Konu 3.1: Fonksiyonlar (Genel) Microsoft Excel in temelde bir hesaplama aracı olduğunu düģünürsek; iģlem yapacak komutlara gereksinimimiz olacaktır. ĠĢte fonksiyonlar bu iģe yarar. Her biri özgün bir iģleve sahip çok sayıda fonksiyon vardır. Fonksiyonlar; worksheet functions, fonksiyon ya da iģlev olarak bilinir. TOPLA (SUM), ORTALAMA (AVERAGE) gibi bildiğimiz temel iģlemleri fonksiyonlara örnek olarak gösterilebilir. Fonksiyonlar (ĠĢlevler) Fonksiyonlar çalıģma sayfasına formül gibi girilerek kullanılır. Bildiğiniz gibi bir formül, bir eģit iģareti (=) ile baģlar ve sabit değerler ve operatörlerle devam eder. Fonksiyonlarda aynı Ģekilde = iģaretiyle baģlar ve parantezlerin için sabit ve operatörleri içerir. TOPLA (SUM) fonksiyonu: =TOPLA (sayı1; sayı2) Fonksiyon içindeki argümanlar parantez içinde yer alır. Argümanlar arasında noktalı virgül ya da virgül kullanımı Windows ayarlarına bağlıdır. Türkiye de genellikle ; noktalı virgül kullanılır. Formül içindeki ayraç karakteri olarak bilgisayar ayarlarına bağlı olarak virgül (,) ya da noktalı virgül (;) kullanılabilir. =TOPLA (B2, B17) =TOPLA (B2 ; B17) =SUM(B2, B17) =SUM(B2 ; B17) =TOPLA (B2 ; B17) =SUM (B2 ; B17) Yukarıdaki fonksiyonun anlamı: Bulunulan hücreye, B2 ile B17 hücresinin toplamını yaz. =TOPLA (B2:B17) =SUM (B2:B17)
EXCEL UYGULAMALARI Yukarıdaki fonksiyonun anlamı: Bulunulan hücreye, "B2 hücresinden B17 hücresine kadar" olan hücreleri toplamını al ve bulunulan hücreye yaz. Excel Fonksiyon Kategorileri Kategori Most Recently Used (En Son Kullanılan) All (Hepsi) Financial (Finansal) Date & Time (Tarih ve Saat) Math & Trig (Matemetik ve Trigonometri) Statistical (Istatistiksel) Lookup & Reference (Arama ve BaĢvuru) Database (Veritabanı) Text (Metin) Logical (Mantıksal) Information (Bilgi) User Defined (Kullanıcı Tanımlı) Açıklama En son kullandığınız 10 fonksiyon burada listelenir Excel içindeki bütün fonksiyonların listesi. Finans ve muhasebe ile ilgili fonksiyonlar. Zaman ve tarih ile ilgili fonksiyonlar. Matematik ve trigonometri ile ilgili fonksiyonlar. Ġstatistik ve analizle ile ilgili fonksiyonlar. Hücreler, veriler ve adresler hakkında bilgi sağlar. Veritabanı iģlemleri. Metin bazlı iģlemler. Mantıksal fonksiyonlar. Kullanıcıya bilgi vererek yardımcı olmaya çalıģan fonksiyonlar. Kullanıcı tarafından yaratılan fonksiyonlar burada listelenecektir. FarukKDVHesapla(tutar) Excel de yer alan mevcut fonksiyonlara ek olarak finansal ve bilimsel alanda kullanılan diğer fonksiyonları da fonksiyon listesine eklemek ve kullanmak istiyorsanız Araçlar (Tools) menüsünden Eklentiler (Add-Ins) komutu ile ek fonksiyon kütüphanelerini (Analysis Toolpak) yükleyiniz. Fonksiyonların BileĢenleri/Parametreleri Excel fonksiyonlarında genellikle çok sayıda parametre yer alır. Bunlara örnek olarak hücre adresleri, sayılar, vb. Fonksiyonlarda kullanılan tipik parametreler: Parametre (Türkçe ve Ġngilizcesi) Sayı Number Metin Text Sayı_karakterler Num_chars BaĢlangıç_karakterler Start_num Aranan_değer Lookup_value Aranan_dizi Table_array Kullanım Amacı Sayısal değer. Metin değer. Kaç karakter olduğunu belirtmek için kullanılan parametre. Kaçıncı karakterden baģlanacağını belirtir. Örneğin PARÇAAL (MID) fonksiyonunda kaçıncı karakterden baģlanacağını belirtir. Bulunması istenen değer Üzerinde arama iģleminin yapılacak alan.
EĢleĢtir_tür Match_type Dizin_sayısı Index_num Değer Value BaĢv Reference Satır Rows Sütun Column Hücre Cell -1, 0 ya da 1 sayısıdır. Bu değer değeri aranan dizideki değerlerle nasıl eģleģtirdiğini belirler. 1 ise küçük ya da eģit olan değeri bulur. 0 ise aranan değere tam olarak eģit olan ilk değeri bulur. -1 ise aranan değerden büyük ya da eģit olan en küçük değer bulunur. EĢleĢtir_tür belirtilmezse, 1 olduğu varsayılır. Seçilecek olanı hangisi seçilecek onu belirtir. Değer. Bir hücreyi ya da değeri temsil eder. Temel alınacak hücre ya da alan Veri satırı ya da satırları. Veri sütunu ya da sütunları Bir hücreyi belirtir. Fonksiyonların Birlikte Kullanımı Fonksiyonların (iģlevlerin) kullanımında önemli olan her fonksiyonun gerekli parametrelerinin yazılmasıdır. Örneğin bir finansal fonksiyonda para ve zamana iliģkin çok sayıda argüman kullanılır. Bu argümanlar sabit bilgi olarak girilebileceği gibi diğer bir fonksiyon tarafından da bulunabilir. Böylece bir fonksiyon diğerine yardımcı olur. DÜġEYARA (VLOOKUP) aranan değeri bulur ve döndürür. =DÜġEYARA (aranan_değer, tablo, sütun numarası, sıralımı mı) =VLOOKUP (aranan_değer, tablo, sütun numarası, sıralımı mı) =DÜġEYARA (C2; D5:G20; 2; YANLIġ) =VLOOKUP(C2; D5:G20; 2; FALSE) Yukarıdaki fonksiyonun anlamı: D5:G20 alanının 2. sütununa bakarak C2 hücresindeki veriyi ara. Burada görüldüğü gibi verilerin 2. sütunu aranacak. Bu 2 değeri sabit olarak değil de yine bir arama sonucunda bulunduğunda bakın nasıl bir kullanımı ortaya çıkacak. KAÇINCI (MATCH) aranan bir değerin konumunu (sayı olarak) döndürür. =KAÇINCI (aranan_değer; tablo ; eģleģme türü) =MATCH (aranan_değer ; tablo ; eģleģme türü) =KAÇINCI (C2; D5:G5; 0) =MATCH(C2; D5:G5; 0) Yukarıdaki fonksiyon D5:G5 alanında C2'deki verinin kaçıncı sırada olduğunu (indis değerini) döndürür.
Bu durumda DÜġEYARA (VLOOKUP) ile KAÇINCI fonksiyonu iç içe kullanılamaz mı? Aranan verinin kaçıncı sırada olacağı KAÇINCI ile bulunabilir. Böylece iki fonksiyon iç içe kullanılarak daha fazla olanak sağlar. =DÜġEYARA (C2; D5:G20; KAÇINCI (C2; D5:G5; 0); YANLIġ) =VLOOKUP(C2; D5:G20; MATCH(C2; D5:G5; 0); FALSE) Fonksiyonları birlikte kullanabilmek göz önünde bulundurmamız gerekenler: Ne alır? Ne döndürür? Aldığı değerler sayı, karakter ya da bir hücre adresi mi? Bu değerleri elde etmeye yarayacak fonksiyonlar ve yetenekleri nelerdir? Fonksiyonları Yazılması Fonksiyonlar (iģlevler) çalıģma tablosunda hücre içine veri girer gibi yazılırlar. Ancak fonksiyonların yazılması için öncelikle eģittir = iģareti kullanılır. Örneğin A1 den A10 a kadar toplamak için: =TOPLA (A1:A10) =SUM(A1:A10) Fonksiyonların yazılmasında; fonksiyonun istediği argümanların kullanılması gerekir. Yukarıdaki örnekte fonksiyon bir aralığı (range) kullanmıģtır. AĢağıdaki örnekte ise daha farklı argümanlar kullanılmıģtır., ; Ayraçlar Fonksiyonların kullanımında argümanların ya da parametrelerinin kullanımı sırasında virgül, ya da noktalı virgül kullanılır. Excel ayraç karakteri olarak Windows iģletim sistemi üzerindeki bölgesel ayarlardaki (regional settings) ayraç (seperator) karakterinin girilmesini bekler. Bu nedenle virgül ve noktalı virgül kullanımına dikkat etmek gerekir. Kitapta ya da diğer kaynaklarda fonksiyon içindeki ayraçlar ; ya da, olarak kullanılmıģ olabilir. Dikkat edin ve kendi bilgisayarınızdaki Ģekliyle kullanın. Ayarlarından dolayı farklı bilgisayarlardaki fonksiyon ayraçları; ya da, olabilir. Dikkat edin ve uygun Ģekliyle kullanın. Fonksiyon Sihirbazı (Function Wizard) Fonksiyonları elle yazmak yerine, gerekli parametrelerini sihirbaz aracılığıyla girmek daha uygun olabilir. Çünkü elle yazarken öğeleri birbirine ayıran karakterlerden tutunda daha birçok olası sorun bizi beklemektedir. Bu nedenle birkaç fare tıklamasıyla fonksiyonları kullanmak için fonksiyon sihirbazı çok yararlıdır. Ancak karmaģık ve iç içe fonksiyonları kullanacağımız zaman sihirbaz uygun olmayabilir. Fonksiyon sihirbazını baģlatmak: Fonksiyon sihirbazını baģlatmak için, genellikle veri alanı içinde formülünü konulacağı ya da iģlemin yapılıp sonucun konulacağı hücre üzerine gelindikten sonra, araç çubuğunda Function Wizard (Fonksiyon Sihirbazı) düğmesi tıklanır. Ardından sihirbaz ekranı karģınıza gelir. Sihirbaz toplam iki adımdan oluģur. Ġlk adım fonksiyonun seçilmesidir. Ġstediğiniz fonksiyonu, sağ taraftaki Function Name (Fonksiyon Adı) altından seçin. Ġstediğiniz fonksiyonu burada göremezseniz, sol taraftaki Function Category (Fonksiyon Kategorisi) altından bir kategori adı tıklayın ve sağ tarafta çıkan adlardan istediğinizi seçin.
Fonksiyon sihirbazı:
Metin (Text) Fonksiyonları Metin (Text) Fonksiyonları Metin fonksiyonları metin (text) bilgi üzerinde çeģitli iģlemler yapmayı sağlar. Örneğin, müģteri adı bilgisin ilk iki karakterini kesmek, uzunluğunu hesaplamak, içindeki karakterlerin yerine farklı karakter koymak vb gibi. UZUNLUK LEN Verinin uzunluğunu döndürür. =UZUNLUK(hücre ya da metin bilgi) =LEN(hücre ya da metin bilgi) Diğer örnekler: =LEN( 70-65-82-85-75-67-85-66-85-75-67-85 ) 33 =LEN( AYġE ÖRNEK ) =UZUNLUK( AYġE ÖRNEK ) 10 BÜYÜKHARF UPPER Metin verilerin büyük harf yapılmasını sağlar. =BÜYÜKHARF ( metin) =BÜYÜKHARF ("ali yilmaz") =UPPER ("ali yilmaz") ALĠ YILMAZ KÜÇÜKHARF LOWER Metin verilerin küçük harf yapılmasını sağlar. =KÜÇÜKHARF (metin) =KÜÇÜKHARF("ALĠ YILMAZ") =LOWER("ALĠ YILMAZ") ali yılmaz YAZIM.DÜZENĠ PROPER Metin bilginin ilk karakterini büyük hale getirir. =YAZIM.DÜZENĠ (metin)
=YAZIM.DÜZENĠ( FARUK ) =PROPER( FARUK ) Faruk BUL FIND Bir metin veri içindeki alt metin verinin konumunu bulmayı sağlar. Örneğin ALĠ OKULA GEL cümlesi içinde OKULA sözcüğünün baģladığı konumu bulmak için BUL fonksiyonu kullanılabilir. =BUL (aranan metin, metin, baģlangıç no) BaĢlangıç no parametresi istenirse kullanılır ve aramanın baģlayacağı karakteri gönderir. =BUL ("M";"KEMAL ÖRNEĞĠMĠZ") =FIND("M";"KEMAL ÖRNEĞĠMĠZ") 3 M harfi, metnin 3. karakteridir. SAĞDAN RIGHT Bir metin verinin sağından baģlayarak belirtilen sayıda karakteri döndürür. =SAĞDAN (metin, karakter sayısı) =RIGHT (metin, karakter sayısı) =SAĞDAN ("ALI OKULA GEL"; 3) =RIGHT ("ALI OKULA GEL"; 3) GEL SOLDAN LEFT Bir metin verinin solundan baģlayarak belirtilen sayıda karakteri döndürür. =SOLDAN(metin, karakter sayısı) =LEFT(metin, karakter sayısı) =SOLDAN("ALI OKULA GEL"; 3) =LEFT ("ALI OKULA GEL"; 3) ALĠ Ad ve soyadının birlikte bulunduğu bir metinden (hücreden) adı ve soyadı alanlarını ayrı ayrı çıkarmak için: Adı: =SOLDAN(A1; (BUL(" "; A1)-1)) =LEFT(A1; (FIND(" "; A1)-1)) Soyadı: =SAĞDAN (A1; (UZUNLUK(A1) BUL(" "; A1))) =RIGHT (A1; (LEN(A1) FIND(" "; A1)))
Bu tür iģlemlerde farklı yöntemler kullanılabilir. Örneğin adı soyadı bilgisinden soyadı kısmını çıkarmak için PARÇAAL (MID) fonksiyonu da benzer Ģekilde kullanılabilir. PARÇAAL MID Metin veri içindeki alt karakter dizesini bulur. =PARÇAAL (metin; baģlangıç no; karakter sayısı) =MID(metin; baģlangıç no; karakter sayısı) =PARÇAAL ("ALĠ OKULA GEL"; 4; 5) =MID ("ALĠ OKULA GEL"; 4; 5) Yukarıdaki formül ile verinin 4 karakterinden baģlamak üzere 5 karakter kesilir. Sonuç olarak OKULA sözcüğü elde edilir. AĢağıdaki kodların içinde / / iģaretleri arasındaki veriyi bulunuz. HQ/KZ/875 S/46006395610/23231U/A1 ASLġ/YWE/123 FC/FARUK/PERS ST/0533-4260545 =PARÇAAL(B20,BUL("/",B20)+1,BUL("/",B20,BUL("/",B20)+1)-BUL("/",B20)-1) =MID(B20,FIND("/",B20)+1,FIND("/",B20,FIND("/",B20)+1)-FIND("/",B20)-1) DEĞĠġTĠR REPLACE Bir metin veriyi baģkasıyla değiģtirmek için kullanılır. DeğiĢtirilecek metin konum itibariyle belirtilir. =DEĞĠġTĠR (eski metin; baģlangıç no; karakter sayısı; yeni metin) =REPLACE(eski metin; baģlangıç no; karakter sayısı; yeni metin) AYÇĠÇEK YAĞI yazan hücredeki YAĞI sözcüğünü ÖZÜ olarak değiģtirmek için: =DEĞĠġTĠR(C3;9;4;"ÖZÜ") =REPLACE(C3;9;4;"ÖZÜ") NOT: Karakter sayısı sıfır olarak girilirse yeni metin araya eklenir. YERĠNEKOY SUBSTITUTE Metin dizesinde eski metin yerine yeni metni koyar. YERĠNEKOY(metin; eski metin; yeni metin; yineleme sayısı) =YERĠNEKOY(C10;"YAĞI"; "ÖZÜ") =SUBSTITUTE(C10;"YAĞI"; "ÖZÜ") Metin içindeki boģlukları almak:
=YERĠNEKOY(C10;" "; "") =SUBSTITUTE(C10;" "; "") ızmır i izmir yapmak: =YERĠNEKOY(C10;"ızmır "; "izmir") =SUBSTITUTE(C10;"ızmır "; "izmir") " " karakterleri çift tırnak tuģu ile elde edilir. Genellikle Q klavyenin sol üst köģesindeki tuģ. BĠRLEġTĠR CONCATENATE Metin verileri birleģtirir. & karakteri ile aynı iģleve sahiptir. =BĠRLEġTĠR (metin1, metin2,...) =CONCATENATE(metin1, metin2,...) ADI SOYADI ADI SOYADI ALĠ ÖRNEK ALĠ ÖRNEK Adı ve Soyadı sütunlarını birleģtirmek için: =BĠRLEġTĠR(A4;" ";B4) =CONCATENATE(A4;" ";B4) BirleĢtir fonksiyonu yerine & iģareti de kullanılabilir. YĠNELE REPT Belirtilen metin değeri (karakteri) belirtilen sayı kere yineler. =YĠNELE( metin; sayı ) =REPT( metin, sayı ) A1 hücresinde DENEME değeri varsa: =YĠNELE(A1; 3) DENEMEDENEMEDENEME olarak üç kere çoğaltır.
Mantıksal Fonksiyonlar EĞER (IF) baģta olmak üzere diğer mantık fonksiyonları bir koģula ya da mantık önermesine göre farklı iģlemler yapmayı ya da karar verilmesini sağlar. Mantık fonksiyonları belli değerlerin test edilmesini ve buna göre iģlem yapılmasını sağlar. Sonucu doğru olması durumunda DOĞRU (TRUE) değeri, yanlıģ olması durumunda da YANLIġ (FALSE) değeri döndürürler. Örneğin 5 > 3 (5 büyüktür 3 tür) koģulu doğrudur ve sonuç DOĞRU (TRUE) olur. Mantıksal fonksiyonlar içinde kullanılan koģul operatörleri: Operatör Anlamı < Küçüktür <= Küçük eģittir > Büyüktür >= Büyük eģittir <> EĢit değildir = EĢittir EĞER IF Bir koģulu değerlendirip değiģik iģlemlerden birisinin yapılmasını sağlar. =EĞER (mantıksal_ifade, doğru_kısım, yanlıģ_kısım) =IF(mantıksal_ifade, doğru_kısım, yanlıģ_kısım) =EĞER(A2 > 100; "yüzden büyük"; "yüzden küçük") =IF (A2 > 100; "yüzden büyük"; "yüzden küçük") =EĞER(A2 > 100; A1 * 10% ; A1 * 20%) =IF(A2 > 100; A1 * 10% ; A1 * 20%)
Arama ve BaĢvuru Fonksiyonları Arama fonksiyonlarının görevi ise bir değerin ya da adın bir diğer liste içinde aranması gibi aramaya ve bulunulan yere iliģkin bilgilerle çalıģmamızı sağlar. ARA LOOKUP Arama ve eģleģtirme iģlemlerini yapar. Tipik olarak bir derecelendirme iģlemini yapar. Örneğin satıģ miktarlarına göre satıcıların A, B, C gibi derecelendirilmesi. Bu fonksiyonun kullanımında iki seçenek karģımıza çıkar. Dizi (array) ve Vektör. Dizi (Array) Formu: Dizi kullanımı daha basittir. Değer verilen iki grup bilgi ile karģılaģtırılır. Örneğin =ARA (değer; { dizi1} ; { dizi2} ) Örneğin B18 hücresinde duran öğrencinin notunu değerlendirmek: =ARA(B18;{0;30;60;80};{"D";"C";"B";"A"}) DÜġEYARA VLOOKUP Arama fonksiyonlarının en yaygın kullanılanlarından birisidir. Bu fonksiyonlar bir değerin bir liste içinde bulunmasını ve karģılığı olarak bir değerin döndürülmesini sağlar. Örneğin personelin kodu aracılığıyla bir baģka tablodan personelin ücretini bulmak gibi. =DÜġEYARA (aranan değer, tablo dizisi, sütun sıra numarası, arama şekli) =VLOOKUP (aranan değer, tablo dizisi, sütun sıra numarası, arama şekli) Aranan değer: Kaynak bilgi. Tablo dizisi: Veri aralığı. Kaynak bilginin aranacağı ve aranan karģılığının döneceği yer. Sütun sıra numarası: Kaynak bilginin bulunduğu satıra ulaģıldıktan sonra kaç sütün sağa doğru gidilerek aranan bilgi bulunacak? Arama Ģekli: Tam eģleģme ya da yakın eģleģme. Arama Ģekli genellikle tam eģleģme için YANLIġ (FALSE) olarak kullanılır. Yakın eģleģme için DOĞRU (TRUE) kullanılır.
EXCEL UYGULAMALARI Tarih ve Saat Fonksiyonları Tarih ve saat fonksiyonları özellikle tarih ve saat bilgisinden yararlanarak iģlemler yapmayı sağlar. Örneğin sistem tarihinin elde edilmesini sağlayan ġġmdġ (NOW) fonksiyonu. BUGÜN TODAY Bulunulan günü verir. Genellikle sistem tarihinden gün bilgisini alarak iģlem yapıldığında kullanılır. =TODAY() - "1/1/2004" Yukarıdaki ifade ile bugün ile yıl sonu (2004) arasında kaç gün olduğu hesaplanır. HAFTANINGÜNÜ WEEKDAY Verilen tarih seri numarasını Pazar günü 1, Pazartesi 2,... olmak üzere haftanın hangi günü olduğunu hesaplar. =WEEKDAY(35988) =WEEKDAY(DATEVALUE("1/1/1999")) ġġmdġ NOW O anki zamanı tarih ve zaman olarak verir. Değeri bilgisayarın saatinden alır. Diğer bir deyiģle o anki zamanı gün, ay, yıl ve saat olarak verir. =ġġmdġ() =NOW() Sonucunda o anın değeri elde edilir. YIL YEAR Verilen bir tarih bilgisine (seri numarası ya da tarih metni) karģılık gelen yıl değerini verir. =YEAR(seri numarası) =YEAR(DATEVALUE("1/1/1999") =YIL(TARĠHSAYISI("1/1/1999") Yukarıdaki fonksiyonun sonucu 1999 olarak döner. AY MONTH Verilen bir tarih bilgisine (seri numarası ya da tarih metni) karģılık gelen ay değerini verir. =MONTH(seri numarası) =MONTH(DATEVALUE("1/1/1999") =AY(TARĠHSAYISI("1/1/1999")
EXCEL UYGULAMALARI Yukarıdaki fonksiyonun sonucu 1 olarak döner. GÜN DAY Verilen bir tarih bilgisine (seri numarası ya da tarih metni) karģılık gelen gün değerini verir. =DAY(seri numarası) =DAY(DATEVALUE("1/1/1999") Yukarıdaki fonksiyonun sonucu 1 olarak döner. Ġki tarih arasında kaç ay olduğunu bulmak: =(YEAR(yıl1) - YEAR(yıl2))*12+(MONTH(yıl1)-MONTH(yıl2)) SAAT HOUR Verilen bir seri numarasına karģılık gelen saat değerini verir. =HOUR (seri numarası) =HOUR(NOW()) =SAAT(ġĠMDĠ()) Yukarıdaki fonksiyon ile bu anın değeri saat olarak verilir. DAKĠKA MINUTE Verilen bir seri numarasına karģılık gelen saat değerini verir. =MINUTE(seri numarası) =MINUTE(NOW())
Matematiksel Fonksiyonlar Matematiksel ve trigonometrik hesaplamaları yapar. TOPLA SUM Belirtilen sayıların toplamını alır. =SUM(sayı1, say2, ) =TOPLA(1,2,3) Sonucu: 6 YUKARIYUVARLA ROUNDUP Belirtilen bir sayıyı en yakın üst değerine yuvarlar. =ROUNDUP(sayı, duyarlılık) =ROUNDUP(1.72, 0.1) =YUKARIYUVARLA(1.72, 0.1) Sonucu: 2 YUVARLA ROUND Tanımlanan bir sayıyı belirtilen ondalık uzunluğa yuvarlar. =ROUND(sayı, hane sayısı) =ROUND(12.201, 1) Sonucu: 12.2 KAREKÖK SQRT Bir pozitif sayının karekökünü alır. =SQRT(sayı) =SQRT(16) =KAREKÖK(16) Sonucu: 4
Sıralama Veri listelerinin düzenlenmesi için kullanılan yöntemlerin baģında verileri belli alanlarına sıralanması gelir. Sıralama (sort) iģlemi bir çalıģma tablosunda yer alan bilgilerin belli sütuna göre sıralı hale getirilmesidir. Örneği müģteri bilgilerinin adına göre sıralanması gibi: Sıralama iģlemi için: Önce sıralanacak alan üzerindeki bir hücreye tıklayın. (ya da sıralanacak verileri seçin) Excel 2003: Veri (Data) menüsünden Sırala (Sort) komutunu tıklayın. Sıralama iletiģim kutusunda verilerin hangi sütuna göre sıralanacağını seçin. Sıralama (Sort) iletiģim kutusunda yer alan BaĢlık Satırı Var (Header row) ve BaĢlık Satırı Yok (No header row) seçeneği tablonun sütün baģlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun baģlığı varsa Excel otomatik olarak baģlık seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun baģlıklarını kullanır. Sıralama Ölçütü (Sorting Criter): Sıralamanın yapılacağı sütunu belirtir. Excel 2007/2010: Veri (Data) Ģeritinde Sırala (Sort) düğmesini tıklayın. Sıralama iletiģim kutusunda verilerin hangi sütuna göre sıralanacağını seçin. Sıralama (Sort) iletiģim kutusunda yer alan Verilerimde üst bilgi var (Header row) ve Verilerimde üst bilgi yok (No header row) seçeneği tablonun sütün baģlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun baģlığı varsa Excel otomatik olarak baģlık seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun baģlıklarını kullanır. Sıralama Ölçütü (Sorting Criter): Sıralamanın yapılacağı sütunu belirtir.
Filtreleme Bir veri listesini filtreleyerek (süzerek) sadece belirtilen kriterlere uygun satırlar görüntülenir. Örneğin, satıcıların ve satıģ miktarlarının bulunduğu bir listede, sadece EGE bölgesine ait satıģlar listelenebilir. Microsoft Excel de bir listeyi filtrelemenin iki yolu vardır: bunlar, her ikisi de Veri (Data) menüsünden Filtreleme komutu ile yapılır. Excel 2003: Veri menüsünden Filtreleme komutu ardından Otomatik Filtreleme seçilir. Bu iģlemin ardından sütunların baģlığına filtreleme aracı yerleģir. Excel 2007/2010: Veri Ģeridindeki Filtreleme düğmesi tıklanır. Bu iģlemin ardından filtreleme kutularına tıklandığında veriye göre Metin Filtrelerini (Text Filtres) ve Sayı Filtreleri (Number Filtres) menüsü gösterilir. Buradan istenilen filtreleme seçeneği seçilebilir. Excel 2007 ve 2010 da ayrıca hücrelerin rengine göre de filtreleme yapılabilmektedir. Otomatik Filtreleme Otomatik Filtreleme (AutoFilter) seçeneği ile veri listesindeki sütun baģlıkları, filtrelemeyi olanaklı kılacak Ģekilde açılan kutu Ģekline gelir. Ardından istenilen değerler seçilerek filtreleme yapılır. Filtre kutularında o sütunun değerleri, Tüm (All) ve Ġlk 10 (Top 10) seçenekleri yer alır. All seçeneği özellikle yapılan bir filtrelemenin arından tüm listeye tekrar dönülmesini sağlar. Top 10 seçeneği ise ilk on kaydın seçilmesini sağlar. Sayısal sütunlar için filtreleme seçenekleri: