YENİLİKÇİ PROJE YÖNETİMİ DEĞERLENDİRMESİ. T. Bilgehan Gürlek* Yönetim Danışmanı



Benzer belgeler
T.C. YEDİTEPE ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ MİSYON, DEĞERLER, VİZYON

T.C. YEDİTEPE ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ MİSYON, VİZYON, DEĞERLER

İhtiyaç Analizi Uygulama Süreci ve Yöntemi

MerSis. Bilgi Teknolojileri Yönetimi Danışmanlık Hizmetleri

Yükseköğretim Kurumlarında Kalite Süreçleri

İç Kontrol ve Risk Yönetimi Sisteminiz Stratejik Yönetim ve Planlama Sürecinize Katkı Sağlayabilir

1-PROJE YÖNETİMİNE GİRİŞ

2- PROJE YÖNETİMİ BİLGİ ALANLARI Y R D. D O Ç. D R. K E N A N G E N Ç O L

T.C. İSTANBUL KALKINMA AJANSI

Proje Çevresi ve Bileşenleri

Proje DöngD. Deniz Gümüşel REC Türkiye. 2007,Ankara

KONAKLAMA IŞLETMELERİNDE STRATEJİK YÖNETİM. Pazarlama Yönetmeni ve Eğitmen

Bursa Yenileşim Ödülü Başvuru Raporu

Yükseköğretim Kalite Kurulu. 13 Nisan ANKARA

Senin tercihin. Yönetim Geliştirme ArGe, Eğitim ve Danışmanlık. Aksiyon un Ötesi

TTGV İnovasyon Esaslı Rekabetçilik Analizi Modeli. Mayıs 2015

SÜREÇ YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Süreç Danışmanlığı. KPMG Türkiye. kpmg.com.tr

MerSis. Bilgi Teknolojileri Bağımsız Denetim Hizmetleri

SÜREÇ YÖNETİM PROSEDÜRÜ

YÜKSEKÖĞRETİM KURUMU KALİTE KOMİSYONU VE KİDR RAPORLAMA SÜRECİ

ULUSAL KLİNİK ARAŞTIRMA ALTYAPI AĞI (TUCRIN) UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ

Prof. Dr. Zerrin TOPRAK Dokuz Eylül Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi

Sıra No Tarih Saat Ders No Yöntem Ders Adı Dak San :00 1 Ders Sınavın Giriş Şartları ve Sınavın Genel Yapısı :15 1 Ders En Önemli

DİKMEN BÖLGESİ STRETEJİK GELİŞİM PLANI

WEB PROJESİ YÖNETİMİ. Belli bir süre içerisinde, belli bir bütçe ile belirlenen hedeflere ulaşmak için uygulanan metodolojik süreçtir.

PROJE YAPIM VE YÖNETİMİ İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ ŞEYMA GÜLDOĞAN

PAÜ Kurum İç Değerlendirme Raporu Hazırlıkları-2018

ADANA ÜNİVERSİTE SANAYİ ORTAK ARAŞTIRMA MERKEZİ SWOT

KURUMSAL RİSK YÖNETİMİ. Yrd. Doç. Dr. Tülay Korkusuz Polat 1/37

İÇ DENETİM STRATEJİSİ

ORTAK DEĞERLENDİRME ÇERÇEVESİ (CAF), AVRUPA KALİTE YÖNETİMİ VAKFI (EFQM) ve DENGELİ KURUMSAL KARNENİN (BSC) KARŞILAŞTIRMASI

KALİTE YÖNETİMİ UYGULAMALARI

Örgütsel Yenilik Süreci

SÜREKLİ İYİLEŞTİRME PROSEDÜRÜ

STRATEJİK YÖNETİM VE YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ

İNSANA DEĞERDE LİDERLİK BAŞVURU DOKÜMANI HAZIRLAMA KILAVUZU BÜYÜK ÖLÇEKLİ İŞLETMELER

PERFORMANS YÖNETĐMĐ. Hedefe Odaklı Çalışma ve Yetkinlik Yönetimi.

Doğal Gaz Dağıtım Sektöründe Kurumsal Risk Yönetimi. Mehmet Akif DEMİRTAŞ Stratejik Planlama ve Yönetim Sistemleri Müdürü İGDAŞ

ECZACILIK EĞİTİMİNİN GÜÇLÜ VE ZAYIF YÖNLERİ: AKREDİTE OLAN FAKÜLTELERE BAKIŞ

KURUMSAL DIŞ DEĞERLENDİRME KILAVUZU

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ DÖNER SERMAYE İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM SUNUMU 02 MAYIS 2014

PAÜ Kurum İç Değerlendirme Raporu Hazırlıkları-2018

İnovasyon Yönetim Araçları IMP 3 rove & AToMIC

KURUMSAL RİSK YÖNETİMİ RİSK YÖNETİM MODELLERİ

TARİH :06/08/2007 REVİZYON NO: 3. KALİTE EL KİTABI : YÖNETİM TEMSİLCİSİ. Sayfa 1 / 6

Proje Yönetimi Bahar Yarıyılı. Yrd. Doç. Dr. Ömer GİRAN

KARĐYER YÖNETĐMĐ. Geleceğe yönelik çalışan ihtiyaçlarını iç kaynaklardan sağlayarak çalışan motivasyonunu artırma.

1.2. İLERİ GÖRÜŞ, GÖREV VE AMAÇLAR ÖĞRENME VE DENEYİM EĞRİLERİ

STRATEJİK YÖNETİM UYGULAMA MODELİ

Bilişim Sistemleri Değerlendirme Modeli ve Üç Örnek Olay İncelemesi

Performans ve Kariyer Yönetimi

Doküman No:ITP 16.1 Revizyon No: 01 Tarih: Sayfa No: 1/5 KALİTE SİSTEM PROSEDÜRLERİ PROJE YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

T.C. ADANA BİLİM VE TEKNOLOJİ ÜNİVERSİTESİ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı SORU VE CEVAPLARLA KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI

Araştırma Yöntemleri. Üretim Yönetiminde Yeni Yaklaşımlar

ŞİRKETLERDE STRATEJİK YÖNETİM NEDEN ÖNEMLİDİR?

T.C. RECEP TAYYİP ERDOĞAN ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı SORU VE CEVAPLARLA İÇ KONTROL

Proje Kaynak Yönetimi

1- Neden İç Kontrol? 2- İç Kontrol Nedir?

4. ÜRÜN GELİSTİRME İŞLEMİ

T.C. MALİYE BAKANLIĞI Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü SAYI: B.07.0.BMK / /02/2009 KONU: Kamu İç Kontrol Standartları

Stratejik Planlama Çalışma Grubu Toplantıları. BİLGİ PAYLAŞIM RAPORU Sayı:4. Strateji Geliştirme Başkanlığı. Örnek Paydaş Analizi Çalışması

Rakamlarla İş Bankası. 2. İş Bankası Müşteri Odaklı Dönüşüm Programı. 4. Misyon, Vizyon ve Çalışma İlkelerimiz

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

İlk Bölüm: Proje hazırlarken izlenmesi gereken yöntem ve yaklaşımlar

KAYISI ARAŞTIRMA İSTASYONU MÜDÜRLÜĞÜ EK 3.4 KALİTE YÖNETİM / İÇ KONTROL BİRİMİ

ISSAI UYGULAMA GİRİŞİMİ 3i Programı

İÇİNDEKİLER. Önsöz... v. 1. Bölüm Toplam Kalite Yönetimi (Total Quality Management)

COBIT Bilgi Sistemleri Yönetimi. Şubat 2009

ĠÜ ONKOLOJĠ ENSTĠTÜSÜ BÜTÜNLEġĠK KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ EL KĠTABI

KURUMSAL DIŞ DEĞERLENDİRME ÖLÇÜTLERİ

STRATEJİK YÖNETİM VE YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ (ISO 9001:2015)

Bir Belediyede Yönetişim Yapılanması. Gürcan Banger

T. C. KAMU İHALE KURUMU

Doç.Dr. Rahmi ÜNAL. KUDEK Genel Koordinatörü

4. Gün: Strateji Uygulama Konu: Kanun Tasarısı Hazırlamak

2013/101 (Y) BTYK nın 25. Toplantısı. Üstün Yetenekli Bireyler Stratejisi nin İzlenmesi [2013/101] KARAR

Genel Katılıma Açık Eğitimlerimiz Başlıyor!

Doç. Dr. Osman KULAK Dr. Kulak, Stratejik Plan

HALKLA İLİŞKİLER YÖNETİMİNDE PLANLAMA

İZMİR DE EKO-VERİMLİLİK (TEMİZ ÜRETİM) UYGULAMALARININ YAYGINLAŞTIRILMASI PROJESİ KAPSAMINDA YAPILAN ÇALIŞMALAR. Sibel ERSİN, İZKA PPKB Birim Başkanı

T.C. DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı

Dr. Bertan Kaya, CIA. Control Solutions International

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

YENİLİKÇİ ARA YÜZ PLATFORMU YAY

çalışmalara proje denilmektedir.

SANAYİDE & KOBİLERDE ENERJİ VERİMLİLİĞİNİN ARTIRILMASI PROJESİ HAZIRLIK ÇALIŞTAYI

Galip KOKULU - Genel Sekreter Yardımcısı

A- YENİLEŞİM YÖNETİMİ

İnovasyon Odaklı Mentörlük Projesi

KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ AKADEMİK DEĞERLENDİRME VE KALİTE GELİŞTİRME KURULU YÖNERGESİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI İç Denetim Birimi Başkanlığı KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI

10 SORUDA İÇ KONTROL

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu

STRATEJİK YÖNETİM VE YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ Doküman No: Yürürlük Tarihi: Revizyon Tarih/No:

Düzce Üniversitesi Teknoloji Transfer Ofisi ve ilgili mekanizmaların vizyonu, Bölgesel, ulusal ve

İNSAN KAYNAKLARI PERFORMANS YÖNETİMİ NEDİR?

YÖNETİCİ YETİŞTİRME VE GELİŞTİRME EĞİTİM PROGRAMI İÇERİĞİ

KIRGIZİSTAN TÜRKİYE MANAS ÜNİVERSİTESİ AKADEMİK DEĞERLENDİRME ve KALİTE GELİŞTİRME YÖNERGESİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar

Transkript:

YENİLİKÇİ PROJE YÖNETİMİ DEĞERLENDİRMESİ T. Bilgehan Gürlek* Yönetim Danışmanı Özet Projelerin yenilikçi (innovative) karakteristiğinin ve Çoklu Proje Yönetimi nin (Multi-Project Management) öne çıkmasına koşut olarak Proje Yönetimi nde yenilikler ve bağlantılı olarak proje temelli örgütlenme biçimleri görülmeye başlanmıştır. Hızlanan rekabet yarışında firma ve kuruluşların başarıları için etkin bir Proje Yönetimi kapasitesine sahip olmaları, diğer teknolojik yetenekler yanında önemli bir öğe olarak belirmiştir. Firma ve kuruluşların Proje Yönetimi kapasitelerinin ve gereksinimlerinin saptanması ve Proje Yönetimi Sürecinin iyileştirilmesi için kullanılan araçlardan bir tanesi de Proje Yönetimi Değerlendirmesi (Project Management Audit) dir. Bu çalışmada, Yenilikçi projelere ve programlara ilişkin Proje Yönetimi yeteneklerinin ve sürecin değerlendirilmesi için geliştirilen bir Proje Yönetimi Değerlendirmesi (PYD) modeli açıklanmaktadır. Önerilen PYD, firma ve kuruluşların kendilerinin yapabileceği bir özdeğerlendirme veya bir danışman tarafından yapılacak kapsamlı uygulama ile gerçekleştirilebilir. İleriki aşamalarda, önerilen modelin uygulamadan elde edilecek geri iletimlerle geliştirilmesinin yararlı olabileceği söylenebilir. Anahtar Kelimeler: yenilikçilik, proje yönetimi, proje yönetimi değerlendirmesi Abstract Innovation in Project Management methodology and new project based organization forms emerged in parallel to the appearance of innovative characteristics of projects and to the developments such as the necessity of multi-project management. Within increasing competitiveness, having effective and efficient project management capacities in addition to technological competencies are vital for the firms and organizations to be successful. Project Management Audit is one of the tools utilized for determining Project Management capacity and need of firms and for improving Project Management Process. In this study, a new Project Management Audit Model developed for the assessment of Project Management Capacity and Process in regard to innovative projects and programs is described. The proposed model can be applied with a self-assessment by the organization itself as well as with a comprehensive analysis and work by an external consultant. It might be useful to improve developed model furthermore considering the feedback from applications. Key Words: innovation, project management, project management audit * bilgehangurlek@ttmail.com

Giriş Organizasyonlar için proje yönetimi, teknolojik gelişimin hızlanması ve inovasyonun önem kazanması ile birlikte giderek daha fazla üzerinde durulan bir alan olmuştur. Firmaların aynı anda birden fazla proje yürütüyor olmaları, geleneksel proje yönetimi teknikleri yanı sıra çoklu proje yönetimi (multi-project management) yeteneklerine sahip olmalarını gerektirmektedir. Yenilikçi (innovative) projelerin firma ve kurumların portföyünde daha çok yer alması ile birlikte belirsizlik öğesi de dikkate alınması gereken bir etken olarak gündeme gelmektedir. Bu durum, projelerin yürütülmesinde öngörülebilirlik e ve denetim e dayalı klasik yöntemlere ek olarak yeni yaklaşımların ortaya çıkmasına neden olmuştur. Bu çerçevede, Yalın Düşünce (Lean Thinking) ve Esnek Proje Yönetimi (Agile Projects Management) yaklaşımlarından söz edilebilir. Ürün geliştirme projelerinde teknoloji, süreç ve insan kaynaklarının bütünleşik olarak ele alındığı Yalın Ürün Geliştirme Sistemleri uygulamada görülen örneklerdendir(morgan and Liker, 2007). Diğer yandan, bir performans izleme ve denetim metodolojisi olarak kullanılan Kazanılmış Değer Yaklaşımının (tekniğinin) çoklu ve yenilikçi projelerin yönetiminde yaratıcılığı önlemeden ve çok fazla bürokrasiye yol açmadan uygulanması da proje yönetimi dünyasında anılmaya başlanmıştır. Bu gelişmelerin etkisi büyük ölçüde organizasyonel yapılar üzerinde olmuş, firma ve kuruluşlar daha çok proje temelli örgüt (project based organizations-pbo) ve matris örgüt gibi yapılanmalar üzerinde yoğunlaşmaya başlamışlardır. Proje temelli organizasyonların oluşturdukları dağıtık karar mekanizmaları, ve strateji, program ve proje bütünlüğü ile ağ yapılanmaları, değer yaratımını ve akışını özendirerek yenilikçi projelerin yeşermesine uygun ortamlar sağladıkları söylenebilir (Thiry and Deguire, 2007). Proje Yönetimi Değerlendirmesi (PYD), firma ve kuruluşların proje yönetim kapasitelerinin ve gereksinimlerinin saptanması ve proje yönetim sürecinin iyileştirilmesi için kullanılan bir araç/yöntem olarak nitelenebilir. BG.PYD.Nisan 2008 2

Proje Yönetimi Değerlendirmesi (PYD) nin amacı; firmanın kurumsal stratejilerini ve projeleri yürütme yöntemlerini inceleyerek örgütsel (organizational) proje yönetim yeteneğinin değerlendirilmesidir. Yenilikçi Proje Yönetimi Değerlendirmesi nde ise, yenilikçi projelerin ( yeni ürün, yeni süreç geliştirme vb.) ve birden fazla projeden oluşan programların yönetimi ve ilgili örgütsel yapılanmalar üzerinde ayrıca durulmaktadır. Yukarıda söz edilen Yalın Düşünce, Kazanılmış Değer vb. yeni yaklaşımlar önerilen Yenilikçi Proje Yönetimi Değerlendirmesi modelinde göz önüne alınmıştır. Proje Yönetimi (PY) Nedir? Projelerin bir fikir olarak ortaya atılmalarından, son ürünün ortaya çıkmasına kadar olan süreçte yer alan işlerin planlanması, yürütülmesi, denetlenmesi ve sonucun değerlendirilmesi eylemine Proje Yönetimi denmektedir. ISO Standartlarında ifade edildiği gibi Proje Yönetimi, belirlenen amaçlara ulaşmak için projenin tüm yönleriyle planlanması, organize edilmesi, izlenmesi ve denetimini kapsayan bir süreçtir (ISO 10006: 1997(E)). Proje Yönetimi nin iki tür işlevi olduğu söylenebilir: Bunlardan birincisi teknik boyutun yönetimi, diğer bir deyişle, planlama ve denetim rolü; diğeri ise insan kaynaklarına ilişkin yanların, yani kişiler arası ilişkilerin yönetimidir. Teknik planlama ve denetime ilişkin amaç, projeleri; Belirlenen sürede (çizelge) Hedeflenen bütçe ve kaynak kısıtlarını aşmadan (bütçe) Müşteri isteklerini en üst düzeyde karşılayan spesifikasyonlara uygun olarak (kapsam) tamamlamaktır. İnsan kaynakları boyutu planlamadan daha çok, uygulama sürecine ilişkindir. Farklı uzmanlıkların bir araya geldiği proje takımları ve proje liderliği, kuruluşun oluşturduğu sosyal sistem ile dış çevrenin etkileşimi, müşteri isteklerinin karşılanması, üst yönetimin desteğinin sağlanması vb. işlerin yönetimi bu boyut içerisinde ele alınır.(şekil 1.) BG.PYD.Nisan 2008 3

TEKNİK İNSAN KAYNAKLARI Kapsam Proje iş ayrımı Çizelgeleme Kaynak dağıtımı Liderlik Takım Çalışması Problem çözme Müşteri beklentileri Şekil 1. Proje Yönetiminin Boyutları Diğer yandan, projelerin, kuruluşun stratejik planlarını destekleyecek bütünleşik bir çerçevede gerçekleştirilmesi önemli bir noktadır. Bütünleşik proje yönetimi yaklaşımında kuruluş vizyonu, misyonu, amaçlar ve hedefler, stratejiler; dış ve iç çevre etkenleri dikkate alınarak oluşturulur. Sosyo-ekonomik ve teknik faktörler gibi dış etkenler kuruluşun karşı karşıya olduğu tehdit ve fırsatları belirler. Yönetim yapısı, alt-yapı, rekabet gücü, mali yeterlilik gibi iç çevre etkenleri ise kuruluşun güçlü ve zayıf yönlerini oluşturur. Tüm bu çevre etkenlerinin çözümlenmesi (SWOT Analizi) sonucu, kuruluşun amaç ve hedeflerine ulaşmasını sağlayacak stratejiler saptanır. Stratejiler ise projeler yoluyla gerçekleştirilir. Burada, belirlenen amaçlara ve stratejilere en uygun projelerin seçilip, kısıtlı kaynakların seçilen projelere atanması son derece önem kazanmaktadır. PY den beklenen başlıca yararlar; Maliyetlerde azalma Beklenen veya en kısa zamanda tamamlanma Etkin kaynak dağılımı Kalitede iyileşme Hatalarda azalma BG.PYD.Nisan 2008 4

Firma etkinlik ve işlevlerinde bütünleşme Etkin iletişim Şeklinde özetlenebilir (Bakouros and Kelessidis, 2000). Proje Yönetimi Değerlendirmesi (PYD) PYD firma veya kuruluşun proje ve program yönetimi sürecinin gözden geçirilerek Proje Yönetimi Yetkinlik düzeyinin (kapasitesinin) değerlendirilmesidir. Kullanılmakta olan PYD modellerine bir örnek, Proje Yönetiminde Kalite Rehberi Uluslararası Standartlarına (ISO 10006:1997(E)) dayanan PYD si yöntemidir. Bir diğer PYD örneği; organizasyonların stratejik amaçları doğrultusunda gerçekleştirmesi gereken proje, program ve portfolyölerin sistematik yönetim süreci ile kurumsal uygulamaların uyumunun değerlendirildiği Kurumsal Proje Yönetimi Olgunluk Değerlendirmesi dir (OPM3, PMI, 2004). PYD ile organizasyonların var olan Proje Yönetimi kapasiteleri değerlendirilerek, sürece ilişkin güçlü ve zayıf yönlerinin saptanması; gelişme önerilerinin ortaya konulduğu iyileştirme planlarının oluşturulması amaçlanır. PYD firma ve kuruluşların kendi kendilerine uygulayacakları bir özdeğerlendirme ile yapılabileceği gibi, bir dış uzman/danışmanın kuruluş ile işbirliği içerisinde yapacağı kapsamlı bir uygulama ile de gerçekleştirilebilir. PYD den Beklenen Yararlar Kuruluşun PY sürecine ilişkin güçlü-zayıf yönlerinin, fırsat ve tehditlerin saptanması (SWOT çözümlemesi) Var olan organizasyonel yapının ve PY sürecinin yetkinlik derecesinin (düzeyinin) belirlenmesi ve hedeflenen PY süreci düzeyine uygun PY sistem ve organizasyon önerilerinin geliştirilmesi Çoklu proje ve programların yürütülmesinde Stratejik Yönetim ve Proje Yönetimi ile ilgili gereksinimlerin belirlenmesi BG.PYD.Nisan 2008 5

PY hedef ve stratejileri ile uyumlu kurumsal ve organizasyonel kaynak (insan kaynakları vb.) gereksinimlerinin belirlenmesi Potansiyel planlama, izleme ve denetim yöntem ve araçlarının saptanması Organizasyonel birimler ve takımlar arası iletişim gereksinimlerinin ve iletişimi geliştirici araçların tanımlanması Proje Bilgi Yönetim Sistemi gereksinimlerinin belirlenmesi PY Sürecini geliştirecek yeni PY ürün ve araçlarının incelenerek belirlenmesi PY örgütlenme modellerinin taranarak öneri modeller geliştirilmesi Üst yönetimin farkındalık bilincinin geliştirilmesi ve sürece katılımının sağlanması Uygulanabilecek Firma ve Kurumlar PYD, KOBİ leri de içeren her büyüklükteki sanayi ve hizmet kuruluşunda uygulanabilir. İmalat kesiminden hizmet kesimine; ürün geliştirmeden bakım hizmetlerine çok geniş bir yelpazede yer alan projelerin uygulandığı özel sektör firma ve kamu kuruluşlarında, PYD gerçekleştirilebilir. Uygulama yapılacak kuruluşların, proje kavramı altında nitelendirilebilecek; kuruluş içerisinde veya dışarısında yürüttüğü projelerinin olması ve PY sürecini ve etkinliklerini iyileştirmeyi, geliştirmeyi istiyor olmaları gerekmektedir. Yenilikçi PYD Modeli (YPYD) Önerilen Yenilikçi PYD modelinde, süreci öngörmeye ve denetlemeye çalışan performans geliştirme teknikleri ile projelerin yenilikçi ve yaratıcı karakteristiklerinin de kapsandığı bir PY süreci göz önüne alınmıştır. Bu bağlamda, tüm proje, program ve stratejilerin bütünleşik olarak ele alındığı Stratejik Proje Yönetimi ve Çoklu Proje Yönetimi, Performans Yönetimi BG.PYD.Nisan 2008 6

Teknikleri (Kazanılmış Değer vb.); teknik, zaman ve maliyet ölçütlerinin yanı sıra müşteri odaklılığın öne çıkarıldığı, katılımcılık ve takım çalışmasının ağırlık kazandığı Yalın Düşünce ve Esnek Proje Yönetimi gibi yaklaşımlar önerilen PYD modelinin içeriğinin belirlenmesinde, klasik PYD ölçütleri ile birlikte yer almıştır. Önerilen YPYD modeli Şekil 2. de gösterilmektedir: PY ÖZDEĞERLENDİRME UYGULAMA PY YETKİNLİK DEĞERLENDİRMESİ KURUMSAL PY DERECELENDİRME Şekil 2. Yenilikçi Proje Yönetimi Değerlendirme (YPYD) Modeli YPYD modelinde değerlendirmenin başlıca dört aşamada yapılacağı öngörülmektedir: PY Özdeğerlendirmesi PY Yetkinlik Değerlendirmesi Kurumsal PY derecelendirmesi BG.PYD.Nisan 2008 7

Uygulama 1. Özdeğerlendirme: KOBİ lerde de kolayca uygulanabilecek PY Özdeğerlendirmesi firma veya kuruluşun yürütmekte olduğu PY sürecinin değerlendirilmesine yönelik yaklaşık 11 başlık altında toplam 55 soruyu içeren bir anketten oluşmuştur. Bu başlıklar arasında Strateji ve Program Yönetimi, Organizasyon Yapısı, Liderlik ve Takım Geliştirme, İzleme ve Denetim, Proje Bilgi Sistemi ve Değişiklik Yönetimi, Müşteri Odaklılık ve Kapsam Yönetimi, Kaynak-Bütçe Planlama ve Denetimi, Öğrenme başlıca kritik başarı alanları olarak sayılabilir. Özdeğerlendirme; Şirket ve kurumların PY başarım (performans) düzeylerini değerlendirmeleri için, PY sürecinin iyileştirilmesine dönük fırsatların saptanmasında bir yol gösterici olarak, PY sürecinin izlenmesinde bir kontrol listesi (checklist) olarak, Bir kıyaslama (bechmarking) aracı olarak, Kurumsal Öğrenme fırsatı olarak Kullanılabilir. Kuruluşların üst yönetimince yanıtlanması amacıyla hazırlanan anket sorularına verilen yanıtlar daha sonra danışman veya uzman tarafından 1 ile 4 arasında (4 tam puan olmak üzere) puanlanacaktır. Böylece, kuruluşun PY sürecine ilişkin başarım düzeyi ile ilgili bir fikir oluşturulacaktır. Bu şekilde elde edilecek sonuçların değerlendirilmesi ile firma veya kuruluşun PY süreci ile ilgili güçlü ve zayıf yönleri nitelenebilir. Daha sonra, dış danışmanın da katkısı ile genel bir iyileştirme planı hazırlanabilir. Plan, üst yönetim ve ilgili birim yöneticileri ile tartışılıp geliştirilebilir. Özdeğerlendirme aşamasında genel firma/kuruluş verilerinin de toplanması, bütünsel bir değerlendirme için yararlı olacaktır. BG.PYD.Nisan 2008 8

Anket formatı açısından bir fikir vermesi için Proje Yönetimi başlığı altındaki sorulardan bir örnek aşağıda verilmiştir: Projeler, firma/kurum yetenek ve kapasiteleri ile uyumlu olarak saptanıyor mu? 1= Hayır 2= Kısmen evet 3= Genellikle evet 4= Çoğunlukla evet 2. PY Yetkinlik Değerlendirmesi PYD, yalnızca belirli sayıda anket sorularından oluşan özdeğerlendirme temelinde gerçekleştirilen basit uygulamalar yanında, özdeğerlendirme yi izleyen ayrıntılı PY Yetkinlik Değerlendirmesi ile de gerçekleştirilebilir. Bu aşamada, Özdeğerlendirme den ayrı olarak, firma/kurum PY süreci ayrıntılı olarak analiz edilmekte, bu amaçla ilgili organizasyon birimleri ile kapsamlı görüşme ve çalışmalar yapılmaktadır. Önerilen modelde, ayrıntılı PY Yetkinlik Değerlendirmesi nin çok daha ayrıntılı anketler ve uzun süren analizler yoluyla ve danışman - kurum işbirliği içerisinde yapılması; değerlendirme sonuçlarının yine danışman ile birlikte yorumlanıp olası geliştirme önerileri ortaya konulması öngörülmüştür. Bu aşamada elde edilen sonuçlar, bir sonraki aşama olan Kurumsal PY Derecelendirme sinde girdi olarak kullanılır. 3. Kurumsal PY Derecelendirme Ayrıntılı PY Yetkinlik Değerlendirmesi aşaması sonucunda elde edilen bulgular, şirket veya kuruluşun PY süreci ve organizasyonel yapısının değerlendirilerek Kurumsal PY Yetkinlik Derecesi nin saptanmasında kullanılır. Diğer bir deyişle, bu aşamada, PY Yetkinlik Değerlendirmesi nde yapılan ayrıntılı analiz ve anketler sonucunda firma veya kuruluşun PY sürecine ilişkin niteliklerinin önceden tanımlanmış dört ayrı yetkinlik düzeyinden hangisinde yer alabileceği (PY Yetkinlik Derecesi) belirlenir. Bu düzeyler, özetle: Derece 1- Tanımlı Proje Yönetim Süreci Olmayan Derece 2- İşlevsel Birim Ağırlıklı kısmi PY örgütlenmesi Olan BG.PYD.Nisan 2008 9

Derece 3- Üst Yönetim ve İşlevsel Birimler Destekli Bağımsız PY Örgütlenmesi Olan Derece 4- Proje Yönetim Birimi (Project Management Office) Eşgüdümünde Matris veya Proje Temelli (Project-Based) PY Örgütlenmesi Olan firma veya kuruluş olarak tanımlanır. (Şekil 3.) PY Yetkinlik Derecesi DERECE 4 PY Birimi ve Matris/Proje Temelli PY Örgütlenmesi DERECE 1 Tanımlı PY Süreci Olmayan DERECE 3 Üst Yön.-İşlevsel Birim Destekli Bağımsız PY DERECE 2 İşlevsel Birim Ağırlıklı Kısmi PY Şekil 3. PY Yetkinlik Dereceleri Firma veya kuruluşun hâlihazırda içinde bulunduğu PY süreci düzeyinin yükseltilmesi (üst derecelere çıkabilmesi) veya belirlenmiş kurumsal stratejiler ve amaçlar ile uyumlu hale getirilmesi için yapılması gerekenler bu aşamada saptanır. PY örgütlenme seçenekleri ve hedeflenen yetkinlik düzeyleri belirlenirken, firma ve kuruluşa özgü karakteristikler de dikkate alınmalıdır. Örneğin, Firmaların iş kapsamlarının % 75 inden fazlası projeler ile gerçekleştiriliyorsa Tam Proje Örgütlenmesi (Full Project Organizations), eğer hem standart ürünler hem projeler iş kapsamında benzer ağırlıklarda yer alıyor ise, Matris-Proje Örgütlenmesi gibi yapılanmaların seçilmesi uygun olacaktır (CF Gray, EW Larson, 2002). BG.PYD.Nisan 2008 10

Yenilikçi firmaların çoğunun birden fazla projeyi aynı anda yürütüyor olduğu varsayılırsa, Proje Temelli organizasyonların önemi daha açık olarak görülür. Bu bağlamda, PY Yetkinlik Derecelendirmesi nin, uygun proje örgütlenmelerinin sağlanmasında oldukça yararlı bir yöntem/araç olduğu söylenebilir. PY Yetkinlik Değerlendirmesi ve Kurumsal PY Derecelendirmesi sonucunda elde edilen bulgular özet bir raporda toplanır. PY sürecine ilişkin kuvvetli ve zayıf yönlerin, iyileştirmeye açık alanların nitelendiği; geliştirme önerilerini gösteren İyileştirme Planı da raporda içerilir. 4. Uygulama İyileştirme ve geliştirme önerilerinin uygulanması doğrultusunda atılması gereken adımları gösteren Uygulama (Eylem) Planı bu aşamada hazırlanır. Üst yönetime sunulup tartışıldıktan sonra, danışman ve firma tarafından, Uygulama Planına son şekli verilir. Hazırlanan Uygulama Planı, firma/kurum üst yönetiminin onayını aldıktan sonra uygulamaya geçilir. Uygulama firmanın ilgili yetkili birimleri ve yöneticilerince izlenebileceği gibi, belirli zaman aralıklarında yapılacak ziyaretlerle sağlanacak danışman desteği ile de izlenebilir. Uygulamanın her aşamasında sonuçlar hedeflerle karşılaştırılarak, PY sürecinde gerekli düzeltici önlemler alınabilir. PY sürecinin işlerliği kavuşturulması sonrasında kararlaştırılacak belirlenmiş zaman aralıklarında, Özdeğerlendirme veya PY Yetkinlik Değerlendirmesi adımlarını tekrarlamak, firma/kuruluş için sürecin güncel tutulması açısından yararlı olacaktır. Sonuç Yenilikçi PYD yeniliği hedef olarak benimsemiş ve proje temelinde çalışmaya yatkın firma ve kuruluşların PY sürecine ilişkin güçlü ve zayıf yanlarını belirleyerek kurumsal yapılanmaya ve yönetim sürecine yönelik geliştirme BG.PYD.Nisan 2008 11

planlarının saptanmasında oldukça yararlı bir şekilde kullanılabilecek bir metodolojidir. Günümüzde projeleri olmayan ve proje yapmayan hemen hemen hiçbir kuruluş olmadığı düşünülürse, PYD nin KOBİ ler de içinde olmak üzere, her büyüklükteki sanayi ve hizmet firmaları, araştırma kuruluşları ve kamu kuruluşlarında uygulanma olasılığının yüksek olduğu söylenebilir. Ar-Ge yapan ve yeni ürün geliştiren firma ve kuruluşların dağarcığında(portföyünde) yenilikçi projelerin giderek daha fazla yer aldığı göz önüne alındığında; Yenilikçi PYD, hem kuruluşların kendi PY Yetkinliğini değerlendirmesi hem de bu kuruluş ve projelere mali destek verecek yetkili kurumların (TÜBİTAK, TTGV, KOSGEB vb.) ilgili firma/kuruluşun PY süreci yetkinliğini değerlendirmesi ve olası danışmanlık gereksinimlerinin belirlenmesi için etkin bir yöntem olarak kullanılabilir. Geliştirilen Yenilikçi PYD modeli klasik PY metodolojisine ek olarak, yenilikçi projelerin karakteristikleri gereği gündeme gelen yeni kavram ve yöntemleri ( Değer Akışı ve Yalın düşünce, Esnek Proje Yönetimi, Kazanılmış Değer Yaklaşımı, Çoklu Proje Bütünsel Yönetimi vb.) de değerlendirme model kapsamında göz önüne almıştır. Bu konunun, uygulamadan elde edilecek geri iletimlerle geliştirilmesi ve modelin iyileştirilmesi sonraki çalışmaların ilgi alanı olması düşünülebilir. Kaynakça Bakouros, Y. and Kelessidis, V. (2000), Project Management, INNOREGIO: Dissemination of Innovation and Knowledge Management Techniques, Thessaloniki Technology Park, Jan 2000. Gray, Clifford F. and Larson, Erik W. (2000), Project Management: The Managerial Process, McGraw-Hill. ISO 10006: 1997(E), Quality Management-Guidelines to Quality in Project Management. Morgan, J.M. and Liker, J.K. (2007), Toyoto Ürün Geliştirme Sistemi, Farba Otomotiv Aydınlatma ve Plastik Fabrikaları A.Ş. OPM3 (2004), Organizational Project Management Maturity Model, PMI. Thiry, M. and Deguire., M. (2007), The Integrated Project Based Organization as a Trigger to Organizational Innovation, IRNOP VIII Conference, Brighton, UK. BG.PYD.Nisan 2008 12