlü Beratın Kontrolü