Proje Yönetimi Çalışma Sayfası Bu çalışma sayfası bir projenin her aşamasını planlamanızda size yardımcı olur. Bu çalışma sayfasından projeleriniz için gerektiği kadar çoğaltın ve bütün alanların doldurulduğundan emin olun. 1. Aşama: Araştırma Bu aşamada projenin amaç ve hedefleri hakkında bilgi sahibi olursunuz; parametreleri hesaplarsınız. Örneğin tarihleri, kaynakları ve projeniz için ayrılan bütçe gibi. Son olarak da değişkenleri tanımlarsınız. 1.1. Aşağıdaki insanlara veya gruplara projenin hedefini tanımlamalarını isteyiniz. Eğer hedef cümlelerinde/tanımlarında herhangi bir uyumsuzluk varsa projeyi planlamaya başlamadan önce çözümleyiniz. Yöneticinize. Çalışanlarınıza. Finans müdürünüze. Projenizin bir parçası olabilecek ürün veya servisi yöneten kişilere. Örneğin, eğer yeni bir üretim birimi/hattı kuruyorsanız, üretim hattı şefiyle iletişime geçiniz. Eğer yeni bir yere taşınıyorsanız, ofis veya yerleşim planlarıyla ilgili yönetici ile iletişime geçiniz. Yanıtları buraya yazınız: 1.2. Yeni bir alan oluşturan olarak, projenize dâhil olan kişiler için organizasyon şemasını çizin. Organizasyon genelinde ve bu proje için kimin, kime rapor vereceğini belirleyin. (Bu iki hiyerarşik durum birbirinden farklılık gösterebilir). Raporların, iletişim ve gönderilerin kendisine gelmesini kim bekler? 1.3. Bir proje takımı oluşturmanıza yardımcı olması için, projeniz için uygun olabilecek kaynakları aşağıdaki tabloya listeleyin, her kaynağın departmanını/bölümünü, deneyim/uzmanlık alanını ve uygunluk durumlarını not edin. PROJE KAYNAK TABLOSU Kaynak Bölüm Deneyim/Uzmanlık Uygunluk
1.4. Bu proje için gerekli zamanları araştırın ve aşağıdaki soruları cevaplayın: Organizasyonunuzda veya deneyimlerinize göre benzer projeler ne kadar sürer? Projenize bağlı olarak değişmeyecek tarihler var mı? Örneğin dışarıdan bir firma tarafından yıllık denetleme veya mali yılsonu denetlemesi? Onları buraya listeleyin. Bununla beraber tatilleri ve resmi izin günlerini (bayram vb.) not edin. Bir projeyi etkileyebilecek üç (3) genel alanı zaman, kalite ve maliyet önem derecesine göre sıralayın. Projenizi uygularken karşılaştığınız zor/sıkışık bir anda, burada en üstte sıraladığınız ölçüt önem kazanacaktır. Zaman Kalite Maliyet
2. Aşama: Planlama Bu aşamada 1. Aşamada elde ettiğiniz bilgilerin bir kısmını kullanarak, proje takviminizin temeli olabilecek bir proje planının nasıl oluşturulabileceğini göreceksiniz. 2.1. Bir amaç cümlesi yazın. Bu bir cümlelik tanım projenizde harcanan her çaba ve emeğin umulan/istenen sonucu şeklindedir. Amaç cümlesi şu şekilde olabilir: Bizim amacımız, pazara yeni bir yazılım ürününü başarıyla sunmaktır. : 2.2. Bir hedef cümlesi yazın. Bu cümle projenizin parametrelerini geniş anlamda çizer. Hedef cümlesi şu şekilde olabilir: Yazılımı bizim iç kalite standartlarında tamamlayacağız ve bu mali yılın sonuna kadar, maliyeti 1,2 milyon $ ı aşmadan, üç büyük pazarda satışa sunacağız. : 2.3. Projenizin temel/ana aşamalarını listeleyin: 2.4. Projenizdeki her bir kilometre taşını listeleyin. Kilometre taşları projenizdeki bir anı veya başarıyla sonuçlandırılması gereken durumu gösteren işlemlerdir:
2.5. Projeniz için bir iletişim listesi hazırlayın. İçerisinde her bir kaynağın adı, unvanı ve departmanı; her kaynağın yöneticisi, iletişim adresi, saatlik (çalışma) ücreti, ve faydalı olabileceğini düşündüğünüz bilgiler bulunmalıdır. Bu listeyi herhangi bir kelime işlemci programında oluşturabilirsiniz, örneğin MS Word, veya kaynak bilgilerini MS Project e girmeye başlayabilirsiniz. Aşağıdaki örnek girişi bir model olarak alabilirsiniz. Kaynak Adı Unvanı / Bölümü Yöneticisi : John Smith : Mühendis / üretim departmanı : Sally Jones, üretim müdürü Telefon : (444) 555-1111 E-mail Saatlik Ücret Yorumlar dâhili 5567 : jsmith@org.com : 35$/saat : Profesyonel katılımlardan dolayı Aralık ayına kadar uygun değil; asistanı Bob James, 2.6. Aşağıdakileri de dikkate alarak MS Project programına bilgileri hangi standartta gireceğinizi belirleyin: Kaynakları nasıl isimlendireceksiniz (isme ya da unvana göre)? İşlemlerin mevcut durumunu kim(ler) ve hangi sıklıkla takip /kontrol edecek? Organizasyonunuzun standart çalışma saatleri ve mali yılı nedir? Bu bilgi Project de doğru takvim oluşturulmasını sağlar. Hangi düzenli raporları oluşturacaksınız ve bunlar kime gidecek? Süre aşımını nasıl takip edeceksiniz ve maliyetlendireceksiniz?
3. Aşama: Proje takviminizi oluşturmak Bu aşamada, projenizi oluşturmaya başlayacak bilgileri girmeye başlayacaksınız. Düzgün ve kapsamlı bir takvim oluşturmak için bu kontrol listesini kullanınız. Proje Takviminizi Oluşturmak İçin Kontrol Listesi Genel proje bilgilerinizi girin, örneğin projenin adı, başlama ve bitiş tarihleri. Organizasyonunuzun iş günü, haftası veya yılı için projeniz tabanlı takvim ayarlamaları yapın. Projenizin ana safhalarının isimlerini yazın. Her evre/aşama için bağımsız işlemlerin, işlem adım ve sürelerini içeren ilk aşamasını/seviyesini girin. Eğer bu seviyedeki işlem alt işlemlere sahipse süreyi yazmak için uğraşmayın, çünkü süre alt işlemlere bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Süre bilgisini de içeren her alt işlemi girin. Düzenli tekrarlanan işlemleri girin. Örneğin aylık proje toplantıları. Her bir bağımsız işlem için maliyet ve uygunluğunu da içeren kaynak bilgilerini girin. İşlemler arasındaki bağımlılıkları tespit edin/oluşturun. Project teki kaynak seviyelendirme ve çerçeveleme aracını kullanarak kaynak çalışmalarını inceleyin ve çözümleyin. Project in size kabul edilebilir bir bitiş zamanı verip vermediğini kontrol edin (hesaplayın). Eğer vermiyorsa aşağıdakileri yaparak düzeltmeye çalışın. o Süreyi azaltmak için kaynak ekleyin. (Bu durumda maliyette artabilir.) o Projeyi tamamlamak için ek süre isteyin. o Kaynakların çalışmadıkları süreleri daha verimli kullanın. o Bağımlılıkları ayarlayın. o Projeye daha erken başlayın. Eğer mümkünse işlemlere gecikmeye müsaade edecek bir miktar (bolluk) süre ekleyin. Project in Takım Ataması, Takım Durumu ve Takım Güncelleme özelliklerini çalışma grubunuzda kimin ayarlayacağını/kullanacağını belirleyin. Proje takvimi kabul edilebilir olduğunda, temel ayarları yapın ve dosyayı kaydedin.
4. Aşama: Projenin Takibi Projenizin takibi işlemlerin gerçekleşen süre bilgilerinin girilmesini de içerir. Aşağıdaki kontrol listesini projenizin takibini kolaylaştırması için kullanabilirsiniz. Projenizdeki aktiviteleri takibe başlamadan önce bir başlangıç noktası/seviyesi belirlemeyi unutmayın. Takip Prosedürü Kontrol Listesi Tamamlanmış işlemler için gerçek başlama ve bitiş zamanlarını girin. İşlemlere kaynakların efor/gayret giderlerini girin. İşlemlerin gerçek fiyatları ve maliyetlerini girin. Bağımsız işlemler için kalan süre ve tamamlanma yüzdelerini girin. Project teki farklı takip görüntülerini kullanın: kazanılmış değer, kaynak kullanımı ve filtreler. Örneğin projenin durumunu analiz için kritik yol filtresi. Projenizde gerçekleşin ve tahmin edilen aktivite süreleri ve kalan parayı dikkatlice inceleyin. Projenizi takip altındakine uygun olarak gerekli ayarlamaları yapın. Örneğin yeni kaynak ataması veya yeniden atama yapma, son teslim süresinin uzatılması, veya bütçenin proje için ayrılan miktar göz önüne alınarak yeniden ayarlanması. Takımınıza projenin işleyişi hakkında bilgi vermek için Takım Durumu ve Takım Güncellemesi mesajları gönderin.
5. Aşama: Sonraki Projeye Hazırlık Bir projeyi tamamladıktan sonra, proje aktivitelerini, tahminlerinizi ve takip yeteneklerinizi artırabilmek için analiz yapmayı unutmayın. Bu çalışma sayfasını tamamlanmış projelerinizin analizi için kullanın. 5.1. Tüm projenin beklenen başlama ve bitiş tarihi ile gerçekleşen başlama ve bitiş tarihlerini listeleyin: Beklenen başlama tarihi : Beklenen bitiş tarihi : Gerçekleşen başlama tarihi : Gerçekleşen bitiş tarihi : 5.2. Zamanlamanızı etkileyen ana faktör(ler) hakkında bir cümle yazın ve bu faktör(ler) beklenebilir miydi veya kaçınılabilir miydi? Kendi hatalarınız hakkında dürüst olun. Bu yaptığınız işte daha iyi olabilmeniz için en iyi yoldur. 5.3. Proje için beklenen toplam maliyet ve gerçekleşen toplam maliyeti girin: Beklenen maliyet : Gerçekleşen maliyet : 5.4. Sizin sonuç maliyetlerinizi etkileyen faktör ya da faktörler hakkında, gelecek projede bütçe aşımından kaçınmak için ne yapmanız gerektiğini de içeren bir cümle yazın (ya da şanslıysanız gelecek projelerde de benzer maliyet düşüşünü sağlamak için ne yapabilirsiniz?). Maliyetin düzenli devamı için ne yaptınız ya da ne yapmalıydınız? 5.5. Kaynakların projenizdeki performanslarını analiz edin. İleriki projelerde kullanılmasını tavsiye etmeyeceğiniz kişiler veya satıcı(lar) var mı? İşini olağan üstü iyi yaptığını hissettiğiniz kişiler veya satıcılar var mı? Onlar için bir kayıt oluşturun ki siz ve şirketinizdeki diğer ileriki projelerde uygun bir şekilde kaynakları planlayabilsinler. Mevcut projenin satıcı nüshaları/yayınları Gelecek projeler için tavsiye edilen kaynaklar
5.6. Bir proje yöneticisi olarak, bir sonraki projede performans ve verimliliği arttırmak için daha verimli yapabileceğiniz üç şeyi yazın. 5.7. Bir sonraki projeyi daha başarılı yapabilmeniz için yöneticinizin ya da organizasyonunuzun sizi destekleyebileceği üç şeyi yazın/listeleyin. 5.8. Gelecek projelerde izleme/takip prosedürlerini geliştirebileceğiniz üç yolu listeleyin. 5.9. Aşağıdaki alanlara, kaynakların yönetiminde nelerin çalıştığını ve nelerin çalışmadığını bildiren cümleler yazın: İletişim: Kaynakların işlemleri tamamlayabilme zamanlarının tahmin doğruluğu: Kaynak yönetimi: