TÜMOSAN Satış Sonrası Hizmetler Portalı Eğitim Dokümanı TÜMOSAN SATIŞ SONRASI HİZMETLER PORTALI. Eğitim Dokümanı

Transkript

1 TÜMOSAN SATIŞ SONRASI HİZMETLER PORTALI Eğitim Dokümanı 1

2 İçindekiler 1. Giriş Ve Genel Özellikler Giriş Ekranı Genel Özellikler İş Emirleri Menüsü İş Emirleri Ekranı Yeni İş Emri Girişi Katalogdan Parça Seçimi Yeni İş Emri Satırı İle Parça Seçimi Onaya Gönderme İşlemi Traktörün Teslim Edilmesi ve İş Emrini Kapatma Onarım/Teslim Tarihi Güncelleme İş Emrini Kapatma İş Emri Raporunu Yazdırma Kapalı İş Emirlerinden Fatura Oluşturma Menüsü İş Emri Faturaları Menüsü Cari Ekstre Menüsü Sıkça Sorulan Sorular İrtibat Numaraları

3 1. Giriş Ve Genel Özellikler 1.1. Giriş Ekranı Portal tüm internet tarayıcıları ile kullanılabilir. Fakat Internet Explorer kullanan Servislerin, Internet Explorer ın güncel sürümünü kullanmaları tavsiye edilir. Sisteme girerken adresindeki PORTAL - PORTAL GİRİŞİ menüsü kullanılmaktadır. 3

4 Bu adrese ayrıca, adresinden de ulaşılabilir. İnternet adresine gidilince aşağıdaki giriş ekranı gelecektir. Gelen ekranda Hesap Kodu, Kullanıcı Adı ve Şifre alanları doldurularak sisteme giriş yapılır. Servisler daha önceden, portal kullanacak personellerinin isimlerini, mail adreslerini, Yönetici / Satış Temsilcisi / Finans / Sevkiyat yetki türlerinden hangisine sahip olması gerektiğini Tümosan Müşteri Hizmetleri Müdürlüğü departmanına bildirmiş olmalıdır. Müşteri Hizmetleri Müdürlüğü departmanının bu bilgileri sisteme kaydetmesi ile kullanıcı portala giriş yapabilecektir. Hesap Kodu: Kullanıcının Tümosan daki S ###### formatındaki kimlik kodudur. Bu kod, Servis bazında değişiklik gösterir. Kullanıcı Adı: Tümosan Müşteri Hizmetleri Müdürlüğü departmanına bildirilen adresleri personelin Kullanıcı adı olacaktır.(örnek: test@tumosan.com.tr) Şifre: Kullanıcı sisteme ilk kez girerken Şifremi Unuttum butonuna tıklayarak şifresini oluşturabilecek, sonrasında oluşturduğu bu şifre ile portal kullanımına devam edebilecektir. 4

5 NOT: Şifre unutulmuşsa, Şifremi Unuttum linkine tıklanarak sistemde kayıtlı olan adresinize yeni bir şifre gelmesini sağlayabilirsiniz Genel Özellikler Sisteme ilk girişte aşağıdaki şekilde Duyurular açık olduğu halde ekran görüntüsü gelecektir. Güncel duyuruların kontrol edilmesi ve bu ekranın kapatılarak işleme devam edilmesi gerekmektedir. Sağ üstte ilgili firmanın kodu, kullanıcı adı ve Çıkış Yap butonu görülmektedir. Önemli Not: Sistemden çıkarken Çıkış Yap butonunun kullanılması zorunludur. Aksi takdirde oturumunuz açık kalmakta; bu durum hem kendi güvenliğiniz, hem de diğer kullanıcıların sisteme girişi ve güvenliği adına sorun arz etmektedir. 5

6 Genel olarak ekranlarda şu özellikler bulunmaktadır: Yenile: Veri eklendiği halde verilerin ekranda görülmemesi halinde bu buton kullanılır. Excel Butonu: Ekrandaki kayıtları excele aktaran butondur. Aramalar: Ekrandaki kayıtlar, kolonların üstünde bulunan boş alana yazılarak süzülebilir. Aramaya * ile başlandığında içindeki bir ifadeye göre arama yapar. * olmadan yazıldığında bire bir arama yapar. 6

7 Kayıtları Sıralama: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan alanda kayıtlar büyükten küçüğe veya küçükten büyüğe sıralanabilir. Kolonların Yerinin Değiştirilmesi: Sürükle bırak şeklinde ekrandaki kolonların yerleri değiştirilebilir. Kolon Gizle/Göster: Kolon başlığındaki ok işaretine basılarak, açılan ekranda istenilen kolonun gizlenmesi sağlanabilir. Kayıt Seçimi: Satırın başında bulunan kutucuk tıklanarak veya satırın üzerinde herhangi bir yere tıklanarak gri renge dönüşmesi ile gerçekleştirilir. 2. İş Emirleri Menüsü 2.1. İş Emirleri Ekranı Daha önce girilmiş olan iş emri kayıtlarının görülebileceği ve yeni iş emri kayıtlarının girilebileceği ekrandır. Ekrandaki butonların açıklamaları şu şekildedir: Yeni İş Emri: Yeni bir iş emri oluşturmak için kullanılır. Yeni İş Emri Satırı: Oluşturulan iş emrine satır eklemek için kullanılır. Katalogdan Seç: Katalog üzerinden iş emri satırlarına parça eklemek için kullanılır. 7

8 İş Emri Satırını Sil: Yanlış girilen iş emri satırını silmek için kullanılır. İş Emrini Sil: Yanlış girilen satırları silinmiş iş emrini silmek için kullanılır. Onaya Gönder: İş emrini Bölge Servis Sorumlulularının onayına göndermek için kullanılır. Onarım/Teslim Tarihi Güncelle: İş emrinin Onarım Bitiş ve Servis Teslim tarihlerini güncellemek için kullanılır. İş Emrini Kapat: Onarım/Teslim tarihi güncellenmiş iş emirlerini tamamen kapatmak için kullanılır. Yazdır: Çiftçiye, Tümosan a ve Serviste kalmak üzere çiftçinin imzasının bulunduğu 3 adet İş Emri Raporu nu yazdırmak için kullanılır Yeni İş Emri Girişi İş emirleri ekranında Yeni İş Emri yeni iş emri açılır. butonu ile açılan ekranda gerekli alanlar doldurularak Şasi Motor No: Servise gelen traktörün Şasi Motor numarası girilip Traktör bilgilerini göster butonuna tıklandığında traktörün tarihçesi ve geçmiş satış bilgileri görülür. 8

9 El Değiştir: Servise gelen traktör el değiştirmiş ise şasi motor no girildikten sonra kullanılarak el değiştiren traktörün kaydı portala girilir. butonu Mevcut İş Emirleri: Bir traktörün daha önce servise gidip gitmediğini eğer gittiyse hangi işler yapıldığını İş Emirleri bölümünde Detay kısmına tıklanarak görülebilir. Yeni İş Emri Oluşturma: Şasi motor no yazılıp ara butonu yardımıyla traktörün servis geçmişi ve el değiştirme kayıtlarını gördükten sonra, yeni iş emri oluşturmak için ilgili bölümdeki İş Emri Tarihi, Arıza Tarihi ve Çalışma saati girilerek Oluştur butonuna basılır. Yeni İş Emri Satırı oluşturma: Açılan ekranda oluşturulan iş emri başlığının altına butonu yardımıyla İş emri satırları girilir. 9

10 İşlem Tipi alanında Bakım, Yol, İşçilik, Parça, Harici İşçilik ve Harici Parça dan ilgili alan seçilir ve devamında diğer alanlar buna uygun olarak doldurulur. Arıza Kodu alanı arızanın traktörün hangi bölümünde meydana geldiğini gösteren alandır. Arıza Türü alanı ise arızanın ne şekilde meydana geldiğini gösterir. (Kırılmış, Çatlamış, Açık kalmış vb.) Not alanı arızanın meydana gelişini ve buna dayanarak talep edilen işlem tipinin açıklandığı alandır. Harici Parça/İşçilik Tanımı alanı yalnızca İşlem Tipi nde Harici Parça veya Harici İşçilik seçildiğinde doldurulur. Kısa bir tanımdır. (Kaynak İşlemi, Çekici Yardımı vb.) Gidilen Yer alanı da yalnızca İşlem Tipi Yol seçildiğinde doldurulur. Kısa bir tanımdır. (ÖR: Uşak- Ürünköy) Birim alanı genel olarak otomatik doldurulmuş olarak gelir. Fakat İşlem Tipi Harici İşçilik Veya Harici Parça seçilmiş ise adet, litre, kg, cm. gibi birimleri Yetkili Servis manuel olarak kendisi dolduracaktır. Miktar ve Birim Fiyat alanı da birim alanı özelliğini taşır ve Harici işlem tiplerinde manuel doldurulur. Net Tutar alanı ise miktar ve birim fiyatın çarpımını otomatik olarak kendisi hesaplar ve getirir. 10

11 Yukarıdaki örnek iş emri satırında olduğu gibi satırlar istenildiği kadar eklenebilir, onaya gönderilmemiş tüm satırlar gerekmesi halinde- silinebilir Katalogdan Parça Seçimi Çoklu parça taleplerinde Katalogdan Seç butonu kullanılır. Açılan katalogda parçalar ister tek tek, isterse de tek seferde tümü işaretlenerek seçilir, arıza kodu ve arıza türü alanı doldurulur ve İş Emri Satırlarına Ekle butonu ile satırlara eklenir ve sayfa kapatılır. 11

12 NOT: Büyüt butonu ile parçalar daha yakından görülebilmektedir. İş emri satırlarında eklenen bu satırları görmek için Yeni İş Emri Satırı Ekle butonunun yanındaki Yenile butonuna bir kez basılması yeteli olacaktır. ÖNEMLİ NOT: Katalog ve portalın tüm sayfalarında aşağıdaki şekilde sayfa numaraları gösterilmektedir. Butonlar koyu renk ise aktif; yani 1 den fazla sayfa mevcuttur. Bu sayfaların da kontrol edilmesi, unutulmaması gerekmektedir Yeni İş Emri Satırı İle Parça Seçimi Kodu bilinen parça taleplerinde ise katalogdan seçim kullanmak yerine yol, bakım, işçilik gibi işlem tiplerinin bulunduğu Yeni İş Emri Satırı Ekle butonunda bulunan işlem tiplerinden Parça işaretlenerek ve ilgili alanlar doldurularak satır eklenebilir. 12

13 2.3. Onaya Gönderme İşlemi İş Emri Durumu: Serviste ve Onay Durumu: Taslak olan iş emirlerine eklenmesi gereken satırlar eklendikten sonra üst kısımdaki Onaya Gönder butonu ile iş emri Tümosan Bölge Servis Sorumluları nın onayına gönderilir. Onaya gönderilmeden önce Taslak olan Onay Durumu; bu butona basıldıktan sonra Onay Bekliyor a dönüşecektir. Onay Bekliyor ve Onaylandı durumundaki iş emirlerinin satırları ve kendisi üzerinde ekleme-çıkarma ve değişiklik yapılamaz. 13

14 Bölge Sorumluları tarafından onay kademesinden geçen iş emirlerinin onay durumu Onay Bekliyor dan Onaylandı ya döner. Burada dikkat edilmesi gereken husus; üst kısımda iş emrinin onaylandı durumunda olması, iş emri satırlarının tümünün onaylanmış olduğu anlamına gelmez. Bu yüzden satırların onaylanmış olup olmadığının kontrol edilmesi önem arz etmektedir. Yukarıdaki örnekte; ikinci sayfada kalmış olan Harici İşçilik satırı reddedilmiş ve Notlar sekmesinde reddetme nedeni Bölge Servis Sorumlusu tarafından açıklanmıştır. 14

15 Bu durumda konu ile ilgili bilgi ve destek Bölge Servis Sorumluları ndan alınabilecektir Traktörün Teslim Edilmesi ve İş Emrini Kapatma Talep edilen parçaların onaylanması ve Yetkili Servise gönderilmesinin ardından tamir işlemi gerçekleştirilir. Traktör ile ilgili tüm işlemler sona erdiğinde çiftçiye teslim aşamasında yapılması gereken işlemler aşağıdaki gibidir: Onarım/Teslim Tarihi Güncelleme Tamir işlemi bittiğinde yukarıda görülen butondan Onarım Bitiş Tarihi ve Servis Teslim Tarihi girilir. Böylelikle boş olan iki alan doldurulmuş olacaktır. 15

16 İş Emrini Kapatma Bu iki tarih doldurulduktan sonra İş Emrini Kapat butonuna basılır. Böylelikle Serviste olan İş Emri Durumu Kapandı olacaktır İş Emri Raporunu Yazdırma İş emri kapandı durumuna geldikten sonra Yazdır butonu ile İş Emri Raporu ndan 3 adet çıktı alınıp traktörün teslimi esnasında çiftçiye imzalatılacaktır. Yazdır butonu ile gelecek ekran aşağıdaki gibi olacaktır. 16

17 Bu ekranda Disket butonuna tıklanıp PDF formatı seçilir. Ekranda gösterildiği gibi yazıcı butonuna basılır, baskı adedine 3 yazılarak rapor çıktısı alınır ve traktörü teslim alan müşteriye imzalatılır. 17

18 3. Kapalı İş Emirlerinden Fatura Oluşturma Menüsü İsminden de anlaşılacağı üzere portal üzerinde yalnızca İş Emri Durumu Kapandı olan iş emirleri faturalandırılabilir. Bu sayfaya girildiğinde otomatik filtre, içinde bulunulan aydaki kapanmış iş emirlerinin faturalandırılabilecek satırlarını gösterir. Bu yüzden öncelikle başlangıç tarihinin olabildiğince eski girilmesinde fayda olacaktır. Tarih girildikten sonra hemen yanındaki Yenile butonuna basılır ve bu tarih aralığındaki tüm satırların gelmesi sağlanır. Gelen tüm satırların Tümosan a faturalanması gerektiğinden, en üstteki kutucuğa işaret koyulur ve tümü işaretlenir. 18

19 UYARI: 1 den fazla sayfa olması durumunda aşağıdaki sayfa oklarından her birine sırayla giderek en üstteki kutucuk işaretlenmelidir. Aksi takdirde yalnızca ilk sayfa faturalandırılacak, diğer sayfalar faturalanmamış olacaktır. Sayfa/Sayfalar işaretlendikten sonra sağ üstteki Fatura Oluştur butonuna basılır. Açılan mini ekranda Tümosan a gönderilecek matbu faturanın numarası ve Fatura tarihi doğru bir şekilde yazılır ve kaydedilir. Bu işlemden sonra faturalandırılmış tüm satırlar ekrandan kaybolur; bu da işlemin doğru bir şekilde yapıldığının göstergesidir. 4. İş Emri Faturaları Menüsü Kapalı iş emirlerinden fatura oluşturduktan sonra bu fatura, bir diğer sayfa olan İş Emri Faturaları sayfasına düşer. Sayfaya girip ilgili faturanın üzerine tıklandığında aşağıda satırları da görülebilecektir. 19

20 Bu sayfada Yetkili Servislerin hesap makinası kullanarak vakit kaybetmelerini önlemek amacı ile yapılan geliştirme sonucunda, Yazdır butonuna basılarak aynı türden tüm satırların tek satır haline getirilerek toplam miktar ve tutarların hesaplanması sağlanmıştır. Yetkili Servis yazdır butonuna basarak tüm satırları bir araya topladıktan sonra, bu satırları matbu faturaya birebir aynı ve doğru bir şekilde yazacaktır. NOT: Hizmet Kodu adı altındaki ZZZ ile başlayan kodların faturaya yazılmasına gerek yoktur. ÖNEMLİ NOT: Basit usule tabi olan servisler toplam tutarı ekranda gördüğü gibi aynı şekilde; vergiye tabi olan servisler ise KDV oranı olan %18 i toplam tutar üzerinden hesaplayarak bu tutara ekleyecek ve o şekilde matbu faturaya yazacaktır. Bu işlemlerden sonra 2.5. maddesinde bahsi geçen İş Emri Raporu nun yazdırılmış ve çiftçiye imzalatılmış olan 3 adet çıktısından birini (faturada satırı mevcut olan her bir iş emrinin) ve matbu faturayı Tümosan a kargolayacaktır. Kargo Tümosan a ulaştığında Tümosan Muhasebe Departmanı portal üzerinden oluşturulan ve kendilerine ulaşan matbu faturanın içeriğini ve tutarlarını kontrol edecek; farklılık/yanlışlık yoksa AX sistemine işleyecektir. Böylelikle portalda İş Emri Faturaları sayfasında faturanın karşısında Onay Bekliyor olan onay durumu Onaylandı ya dönecek; aksi takdirde İptal Edildi olacak ve servisin yeniden doğru bir şekilde matbu faturayı tanzim edip göndermesi istenecektir. 5. Cari Ekstre Menüsü İş Emri Faturaları sayfasında onaylandı durumuna dönüşen faturalar ve Tümosan ile Yetkili Servis arasındaki diğer tüm mali hareketler Cari Ekstresi SSH menüsünden takip edilebilecektir. Bu sayfada istenilen tarih aralığında tarih, belge numarası, vade tarihi, bakiye vb. tüm veriler görüntülenebilecek; aynı zamanda Excel butonu ile excele aktarılabilecektir. 20

21 6. Sıkça Sorulan Sorular S.1. Çiftçiye imzalatmak üzere yazdırmaya çalıştığım İş Emri Raporunun çıktısında portal menüleri çıkıyor ve rapor yarım çıkıyor, ne yapmam gerekir? C.1. Yazdır butonuna basıldığında ekrana gelen raporun üstünde Disket işareti görülecektir. Bu butona basıldığında PDF seçeneğini tıklayarak açılan veya bilgisayara kaydedilen yeni görüntüyü yazdırmanız durumunda raporun tam ve doğru hali yazdırılabilecektir. S.2. İş Emri Raporunu çiftçiye imzalatmayı unuttum. Kendim onun adına imzalayabilir miyim? C.2. Kesinlikle hayır. Yapılan tamirden doğabilecek anlaşmazlığın mahkemeye taşınması durumunda, bu tamir/bakımın yapıldığına dair çiftçi tarafından imzalanmış belge sizin lehinize olacaktır. S.3. Kapalı iş emirlerinden fatura oluşturmak istiyorum fakat çok az iş emri satırı ekrana geliyor. C.3. Bu durumda iki ihtimal olacaktır. Birincisi; tarih aralığı yeterince açılmamıştır, başlangıç tarihi daha eski bir tarihe alınmalıdır. İkincisi; iş emri kapatılmamış olabilir, kontrol edilmesi gerekmektedir. Yalnızca Kapandı durumundaki iş emirleri faturalandırılır. 21

22 7. İrtibat Numaraları HİLAL TANER İHSAN YASİN KAPLAN MESAİ SAATLERİ DIŞINDA ARANMAMASINI, E-MAİL YOLU İLE İRTİBATA GEÇİLMESİNİ ÖNEMLE RİCA EDERİZ. ÇALIŞMA SAATLERİ: HAFTAİÇİ: 08:00 18:00 22