Temel Excel Kullanım Bilgisi
Excel Fonksiyonları Başlangıç Microsoft Excel in en zevkli olan formül kısmı hakkında kısa kısa bilgileri ve bazı formüllerin nasıl yazıldığını burada bulacaksınız. Excelde formül yazarken mutlaka eşittir (=) işareti konularak formül yazılmalıdır. Excelde kullanılan formüllerin belli kullanım şartları vardır, o şartlar dışına çıkılamaz. Formüllerde Türkçe karakter kullanılmaz. ı,i,ş,ö,ö,ç,ü,ü,ğ gibi Formüllerde boşluk bırakılmamalıdır. Excel ile bir formül kullanabildiğiniz gibi şartları aşmadan birden fazla formülü yerine göre kullanabilirsiniz. Formülü yazdıktan sonra ENTER tuşu ile formülü uygulayın. Bilinmesi Gerekenler Excelde 256 adet sütun 65536 adet satır bulunmaktadır.(excel 2010 da bu sayı artmıştır.) Excelde sütunların üzerinde harf, satır başlarında ise rakam vardır. Bunlar bizim hangi hücrede bulunduğumuzu öğrenmemizde yardımcı olacaktır. Excel in uzantısı XLS dir.(excel 2010 sürümü uzantısı XLSX dir.) Formül Oluşturulurken Dikkat Edilmesi Gerekenler Matemetiksel ifadeler için şu simgeler kullanılır. toplama + çıkarma - çarpma * bölme.. / Bir rakamın veya hücrenin belirli bir yüzdesini hesaplamak için % işareti kullanılır. =A1%*18 Matematiksel İfadelerde İşlem Önceliği Matematiksel ifadelerde ilk önce parantez içerisindeki işlemler sonra da dışarısındaki işlemler yapılır.
Yüzde Üs Alma Çarpma veya bölme Toplama veya çıkarma Aşağıda örnek birkaç işlem verilmiştir; =10+5 sonuç 15 çıkacak =50-30 sonuç 20 çıkacak =3*4 sonuç 12 çıkacak =49/7 sonuç 7 çıkacak =2^3 sonuç 8 çıkacak =300%*20 sonuç 60 çıkacak Microsoft Excel de Çarpma ve Bölme işlemleri her zaman öncelik hakkına sahiptir. Eğer bir formül içerisinde aynı anda hem toplama veya çıkarma hem de çarpma veya bölme işlemleri varsa öncelik hakkı verilmek istenen işlemler parantezler ( ) içerisinde yazılmalıdır; Aşağıdaki örneklere dikkat ediniz; =10+20/2 sonuç 20 çıkacak =(10+20)/2 sonuç 15 çıkacak Excel de işlemler nasıl yapılır? Excelde hesaplama yapılırken değerler sabitlenirse; örneğin bir toplama işleminde değerler sabit girilirse =10+10 gibi bu tip formüller sağlıklı değildir. Formüllerin daima hücre adreslerini kaynak gösterilerek yazılmasını tavsiye ediyoruz. Örneğin, =A1+A5 gibi Böylesi bir işlemde A1 ve A5 içerisindeki değerler değiştirilse bile formülün değiştirilmesine gerek yoktur. : ve ; nedir, ne işe yarar? : iki nokta, belirtilen hücre aralığındaki değerler demektir. A1:A10 ifadesi A1 ile A10 arasındaki değerleri temsil eder. A1,A2,A3,A4,A5,A6,A7,A8,A9,A10 ; noktalı virgül, sadece belirtilen hücredeki değerler demektir. A1;A10 ifadesi sadece A1 ve A10 un içerisindeki değeri temsil eder. A1,A10 : ve ; formüllerle birlikte kullanılır. FORMÜL ÇOĞALTMA Normalde Excel in mouse işareti beyaz kalın bir artı işaretidir. Seçili olan hücrenin sağ alt köşesinde küçük bir kare vardır. Onun üzerine mouse ile gelindiğinde artı işareti siyah ince bir artı şeklini alır. Bu şekilde mousenin sol tuşu basılı tutularak aşağı hücrelere sürüklenirse, formül ya da sayı, metin çoğaltılmış olur.
Eğer formül çoğaltmada formül içerisinde bir hücre adının sabit kalması istenirse hücre adı yazılırken $ işaretleri ile beraber yazılır. Örnek: =B2+(B2*$F$1) Bu formülde F1 hücresi sabit kalacaktır. Formül çoğaltıldığında diğer hücreler B3,B4, şeklinde değişirken F1 hücresi değişmeyecektir. =TOPLA() Fonksiyonu Topla fonksiyonu seçilen hücrelerdeki rakamların veya belirtilen rakam dizisinin toplamını alır. Topla fonksiyonunu kullanmadan + operatörü ile formül yazarak toplama işlemi yapılabilir. Fonksiyon Yazımı Açıklaması =TOPLA(25;40;30; ) Sayılar hücrede yazmıyorsa kullanılır. 25, 40 ve 30 sayılarını toplar. =TOPLA(A2;A3;A4; ) Sayılar hücrede yazıyorsa kullanılır. A2, A3 ve A4 hücrelerindeki sayıları toplar. =TOPLA(A1:A40; ) Sayılar bir hücre aralığında ise kullanılır. A1 ile A40 hücreleri arasındaki sayıları toplar. =TOPLA(A1:A10;D1:D7; ) Sayıla r farklı aralıklarda ise kullanılır. A1:A10 ile D1:D7 aralığındaki sayıları toplar. Çarpım Fonksiyonu Çarpım fonksiyonu, seçilen hücredeki rakamların veya belirtilen hücre aralığının çarpımını alır. Örneğin, A1 hücresindeki bir rakamla B1 hücresindeki bir rakamın çarpımını almak için; =ÇARPIM(A1;B1) fonksiyonu yazılmalıdır. YUVARLA Fonksiyonu Yuvarla fonksiyonu ondalık bir sayıyı tamsayıya veya istenen sayıda ondalık basamağa yuvarlar. Yuvarla fonksiyonunda ondalık rakam 5 ve üstü ise bir üst rakama, ondalık rakam 5 ten küçük ise sayının kendisine yuvarlanır. =YUVARLA(sayı;sayı_rakamlar) Örneğin; 34,678 sayısını tamsayıya yuvarlamak için, =Yuvarla(34,678;0) yazılmalıdır. Fonksiyon sonucunda sayı 35 e yuvarlanır. RASTGELEARADA Fonksiyonu Belirtilen sayı aralığında rastgele sayı üretir. =RASTGELEARADA(alt;üst) Örneğin 0 ile 100 arasında sayı üretmek istersek =Rastgelearada(0;100) yazmamız gerekir. Ortalama Fonksiyonu Ortalama fonksiyonu belirtilen rakamların veya hücrelerin aritmetik ortalamasını alır. Ortalama fonksiyonu, =ORTALAMA(sayı1;sayı2; ) şeklindendir.
MAK Fonksiyonu Mak fonksiyonu belirtilen sayılar veya hücre aralığı içindeki en büyük rakamı bulur. Mak fonksiyonu, =MAK(sayı1;sayı2; ) şeklindedir. MİN Fonksiyonu Min fonksiyonu belirtilen sayılar veya hücre aralığı içindeki en küçük rakamı bulur. Mak fonksiyonu, =MİN(sayı1;sayı2; ) şeklindedir. EğerSay Fonksiyonu Eğersay fonksiyonu belli bir koşula uyan değerlerin sayısını bulmak için kullanılır. Eğersay fonksiyonu =Eğersay(Aralık;ölçüt) şeklindedir. EĞER Fonksiyonu Eğer fonksiyonu belirtilen koşul doğru ise bir değer, yanlış ise başka bir değer verir. Değerler ve formüller üzerinde koşul veya koşullara bağlı işlemler yapılacaksa Eğer fonksiyonunun kullanılması gerekir. Eğer fonksiyonu =EĞER(mantıksal_sınama; eğer_doğruysa_değer;eğer_yanlışsa_değer) şeklindedir. Örneğin; aşağıdaki not tablosunda, öğrencinin geçme ya da kalma durumu bulunmaya çalışılsın. Öğrencinin not ortalaması 45 ve üstü ise Durum alanına Geçti, 45 in altında ise Durum alanına Kaldı değeri yazılsın
Bunun için E2 hücresine =EĞER(D2>=45; Geçti ; Kaldı ) fonksiyonunun yazılması gerekir. Excel de Arama İşlemleri Excel de arama işlemleri, bir veriye ilişkin bilgilerin başka bir tablodan bulunup getirilmesi işlemlerini kapsar. Örneğin bir ürün koduna karşılık gelen fiyat bilgisinin bulunması ya da bir personel adına karşılık gelen adres bilgisinin bulunması gibi. Böylece veri girişinde ve tablonun oluşturulmasında kolaylık sağlar. Arama konusunda Düşeyara Fonksiyonu ilk akla gelen fonksiyonlardan birisidir. Temel olarak düşeyarama işlemini yapar şeklinde tanımlayabileceğimiz fonksiyon, bir veriyi bulup getirmek üzere; başka bir veri alanında ya da tabloda aşağıya doğru arama yapar ve bulduğunda - belirtilen bir sütundan ilgili verileri getirmeyi sağlar. DÜŞEYARA Fonksiyonu Söz Dizimi =DÜŞEYARA(aranan_değer,tablo_dizisi, sütun_indis _sayısı,aralık_bak) Açıklama Bir verinin bir diğer tablo üzerinde aranmasını ve ilgili alanlarının bulunup getirilmesini sağlar. Aranan_değer: Tablo dizisinin ilk sütununda aranacak değer. Aranan_değer bir değer veya başvuru olabilir. Tablo_dizisi: Aranılacak değerin verisinin olduğu alan. Sütun_indis_sayısı: Tablo_dizisindeki sütun sayısı. Sütun_indis_sayısı 1, tablo_dizisindeki ilk sütunun değerini verir; 2 değeri sütun_indis_sayısı tablo_dizisindeki ikinci sütunun değerini verir. Bu değer gereksinime göre tablo alanında sağındaki kaçıncı sütundan veri alınacak o sütun belirtilir. Aralık_bak: Bu bilgiyle, DÜŞEYARA fonksiyonunun yakın eşleşme yapılacak mı sorusu sorulur. Yakın eşleşme yapılacaksa DOĞRU (TRUE) değeri, yapılmayacaksa YANLIŞ (FALSE) değeri girilir. YANLIŞ (FALSE) yerine kısaca 0 yazılabilir. DOĞRU (TRUE) yerine kısaca 1 yazılabilir. Fonksiyonun giriş ekranı:
Düşey Arama Nasıl Çalışır? Düşey arama işleminde, diğer bir tablo üzerinde arama işlemi yapılır. Aranan veri tabloda verinin sol baştaki sütununda olmalıdır. Seçim de buna göre yapılır. Arama işlemi verinin aşağıya doğru aranması ve bulduğunda sağ tarafındaki sütunlardan belirtilen bir değerin getirilmesi şeklinde yapılır. Düşeyarama işlemi Bir ürünün kodunun yanına ürünün adının bulunup getirilmesi gibi örnekleri düşündüğümüzde, aşağıdaki şekilde olduğu gibi ürünün adı DÜŞEYARA ile bulunur ve getirilir. Düşeyara işleminde ürün koduna bakılarak ürün adının getirilmesi
ARA Fonksiyonu =ARA(aranacak_değer; arama_vektörü; sonuç_vektörü) DÜŞEYARA veya YATAYARA fonksiyonlarının kullanılamadığı (genellikle aranacak kelimenin ilk sütunda olmadığı) durumlarda kullanılmaktadır. Bu fonksiyonda herhangi bir arama sütun indis bilgisi girmeye gerek yoktur. Sadece aranancak değerlerin bulunduğu sütun ve karşılığında göstereceği değerlerin bulunduğu sütun aralıkları girilmesi yeterlidir. Derste yaptığımız not tablosu örneğini düşünürsek. =ARA(aranacak_değer; arama_vektörü; sonuç_vektörü) fonksiyonunda; Aranacak_değer: ders notlarının bulunduğu hücre adresini ifade eder. (Örneğin E2) Arama_vektörü: Harfli not aralıklarının bulunduğu hücre aralığını ifade eder.(0,21,29, 81 gibi) Sonuç_vektörü: Harfli Not aralılarına karşılık gelen harfli notların bulunduğu aralığı ifade eder.(ff,fd, AA gibi)