MICROSOFT PROJECT 2010 A GİRİŞ Microsoft Project 2010 Programını, planladığınız ve verilerini elde ettiğiniz bir projeyi bilgisayar ortamına aktarmak için rahatlıkla kullanabileceğiniz bir arayüz olarak nitelendirmek doğru olacaktır. Bir projenin sahip olabileceği çok çeşitli faaliyet türlerini, eylem ve kavram unsurlarını içinde barındıran, bir çok farklı tablo ve görünüm modu ile projenize değişik yönlerden de bakabilmenize olanak sağlayan zengin bir içeriğe sahiptir. Microsoft Excel ile benzeşen tablolama yapısı sayesinde faaliyet safhalarını ve sürelerini programa entegre etmek, bu aşamaları birbirleriyle neden sonuç ilişkisi içerisinde bağlamlandırmak, kısıtlamalar oluşturmak, tüm bu aşamaların sonucunu grafik bir ortamda görüntüleyebilmek, programın pek çok özelliğinden sadece birkaçı olarak tanımlanabilir. Yukarıdaki şekilde de görüldüğü üzere herşey bir plan dahilinde yürümektedir. Gözlem safhasında projenin unsurları tespit edilir, Faaliyet alanı kısmında bu veriler programın içerisinde yerleştirilir. Programa koyma safhasında, takvim ve işgücü saati gibi veriler ışığında optimum süre ve optimum bütçe çizgisinde projenin planlanması safhası gerçekleştirilir. Ardından gelen takip aşamasında ise doğabilecek finansal ya da takvimsel sorunlarla mücadele olgusu ortaya çıkacaktır. Uygulama safhasında bu yakaladığımız günceleme zorunluluğu olan durumları projeye yerleştirme ve maliyetleri güncelleme gibi planlanan olgular ile güncellenen ve gerçekleşen olgular arasındaki farkların programca ortaya konmasının başladığı bir sürece girilmiş olur. Sonrasında ise gerektiğinde muhtelif kaynaklarımızı ya da faaliyet safhalarımızı yeniden programlayarak, elimizden geldiğince planlanan ile gerçekleşen in birbirine yakınlaşmasını sağlamaya çalışırız. 1
MS Project içerisinde, - Veri girişi tabloları - Gantt Chart ve diğer görünüm modları - Görev odaklı çalışma ortamı - Faaliyetlerden oluşan proje mantığı ile çalışılacak ve - Otomatik takvimlenmiş işler - El ile ayarlanmış işler - Öncelikli işler - Bir görevin sürmesi ya da tamamlanması için gerekli işler - Dönüm noktası özelliği olan işler - Proje öncelikli görevler gibi enstrümanlar ile proje inşa edilecektir. Programın standart değerleri göz önüne alındığında, bir proje üzerinde çalışmaya başlandığında normal koşullarda, 1 Haftada 5 iş günü olduğu, günde 8 saat çalışıldığı, bu 8 saatlik çalışmanın gün içindeki saatlere 08:00-12:00; 13:00-17:00 şeklinde yansıdığı, Cumartesi ve Pazarın çalışılmayan günler olarak kabul edildiği görülür. Tabii ki bu değerler bizim tarafımızdan oluşturulacak bir özel proje takviminde tümüyle değiştirilebilecektir. Falliyetlerimizi takvimde yerleştirdikten sonra sıra kaynaklarımızı kaynak havuzunda oluşturmaya gelecek. MS Project programında 3 tip kaynak vardır. Bunlar WORK (İŞ GÜCÜ), MATERIAL (HAMMADDE) ve COST (SABİT / DEĞİŞKEN GİDERLER) olarak görüntüleneceklerdir. Work tipi kaynakların içine insan iş gücü; örneğin mimar, işçi, mühendis, avukat v.b. girerken; Material tipi kaynaklara daha ziyade demir, beton, kalıp, tuğla gibi birim değer cinsinden maliyetlendirilen kavramlar dahil olacaktır. Cost tipi kaynaklardan bahsederken maliyetleri her zaman farklı olabilecek ve projeye bizim tarafımızdan yansıtılacak giderleri sayabiliriz. Bu duruma uçak yolculuğu, konaklama, benzin gibi giderlerimizi örnek gösterebiliriz. Proje Takibi Temel Nokta Oluşturulup, Hedefe Giden Yolun Takibi (Zaman) Görev Süresi Ekleme İlerleme, Süreç Takibi Raporlama Gereği Doğarsa İşi Yeniden Takvimleme 2
Kaynak Paylaştırma İş ve Materyal Kaynaklarını Dağıtma Aşırı Kaynak Tahsisi, Çatışma Durumlarını Çözümleme Proje Maliyetlerinin hesaplanması Projenin Tamamlanması Raporlama Faturaları Ödeme Proje Sonlandırma Başka Bir Projeye Başlama İş Organizasyonu Proje Dosyası Oluşturmak Faaliyet Aşamalarını Girmek Mantıksal Bölümlemeler Yapmak Görev Bölümlemeleri Oluşturmak Kaynak Yönetimi Kaynak Türleri Maliyetlerin Hesaplanması (Birim Bazında) Takvimden Uygunluk Kontrolü Kaynak Atama Maliyet Toplamı Hesaplama Proje Takibi Süreç Güncelleme Varılacak Noktaya Olan Mesafenin Takibi Görevleri Yeniden Takvimlemek Aşırı Kaynak Yüklenimi Gibi Durumları Çözmek Sonuca Ulaşmak 3
Raporlama Gantt Chart Çıktısı Almak Proje Raporu Oluşturmak Visio ve Excel Raporlama Özelleştirilmiş Raporlar Çıkartma Programın Yönetimi Çoklu Proje Yönetimi Kaynak Havuzu Oluşturma Projelerin Birbirlerine Dayandırılması Microsoft Project 2010 Programına Genel Bakış Bu programda oluşturulduktan sonra bilgisayarınıza kaydedilen dosyalar *.mpp uzantısını alırlar. Microsoft firmasının bir ürünü olduğundan ve Windows işletim sistemi üzerinde çalıştığından bir pencere içinde çalışan bir program olmanın getirdiği tüm pencere özelliklerini içinde barındırır. FILE / TASK / RESOUCE / PROJECT / VIEW başlıklarından oluşan Ribbon (Şerit) menü görünümüne sahiptir. Bu görünüm programın 2010 versiyonu ile gelen yeni özellikleri barındırmaktadır. Bu beş başlığa ilaveten çeşitli görünüm başlıklarına geçtiğinizde onun adını alacak bir altıncı FORMAT başlığı da şerit menünün bileşenlerindendir. Örneğin Gantt Chart Görünümünde iken Gantt Chart Tools / Format adıyla görüntülenecek olan bu başlık Task Usage görünümünr geçtiğinizde Task Usage Tools / Format adını alacak ve bu görünümün yapısal özellikleri ile ayarlamalar yapmanıza müsaade edecektir. Bu şerit menünün üst kısmında küçük simgeler şeklinde sıralanan Hızlı Erişim Araç Çubuğumuz yer almaktadır. Diğer bir çok butona oranla daha sık kullanacağımız butonları bu alana atayarak onlara daha çabuk erişebilmeyi ve birtakım proje faaliyetlerimizi daha hızlı yürütmeyi hedefleyen bir oluşumdur. Kişiye göre özelleştirilebilmektedir.her iki menü de Import/Export özellikleri vasıtasıyla Project programından alınıp bir başka bilgisayardaki project programına entegre edilebilmektedir. Örneğin iş yerinizdeki Project programının hızlı erişim araç çubuğunu ve şerit menüsünü özelleştirdiğinizi varsayalım. Bu görünümlerini programın dışına aktararak evinize götürüp kendi bilgisayarınızdaki Project programına dahil edip, aynı görünümü evde de oluşturup çalışmalarınızda bir standardizasyona gidebilirsiniz. 4
Porgramın Şerit menüsünün ilk başlığı olan FILE (DOSYA) menü başlığının altında dosyaları açmak, kaydetmek, düzenlemek, yazdırmak ve korumak gibi ana görevlere ait butonlar yer almaktadır. Microsoft Office ailesinden de aşina olduğumuz bu başlık altında Aç, Kaydet, Farklı Kaydet, Kapat, Son Kullanılanlar, Yazdır başlıkları aynı görevlerini yürütmeye devam etmekteler. Bu başlıkların altında bir de Options (Seçenekler) düğmesi yer almaktadır ki, bu düğmeden de Microsoft Project programının, hesaplama, takvimleme, kaydetme, görüntüleme ile ilgili özelliklerini kişiselleştirebilmektesiniz. Programda yeni bir çalışma sayfası oluşturduktan sonra ilk görünüm modu ile karşı karşıya olduğumuz söylenebilir. Bu modun adı Gantt Chart görünümüdür. Bu görünüm modunda iken ekranın en solunda satır numaraları yer alır. Şerit menünün altında ise ekranı aşağıya doğru bölen sütunların etiket alanları yer almaktadır. Bu alanlar her bir sütunun ne nitelikte bilgiler içermesi gerektiğini açıklar bilgi baloncuklarına da sahiptirler. Söz konusu sütunlar Gantt Chart görünümünde iken sırasıyla Gösterge, Faaliyet Modu, Faaliyet Adı, Süre, Başlangıç Tarihi, Bitiş Tarihi, Öncüller ve Kaynak Adları bilgilerini içermektedir. Tabii ki bu sütunların yanına ilave sütunlar ekleyerek ekstra olarak o ekranda görüntülemek istediğimiz veri ya da bilgileri de sergileyebilmekteyiz. Farklı görünüm modlarına geçtiğimizde ise bu alanların adlarının başkalaşarak farklı bilgileri sergiledeğine de şahit olacağız. Bu programda projelerimiz faaliyetlerden ve çeşitli nitelikteki safhalardan oluşacaklardır. Bunlar birbirlerinin altına ötelenebilir nitelikte olup, özet başlıklar altında toplanabileceklerdir. Bu sayede bir grup faaliyetin tamamlanması sayesinde bir özet faaliyet başlığının evresinin tamamlanacağı programa anlatılabilir nitelikte olacaktır. Ekranın sol yarısı tablo ve tarihlere ayrılmışken, sağ yarısında ise kronolojik olarak bir zaman çizelgesi üzerinde oluşturduğumuz faaliyetlerin (proje sürecinin) grafik simgeler aracılığıyla görüntülendiği Gantt grafiği yer alacaktır. Her alt faaliyet mavi bir çubukla temsil edilir. Falliyetin süresine göre bu çubuğun boyu uzayacaktır. Aynı tarihte başlayan faaliyetlerin çubukları takvimde aynı gün başlayacaktır ve alt alta sergileneceklerdir. Bir faaliyetin başlaması kendinden önce gelenin bitmesine bağlı ise bu durum daha sonra detaylı olarak ele alınacak olan Task Dependency (Faaliyet Bağımlılığı) kavramıyla ayarlanabilmektedir. Yukarıdaki örnek resimde 3 ve 4 no'lu faaliyetler kendilerinden önce gelen faaliyetlere bir neden sonuç ilişkisi içerisinde bağlanmışlardır. Grafik alandaki çubukların arasındaki ok bu faaliyet bağımlılığının türünü ortaya koymaktadır. Özet faaliyet başlıkları ise Gri renk bir çubukla temsil edilmekte olup altında yer alan alt faaliyet 5
başlıklarının en erken başlayanının başlangıç tarihi ile en geç biteninin bitiş tarihini baz alıp ona göre bir süre sergileyecektir. Grafik alanın sağ alt kısmından yakınlaştırma araçları kullanılarak bu faaliyetlerin durumu yakından takip edilebilmektedir. Microsoft Project 2010 programı ile gelen yeni bir özellik ise bu tablo görünümünün üst kısmında yer alan Timeline zaman çizelgesi kavramıdır. Projeyi basitçe bir zaman çizelgesi üzerinde sergilemektedir. Önemli aşamaları bu çizelgeye aktarabiliriz. Ancak fazla detaylandırmak timeline aracını karmaşık bir görünüm sergiler hale sokacaktır. Bu yüzden dönüm noktası gibi sadece büyük önem arz eden noktaları bu alana taşımak yerinde bir karar olacaktır. Şerit Menü ile ilgili söylenebilecek bir püf noktası da, ekranda daha fazla alanı projeyi görüntülemek üzrere kullanmak ihtiyacı doğduğunda gizleyebildiğimizi söylemek olacaktır. Şerit menüde yer alan başlıklardan herhangi birine çift tıkladığımızda menü sadece bu başlıkları gösterecek biçimde daralacaktır. Bu başlıklardan yine herhangi birine tekrar çift tıkladığımızda ise Şerit Menü tekrar kalıcı olarak tam haliyle görüntülenebilir olacaktır. Menü gizli iken başlıklardan birine tek tıkladığımızda ise menü geçici olarak görüntülenecektir. Daha sonra proje alanına tıkladığımızda menü tekrar gizlenecektir. MS Project'i klasik görünümde kullanmak ekranda daha fazla alanın projeye tahsis edilmesine imkan tanıyacaktır. Bu bağlamda View menü başlığından Timeline alanının kutusundan onay işaretini kaldırdığınızda timeline ekrandan kaldırılacaktır. Şerit Menüdeki son menü başlığı, sizin seçimlerinize duyarlı olup, seçitiğiniz herhangi bir özellik ya da görevin format kriterlerini belirleyen bir şerit açacaktır. Şerit menüye de özel kişisel menü başlıkları oluşturabilir, ve komutları içine isteiğinize göre yerleştirebilirsiniz. Otomatik Kaydetme Seçenekleri FILE menü başlığının altından Options (Seçenekler)'e tıklanır. Açılan Project Options penceresinde soldaki kategorilerden Save başlığına tıklanır. Ekranın sağ kısmında Autosave onay kutusu işaretlenir. Prompt before saving onay kutusu da işaretlendiği takdirde otomatik kayıt işlemi gerçekleşmeden önce ekrana bir pencere açılarak bu işlemi onaylayıp onaylamadığınız sorulacaktır. General başlığında tarihin görüntüleniş biçimini, Display bölümünde para biriminizi ve serilenişini, takvim türünüzü, Schedule kısmından takvimle ilgili bilgilerinizi, Proofing kısmından imla denetim ayarlamalarınızı, Language kısmından varsayılan dil yapılandırmasını, Advanced kısmından Project programı görsel ayarlamalarını, Customize Ribbon alanından şerit menü ile ilgili yapılandırmalarınızı, Quick Access Toolbar kısmından hızlı erişim araç çubuğu yapılandırmalarınızı, Add Ins kısmından programın eklentilerini takip edebilmeyi, Trust Center kısmından güvenlik ayarlamalarınızı yapabileceksiniz. Recent (Son Kullanılanlar) adlı FILE menü seçeneğinde ise zamanla son kullandığınız dosyaların bir listesi oluşmaya başlayacaktır. Bu listedeki dosyları PIN / UNPIN düğmelerine 6
tıklayarak bu menüde kalıcı kılma ya da menüden çıkartma işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Bu ekranın en altında kalan kısımdaki Quickly access this number of Recent Projects kısmında ise onay kutusunu işaretlediğiniz takdirde belirlediğiniz adede kadar son kullandığınız dosya adları ekranın sol kısmında görüntülenmeye başlayacaktır. Dilediğiniz anda bu başlığın onay kutucuğundaki işareti kaldırıp bu görünüm şeklini iptal edebilirsiniz. FILE menüsünde INFO sekmesinde iken ekranın en sağında proje ön izleme resmi yer alacaktır. Bu resmin hemen altında ise Project Information (Proje Bilgileri) adlı bir düğme yer alacaktır. Bu düğmeye tıklandığında Advanced Properties (Gelişmiş Özellikler) ve Project Statistics (Proje İstatistikleri) adlı iki seçimin yer aldığı bir mini menü ile karşılaşırız. Bu seçimlerden ilki karşımıza Proje Özet Bilgileri penceresini açar. Bu pencerede Summary (Özet) başlığında iken TITLE kutucuğuna yazacağımız bilgi Projenin adını temsil edecektir. Alttaki seçeneğe tıklandığında ise Projeye o ana kadar girilmiş veriler itibariyle oluşmuş bilgilerden oluşan bir özet ekran gelecektir. Bu bilgiyi PROJECT şerit menü başlığında Project Information butonuna tıklayarak da görebiliriz. Ancak bu kez açılacak pencerede proje başlangıç tarihi bilgisi, bitiş tarihi bilgisi, içinde bulunduğumuz tarihin bilgisi, projenin baz aldığı takvimin bilgisi, öncelik değeri, gibi bilgileri de görebiliriz. Ayrıca bu ekranda Schedule from seçeneği ile bizim için projenin başlangıç tarihinin mi yoksa bitiş tarihinin mi önemli olduğunu programa bildirmiş oluruz. Bu noktadan sonra projeye uygulanacak takvimleme işlemleri tercihimiz doğrultusunda gerçekleşecektir. Bu pencerenin sol alt kısmında Statistics adlı düğmeye tıklandığında tekrar Proje İstatistikleri bilgileri ekranını açabiliriz. Gantt Chart görünümünde iken Duration sütununa faaliyetlerin sürelerini girerken kısaltmalardan faydalanırız. Bunları da özelleştirebildiğimiz gibi standart kullanımda d day, w week, h hour, mo month, m minute, ifadelerini kullanabiliriz. Dikkat edilecek bir önemli husus ise 1mo gibi yazdığınız bir 1 aylık sürenin project programınca 4 hafta olarak algılanacağıdır. Sabit olarak 1 takvim ayını alacak diye bir kural yoktur. Program bulunduğunuz günden başlayarak 4 takvim haftası öteye kadar olan bir süreci kapsayan bir zaman zarfını algılayacaktır. Microsoft'un bir ürünü olan Project diğer kardeşleri ile de iyi geçinmektedir. Word ya da Excel'de oluşturulmuş verilerden faydalanarak proje dosyası oluşturmanıza yardımcı olabilir. Bu programlarda oluşturmuş olduğunuz kaynakları bir iki el hamlesi ile project dosyanızın içine çekebilirsiniz.task Mode sütununda ise iki çeşit takvimleme seçeneği bulunmaktadır. Otomatik ve Manuel. Otomatik takvimleme seçeneğinde yapacağınız faaliyetler arası ilişkilendirme gibi işlemlerin sonuçları takvimde otomatik olarak hesaplanarak gerekli kaydırmaları sağlayacak iken, el ile takvimleme seçeneği kullanıldığında tüm işleri manuel olarak yani el yordamıyla yapmanız gerekecektir. TASK şerit menü başlığında iken Insert menü grubunda Task başlığında seçenekleri takip ederek alt faaliyet, kendini tekrarlayan faaliyet, boş satır, özet faaliyet, dönüm noktası, gibi faaliyet türevlerinden ekleme yapabilirsiniz. Excel'deki aynı mantıkla tüm hücreler F2 tuşu ile bilgi girişi yapılabilir hale gerliler be ENTER tuşu ile bilgi girişi onaylanmış olur. Henüz yazım aşamasında iken yazdığınızdan vazgeçmek isterseniz klavyenizin sol üst kısmında yer alan Esc tuşu ile işlemi iptal edebilirsiniz. Bu faaliyetleri alt alta yazdıktan sonra birbirlerinin 7
alt başlığı haline getirmek için ise onları basitce birbirlerinin altına ötelemeniz gerekmektedir. Bu durum için (Shift + ya da Shift + ) TASK şerit menü başlığındaki Indent Task butonunu da kullanabilirsiniz. Milestone (Dönüm Noktası) Eklemek Aslında standart bir faaliyet (task) ekler gibi ekleyip süresine 0 d verdiğinizde, project onu bir milestone olarak varsayacaktır. Ya da siz TASK şerit menü başlığında Insert grubundan Milestone adlı butona tıklayarak da aynı işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Duration (Süre) Kavramı Bir faaliyetin adını yazdığınız sütunun hemen yanında onun süresini tanımlayabildiğimiz Duration sütunu bulunmaktadır. Bu sütuna bir takım değerleri girip faaliyetin süresini niteleriz. Bu niteleme işlemi esnasında rakamın sağ tarafında bir? işareti bulunursa (Ör: 2,5d? gibi), zamandan kesin emin olmadığımız (estimated) anlamına gelir. Aynı işlemi bir faaliyetin adına çift tıklayarak açabileceğimiz Task Information penceresinden de Estimated onay kutucuğunu işaretleyerek yapabiliriz. Süreyi tahmini değil de geçen zaman olarak belirlemek istiyorsak, (Ör: 1,5ed) ed kavramını kullanarak elapsed day ifadesini sürenin yanına yerleştirmiş oluruz. Böyle bir yazım tekniği uyguladığımız faaliyet başlığı hangi özet faaliyet başlığının altında ise onunla aynı başlama tarihine gelecektir. Bir faaliyeti silmek için satır numarasının üzerine sol tuş ile tıklar ve seçer, klavyeden DEL (Delete) tuşuna basarız. Hata ile silersek Ctrl + Z (Undo) tuş kombinasyonu ile geri alma işlemi yapabiliriz. Yine bir faaliyeti başka bir satıra taşımak istersek, önce satır numarasının üzerine sol tuş ile bir kez tıklar ve önce onu seçeriz. Bu işlemden sonra Fare imlecimizin ucunda dört yönü gesteren bir ok belirecektir. Bu kez aynı satır numarasına faremizin sol tuşuna basılı tutarak sürükleme işlemi uygularız ve istediğimiz satıra ulaşınca faremizin sol tuşunu bırakırız. Aynı işlemi satır numarasına sağ tuş ile tıklayınca açılan menüden Cut (Kes) Paste(Yapıştır) işlemlerini uygulayarak da yapabiliriz. Bazı durumlarda da gerçekleşip gerçekleşmeyeceği henüz kesinlik kazanmamış görevleri projemizden silmek yerine Inactive (Pasif) moduna geçirebiliriz. Bunun için TASK şerit menü başlığından Schedule buton grubunda Inactive butonuna tıklayarak işlemi gerçekleştiririz. Bir faaliyeti inactive moda geçirdiğimizde projenin geri kalanı Gantt Chartta kayma yapabilir. Bu nedenle kullanırken dikkat etmek gerekir. PRIORITY (Öncelik Değeri) KAVRAMI Bir faaliyete çift tıklayınca ya da TASK şerit menü başlığından Properties buton grubundan Information butonuna tıklayınca da açılan Task Information (Faaliyet Bilgileri) penceresinde Priority (Öncelik) değeri gibi bir ifade görürüz. Bu kavramın standart değeri programın belirlediği 500'dür. Biz hiç el ile bu değeri değiştirmezsek tüm faaliyetlerimizin her biri 500 priority değerine sahip olacaklardır. Bu da hiçbirinin bir diğerine göre daha önemli ya da öncelikli olmadığı anlamını taşıyacaktır. Ancak bir ya da birkaç faaliyet aşamasının bu değerini yükseltir ya da alçaltırsak, projenin her ne kadar görünüşüne yansımayacak bir durum olsa da kaynakların yığılması gibi durumlarda öncelik değeri yüksek olandan başlayacak şekilde kaynakların dağıtılmasına olanak sağlayacaktır. 8
NOTES (Notlar) Bir faaliyete çift tıklayıp (Shift + F2) Task Information penceresini açalım. Yukarıdan Notes sekmesine geçelim. Bu alana faaliyetle ilgili önemli notlarımızı yazabilir, word dosyası ya da PDF gibi bir takım dosyalarımızı ekleyebilir, böylelikle uzun uzadıya gelecek bilgi kaynağı arama işlemlerinden kurtulabiliriz. Notes ekranında iken Insert Object butonuna tıklayıp açılacak ekranda Create From File onay kutucuğu işaretlenir. Yanındaki alandan bilgisayarımızın içinde kayıtlı bulunduğu konumdan dosya seçilir. Display as Icon işaretlendiğinde Notes alanında simge olarak görüntülenmesi sağlanmış olur. Projemiz bu aşamadayken Gantt Chart Tool/Format şerit menü başlığından Project Summary Task onay kutucuğu işaretlenirse 0 no'lu satır faaliyetin en başında görüntülenmeye başlar. Herşeyin altına ötelendiği en ana başlık budur. Projenin tamamına işaret eder. Dilediğiniz zaman bu onay kutucuğunu işaretleyip ya da işaretini kaldırıp görüntülenip gizlenmesini sağlayabilirsiniz. Gantt Chart görünümünde iken ekranın sağ tarafında yer alan grafik tabloda bir faaliyeti sol tuş ile tutup bir başka faaliyete doğru farenizi sürüklerseniz, ikisi arasında bir bağ belirmeye başlar. Project programı otomatik olarak bir FINISH to START ilişkisi belirlemiş olur. Yani üstteki faaliyet sonra erdikten sonra alttaki faaliyet başlayacak demektir. Aynı işlemi iki faaliyetin satır numaralarını fare ile birlikte seçtikten sonra TASK şerit menü başlığından Schedule buton grubunda yer alan Link Tasks'e tıklayarak da yapabilirsiniz. Elbette önce hangi faaliyeti seçtiğiniz önemlidir. İlk seçilen okun başlayacağı, sonra seçilen okun ulaşacağı faaliyet olacaktır. Bir başka yöntem de bu iki faaliyeti seçtikten sonra Ctrl + F2 tuş kombinasyonu ile bağlamaktır. Predecessors (Öncüller) sütununda da bir faaliyetin kendinden önce gelen hangi faaliyet ile arasında bağ oluşturacağımızı biliyorsak onun satır numarasını yazabiliriz. Bir diğer yol da bir faaliyetin adına çift tıklayarak açılacak Tas Information penceresinde Predecessors sütununa geçip boş satırda ilişki kurulacak faaliyetin adını ya da faaliyet numarasını seçebilmemiz olacaktır. Bu sekmede (Predecessors) Type kısmının alacağı varsayılan (default) değer FS (Finish to Start) olacaktır. Normalde bir faaliyet kendinden önce gelen bittikten sonra başlayacaktır. Ancak bazı durumlarda iki faaliyetin aynı anda başlaması ya da aynı anda bitmesi gerekebilir. Start to Start, Finish to Finish, None seçenekleri bu durumlar için kullanılabilir. Çok nadir olarak da Start to Finish ilişkisi kurulabilir. LAG (Gecikme) FS, FF,SS tarzında ilişkileri görüntülemek için grafik alanda faaliyetlerin grafik çubukları arasında yer alan ok işareti biçimli sembollere çift tıklarız. Task Dependency adlı faaliyetler arası ilişkinin görüntülendiği bir pencere karşımıza gelecektir. Bu ekranda LAG değeri girilebilen bir alan görüntülenecektir. Buraya pozitif ya da negatif olarak konulacak olan değerler faaliyetin başlama sürecini takvimde ileri ya da geri taşıyacaklardır. Özellikle de bir faaliyetin kendinden önce gelen faaliyetin bitmesinin ardından bir miktar süre geçmesi gerekliliği gibi durumlarda kullanılır. 9
Gantt Chart Tools/Format Şerit menü başlığında Text Styles butonuna tıklayarak açacağımız pencereden Item to Change ile tek tek yerine belli niteliklerdeki alanların tümüne birden tipografik değişiklikler uygulayabiliriz. PROJECT şerit menü başlığında Proofing buton grubundan Spelling (F7) butonuna tıkladığımızda project dosyamız imla denetimine tabi tutulur. Tabii ki bu noktada varsayılan dil üzerinden imla denetimi gerçekleştirilecektir. FILE şerit menü başlığından Options sekmesinde dil ayarlarınızın doğru yapılandırılmış olmasına dikkat etmeniz gerekir. Ctrl + F (Find, Bul) ve Ctrl + H (Replace, Değiştir) araçları sayesinde çok zahmet harcamadan aranılan veriye hızlı bir biçimde ulaşabilir ve yerine yapılacak olan değişikliği gerçekleştirebiliriz. Farenizin arızalanması ya da hızla klavyeden erişmek istediğiniz gibi durumlarda klavyenizde boşluk tuşunun sol yanında yer alan ALT tuşuna basılı tutup bırakın ekranda menü başlıklarının üzeerinde birtakım sayı ve harfler belirecektir. İlgili menüye ya da alt başlıklarına ulaşmak için bu sayı/harf lere klavyeden basarak görevleri uygulatabilirsiniz. FILE şerit menü başlığından Options sekmesine gidip Advanced grubunda en üstten ikinci başlık olan Prompt for project info for new projects onay kutucuğuna işaretleme yaptığınızda artık bundan sonra açacağınız her yeni proje sayfasıyla birlikte Project Information penceresi otomatik olarak karşınıza gelecektir. Böylelikle proje dosyanıza veri girişine başlamadan evvel, proje tarihini, takviminizi v.b. seçebileceğiniz ekran anında karşınıza gelmiş olacaktır. İŞ TAKVİMİNİN PLANLANMASI PROJECT Şerit menü başlığından Change Working Time butonuna tıklandığında açılacak pencerede Create New Calendar butonuna tıkladığınızda bir isim vererek ve çalışılacak ya da çalışılmayacak günleri ve saatlerini belirlediğiniz bir ekrandan kendi iş takviminizi oluşturabilirsiniz. Bu alanda Exceptions, resmi ve dini tatiller gibi çalışılmayacak günleri, Work Weeks ise iş günlerini temsil etmektedir. Bu alanda oluşturacağımız takvim ilerde faaliyetlerimizin ne kadar süreceğini ve ne kadar kaynak tüketeceğini belirlemede rol oynayacaktır. Gantt Chart görünümünde iken VIEW Şerit menü başlığından Split View alanında Details onay kutucuğunu işaretlediğimizde ekranın alt yarısına Task Form açılacaktır. Bu alanda ekranın üst yarısında adına tıkladığımız her bir faaliyet ile ilgili detay bilgilere ulaşabileceğiz. Bazı faaliyetler proje planlanırken önceden öngörülemeyebilir. Bu gibi durumlarda el ile takvimleme seçeneği otomatik takvimleme nin yerini alır. Örneğin başlangıç gününü bildiğimiz bir faaliyetin ne kdar süreceğini öngöremeyebiliriz. Bu durumda faaliyete bir Start Date verebiliriz. Gannt tablosunda bu durum şekli ile görüntülenecektir. 10
MILESTONE (Dönüm Noktası) Projenizde belli bir aşamayı katetmiş ya da belli bir evreyi tamamlamış olduğunuzu göstermenin en güzel yollarından biri milestone kullanmaktır. 0d süre bilgisi ile faaliyet satırına eklenebileceğinden zaman ya da maliyetler bakımından projeyi etkilemeyecek bir satır oluşturmaktadır. TASK Şerit menü başlığından Insert buton grubunda Milestone butonuna tıklayarak da kullanabilirsiniz. Bir Özet Faaliyeti alt faaliyetleri ile birlikte seçmek için satır numaralarından seçim yapıp faremizin imlecinin ucunda dört yönü gösteren bir ok belirdiğinde tekrar sol tuşa basılı tutarak sürükleyip taşıma işlemini gerçekleştiririz. Bir ya da daha fazla sayıda faaliyeti seçip TASK Şerit menü başlığından Insert buton grubundan Summary'e tıklarsak onların başına bir özet faaliyet satırı eklemiş oluruz. Seçmiş olduğumuz faaliyetler böylelikle alt faaliyetlere dönüştürülmüş olurlar. RECURRING TASK (Kendini Tekrar Eden Faaliyetler) Durum değerlendirme toplantıları, Cuma günleri yapılabilecek hafta değerlendirmeleri gibi kendini belli periyotlar ile zaman çizelgesinde tekrar edecek faaliyetleriniz olabilir. Bunları TASK Şerit menü başlığından Insert buton grubundan Task butonuna tıklayınca açılacak alt menüde yer alan Recurring Task e tıklayarak ekleyebilirsiniz. Bu pencerede bu faaliyete isim verebilir, süresini 1h ya da 1d gibi belirleyebilirsiniz. Pencerenin alt kısmından da tekrarlanma sıklığını ayarlarsınız. Eğer projeniz beklenenden uzun sürüyor ise ne yazık ki Microsoft project 2010, recurring task'iniziileriye doğru uzatmaz. Sizin tekrar bu pencereye gelip süresini uzatmanız gerekir. Info sütununda recurring bir task'in solunda işareti görünür. Gantt Chart Tablosunda ise şeklinde gözükecek bir grafiği oluşur. WBS (Work Breakdown Structure) (İş Kırılım Yapısı) Bir projeyi yönetimi mümkün küçük parçalara ayırarak projenin kapsamı dahilindeki tüm faaliyetlerin belirlenmesine yardımcı olur. Gantt Chart gibi bir görünümde iken sütun ekleme işlemi ile WBS ekrana getirilebilir. WBS Sütununda gözükecek kodları kendimiz de belirleyebiliriz. PROJECT Şerit menü başlığından WBS butonuna tıklayıp açlıacak alt menüde Define Code butonuna tıklarız. WBS Code Definition penceresi karşımıza gelir. Project Code Prefix kısmı sadece birtakım projeleri bir ana projeye bağlayacaksak kullanılır. Bunun altında ise sequence kısmından sayılar, harfler ya da bunların kombinasyonları şeklinde WBS kodlarımızı tanımlarız. Length alanından bu rakam ya da harfin kaç kez tekrar edeceğine dair bir belirleme işlemi gerçekleştirebiliriz. 255 adede karar kendini tekrar etmesi mümkün olsada bir kodun kafa karıştırıcı olmamasına özen göstermemiz gerektiğinden bu noktada 4'ü aşmamamız faydalı olacaktır. Separator kısmında ise ayracımızı belirleriz. 11
Takip eden 2., 3., 4. satırlarda hiyerarşinin birer alt basamağı için tip belirlemesi yaparız. En üstteki Code preview satırında yaptığımız uygulamanın neticesinde oluşacak WBS kodları için temsili bir gösterim olacaktır. Generate WBS code for new task onay kutucuğu işaretlendiğinde her yeni bir faaliyet oluşturduğunuzda yeni bir WBS kodu oluşturulmasını sağlar. Verify uniqueness of new WBS codes onay kutucuğu işaretlendiğinde ise oluşturulacak her bir WBS kodunun tek ve eşsiz olması kaza ile tekrarlanmaması garanti altına alınmış olur. Projenize faaliyet ekleme, çıkartma ve daha birçok neden ötürü WBS kodlarınızın düzeni deforme olabilir. Bu durumda PROJECT Şerit menü başlığından WBS Butonuna tıklayınca açılacak olan alt menüden Renumber butonuna tıklayarak (Entire Project mutlaka seçili olsun) WBS kodlarınızı yenilersiniz. FAALİYETLERİN ARASINDAKİ HALEF-SELEF İLİŞKİSİ (PREDECESSORS SUCESSORS) Predecessors kavramı bir faaliyetin kendinden önce gelen faaliyeti, Successors kavramı ise kendinen sonra gelen faaliyeti tanımlamaktadır. Ekranda bir proje açıkken ekranın alt yarısına açmış olduğumuz TASK FORM'da boş bir yere sağ tuşla tıkladığımızda açılacak menüden Peredecessors & Successors'ü seçtiğimizde Task Form solda öncül faaliyetleri, sağda ise artçıl faaliyetleri sergileyen bir görünüme bürünecektir. Her iki alanda da faaliyetler seçip o anda seçmiş olduğumuz faaliyet ile aralarında bağlar kurabiliriz. Type kısmına da örneğin SS (Start to Start) yazıp ilişkinin türünü tanımlarız. Bu noktada yaptığımız her işlem için onaylamak maksadıyla Task Form'un sağ üst kısmında yer alan [OK] butonuna tıklarız. Aralarında bu türden bir ilişki tanımlanmış iki faaliyetin arasına bir faaliyet eklemek istediğimizde ise Project programı bu bağı silecek ve FS bağını bu üç faaliyete birden ekleyecektir. Bu gibi bir durumla karşılaşmak istemiyorsak FILE Şerit menü başlığından Options butonuna tıklayarak açılacak pencerede Schedule sekmesinde Autolink inserted or moved tasks başlığının onay kutucuğundaki işareti kaldırmamız yeterli olacaktır. DAY CONSTRAINTS (Gün Kısıtlamaları) Bir faaliyete çift tıklayıp Task Information penceresine gireriz. Bu pencerede Advanced (Gelişmiş) sekmesinde Constraint Type (Kısıtlama Tipi) alanından kısıtlama türünü seçebiliriz. Bu alan el ile takvimlemeye benzer. Ancak daha esnektir. Örneğin xx/xx/xxxx tarihinden sonra herhangi bir gün faaliyetin başlaması için uygunsa Start No Earlier Than seçilebilir. Daha sonra da Constraint Date alanından ilgili tarih belirlenir. Bu belirlediğimiz bilgilerin ekranda faaliyetler arasında gezinirken de görüntülenmesini istiyorsak, ekrana sütun ekleyerek Constraint Date, Constraint Type sütunlarını getirebiliriz. Bir başka yöntemde VIEW Şerit menü başlığından Split View buton grubunda Details Form onay kutucuğunu işaretledikten sonra sağındaki aşağı doğru açılan listeden More Views seçimini yapıp, ekrana gelecek pencerdeki listeden Task Details Form'u seçebiliriz. Artık ekranın alt yarısında Task Form yerine Task Details Form yer alacaktır. Bu görünümde iken kısıtlamalar da faaliyetlerin her biri için bu alanda görüntülenebilir olacaktır. TAKVİMLEME YÖNTEMLERİ ARASINDA GEÇİŞ YAPMAK Auto Scheduling Mode ile Manually Scheduling mode arasında geçiş yapmak çok kolaydır. Bir projenin belli bir adımından sonra oluşturulacak yeni faaliyetler için bu ikisi arasında 12
seçim yapmak gerekebilir. Bunun için FILE Şerit menü başlığından Options'a girer, Schedule sekmesinde yer alan New Tasks Created AUTO/MANUAL seçimini yapabiliriz. Not: Manuel (El ile) Takvimleme 2010'un bir özelliğidir. Proje dosyanızı eski sürümlerde açmaya kalkıştığınızda otomatik olarak Auto'ya dönüştürülürler. Durum çubuğunun sol altındaki kısımdan da bu değişikliği yapabilirsiniz. RESOURCES (KAYNAKLAR) VIEW Şerit Menü Başlığı / Resource Sheet, VIEW Şerit Menü Başlığı / Resource Usage Projemizi oluşturan faaliyet safhalarına o faaliyetlerin gerçekleşmesinde rol oynayacak kaynaklarımızı atamak için Resource Sheet butonu ile geçeceğimiz görünüm modunu kullanırız. Bu görünüm modunda iken aynen faaliyetlerimizi girdiğimiz gibi Kaynaklarımızı kayıt altına alırız. Kaynaklar 3 tür başlığı altında toplanmaktadırlar. 1. WORK 2. MATERIAL 3. COST En sık kullanılan kaynaklar iş gücü bakımından WORK grubu altında yer alanlardır. Projede kullanılacak mühendisten, işçilere, sistem yöneticisinden, web tasarımcısına kadar herkes bu kapsama dahil olacaktır. MATERIAL ise genel olarak hammaddelerin dahil olduğu gruptur. Demir, çimento, kalıp, kablo, v.b. birim değeri ve birim fiyatı olan kaynaklardır. COST ise genellikle en az kullanılan tür olup, sabit ya da değişken maliyetleri kapsar. Work tipi kaynaklarda kritik faktör zamandır. 100% olarak ifade edilen değer 1 kişilik iş gücünü tanımlar. 2 kişi 200%, 3 kişi 300% şeklinde ifade edilir. Material tipi kaynaklarda ise Material sütununda birim cinsini, ton, kg, adet, metre, m 2, m 3, v.b. ifade etmek gerekir. Cost ise seyahat, konaklama, harçlar, cep telefonu faturası gibi, kavramları kapsamaktadır. Doğrudan resource sheetten ücretlendirilmezler. Mühendis gibi bir work tipi kaynak oluşturduğumuzda, kişinin adını öğrendikten sonra Resource name sütununda kişinin adını girerek bilgileri güncelleyebiliriz. Work tipi kaynaklarda Type Work, material BOŞ bırakılır. Grup sütunu ise taşeron firma adı departman adı gibi bilgiler ihtiva edebilir ve birden fazla sayıda work tipip kaynak, aynı üstleniciden geliyormuş gibi gösterilebilir. Max. Sütunu ise 1 kişinin 100% ve ya daha fazla sayıda kişinin ona göre yüzdeli olarak gösterildiği alandır. Base sütunu ise kaynağa atanan takvimin sergilendiği alandır. İlgili kaynağa ilgili takvimi atayabiliriz. Bir kaynağın adına çift tıkladığımızda ya da RESOURCE Şerit menü başlığından Properties buton alanında Information butonuna tıklayarak RESOURCE INFORMATION (Kaynak Bilgileri) penceresini açarız. Bu pencerede kaynakla ilgili daha fazla detay görebiliriz. Zamlanan kaynak birim ücretleri güncellemelerini de bu pencerede yer alan Costs sekmesinden yaparız. Böylelikle bu bilgiler ışığında Microsoft Project 2010 programı bize iş takvimini ve maliyetleri oluşturacaktır. Materyal tipi kaynaklar proje ilerledikçe tüketilen materyalleri kapsar. Kağıt, Benzin, Çimento v.s. Bu tip kaynaklar hemen proje kapsamına girmezler. Kendilerine ihtiyaç duyulana kadar beklemede kalırlar. Bu nedenle oluşturuken, Work tipi kaynaklarda kullandığımız bazı sütunlar burada boş kalacaktır. Resource Sheet görünümünde iken ilk boş resource name kutucuğuna tıklayarak önce materyalin adını gireriz. Enter tuşuna basarak giriş işlemimizi onayladığımızda Microsoft Project 2010, Type kutucuğunu otomatik olarak Work olarak dolduracaktır. Eğer kaynağımız materyal sınıfında ise o zaman bu lana tıklayıp Material olarak değiştirmemiz gerekecektir. Bunu yaptığımızda ise Material sütunundaki kutu aktif hale gelecektir. Max., Ovt. 13
Rate, Base kısımları otomatik olarak boşaltılacaktır. Çünkü çoğu materyalin zamana bağlı maliyeti yoktur. Ünite ya da birim maliyeti vardır. Material sütununda birim adını ton, adet, m 3, v.b. yazarız. Std. Rate sütununda da bu birimin 1 adedinin maliyetini yazarız. Bu noktadan sonra materyal kaynağımız, bir kereye mahsus bir el çabukluğu gerektirecektir. Materyalin tüketimi kullanıldığı faaliyetin ne kadar zamanda gerçekleştiğine bağlı olarak değişecektir. Ör: Bir yere giderken harcadığımız benzin, Ya da bir açılış gecesinde tüketilen içecek miktarı gibi, ki bu açılış planladığınızdan uzun sürebilir. El çabukluğu da tam bu noktada devreye giriyor. /hr ifadesini kaynak atama esnasında Unit kısmına koyarsanız, harcamanın, süre ile orantısını da kurmuş olursunuz. Gantt Chart görünümüne geçeriz ve VIEW şerit menü başlığından Split View buton grubunda Details onay kutucuğunu işaretleriz. Ekranın alt yarısına Task Form görünümü eklenir. Bu ekranın sol kısmı Resource Name alanını gösterecektir. Buradan materyali bulup seçeriz. Yanındaki kutudan da Units kısmına mesela 6/hr yazarız ve bu ekranın sağ üst kısmından [OK] butonuna tıklarız. Project bu alanı 6 kilo / saat gibi birim adını da ekleyerek değiştirecektir. Bu alana sağ tuşla tıklayınca açılan menüden Cost u seçersek bu sefer de kaynakların maliyetlerinin yansıdığı bir görünüm elde etmiş oluruz. Resource Sheet'te bir Material türü kaynağın her kullanımında ya da o kaynağa her başvuruluşunda bir ekstra bedel ödeniyorsa COST/USE sütununda bu bedel gösterilebilir. Bu, kaynağın kullanımı esnasında birim tüketim miktarının yanına eklenecek bir gider olacaktır. Accure sütununda ise kaynağın maliyet oluşturma biçimini seçeriz. Üç seçenek mencuttur. Start, Prorated ve End. Prorated seçili olarak bırakıldığında maliyetin oluşumu, faaliyetin süresine yayılacak demektir. Eğer maliyet kaynağa başvurduğumuz anda gerçekleşiyorsa Start seçeneğini, faaliyetin tamamlanmasıyla birlikte gerçekleşiyorsa End seçeneğini seçebiliriz. Öte yandan Std.Rate sütununda belirlediğimiz birim ücret /hr (ssatlik değer) olmak zorunda değildir. /day, /month, /week gibi ifadelerle de donatabiliriz. Bir faaliyet seçili durumda iken VIEW Şerit menü başlığından Details onay kutucuğunu işaretleyerek ekranın alt yarısına Task Form'u çağıralım. Task Form'da boş bir alana sağ tuş ile tıklayıp açılacak menüden Resources & Successors'ü seçelim. Materyal tipi bir kaynağı faaliyete atamayı deneyelim. Units kısmına birimi /h eklentisi ile eklersek, durum materyalin birim ücreti x saatlik tüketim x faaliyetin süresi şeklinde gerçekleşecek bir gider doğuracaktır. Ovt. Rate sütunu ise fazla mesai ücretleri için ayrılmış bir sütundur. Work tipi kaynaklara uygulanabilir. Projenin kaynaklarının atanmasının öncesinde std. Ücreti ve fazla mesai ücretini belirleyebiliriz. Bunun için FILE Şerit menü başlığında Options butonun tıklayıp, açılacak pencerede Advanced sekmesinde General Options for this Project kısmında Std.Rate ve Ovt.Rate kısımlarına bu rakamları girebiliriz. 14
Cost tipi kaynakların tüketimi zamana bağlı olarak gerçekleşmeyen ve bir materyal tüketmeyen maliyet unsurları olduğunu söylemiştik. Cost tipi bir kaynak Resource Sheet e kaydedilirken sadece adı ve varsa kısaltması girilir. Bir de ödeme genellikle Start ya da End biçiminde olacaktır şeklinde ödeme türü belirtilir.bu tip bir kaynağın maliyeti faaliyete atandıktan sonra belirlenir. Örneğin İzmir Bürosuna Ziyaret adlı bir faaliyetimiz olsun. Resource Sheet te Uçak Yolculuğu adı ile yarattığımız ve Konaklama adı ile yarattığımız kaynaklarımızı Gantt Chart görünmünde iken task form'dan bu faaliyete atayalım. Task Form'a sağ tuş ile tıklayıp açılacak menüden Cost başlığını seçelim. Bu görüntüleme modunda iken Cost sütununa bu kaynakların maliyetlerini el ile gireriz. Onaylanması için Task Form'un sağ üst köşesinde yer alan [OK] tuşuna tıklarız. Daha sonra VIEW Şerit menü başlığından Resource Usage'a tıklayarak Uçak Yolculuğu ve Konaklama Adlı kaynaklarınızı inceleyin. Total değer oluşumlarını gözlemleyin. Ayrıca bu değerleri Gantt Chart görünümüne sütun (Cost) ekleyerek de görüntüleyebilirsiniz. DURATION, WORK ve UNITS Arasındaki İlişki 15
Bir faaliyeti Gantt Chart'ta görüntülemekteyken altta Task Form'da Task Type kısmında Fixed Work'ü seçip ikinci bir kaynak kişi ekleyip 80 saat süren işi aynı anda iki kişinin çalışması ile 40 saate, böylelikle faaliyetin süresi olan 10 iş gününü de 5 iş gününe düşürebiliriz. Task Form'daki Effort Driven (Emeğe Dayalı) onay kutucuğu bu işlemleri yaparken işaretli durumda idi. Bu işareti kaldırmak sürenin kısalmasını engelleyecektir. Ancak beraberinde sabit olan faaliyet süresi de değişecektir. Pek çok değişkenin sayısal değeri ile oynarız. Neticede tümü de faaliyetin süresini etkiler. Eğer bir faaliyete atayacağınız kaynakların ne olduğunu biliyorsanız Gantt Chart görünümünde ekranın alt yarısında yerleştireceğiniz TASK FORM aracı bu işleri takip ve kontrolünüzü kolaylaştıracaktır. Resource Name sütunundan kaynağınızı seçip, units kısmını boş bırakıp [OK]'e tıkladığınızda Units değeri otomatik olarak 100% alınacaktır. Bu rakam sonradan da el ile değiştirilebilir niteliktedir. Örneğin 40 günlük süresi olan bir faaliyete bir kaynak atadığınızda 100% otomatik değerini almış ise, günlük 8 saat çalışma değeri x 40 gün faaliyet süresi = 320 İşgücüSaat lik bir dğer ortaya konacaktır. İkinci bir kaynak kişiyi bu faaliyetin altına eklediğinizde ise Work süresi olan 320 aralarında payaştırılacak ve faaliyetin duration'u olan 40 gün 20 güne inecektir. Tabii ki bu işlemler boyunca Effort Driven (Emeğe Dayalı) onay kutucuğunun işaretli olduğunu söylemekte fayda vardır. Aynı işlemleri RESOURCE Şerit menü başlığından Assign Resources butonuna tıklayarak açabileceğimiz kaynak atama penceresinden de gerçekleştirebiliriz. Bu pencerede Filter By seçeneği ile kaynakların görüntülenmesine filtreleme uygulayabilir, Available to Work (İşe Müsaitlik) kısmından ise faaliyetimizin başlangıç ve bitiş tarihleri arasındaki uygun durumda olan kaynakların görüntülenmesini sağlayabiliriz. İşimiz bittiğinde çarpı sembolü barındıran butonuna tıklayarak pencereden çıkabiliriz. 16
KAYNAK ATAMALARINI İNCELEMEK ve AŞIRI TAHSİSLERİ YAKALAMAK Kaynaklarınızı faaliyetlerinize atadıktan sonra, kaynak atamalarınızın işleriliğini kontrol etmek için planlı takviminizin üzerinden ikinci kez geçmeniz gerekir. İş yükünüz doğru olmalı, böylelikle çalışanlarınızı ve takım arkadaşlarınızı, zamanlarını boşa harcamadan kullanmış olursunuz. Gantt Chart görüntüleme modu, Task Form aracı ve Assign Resources diyalog kutusu her seferinde bir faaliyetin atanmış kaynaklarını ve faaliyet evrelerini gözden geçirmeniz için emrinizde olan araçlardır. Resource usage görünümü kaynak atamalarını takip etmeniz için önemli bir araçtır. Gün aşırı atama detaylarını ve aşırı kaynak tahsislerini böylece takip edebilirsiniz. Diğer görüntüleme moetodları da aşırı tahsis durumlarını yakalamada yardımcı araçlarınızdır. Kaç kaynağın aşırı tahsise uğradığını çabukça taramak için Resource Sheet'e bakarız. (VIEW/Resource Sheet). Eğer bir kaynak sadece bir sefer mahsus bile aşırı tahsise uğramışsa listede KALIN harflerle ve KIRMIZI renk olarak görüntülenecektir. Info sütununda da bu kaynağın yanında içinde ünlem işareti barındıran sarı elmas biçimli bir sembolle ifade edilecektir. Bu ekranda iken kaç kaynak aşırı tahsise uğramış görebilirsiniz. Ancak kaynakların hangi kullanımlarında ve kaç kez aşırı tahsise uğradıklarını göremezsiniz. Resource Usage görünümü tüm kaynakların atamalarını görmek için çok iyi bir yöntem olarak karşımıza çıkmaktadır. Günü gününe atanan saatlerin ürettiği aşırı tahsis hemen gözümüze çarpacaktır. (VIEW/Resouce Usage). Bu görünümde iken projemizde kullanılan tüm kaynaklar alt alta Resource Name sütununda görüntüleneceklerdir. Hemen bu ekranda kaynağın kaç saatinin projeye atandığını Work sütununda görürüz. Summary (Özet) nitelikteki satırlar toplam saati gösterirken, altındaki ötelenmiş satırlar her bir atamayı ayrı ayrı gösterirler. Bu modu ilk kez kullanarak kaynakların atamasına baktığımızda muhtemelen aşırı tahsis hemen görüntülenemeyecektir. Görülse bile zamana yayılmış ya da birden fazla atamaya yayılmış olarak görülebilir. Bir aşırı tahsisten diğerine sıçrama yoluyla takip etmek için RESOURCE Şerit menü başlığından Next Overallocation butonuna tıklayarak atamaları kontrolden geçirebiliriz. Bu komut o anda ekranda tıklayarak seçmiş olduğunuz hücreden itibaren taramaya başlayacağından kullanmadan önce Ctrl+Home tuş kombinasyonu ile satırın başına daha sonra da Ctrl+ tuş kombinasyonu ile sütunun en tepesine ulaşıp ondan sonra kullanmaya başlamak yerinde bir karar olacaktır. Bu butona her tıkladığınızda zaman periyoduna bağlı kalmakla birlikte atamadan atamaya ileriler. Sütundaki son atamaya ulaştığınızda bir sonraki zaman dilimine geçer. (Ör: bir sonraki güne geçer). Bu yüzden zaman çizelgesini günler yerine haftaları görüntüleyecek şekilde ayarlamak daha yerinde bir yaklaşım olacaktır. Ekranda zaman çizelgesi alanının başlığına sağ tuş ile tıklayarak açılacak menüden Timescale'e tıklayın. Açılan pencerede Bottom Tier sekmesinde Units kısmında days yerinde weeks'i, Middle Tier sekmesinde ise weeks yerine months'ı seçin. [OK]'e tıklayın. Eğer kaynak aşırı tahsis edilmişse özet bilgi alanındaki satırı kırmızı ve kalın olacaktır. Sağdaki zaman çizelgesi ise her bir zaman 17
periyodunda atanan süreleri gösterecektir. Bu süreler kaynağın müsait olduğu zaman miktarını aşmışsa kırmızı görüntüleneceklerdir. Ne yazık ki aşırı kaynak tahsisi durumunun oluşmasına birden fazla sayıda faliyet katkıda bulunuyorsa, özet bilgi kısmındaki süre kırmızı renkte görüntülenmesine karşın, çizelgede tahsis satırında bu durum görüntülenmeyebilir. Aşırı tahsis edilmiş kaynaklara, kaynak görünümünü filtreleyerek bakabilirsiniz. Resource Name başlığının sağındaki oku tıklayarak menüyü açın. Filters'dan Overallocated Resources'ı (Aşırı Tahsis Edilmiş Kaynaklar) seçin. Listenin görüntülenmesi değişiecek ve sadece kalın kırmızı yazıyla görüntülenenler ekranda kalacaklardır. Çünkü artık yaptığımız filtreleme işlemi sonucunda listemizde sadece aşırı tahsise uğramış bulunan kaynaklar görüntülenmektedir. Bu filtreleme metodu değişik amaçlarla da tüm görüntüleme modlarında kullanılabilir. Tüm kaynakların görüntülendiği şekle geri dönmek isterseniz, aynı filtreler ekranından All Resources 'ı (Tüm Kaynaklar) seçin. Aşırı tahsisleri dengelemeye çabalarken diğer kısımların yardımı dokunabilir. (Resource Usage Tools / Format) Aşırı Tahsis alanı size kaynağın mevcut süresini ne kadar aştığınızı söyleyebilir. Diğer yandan Remaining Availability sahası ise kaynakların müsait kalan sürelerini bize gösterir. Bu ikame imkanları yaratabilir. MS Project 2010 bize kaynak kullanım çizelgesinde diğer shaları göstermeyi ya da gizlemeyi mümkün kılmıştır. Resource Usage Tools / Format Şerit menü başlığında Overallocation onay kutucuğunu işaretlediğinizde ekranın sağ tarafında her bir kaynak ve kullanımına ikinci bir satır açıldığını göreceksiniz. Bu satır bize aşırı tahsisi gösterecektir. Kaynak Tahsis Görünümü (Resource Allocation) ise (VIEW/Details/More Views/Resource Allocation) bir adım öteye giderek aşırı tahsisleri gidermeniz için faaliyetleri el ile geciktirmenize olanak tanır. Ekranın sol yarısı Kaynak Kullanım Görünmünü sergilemekteyken alt yarısı Leveling Gantt görünümündedir. Bu alanda Leveling Delay sütunundan düzeltme ikamesi olarak bir süre girebilirsiniz. Faaliyetiniz girdiğiniz değer kadar takvimde ötelenecektir. Bu ekrana ilave olarak Resource Graph'i kullanmak işimizi kolaylaştıracaktır. Kaynak tahsisini zaman dilimleri içerisinde grafik olarak gösterecektir. VIEW Şerit menü başlığından Details onay kutucuğunu işaretledikten sonra yanında açılan listeden Resource Graph'i seçebilirsiniz. Grafikteki dikey çubuklar kaynağımızın zaman dilimindeki tahsislerini gösterecektir. Bu çubukların kaynağın uygunluk limitini belirten çizgiyi aştıklarında üstte kalan kısımları kırmızı olarak görüntüleneceklerdir. Resource Graph aşırı tahsisin sürelerini göstermemektedir. Bu yüzden Resource Usage alanında Details View'dan bakmak daha iyi olacaktır. Ekranın sol altında kalan Resource Graph'e tıklayarak seçili olduğundan emin olun ve yukarıdan Resource Usage Tools / Format Şerit menü başlığı altındaki Graph seçeneğinin yanındaki açılır listeden Overallocation'ı seçin. Artık sürelerin grafiğin dilimleri altında sergilendiğini göreceksiniz. MS Project 2010'da kaynak tahsis ve aşırı tahsisi durumlarını görüntülemek için çeşitli yollar vardır. Çeşitli görüntülemeleri seçerek, filtreler kullanarak kaynakları nasıl yeniden tahsis edebileceğinize karar verebilirsiniz. Genellikle sol alanda Resource Usage'ı tutup altta Leveling Gantt gibi işinize yarayacak alanları kullanmak detaya girip çözüm üretirken işinizi kolaylaştıracaktır. 18
KAYNAK ATAMALARINI DÜZENLEMEK Çok çeşitli şekillerde ve boyutlarda düzenleme yapılabilir. Bir faaliteye kaynak ekleyebilir ya da eksiltebilir, faaliyet süresi ya da kaynak süresini değiştirebilir, kaynağın faaliyete atandığı sürenin yüzdesi ile oynayabilirsiniz. Arzuladığınız atama sonucunu elde etmek için seçtiğiniz faaliyet türüne bağlı olmakla birlikte Effort Driven Emeğe Dayalı kullanım kısmı üzerinden hesaplar için oynama yapmanız gerekebilir. Duration, Work ve Unit miktarları ile de oynama yapmanız gerekebilir. Bir örnek üzerinde Assign Resources aracını kullanarak üç değişik atama şeklinin nasıl farklı sonuçlar doğurduğunu gözlemleyelim. Bir faaliyetin kaynaklarına ekleme, çıkartma ya da ikame yapmak istediğinizde RESOURCE Şerit menü başlığından Assign Resources butonu ile açılacak olan Kaynak Atama ekranı işimizi kolaylaştıracaktır. Önce Gantt Chart görünümünde iken kaynağında değişiklik yapmak istediğiniz faaliyetinizi farenizin sol tuşu ile bir kez üzerine tıklayarak seçin. Daha sonra Assign Resources penceresini açın. Bu durumda faaliyete ilişkin veriler karşınıza gelecektir. Atanmış kaynakların en tepede sergilendiği daha sonra da altında atanmamış kaynakların alfabetik sıralama ile listelendiği bir görünüm ile karşı karşıya geleceksiniz. Zaten bir kaynak atanmış faaliyetimize ikinci bir kaynağı listeden seçip Assign (Ata) butonuna tıklayarak atama işlemini gerçekleştirelim. Bu esnada kaynağın Units kısmını boş bırakırsak otomatik olarak 100% şeklinde doldurulacaktır. Bu aşamadan sonra Gantt Charttaki faaliyetin adının görüntülendiği hücrenin sol üst kısmında yeşil bir üçgen, hemen yanında da bir ünlem işaretli bildirgeç belirecektir. Bu, MS Project 2010'un istediğimiz değişikliğin faaliyetimize uygulanması için birtakım seçenekler sunduğu alana giden yolun başlangıcıdır.önce üçgen işaretine ardından yanında belirecek olan ünlem işaretine tıklayın. Bu örnekte ilk seçeneği seçtiğimizde Duration kısalır, Task daha kısa sürede biter, ama belirlenen miktarda işgücü gerektirir. İkinci seçeneği seçtiğimizde ise Duration'ı sabit kılmak maksadıyla total work'ü artırabiliriz. Böylelikle faaliyete harcanan işgücü yükselecektir. Bu yöntem müşterilerinizin projeye sonradan dahil etmek istediği yeni özelliklerini karşılamak için birebirdir. Üçüncü seçenekte ise kaynakların günlük tüketim miktarlarını düşürerek toplam faaliyet süresi ile toplam iş gücü süresini sabit tutmayı amaçlarız. Bu yöntem işi tüm kaynaklara yeniden dağıtmayı amaçlar. Kaynak eksiltmesi yaptığınızda ise, bu akıllı etiket bu kez daha farklı uyarılar ekrana getirecektir. Faaliyet süresinin artması, Toplam iş süresinin düşmesi, harcanan birimlerin yükselmesi buna örnek verilebilir. ASSIGN RESOURCES penceresinden atanmış bir kaynağa tıklayıp seçin, daha sonra da Replace butonuna tıklayarak açılacak diğer bir pencereden bu kaynağın yerine koyacağınız başka bir kaynağın adını seçin. Basitçe bir kaynaktan diğerine geçtiğiniz için, herhangi bir uyarı baloncuğunu cevaplamak zorunda kalmazsınız. Özetle siz bir değişiklik yapmaya kalktığınızda Assign Resources penceresi kaynak atamalarınızı düzenlemekte yardımcı olacaktır. Açılan pencerelerdeki sorularu arzularımız doğrultusunda cevaplayarak, MS Project 2010'un istediğimiz doğrultuda değişiklikler yapabilmesine ufak bir katkı sağlamış oluruz. 19
TEAM PLANNER (TAKIM PLANLAYICISI) GÖRÜNÜMÜ (RESOURCE / TEAM PLANNER) MS Project programının 2010 versiyonu ile gelen yeni özelliklerindendir. Küçük parçalar halindeki takımlara kaynak atamak için işi kolaylaştıran bir arayüze sahiptir. Team Planner projeye atanmış her kaynak için bir alan görüntüler. Bu alanlar zaman çizelgesi ile bütünleşmiştir ve siz de faaliyetleri sürükleyerek kaynaklara atayabilirsiniz. Atamaları bir kaynaktan diğerine taşıyabilir, zaman çizelgesi içindeki yerini değiştirebilirsiniz. Görüntülemek için RESOURCE Şerit menü başlığından Team Planner butonuna tıklayabilirsiniz. Bu görünümde atamalarınızı yapmaya başlamadan önce ekranı gözlemleyelim. Ekranın sol üst kısmında kaynaklar sıralanmaktadır. Her satırda bir kaynak bulunmaktadır. Eğer bir faaliyetin zaman planlanması takvimlenmemiş ise hemen ikinci sütunda (Unscheduled Task) görüntülenir. Bir faaliyeti kaynaklara atamanın bu ekranda iki yolu vardır. Ekranın alt yarısından faaliyeti farenizin sol tuşu ile tutup yukarıdaki alana sürükleyerek ilgili kaynağın satırına bırakırsınız. Ancak bu işlemi yaparken faaliyetin takvimde yanlış günlere kaymamasına özen göstermeniz gerekmektedir. El ile takvimlenmiş ya da süresi belli olmayan faaliyetler için bu durum çok da önemli değildir. Faaliyeti doğru alana çekebilirsiniz. Fakat otomatik takvimlenmiş faaliyetler için yanlış bir tarih aralığına sürükleyip bırakma eylemi, o faaliyet için bir gün kısıtlaması (Day Constraint) yaratacaktır. Bu durumdan özellikle kaçınmak için otomatik takvimlenmiş faaliyetleri faremizin sol tuşu ile basılı tutup yukarı alana sürüklemek yerine Faaliyetin üzerine faremizin sağ tuşu ile tıklarız. Açılacak menüden Reassign to seçeneğine tıklarız yanında açılacak listeden de atanacağı kaynağın adını seçeriz. Böylelikle takvimde kayma yaşanmadan atamayı ilgili kaynağa gerçekleştirmiş oluruz. Eğer aynı faaliyeti bir başka kaynağa daha atayacak isek, hızla faaliyetin adına çift tıklayıp açılacak Task Information penceresinde Resources sekmesinde ikinci kaynağı seçebilir ve bu kez aynı grafik faaliyet çubuğunun iki kaynak satırında birden görüntülendiğine şahit olabiliriz. Team Planner görünmünde iken, ekranın sağı faaliyetleri takvimdeki başlangıç-bitiş tarihleri arasındaki bir çubuk şeklinde görüntüler. Ancak bu barlar kaynaklarla bağlanmış durumda olduklarından atanmış durumdadırlar. Şayet iki faaliyet tek bir kaynağa atanmışlarsa ve özellikle de bu durum aynı zaman dilimi için geçerli olmuşsa bu faaliyetlerden en az birinde kırmızı ile gösterilen alanlar oluşabilir. Bu durum aşırı kaynak tahsisinin göstergesidir. Kaynağın adı da kırmızı görüntülenecektir. TEAM PLANNER Tools / Format Şerit menü başlığından Prevent Allocations butonuna tıkladığımızda bu çakışmalar otomatik olarak önlenecektir. Bir kaynağa zaten önceden tahsis edilmiş bir faaliyetin aynı zaman aralığında bir başka faaliyetle çakışması durumunda faaliyet, kaynağın müsait olduğu en yakın zamana ötelenecektir. Çakışma yaşanan ya da aşırı tahsis edilmiş olan bir faaliyeti, kaynağın yardımcısı durumunda olan başka bir kaynağa sürüklemek de durumu çözümlemek için kullanabileceğiniz bir yöntemdir. Örneğin Projenin Tasarlanması faaliyeti ile Projenin Yazıcıdan Çıkartılması faaliyeti aynı gün aynı kaynağa örneğin Bilgisayar Mühendisine atandığında faaliyet sürelerine bağlı olmakla birlikte bir aşırı kaynak tahsisi durumu yaşanabilir. Eğer projenizde bilgisayar mühendisi asistanı gibi bir alternatif kaynak var ise çıktıyı alma işini basitçe ona sürükleyerek çakışmadan kurtulabilirsiniz. Bir diğer yöntem de Team Planner görünümünde iken üst üste çakışmış iki faaliyetten birini seçip (Prevent Allocations Devre Dışı Bırakılmış Olmalıdır), TASK Şerit menü başlığından Move butonuna tıklayıp açılacak listede When Resources Available 'ı seçebiliriz. Proje seçili tahsisi kaynağın müsait olduğu bir tarihe öteleyecektir. Gerekirse faaliyeti parçalara da bölebilir. Unutulmamalıdır ki küçük takımlar halinde faaliyetler gerçekleştiriliken Team Planner View'ın kullanılması tercih edilmelidir. 20
GÖRÜNÜMLERLE ÇALIŞMAK Değişik görünüm modlarında çalışırken, bu modları özellştirebilirsiniz. Timeline'ı açıp kapayabilir, gezinebilirsiniz. Gantt Chart görünüm modunda iken VIEW Şerit menü başlığından Timeline onay kutucuğunu açıp kapatabilirsiniz. Timeline görünmün ekranın üst kısmında belirdiğinde mavi kaydırma barından tutup sürükleyerek farklı zaman aralıklarının aşağıda takvimlenmiş detay alanında görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Ekranı ortadan ikiye böle dikey çizgiyi fare ile sürükleyerek ekranın ne kadarının Gantt Chart'a, ne kadarının takvimlenmiş grafik alana müsait kılınacağına karar verebilirsiniz. Ekranı ortandan bölen yatay çizgiyi fare ile sürükleyerek ekranın ne kadarının Gantt Cahrt görünümüne, ne kadarının ekranın altında yer alacak olan Task Details gibi bir bilgi alanına müsait kılınacağını da siz belirleyebilirsiniz. Ekranın en altında yer alan durum çubuğunda sağ kısımda da düğmeleri kullanarak temel görünüm modları arasında hızlı geçiş yapabilirsiniz. Bazen görünüm size uygundur ama içindeki tabloları farklılarştırmak isteyebilirsiniz. VIEW Şerit menü başlığı altında yer alan TABLES butonu bu amaçla size yardımcı olacaktır. Farklı tablo görünümlerini bu düğme sayesinde elde edebilirsiniz. Tüm Hücreleri Birden Seçme Kutusuna (All Cells Box) sağ tuşla tıkladığınızda açılan liste size seçimler sunar. Cost, Summary, Variance bunlara örnektir. Bir görünüm modunda iken sütun etiketlerine farenizin sağ tuşu ile tıkladığınızda açılacak menüden Insert Column (Sütun Ekle), Hide Column (Sütun Gizle) seçenekleri ile ekstra sütunları o moda ekleyebilir ya da gizleyebilirsiniz. Bazen bu sütunların adlarını gmsteren etiketler olağandan fazla daralabilir ya da genişleyebilir. Bu durumda iki sütunun etiketleri arasındaki sınır çizgisinin üzerine gelerek farenizin sol tuşuna basılı tutarak sütunları genişletme/daraltma işlemi yapabilirsiniz. Pek çok görüntüleme modunda sütunların en sağında Add New Column (Yeni Sütun Ekle) adlı bir sütun da yer alacaktır. Bu alana tıklayarak da sütun ekleme işlemi yapabilirsiniz. Sütunları sürükleyerek birbirleri arasındaki sıralamayı da değiştirebilirsiniz. Bir sütunun etiket alanına sağ tuşla tıklayınca açılacak menüden Field Settings'e girerseniz, sütunun adını değiştirebilirsiniz. Altındaki verilerin o sütuna hizalanma yapısını değiştirebilirsiniz. Wrap Text seçeneği ile yazılan yazının tek satıra sığmaması durumunda otomatik olarak alt satıra indirilmesini sağlayabilirsiniz. Tüm bu yaptığınız özelleştirme hareketleri sonucunda ekranda elde ettiğiniz görünümü VIEW Şerit menü başlığından Tables butonu altında yer alan Save Fields as a new table seçeneği ile kaydedebilir, daha sonraki proje işlemlerinizde de kullanabilirsiniz. Bu alanda SORT butonunu kullanarak verilerin ekranda sıranış biçimlerine de müdahalede bulunabilirsiniz. Faaliyetlere olduğu gibi Kaynaklara da SORT işlemini uygulayabilirsiniz. Resource Sheet görünüm modunda iken, VİEW Şerit menü başlığı altından SORT butonuna tıklayarak açılacak listeden Sort By seçeneğine girdiğinizde ise alt alta üç kriteri birden seçerek de listeleme kriterleri oluşturabildiğinizi göreceksiniz. İlk adımda Type ve Descending, ikinci adımda Name ve Ascending değerlerine göre sırala dediğinizde kaynaklarınız, WORK,MATERIAL,COST sıralamasıyla ve kendi içlerinde A'dan Z'ye sıralanmış biçimlerde görüntüleneceklerdir. Bu işlemi kalıcı kılmak için de açılan bu pencereden Permanently Renumber Resources onay kutucuğunu işaretlemeniz gerekmektedir. 21
PROJE İZLEME ve TAKİBİ Proje planlamanızı bitirdiğinizde projenizi bir baseline (referans noktası) kapsayacak şekilde kaydedersiniz. Bu noktada projenizde yer alan tüm sayısal değerler hedefe ulaşmayı amaçlayacak şekilde yapılandırılmışlardır. Bu noktada oluşturulacak olan baseline'ın planlanan bir bütçe oluşturacağını söyleyebiliriz. Projenizin çalıştığı sürece neticenin performansa göre değişeceğini söyleyebiliriz. Belli bir noktaya ulaştığımızda MS Project 2010 bu referans noktadaki değerler ile ulaştığımız noktadaki değerleri kıyaslayarak, bütçe maliyetleri ile gerçek maliyetler arasındaki farkı hesaplayacaktır. Söz gelimi işlerin planladığınızdan kısa sürmesi, uzun sürmesi, daha az ya da daha fazla kaynak kullanarak projeyi yürütmekte olduğunuz, zamlar gibi kavramlar bu farkın pozitif mi yoksa negatif mi olacağını belirleyen unsurlar olacaktır. Takvilenmiş değerler ile Referans değerleri mukayese ettiğinizde bütçenizde doğru noktada olup olmadığnızı göreceksiniz. Proje siz, müşteri, yönetici grubun istediği formata girdiğinde SAVE (KAYIT) edin. Baseline olarak kaydettiğiniz bu dosya, tarihler, faaliyet süreleri, iş süreleri, maliyet ve diğer sahalardaki değerlerin yorumlanmasıyla oluşacak bir takım veri serilerini içerecektir. Gantt Chart görünüm modu başlangıçta bu baseline'ı göstermeyecektir. TRACKING GANTT görünüm modu buna uygundur. TASK Şerit menü başlığından Gantt Chart butonu altından Tracking Gantt'a geçebilirsiniz. Grafik alanda faaliyet çubuklarını düzgün görüntüleyemiyorsanız, TASK Şerit menü başlığında iken ekranın en sağında Scroll to Task butonuna tıklayarak adına tıkladığınız faaliyetin hızla grafik alanda gösterilmesini sağlayabilirsiniz. Tracking Gantt görünüm modunda grafik alanda her faaliyet için iki adet alt alta birbirine yapışık bar (çubuk) vardır. Üstte yer alana ve mavi olan faaliyetin mevcut durumunu gösterirken, alttaki gri olan ise referans değerini sergileyecektir. Farklı verilere ve değerlere bakarken yardımı dokunacak bir başka ekran ise Task Details Form (Faaliyet Detay Formu) dur. VIEW Şerit menü başlığından Details onay kutucuğunu işaretlediğinizde yanında açılan listeden en altta bulunan More Views seçeneğine girer ve ekrana açılacak kapsamlı listeden Task Details Form'u seçebiliriz. Ekranın alt yarısına yerleşecek bu pencerede Current (Mevcut), Baseline (Referans) ve Actual (Sarf Edilen) seçeneklerini görürsünüz. Bunlar sayesinde referans alınan noktadaki, takvimdeki noktadaki ve fiili durumdaki farklılıkları yakalayabilirsiniz. VIEW Şerit menü başlığında Tables butonundan More Views seçeneğinden Baseline seçilebilir. Bu görünümde herşeyi hedeflediğiniz şekliyle görüntülersiniz. Bir projeyi ilk kez kaydettiğinizde Baseline ile Current değerleri aynı olacaktır. Zaman ilerledikçe ve birşeyler sarf edildikçe Current değerleri değişecektir. MS Project 2010, proje takibini baseline üzerinden yapacaktır. Ama sarf edilen değerleri de bir yandan takip edecektir. İkisinin arasındaki fark bütçe maliyetleri ile gerçek maliyetler arasındaki farkı verecektir. Bu veriler ışığında faaliyetlerin takvimde planlandığı gibi mi yürüdüğünü, yoksa daha faklı bir seyir mi izlediğini görebilirsiniz. Bir yandan da cevap aradığınız diğer soru maliyetlerinizin bütçe sınırları altında kalıp kalmadığı olacaktır. 22
BASELINE (REFERANS NOKTASI OLUŞTURMAK) Bir projede 11 adede kadar referans noktası oluşturabilirsiniz. PROJECT Şerit menü başlığından Set Baseline butonuna tıklamanız bu işlem için gerekli pencereyi karşınıza getirecektir. Bir adet oluşturduğunuzda artık projeniz ileride oluşacak farklılıkları hesaplamak için bu noktayı referans alacaktır. Start, Finish, Duration, Work, Costs sahalarındaki değerler referans olarak tutulacaklardır. Gantt Chart görünüm modunda iken, sol üst köşedeki All Cells Box'a sağ tuşla tıklayıp açılacak menüden Variance seçeneğine tıklayın. Ekrandaki görünüme Baseline Start ve Baseline Finish sütunları eklenecektir. Set Baseline butonuna tekrar tıklarsanız açılacak listede ilk baseline tarih bilgisiyle birlikte görüntülenecektir. Projenizin ileride büyük değişikliklere uğrama ihtimalini öngörüyorsanız, ekstra baselinelar oluşturmak akıllıca olacaktır. Örneğin projeniz yarısına geldiğinde kaydettiniz ve başka bir proje dosyası üzerinde çalışmaya başladınız. Daha sonra belli bir sürenin geçmesinin ardından tekrar önceki projenize geri döndünüz. Artık ilk baseline gerçeği tam olarak doğru bir şekilde yansıtmıyor olacaktır. Bu durumda yeni tarihleri hedefleyen, yeni bir baseline'a ihtiyacınız var demektir. Bu sayede ileri tarihlere doğru ilerlerken daha doğru bir performans takibi gerçekleştirebilirsiniz. Gantt Chart Tools / Format Şerit menü başlığındayken Baseline butonuna tıklayarak baselinelarınız arasında geçiş yapabilirsiniz. Keza PROJECT şerit menü başlığından Set Baseline butonunun alt menüsünden Clear Baseline seçeneği ile bu referans noktalarını silebilirsiniz de Bazen faaliyetlerin ciddi tarihsel değişikliklere uğraması söz konusu olabilir ya da yeni bir faaliyetin projeye eklenmesi durumu ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Örneğin; Genel Müdür işçilerle yarım saatlik bir görüşme talep etti. Bu durumu aynen ilk kez baseline oluşturuyormuşuz gibi kaydedebiliriz. Mesela bazı faaliyetleri seçelim. Bunun için VIEW Şerit menü başlığında iken Filter butonundan Incomplete Tasks seçimini yapalım. Ekranda sadece tamamlanmamış faaliyetler kalacak şekilde bir görüntüleme sergilenmiş olacaktır. Daha sonra da PROJECT Şerit menü başlığından Set Baseline butonuna tıklayarak istediğimiz baseline'ı seçerken altta Selected Tasks konumunu ayarlarsak ve [OK]'e tıklarsak sadece onlara ait bir referans zinciri tedarik etmiş oluruz. 23
İŞ TAKVİMİNİ GÜNCELLEMEK Takip sürecinde kullandığınız detay değeri, kurmunuza, proje tipine, sizden istenilen bilginin miktarına göre değişir. Tabii ki ne kadar veriyi, ne çeşitlilikte kullanarak projeyi oluşturduğunuz ve bu veriyi ne kadar sürede topladığınız gerçeği de durumu belirleyen faktörler olacaktır. Eğer proje sorunsuz bir şekilde ilerliyorsa Mark on Track aracı onları güncellemek için uygun bir yol olacaktır. PROJECT Şerit menü başlığından Status Date e projenin ilerlemiş halini görmek maksadıyla ileri bri tarih girebiliriz. Daha sonra da bir faaliyetin adını seçtikten sonra TASK Şerit menü başlığından Mark on Track butonuna tıklayalım. Proje belirli bir tamamlanma sürecini faaliyetin başlangıç ve bitiş tarihleri ile takvimde ayarladığınız tarihi dikkate alarak bir ilerleme sürecini grafik alanda faaliyetin grafik çubuğunun üzerine yansıtacaktır. Bir başka deyişle MS Project 2010 programı Actual Start Date'i, takvimlenmiş Date'e çekecek ve Status Date'e bakarak tamamlanma yüzdesini belirtecektir. Eğer çok ileri bir tarihe gitmiş isek faaliyet 100% ile tamamlanmış gösterilecektir. Bir başka hızlı ama daha düşük isabetlilik oranı olan güncelleme metodu da Percent Complete (Tamamlanan Yüzde) aracıdır. Unutulmaması gereken nokta bu araç kullanılırken tamamlanan süre Duration'dır. Yani sizin planladığınız süre, ne kadar işin tamamlandığı değil. Fakat durumunuz hakkında elbette size bir fikir verecektir. Bu aracı kullanmanın en hızlı yolu faaliyetin adına sağ tuş ile tıkladıktan sonra açılacak üst menü grubunda 100% şekilndeki ibareye tıklayarak arzu edilen tamamlanma yüzdesini seçmektir. Birden fazla sayıda faaliyete bu işlemi aynı anda uygulamaya kalkıştığınızda, Ctrl ile hepsini seçmeniz ve TASK Şerit menü başlığından Mark on Track butonuna tıklamanız, açılacak alt menüden Update Tasks butonuna tıklamanız yeterli olacaktır. Açılacak pencerede istediğiniz % değerini tüm faaliyetler için girmiş olursunuz. Bu pencerede % değerini değiştirince Total Duration da değişecektir. İşin ne kadar tamamlandığını görmek için ekranın alt yarısında açabileceğiniz Task Form alanında boş alana farenizin sağ tuşu ile tıklayın ve açılan menüden Work'ü seçin. Bu alanda da Actual Work ve Remaining Work değerlerini değiştirebildiğinizi göreceksiniz. 24
OVERTIME (FAZLA MESAİ KULLANMAK) Fazla Mesai kavramını orijinal proje planınızın bir parçası haline getirmemeye dikkat etmelisiniz. En başından itibaren usun satler boyu çalışan insanlara güvenerek bir proje yapmaya kalkışırsanız, planı uygulamaya koyduğunuz andan itibaren onları daha fazla çalıştırmak istediğinizde planın içerisinde yerleştirebileceğiniz bir boşluk bulamayabilirsiniz. Eğer bir projenin uygulaması esnasında takvimde kaymalar başlarsa, fazla mesaileri kullanarak, projenizi takvimde doğru noktada tutmaya çalışabilirsiniz. Bu işlem Microsoft Project 2010 programında biraz farklı bir biçimde ele alınıyor. Basitçe biraz hantal olduğunu söyleyebiliriz. İşin iyi yani fazla mesai ile ilgili alanların dışına hiç gitmeden sık sık durumu el ile idare edebilecek olmamızdır. Programın bu özelliğine başvuracağınız zamanlar yalnızca kaynaklara daha fazla ödeme yapmanızı gerektirecek fazla mesai saatleridir. Kaynaklarınızın kaç saat çalışmış olduklarına bakılmadan, ücretlerini ya da birim ücretlerini hak ettiklerinde, fazla mesailerini kolay kullanabileceğiniz bir takım teknikler ile elle idare edebileceksiniz.en iyi yaklaşım kaynakların iş programlarını daha uzun saatlerden oluşan zaman dilimleri şeklinde planlamak olacaktır. Örneğin bir kaynağın takvimine müdahale ederek, haftanın çalışılan günleri için fazla mesai saatlerini tanımlayabiliriz. PROJECT Şerit menü başlığından Change Working Time butonuna tıklarız. For Calendar: satırında ilgili kaynağı seçeriz. Work Weeks sekmesine geçeriz. Boş bir satıra Fazla Mesai adını gireriz. Uygulanacağı tarih aralığını da hemen yanına gireriz. Sağındaki Details butonuna tıklayarak detay işlemlerine geçeriz. Pazartesi'den Cuma'ya kadar olan günleri seçeriz. Günün bitiş saatini 17:00'den 19:00'a çekeriz. [OK] butonlarına tıklayarak bu pencereleri kapatırız. Bu günlere ekstradan 2'şer iş saati çalışma eklemiş olduk. Bunu yaparken, bir yandan asla sebebiyet vermek istemeyeceğimiz bir şey de Resource Sheet'te Max.Unit sayısında bir artış gerçekleşmesidir. Bunu yapmak Project programına basitçe elimde bu kaynaktan daha var istediğin gibi kullanabilirsin demek olacaktır. Ki böyle bir uygulamada da hemen şikayetler türemeye başlayacaktır. Ama kaynaklar sadece fazla mesai durumları için fazladan ücretlendirilirse projenizin aşamalarında bu süreyi faaliyetlere atarsak sorun olmayacaktır. Aksi takdirde işçilik maliyetleri doğru hesaplanmayacaktır. Daha önceki konularda fazla mesainin nereden ücretlendirildiğinden bahsetmiştik. [VIEW/Resource Sheet]. Fazla Mesai saatlerini atamanın en kolay yolu TASK USAGE, RESOURCE USAGE görünümlerini fazla mesai saatlerini görüntüleyecek şekilde özelleştirmektir. VIEW Şerit menü başlığından Task Usage görünüm moduna geçelim. Ekranın sağındaki tabloya Overtime Work satırını eklememiz gerekmekte. Bir sütun başlığına sağ tuşla tıklayıp açılan menüden Insert column'u seçerek Overtime Work'ü önce ekranın sol kısmına bir sütun halinde getiriyoruz. Aynı zamanda bu fazla mesainin zaman içinde dağılımını takip etmek için ekranın sağ tarafına da bir işlem gerçekleştireceğiz. Task Usage Tools/Format Şerit menü başlığından Add Details butonuna tıklarız. Açılan Detail Styles penceresinden soldaki listeden Overtime Work'ü seçeriz ve ortadaki Show butonuna tıklayarak sağdaki alana aktarırız. [OK]'e 25
tıklayıp bu pencereyi kapattığımızda artık her bir faaliyet ve kaynak atamaları için ikişer satır şeklinde alt alta Work ve Overtime Work kavramlarının ekranın sağ yarısında yer aldığını göreceksiniz. İki ya da daha fazla haftaya yayılmış bir faaliyetin bir haftadaki toplam değerini alıp ekranın sol kısmında açtığınız Overtime Work sütununa ilgili kaynağın yanına yazarsınız. Ne yazık ki Microsoft Project 2010 programında fazla mesai sürelerini birbirinden bağımsız zaman dilimlerindeki her bir hücreye ayrı ayrı atayamıyoruz. Bu nedenle bu bir haftalık süre projenin kalan süresine eşit miktarlarda dağıtılacaktır. Project programı bu süreyi fazla mesai olarak kabul edecek ve hesaplamasını fazla mesai birim ücreti üzerinden yapacaktır. Geri kalan süreler ise otomatik olarak standart ücret üzerinden maliyetlendirileceklerdir. Bu durum beraberinde o faaliyetin maliyetinin de artmasını beraberinde getirecektir. Bunda en büyük etken faktör, fazla mesai birim ücretinin farklı olması olarak karşımıza çıkacaktır. Eğer bu işlemi yaptıktan sonra fazla mesai atadığımız kaynağımızın indirgenen o faaliyet için kullanım süresine toplam değerleri ne olursa olsun her gün için eşit miktarda iş gücü saati dağılmış gözüküyorsa, fazla mesaiyi atamak için basitçe kaynağın takvimine girip daha uzun gün saatlerine ihtiyacımız olan periyot için çalışma haftasından ayarlama yapabiliriz. Ancak kaynaklara yüklenen fazla mesai eşit değilse, bu durumu fazla mesai alanına giderek ve yeni bir rakam belirleyerek, daha sonra tekrar bu ekrana dönüp fazla mesai süresini dağıtılmak üzere Overtime Work alanına yazarsınız. 26
MALİYETLERİ GÜNCELLEMEK Work ve Material tipi kaynaklar için maliyetleri güncellemek adına bir şey yapmanız gerekmeyeceğini söyleyebiliriz. Microsoft Project 2010, insan, ekipman, hammadde gibi kaynaklar için, yapmış olduğunuz ücretlendirme şekline ya da kaynaklarınız için sizin belirlediğiniz, ve atama işlemi esnasında eklediğiniz işgücü saati, miktar gibi değerlere bakarak maliyetleri hesaplar. Ancak Cost tipi kaynaklar kullanmışsanız, bu değerleri, sarf edilen değerlere güncellemeniz gerekmektedir. Güncelleme gerektirmeyen iş gücü ve ekipman maliyetlerini görüntülemek için All Cells Box' a (Tüm Hücreler Kutusu) farenizin sağ tuşu ile tıklayın ve açılan menüden Tracking 'i seçin. Ekranı dikey olarak bölen çizgiyi sağa doğru sürükleyin. Böylelikle görüntülenecek Act.Cost ve Act.Work sütunlarına bakarak programın faaliyetlere atanan iş güçlerinin sarf edildiği miktarlar doğrultusunda maliyetleri hesapladığını görebilirsiniz. Eğer vinç, helikopter, kamyon gibi kendi adına konuşamayacak kaynaklarımız var ise, bu ekipmanların çalışma sürelerini size aktarması için birisini bu işe atamanız gerekecektir. Material tipi bir kaynak ataması gerçekleştirmiş iseniz, bu durumda da maliyet, miktar x birim maliyeti işlemi ile bulunacaktır. Sizin yapmanızı gerektirecek tek güncelleme hammaddenin sarf edilen miktarı üzerinden olacaktır diyebiliriz. Bunu yapmak için VIEW Şerit menü başlığından Resource Usage butonu ile görüntüleyebileceğiniz Kaynak Kullanımı ekranını kullanabilirsiniz. Bu görünüm modunda iken kaynakların alt satırlarında atamalarını göreceksiniz. Bu atamalara çift tıkladığınızda karşınıza Assignment Information (Atama Bilgileri) ekranı gelir. Bu ekranda Tracking sekmesine geçin. Actual Work kutusuna sarf edilen miktarı el ile girin. [OK]'e tıklayıp menüden çıkın. Ekranın alt yarısına getireceğiniz Task Form panelinde boş bir alana farenizin sağ tuşu ile tıklayıp açılacak menüden Cost seçeneğine tıklayın. Act. Cost ile Cost ve Rem.Cost. arasındaki bağlantıyı göreceksiniz. Sarf edildiğini az önce belirlediğiniz miktar Act.Cost sütununda, (Cost Act.Cost = Rem.Cost) kalan miktar ise Rem.Cost. sütununda görüntülenecektir. Bir faaliyete Cost tipi kaynak atarsanız da maliyet değerini hesaplarsınız. Sonra da Act.Cost ile Cost arasında fark var ise az önceki anlatılan yöntemle aynı şekilde güncellemenizi yapabilirsiniz. Çoğunlukla maliyet güncellemelerini Microsoft Project 2010 programı halledecektir. Buna karşın Material (Hammadde) tipi kaynaklar için sarf edilen miktarı sizin güncellemeniz gerekecektir. Cost (Gider) tipi maliyetler için de sarf edilen miktarı (Actual) siz güncelleyeceksiniz. 27
EARNED VALUE ANALYSIS (KAZANILAN DEĞER ANALİZİ) Earned Value Analizi, projenin gerçekleşen maliyetleri oranında süreci ölçümler. Proje dosyanızda bir baseline oluşturarak işe başlar, böylelikle süreçle kıyaslayacak veriler elde etmiş olursunuz. Ardından sarf edilen verilerinizi kaydederek, sarf edilenlerin maliyetini açığa çıkarmaya başlarsınız. Kazanılan Değer Analizi, ölçümleri plan ve sürecinizi nakdi değerlere dönüştürür. Böylelikle prjenizin, bütçe ve takvim koşulları bakımından nerede durmakta olduğunu gözlemleyebilirsiniz. Kazanılan Değer olarak adlandırdığımız bu yapı, belli bir tarihe dayalı olarak süreci ölçümler ki, bu durumun gerçekleşebilmesi için sizin bir Status Date belirtmeniz gerekir. PROJECT Şerit menü başlığından Status Date durum tarihini ileri bir tarihe alın. Örneğin projenizin başlangıç tarihinden 4 ay ileri bir tarihe. Kazanılan Değer Analizi, 3 temel ölçüm ile başlar. TRACKING GANTT görünüm moduna geçelim. Aynı zamanda Kazanılan Değer tablosunu da görmek istiyoruz. All Cells Box' a farenizin sağ tuşu ile tıklayıp açılan menüden önce More Views başlığını, ardından açılacak detaylı listeden de Earned Value'yi seçin. Artık ekranınızda Kazanılan Değer Analizine ilişkin veriler sıranmaya başlamıştır. İlk Kazanılan Değer sütununun adı BCWS'dir. Budgeted Cost of Work Scheduled. Planlanmış işin bütçelenmiş maliyetidir diyebiliriz. Ya da bir başka deyişle Takvimlenmiş işin planlanmış maliyetidir de diyebiliriz. Basit bir dille, takvim üzerinde az önce ayarladığımız Status Date'e kadar ne kadar harcama yapmayı planladığınızı gösterir. Aslında ilk Baseline'ımızdaki giderimizdir. Bir faaliyetin gerçek tarihinden, bizim oluşturduğumuz status date tarihine kadar harcama gerektirdiği miktardır. İkinci sütunun adı BCWP'dir. Budgeted Cost of Work Performed. Sergilenen işin bütçelenmiş maliyeti. Aslında tam olarak bu değer için Kazanılan Değerdir diyebiliriz. Çünkü içinde bulunduğumuz ana kadar olan maliyetleri içermektedir. Dolayısıyla Kazanılan Değerin, Planlanan Değerden yüksek çıktığı gibi bir durumla karşılaşır isek, bu status date'e gelene kadar orijinal plandakine göre daha çok iş yapmışsınız demektir. Bir şeyi unutmamak gerekir ki, Kazanılan Değer, Planlanan Değer'den yüksekse proje takvimin önünde gidiyor demektir. Eğer tam tersi bir durum mevcutsa; yani Kazanılan Değer, Planlanan Değerden düşükse, takvimdeki işleriniz planladığınız kadar tamamlanmamış ve takvimde geri düşmüşsünüz demektir. Üçüncü sütunun adı ACWP'dir. Actual Cost of Work Performed. Sergilenen işe sarf edilen maliyettir. Status Date'te belirlediğimiz tarihe kadar gerçekte cebimizden ne kadar çıktığının gösterildiği sütundur diyebiliriz. Sarf Edilen değer (ACWP), Kazanılan Değerden (BCWP) düşükse proje bütçe sınırları içerisindedir. Bu üç sütunda da parasal değerler ifade edildiğinden mukayese edilebilir niteliktedirler. Planlama ve Maliyetlendirme performansını sergilerler. Bu yan yana duran üç sutunun aynı cins değerleri ifade etmesinden ve yan yana duruşlarından ötürü görece birbirleriyle kıyaslanabileceğinden, durumu grafik olarak görebilmek de birşeylerin rahat ifade edilebilmesinde aracı olacaktır. 28
PROJECT Şerit menü başlığından Visual Reports butonuna tıkladığınızda karşınıza açılacak pencerede Earned Value Overtime Report seçeneğini seçip, View butonuna tıklarsanız, görsel rapor Microsoft Excel programında açılacaktır. Yukarıdaki örnek resim için hepimizin projesinde görmek isteyeceği türden bir Kazanılan Değer Analizi tablosudur diyebiliriz. Çünkü Kazanılan Değeri simgeleyen mavi çubuk en başından itibaren sürekli olarak Planlanan Değeri simgeleyen kırmızı çubuğun üzerinde yer almaktadır. Bu, projenin başından beri planlanan takvimin önünde gittiğinin göstergesidir. Mavi çubuğumuz, başından beri sarf edilen değeri gösteren yeşil çubuğun da üzerinde, bir başka deyişle yeşil çubuk hiçbir zaman mavi çubuk ile kesişmemiş ya da üstüne çıkmamış. Bu da bütçe sınırlarını aşmadığımızı bize göstermektedir. Bu analizi yaptıktan sonra Excel programını kapatarak Project programına geri dönebiliriz. SV (Earned Value Schedule Variance) sütunu ise kazanılan değer ile planlanan değer arasındaki farkı gösterir. (BCWP-BCWS). SV değeri pozitif ise planladığınızdan daha fazla işi tamamladınız demektir. Takvimin önündesiniz. CV (Earned Value Cost Variance) sütununda kazanılan değer ile sarf edilen değer arasındaki farkı gözlemlersiniz. (BCWP-ACWP). Bu değer de pozitif olduğu sürece bütçe sınırlarının aşılmadığını gösterecektir. EAC (Estimate at Completion) sütunu ise tamamlanmış olan faaliyetlerin maliyetlerini gösterecektir. BAC (Baseline Cost) sütunundaysa referans maliyet sergilenecektir. Kazanılan Değer Analizi, planlama ve maliyet performanslarının her ikisini birden ölçümler. Faaliyet, faaliyet bunu görüntüler. Grafik görünümü aracılığıyla da her ikisine birden göz atmamıza olanak sağlar. 29