Sf.01 Giriş Ekranı İçindekiler Giriş Ekranı... 2 Ana Sayfa... 3 İzin Yönetimi... 5 Şoförler... 7 Araçlar... 9 Servis / Bakım... 11 Zaii Servisler... 13 Kazalar... 15 Hakediş... 16 Ceza... 17 Yakıt... 18 Amortisman... 19 Krediler... 20 Raporlar... 22 Ayarlar... 23 Fiyatlandırma... 24 Şirket Bilgileri... Error! Bookmark not defined.
Sf.02 Giriş Ekranı Giriş Ekranı Kullanıcı adı ve Şifre ile giriş yapılabilir Kullanıcı adları takma ad gibidir her bir kullanıcı için tektir Sisteme giriş için kullanıcının 5 dakika içerisinde en fazla 3 adet yanlış girme hakkı vardır 4. girişte sistem kullanıcıyı engellemektedir bu durumu düzeltmek için sistem yöneticisi ile iletişime geçmeniz gerekmektedir Giriş ekranı sisteme giren kişinin tarih, saat, IP bilgilerini saklamaktadır Kullanıcı şifreleri tek yönlü şifreleme ile saklanmaktadır geri dönüşüm yapılamamaktadır şifre unutulduğu zaman sistem yöneticisinden yeni şifre tanımlama talebinde bulunulmalıdır
Sf.03 Ana Sayfa Ana Sayfa Ana sayfada 3 adet bölüm vardır İzinler o İzin bekleyen, izinde olan ve izni biten şoförlerin izin yönetim sistemine erişimleri listelenir, bu sayede sistemde izne çıkmış, çıkacak ve izinden dönmüş olması gereken şoförler listelenir. Şoförle ilgili gerekli izin düzenlemeleri için kısa yol erişimi gerçekleştirilebilir. Yaklaşan Servisler o Bakımı yaklaşan araçlar araç türüne göre Dizel araçlarda 28000 KM de bir, CNG(Doğalgaz) araçlarda ise 18000 KM de bir sistem tarafından kontrolü yapılarak bakıma gitmesi için ana sayfada araç ismi birlikte listelenir
Sf.04 Ana Sayfa Araç bakıma gittiğinde ise kullanıcı Servis/Bakım Ekle butonuna basarak aracın servis kaydını açıp binlik bakım seçeneğini seçip servis kaydını girebilir Servis kaydı girildiğinde araç otomatik olarak ana sayfadan bakımı yaklaşan araçlar bölümünden silinecektir. Kullanıcı Dizel ve CNG(Doğalgaz) aracın kaç bin de bir ana sayfada bakım ekranında listeleneceğini sistemden sol panelde bulunan Ayarlar menüsünden değişiklik yapılabilir Sigorta, Ferdi, Kasko, Muayene Kontrolü Sigorta, Ferdi, Kasko, Muayene bitiş tarihleri yaklaştığında listelenir. Araçların Sigorta, Ferdi, Kasko, Muayene tarihlerine 30 gün kalka sistem otomatik olarak ana sayfada listeler Kullanıcı aracın Sigorta, Ferdi, Kasko, Muayene tarihlerini güncellediği gibi sistem otomatik olarak ana sayfadan aracı kaldırır. Kullanıcı sol panelde bulunan Ayarlar menüsünden tarihlerin kaç gün kala bildirileceğini ayarlayabilir
Sf.05 İzin Yönetimi İzin Yönetimi İzin yönetimi şoförlerin yıllık ve mazeret izinlerinin yönetildiği bölümdür. Sistem şoförün çalıştığı yıla göre ana sayfadan şoför izin kontrol butonu tıkanıldığında sistemde bulunan tüm şoförler için izin hesaplaması yapar ve şoför izin kullanmaya hak kazanmış ise o şoföre otomatik izin tanımlanır ve yönetim ana ekranından şoförün yıllık izni yaklaştığı bilgisi verilir. Not: İzin yönetim ekranında şoförün kaç yıllık çalışan olduğu ve ne kadar izin hak ettiği gösterilmektedir. Not: İzine çıkarılan şoförler otomatik izinli duruma geçmektedir. Ana yönetim ekranında; 1. İzin bekleyen şoförler izinleri yaklaşmakta olan şoförleri belirtmektedir (en az 11 aylık çalışan olmalı, ay sayısı ayarlar ekranından düzenlenebilir). 2. İzin onay bekleyenler, izin tarihleri başlamış sistem yöneticileri tarafından o şoförün izinde olduğunu onaylaması gerekmektedir ya da izin tarihlerini güncellemesi gerekmektedir. 3. İzini biten şoförler, izinlerini kullanmış ve artık işte çalışması gereken şoförler listelenmektedir. Not: İzin yönetim ekranında izin tarihleri mevcut duruma göre mavi, gri ve kırmızı renk almaktadır, mavi izin tarihleri içerisinde, kırmızı izin tarihleri geçmiş izin bilgileri kontrol edilmeli gri ise tanımlanmış ya henüz tarihi yaklaşmamış ya da kullanılmış izinleri belirtmektedir.
Sf.06 İzin Yönetimi Yıllık ve mazeret izinleri paralı ve tatil olarak ayarlanabilir, tatil olarak seçildiğinde başlangıç ve bitiş tarihleri girilmelidir, paralı olarak seçildiğinde ise ödenen tutar girilmelidir. Bu bilgiler şoför izin bilgileri ekranında ayrıntılı listelenmektedir. Not: Sistem şoförün izin sezonunu otomatik ayarlamaktadır.
Sf.07 Şoförler Şoförler Şoför Ekleme Şoförün kişisel bilgilerini, maaş bilgisi, kimlik, fotoğraf, ehliyet gibi kişisel bilgilerini girerek şoförü sisteme ekleniyor ve istenildiğinde bu bilgilere erişilebiliyor Şoför Listeleme
Sf.08 Şoförler Şoför listelemede çalışan, çalışmayan, izinli şoförleri görüntüleyebiliyoruz, aynı zamanda şoförün resim, adı soyadı, cep telefonu, TC, maaş ve durum gibi özelliklerini listelemede direk görüntüleyebiliyoruz. Listelemede eski şoförler butonuna tıkladığımızda ise işten atılan eski şoförleri listeleyebiliyoruz Şoför Detay Şoförün yapmış olduğu kazalar, şoförün yapmış olduğu cezalar, şoförün yıllık izinleri, şoförün şuan çalıştığı otobüs ve şoförün kişisel bilgileriyle beraber şoförün fotoğraf, kimlik, ehliyet, otobüs AŞ sertifikası, gibi bilgileri görüntüleyebilirsiniz, Düzenle butonuna basarak şoför bilgilerini düzenleyebilirsiniz
Sf.09 Araçlar Araçlar Araçlar yukarıdaki resimde belirtilen alanlar girilerek sistem tanıtılır. Sistemde araç Plaka - Araç Kodu ile temsil edilir, Araç ile ilgili detaylı bilgiler bu ekran üzerinden gerçekleştirilebilir. Araç bilgileri düzenlenebilir Araç yakıt geçmişi Ceza geçmişi Araçta çalışan şoför geçmişi ve yeni şoförlerin eklenilmesi
Sf.10 Araçlar Not: Araca şoför ekleme ekranında sistemde boşta olan şoförler listelenmektedir. Şoförün başlangıç tarihi ve açıklama girilebilebilir. Not: Araçtan şoför çıkarabilmek için açıklama girme zorunluğu vardır.
Sf.11 Servis / Bakım Servis / Bakım Araçların servis durumları takip edilmektedir. Araçlar binlik bakım, kaza ve farklı sebeplerden dolayı servise çıkabilirler tiplere göre servis bakım girişleri gerçekleştirilebilir. Servis başlangıç ve bitiş tarihleri saat alanlarını içerecek şekilde girilebilir. Yapılan işlemler ayrıntılı tutulabilir. Not: Servis Kaza ile ilişkilendirilmek istenildiğinde kaza alanı seçilir ve ilgili araç seçildiğinde o araç ile ilgili kaza kayıtları listelenir ve kayıtlardan ilgili alan seçilerek bakım kaza ile ilişkilendirilmiş olur. Not: Binlik bakım girişlerinde binlik bakım olduğu seçilmelidir, sistem aracın binlik bakım tarihine göre yakıt KM değerini kontrol ederek aracın binlik bakımının yaklaşıp yaklaşmadığını kontrol etmektedir. Not: ilişkilendirilmiş kaza kaydı var ise servis içerisinden direk erişim gerçekleştirilebilir.
Sf.12 Servis / Bakım Yapılabilen işlemler; Servis görüntüleme Servis ekleme Servis kaza ilişkilendirmesi Filtreleme ve düzenleme
Sf.13 Zaii Servisler Zaii Servisler Kaza ve bakımdan dolayı zaii olmuş servislerin takibini kontrol edilebilmektedir. Not: Zaii servis girişi için kaza ve bakım ilişkilendirme zorunluluğu yoktur, başka sebeplerden dolayı zaii girişi açıklama alanında belirtilerek takibi gerçekleştirilebilir. Not: Zaii servisler kaza veya bakım ile ilişkilendirilebilir, bu sayede neden dolayı zaii verdiği ve ilişkili kaza ve servis detaylarına zaii servis içerisinden direk ulaşılabilir.
Sf.14 Zaii Servisler Zaii servis yapılabilen işlemleri Zaii servis ekleme Kaza ve bakım ilişkilendirilmesi Düzenleme Filtreleme Zaii içerisinden ilgili kaza ve bakım detaylarına erişim işlemleri gerçekleştirilebilir.
Sf.15 Kazalar Kazalar Araç kaza bilgilerinin ayrıntılı yönetilebilmesi için resimdeki alanlar ile ceza eklenilmektedir. Kaza yönetiminde şu işlemler gerçekleştirilebilir Kaza bilgileri detaylı görüntüleme Kaza filtreleme Düzeleme ve silme işlemleri yapılmaktadır Not: Kaza raporu kaza resimlerinden ayrı alan olarak girilmektedir. Not: Kaza resimleri "YENI RESİM " butonuna tıkanılarak çoklu kaza resim eklenilebilir. Not: Araç Gelir/Gider raporlarında belirtilen rapor tarihi içerisinde bir kaza gerçekleşmiş ise gider olarak rapora kaza açıklaması ile birlikte gider olarak yansıtılmaktadır.
Sf.16 Hakediş Hakediş Araç hakedişleri bu menü üzerinden yönetilebilir. Şu işlemler yapılabilir Hakediş ekleme (tarih, şoför, araç ve hakediş tutarı) Filtreleme Silme
Sf.17 Ceza Ceza Araç ceza bilgileri yukarıdaki ekranından girilebilir. Şoförden kesilecek cezalar işaretlenerek Araç Gelir/Gider raporunda şoförden kesilecek olarak listelenmektedir.
Sf.18 Yakıt Yakıt Yakıtlar menüsünden araçlara ait yakıt giderleri ve km bilgileri yönetilip takip edilebilir. Yakıt ekleme ekranında aşağıdaki bilgiler girilmelidir; Şoför Araç Yakıt Tarihi KM Yakıt Litre Fiyatı Toplam Tutar Not: Yakıt ekleme esnasında araç için KM kontrolü yapılmaktadır. Eklenilmek istenen yakıt bilgilerindeki KM değeri o araç için eklenilmiş bir önceli km değerinden büyük olmalıdır yanlış girildiğinde sistem uyarı verecektir. Not: Burada girilen yakıt KM değerlerine göre sistem otomatik o araç için en son binlik bakım tarihine ve aracın yakıt tipine göre aracın binlik bakımı yaklaşıp yaklaşmadığı kontrolü gerçekleştirilir ve ana sayfada yaklaştıysa gerekli bilgi gösterilmektedir. Not: Binlik bakım kontrolü için KM ayarları ayarlar sayfasından yapılabilir. Yakıt Filtreleme; Araç, şoför ve belirtilen tarih aralığına göre yakıt listesi oluşturulabilir.
Sf.19 Amortisman Amortisman Sisteme girilmiş araç için amortisman bedeli girilebilir, raporlamada araca ait amortisman tutarı 5 yılı geçmediyse rapora gelir olarak yansıtılmaktadır. Amortisman menüsü içeresinde; Ekleme Filtreleme Düzenleme Silme İşlemleri yapılabilmektedir. Not: Her bir araç için sadece bir amortisman bedeli girilebilir. Aynı araç için tekrar girilmek istenilirse sistem uyarı verecektir.
Sf.20 Krediler Krediler Sisteme eklenilmiş her bir araç için sadece 1 kere girilebilir, aynı araç için birden fazla kredi gerçekleştirilemez sistem buna izin vermemektedir. Kredi eklemek için; 1. Adım Araç Plaka ve Kod Açıklama Kredi başlangıç tarihi Bitiş Tarihi Taksit Sayısı Toplam tutar 2. Adım Kredi için tanımlanmış taksit sayısına göre çoktu taksit bilgilerini ekleme ekranı açılır ve her bir taksit için ödenmesi gereken tutar ve tarih girilerek sisteme kaydedilir. Not 1: Tutar değerlerinde binlik ayraç yoktur, kuruş ayracı için "," (virgül) kullanılmalıdır. Not 2: Araç gelir/ gider raporunda aracın kredi taksiti burada eklenilen tarihe göre getirilmektedir.
Sf.21 Krediler 3. Adım Kredi taksitleri daha sonradan eklenebilir ancak düzenleme işlemi yapılmamaktadır, silinip yeniden eklenilebilir, bu sayede de geçmişe ait yapılan değişiklikler sistemde kayıtlı bulunabilir. Not: Taksitleri görüntüleme ekranından ödendi olarak işaretlenebilir, raporlamada taksit gideri kalemi açıklamasında ödendi olarak açıklamada belirtilmektedir.
Sf.22 Raporlar Raporlar Sistemde "Araç Gelir ve Giderleri" raporu bulunmaktadır, Bu rapor içerinde Araç ve rapor alınmak istenen tarih aralıkları belirtilerek o tarihler arasındaki; Hakediş (Gelir) Şoför Maaşı (Gider) Servis/Bakım (Gider) Yakıt (Gider) Ceza (Gider) Kredi Taksiti (Gider) Amortisman Bedeli (Gelir) Taşıt Vergisi (Gider) Gider / Gelir kalemlerini içeren raporu oluşturulmaktadır. 1. Amortisman bedeli rapor alınmak istenen aracın sisteme girilmiş amortisman bedelini 60 aya bölerek her bir aya eşit dağıtarak gerçekleştirilmektedir. 2. Taşıt vergisi, Araç Ayarları alanından yıllık taşıt vergisi girilir ve bu değer her bir aya eşit dağıtılarak rapora eklenilir. 3. 1 aylık rapor alınmak istenildiğinde iki aybaşı tarihleri girilerek gerçekleştirilir. Örneğin: 01.11.2014 ile 01.12.2014 tarihleri arasında alınan rapor 11. ayın tüm gelir ve giderlerini listelemektedir. 4. Raporda gelir, gider ve şoförden kesilecek(ceza) tiplerinde genel rapor toplamını oluşturmaktadır. 5. Rapor içerisinden her bir kalem için erişim linki verilmiştir ilgili kalem detaylarına gidilebilir.
Sf.23 Ayarlar Ayarlar Sistemde genel hesaplamalar için kullanılacak parametre ayarları bu menü içerisinden yapılmaktadır. Parametre değerleri sayısal değerler olup,(virgül) ile ayırma işlemi yapılabilir. Ayar açıklamalarının da parantez içerisinde kalın olarak belirtilmiş parametreler birimi cinsinden değerler girilmelidir. 2 tip ayar içermektedir, Genel ve araç ayarları, genel ayarlar şoför ve sistemi ilgilendiren ayarlarken araç ayarları ise araç ile ilgili hesaplama ayarlarını içermektedir. Ayar İçerikleri o o o o o o o o o Şoför izin kontrolü için en az geçmesi gereken süre (ay) Mazotlu araçlar bakım kontrolü için geçilmesi gereken KM değeri Gazlı araçlar bakım kontrolü için geçilmesi gereken KM değeri Yıllık araç sigorta bedeli (TL) Yıllık Taşıt vergisi (TL) Muayene bitişi için kaç gün önceden uyarı gösterilmeli? (Gün) Ferdi bitişi için kaç gün önceden uyarı gösterilmeli? (Gün) Kasko bitişi için kaç gün önceden uyarı gösterilmeli? (Gün) Yıllık Taşıt vergisi (TL)
Sf.24 Fiyatlandırma Fiyatlandırma Giriş Ekranı... 0 TL Ana Sayfa... 400 TL İzin Yönetimi... 800 TL Şoförler... 600 TL Araçlar... 600 TL Servis / Bakım... 500 TL Zaii Servisler... 700 TL Kazalar... 500 TL Hakediş... 400 TL Ceza... 400 TL Yakıt... 400 TL Amortisman... 300 TL Krediler... 600 TL Raporlar... 750 TL Ayarlar... 200 TL Sistem Güvenlik ve Loglama... 600 TL Profil ve Yetkilendirme... 500 TL Toplam... 8250 TL İndirim %20... 1650 TL Ara Toplam... 6600 TL KDV %18... 1188 TL Genel Toplam... 7788 TL +Yıllık Bakım: Sistem 3 Günlük Yedekleme (5 yedek döngü)... Sistem Haftalık Yedekleme (5 haftalık döngü)... Sistem Aylık Yedekleme (6 aylık döngü)... Sistem Yıllık Yedekleme (1 Yıllık döngü)... Sistem Güvenlik... Sistem Arızaları... Sistem Teknik ve Müşteri Desteği... Sistemde istenilen ufak modüller ücretsiz yapılıcaktır... Sistem Yıllık Kiralama Ücreti... Toplam... 1000 TL + KDV
Sf.25 Şirket Bilgileri Şirket Bilgileri Sparfly Bilişim Adres: Karlıbayır Mah. Kızılerik Sok. No:25/A ARNAVUTKÖY / İSTANBUL Tel: 0850 302 90 18 Mobil: 0538 885 70 78 Mail: info@sparfly.com.tr Destek : destek@sparfly.com.tr