1
SM DEFTERİ MODÜLÜ 1 SM Defteri... 4 1.1 Parametreler...4 1.1.1 Serbest Meslek Parametreleri...4 1.1.2 Kullanım Tarihleri...5 1.1.3 Grup Tanımlamaları...6 1.1.4 Aktif Grup Seçimi...7 1.1.5 Entegre Parametreleri...7 1.1.6 Serbest Meslek Makbuzu Döküm Özellikleri...9 1.1.7 Serbest Meslek Makbuzu Mesaj Düzenleme...9 1.1.8 Serbest Meslek Makbuzu Döküm Dizaynı... 10 1.1.9 SMM Muhasebe Entegrasyon Kodları... 10 1.2 Kartlar... 11 1.2.1 Kartlar Yardım Tuşları... 11 1.2.2 Hesap Tanıtım Kartı... 13 Bunları Biliyor Musunuz?... 14 Önemli Not;... 14 1.2.3 Firma Tanıtım Kartı... 14 Kira... 16 Ortaklar-1 ve Ortaklar -2... 16 İşlem izinleri... 17 1.2.4 Vergi Dairesi Tanıtımı... 17 1.2.5 Hesap Planı Dökümü... 18 1.2.6 Genel Durum Kartı... 18 1.2.7 Hesap Hareketleri Aktarma... 18 1.3 Serbest Meslek Hareketleri... 19 1.3.1 Serbest Meslek Gider Hareketleri... 19 Önemli Not... 19 Bunları Biliyor Musunuz?... 21 1.3.2 Serbest Meslek Gelir Hareketleri... 21 1.3.3 Serbest Meslek Genel Hareketleri... 22 1.3.4 Serbest Meslek Makbuzu... 22 1.4 Defterler... 23 1.4.1 Serbest Meslek Defteri Gider-Gelir Birlikte Dökümü... 23 1.4.2 Serbest Meslek Defteri Gider Dökümü... 25 1.4.3 Serbest Meslek Defteri Gelir Dökümü... 25 1.5 Mizanlar... 25 1.5.1 Ana Hesap Mizanı... 25 1.5.2 Genel Mizan... 26 1.5.3 Alt Hesap Mizanı... 27 1.6 Raporlar... 27 1.6.1 Genel Hareket Raporu... 27 1.6.2 Hesap Hareket Dökümü... 28 1.6.3 Dönemsel Bazda Gelir-Gider Dökümü... 29 1.6.4 Serbest Meslek Defteri Özeti... 29 1.6.5 Serbest Meslek Makbuzu Raporu... 30 1.6.6 Firma Raporları... 30 1.6.6.1 Firma Raporu... 30 1.6.6.2 Firma Ortaklar Raporu... 30 1.6.6.3 Firma Kira Raporu... 31 1.6.6.4 Firma İşlem Kontrol Raporu... 31 1.7 Beyanlar... 31 2
1.7.1 K.D.V. Modülü... 31 1.7.1.1 KDV Beyannamesi... 31 1.7.1.2 Vergi Durum Tablosu... 32 1.7.1.3 Dönemsel Vergi Dağılımı... 32 1.7.2 Geçici Vergi Beyannamesi... 33 1.7.3 Yıllık Defter Özeti (Form C)... 33 1.7.4 Kurumlar Vergisi Beyannamesi... 34 1.7.5 Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi... 35 1.8 ATİK... 36 3
SM Defteri ; Serbest muhasebecilerin kendi işletmelerine ait gelir ve gider hareketlerini düzenli olarak işleyebilmeleri ve bu hareketlerden derlenerek hazırlanan serbest meslek defteri dökümü, ana, alt ve genel hesap mizanları ile çeşitli içeriklerde raporlar alabilmelerini sağlamak amacıyla hazırlanmış programlardan oluşmaktadır. SM defterini kullanmaya, modülünüzün son programı olan parametreler bölümünden yapacağınız tanımlamalarla başlayacaksınız. Bu bölümden öncelikle serbest meslek parametrelerinin girilmesi gerekir. Firmanızın adı, adresi, bağlı olduğu vergi dairesi vb. Parametreler bölümünden yukarıda sözünü ettiğimiz tanımlamalar yapıldıktan sonra, sıra muhasebe hesaplarının açılmasına gelmiştir. Bunun için kartlar menüsündeki programları kullanacaksınız. Bu bölümden Gelir ve gider niteliğinde olan tüm muhasebe hesapları, hesap kartı programından tanımlanacaktır. Genel giderler, genel gelirler, demirbaş amortismanı, amortisman hesabı gibi. Muhasebe hesap girişleri tamamlandıktan sonra, artık gelir ve gider hareketlerinizin girişlerini yapmaya başlayabilirsiniz. SM Defteri modülünüzün ana menüsündeki ilk seçenek hareket girişlerine ayrılmıştır. Siz gelir-gider hareketlerini girdikçe, bu hareketler baz alınarak serbest meslek defteri, mizanlar ve raporlar da otomatik olarak hazırlanmış olacaktır. Evet, SM defteri modülünüzü kullanım sırası itibariyle sizlere tanıtmaya çalıştık. Şimdi yukarıda sözünü ettiğimiz her bir programı daha yakından incelemeye başlayalım. Parametreler SM Defteri modülünüzün ana menüsündeki son seçenek parametrelerdir. Menünün birinci seçeneği olan Serbest meslek parametreleri, SM Defteri modülünüzü kullanmaya başlamadan önce tanımlanması gereken parametreleri içermektedir. Parametreler menüsünün ikinci programı olan kullanım tarihleri ile, çalışmalarınızı yürütebileceğiniz zaman aralıklarını belirleme ve gerekiyorsa değiştirme olanağı bulacaksınız. Parametreler menüsünün bir diğer programı olan grup tanımlama bölümünden firmanızın çalışma sistemine uygun değişik gruplar tanımlayabileceksiniz. SM defterinizi bu gruplardan birini seçerek alabilir ve varsa diğer gruplarla arasındaki bakiye kontrolünü yaptırabilirsiniz. SM defteri menüsünün Aktif grup seçimi programı ise, birden fazla hesap grubuyla çalışmanız durumunda, aktif grubu seçebilmenize olanak tanıyacaktır. Ayrıca bu bölümden serbest meslek makbuzu dökümünüze ilişkin döküm dizaynı da yapabileceksiniz. Bu menünün son seçeneği olan SMM Entegrasyon kodları seçeneği ile de, serbest meslek makbuzlarına ilişkin çalışacak muhasebe entegrasyon kodlarının girişleri yapılacaktır. Evet parametreler menüsünde yer alan programlar hakkında sizlere kısaca bilgi verdik. Şimdi bu programları sırasıyla ve daha detaylı olarak incelemeye başlayabiliriz. Serbest Meslek Parametreleri Bu bölümden firmanız ile ilgili olarak bilgi girişleri yapılacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Şimdi bu ekrandaki alanlara nasıl giriş yapılacağını açıklayalım. 4
Kullanıcı adı: Bu bölüme firmanızın adı girilmelidir. Bu alana gireceğiniz isim, raporlarda firma adı bölümüne otomatik olarak gelecektir. Adres : Firmanızın açık adresi bu alana girilmelidir. Programınız adres girişi için size üç satırlık bir alan ayırmıştır. Vergi Dairesi ve Hesap No : Firmanızın bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası bu alanlara girilmelidir. Telefon: Firmanızın telefon numaralarının girildiği kısımdır. Faaliyet Türü, İşletme Tipi, Asgari Gayri Safi Hasılat (Zirai) Tutarı, bu alanlara herhangi bir giriş yapılması gerekmemektedir. K.D.V. Beyannamesi: Bu alanda, K.D.V. beyannamesinin aylık mı, üç aylık mı, düzenleneceği belirlenecektir. Bunun için satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden ilgili tercihinizi yapabilirsiniz. Devir Normal Vergi : Bu alana firmanızın bir önceki çalışma yılından devreden vergisi varsa, meblağ olarak girilir. Devir Atik Vergi : Bu alana firmanızın bir önceki çalışma yılından devreden atik vergisi varsa, meblağ olarak girilir. Kuruş Hanesi: Bu alanda, gelir-gider hareketleri girilirken, meblağ alanında kuruş hanesinin yer almasını isteyip istemediğinize karar vereceksiniz. Eğer kuruş hanesini görmek istiyorsanız, buraya gireceğiniz iki dijitlik bir rakam, daha sonra hareket girişlerinde meblağ alanında kuruş girmeniz için yer açılmasını sağlayacaktır. Eğer bu alanı boş geçerseniz, hareket girişlerinizin meblağ alanı, sadece fiyat girebileceğiniz şekilde karşınıza gelir, kuruş hanesi görünmez. Yukarıda sıraladığımız parametre girişleri tamamlandıktan sonra bilgilerinizi ALT+S tuşlarıyla kaydetmelisiniz. Kayıt edilmeyen her bilgiyi tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. Kullanım Tarihleri Parametreler menüsünün bu programı ile, çalışmalarınızı yürütebileceğiniz zaman aralıklarını belirleme ve gerekiyorsa değiştirme olanağı bulacaksınız. Kullanım tarihleri ile 5
operatörlerinizin sadece sizin belirleyeceğiniz tarihler arasında bilgi girişi yapmasını sağlayabilirsiniz. Değişiklik Yapılabilinecek İlk Tarih : Değişiklik yapılabilecek ilk tarih, içinde bulunduğunuz yılın ilk günü şeklinde bu alana otomatik olarak gelecektir. Örneğin, 2002 yılı için değişiklik yapılabilecek ilk tarih 01.01.2002 olacaktır. Bunun anlamı; 01.01.2002 e dek girilen tüm kayıtlarda değişiklik yapılabilir demektir. Eğer belirli bir tarihten öncesine hareket girişi yapılmasını istemiyorsanız, bu alana ilgili tarihi girebilirsiniz. Değişiklik Yapılabilinecek Son Tarih : Bu alanda içinde bulunduğumuz yılın son günü, değişiklik yapılabilecek son tarih olarak görülmektedir. Yine 2002 yılında olduğumuzu düşünürsek, değişiklik yapılabilecek son tarih 31.12.2002 olacaktır. Bu tarih yardımıyla, işletme modülü ile çalışmalarınız sırasında içinde bulunduğumuz yılın son gününü geçen yanlış bir tarihe kayıt girmeniz engellenecektir. Değişiklik yapılacak ilk tarih ve son tarih yetkili kişiler tarafından ayarlanarak, operatörlerin sadece istenen tarihler içinde hareket girmeleri kontrol altına alınabilir. Şöyle ki programınızın işletme hareketleri bölümünden, gelir ve giderlere ilişkin hareketler girilirken, bu bölümden girdiğiniz tarih sınırlarının dışına çıkıldığında program sizi Hareket tarihi kullanım sınırları dışında!!! şeklinde bir mesaj ile uyaracak ve giriş yapmanızı engelleyecektir. Evet, kullanım tarihlerinin neler olduğunu açıklamaya çalıştık. Şimdi sıra yaptığınız girişleri kaydetmeye geldi. Bunun için ALT+S tuşlarına basmalısınız. Programdan çıkmak için de Esc tuşuna basmanız yeterlidir. Grup Tanımlamaları Bu program yardımı ile firmanızın çalışma sistemine uygun değişik gruplar tanımlayabileceksiniz. İşletme defterinizi bu gruplardan birini seçerek alabilir ve varsa diğer grupla arasındaki bakiye kontrolünü yaptırabilirsiniz. Grup tanımlama programına girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Programınız sisteminize ilk yüklendiğinde ana hesap grubu da otomatik olarak yüklenmiş olacaktır. Ana hesap TL para birimiyle çalışır. Farklı grup tanımlamaları yapıldıktan sonra, serbest meslek defterini ana grubu oluşturan TL değeri yanında, tanımladığınız gruplar bazında da alabilirsiniz. Örneğin, döviz bazında, gibi. Şimdi ekranınızdaki grup adı alanına, tanımlayacağınız hesap grubuna ilişkin bir isim giriniz. Birden fazla grup tanımlamak istiyorsanız, alt alta grup isimlerini girebilirsiniz. Grup tanımlamaları yapıldıktan sonra, yaptığınız tanımlamaları ALT+S tuşuyla kaydetmelisiniz. Kayıt edilmeyen her bilgiyi tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. Evet, grup tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya çalıştık. Yalnız hesaplarınızı tanımlanan her grup bazında ayrı ayrı görebilmek için, hareket girişleri (gelir-gider veya genel hareket girişi programlarında) sırasında meblağ girildikten sonra, imleç meblağ alanındayken F8 tuşuna basılarak, ilgili hareket meblağı tanımlı olan her grup bazında ayrı ayrı girilmelidir. 6
Örneğin, ana hesap dışında bir de USD $ (Amerikan Doları) grubu tanımladınız. Hareket girişleri yaparken, ilgili muhasebe hesabına ait gelir veya gider meblağını girdiniz. İmleç henüz meblağ alanında iken F8 tuşuna basmalısınız. Karşınıza tanımlı tüm grup isimleri bir pencere içinde gelecektir. Şu anda girmekte olduğunuz hareket meblağını USD $ bazında da ilgili alana girmelisiniz. Bu şekilde tanımlı gruplar bazında meblağ girişleri yapıldıktan sonra, parametreler bölümünden aktif grubu değiştirdiğinizde, raporlarınızı istediğiniz grup bazında alabilirsiniz. Aktif Grup Seçimi MIKBÜRO 9 NT programı ile firmanızın çalışma sistemine göre farklı hesap grupları tanımlayabileceğinizi biliyorsunuz (Bkz. Parametreler/Grup Tanımlamaları). Örneğin, tüm hareketlerinizi ana hesap grubunu oluşturan TL değeriyle takip edebileceğiniz gibi, bu hareketleri döviz olarak takip edebilirsiniz. İşte parametreler menüsünün bu bölümünden aktif olacak grup seçilecektir. Herhangi bir değişiklik yapılmadığı sürece aktif grup ana hesap yani TL dir. Tüm mizan ve raporlar bu grup bazında alınır. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranın gruplar alanında satır sonu butonunu tıklayın, ekranınızın üzerine bir pencere açılacaktır. Bu pencerede grup tanımlamaları bölümünden tanımladığınız grupların yer aldığını göreceksiniz. Bu durumda yapmanız gereken, mizan ve raporlarınızı tanımlı olan bu gruplardan hangisine göre almak istiyor iseniz, ilgili grup ismini mouse göstergeniz ile kliklemenizdir. Böylece seçtiğiniz grup aktif hale gelecektir. Evet grup seçiminden sonra yapılması gereken ALT+S tuşlarına basarak kaydetmektir. Entegre Parametreleri Serbest muhasebeci ve mali müşavirler gider niteliğinde gerçekleşen hareketlerini Serbest meslek gider hareketleri bölümünden girmeleri gerekmektedir. Programınızın bu bölümünden de, firmanızın giderlerine ilişkin çalışacak muhasebe hesap kodlarının girişleri yapılacaktır. Dolayısıyla bu hesapların öncelikle Kartlar/Hesap Tanıtım Kartı bölümünden tanımlanmış olması gerekmektedir. Programa girdiğinizde karşınıza, işletme entegre hesap kodları başlıklı bir ekran gelecektir. Şimdi bu ekrandan girilmesi gereken entegrasyon kodlarının neler olduklarını açıklayalım. 7
Amortisman (Demirbaş), (Makine Tesis) Gider Kodu ve Adı: Bu alanlara firmanızın, demirbaş ve makine tesis giderlerine ilişkin çalışacak muhasebe hesaplarının kodlarını girmelisiniz. Kodu girilen muhasebe hesaplarının adı ekranınızdaki ilgili alanlara otomatik olarak yansıyacaktır. Bundan sonra gördüğünüz alanlar, firmanızın, personel giderlerine ilişkin çalışacak entegre kodlarının girişlerine ayrılmıştır. Bu alanlarla ilgili açıklamalarımıza geçmeden önce, sizlere kısa bir hatırlatmada bulunmak istiyoruz. MIKBÜRO 9 NT programınızın Personel/Sicil işlemleri/personel Sicil Kartları bölümünden, firmanızda mevcut olan personellerin tanıtımları yapılmaktadır. Bu programın personel kimlik bilgileri butonundan da, ilgili personellerin çalışma tipi (genel, imalat, pazarlama) ile nüfus bilgileri girilmektedir. İşte bu ekrandan, personelleriniz çalışma tiplerine göre çalışacak gider hesaplarının kodları girilecektir. Evet bu açıklamadan sonra ekranınızdaki diğer alanların neler olduklarını ve hangi bilgilerin girileceğini açıklamaya çalışalım. Personel Brüt Ücret (İmalat Gideri) Kodu ve Adı, Personel SSK İşveren (İmalat Gideri) Kodu ve Adı, Personel İşsizlik İşveren (İmalat Gideri) Kodu ve Adı: Bu alanlara; personel tipi imalat olan personellerine ilişkin çalışacak muhasebe hesaplarının kodları girilmelidir. Kodu girilen muhasebe hesaplarının adı ekranınızdaki ilgili alanlara otomatik olarak yansıyacaktır. Personel Brüt Ücret (Pazarlama Gideri) Kodu, Personel SSK İşveren (Pazarlama Gideri) Kodu, Personel işsizlik İşveren (Pazarlama Gideri) Kodu: Bu alanlara personel tipi pazarlama olan personellerine ilişkin çalışacak muhasebe hesaplarının kodları girilmelidir. Kodu girilen muhasebe hesaplarının adı ekranınızdaki ilgili alanlara otomatik olarak yansıyacaktır. Personel Brüt Ücret (Genel Gideri) Kodu, Personel SSK İşveren (Genel Gideri) Kodu, Personel işsizlik İşveren (Genel Gideri) Kodu: Bu alanlara personel tipi genel olan personellerine ilişkin çalışacak muhasebe hesaplarının kodları girilmelidir. Kodu girilen muhasebe hesaplarının adı ekranınızdaki ilgili alanlara otomatik olarak yansıyacaktır. Evet bu ekranla ilgili girişlerinizi açıklamalarımız doğrultusunda tamamladıktan sonra, ALT+S tuşlarına basarak bilgilerinizi kayıt etmelisiniz. 8
Serbest Meslek Makbuzu Döküm Özellikleri Bu program ile, müşterilerinizden hizmetleriniz karşılığında aldığınız ücretin, belgelendirilmesi maksadıyla girdiğiniz serbest meslek makbuzlarının dökümlerine yönelik parametre girişleri yapılacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Şimdi bu ekranda gördüğünüz alanlarla ilgili açıklamalarımıza başlayabiliriz. Kayıtta S.M. Makbuzunu: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza dökme, baskılı forma dök ve baskısız forma dök seçeneklerinin yer aldığı bir ekran gelecektir. Bu aşamada yapmanız gereken, programınızın Evraklar/Serbest Meslek Makbuzu programından girdiğiniz makbuzların, kayıt edildikten sonra yazıcıdan alınıp alınmayacağını belirtmenizdir. Bu alandaki seçiminizin baskılı forma dök yada baskısız forma dök olması durumunda, kayıt ettiğiniz her serbest meslek makbuzundan sonra devam ve yazıcıya dök butonlarının yer aldığı bir onay ekranı ile karşılaşacaksınız. Yazıcıya dök butonunu tıklarsanız makbuzunuz yazıcıya dökülecektir. Bu alanı dökme olarak seçerseniz böyle bir mesaj gelmeyecektir. Tabii ki serbest meslek makbuzu ekranında yer alan butonlar ile makbuzunuzu yazıcıya dökmek imkanınız daima vardır. Satır Sayısı: Bu alana makbuza basılacak maksimum satır sayısı girilmelidir. Döküm Modu: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza DOS Mode ve Windows Mode seçeneklerinden oluşan küçük bir pencere açılacaktır. Bu durumda sizden istenen, serbest meslek makbuzunu hangi moda göre alacağınızı seçmenizdir. Windows Mode Fontu: Bir önceki alanı Windows Mode olarak belirtmiş iseniz, bu alanda da sizden istenen, dökümünüzü hangi yazı karakterine göre alacağınızı seçmenizdir. Evet satır sonu butonunu tıklayarak açılacak olan pencereden makbuzunuzun yazı karakterinizi belirtiniz. Boyutu: Bu alanda da makbuzunuzun hangi yazı karakterlerine göre basılacağı belirtilecektir. Windows Mode Fontu: Döküm modu alanını DOS Mode olarak belirtmiş iseniz, bu alanda sizden makbuzunuzun hangi yazı karakterine göre basılacağını seçmeniz istenir. Evet satır sonu butonunu tıklayarak açılacak olan pencereden makbuzunuzun yazı karakterini belirtiniz. Bu ekranla ilgili girişlerinizi yukarıdaki açıklamalarımız doğrultusunda yaptıktan sonra ALT+S tuşları ile kaydetmeyi unutmayınız. Serbest Meslek Makbuzu Mesaj Düzenleme Bu programdan, serbest meslek makbuzuna ilişkin mesaj girişleri yapılacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza 15 satırlık mesaj girişi yapabileceğiniz bir ekran gelecektir. Bu ekrana serbest makbuzunda yer almasını istediğiniz mesajları sırasıyla girebilirsiniz. Bu bölümden 9
gireceğiniz mesajlar Serbest Meslek Makbuzu programının mesaj gir ekranına otomatik olarak gelecektir. Serbest Meslek Makbuzu Döküm Dizaynı Parametreler menüsünde yer program ile, Serbest Meslek Makbuzu dökümünüze ilişkin dizaynı yapabileceksiniz. Dolayısıyla, Serbest meslek makbuzundaki her bir alanın konumunu belirleyebilecek, alanların dökümünüzde hangi kolonda yer alacağını istekleriniz doğrultusunda yapılandırabileceksiniz. alan bu form bu satır ve Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Bu ekranın Alan adı bölümünde, Serbest meslek makbuzundan girdiğiniz tüm alanların yer aldığını göreceksiniz. Bu aşamada sizden istenen bu alanların, hangi satır ve kolonda bulunacağını ve genişliğinin ne boyutta olacağını ekranınızdaki satır, kolon ve genişlik bölümlerine girmenizdir. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra bilgilerinizi ALT+S tuşları ile kayıt etmeyi unutmayınız. SMM Muhasebe Entegrasyon Kodları Serbest muhasebeci ve mali müşavirler, müşterileri adına yaptıkları işlemler karşılığında aldıkları ücreti serbest meslek makbuzu ile belgelendirmektedirler. Dolayısıyla her işlemleri için serbest meslek makbuzu düzenlemek durumundadırlar. Bkz. SM Defteri/ Serbest meslek hareketleri/serbest Meslek Makbuzu Bölümü. Programınızın bu bölümünden düzenlenen serbest meslek makbuzlarına ilişkin çalışacak muhasebe entegrasyon kodlarının girişleri yapılacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza entegrasyon parametreleri başlıklı bir ekran gelecektir. Şimdi bu ekranda girilmesi gereken muhasebe entegrasyon kodlarının neler olduklarını açıklayalım. Brüt Meblağ Muhasebe Kodu (Açık/Kapalı): Muhasebe büronuzda kayıtlarını tuttuğunuz firmalardan evrak tipi olarak açık yada kapalı alacağınız brüt ücrete ilişkin çalışacak muhasebe hesaplarının kodlarını bu alanlara girmelisiniz. Kodu girilen muhasebe hesabının adı ekranınızdaki ilgili alana otomatik olarak yansıyacaktır. 10
KDV Entegre Kodu: Programınızın Parametreler/Oran Parametreleri programından girmiş olduğunuz yasal kesintilerin brüt ücrete uygulanması ile hesaplanan K.D.V tutarı için çalışacak muhasebe hesap kodu bu alana girilmelidir. Kodu girilen muhasebe hesabının adı ilgili alana yansıyacaktır. Net Meblağ Entegre Kodu: Muhasebe büronuzda kayıtlarını tuttuğunuz firmalardan alacağınız net ücrete ilişkin çalışacak muhasebe hesabının kodu bu alana girilmelidir. Kodu girilen muhasebe hesabının adı ekranınızdaki ilgili alana otomatik olarak yansıyacaktır. Stopaj ve S.S.D.F Muhasebe Kodu: Bu alanlara Programınızın Parametreler/Oran Parametreleri programından girmiş olduğunuz yasal kesintilerin brüt ücrete uygulanması ile hesaplanan Stopaj ve SSDF tutarına ilişkin muhasebe hesap kodlarının girişleri yapılmalıdır. Kartlar Şimdiye kadar işletme programınızı kullanmaya başlamadan önce yapılması gerekli parametre girişlerini ve programınızı kullanırken ihtiyaç duyabileceğiniz programları açıklamaya çalıştık. Artık muhasebe hesaplarını programa tanıtmaya başlayabiliriz. Bu bölümde çalışmaya başlamadan önce, özellikle kendi çalışma sisteminize uygun hesap kodu ve hesap planı yapısı tespit etmek, yapmanız gereken ilk işlemdir. Kartlar bölümüne girdiğinizde karşınıza 5 programdan oluşan bir alt menü gelecektir. Şimdi bu menüdeki programları sırasıyla incelemeye başlayalım. Kartlar Yardım Tuşları Bu bölümde, programınızı kullanırken size yol göstermesi amacı ile hazırlanmış yardım tuşları vardır. Hangi programlarda hangi yardım tuşlarını kullanabileceğinizi <Ctrl+Y> tuşlarına basarak görüntüleyebilirsiniz. Bu bölümde kartlar menüsünde yer alan programlara ait yardım tuşları açıklanmaktadır. TAB (Sonraki Alan): <TAB> tuşu ile, imlecin bulunduğu bilgi giriş alanından, bir sonraki bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. 11
Onay : <ENTER> tuşu ile bilgi girişi yapılan satır onaylanarak, bir sonraki giriş alanına geçilir. SHIFT+TAB ( Önceki Alan): <SHIFT> ve <TAB> tuşlarına birlikte basarak, bulunduğunuz bilgi giriş alanından bir önce yer alan bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. ESC (Çıkış): <ESC> tuşuna basarak veya close(x) butonunu tıklayarak kart ekranlarını kapatabilirsiniz. <ESC> tuşu veya close(x) butonu ile programdan çıkmanız halinde girdiğiniz bilgiler silinecektir. Yalnız müşteri veya stok tanıtım kartlarında yer alan pencerelerden (örneğin detaylar, fiyatlar, birimler pencereleri gibi) <ESC> tuşuna basarak -bilgileriniz silinmeden- çıkabilirsiniz. ALT+E (Yeni Kart): <ALT+E> tuşlarına birlikte basarak ya da ekranın alt tarafındaki Yeni butonunu tıklayarak, bir önceki menüye dönmeden, ekrandaki hesap kartını boşaltıp, sonra yeni bir kart çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değişiklik yaptıysanız, ALT+E tuşlarına basmanız halinde bu değişiklikler kaybolacaktır. Dolayısı ile ALT+E tuşlarını değişiklik yaptığınız kartlar açıkken kullanmamanız gerekir. Bu tuşun asıl işlevi; kartları sadece incelemek amacı ile çağırmanız halinde, ESC tuşunu kullanarak programdan çıkıp yeniden programa girmenizi, dolayısı ile zaman kaybını engellemek içindir. ALT+Y (Tekst Data): <ALT+Y> tuşlarına birlikte basarak, ekranınızda yer alan muhasebe hesabına ilişkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaşacaksınız. Tıpkı bir not defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, yaptığınız işlem ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. Tekst Data ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, <ALT+S> tuşlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine <ALT+Y> tuşlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz, mouse göstergesini ekranınızın sağ üst köşesindeki (Y) kutusunun üzerine getirip bir kez tıklatarak da bu ekrana ulaşabilirsiniz. ALT+O (Önceki Kart): <ALT+O> tuşlarına birlikte basarak ya da ekranın alt tarafındaki Once butonunu tıklayarak, ekranda bulunan hesap kartından bir önce girilmiş olan kartı çağırabilirsiniz. ALT+S (Kart Sakla): <ALT+S> tuşlarına birlikte basarak ya da ekranın alt tarafındaki Sakla butonunu tıklayarak, kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; Evet Kaydedebilirsin Hayır Kaydetme şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, girişlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, evet kaydedebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt işleminden vazgeçtiyseniz, hayır kaydetme butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. <ALT+S> tuşları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+D (İlave Alanlar): Bkz. Kuruluş programınızın Genel Özellikler/İçeriksel Özellikler/F10 Yardım Pencereleri. ALT+G (Kayıt Hikayesi): Bkz. Kuruluş programınızın Genel Özellikler/İçeriksel Özellikler/F10 Yardım Pencereleri. 12
ALT+L (Kart İptal): <ALT+L> tuşlarına birlikte basarak, girmiş olduğunuz hesap kartınızı iptal edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; Evet Silebilirsin Hayır Silme şekilde butonlar belirecektir. Bu aşamada, kartınızı iptal edebilmek için, evet silebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartı silmekten vazgeçtiyseniz, hayır, kaydetme butonunu kliklemeniz gerekir. ALT+C (Kopyala): ALT+C tuşlarına bastığınızda veya kart ekranlarının alt tarafında görülen CKopyala butonunu tıkladığınızda, ekranınızda boş olarak yer alan herhangi bir karta (hesap kartı, sorumluluk merkezi tanıtım kartı gibi) en son karta ait bilgileri kopyalar. Örneğin ekranınızda boş bir hesap kartı var. Bu kart üzerinde ALT+C tuşlarına basarsanız, en son girilen muhasebe hesabına ait bilgiler boş karta kopyalanacaktır. Kart kopyalama ile mükerrer bilgileri tekrar girmekten kurtulup, sadece değişken bilgileri düzelterek girişlerinizi hızlandırabilirsiniz. ALT+N (Sonraki Kart): <ALT+N> tuşlarına birlikte basarak veya ekranın alt tarafında görülen Sonra butonunu tıklayarak, ekranda bulunan hesap kartından bir sonra girilmiş olan hesap kartını ekrana getirebilirsiniz. F3 (Kart No): Girmiş olduğunuz her hesap kartına programınız tarafından birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz <F3> tuşuna basıp kart numarasını girerek, ilgili kart numaralı muhasebe hesabınızın veya sorumluluk merkezinin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz. Hesap Tanıtım Kartı SM Defteri modülünüzde yer alan en önemli program kuşkusuz ki hesap kartlarının açılmasıdır. Çünkü, işlemlerinizi yürütürken kullanacağınız muhasebe hesaplarını programınıza tanıtmadığınız sürece, programınızın sizin istediğiniz işlemleri yapması, işletme defterleri dökümü, mizanlar vb. vermesi mümkün değildir. Hesap Tanıtım Kartı bölümü, muhasebe hesaplarını açtığımız ya da düzelttiğimiz bölümdür. Bu bölüme girildiğinde ekrana gelen görüntü aşağıdaki gibidir. Şimdi muhasebe hesap kartlarının nasıl açılacağını açıklamaya çalışalım. Hesap Kodu: Bu alana, hesap kartını açmakta olduğunuz muhasebe hesabının kodu girilecektir. Muhasebe hesaplarının açılmasında dikkat edilecek en önemli nokta, bu hesapların seviye sırasına göre açılması gerektiğidir. Örneğin, bir ana hesabın altına önce o ana hesaba bağlı olan tali hesaplar açılacak, tali hesap girişi tamamlandıktan sonra muavin hesabın açılışına geçilecektir. Örneğin 100.01.000 kodlu bir hesabın açılabilmesi için öncelikle 100 kodlu bir ana hesabın, daha sonra 25 kodlu bir muavin hesabın, en son olarak da 000 kodlu alt hesabın açılması gerekmektedir. Evet, hesap kodunun nasıl açılması gerektiğini bir örnek ile açıklamaya çalıştık. Bu açıklamalarımızı dikkate alarak, hesap kartını açmakta olduğunuz muhasebe hesabınızın kodunu bu alana giriniz. 13
Bunları Biliyor Musunuz? Hesap planını seviye sırasına göre açmazsanız, arada açılmayan seviyeyi programınız otomatik olarak açacaktır. Örneğin; 100 100.01.001 şeklinde bir giriş yapıldığında, arada olması gereken 100.01 kodlu muavin hesap programınız tarafından otomatik olarak açılacaktır. Eğer programınızın otomatik hesap kartı açmasını engellemek istiyorsanız, kuruluş programınızın Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Program Akış Parametreleri bölümündeki otomatik hesap kartı açılması engellensin parametresini evet yapmalısınız. Hesap Adı: Kodunu girdiğiniz muhasebe hesabının adı bu alana girilecektir. Tipi: SM Defteri programında kullanabileceğiniz 4 ayrı hesap tipi vardır. Program sadece ana hesap tanımlamalarında bu alana girişe müsaade eder. Şayet girilen hesap alt hesap ise, ilgili hesabın türü bu alana otomatik olarak gelir. Hesap tiplerine ilişkin açıklamalar aşağıda verilmiştir; Genel Giderler : Tanımlanan hesabın bir genel gider hesabı olduğunu belirtir. Demirbaş : İlgili hesabın bir demirbaş hesabı olduğunu belirtir. Defter dökümleri ve diğer döküm programlarından izlenebilir. Gelirler (D) : Girilen hesabın gelir getirebilecek bir hesap olduğunu belirtir. Demirbaş Amortismanı: Amortisman Raporunda görülen dönem amortismanı alanındaki değerin işletme hesabı özeti ekranına da yansıması için kullanılan bir hesap tipidir. Evet, bir muhasebe hesap kartı için girilmesi gereken bilgiler yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Eğer siz de tüm girişlerinizi tamamladıysanız, hesap kartını ALT+S tuşları ile yada ekranınızın alt bölümünde yer alan Sakla butonunu tıklayarak kaydedebilirsiniz. Önemli Not; Programınızın, gelir ve gider hareketlerinin girildiği bölümlerde, hesap kartı açılmamış olan hareketler için, ilgili programlardan çıkmadan hesap kartı açabilmeniz mümkün olmaktadır. Firma Tanıtım Kartı SM Defteri modülü siz serbest muhasebeci ve mali müşavir dostlarımızın kendi muhasebe kayıtlarını tutabileceği bir modül olarak düşünüldüğünde, bu modülde yapılması gereken tanımlamaların başında müşteri firma tanımlamaları gelir. Bu program, çalıştığınız bütün firmaların, bütün detay bilgileri ile birlikte programa tanıtılmasına olanak sağlamaktadır. 14
Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Şimdi bu ekranda gördüğünüz alanları tek tek açıklayalım. Firma Kodu: Bu ekrandan yapılması gereken ilk giriş, hizmet verdiğiniz firmalar için birer firma kodu belirlemek ve bu kodu bu alana girmek olacaktır. Firma kodunu girdikten sonra imleciniz bir sonraki alan olan firma adı alanında konumlanacaktır. Firma Adı: Kayıtlarını tuttuğunuz firmaların adını bu alana girmelisiniz. Şirket Kodu: Kayıtlarını tuttuğunuz firmaların şirket kodlarını bu alanda F10 tuşuna basarak yada satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak ekrandan girebilirsiniz. Şirket Adı:Kodunu girdiğiniz şirketin adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Defter Nevi: Firmanın tutmakla yükümlü olduğu defter nevi, muhasebe tipi alanındaki seçiminize göre bu alana otomatik olarak yansımış olacaktır. Muh. Tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza iki seçenekten oluşan bir pencere açılacaktır. Sizden istenilen, ilgili müşteri firmanın muhasebe tipini seçmenizdir. Müşteriniz bilanço esasına tabi ise 1. Sınıf, işletme esasına tabi ise 2.Sınıf seçeneği tercih edilmelidir. Yazışma Dosya No: Firmanın vergi dairesindeki veya kendi muhasebe bürosundaki yazışmalar ile ilgili dosya numarasını bu alana girebilirsiniz. Bordro Dosya No: Firmanın vergi dairesindeki veya kendi muhasebe bürosundaki bordro dosya numarasını bu alana girebilirsiniz. Hesap No (Ortaklık): Firmanın vergi hesap numarasının girileceği alandır. Vergi Dairesi: Firmanın bağlı olduğu vergi dairesini bu alana girmelisiniz. Vergi dairelerini F10 tuşuna basarak yada satır sonu butonunu tıklayarak görüntüleyeceğiniz pencereden de seçebilirsiniz. Vergi Numarası: İlgili firmanın vergi numarasını bu alan girmelisiniz. Bölge Çalışma No: Firmanın bölge çalışma numarasının girileceği alandır. Tic. Sicil Nosu: Firmanın ticaret sicil numarasını bu alana girmelisiniz. Entegre Kodu: İlgili firma için çalışacak muhasebe hesabının kodunu bu alana girmelisiniz. 15
Muhasebe Ücreti: İlgili firmadan verdiğiniz hizmetler karşılığı alacağınız muhasebe ücretini bu alana girmelisiniz. Bu alana girilecek ücret, ilgili firmaya hizmetlerinizin karşılığı olarak serbest meslek makbuzu düzenlerken, makbuza otomatik olarak gelecektir. Muhtasar: Firma muhtasar beyannamesinin aylık mı yoksa üç aylık mı? olduğunu bu alanda satır sonu butonunu tıklayarak açılacak pencereden belirtmelisiniz. İşçi Var mı?: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza evet-hayır seçeneklerinden oluşan bir pencere açılacaktır. Sizden istenilen, kartını girmekte olduğunuz firmada çalışan işçi olup olmadığını belirlemenizdir. İşe Başlama Tarihi: Kartını girmekte olduğunuz firma ile çalışmalara başladığınız tarih, içinde bulunduğunuz günün tarihi şeklinde bu alana otomatik olarak gelecektir. Bu firma ile çalışmaya başladığınız tarih ekrandaki tarih ile aynı değilse, gerekli düzletmeyi gün/ay/yıl formatında yapabilirsiniz. Konusu: Firmanın faaliyet konusunun girileceği alandır. İş Adresi: Bu alana tanıtımını yaptığınız firmanın adresi girilecektir. Programınız size adres girişi için üç satırlık bir alan ayırmıştır. Telefon: Firma telefon numaralarının girileceği alandır. Evet, firma tanıtım kartından yapılması gereken girişler yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Firma tanıtım kartına ilişkin diğer tanımlamaları yapabilmek için, ekranınızın sağ bölümünde yer alan butonları tıklamanız gerekir. Şimdi bu butonları sıra ile incelemeye başlayalım. Kira Tanıtımı yaptığınız faaliyet gösterdiği kira karşılığı tutulmuş mekanlara ait bir takım bu buton tıklanarak girilecektir. Mekanlara ücretleri, mal sahiplerinin ismi, bağlı vergi dairesi ve hesap girilecek bilgiler arasındadır. Kira butonu girişlerinizi tamamladıktan sonra Ortaklar butonu ile ilgili açıklamalarımıza başlayabiliriz. firmanın mekanlar ise, ilgili bilgiler ait kira olduğu numarası ile ilgili Ortaklar-1 ve Ortaklar -2 16
edebilirsiniz. Firma tanıtım kartında yer alan bu butonlar, firma ortaklarına ait bilgi girişlerine ayrılmıştır. Bu butonlarla ulaşılacak ekrandan toplam sekiz ortak tanıtılabilir ve her bir ortak için adı ve soyadı, baba adı, doğum yeri ve tarihi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası bilgileri girilebilir. Birinci butonla ulaşılan ekrandan dört ortak tanıtıldıktan sonra diğer buton tıklanarak ortak tanımlamalarına devam İşlem izinleri Firma tanıtım kartının son butonu işlem izinlerinin seçimine ayrılmıştır. Hatırlarsanız, programınızın Parametreler/İşlem Parametreleri programında müşterileriniz adına yapabileceğiniz bütün işlem tanımları programa giriliyordu. İşte firma tanıtım kartının bu butonunu tıkladığınızda karşınıza ilgili programdan girilen işlem tanımları aynen gelecektir. Örneğin bir müşteriniz için gelir vergisi stopajı, damga vergisi, SSDF gibi işlemleri gerçekleştiriyorsanız, diğer müşterinizin kiralarını yatırıyor olabilirsiniz. İşte müşterileriniz adına yaptığınız işlemleri firma bazında bu ekrandan seçeceksiniz. Şimdi yapmanız gereken, tanıtım kartını girmekte olduğunuz firma için hangi işlemlerin geçerli olacağını belirtmenizdir. Bunun için ilgili işlem satırının, geçerlilik alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak olan pencereden evet seçeneğini seçmelisiniz. İlgili firma için geçerli olmayacak işlem satırları hayır olarak belirtilmelidir. Bütün işlemler belirlendikten sonra, firma tanıtım kartı ile ilgili girişleriniz de tamamlanmış olacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken firma tanıtım kartını kaydetmektir. Bunun için ALT+S tuşlarına yada ekranınızın alt bölümünde yer alan Sakla butonuna basmalısınız. Artık müşteriniz ile ilgili gerekli tahakkuk girişlerini yapabilir, müşterilerinizden tahsilat yapıp, bunların vergi dairesine ödemelerini gerçekleştirebilirsiniz. Verdiğiniz hizmetlerin karşılığını ise müşterinize serbest meslek makbuzu keserek tahsil edebilirsiniz. Serbest Vergi Dairesi Tanıtımı muhasebeci ve mali müşavirlerin 17
çalışmakta olduğu vergi dairelerinin girişleri bu programdan yapılacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekrandan, 11 tane vergi dairesi tanımlayabilmeniz mümkündür. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra yapmanız gereken, bilgilerinizi ALT+S tuşları ile yada ekranınızın alt bölümünde yer alan Sakla butonunu tıklayarak kaydetmenizdir. Hesap Planı Dökümü Kartlar menüsünün bu programı ile girmiş olduğunuz tüm hesap kartlarına ilişkin bilgileri topluca listeleyebileceksiniz. İlgili programa girdiğinizde, karşınıza kod sınırları başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen, hangi kodlar arasında kalan hesaplarınızın dökümünü alacağınızı girmenizdir. Programınız, bu alana gireceğiniz hesap kodlarına göre hesap planı dökümünüzü hazırlayacaktır. Şimdi; Başlangıç kodu alanına, hesap planı dökümünüzün hangi hesap kodundan başlamasını istiyor iseniz, ilgili muhasebe hesabının kodunu girmelisiniz. Hesap kodlarını F10 listesinden de seçebilirsiniz. Bitiş kodu alanına, hesap planı dökümünüzün hangi hesap kodunda son bulmasını istiyor iseniz, ilgili hesabın kodunu girmelisiniz. Başlangıç ve bitiş hesap kodları girilip F2 tuşuna basıldıktan sonra, döküm yeri tercihinizi göre, hesap planınız listelenecektir. Bu dökümde girdiğiniz kod aralığında yer alan hesaplarınızın kodu, adı, hesap tanıtım kartından ilgili hesap için belirttiğiniz hesap türü (mal alış, mal satış, stok vb.), tanımlanan verginin tipi, vergilendirme tipi ve kar grubunun numarası ayrı başlıklar halinde yer alacaktır. Bu başlıklarla ilgili geniş bilgi için stok tanıtım kartını anlatıldığı bölüme başvurabilirsiniz. Aşağıda bu dökümle ilgili bir örnek ekran görmektesiniz. Genel Durum Kartı Kartlar menüsünün bu programı ile aylara ait gelir ve gider toplamlarınızı toplu olarak listeleyebileceksiniz. Programa girdiğinizde sizden sadece, döküm yeri tercihinizi belirtmeniz istenecektir. Bu belirlemeyle birlikte hesaplarınızın genel durumları tercihiniz doğrultusunda listelenecektir. Bu listenin dönem adı altında ilgili yıla ait aylar sıralanacaktır ve bu aylara karşılık gelen gelir -gider toplamları da hemen sağ tarafında yer alan kolonlarda bulunacaktır. Listenin son satırında ise tüm dönemlerin gelir ve gider toplamı yer alır. Hesap Hareketleri Aktarma Bu bölümden, kodunu gireceğiniz bir Serbest Meslek Defteri hesabının hareketleri, yine kodunu gireceğiniz bir başka Serbest Meslek Defteri hesabına aktarılma işlemi gerçekleştirilecektir. Programa girdiğinizde karşınıza Hesap Hareketleri Aktarma başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekranda öncelikle sizden istenen, kaynak hesabın (hareketleri aktarılacak hesabın) ve hedef hesabın (aktarmanın yapılacağı hesabın) kodlarını girmenizdir. Daha sonra sizden, aktarma işleminde kaynak hesabın hangi tarihler arasındaki fişlerinin dikkate alınacağını belirtmeniz beklenecektir. Bütün bu parametre girişlerinizi tamamlandıktan sonra ekranınızın üzerine; Devam Çıkış 18
butonlarından oluşan bir onay ekranı gelecektir. Hareket aktarma işleminden vazgeçmek için çıkış, aktarmayı başlatmak içinde devam butonunu mouse göstergenizle tıklamanız gerekir. Devam butonunu tıkladığınızda, kaynak hesabın hareketleri silinerek hedef hesaba aktarılacaktır. Serbest Meslek Defteri hesap hareketlerinin aktarılması sırasında dikkat edilecek en önemli nokta, her iki SM Defteri hesabının (kaynak ve hedef hesapların) hesap tipinin, vergi tipinin, vergilendirme tipinin, kar haddi durumunun ve toptan/perakende alanlarının aynı olmasıdır. Bunlardan herhangi birinin farklı olması durumunda programınızın sizi uyaracak dolayısıyla hesap hareketlerinin aktarılma işlemini gerçekleştirmeyecektir Serbest Meslek Hareketleri İşletmenizin gider ve gelir niteliğindeki hareketlerini bu bölümden programa gireceksiniz. Hareket girişleri gider, gelir ve hem gider hem de gelir hareketlerini bir arada girebileceğiniz genel hareket girişi olmak üzere 3 programdan oluşmuştur. Şimdi bu programlara nasıl giriş yapılacağınızı açıklamaya çalışalım. Serbest Meslek Gider Hareketleri Yukarıda da değindiğimiz gibi işletmeniz için gider niteliğinde gerçekleşen hareketler bu bölümden girilecektir. Programa girdiğinizde karşınıza ilk olarak tarih sınırları başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranın başlangıç ve bitiş tarihleri alanlarına içinde bulunduğunuz günün tarihi otomatik olarak yansıyacaktır. Girişlerini yapacağınız gider hareketleriniz için tarih aralığını değiştirebilmeniz mümkündür. Bu ekran tamam butonunu tıklanarak onaylandıktan sonra hareketlerin girileceği ekrana ulaşılacaktır. Şimdi gider hareketlerini girmeye başlayabiliriz. Hesap Kodu: Girişini yapmakta olduğunuz gidere ait muhasebe hesap kodu bu alana girilmelidir. Muhasebe hesap kodlarını F10 yardım penceresinden de seçebilirsiniz. Önemli Not Hesap tanıtım kartı programında da değindiğimiz gibi, gelir ve gider işlemlerinizi yürütürken kullanacağınız muhasebe hesaplarını programınıza tanıtmadığınız sürece, programınızın sizin istediğiniz işlemleri yapması, SM defterleri dökümü, mizanlar vb. vermesi mümkün değildir. Bundan dolayı her gider ve gelir hareketi (Genel Gider, demirbaş, gelirler (D) ve demirbaş amortismanı) için hesap kartının açılmış olması gerekmektedir. MIKBÜRO 9 NT programınız, hareket girişi yaparken daha önceden açılmamış olan hesap kartlarını programdan çıkmadan açabilmenizi mümkün kılmakta, dolayısıyla işlemlerinize ara vermeden devam 19
edebilmenizi sağlamaktadır. Bunun için hareket girişi yaptığınız programların hesap kodu alanında, önceden tanımlanmamış bir hesap kodu girdiğinizde, programınız hesap bulunamadı uyarı mesajı ile sizi uyaracak, sonra yeni hesap açmak isteyip, istemediğinizle ilgili seçim yapacağınız bir onay ekranına ulaştıracaktır. Bu aşamada yapmanız gereken, yeni hesap aç butonunu tıklayarak hesap kartı tanıtım ekranından yeni hesabı açmak ve işlemlerinize devam etmektir. Kayıt Tarihi : Gider hareketini programa girmekte oldunuz tarih, içinde bulunduğunuz günün tarihi olarak bu alana yansıyacaktır. Eğer gider hareketini bilgisayara girdiğiniz tarihle, ekranda görüntülenen tarih aynı değilse gerekli düzeltmeyi Gün/Ay/Yıl formatında yapabilirsiniz. Evrak Tarihi : Gider hareketinin gerçekleştiği tarih bu alana girilmelidir. Örneğin, faturayla yaptığınız mal alımı sizin için bir gider hareketi doğurur. Bu durumda evrak tarihi de faturanın tarihi olacaktır. Evrak No : Gider hareketine ilişkin evrak numarası bu alana girilmelidir. Örneğin, gider hareketini faturayla alınan bir mal bedeli oluşturuyorsa, bu alana fatura numarası girilmelidir. Açıklama: Gider hareketine ilişkin belirtmek istediğiniz bir açıklama varsa, ilgili açıklamayı bu alana girebilirsiniz. C (Cinsi): Bu alanda gider hareketine ilişkin K.D.V. cinsi seçilecektir. İki çeşit K.D.V. cinsi vardır. Birincisi normal, ikincisi iadedir. Gider hareketi iade alınan mal veya hizmetlerden oluşuyorsa, K.D.V. cinsi de iade olmalıdır. Bu durumda programınız meblağ üzerinden K.D.V. tutarını otomatik olarak hesaplar ve K.D.V. beyannamesinin iadeler ile ilgili bölümüne tutarı otomatik olarak yazar. Normal gider hareketlerinde K.D.V. cinsi normal seçilir ve yine programınız tarafından otomatik olarak hesaplanır. Meblağ: Gider meblağı bu alana girilmelidir. Meblağ girişinden sonra 2 farklı hesaplamayla karşılaşabilirsiniz; 1. Kodunu girdiğiniz muhasebe hesabı için, hesap kartından vergilendirme tipi dahil olarak tanımlanmışsa, yine hesap kartından girilen vergi oranı dahilinde vergi hesaplanacak ve hesaplanan bu 20
vergi meblağdan çıkarılarak vergi sütununa otomatik olarak kaydedilecektir. 2. Kodunu girdiğiniz muhasebe hesabı için, hesap kartından vergilendirme tipi hariç olarak tanımlanmışsa, yine hesap kartından girilen vergi oranı dahilinde vergi hesaplanacak ve bulunan tutar vergi sütununa otomatik olarak kaydedilecektir. Bu durumda gider meblağında herhangi bir değişiklik olmayacaktır. Eğer gelir-giderlerinizi döviz bazında da takip etmek istiyor ve bunun için ilgili grup tanımlamalarını yaptıysanız, F8 tuşu yardımıyla girdiğiniz gider meblağının döviz olarak karşılığını ayrıca girmeniz gerekir. Gelir ve gider meblağları tanımlı olan tüm gruplar bazında girilirse, aktif grup değiştirilerek istenilen grup bazında rapor ve mizan almak mümkün olacaktır. Vergi : Meblağ paragrafında anlatıldığı gibi bu alanın içeriği hesap kartı programından yapılan vergi tipi ve vergilendirme tipi tanımlamalarına göre farklılık gösterecektir. Hesap kartında vergi tipi -YOK- olarak tanımlanmış ise, bu alan kullanıcının giriş yapmasına imkan verecek şekilde boş olarak görüntülenecek, aksi halde meblağ üzerinden daha önce girişi yapılmış olan oran ile hesaplanan vergi bu sahaya taşınmış olacaktır. Serbest meslek gider hareketleri ekranında ALT+Q tuşlarına basarak istediğiniz satırı silebilmeniz, ALT+N tuşlarına basarak da yeni bir satır ekleyebilmeniz mümkündür. Yine bu ekran üzerinde F2 tuşuna basarak istediğiniz satırda bulunan bilgiyi, imlecinizin bulunduğu satıra kopyalabilirsiniz. Bunları Biliyor Musunuz? İşletmelerinizin gider niteliğinde olan personel ve amortisman giderlerini otomatik olarak işletme gider hareketleri ekranına getirebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle personellerin puantaj bilgilerinin girilmiş olması ve tahakkuk kesinleştirme işlemlerinin yapılmış olması gerekmektedir. Eğer bu işlemleri yapmış iseniz, programınızın hareket girişlerinin yapıldığı bölümlerde Ctrl+E tuşlarına basarak, istediğiniz gider hesabının bilgilerini bu ekrana getirebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda karşınıza entegrasyon işlemleri başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen entegrasyon tipinizi seçmenizdir. Bunun için entegrasyon tipi alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden, amortisman giderlerinize ilişkin hareketleri ekranınıza getirmek istiyor iseniz amortisman seçeneğini, personel giderlerine ilişkin hareketleri ekranınıza getirmek istiyorsanız da personel seçeneğini seçip F2 tuşuna basmalısınız. Karşınıza gelecek ekranlardan, entegrasyon tarihini, personel için tahakkuk ayını amortisman için de dönem seçimini yapıp tekrar F2 tuşuna basmalısınız. Bu işlem sonrasında istediğiniz gider hesabına ilişkin bilgilerinizin otomatik olarak ekranınıza yansıdığını göreceksiniz. Serbest Meslek Gelir Hareketleri İşletmeniz için gelir niteliğinde gerçekleşen hareketler bu bölümden programa girilecektir. Gelir hareketlerinin girişleri, bir önceki bölümümüzde açıklamaya çalıştığımız gider hareket girişleriyle aynıdır. Bu yüzden giriş alanlarını tek tek açıklamıyoruz. Daha ayrıntılı bilgi için gider hareket girişi bölümümüzden faydalanabilirsiniz. 21
Serbest Meslek Genel Hareketleri Gider hareket girişi ve gelir hareket girişi programlarından ayrı ayrı girişlerini yaptığınız gelir-gider hareketlerini, bu programdan tek bir ekranda toplu olarak inceleyebilir ve/veya gelirgider hareketlerini buradan da girebilirsiniz. Yalnız bu programdan hareket girerken, diğerlerinden farklı olarak hareket tipini siz belirlemek durumundasınız. Yani ekranınızın T başlıklı sütununda, girmekte olduğunuz hareketin gelir mi, gider mi olduğunu belirlemelisiniz. Diğer alanlara yapılacak girişler işletme gider hareketleri programı ile aynı olduğundan bu programı ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Daha geniş bilgi için İşletme Gider Hareketleri programından yararlanabilirsiniz. Serbest Meslek Makbuzu Serbest muhasebeci ve mali müşavirler, müşterileri adına yaptıkları işlemler karşılığında aldıkları ücreti serbest meslek makbuzu ile belgelemek durumundadırlar. Bu program, siz serbest muhasebeci ve mali müşavir dostlarımız için serbest meslek makbuzu düzenlemelerine olanak tanımaktadır. Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Şimdi serbest meslek makbuzu girişlerinin nasıl yapılacağını açıklamaya başlayabiliriz. Bu makbuza öncelikle tarih girişi yapmanız gerekir. Serbest meslek makbuzunun tarihi girildikten sonra sıra, fiş seri numarasını girmeye gelecektir. Seri numarası girişinden sonra sıra numarası bir alt satıra otomatik olarak gelir. Daha sonra yapılacak giriş, makbuzun düzenlenmekte olduğu firma kodunun girilmesidir. Bunun için firma kodu alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden istediğiniz firmanın kodunu seçebilirsiniz. Daha sonra sizden istenen serbest meslek makbuzunuza ilişkin evrak tipini (kaplı/açık) seçmenizdir. Evrak tipinin girilmesi ile birlikte, makbuzun diğer 22
satırlarına tüm bilgiler otomatik olarak yansıyacaktır. Sadece verilen hizmetin işletme mi, müşavirlik mi olduğunu, işyerinde mi, kendi büronuzda mı verildiğini, ilgili alanlarda satır sonu butonunu tıklayarak açılacak pencereden seçmeniz gerekecektir. Ayrıca hizmetlerinizin karşılığı olan parayı veren kişinin adı ve soyadı da sizin girmeniz gereken alanlardan bir diğeridir. Makbuza otomatik olarak yansıyan bilgiler, ilgili firmanın tanıtım kartından girmiş olduğunuz adres, vergi dairesi, hesap numarası ve alacağınız brüt ücret ile, Parametreler/Oran Parametreleri programından girmiş olduğunuz yasal kesintilerin brüt ücrete uygulanması ile hesaplanan K.D.V, stopaj, fon payı ve alınan net ücrettir. Bu bilgileri inceledikten sonra ALT+S tuşu ile yada Sakla butonunu tıklayarak kaydedebilirsiniz. Ekranınızın sağ bölümünde yer alan mesaj girişi butonunu tıkladığınızda evrakınız için 15 ayrı mesaj girişi yapabileceğiniz bir ekran gelecektir. Eğer programınızın Parametreler/Serbest Meslek Makbuzu Mesaj Düzenleme programından makbuzunuz için mesaj girişi yapmış iseniz bu ekranda ilgili mesajlar otomatik olarak yer alacaktır. Bu mesajlar üzerinde değişiklik yapabilmeniz yada yeni mesaj ekleyebilmeniz mümkündür. Düzenlediğiniz serbest meslek makbuzunu yazıcıya dökebilmek için ekranınızda yer alan baskılı form döküm ve baskısız form döküm butonları kullanılacaktır. Defterler Bu bölümde yer alan programlar ile İşletme hareketleri menüsünden girdiğiniz gelir ve gider hareketlerinize yönelik değişik detaylarda dökümler alabileceksiniz. Şöyle ki gelir ve gider hareketlerinizi ayrı ayrı listeleyebileceğiniz gibi, bu hareketleri tek bir liste halinde alabilmenizde mümkün olacaktır. Ayrıca bu bölümden açılış ve kapanış envanterleriyle ilgili olarak da dökümler alabileceksiniz. Şimdi bu programları daha yakından incelemeye çalışalım. Serbest Meslek Defteri Gider-Gelir Birlikte Dökümü Defterler menüsünün bu programı ile, serbest meslek defterinin gelir ve gider kalemlerini aynı sayfada listeleyebileceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza ilk olarak tarih sınırları başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen, Başlangıç tarihi alanına, işletme defteri dökümünüzün hangi tarihten itibaren gerçekleşen gelir ve gider hareketlerini içermesini istiyorsanız, ilgili başlangıç tarihini, Bitiş tarihi alanına da, işletme defteri dökümünüzün hangi tarihe kadar olan gelir ve gider hareketlerini içermesini istiyorsanız, ilgili bitiş tarihini girmenizdir. İşletme defteri dökümünüz için tarih sınırlarını girdikten sonra tamam butonunu tıklayın, karşınıza döküm yeri tercihinizi belirleyeceğiniz bir başka ekran gelecektir. Bu ekrandan döküm yerini de belirlendikten sonra defteriniz, istediğiniz tarih aralığındaki gelir ve gider hareketlerinizi listeleyecektir. İşletme defterinin sol yarısı gider hareketlerinize, sağ yarısı ise gelir hareketlerinize ayrılmıştır. Defterde yer alan bilgilere ilişkin açıklamaları aşağıda bulabilirsiniz. Sıra : Gider hareketlerine ilişkin sıra numarasıdır. 23
Hesap Kodu : Hareket gören gider hesabının kodudur. Hesap Adı : Hareket gören gider hesabının adıdır. Tarih : Gider hareketinin girildiği tarihtir. Evrak Tarihi : Gider hareketine ilişkin düzenlenen evrakın tarihidir. Evrak No : Gider hareketine ilişkin düzenlenen evrakın numarasıdır. Açıklama : Gider hareketine ilişkin açıklamadır. Giderler: Hareket gören gider hesabının hareket tutarı bu alanda görülecektir. Vergi : İlgili satırdaki gider üzerinden ödenen vergi tutarı bu alanda yer alacaktır. Toplam : İlgili satırdaki gider hareketinin vergi dahil toplam tutardır. Sıra : Gelir hareketlerine ilişkin sıra numarasıdır. Hesap Kodu : Hareket gören gelir hesabının kodudur. Hesap Adı : Hareket gören gelir hesabının adıdır. Tarih : Gelir hareketinin girildiği tarihtir. Evrak Tarihi : Gelir hareketine ilişkin düzenlenen evrakın tarihidir. Evrak No : Gelir hareketine ilişkin düzenlenen evrakın numarasıdır. Açıklama : Gelir hareketine ilişkin açıklamadır. Gelirler : Hareket gören gelir hesabının tipi diğer gelir ise, elde edilen diğer gelir tutarı bu alanda görülecektir. Vergi : İlgili satırdaki gelir hareketi üzerinden ödenen vergi tutarı bu alanda yer alacaktır. Toplam : İlgili satırdaki gelir hareketinin vergi dahil toplam tutarıdır. İşletme raporunuzda yer alan başlıklara kısaca değindikten sonra bir noktaya dikkatinizi çekmek istiyoruz; yukarıdaki örnek ekranı inceleyecek olursanız rapor başlıklarının tümünün bu dökümlerde yer almadığını veya başlıklar ve bunlara ilişkin bilgilerin tam olarak görülmediğini fark edeceksiniz. Bunun nedeni, döküm yeri tercihinizi belirlediğiniz menüde yer alan kolon ayarları programında bazı alanlara ait uzunlukların yer darlığı sebebi ile -0- veya normal uzunluklardan daha az olarak, tanımlanmış olmasıdır. Bu aşamada yapmamız gereken, yukarıda sözünü ettiğimiz programa girerek, işletme raporunuza dahil etmek istediğiniz veya genişliklerini büyütmek istediğiniz alanlar için uygun birer genişlik tanımlamanızdır. Bu işlem sonrasında görmediğiniz alanlarda raporunuzda yer alacaktır. 24
Serbest Meslek Defteri Gider Dökümü Defterler menüsünün bu programı ile, serbest meslek defterinin sadece giderlerine ait hareketleri listelenecektir. Bu programa girdiğinizde de sizden, dökümünüz için tarih aralığı girmeniz istenecektir. Tarih aralığı girilip döküm yeri belirlendikten sonra serbest meslek defterinizin gider hareketleri listelenecektir. Bu dökümde sadece gider hareketlerine ait bilgiler yer alacaktır. Gider hareketi için çalışan hesabın kodu, adı, gider hareketinin gerçekleştiği tarih, gider hareketine ait evrak numarası, açıklaması, gider tutarı vergisi ve gider toplamı bu dökümün başlıklarıdır. Parametre girişleri ve rapor başlıkları itibariyle önceki bölümde açıklamaya çalıştığımız Serbest meslek defteri dökümüyle aynı özelliklere sahiptir. Dolayısıyla bu bölümle ilgili daha ayrıntılı bilgi için programınızın Defterler/ Serbest meslek defteri gider-gelir birlikte dökümü programına başvurabilirsiniz. Serbest Meslek Defteri Gelir Dökümü Defterler menüsünün bu programı ile, Serbest meslek defterinin sadece gelirlerine ait hareketleri listelenecektir. Parametre girişleri ve rapor başlıkları itibariyle serbest meslek defteri gider-gelir birlikte dökümü ile aynı özelliklere sahiptir. Yalnız bu dökümde sadece gelir hareketleri listelenir. Gider hareketleri yer almaz. Bundan dolayı bu bölümü ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Daha geniş bilgi için programınızın Defterler/İşletme defteri gider-gelir birlikte dökümü bölümüne başvurabilirsiniz. Mizanlar Bir işletmenin, belli bir dönemine ilişkin hesaplarının borçlu ve alacaklı tutar toplamları ile bunlara ilişkin bakiyeleri düzenli bir şekilde gösteren cetvele mizan denilir. Programınızın bu bölümünden, gelir-gider hareketlerinizi ait oldukları muhasebe hesaplarına göre inceleme imkanı bulacaksınız. Mizanlar bölümüne girdiğinizde, karşınıza 3 programdan oluşan bir alt menü gelecektir. Şimdi bu programları sırayla incelemeye başlayalım. Ana Hesap Mizanı Mizanlar menüsünün ilk programı olan Ana Hesap Mizanı ile, tüm ana seviyedeki hesaplarınızın, istediğiniz dönemlerdeki gelir-gider tutarlarını ve bakiyelerini listeleme imkanı bulacaksınız. Programa girdiğinizde öncelikle ana hesap mizanının hangi dönem itibariyle alınacağını belirlemeniz istenecektir. Bunun için mizan tipi alanında satır sonu butonunu tıklayın, açılacak pencerede ana hesap mizanını hangi döneme göre almak istediğinizi belirleyeceğiniz seçenekler yer alacaktır. Bunlar; Comment [RK1]:? Son Durum; bu seçenek ile mizan alındığında, tüm ana hesaplarınızın son durumları listelenecektir. Dönem Başı; ana hesaplarınız içinde bulunduğunuz hesap dönemi başındaki değerleri ile listelenecektir. Aylık; ana hesaplarının içinde bulunduğunuz muhasebe yılı başından, seçeceğiniz ayın sonuna kadar olan değerlerini listelemek için aylık seçeneğini tercih etmelisiniz. 25
Ay İçi; ana hesaplarının sadece seçeceğiniz aya ait mizanını listelemek istiyorsanız bu seçeneği tercih etmelisiniz. Örneğin, mizan alacağınız dönem için -7- girmiş iseniz, sadece 7. aya ait hareketler listelenecektir. Evet, ana hesap mizanınızı alabileceğiniz dönemleri sizlere anlatmaya çalıştık. Şimdi ilgili pencereden mizanınızı almak istediğiniz dönemi mouse göstergenizle tıklayarak belirleyiniz. Eğer aylık veya ay içi seçeneklerini tercih ettiyseniz, bu seçimden sonra karşınıza başka bir ekran gelecek ve ilgili ayın numarasını girmeniz gerekecektir. Örneğin Nisan ayı için mizan alacaksanız bu alana girilecek rakam 4 olacaktır. Mizanı almak istediğiniz dönemi de bu şekilde belirledikten sonra, döküm yeri tercihinize göre ana hesaplarınızın mizanı listelenecektir. Ana hesap mizanında şu bilgiler yer alır; Hesap Kodu/Adı: Hareket gören tüm ana hesaplar kod ve isimleri ile birlikte bu alanda yer alacaktır. Gider: İlgili satırdaki ana hesabın, parametreler ekranından belirlediğiniz dönem itibari ile toplam borç tutarı bu alanda yer alacaktır. Başka bir ifadeyle bu alandaki rakam, işletmenizin ilgili muhasebe hesabından kaynaklanan gider tutarını gösterir. Gelir: İlgili satırdaki ana hesabın, parametreler ekranından seçmiş olduğunuz dönem itibari ile toplam alacak tutarı bu alanda yer alacaktır. Başka bir ifadeyle bu alandaki rakam, işletmenizin ilgili muhasebe hesabından kaynaklanan gelir tutarını gösterir. Gider Bakiye: İlgili satırdaki ana hesabın gider tutarı, gelir tutarından fazla ise aralarındaki fark bu alana gider bakiye olarak yansıyacaktır. Gider Bakiye: İlgili satırdaki ana hesabın gelir tutarı gider tutarından fazla ise aralarındaki fark bu alana gelir bakiye olarak yansıyacaktır. Evet, Ana Hesap Mizanı ile ilgili açıklamalarımıza burada son veriyoruz. Bundan sonraki bölümde genel mizanın açıklamalarına geçilecektir. Genel Mizan Mizanlar menüsünün bu programı ile hareket gören tüm muhasebe hesaplarınızı, ana, tali ve muavin seviyelerine göre ve istediğiniz dönem bazında listeleyebileceksiniz. İlgili programa girdiğinizde, genel mizanı hangi dönem itibari ile almak istediğinizi belirleyeceğiniz bir parametre ekranı ile karşılaşacaktır. Bu aşamada sizden istenen, satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden, tıpkı Ana Hesap Mizanında olduğu gibi, Genel Mizan içinde dönem seçimini yapmanızdır. Bu seçenekler; son durum, dönem başı, aylık ve ay içidir. Bu dönemlere ilişkin açıklamalarımızı yukarıda verdiğimiz için, burada tekrarlamıyoruz. Şimdi, Genel Mizanı almak istediğiniz dönemi mouse göstergeniz ile seçin. Bu seçimle birlikte karşınıza gelecek ekrandan da döküm yerini belirleyin, genel mizanınız tercihleriniz doğrultusunda listelenecektir. Bu mizanda muhasebe hesaplarınızın kodu ve adı, ana, tali ve muavin seviyelerine göre sıralanacak, ilgili hesabın gider toplamı, gelir toplamı ve bu toplamlar arasındaki farkı gelir bakiye yada gider bakiye olarak raporunuzda yer alacaktır. 26
Alt Hesap Mizanı Mizanlar menüsünün son programı olan Alt Hesap Mizanı ile tüm alt seviyedeki hareket gören hesaplarınızın, istediğiniz dönemdeki mizanını listeleyeceksiniz. İlgili programa girdiğinizde, sizden öncelikle mizan almak istediğiniz muhasebe hesap kod sınırlarını girmeniz istenecektir. Muhasebe hesap kodlarını F10 tuşu yardımıyla seçebilirsiniz. Dökümünüzde yer alacak ilk ve son muhasebe hesabını belirledikten sonra F2 tuşuna basın, sıra mizan dönemini seçmeye gelmiştir. Alt hesap mizanını, diğer mizanlardan farklı olarak Belli Tarih itibariyle de alabilirsiniz. Mizan için dönem seçiminizi yapıp, döküm yerini de belirledikten sonra, istediğiniz dönemde hareket gören alt hesaplarınız listelenmeye başlayacaktır. Raporlar Bu bölümde yer alan programlar ile, işletmenizin gelir-gider hareketlerine ilişkin farklı detaylarda raporlar alabileceksiniz. Şimdi bu raporları neler olduklarını sırayla incelemeye başlayalım. Genel Hareket Raporu Raporlar menüsünün bu programı ile işletmenizin gelir ve giderlerini vergi detayları ile birlikte aynı rapor içinde inceleyebileceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza tarih sınırları başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen Başlangıç tarihi alanına, genel hareket raporunun hangi tarihten itibaren gerçekleşen gelir ve gider hareketlerini içermesini istiyorsanız, ilgili başlangıç tarihini, Bitiş tarihi alanına da, raporunuzun hangi tarihe kadar olan gelir ve gider hareketlerini içermesini istiyorsanız, ilgili bitiş tarihini girmenizdir. Raporunuz için tarih sınırlarını girdikten sonra tamam butonunu tıklayın, karşınıza döküm yeri tercihinizi yapacağınız bir başka ekran gelecektir. Bu ekrandan döküm yerini de belirlendikten sonra raporunuz istediğiniz tarih aralığındaki gelir ve gider hareketlerinizi listeleyecektir. Raporunuzda yer alan bilgiler aşağıda açıklanmıştır. Tarih : Gelir veya gider hareketlerinin programa girildiği tarihtir. Hesap Kodu : İlgili satırdaki gelir veya gider hareketine ilişkin muhasebe hesabının kodudur. Hesap Adı : İlgili satırdaki gelir veya gider hareketine ilişkin muhasebe hesabının adıdır. Hesap Tipi : İlgili satırda hareket gören muhasebe hesabının hesap kartından tanımlanan tipidir (genel giderler, gelirler, amortisman vb.). Evrak Tarihi : Gelir veya gider hareketinin girildiği evrakın tarihidir. Evrak No : Gelir veya gider hareketini girildiği evrakın numarasıdır. Açıklama : Gelir veya gider hareketlerinin girildiği evraka yazılan açıklamadır. 27
Gider : İlgili satırdaki hareket işletmeniz için gider teşkil ediyorsa, gider tutarını bu alanda görebilirsiniz. Gelir : İlgili satırdaki hareket işletmeniz için gelir teşkil ediyorsa, elde edilen gelir tutarı bu alanda yer alacaktır. Cinsi : İlgili satırdaki gider veya gelir hareketinin vergi cinsini (normal, amortisman veya iade olarak) bu alanda göreceksiniz. Gider Vergi : İlgili satırdaki hareket gider hareketi ise, hesaplanan vergi tutarı bu alanda yer alacaktır. Gelir Vergi : İlgili satırdaki hareket gelir hareketi ise, hesaplanan vergi tutarını bu alanda görebilirsiniz. Evet genel hareket raporunda yer alan başlıklar, yukarıda açıklamaya çalıştıklarımızdan ibarettir. Rapor ile ilgili incelemelerinizi tamamladıktan sonra ESC tuşuna yada ekranınızın close(x) butonuna basarak programınızın giriş ekranına dönebilirsiniz. Hesap Hareket Dökümü Bu program ile kod aralığı ve tarih sınırlarını gireceğiniz hesaplarınızın hareketlerini, programınızın Parametreler/Grup Tanımlamaları bölümünden tanımladığınız gruplara göre listeleme imkanı bulacaksınız. Hesap hareket dökümünde hesaplar muavin seviyeleri ile birlikte listelenecektir. Programa girdiğinizde karşınıza parametreler başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden ilk olarak, hareket dökümünü alacağınız hesapların başlangıç ve bitiş kodlarının girmeniz istenir. İlgili girişler yapıldıktan sonra, dökümünüzde önceki yıllardan devreden bilgilerin yer alıp almayacağını belirtmeniz istenecektir. Bu belirleme ile birlikte sıra dökümünüzün hangi gruba göre alınacağını seçmeye gelmiştir. Bunun için istenen grup alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak olan pencereden istediğiniz grubu seçmelisiniz (Ana hesap, dövizli hesap vb. ). Bu alandaki seçiminiz ana hesap ise dökümünüzde ilgili hesabın gelir ve gider tutarları, yer alacaktır. Bu seçimden sonra raporunuzun hangi tarihler arasındaki hareketlerinin listeleneceği sorulacaktır. Tarih sınırlarını da girip, döküm yerini seçtikten sonra, hesap hareket dökümünüz listelenecektir. Aşağıda bu döküme ait bir örneği inceleme imkanı bulacaksınız. Şimdi hesap hareket raporunda yer alan alanları sıra ile incelemeye başlayalım. Tarih: İlgili satırdaki hareketin gerçekleştiği tarihtir. Evrak Tarihi : İlgili satırdaki harekete ilişkin düzenlenen evrakın tarihidir. Evrak No : İlgili satırdaki harekete ilişkin düzenlenen evrakın numarasıdır. Açıklama: İlgili satırdaki harekete ilişkin, gelir veya gider hareket girişi programlarından girilen açıklamayı bu alanda görebilirsiniz. Gelir: İlgili satırdaki hareket, işletmeniz için gelir niteliğindeyse ve parametreler ekranından istenen grup ana hesap seçilmişse gelir tutarı, bu alanda yer alacaktır. 28
Gider: İlgili satırdaki hareket işletmeniz için gider niteliğindeyse ve parametreler ekranından istenen grup ana hesap seçilmişse gider tutarı da bu alanda yer alacaktır. Evet, hesap hareket dökümü ekranında yer alan alanları böylece açıklamış olduk. Ekranınızın en alt satırında ise, ilgili hesabınıza ait parametreler ekranından girdiğiniz tarihler arasında gerçekleşmiş gelir-gider toplamlarını görebilirsiniz. Dönemsel Bazda Gelir-Gider Dökümü Raporlar menüsünün bu bölümünden, kuruluş programınızın Sistem/Sistem ve Program parametreleri/dönem Parametreleri bölümünden tanımladığınız dönemler itibariyle ve hesap tipleri bazında işletmenizin gelir-giderlerini inceleme imkanı bulacaksınız. Programa girdiğinizde sizden sadece dökümü alacağınız yeri belirlemeniz istenecektir. Döküm yerini belirledikten sonra dönemsel gelir/gider tablosu ekranınıza gelecektir. Bu dökümün sol bölümünde tanımlamış olduğunuz dönemler, sağ bölümde ise hesap tipleri ve bu hesaplara ilişkin toplamlar yer alacaktır. Serbest Meslek Defteri Özeti Serbest meslek defteri özetiyle; işletmenizin istediğiniz herhangi bir dönemdeki gelir ve giderlerini, kar veya zararını kısacası bütün finansal hareketlerini tek bir ekrandan takip etme imkanı bulacaksınız. Serbest meslek defteri özetinde yer alan kalemler, muhasebe hesaplarının tiplerine göre derlenmiştir. Örneğin, genel giderler, gider iadeler, toplam gelirler gibi. Serbest meslek defteri özetinden tüm bu gelir-gider kalemleri bir takım hesaplamalara tabi tutulacak ve böylece size işletmenizin o dönemdeki kar veya zararı yansıtılacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza parametreler başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden Serbest meslek defteri özeti için dönem seçimi yapmanız istenecektir. Bunun için hangi ay özetini görmek istiyorsunuz alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden, İşletmenizin finansal bilgilerini görmek istediğiniz dönemi seçmelisiniz. Dönem seçimini yaptıktan sonra, Serbest meslek defteri özeti başlıklı bir ekran gelecek ve o döneme ait parasal değerler ilgili alanlara yansıtılacaktır. Serbest meslek defteri özeti bilgilerinden daha sağlıklı bir sonuç almanız için, kullanılmayan giderlerinizin değerini de girmeniz gerekir. Bu girişi, kullanılmayan gider başlıklı alana yapacaksınız, zaten imlecinizde bu alanda konumlu olacaktır. Bu alana ilgili değeri girdikten sonra enter tuşuna basınız karşınıza Çıkış 2. Sayfayı bas 29
yazıcınıza alabilirsiniz. butonlarının yer aldığı bir onay ekranı gelecektir. Bu aşamada yapmanız gereken programdan çıkmak istiyorsanız çıkış butonunu, bilgilerinizi rapor formatında almak istiyorsanız 2. sayfaya bas butonunu tıklamalısınız. Evet, bu ekranla ilgili tercihinizi de belirledikten sonra Serbest meslek defteri özeti rapor formatında ekranınıza yada Serbest Meslek Makbuzu Raporu Hizmetlerinizin karşılığı olarak aldığınız ücretler serbest meslek makbuzu ile belgeleniyordu. Bu rapor, müşterilerinize kesilen serbest meslek makbuzlarının dökümünü vermektedir. Programa girdiğinizde öncelikle, raporunu almak istediğiniz firmalara ilişkin kod aralığı yada kod yapısını girmeniz istenecektir. Daha sonra döküme dahil edilecek serbest meslek makbuzları için tarih sınırlarını belirlemeniz gerekir. Ekranda görülen parametrelere herhangi bir giriş yapılmazsa, dönem başından itibaren düzenlenen bütün serbest meslek makbuzları listelenecektir. Firma kod aralığı ve tarih sınırları girilip, döküm yeri de belirlendikten sonra raporunuz listelenecektir. Raporunuzda yer alan bilgiler serbest melek makbuzu giriş ekranındaki bilgiler ile aynıdır. Bu yüzden her bir kolonu tek tek açıklamıyoruz. Firma Raporları Bu bölümde yer alan programlar ile hizmet verdiğiniz firmaların, firma tanıtım kartından girdiğiniz bilgileri doğrultusunda hazırlanmış raporlarını alabileceksiniz. Firma ortaklarının dökümü, firma kira raporu bu bölümden alınabilecek raporlar arasındadır. Şimdi bu raporları daha yakından incelemeye çalışalım. Firma Raporu Bu bölümden, firma tanıtım kartından tanıtımını yaptığınız firmaların tüm detay bilgilerini listeleyebileceksiniz. Bu raporu alabilmeniz için rapora dahil edilecek firmalara ait kod aralığı veya kod yapısını girmeniz yeterlidir. Bu girişler sonrasında raporunuz listelenecektir. Raporunuzda yer alan başlıklar, firma tanıtım kartından girdiğiniz bilgilerden oluşmaktadır. Bundan dolayı bu başlıkları bu bölümde anlatma gereği duymuyoruz, daha ayrıntılı bilgi için Firma Tanıtım Kartı nın anlatıldığı bölüme başvurabilirsiniz. Firma Ortaklar Raporu Bu bölümden, istediğiniz kod aralığı yada kod yapısındaki firmaların, firma tanıtım kartından girdiğiniz firma ortaklarına yönelik bilgilerini listeleyebileceksiniz. Firma ortaklarının adı, 30
doğum yeri, doğum tarihi vb. bilgiler raporunuzda ayrı başlıklar halinde yer alacaktır. Rapor başlıkları ile ilgili ayrıntılı bilgi için Firma Tanıtım Kartının Firma Ortakları-1 ve Firma Ortakları-2 butonlarının anlatıldığı bölüme başvurabilirsiniz. Firma Kira Raporu Bu rapor ile, kod aralığını yada kod yapısını gireceğiniz firmaların, faaliyet gösterdiği mekanlar kira karşılığı tutulmuş ise, bu mekanlara ait bilgileri listelenecektir. Bu bilgiler firma tanıtım kartının kira butonu tıklanarak girilen bilgilerdir. Mekanlara ait kira ücretleri, mal sahiplerinin ismi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası bu raporda yer alacak başlıklardandır. Firma İşlem Kontrol Raporu Firma raporları menüsünde yer alan bu rapor ile, kod aralığı yada kod yapısını gireceğiniz firmaların, Firma Tanıtım Kartının işlem izinleri butonundan girdiğiniz bilgileri listelenecektir. Yani raporunu alacağınız firmalar için hangi işlemlerin geçerli olduğunu yada olmadığını ayrı başlıklar halinde görebileceksiniz. Beyanlar Mikbüro 9 NT programınızın bu bölümden katma değer vergisiyle ilgili farklı detaylarda hazırlanan tablolar izlenebilecek, K.D.V. beyannamesi basılabilecek ve Maliye Bakanlığının işletmelerden dönem sonlarında istemiş olduğu düzenlenen en yüksek 5 fatura ve alınan en yüksek 5 fatura ile ilgili girişler yapılarak dökümler alınabilecektir. Ayrıca geçici vergi beyannamesi, Kurumlar Vergi beyannamesi ile Yıllık Defter Özeti (form c) dökümleri de bu menüde yer alan programlardandır. K.D.V. Modülü Bu bölüme girdiğinizde karşınıza üç seçenekten oluşan bir alt menü gelecektir. Şimdi bu menüde yer alan programların neler olduklarını incelemeye başlayalım. KDV Beyannamesi K.D.V.; devlet tarafından, tüketicilerden aldıkları mal ve hizmet bedeli üzerinden, belirli oranlar nispetinde kesilen bir tüketim vergisidir. K.D.V. devlet tarafından direkt olarak alınmaz. Devlet, K.D.V. nin tahsili için firmaları vekil tayin eder. Firmalar bir ay boyunca kendilerinden mal ve hizmet alan kişilerden aldıkları K.D.V. Yİ ertesi ayın 25 ine kadar K.D.V. beyannamesiyle devlete öderler. Programınızın bu bölümünden katma değer beyannamesinin tanzimi yapılacak, baskılı ve baskısız formlara dökümü alınacaktır. Programa girdiğinizde sizden öncelikle beyannamenin hazırlanacağı dönemi seçmeniz istenecektir. Dönem seçimi yapılıp <F2> tuşuna basıldıktan sonra, K.D.V. beyannamesi ekranına ulaşılacaktır. KDV beyannamesine girilecek bilgiler için ekranınızın üst bölümünde yer alan butonları tıklamanız gerekir. Ekranın üst tarafındaki butonlardan ilki, programa girdiğinizde karşınıza gelen genel bilgiler butonuna ait ekrandır. Bu ekrandan şirket ile ilgili genel bilgilerin girişleri yapılacaktır. Vergi dairesi, vergi dairesinin kodu, telefon numarası, vergi kimlik numarası vb. gireceğiniz bilgilerden bir kaçıdır. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan diğer butonları tıklayarak KDV 31
beyannamenizin ön yüzü ve arka yüzünde yer alan vergi hesap kodlarına ilişkin oranları ve vergileri girebilirsiniz. Ekranınızın alt bölümünde yer alan Kayıt butonu tıklanarak beyannamenize ait girdiğiniz tüm bilgileri kayıt edebilmeniz mümkündür. Ön sayfa ve Arka Sayfa butonları tıklanarak da KDV beyannamenizin ön yüzüne ve arka yüzüne ait bilgileri, orijinal KDV beyannamesi dökümünde inceleyebilirsiniz. Bu dökümlerin üst bölümünde yer alan butonlar ile de bildirgeniz için sayfa ayarlarınızı yapıp baskılı forma ya da baskısız forma yazıcıdan dökümü alabilirsiniz. Vergi Durum Tablosu Bu program yardımıyla, işletmenizin yıl içindeki herhangi bir dönemine ait K.D.V. durumunu içeren bir icmal alacaksınız. Programa girdiğinizde öncelikle yapmanız gereken hangi dönemin K.D.V. durumunu görmek istediğinizi belirtmenizdir. Bunun için karşınıza gelecek ekranının hangi ayı görmek istiyorsunuz alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden ilgili dönemi seçebilirsiniz. Dönem seçimini yaptıktan sonra enter tuşuna basın, karşınıza ilgili dönem itibariyle bütün katma değer vergisi hesaplarının durumlarını gösteren bir tablo gelecektir. Tablonuzun üzerinde ise Çıkış Yazıcıya Döküm butonlarının yer aldığı bir onay ekranı belirecektir. Bu aşamada yapmanız gereken KDV beyannamesini yazıcıdan almak istiyor iseniz yazıcıya döküm butonunu tıklamak olmalıdır. Programdan çıkmak içinde çıkış butonunu mouse göstergenizle tıklamanız yeterli olacaktır. Dönemsel Vergi Dağılımı Dönemsel vergi dağılımı tablosuyla kuruluş programınızın Sistem/Sistem ve Program parametreleri/dönem Parametreleri programından yapmış olduğunuz tanımlamalar 32
doğrultusunda, işletmenize ait tüm vergileri inceleme imkanı bulacaksınız. Programa girdiğinizde sizden sadece döküm yerini belirlemeniz istenecektir. Bu belirleme doğrultusunda dönemsel vergi dağılımı tablonuz listelenecektir. Tablonuzun sol bölümünde tanımlamış olduğunuz dönemler, sağ bölümde ise ilgili dönemlerde, tahsil edilen, indirilen, ödenen ve devreden vergi tutarları ayrı başlıklar halinde yer alacaktır. Geçici Vergi Beyannamesi 01.01.1999 tarih itibari ile yürürlüğe giren geçici vergi uygulamasına göre, gelir ve kurumlar vergisi mükellefleri belirli dönemler itibariyle (şu anda 3 er aylık 4 dönem halinde) geçici vergi beyannamesi vermek ve bu beyannameye göre vergilerini ödemek durumundadırlar. Beyannameler menüsünün bu programı ile geçici vergi beyannamesi için gerekli bilgilerin girişlerini yapacak ve beyannamenizin dökümünü alacaksınız. Geçici vergi beyannamesi manuel olarak giriş yapacağınız 3 ekran sayfasından oluşmaktadır. Bu sayfalara, programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranın üst bölümünde yer alan Genel Bilgiler I, Genel Bilgiler II ve Tablo I butonları tıklanarak ulaşılacaktır. Ekranın üst tarafındaki butonlardan ilki, programa girdiğinizde karşınıza gelen genel bilgiler butonuna ait ekrandır. Bu ekrandan şirket ile ilgili genel bilgilerin girişleri yapılacaktır. Vergi dairesi, vergi dairesinin kodu, telefon numarası, vergi kimlik numarası vb. gireceğiniz bilgilerden bir kaçıdır. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan diğer butonları tıklayarak beyannameniz için gerekli olan bilgileri girebilirsiniz. Ekranınızın alt bölümünde yer alan Bilgileri güncelle butonu ile, ticari kazanç, serbest meslek kazancı ve kanunen kabul edilmeyen giderlerin, beyannameyi aldığınız döneme göre hesaplamasını, dolayısıyla bu bilgilerin güncellenerek beyannamenize yansımasını sağlayabilirsiniz. Daha sonra ALT+S tuşlarına basarak bilgilerinizi kayıt edebilirsiniz. Tüm bu işlemler sonrasında Beyanname Göster butonunu tıkladığınızda girdiğiniz tüm bilgilerin, orijinal geçici vergi beyannamesi formunuzda ilgili alanlara yansıdığını göreceksiniz. Şimdi, formunuz için gerekli sayfa ayarlarını ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığı ile yapıp, print butonunu ile de geçici vergi beyannamenizin dökümünü alabilirsiniz. Yıllık Defter Özeti (Form C) 18 Şubat 1997 tarih ve 22558 sayılı resmi gazetede yayınlanan tebliğe göre, bilanço esasına göre defter tutan mükellefler, işletmelerinin yıllık faaliyetlerini yıllık faaliyet bildirimi adlı bir dökümde toplayıp maliyeye vermek zorundadırlar. Beyannameler menüsünün bu bölümünden, Maliye Bakanlığının, işletmelerden yıl sonlarında istemiş olduğu, düzenlenen en 33
yüksek 5 fatura ve alınan en yüksek 5 fatura ile ilgili bilgi girişleri yapılacak ve bilgilerin Form C olarak tabir edilen matbu forma dökümü alınacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranın üst bölümünde yer alan butonlar ile, yıllık defter özeti için gerekli bilgilerin girişleri yapılacaktır. Bu butonlardan ilki, programa girdiğinizde karşınıza gelen C Formu Parametreleri butonuna ait ekrandır. Bu ekrana bildirim mükellefine ait bilgiler, personellere yapılan ücret ödemelerinin toplamı, personel sayısı, devreden ve düzenlenen fatura sayıları, dönem içinde kullanılan fatura sayısı, alıcının vergi daire numarası ve fatura tutarı gibi bilgiler girilecektir. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra, sıra en yüksek 5 satış faturası ile alış faturalarının programa girilmesine gelmiştir. Bunun için mouse göstergenizle en yüksek 5 satış faturası butonunu tıklamalısınız. Karşınıza gelecek ekran üzerinde F7 tuşuna basarak yada ekranınızın alt bölümünde gördüğünüz Faturaları çağır butonunu tıklayarak ilgili dönemde düzenlenen en yüksek 5 satış faturasına ilişkin bilgileri ilgili alanlara otomatik olarak getirebilirsiniz. Bu ekrandan faturalarınıza ilişkin bilgileri manuel olarak girebilmenizde mümkündür. Bunun için yapmanız gereken devletin açıkladığı tutar ve bundan büyük olan satış faturalarının tarihini, seri ve sıra numaralarını faturanın verildiği carinin vergi numarası ile tutarını ilgili alanlara girmenizdir. Aynı şekilde en yüksek 5 alış faturasına ait girişleri de yaptıktan sonra ALT+S tuşlarına basarak bilgilerinizi kayıt etmelisiniz. Şimdi ekranınızın alt bölümünde yer alan Beyanname Göster butonunu tıklayın, beyannamenizin orijinal görüntüsü karşınıza gelecektir. Dökümünüz girdiğiniz bilgilerden okunarak alınan değerler doğrultusunda ilgili alanlara yansıyacaktır. Şimdi, dökümünüz için gerekli sayfa ayarlarını ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığı ile yapıp, print butonu ile de formunuzu yazıcıdan dökebilirsiniz. Kurumlar Vergisi Beyannamesi Yılda bir kereye mahsus olmak kaydıyla, her mükellef vergiye tabi kazancının tamamı için, bağlı olduğu vergi dairesine Kurumlar Vergisi Beyannamesi vermek durumundadır. Programınızın bu bölümünden, Kurumlar Vergisi Beyannamesine ilişkin bilgilerin girişleri yapılacak ve Maliye Bakanlığınca belirlenen orijinal beyannamelere, istenilen yazı tipi ve büyüklüğünde dökümleri alınabilecektir. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranın üst bölümünde, Kurumlar Vergisi Beyannamesinin 4.,5., 6., 7., 8. ve 9. sayfalarına ilişkin bilgilerin girileceği butonlar yer almaktadır. Dolayısıyla bildirgeniz için gerekli olacak bilgiler, Genel Bilgiler-1, Genel Bilgiler-2, Kazanç ve Matrah Bildirimi, Vergi Bildirimi ve Ortaklara İlişkin Bildirim butonlarını tıkladığınızda açılacak ekran sayfalarından yapılacaktır. Tamamen manuel olarak giriş yapacağınız bu ekranlardan ilki, programa girdiğinizde karşınıza gelen Genel Bilgiler-1 butonuna ait ekrandır. Her bir ekran sayfasındaki alanlara nelerin girileceği açık bir şekilde görülmektedir. Vergi dairesinin kodu, adı, kurum sicil 34