Avrupa Birliği Çerçeve eve Programları nda Proje Yönetimi Y Tuba Turan Fikirler Ulusal İrtibat Noktası Asistanı
Proje yönetimi - 7.ÇP de Proje Yönetimi önemli mi? - Evet! Tüm projelerde özellikle değerlendirilen bir unsurdur. Projenizin kabul edilebilmesi için, proje teklifinizde yüksek nitelikli bir yönetim planı sunmanız gereklidir. Hakemler bu konudaki uzmanlığı, profesyonel deneyimi değerlendirir. Sadece koordinatörü mü ilgilendirir? -Hayır. Yönetim faaliyetleri tüm ortakları ilgilendirir.
Projede kim kimdir? Koordinatör: Projenin tüm idari ve mali koordinasyonundan sorumludur. - Teknik yönetim/mali yönetim - Projenin teknik faaliyetlerinin izlenmesi - Belirlenen zaman çizelgesine göre proje çalışmalarının koordinasyonu - Kaynakların yönetimi - Kontrat kapsamında Avrupa Komisyonu ile ilişkiler - Konsorsiyum Anlaşması nın uygulanması - Ortaklar arası bütçe dağılımının kontrata ve konsorsiyum anlaşmasına uygun olarak yapılması - Ortaklar arası iletişimin sağlanması - Konsorsiyum adına Avrupa Komisyonu ile iletişimin sağlanması -Ortakların idari/mali bilgilerinin temin edilmesi - Proje raporlarının hazırlanması ve Komisyon a sunulması
Projede kim kimdir? Proje ortakları: Ortakların sorumlulukları konsorsiyum anlaşmasında belirtilebilir. Bununla birlikte, ortaklar Kontrat Ek 1 de (Teknik Ek) tanımlanan görevleri yerine getirmekten sorumludur. Ortaklar Konsorsiyum Anlaşması nda belirlenen aralıklarla rapor verme, proje toplantılarına katılma ve belirlenen iletişim kurallarına uymakla yükümlüdürler. İş paketi liderleri (WP leaders): Koordinatörün birçok görevini iş paketi özelinde yerine getirir.
Projede kim kimdir? Scientific (Project) Officer (PO): Komisyon ile temas noktanız. Komisyon adına sizinle irtibatta olan sorumlu kişi. Proje çıktılarını gözden geçirir ve onaylar. PO neden hoşlanır? - Kontrat ile ilgili bir sorun olmaması -Raporların uygun bir şekilde iletilmesi -Araştırmacılar arası işbirliği (Konsorsiyumun uyumu) PO neden hoşlanmaz? - Çözümü olmayan sorunlar - Özellikle sorunlardan haberdar edilmemek - Son teslim tarihlerine uyulmaması, gecikmeler
Koordinatör: Neden iyi bir yöneticidir? Konsorsiyum oluşturma Fikir Proje başvurusu Değerlendirme & seçim Teklifin oluşturulması Müzakere Ödemeler Konsorsiyum yönetimi exploitation Sonuç raporları &Bütçe ibrazı Kontrat Asıl çalışma & konsorsiyum yönetimi
1.Aşama: Proje başvurusu öncesi (1) Proje fikrinin çağrı konularıyla uyumlu olması gerekir. Çağrının gereklerini (hatta fazlasını) karşılayan Projenin gerçekleştirebileceği konusunda ikna edici olan İdeal olarak uygun KOBİ leri ve AAÜ/YÜÜ içeren Konsorsiyum içinde çıkar çatışması olmayan her ortağın hedeflerinin, katkılarının ve elde edeceği faydaların açık olduğu Bir konsorsiyum olmalıdır.
1.Aşama: Proje başvurusu öncesi (2) Proje teklifinde, Her bir ortağa uygun bir rol ayrılmış, Konsorsiyum içinde işlerin nasıl yürüyeceği tanımlanmış, Projedeki her bir iş için yeterli bütçe ve kaynak ayrılmış olmalıdır. (A1, A2, A3) formları zamanında doldurulmalıdır.
1.Aşama: Proje başvurusu öncesi (3) Tipik sorunlar: Ortaklar gerekli bilgileri zamanında iletemeyebilir. Bazı ortaklar 7.ÇP nin mali diline (bütçe modelleri, denetim) aşina olmayabilir. Bazı ortaklar başlangıçta gerçekte yapabileceklerinden fazlasını yapacaklarını iddia edebilirler. Bazı KOBİ ler gerçek anlamda KOBİ olmayabilir. FAKAT: Bu aşamada gerçekleştirmiş olduğunuz başarılı çalışmaların projenin sonraki aşamalarına büyük katkısı olacaktır.
2. Aşama: Müzakere süreci (1) Teknik Ek e son halinin verilmesi Hakemlerin önerileri ele alınır. Öngörülen çalışmalara yönelik ufak değişiklikler gerekebilir. Kontrat Hazırlama Formları nın (CPF) hazırlanması Ortakların detay bilgileri (hukuki, mali) Ortakların verilerinin kontrolü (bazen ek istekler olarabilir, örn. banka garantisi) Proje bütçesini yeniden düzenleme gereği Konsorsiyum anlaşması nın (CA) görüşülmesi Model kontrat taki bazı spesifik kontrat maddelerinin görüşülmesi Proje bütçesinin detaylandırılması, ön ödeme ve mali denetim gereksinimleri
2. Aşama: Müzakere süreci (2) Müzakere koordinatör ve Komisyon adına proje sorumlusu (project officer) arasında yapılır. En azından yüz yüze 1 toplantı (Brüksel de) yapılması beklenebilir. Müzakereler belli bir sürede tamamlanmalıdır. Müzakerelere ayrılan süre genelde proje tipine ( uygulama aracı ) göre değişebilmektedir.
2. Aşama: Müzakere süreci (3) Tipik sorunlar: A formlarındaki hatalar süreci geciktirebilir. Ortaklar müzakere sürecinde ihtiyaç duyulan dokümanları koordinatöre zamanında teslim etmelidir. Konsorsiyum değişiklikleri gerekebilir: Mali olarak sıkıntı yaratabilecek ortakların projedeki rolleri yeniden belirlenebilir. Ortaklar konsorsiyumdan ayrılmayı düşünebilir. Komisyon tarafından istenen bütçe değişiklikleri konsorsiyum değişikliği gerektirebilir. Sonuçta Komisyon un vereceği mali destek (eğer değişiklik olduysa) konsorsiyum tarafından kabul edilmeyebilir. FAKAT: - Müzakereler nadiren başarısızlıkla sonuçlanır. - İyi hazırlık yapılmış müzakereler oldukça çabuk sona erer ve 3. Aşama (projenin yürütülmesi) açısından oldukça faydalı geçer.
3. Aşama: Projenin yürütülmesi (1) Tipik bir proje yapısı nasıl olur? Her bir iş uygun, birbiriyle ilişkili İş Paketlerine (Work Package- WP) ayrılır. Her bir İş Paketi Görev lerden (Task) oluşur. Genellikle Görev ler ile Çıktılara ulaşılır. Her bir WP, bir WP lideri tarafından koordine edilir. WP1: Start-up phase WP1 WP7 WP2 WP3 WP4 WP2: Training of NCPs WP3: Training of researchers WP4: Exchange of experience and expertise WP5 WP6 WP5: Matchmaking WP6: Call information network WP7: Management
3. Aşama: Projenin yürütülmesi (2) Yönetim Yapısı Konsorsiyumun proje yönetim yapısı Teknik Ek te (Ek 1) tanımlanmıştır. Tüm proje koordinasyonu Koordinatör tarafından yapılır. Komisyon ile iletişimin tümü Koordinatör üzerinden yürütülür. Tipik olarak, konsorsiyumun üst karar mekanizması Steering Committee dir (tüm ortakların temsilcilerinden oluşan grup). Genellikle Koordinatör WP liderleri veya Bilimsel Komite gibi gruplar tarafından desteklenir. *** Önerilmiş olan bir yönetim yapısı yoktur. Konsorsiyuma ve gerçekleştirilecek işlere uygun bir yapıda olması önemlidir.
3. Aşama: Projenin yürütülmesi (3) Yönetim neyi kolaylaştırır? Bilimsel Bilimsel çalışma çalışma Diğer Diğer (Eğitim, (Eğitim, Entegrasyon, Entegrasyon, Demonstrasyon, Demonstrasyon, vb.) vb.) Koordinatör (ve (ve ortaklar) ortaklar) Raporlama Raporlama Bilginin Bilginin yayımı yayımı ve ve tanıtım tanıtım Bütçenin Bütçenin dağıtımı dağıtımı FMH FMH
3. Aşama: Projenin yürütülmesi (4) Yönetimin içeriği? Konsorsiyum Anlaşması nın (CA) hazırlanması, görüşülmesi ve sonlandırılması Bir CA kontrata göre, aşağıdaki konuları tanımlayarak/ açıklayarak hazırlanır: Ortakların sorumlulukları Teknik yönetim IPR ve işletimin paylaşımı Sorunların giderilmesi, vb Düzenli teknik ve mali raporlama Konsorsiyum içi, veya Resmi olmayan bir şekilde Komisyon Proje Sorumlusu na, ve Resmi olarak Komisyon a.
3. Aşama: Projenin yürütülmesi (5) Yönetimin içeriği? Proje tipine göre formlar (örneğin, STREP lerde Plan for using and disseminating knowledge) Proje çalışmalarının görüşüldüğü ve yeni planlamaların yapıldığı proje toplantıları Gerektiğinde ek toplantılar (örneğin, İş Paketleri liderlerinin toplantıları) Çalışmaların günlük takibi ve koordinasyon
3. Aşama: Projenin yürütülmesi (6) Nerede sorun çıkabilir? Sorun Çalışmalardaki ilerleme tatmin edici olmayabilir. Tüm ortaklara destek vermek çok fazla çaba gerektirebilir. Bazı ortaklar beklenenden az performans gösterebilir. IPR konusunda sorunlar çıkabilir. Olası çözümler Sorun tanımı ve sorunu belgeleme Alternatif yaklaşımlar seçilebilir. Yönetim yapısı Teknik Ek te tanımlanmıştır, fakat ortakların işlevleri proje süresince belirlenebilir. Diğer ortaklardan destek almak mümkün olabilir, örn. WP liderleri. Esnek ve etkin iletişim araçları kullanılabilir. Dostça bir şekilde sorunu çözmeye çalışın. CA nın ilgili maddelerini kullanın. Dostça bir şekilde sorunu çözmeye çalışın. CA nın ilgili maddelerini kullanın.
3. Aşama: Projenin yürütülmesi (7) Nerede sorun çıkabilir? Sorun Proje maliyeti hızla artabilir. Projede (görevlerde/bütçe dağılımında) değişiklik yapmak gerekebilir. Olası çözümler Artan maliyetin sebebini tanımlayın. Çıktıları gözardı etmeden uygulanabilir alternatifler arayın. Konsorsiyumun konudan haberdar olmasını sağlayın. Söz konusu masraf gerekliyse ve konsorsiyum buna yönelik bir yedek fon kullanmayı seçerse bu şekilde fazla masraflar karşılanabilir. 7.ÇP de konsorsiyumun esnekliği vardır. Bununla birlikte, Proje Sorumlusu ndan tavsiye almak en iyisidir. Gerekiyorsa, kontratta değişiklik talep edilebilir.
Başarı için ipuçları (1) 1. Projenizi düşünerek, ortaklarınızı dikkatli seçin. 2. Proje teklifinin kurumunuz açısından yapılabilir olduğunu kesinleştirin. İhtiyacınız olan kaynaklara erişebileceğinizden emin olun. 3. Temel bütçe konularını proje teklifi aşamasında açıklığa kavuşturun. 4. Esnek ve yeterli bir yönetim yapısı önerin. 5. Açık bir Konsorsiyum Anlaşması hazırlayın. 6. Kısa fakat verimli proje toplantıları organize edin ve etkin bir iç iletişim politikası izleyin.
Başarı için ipuçları (2) 7. Konsorsiyumunuz için, projenizdeki tüm çalışmaları içeren (Çıktılar, Kilometre Taşları, Çıktıları gönderme tarihi, hatta resmi tatil günleri dahil) bir proje akış şeması hazırlayın. Böylece toplantılarınızı planlamanız, işlerinizi takip etmeniz daha kolay olacaktır. 8. Sık aralıklarla gayri resmi raporlar sunmayı ve iyi bir zaman yönetimi yürütmeyi tercih edin. 9. Ortaklar arasında ve Komisyon Proje Sorumlusu ile iyi bir işbirliği ilişkisi kurun. 10. Sorunlarla ilgili Proje Sorumlusu nu bilgilendirin.
Başarı için ipuçları (3) 11. Özellikle önemli konularla ilgili bilgi talebini Proje Sorumlusu ndan resmi olarak isteyin ki cevabı da size resmi olarak gelsin; zira görüşleri daha sonradan değişebiliyor. 12. Hızlı bir finansman dağılım mekanizması oluşturun. 13. Düzenli raporları asla geciktirmeyin.
Başarı için ipuçları (4) Bunlar dışında, 1. Koordinatör/ortak olarak, projenizi ülkemizde uyulması gereken mevzuata uygun olarak gerçekleştirin. (örneğin, KDV muafiyet belgesi) 2. Yaptığınız harcamaları günü gününe takip edin, belgelerin fotokopilerini saklayın. 3. Çalıştırdığınız personele yönelik time sheet tutun. 4. Kurumunuzu projeniz hakkında bilgilendirin. 5. TÜBİTAK ı projeniz hakkında bilgilendirin ve herhangi bir sorun yaşanması halinde bize haber verin.
Başarı için ipuçları (5) 6. Bir proje konsorsiyumu takım olarak çalışır. Koordinatörün yönetim becerisine sahip olması önemlidir fakat bu, grubun her üyesi açısından da önemlidir. 7. Yönetimi becerebilen bir ortaklar grubu daha etkin olarak çalışabilir ve proje sonuçlarına daha az maliyetle ulaşabilir.
TÜBİTAK AB ÇERÇEVE PROGRAMLARI ULUSAL KOORDİNASYON OFİSİ Atatürk Bulvarı 221, Kavaklıdere, Ankara Tuba Turan Telefon: (0312) 468 53 00-2204 Faks: (0312) 427 40 24 tuba.turan@tubitak.gov.tr