BÖLÜM 7: İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ 7.1 : AMAÇ, KAPSAM, YASAL DAYANAK, UYGULAMA USUL VE ESASLARI, İLKELER VE TANIMLAR Amaç Madde 1:Bu yönergenin amacı ; Muratpaşa Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün organizasyon yapısı, görev, yetki, sorumluluk, çalışma, uygulama usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2:Bu yönerge Muratpaşa Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün ; organizasyon yapısı, görev, yetki, sorumluluk, çalışma, uygulama usulü ile birlikte işleyişini kapsar. Yasal Dayanak Madde 3:Bu yönerge 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı D.M.K., 4857 sayılı İş Kanunu,Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik çerçevesinde hazırlanmıştır. Uygulama Usul ve Esasları Madde 4:İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü kendisine verilen görevleri konusuna göre ; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı D.M.K., 4857 sayılı İş Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yürütür. İlkeler Madde 5 5.1:Üretken, kalifiye, genç ve toplumun her kesiminden personel almak, özürlü ve mahkumiyet giymiş (6 ay) personeli yasal sınırlama içerisinde istihdam etmek. 5.2:Personele mesleki bilgi, beceri ve yeteneklerine göre çalışma, yetişme ve gelişme yönünden adil ve eşit imkanlar 5.3:Çalışanlar arasında bölünmelere yol açabilecek politik ve ayırımcı çalışmalara fırsat verilmeden, sorunların çözümünde diyaloğa ve uzlaşmaya açık olunacaktır. 5.4:Memur ve İşçi istihdamları ; mevcut yasal düzenlemeler esas alınarak İşe göre personel istihdamı ilkesine göre yapılacaktır. 5.5:Personelin sadakatli, tarafsız ve devlete bağlı, kılık kıyafet ve çalışma saatlerine uygun çalışmasını Tanımlar Madde 6 6.1 Belediye : Muratpaşa Belediyesi 6.2 Müdürlük : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 6.3 Personel : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünde görevli tüm personel 6.4 Genel Evrak : İnsan Kaynakları Müdürlüğü genel evrak, özlük, satınalma İşlemleri 7.2 : ORGANİZASYON YAPISI, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR Madde 7:İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün organizasyon yapısı aşağıdaki isimlerden oluşmaktadır. 7.1 İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü 7.2 Bölüm Sorumlusu 7.3 Servis Sorumlusu 7.4 Büro Görevlisi 7.5 Evrak Kayıt Görevlisi 7.6 İzin İşlemleri Görevlisi 00.YG.01/R.00/88.193
7.7 Satınalma ve Taşınır Kayıt Kontrol Görevlisi 7.8 Sekreter 7.9 Hizmetli Madde 8:İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir. 8.1:5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 Devlet Memurları Kanunun, 4857 sayılı İş Kanunu nun ilgili maddeleri uyarınca, Norm Kadro İlke ve Standartlarına uygun; Memur, İşçi, Sözleşmeli ve Şirket Personeli İstihdamını 8.2:Personelin ; işten çıkarma, görevlendirme, yükselme ve ilerleme, emeklilik ve izin işlemlerini yürütmek. 8.3:Personele mesleki bilgi, beceri ve yeteneklerine göre çalışma, yetişme ve gelişme yönünden adil ve eşit imkanlar sağlayıp eğitim vermek. 8.4:Personelin özlük dosyalarını hazırlamak. 8.5:Aylık yapılması gereken işlemleri düzenli ve kontröllü bir şekilde yerine getirmek. 8.6:Müdürlüğümüze gelen ve giden evrakları Kalite Yönetim Sistemine uygun bir şekilde kayıt altına alarak, gerekli işlemlerin yapılmasını 8.7:Birim içerisinde kalite hedeflerini belirlemek, onaylarının alınmasını 8.8:Birimimizle ilgili ihale, satınalma,bütçe, performans gibi işlemleri yerine getirip yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak. Madde 9:İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü Personelinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir. 9.1:İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü 9.1.1:Kurum çalışanlarının hizmet içi eğitiminin sağlanması için gerekli işlemleri yapmak. 9.1.2:657 sayılı Devlet Memurları kanununu ve 2547 sayılı kanunun 13/b-4 maddesine göre personel görevlendirilmeleri yapmak ve takibinde bulunmak. 9.1.3:Personelin vize işlemlerinin zamanında yapılmasını 9.1.4:Kurumumuzdaki 657 ye tabi personelin husisi yeşil pasaport alabilmeleri için gereken işlemlerin yapılmasını 9.1.5:Kurumumuza yapılan yeni personel alımlarında gerekli evrakların kontrolünü ve işlemlerin hızlandırılmasını 9.1.6:Adaylığı biten memurların asaletlerinin tasdiklenmesini 9.1.7:Son altı yıllık sicil notu 90 puan olan memurların tespiti yapılarak 1 kademe verilmesi için onay alınmasını 9.1.8:Birim personelinin görev ve sorumluluklarını belirlemek ve iş bölümü yapmak. 9.1.9:Bağlı bulunan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları yetkileri içerisinde imzalamak. 9.1.10:Birim personelinin yıllık izin kullanış zamanlarını takip etmek. 9.1.11:Birim içerisinde kalite hedeflerini belirlemek, onaylarının alınmasını 9.1.12:Yapılan yazışmaların yasalara ve yönetmeliklere uygunluğunu kontrol edip zamanında cevaplandırılmasını 9.1.13:Birim faaliyetlerinin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi amacı ile kurum içi anket çalışmalarını başlatmak. 9.1.14:Birim kalite geliştirme ekip üyelerini belirlemek ve ekip üyelerinin kalite geliştirme çalışmalarını ile ilgili iş bölümü yapmak. 9.1.15:Yürürlükteki mevzuatlar çerçevesinde müdürlüğünü idare edip, birim çalışmalarını denetlemek.işlemlerin daha verimli olmasını, personelin motivasyonunun tüksek tutulmasını ve işlemlerin mevzuata uygun yapılmasını 9.1.16:Personelin özlük haklarını takip etmek. 9.1.17:Diğer birim ve kurumlardan gelen istek ve şikayetlerin zamanında ve doğru bir şekilde değerlendirmek. 9.1.18:Birim içerisinde görülen eksikliklerin ve aksamaların giderilmesi için gerekli çalışmaları başlatmak. 00.YG.01/R.00/89.193
9.1.19:Kurulan sistemin aksamadan devamlılığını takip etmek. 9.1.20:Personelin belirttiği mazeret evrakları ve sağlık raporları doğrultusunda izin işlemlerinin yapılmasını 9.1.21:Başkanlık makamınca belirtilen talimatların uygulanmasını 9.1.22:Emekliliği gelen personelin yazışmalarının takip edilmesini 9.1.23:Günlük olarak resmi gazetede yayımlanan kanun değişimlerinin takip edilmesini 9.1.24:Personelin talep etmesi halinde vizite işlemlerinin hizmet belgesi dökümleri ve çalışma belgelerinin düzenlenmesini 9.1.25:Gerekli görüldüğü taktirde kurum içi ve kurum dışı personel görevlendirmelerini yapmak. 9.1.26:Yıllık faaliyet programında yer alan performans hedeflerinin gerçekleştirilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını 9.1.27:Kurum personeline ihtiyaç duyduğu noktalarda hizmet içi eğitim verebilmek için gerekli çalışmaları sürdürmek. 9.1.28:Birim içerisinde belirli periyotlar halinde yapılan iş ve işlemlerle ilgili toplantılar düzenlemek. 9.2:Bölüm Sorumlusu 9.2.1:Üst yönetici tarafından belirlenen personelin yapması gereken görev ve sorumlulukların takibini Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde inceleyip onaylamak. 9.2.2:Birim kalite hedeflerini belirlemek, revize etmek ve üst makama onaylatmak. 9.2.3:Birim görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi sürecinde belirlenen uygunsuzlukların tekrarının önlenmesi amacı ile gerekli olan düzeltici faaliyetleri başlatmak. 9.2.4:Birim görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin geliştirilmesine yönelik iyileştirme faaliyetlerini başlatmak, iyileştirme planları hazırlamak ve üst makama onaylatmak. 9.2.5:Birim personelinin ödül veya cezalandırılması ile ilgili üst makamlara öneride bulunmak. 9.2.6:Birim faaliyetlerinin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi amacı ile kurum içi ve kurum dışı anket çalışmalarını başlatmak. 9.2.7:Birim kalite geliştirme ekip üyelerini belirlemek ve ekip üyelerinin kalite geliştirme çalışmaları ile ilgili iş bölümünü yapmak. 9.2.8:Birim temel faaliyetleri ile ilgili yasal mevzuatların uygulanmasını 9.2.9:Birim personelinin iş ve işlemlerini etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilmesi için ihtiyaç duydukları hizmet içi eğitimlerin belirlenmesi ve üst makama bildirilmesini 9.2.10:Üst makamlar tarafından bildirilen istek ve önerilerin zamanında gerçekleştirilmesini 9.2.11:Birim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında ihtiyaç duyulan kaynakların zamanında tedarik edilmesini 9.2.12:Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek. 9.2.13:Müdürlük faaliyetleri ile ilgili hizmet gerçekleştirme ve kalite planları hazırlamak. 9.2.14:Birim kalite geliştirme ekiplerinde yer almak ve müdürlük hizmetleri kapsamındaki faaliyetleri planlamak. 9.2.15:Belediye kalite yönetim kurulu tarafından yayınlanan prosedür ve talimatları uygulamak, ilişkili dokümanların müdürlük personeli tarafından kullanılmasını 9.2.16:Müdürlük faaliyetlerine ilişkin tutulan kayıtların birimde muhafaza edilmesini 9.2.17:Müdürlük faaliyetleri ile ilgili kalite yönetim sistemini oluşturmak, uygulanmasını sağlamak ve etkinliğini sürekli iyileştirmek. 00.YG.01/R.00/90.193
9.2.18:Müdürlük faaliyetlerine ilişkin bilgi ve kaynakların kullanım noktasında bulundurulması için gerekli olan düzenlemeleri yapmak. 9.2.19:Müdürlük faaliyetleri ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak. 9.2.20:Müdürlük faaliyetleri ile ilgili belirlenen hedeflerin gerçekleşme durumlarını izlemek ve üst makama raporlamak. 9.2.21:Müdürlük faaliyetleri ile ilgili birim çalışanları ile toplantılar düzenlemek ve alınan kararları Kalite Servisine bildirmek. 9.2.22:Müdürlük faaliyetleri ile ilgili izleme ve ölçme faaliyetlerini gerçekleştirmek ve üst makama raporlamak. 9.7.23:Süreklilik arz eden yazışmaların zamanında yanıtlanmasını yetkili personele hatırlatmak. 9.3:Servis Sorumlusu 9.3.1:Personelinin özlük işlemleri ile ilgili işleri takip etmek, personelin mesai saatlerine uyumunu, görevleri ile ilgili işlemleri yasal mevzuata göre yapıp yapmadıklarını kontrol edip birim müdürüne bilgi vermek. 9.3.2:Personelle ilgili tüm işlemlerde birim müdürüne karşı sorumludur. 9.3.3:657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre görev yapmakta olan memur personelin aylık terfilerini yapmak. 9.3.4:Emeklilik talebinde bulunan işçi ve memur personelin gerekli kurumlar ve müdürlükler arası yazışmalarını yapmak. 9.3.5:İşçi ve memur personelin yıllık izin, mazeret izni ve sağlık izni gibi işlemlerinde yardımcı olmak. 9.3.6:Evrakların zamanında dosyalanmasını takip etmek. 9.3.7:İşçilerin 2 yılda bir yapılan sözleşmeleri ile ilgili yazışmaları yapmak. 9.3.8:Yılda bir defa memur personelin sicil raporlarını hazırlayarak Belediye Başkanının onayına sunmak. 9.3.9:İş akdi fesh olan işçinin yasalar çerçevesinde ilgili kurumlara bildirimini vermek. 9.3.10:Emeklilik işlemeleri ile ilgili gerekli verileri toplamak, emekliliği gelen personellerin listelerini hazırlamak. 9.3.11:İş başvurlarını e-mail ve posta yoluyla zamanında cevaplandırmak. 9.3.12:3 ayda bir olmak üzere kadrolarla ilgili Valilik Makamına bilgi vermek. 9.3.13:Her ay kaymakamlık makamına personelin irticai faaliyet ve kılık kıyafet yönünden ceza alıp almadıkları ile ilgili yazışmaları göndermek. 9.3.14:5393 sayılı belediye kanununun 49. maddesi gereği kadro karşılığı sözleşmeli personel çalıştırılması ile ilgili yazışmaları yapmak. 9.3.15:İşçi ve memur personelin görevlendirme, nakil ve yazışmalarını ilgili kurumlara yapmak. 9.3.16:Emekliye ayrılmak isteyen işçi personelin yıl bazında hizmetinin hesaplanmasını yapıp ödeme ile ilgili olan evrakları Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek. 9.3.17:Dış kurumlardan gelen personelle ilgili yazışmaları yapmak. 9.3.18:Yeni gelen personelin bilgi formlarını otomasyon programına kaydetmek. 9.4:Büro Personeli 9.4.1:Müdürlüğümüze gelen ve giden evrakların alınarak yapılan düzenlemelerden sonra arşive yerleştirilmesini 9.4.2:Gelen ve giden evrakların süresi içerisinde işleme konularak gerekli yerlere dağılımın 9.4.3:Birim evraklarının süresi içerisinde gerekli işlemlerin yapılarak dağılımını ve arşivlenmesini 9.4.4:Birime gelen evrakları diğer birimin kayıt numarasına dikkat edilerek zimmet defteriyle teslim almak. 9.4.5:Otomasyon programından gelen evrakı önce dijital ortamda sonra gelen evrak defterinde kayıt altına almak. 00.YG.01/R.00/91.193
9.4.6:Yeni gelen evrakları sümen içerisinde hazırlayarak önce servis sorumlusuna ardından birim müdürüne paraflatmak. 9.4.7:Birim müdürünün parafı ve havalesi üzerine ilgili birim personeline evrakı teslim etmek. 9.4.8:Her evrakın zamanında cevaplandırılmasını takip etmek. 9.4.9:Yazılan cevabi yazıları önce otomasyon programında dijital kayda daha sonrada giden evrak defterinde kayıt altına alarak zimmet defteriyle teslim edilmesini 9.4.10:Yurtiçi yapılan yazışmaların iadeli taahhütlü bir şekilde posta ile teslimlerinin yapılmasını sağlayıp ve takibini yapmak. 9.4.11:Memur, işçi ve sözleşmeli personellerin yıllık izin, mazeret izni ve sağlık izinlerinin ve aile beyanlarının hatasız takibini yapmak. 9.4.12:Memur, işçi ve sözleşmeli personellerin yıllık mazeret ve sağlık izin isteklerinin otomasyon programında personel sicillerine kaydedilip, personel sicil kartlarına işlenmesi ve izin istek formlarının personel sicil dosyalarına takılması. 9.4.13:Vatandaşlarımızın vermiş olduğu iş müracaatlarına yasal süre içerisinde cevap verilmesini 9.5:Evrak Kayıt Görevlisi 9.5.1:Gelen ve giden evrak işlemlerinin bütün aşamalarını yapmak. 9.5.2:Gelen ve giden yazışmalarla ilgili etkin bir kayıt ve dosya sistemi oluşturup yürütmek. 9.5.3:Yazışmaları belli aralıklarla izleyerek işlerin zamanında, mevzuata ve amirlerinin talimatına uygun olarak sonuçlanmasını 9.5.4:Kullandığı demirbaş eşyaların iyi bir biçimde kullanılıp korunmasını 9.5.5:Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak ; işgücü, zaman, ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. 9.6:Satınalma ve Taşınır Kayıt Kontrol Görevlisi 9.6.1:Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. 9.6.2:Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki yerlerde muhafaza etmek. 9.6.3:Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek, taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. 9.6.4:Tüketime ve kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. 9.6.5:Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını 9.6.6:Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek 9.6.7:Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak. 9.6.8:Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak 9.6.9:Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. 9.6.10:Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak 9.6.11:Belediyemize bağlı müdürlüklerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 22/d maddesi gereği doğrudan temin gerektiren ihtiyaçlarının cins, miktar ve özelliklerine göre öncelikle Kamu Kurum Kuruluşlarından temin etmeye çalışmak, Kamu Kurum ve Kuruluşlarından temin edilmeyen veya üretimi bulunamayan malzemelerin öncelikle mahalli 00.YG.01/R.00/92.193
firmalar olmak üzere fiyat araştırmasını yaparak ihtiyaca en uygun, en kaliteli malın teminini 9.6.12:Belediyemize ait doğrudan temin ve ihale usulü ile yapılan tüm alımların fatura aşamasında evraklarını düzenlemek ve ödeme emrine bağlı olarak Mali Hizmetler Müdürlüğü ne intikal ettirmek. 9.6.13:Taşınır Mal Yönetmeliği (T.M.Y.) doğrultusunda alınan demirbaşların listesini, kaydını, devrini veya hurdaya çıkacakların tespitini yapmak. 9.6.14:Müdürlük bütçesini hazırlamak. 9.6.15:Satınalma işlemleri ile ilgili etkin bir kayıt ve dosya sistemi oluşturmak, yürütmek ve geliştirmek. 9.6.16:Yapılan işlemlerde ilgili yasal mevzuatı uygulamak. 9.6.17:Kullandığı demirbaş eşyaların iyi bir biçimde kullanılıp korunmasını 9.6.18:Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak ; işgücü, zaman, ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. 9.4.19:Aylık rutin telefon faturasının olur yazısı, ödeme emrinin düzenlenip mali hizmetler müdürlüğüne süresi dahilinde gönderimesini 9.4.20:Müdürlüğümüzde ihtiyaç olan her türlü malzemenin piyasa araştırmasının yapılması. 9.4.21:Uygun firma tespitinden sonra alınacak hizmet veya malzemenin talep formu belgesi, onay belgesi, teklif formları, karar tutanağı, fatura yazışmalar ile müteakiben gelen yazılara cevap verilmesi. 9.4.22:Müdürlüğümüzün ihtiyaçlarının tespiti, fiyat ve piyasa araştırmasının yapılmasından satın alımına kadar geçen süredeki iş ve işlemlerin tamamlanması, faturaların takibi, rutin yazışmaların ilgili birimlere gönderilmesi ve arşivlenmesinin yapılması. 9.7:Sekreter 9.7.1:Büro cihazlarını kullanmak. 9.7.2:Yöneticinin telefon görüşmelerini panelden izlemek ve konuşma bittiğinde gerekli diğer bağlantıları yapmak. 9.7.3:Yöneticinin talep ettiği telefonları aramak. 9.7.4:Yönetici için özel telefon rehberi tutmak ve bu rehberi sürekli güncellemek. 9.7.5:Yöneticiye bırakılan telefon notlarını almak ve kendisine ulaştırmak. 9.7.6:Vatandaşlar ve diğer ilgililerden gelen şikayet, yakınma, dilek, istek ve önerileri not alarak yöneticiye ulaştırm yapmak. 9.7.7:Yöneticinin resmi yazışmalarını yapmak ve bu yazışmaların bir kopyasını alarak saklamak. 9.7.8:Diğerlerinin veya kendisinin yazdığı yazıları imla, noktalama işaretleri, cümle düşüklüğü, resmi yazım kuralları açısından kontrol etmek ve hatasız olmasını Gerektiğinde düzeltme önerisinde bulunmak. 9.7.9:Gelen resmi evrakı okumak ve yöneticiye ulaştırmak. 9.7.10:Evrakı ilgili yerlere göndermek ve ulaşma durumunu takip etmek, gerektiğinde teyidini almak. 9.7.11:Toplantı organizasyonlarını yapmak. 9.7.12:Toplantı tutanaklarını, raporları ve diğer belgeleri ilgililere dağıtmak. 9.7.13:Kurumun etkinlik takvimini izlemek ve yöneticiyi zamanında haberdar etmek. 9.7.14:Yöneticinin seyahat organizasyonlarını yapmak 9.7.15:Yöneticiden randevu almak isteyenlere yöneticiyle konuşarak randevu vermek. 9.7.16:Gerektiğinde yönetici için diğer kişilerden randevu almak. 9.7.17:Alınan randevuları yöneticiye zamanında ve önceden hatırlatmak. 9.7.18:Yöneticinin günlük, haftalık ve aylık randevu programını yapmak. 9.7.19:Alınan randevuları yöneticiye zamanında ve önceden hatırlatmak. 9.7.20:Mesai başlangıcında günlük program ile ilgili bilgilendirmek 9.7.21:Yöneticinin belgelerini doğru klasörlere alarak doğru bir şekilde 00.YG.01/R.00/93.193
sınıflandırmak. 9.7.22:Ziyaretçileri karşılamak ve ağırlamak, İkram hizmetlerini organize etmek. 9.7.23:Kurumdaki gelişmeleri (istifa, yeni işe başlayanlar, değişen yöneticiler, ölüm, doğum, evlenme, askerlik gibi) izleyerek yöneticiyi zamanında bilgilendirmek. 9.7.24:Sorumluluğu altındaki araç ve gereçlerin kullanımında gerekli özeni göstermek. 9.7.25:Göreviyle ilgili evrakları ve dokümanları korumak ve saklamak, 9.7.26:Kalite sisteminin uygulanmasını ve devam ettirilmesini 9.7.27:Sorumlu olduğu amirlerce verilen diğer görevleri yerine getirmek. 9.7.28:5393 Belediye kanunu, 5216 Sayılı Büyükşehir belediye kanunu ve bu talimatla kendisine verilen görevlerin Anayasa, kanun, karar ve bu gibi mevzuata uygun olarak yerine getirilmemesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmamasından Destek Hizmetleri Müdürüne karşı sorumludur 9.7.29:Müdürlüğün telefon trafiğini yönlendirmek, telefon fihristi oluşturmak, yetkililerin olmadığı zamanlarda gelen telefonları not alarak bilgi aktarmak. 9.7.30:Misafirleri karşılayıp ikram hizmetlerini organize etmek. 9.8:Hizmetli 9.8.1:Müdürlük içi temizlik işlerini yapmak. 9.8.2:Çöpleri toplayıp atmak. 9.8.3:Evrakların müdürlükler arasındaki iletimini zimmet karşılığı titizlikle yapmak. 9.8.4:Müdürlüğün elektrik-su ve giriş-çıkışlarıyla ilgili güvenliğini sağlayıp gereken tedbirleri almak. 9.8.5:Personel ve misafirlere çay, kahve gibi servis hizmetlerini yapmak. 9.8.6:Kullandığı demirbaş eşyaların iyi bir biçimde kullanılıp korunmasını 9.8.7:Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak ; işgücü, zaman, ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. 00.YG.01/R.00/94.193