T.C. GÜMÜġHANE ÜNĠVERSĠTESĠ TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU 2013-2017 DÖNEMĠ STRATEJĠK PLANI 1
T.C. GÜMÜġHANE ÜNĠVERSĠTESĠ TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU STRATEJĠK PLANI (2013-2017) e-mail: torulmyo@ gumushane.edu.tr Tel: (0456) 611 30 00 Faks: (0456) 6113007 Torul/GümüĢhane 2
SUNUġ Torul Meslek Yüksekokulu GümüĢhane Üniversitesi bünyesinde 30.06.2009 tarih ve 019124 sayılı Yüksek Öğretim Kurulu kararıyla kurulmuģtur. Bünyesinde 2 aktif 6 bölüm ve 2 aktif 8 tane öğretim programı bulundurmaktadır. Aktif programlar Bilgisayar Teknolojileri Bölümü, Bilgisayar Programcılığı 3 öğretim görevlisi ile, Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölümü, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programı da 3 öğretim görevlisi ile hizmet vermektedir. Yüksekokulumuz 2011-2012 Eğitim-Öğretim yılında 117öğrenci 2012-2013 eğitim öğretim yılı 183 öğrenci toplam 300 öğrenci ile eğitim öğretime devam etmektedir. Yüksekokulumuz ulusal ve yerel ölçekte ülkemiz ve bulunduğu yörede, çağdaģ mesleki teknik eğitimin gerektirdiği bilgi, beceri ve teknolojik geliģmelerle yüksek standartlara sahip, ulusal platformda aranan nitelikte ve çevre koruma bilinci geliģmiģ nitelikli ara teknik elemanlar yetiģtiren, geliģen dünyamıza, çevremize, iģletmecilere idari ve akademik kadrosuyla yardımcı olan bir yüksekokul olmaya çalıģacaktır. MYO Stratejik Planının hazırlanmasında, çalıģmalarımızı olumlu yönde teģvik ederek yardımlarını esirgemeyen Üniversitemizin değerli yöneticilerine, Stratejik Planın hazırlanması için yoğun çaba sarf ederek katkılarını esirgemeyen MYO lumuz personeline ve katkısı olan herkese Ģükranlarımı arz ederim. Yrd.Doç.Dr Musa KARAALP Yüksekokul Müdürü 3
ĠÇĠNDEKĠLER SUNUġ... 3 TANIMLAR... 6 KISALTMALAR...10 GĠRĠġ...11 1.GENEL BĠLGĠLER...12 1.1 Tarihçe ve Tanıtım... 12 1.2 Yetki, Görev ve Sorumluluklar... 12 1.3 Stratejik Planlama Süreci ve Katılımcılık...14 1.3.1 Stratejik Planlama Süreci... 14 1.3.2 Stratejik Planlamada Katılımcılık... 17 2. DURUM ANALĠZĠ...18 2.1 Fiziki Yapı...18 2.2 Örgüt Yapısı...20 2.3 Bilgi Teknolojileri ve Teknolojik Kaynaklar...24 2.3.1 Bilgi Teknolojileri...24 2.3.2 Teknolojik Kaynaklar... 25 2.4 Kütüphane Kaynakları...26 2.5 Ġnsan Kaynakları Analizi...26 2.5.1 Akademik Personel...26 2.5.2 Ġdari Personel...27 2.6 Mali Durum Analizi...29 2.6.1 Bütçe Giderleri...30 2.7 Öğrenci Analizi...31 2.8 PaydaĢ Analizi...33 2.9 GZFT (SWOT) Analizi...42 4
2.9.1 KURUM ĠÇĠ ANALĠZ...42 2.9.1.1 GÜÇLÜ YÖNLER...42 2.9.1.2 ZAYIF YÖNLER...42 2.9.2 KURUM DIġI ANALĠZ...43 2.9.2.1 FIRSATLAR...43 2.9.2.2 TEHDĠTLER...43 2.9.3 DEĞERLENDĠRME...43 3. STRATEJĠK TASARIM...45 3.1 Misyon...45 3.2 Vizyon...45 3.3 Temel Değerlerimiz...46 3.4 Politikalar ve Öncelikler...47 3.5 STRATEJĠK AMAÇ ve HEDEFLER...48 4. ĠZLEME VE DEĞERLENDĠRME...52 5
TABLOLAR, ġekġller VE EKLER Tablo 1 : Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Üyeleri... 18 Tablo 2 : Akademik Personel Hizmet Alanları... 18 Tablo 3 : Ġdari Personel Hizmet Alanları... 19 Tablo 4 : ArĢiv Alanları... 19 Tablo 5 : Bilgisayarlar Amaç / Adet Tablosu... 25 Tablo 6 : Diğer Teknolojik Kaynaklar... 25 Tablo 7 : Kütüphane Kaynakları... 26 Tablo 8 : Unvan Bazında Akademik Personel Sayıları... 26 Tablo 9 : Ġnsan Kaynakları ÇalıĢan Unvan / Birim Dağılımı... 27 Tablo 10 : Ġdari Personelin YaĢ ve Eğitim Düzeyi Ġtibariyle Dağılımı... 28 Tablo 11 : Ġdari Personelin Hizmet Süreleri... 28 Tablo 12 : Bütçe GerçekleĢme Tablosu (Ekonomik I. Düzey... 30 Tablo 13 : Öğrenci Sayıları (2012-2013 Öğretim Yılı)*... 31 Tablo 14 : Yabancı Dil Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayıları... 31 Tablo 15 : GümüĢhane Üniversitesi Mezun Olan Öğrenci Sayıları... 32 Tablo 16 : Birimler için PaydaĢ Listesi... 33 Tablo 17 : Birimler için Ġç PaydaĢ Listesi... 34 Tablo 18 : Birimler için DıĢ PaydaĢ Listesi... 34 Tablo 19 : PaydaĢların Önceliklendirilmesi Tablosu... 35 Tablo 20 : PaydaĢ Etki / Önem Matris Tablosu... 36 Tablo 21 : PaydaĢlar Tablosu... 37 Tablo 22 : PEST Analizi (Politik ve Ekonomik)... 40 Tablo 23 : PEST Analizi (Sosyal ve Teknolojik)... 40 ġekil 1: Stratejik Planlama YaklaĢım Süreci... 17 ġekil 2: TeĢkilat ġeması.....21 ġekil 3: Kurum Ġçi ve Çevre Analizi.39 6
TANIMLAR: Akademik Birimler: Üniversiteye bağlı fakülte, yüksekokul, konservatuar, meslek yüksekokulu, enstitü ve araģtırma merkezlerini, Akademik Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Kurulu: Üniversitedeki akademik değerlendirme ve kalite geliģtirme sürecinden sorumlu kurulu (ADEK) nu, Birey Hedefleri: Üniversite birimlerinin belirlemiģ oldukları hedeflerini gerçekleģtirmek için o birimlerde çalıģan bireylerin yapmaları gereken faaliyet ve çalıģmaları gösteren ölçülebilir nitelikteki hedeflerini, Birim Hedefleri: Üniversitenin belirlemiģ olduğu stratejiler doğrultusunda alt birimlerinin ulaģmak istedikleri noktaları gösteren temel hedeflerini, Bütçe: Üniversitenin, belirli bir dönemdeki gelir ve gider tahminleri ile bunların uygulanmasına iliģkin hususları gösteren ve kanunlaģarak yürürlüğe konulan belgeyi, Çevre Değerlendirme: Torul Meslek Yüksekokulu nun stratejik planlama sürecinde etkilendiği ve etkilediği çevresel koģulların değerlendirilmesini, Değerlendirme Ekipleri: Torul Meslek Yüksekokulun da kurumsal değerlendirme çalıģmaları yapmak üzere görevlendirilen ekipleri, DıĢ Değerlendirme: Torul Meslek Yüksekokulu idari hizmetlerinin kalitesinin, Torul Meslek Yüksekokulun dan bağımsız dıģ değerlendiriciler tarafından değerlendirilmesini, Enstitü: GümüĢhane Üniversitesi Sosyal Bilimler ve Fen Bilimleri Enstitüsü nü, Eylem Planı: Torul Meslek Yüksekokulu nun iç değerlendirme sonuçlarına göre gerçekleģtirilecek eylemlerini, eylem sorumlularını ve eylem zamanlamasını gösteren planları, Faaliyet ve Projeler: Torul Meslek Yüksekokulu nun stratejilerini hayata geçirmelerini sağlayan ve performanslarını gösteren faaliyetleri ve projelerini, 7
Gelir: Kanunlarına dayanılarak toplanan vergi, resim, harç, pay veya benzeri gelirler, faiz, zam ve ceza gelirleri, taģınır ve taģınmazlardan elde edilen her türlü gelirler ile hizmet karģılığı elde edilen gelirler, alınan bağıģ ve yardımlar ile diğer gelirleri, Gider: Kanunlarına dayanılarak yaptırılan iģ, alınan mal ve hizmet bedelleri, sosyal güvenlik katkı payları, transferler ile diğer giderleri, GZFT Analizi; Torul Meslek Yüksekokulu nun güçlü ve zayıf yönlerini, önündeki fırsat ve tehditleri ortaya koyan analizi, Harcama Birimi: Ödenek gönderme belgesi ile ödenek gönderilen ve harcama yetkisi bulunan birimi, Ġç Değerlendirme: Torul Meslek Yüksekokulu nun idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliģtirme çalıģmalarının, Torul Meslek Yüksekokulu tarafından görevlendireceği değerlendiriciler tarafından değerlendirilmesini, ĠyileĢtirme: Torul Meslek Yüksekokulun da belirlenen sonuçlarla elde edilen sonuçların arasındaki sapmanın azaltılması için yapılan çalıģmalarını, ĠyileĢtirme Eylem Planları: Torul Meslek Yüksekokulu nun iç veya dıģ değerlendirme sonuçlarına göre yapılacak olan iyileģtirme eylemlerini, ilgili sorumlularını ve zamanlamasını gösteren planları, Kalite GeliĢtirme Torul Meslek Yüksekokulu nun idari hizmetlerinin kalitesinin sürekli iyileģtirilmesini, Kamu Malî Yönetimi: Kamu kaynaklarının tanımlanmıģ standartlara uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlayacak yasal ve yönetsel sistem ve süreçleri, Kaynak Planlaması: Torul Meslek Yüksekokulu nun hedeflerini gerçekleģtirmek için gerekli olan ekonomik ve insan gücü kaynaklarının planlanmasını, Kurumsal Hedefler: Torul Meslek Yüksekokulu nun kendi stratejilerini hayata geçirmek için kurumsal bazda belirlediği ölçülebilir nitelikte faaliyet ve projelerini, 8
Malî Kontrol: Kamu kaynaklarının belirlenmiģ amaçlar doğrultusunda, ilgili mevzuatla belirlenen kurallara uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde kullanılmasını sağlamak için oluģturulan kontrol sistemi ile kurumsal yapı, yöntem ve süreçleri, görevlerini, Malî Yıl: Takvim yılını, Misyon: Torul Meslek Yüksekokulu nun kendisi için belirlediği temel varlık gerekçesi ve Özdeğerlendirme: Üniversitenin, eğitim, öğretim, araģtırma faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliģtirme çalıģmalarının, Üniversitenin görevlendireceği değerlendiriciler tarafından kapsamlı, sistematik ve düzenli olarak değerlendirilmesini, derecesini, unsurları, Performans: Torul Meslek Yüksekokulu nun belirlediği stratejik hedeflerine ulaģabilme Performans Göstergesi: Hedeflere ne oranda ulaģıldığını gösteren ölçülebilir nitelikteki Politika: Torul Meslek Yüksekokulu nun günlük uygulamalarını yönlendiren yaklaģımları, Rektör: GümüĢhane Üniversitesi Rektörünü, Rektörlük: GümüĢhane Üniversitesi Rektörlüğünü, Stratejik Amaç: KuruluĢun ulaģmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir. Amaçlar, kuruluģun hizmetlerine iliģkin politikaların uygulanması ile elde edilecek sonuçları ifade eder. Stratejik Hedefler: Torul Meslek Yüksekokulu nun, misyonu doğrultusunda belirlenmiģ stratejik önemi olan özellikli ölçülebilir alt amaçlarını, Stratejik Ortak: Torul Meslek Yüksekokulu nun uzun dönemli amaç ve hedeflerini gerçekleģtirebilmesi için birlikte hareket ettiği kiģi ya da kurumları, 9
Stratejik Plan: Torul Meslek Yüksekokulu nun, orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaģmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren 2013-2017 dönemi bu stratejik planını, Stratejik Planlama: Torul Meslek Yüksekokulu nun, iç veya dıģ değerlendirme sonuçlarına göre zayıf ve kuvvetli yönlerini, önündeki fırsat ve tehditleri belirlemesi, bunların ıģığında kalitesini geliģtirecek olan stratejilerini oluģturması, bu stratejileri ölçülebilir hedeflere dönüģtürmesi ve performans göstergelerini belirleyerek onları sürekli izlemesi sürecini, SPK: Torul Meslek Yüksekokulu Stratejik Planlama Kurulu nu, Temel Değerler: KuruluĢun kurumsal ilkeleri ve davranıģ kuralları ile yönetim biçimini ifade eder. Bir kuruluģun temel değerlerini ortaya koymak stratejik planlama için önemlidir; çünkü kuruluģun vizyon, misyon ve kurumsal kimliğinin gerisinde temel değerler ve inançlar bulunur. Temel Ortak: Torul Meslek Yüksekokulu nun ortak yararlar çerçevesinde birlikte hareket ettiği kiģi ya da kurumları, Üniversite: GümüĢhane Üniversitesini, Vizyon: Torul Meslek Yüksekokulu nun gelecekte ulaģmak istediği ideallerini, Yükseköğretim Kurumları: Üniversiteler ve yüksek teknoloji enstitülerini, ifade eder. 10
KISALTMALAR YÖDEK : Yüksek Öğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Komisyonu GÜN ADEK : GümüĢhane Üniversitesi Akademik Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Kurulu GÜN AKĠDEK : GümüĢhane Üniversitesi Akademik ve Ġdari Birimler Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Koordinatörlüğü GÜN SPK : GümüĢhane Üniversitesi Stratejik Planlama Komisyonu GÜN ĠKK : GümüĢhane Üniversitesi Ġç Kontrol Komisyonu GÜN PEBK : GümüĢhane Üniversitesi Performans Esaslı Bütçeleme Komisyonu Birim ADEK : Akademik Birimlerde OluĢturulan Akademik Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Kurulları Birim ADEK AÇE : Akademik Birimlerde OluĢturulan Akademik Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Kuruluna Bağlı Alt ÇalıĢma Ekipleri GS-ĠDEK : Rektörlük ve Genel Sekreterlikte OluĢturulan Ġdari Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Kurulu Birim ĠDEK : Ġdari Birimlerde OluĢturulan Ġdari Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Kurulu REK-ÖZK : GümüĢhane Üniversitesi Rektörlüğü (Özel Kalem) GS-ÖZK : GümüĢhane Üniversitesi Genel Sekreterliği (Özel Kalem) SGDB : Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı ĠMĠDB : Ġdari ve Mali ĠĢler Daire BaĢkanlığı KDDB : Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı BĠDB : Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı YĠTDB : Yapı ĠĢleri ve Teknik Daire BaĢkanlığı ÖĠDB : Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı SKSDB : Sağlık, Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı PDB : Personel Daire BaĢkanlığı DSĠM : Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğü HM : Hukuk MüĢavirliği GÜN SEM : GümüĢhane Üniversitesi Sürekli Eğitim Uygulama ve AraĢtırma Merkezi GÜN ORG : GümüĢhane Üniversitesi Organik Tarım Uygulama ve AraĢtırma Merkezi GÜBAP : GümüĢhane Üniversitesi Bilimsel AraĢtırma Projeleri Koordinatörlüğü MER LAB : GümüĢhane Üniversitesi Merkezi AraĢtırma Laboratuvarı Müdürlüğü GÜN DĠO : GümüĢhane Üniversitesi DıĢ ĠliĢkiler Ofisi 11
GĠRĠġ Stratejik Planın Amacı Stratejik planlanın amacı, Torul Meslek Yüksekokulu nun misyon, vizyon ve temel değerlerinin belirlenmesini, güçlü ve zayıf yönler ile fırsat ve tehditlerin saptanıp değerlendirilmesi ve GümüĢhane Üniversitesi misyon, vizyon ve stratejileri doğrultusunda hedeflerinin oluģturmasını sağlamaktır. Stratejik Planın Kapsamı Stratejik plan, 2013-2017 dönemi için Torul Meslek Yüksekokulu nun, faaliyetlerinin incelenmesini, misyon, vizyon ve temel değerlerinin belirlenmesini, kurumsal GZFT analizlerinin yapılmasını ve buna dayalı olarak Torul Meslek Yüksekokulu nu ilgilendiren stratejik hedefler ile performans göstergelerinin oluģturulmasını ve hedeflerin hayata geçirilmesini sağlayacak eylem planları ile Torul Meslek Yüksekokulu na bağlı birimlerin performanslarının izlenmesi ve değerlendirilmesini kapsar. Stratejik Planın Hukuki Dayanakları Stratejik plan, 10.12.2003 tarih ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nda yer alan stratejik planlamaya iliģkin hükümleri, 26 Mayıs 2006 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Ġdarelerinde Stratejik Planlamaya ĠliĢkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve 20.09.2005 tarih ve 25942 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda hazırlanmıģtır. 12
1. GENEL BĠLGĠLER 1.1 Tarihçe ve Tanıtım Torul Meslek Yüksekokulu GümüĢhane Üniversitesi bünyesinde 30.06.2009 tarih ve 019124 sayılı Yüksek Öğretim Kurulu kararıyla kurulmuģtur. Bünyesinde 2 aktif 6 bölüm ve 2 aktif 8 tane öğretim programı bulundurmaktadır. Aktif programlar Bilgisayar Teknolojileri Bölümü, Bilgisayar Programcılığı 3 öğretim görevlisi ile, Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölümü, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programı da 3 öğretim görevlisi ile hizmet vermektedir. Yüksekokulumuz 2011-2012 Eğitim-Öğretim yılında 117öğrenci 2012-2013 eğitim öğretim yılı 183 öğrenci toplam 300 öğrenci ile eğitim öğretime devam etmektedir. Yüksekokulumuz ulusal ve yerel ölçekte ülkemiz ve bulunduğu yörede, çağdaģ mesleki teknik eğitimin gerektirdiği bilgi, beceri ve teknolojik geliģmelerle yüksek standartlara sahip, ulusal platformda aranan nitelikte ve çevre koruma bilinci geliģmiģ nitelikli ara teknik elemanlar yetiģtiren, geliģen dünyamıza, çevremize, iģletmecilere idari ve akademik kadrosuyla yardımcı olan bir yüksekokul olmaya çalıģacaktır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 41.maddesi gereğince hazırlanan bu rapor, birimimizin 2012 yılı içerisindeki faaliyet sonuçlarını yansıtmakta olup, stratejik plan oluşturulması için uyum çalışmaları da bir program çerçevesinde devam etmektedir. 1.2 Yetki, Görev ve Sorumluluklar BaĢkanlığımız yetkileri 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 31 ve 32 inci maddeleri ve bu maddeye dayanılarak Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan Harcama Yetkilileri hakkında Yönetmelik genel tebliğ hükümleri doğrultusunda MYO bütçesine konulan ödenekleri kullanmakla yetkilidir. İdari Alanda Yetkili Personel Kadrosu: Yrd.Doç.Dr. Musa KARAALP (Müdür) Öğr.Gör M.Serhat SEMERCĠOĞLU (Müdür Yardımcısı) Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ (Müdür Yardımcısı) Azem Turgut ÖZER (Yüksekokul Sekreteri) 13
MÜDÜR: -Yüksekokul kurullarına başkanlık etmek, yüksekokul kurullarının kararlarını uygulamak ve yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak. -Her öğretim yılı sonun da ve istendiğinde yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek. -Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi yüksekokul yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak. -Yüksekokulun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak. -2547 S. Kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır. Yüksekokulun ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur. MÜDÜR YARDIMCISI: -Yüksekokul değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarını yürütmek.- -Değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının yıllık raporlarını hazırlamak ve Müdürlüğe sunmak. -Yüksekokulda yürütülen programların çıktı yeterliliklerinin belirlenmesini sağlamak. -Yüksekokulun öz değerlendirme raporunu hazırlamak. -Yüksekokulun stratejik planını hazırlamak. -Öğrencilerin Yüksekokulu değerlendirme anketlerini hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak. -Eğitim-öğretim ve araştırmalarla ilgili politikalar ve stratejiler geliştirmek. -Öğrenci konseyi ve temsilciliği için gerekli olan seçimleri yapmak -Müdür olmadığı zamanlarda Müdürlüğe vekâlet etmek. -Ders ücret formlarının düzenlenmesini sağlamak ve kontrol etmek -Her eğitim-öğretim yılı sonunda yapılacak olan Akademik Genel Kurul sunularını Hazırlar. -Yüksekokulda öğretim üyeleri tarafından yürütülen projeleri takip eder. 14
-Yüksekokul kütüphanesinin zenginleştirilmesini ve düzenli bir biçimde hizmet sunmasını sağlar. -Yüksekokuldaki özel yetenek sınavlarının yapılmasını sağlar. YÜKSEKOKUL SEKRETERİ: -Yüksekokul kurulu ile yüksekokul yönetim kurulunda oya katılmaksızın raportörlük yapmak; bu konularda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak. -Yüksekokul kurulu ve yüksekokul yönetim kurulu kararlarını gerekli birimlere iletmek. -Kendine bağlı birimler aracılığıyla tüm bürokratik ve idari hizmetlerini yürütmek. -Yüksekokul idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu çalışmasını sağlamak. -Yüksekokul idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında müdüre öneride bulunmak. -Yüksekokulun belirlenen amaç ve hedeflere ulaşabilmesi için idari görevleri yerine getirecek yeterli bir kadroyu kurmak. -Yüksekokul Sekreterliğine bağlı birimlerin faaliyetlerini düzenlemek, faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak. -Yüksekokul kurulu ve yönetim kurulu gündemlerinin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak. -Yüksekokulun yıllık bütçe çalışmalarını yürütmek ve bununla ilgili birimleri koordine etmek. -Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergeler çerçevesinde Yüksekokul kurulu, yönetim kurulu ve müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek. 1.3 Stratejik Planlama Süreci ve Katılımcılık 1.3.1. Stratejik Planlama Süreci BaĢkanlığımız da Stratejik Planlama çalıģmalarına; 10/12/2003 tarih ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu n 01/01/2005 tarihinde yürürlüğe giren stratejik planlamaya iliģkin 9 ncu Maddesinde belirtilen Kamu idareleri; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar. Kamu idareleri, kamu hizmetlerinin istenilen düzeyde ve kalitede sunulabilmesi için bütçeleri ile program ve proje bazında kaynak tahsislerini; stratejik planlarına, yıllık amaç ve hedefleri ile performans 15
göstergelerine dayandırmak zorundadırlar hükmü, Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak 20.09.2005 tarih ve 25942 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği ve Devlet Planlama TeĢkilatı MüsteĢarlığı tarafından hazırlanarak 26.05.2006 tarih ve 26179 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde 27/12/2010 tarihinde 2013 2017 Stratejik Plan Hazırlama Programı çalıģmaları ile baģlamıģtır. Hazırlanan stratejik plan, Stratejik plan hazırlama programı iģ takvimine uygun olarak tamamlanmıģtır. STRATEJĠK PLANLAMA YAKLAġIMI BaĢkanlığımız stratejik planlama süreci aģağıda sıralanan mevzuat hükümlerine göre yürtülmüģtür. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Kamu Ġdarelerinde Stratejik Planlamaya ĠliĢkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Devlet Planlama TeĢkilatı MüsteĢarlığı tarafından yayınlanan Kamu Ġdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu Ve ilgili diğer kanunlar ile ikincil mevzuat hükümleri doğrultusunda stratejik plan hazırlanmıģtır. BaĢkanlığımızda Özdeğerlendirme ve Çevre Değerlendirmeyi esas alan katılımcı bir stratejik yaklaģım benimsenmiģtir. Bu yaklaģım, BaĢbakanlık Devlet Planlama TeĢkilatı MüsteĢarlığı tarafından hazırlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu ile Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanan Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği ve Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi çerçevesinde oluģturulmuģtur. BaĢkanlığımızda; Yükseköğretim Kurulu tarafından geliģtirilen ve kurum temellerine dayanan, birey hedeflerinden baģlayarak, birim hedefleri ve kurum hedeflerinin oluģturulması 16
olan kurum stratejik planın yapılması, uygulanması ve uygulama sonucunda periyodik izleme ve iyileģtirme süreçlerinden oluģan YÖDEK Stratejik Yaklaşım benimsenmiģtir. Bu yaklaģım, BaĢkanlığımızın içinde bulunduğu çevresel ve kurum içi faktörleri bir bütün halinde değerlendirilmesi ve buna dayalı stratejiler geliģtirilmesini esas alır. Kalite geliģtirme çalıģmalarına temel teģkil eden bu yaklaģım doğrultusunda, kurumsal değerlendirme sonuçlarını dikkate alarak, BaĢkanlığımızın idari hizmetlerinin kalitesini geliģtirici nitelikteki strateji ve amaçları belirlenmiģtir. Belirlenen her stratejinin gerçekleģtirilebilmesi için, BaĢkanlığımızda bünyesinde ölçülebilir ve anlaģılabilir nitelikte birim hedefleri oluģturulmuģtur. Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Komisyonu (YÖDEK) tarafından benimsenen ve BaĢkanlığımız Stratejik Planlama Süreci ne temel teģkil eden bu süreç, Şekil 1 de Ģematik olarak gösterilmiģtir. Bu süreç, Akademik Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme ÇalıĢmalarında Stratejik YaklaĢım a dayanmaktadır. Stratejik planlama sürecinin temel özelliği, kurumsal misyon ve vizyona dayalı bir süreç olmasıdır. Sürecin temel unsurlarından birisi de güçlü (G) ve zayıf yönler(z) ile fırsat (F) ve tehditlerin (T) değerlendirmesine dayanmasıdır. Kurumsal değerlendirme çalıģmalarında, özdeğerlendirme çalıģmaları ile BaĢkanlığımızın mevcut durumunu, çevre değerlendirme çalıģmaları ile BaĢkanlığımızı etkileyen dıģ faktörlerin tespiti ve bunları dikkate alarak kendine özgü stratejiler ve hedefler belirlemesi öngörülmektedir. Bu kapsamda, BaĢkanlığımızın her birimi bir üst düzeyin misyon, vizyon ve stratejilerine uygun bir yapılanma içerisinde olması benimsenmiģtir. Bu nedenle stratejik plan, Üniversite üst yönetimince belirlenen yöntem ve tercihlerle alt birimlerin yönlendirilmesi sonucu alt birimlerden yukarıya bilgi akıģı sağlanması yöntemi kullanılarak hazırlanmıģtır. Üniversite ve BaĢkanlığımızın hedefleri doğrultusunda belirlenmiģ olan birim hedefleri ile faaliyetler/projelerin tüm aģamalarda hazırlanacak olan Uygulama Planları ile ilgili birimlerde çalıģan bireylerin hedeflerine dönüģtürülerek, hem hedeflerin gerçekleģtirilmesi hem de izlenmesi yani hedeflere hangi oranda ulaģıldığını gösteren Performans Göstergeleri nin belirlenmesini ve bunların periyodik olarak izlenerek iyileģtirmesi sağlanacaktır. Her eylem planında ilgili hedefin gerçekleģtirilmesine yönelik olan faaliyetlerin neler olduğu, kimin sorumluluğunda 17
faaliyetlerin gerçekleģtirileceği ve her faaliyetin baģlama ve bitiģ zamanları açık olarak belirtilecektir. ġekil 1: Stratejik Planlama YaklaĢım Süreci 1.3.2 Stratejik Planlamada Katılımcılık Stratejik Planlama çalıģmaları Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato Kararı ile baģlatılmıģ, çıkarılan Ġç Genelge ile çalıģmalara tüm birimlerin katılımı hedeflenmiģ, tüm bölümlerin kendi karar organları ile tüm çalıģanlarının katılımını sağlamıģtır. Stratejik planlama Yüksekokulumuz içinde belirli bir birimin ya da grubun iģi olarak görülmemiģ, BaĢkanlığımızdaki tüm alt birimlerin doğrudan katılımıyla Meslek 18
Yüksekokulumuz misyon, vizyon ve değerleri doğrultusunda idarecilerin ve her düzeydeki personelin katkısı, ortak çabası ve desteği alınarak stratejik planlama tamamlanmıģtır. Stratejik Plan Hazırlama Ekibi ve ÇalıĢma Takvimi BaĢkanlığımız Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Tablo 1 de sunulmuģtur. Tablo 1: Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Üyeleri Adı Soyadı Ġdari Görevi SP Ekip Görevi Yrd.Doç.Dr.Musa KARAALP Müdür Koordinatör Öğr.Gör.M.Srhat SEMERCĠOĞLU Müdür Yrd. Üye Öğr.Gör.Baki GÖKGÖZ Müdür Yrd. Üye Öğr.Gör.Osman DUMAN Öğr.Gör. Üye Azem Turgut ÖZER Yüksekokul Sek. Üye 2. DURUM ANALĠZĠ 2.1 Fiziki Yapı Tablo 2: Akademik Personel Hizmet Alanları AÇIKLAMALAR Sayısı (Adet) Alanı (m2) ÇalıĢma Odası 6 137,43 Kullanan Sayısı (KiĢi) 5 TOPLAM 19
Tablo 3: Ġdari Personel Hizmet Alanları ÇalıĢma Hizmet Alanları AÇIKLAMALAR Odası (Adet) (m2) Müdür Odası 1 51,38 Müdür Yrd.Odası 2 74,30 Yüksekokul Sekreteri Odası 1 51,38 TaĢınır Kayıt Kontrol odası memur Memur Öğrenci ĠĢleri 1 16,12 1 33,02 TOPLAM 5 144 Tablo 4: ArĢiv Alanları AÇIKLAMALAR Adet Alan (m²) ArĢiv Alanları 1 32,00 Ambar Alanları 1 25,67 20
2.2 Örgüt Yapısı ġekil 2: TeĢkilat ġeması GümüĢhane Üniversitesi Torul Meslek Yüksekokulu Müdür Müdüre Bağlı müdür Yardımcıları Bölüm BaĢkanlıkları ve Yüksekokul Sekreterliği olarak hizmet vermektedir. 21
2.3 Bilgi Teknolojileri ve Teknolojik Kaynaklar 2.3.1 Bilgi Teknolojileri BaĢkanlığımızda aģağıda belirtilen yazılımlar kullanılmaktadır: - Bütçe Yönetim Enformasyon Sistemi (e-bütçe), - Kamu Hesapları Bilgi Sistemi (KBS), - Kamu Elektronik Bordro Sistemi (e-bordro). - SGB.NET Otomasyon Programı, - Harcama Yönetim Sistemi (HYS), Ayrıca BaĢbakanlık Mevzuat Bilgi Sistemi, Devlet TeĢkilatı Veri Tabanı, Resmi Gazete Bilgi Sistemi, SayıĢtay, Kamu Ġhale Kurumu, YÖK ve diğer üniversitelerin sistemlerinden yararlanılmaktadır. 2.3.2 Teknolojik Kaynaklar Tablo 5: Bilgisayarlar ve diğer teknolojik araçlaramaç / Adet Tablosu Cinsi Ġdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) AraĢtırma Amaçlı (Adet) Masa Üstü Bilgisayar 5 - - - Bilgisayar laboratuar bilgisayar 68 Projeksiyon 6 Fotokopi makinası 1 Yazıcı 5 1 Telefon Makinası 15 Tarayıcı 1 22
2.4 Kütüphane Kaynakları Tablo 7: Kütüphane Kaynakları Kaynak Türü 2009 2010 2011 2012 Adet Adet Adet Adet Toplam Kitap Sayısı Abone olunan e-kitap sayısı Abone olunan e-dergi sayısı 2.5 Ġnsan Kaynakları Analizi 2.5.1 Akademik Personel Tablo 8: Unvan Bazında Akademik Personel Sayıları Unvan 2013 2014 2015 2016 2017 Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi 7 13 16 19 25 Okutman AraĢtırma Görevlisi Uzman Toplam 7 13 16 19 25 23
2.5.2 Ġdari Personel 2012 Yılı Aralık Ayı itibariyle Meslek Yüksekokulumuzda fiilen çalıģmakta bulunan 4 kadrolu personel ve 10 Ģirket personeliyle hizmet vermeye devam edilmektedir. Personelin unvanlarına, yaģına, eğitim seviyelerine göre dağılımları aģağıdaki tablolarda özetlenmiģtir. Tablo 9: Ġnsan Kaynakları ÇalıĢan Unvan / Birim Dağılımı ÜNVANI BĠRĠMĠ ADET Yüksekokul Sekreteri Meslek Yüksekokulu 1 Memur TaĢınır Kayıt Kontrol 1 Memur Öğrenci ĠĢleri 1 Kaloriferci Kazan Dairesi 1 ġirket Elemanı Temizlik Görevlisi 2 ġirket Elemanı Güvenlik Görevlisi 8 Toplam 14 Tablo 10: Ġdari Personelin YaĢ ve Eğitim Düzeyi Ġtibariyle Dağılımı EĞĠTĠM DURUMU 18-25 YAS ARASI YAġ DAĞILIMI 26-35 YAS ARASI 36-45 YAS ARASI TOPLAM LĠSE SAYI YÜZDE ÖN LĠSANS SAYI 2 2 4 YÜZDE 50% 50% LĠSANS SAYI YÜZDE TOPLAM SAYI 2 2 4 YÜZDE 50% 50% 100% ** Yukarıdaki tablo kadrosu birimimizde olan idari personel listesine göre hazırlanmıģtır. 24
Tablo 11: Ġdari Personelin Hizmet Süreleri ÜNĠVERSĠTEDEKĠ MEMURĠYETE GEÇĠRĠLEN SÜRE ÇALIġMA SÜRESĠ 1-5 YIL 11-15 YIL TOPLAM 1-2 YIL SAYI 2 TOPLAM 3-4 YIL SAYI TOPLAM TOPLAM SAYI TOPLAM ** Yukarıdaki tablo kadrosu birimimizde olan idari personel listesine göre hazırlanmıģtır. 25
2.6 Mali Durum Analizi 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, kurumların mali yönetimlerinde yeni bir dönemin baģlangıcı olarak değerlendirilebilir. 5018 sayılı Kanun muhasebe kayıtları ve mali tabloların güvenliği ve Ģeffaflığı konusunda önemli düzenlemeler öngörülmektedir. Kurumsal yönetim ilkeleri, muhasebe kayıtları ve mali tablolara kadar uzanan süreç içindeki bilgilerin güvenliği, doğruluğu ve kalitesi büyük önem kazanmaktadır. Kamu idarelerinin stratejik amaç ve hedeflerini gerçekleģtirilebilmesi, mali kaynak kullanımını ile yakından ilgilidir. Stratejik amaçlara ulaģmanın etkinliği ise büyük oranda mali kaynakların uygun Ģartlarda sağlanmasına ve kullanılmasına bağlıdır. Toplumsal kaynakların eğitim-öğretim ve bilimsel araģtırma hizmetlerine tahsis edildiği kurumlar olan üniversitelerin, mali kaynaklarını etkin, ekonomik ve verimli bir biçimde kullanmaları gerekmektedir. 26
2.6.1 Bütçe Giderleri Tablo 12: Bütçe GerçekleĢme Tablosu (Ekonomik I. Düzey) Kodu 01 02 03 Ödenek Türü Personel Giderleri Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri Mal ve Hizmet Alım Giderleri Yılsonu Ödenek 2010 2011 2012 Harcama Harcama Oranı (%) Yılsonu Ödenek Harcama Harcama Oranı (%) Yılsonu Ödenek Harcama Harcama Oranı (%) 154.241,00 126.149,00 81 362.250,00 324.216.00 90 17.521,00 17.041,00 97 45.000,00 39.808,00 89 54.901,00 53.996,00 98 105490,00 104874,00 99 Genel Toplam 226663,00 197186,00 87 512740,00 468898,00 92 27
2.7 Öğrenci Analizi Tablo 13: Torul MYO Öğrenci Sayıları (2012-2013 Öğretim Yılı)* Bölüm Adı Bilgisayar Programcılığı Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programcılığı I. Öğretim II. Öğretim Toplam Genel Toplam E K Toplam E K Toplam Erkek Kız 65 53 118 2-2 67 53 120 61 86 147 10 20 30 71 106 177 Toplam 126 139 265 12 20 32 138 159 297 Tablo 14: Yabancı Dil Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayıları Bölümün Adı I. Öğretim II. Öğretim E K Toplam E K Toplam I. ve II. Öğretim Toplamı* 100 / Toplam Öğrenci Sayısı Toplam Hazırlık Sınıfı Yüzde Öğrenci Öğrenci Sayısı Oranı Sayısı Toplam 28