İEÜ : WEBMAIL : FILTERS

İEÜ : WEBMAIL : FILTERS İEÜ WebMAIL Filters Modülü Nedir? İzmir Ekonomi Üniversitesi Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından sağlanan WebMAIL hizmeti Filters modülü ile aşağıdaki işlemleri kolayca yerine getirebilirsiniz; Üniversite e-posta hesabınıza gelen mesajları, harici e-posta adresinize yönlendirerek e-posta yedeklerinizi alabilirsiniz, (Madde 1) E-postalarınızı yanıtlayamayacağınız zamanlarda otomatik yanıt veren tatil mesajı (vacation message) hazırlayabilirsiniz, (Madde 2) Gelen e-postaları alt klasörlere taşıyarak otomatik olarak organize edebilirsiniz, (Madde 3) İstenmeyen e-postaları reddedebilirsiniz. (Madde 4) Ayrıca daha önce tanımlamış olduğunuz tüm filtreleme işlemlerini iptal edebilirsiniz. (Madde 5) 1. E-Postaların harici mail adresine yönlendirilmesi WebMAIL ile e-postanıza gelen mesajları harici e-posta adresinize yönlendirmek için aşağıdaki adımları uygulayabilirsiniz. Bu işlemle gelen e-postalarınızın bir kopyasını harici e-posta alanına yönlendirerek yedekleyebilirsiniz. Not: Bu işlem; sadece gelen e-postalar için uygulanabilir Yönlendirme işlemi için aşağıdaki adımları takip ediniz; 1.1. WebMAIL ana ekranı üst menüde bulunan "Filters" bağlantısını tıklayınız (Şekil 1). Şekil 1 1.2. Yeni filtre yaratmak üzere, açılan sayfa üzerindeki "Add a new Rule" bağlantısını tıklayınız. 1

1.3. Gelen tüm e-postalarla ilgili işlem yapmak için; "Condition" bölümünde "Header" yazan seçim kutusunu tıklayıp "All" seçeneğini işaretleyiniz (Şekil 2). Bu bölümde sunulan kriterlere göre Şekil 2 1.4. Bir sonraki adım olarak "Action" bölümünde, "Redirect" seçeneğini tıklayarak, mail kutunuza düşen e-postaların gönderilmesini istediğiniz harici e-posta adresini (gmail, hotmail, yahoo, vb.) yazınız. Not: E-postaların bir kopyasının mail kutunuzda da saklanması için; "Keep a local copy as well." seçeneğinin işaretlenmiş olduğundan emin olunuz. (Şekil 3) Şekil 3 2

1.5. "Add New Rule" butonunu tıklayınız. 1.6. Bu işlemden sonra mail kutunuza düşen e-postaların bir kopyası belirlenen harici e-postaya yönlendirilecektir. Not:Kendinize e-posta göndererek işleminizin doğruluğunu test edebilirsiniz. 2. Tatil (Vacation) Mesajı hazırlamak E-postalarınızı yanıtlayamayacağınız zamanlarda sizin adınıza göndericilere otomatik yanıt veren vacation modülünü kullanabilirsiniz. WebMAIL in bu özelliği sayesinde size e-posta gönderen kişilere otomatik olarak WebMAIL yanıt vererek cevap dönmüş ve durumunuz hakkında bilgi vermiş olursunuz. Bu özelliği aşağıdaki adımları takip ederek uygulayabilirsiniz; 2.1. WebMAIL ana ekranı üst menüde bulunan "Filters" bağlantısını tıklayınız (Şekil 1). 2.2. Yeni filtre yaratmak üzere, açılan sayfa üzerindeki "Add a new Rule" bağlantısını tıklayınız. 2.3. Gelen tüm e-postalarla ilgili işlem yapmak için; "Condition" bölümünde "Header" yazan seçim kutusunu tıklayıp; "All" seçeneğini işaretleyiniz (Şekil 2). Bu bölümde sunulan kriterlere göre 2.4. Bir sonraki adım olarak "Action" bölümünde, "Vacation" seçeneğini tıklayarak, otomatik yanıt mesajının konusunu (subject), alan adı (ieu.edu.tr,izmirekonomi.edu.tr,iue.edu.tr) bazında tatil yanıtı dönmesini istediğiniz üniversite e-posta adres(ler)inizi (Your), tatil mesajının tekrar aynı kullanıcıya düşmemesini sağlayacak gün sayısını (Days) ve Dönen e-posta mesajının içeriğini giriniz. (Message) (Şekil 4) I am away and will not be able to reply john.smith@ieu.edu.tr, john.smith@izmirekonomi.edu.tr This is an automated reply; I am away and will not be able to reply to you immediately.i will get back to you as soon as I return. 3

Şekil 4 2.5. "Add New Rule" butonunu tıklayınız. 2.6. Bu işlemden sonra, hazırladığınız tatil (vacation) mesajı otomatik olarak size e-posta ile ulaşan kullanıcılara düşecektir. İşlemi iptal etmek için; ilgili filtreyi kaldırmanız gerekmektedir. Bu işlemi, harici e-postanızdan kendinize e-posta yollayarak test edebilirsiniz. 3. Gelen E-Postaların Organizasyonu WebMAIL ile e-postanıza gelen mesajları belirlediğiniz kriterlere göre, e-posta kutunuz altındaki alt klasörlerde organize edebilirsiniz. Örneğin EmaX Duyuru Sistemi bilgilendirme mesajlarını oluşturacağınız Duyurularım klasörü altına, dış kaynaklı kurumlardan gelen e-postaları oluşturacağınız Harici E-Postalar klasörü altında saklayabilirsiniz. Not: Bu yöntem e-postalarını sadece WebMAIL üzerinden takip eden kullanıcılar ile IMAP protokolü üzerinden harici uygumalarla (Thunderbird, Outlook) e-postalarını takip eden kullanıcılar için önerilmektedir. Bu özelliği aşağıdaki adımları takip ederek uygulayabilirsiniz; 3.1. WebMAIL ana ekranı üst menüde bulunan "Filters" bağlantısını tıklayınız (Şekil 1). 3.2. Yeni filtre yaratmak üzere, açılan sayfa üzerindeki "Add a new Rule" bağlantısını tıklayınız. 3.3. Gelen tüm e-postalarla ilgili işlem yapmak için; "Condition" bölümünde "Header" yazan seçim kutusunu tıklayıp; "All" seçeneğini işaretleyiniz (Şekil 2). Bu bölümde sunulan kriterlere göre 3.4. Bir sonraki adım olarak "Action" bölümünde, "Move to Folder" seçeneğini tıklayarak, gelen e- postaların taşınmasını istediğiniz klasörü seçiniz. Daha önceden yaratılmış olan klasör bulunmuyorsa New Folder alanına klasör ismini girebilirsiniz. Duyurularim Şekil 5 3.5. "Add New Rule" butonunu tıklayınız. 3.6. Bu işlemden sonra Madde 3.3 de belirlemiş olduğunuz kriterlere uyan tüm e-postalar belirtmiş olduğunuz klasörün içerisine düşecektir. 4

4. İstenmeyen E-Postaları Reddetme İşlemi Mail sistemimizde merkezi olarak standart güvenlik filtreleri uygulanmaktadır. Ancak buna rağmen size ulaşan istemediğiniz ve/veya sizi rahatsız eden mesajları belirlediğiniz kriterlere reddedebilirsiniz/silebilirsiniz. Bu özelliği aşağıdaki adımları takip ederek uygulayabilirsiniz; 4.1. WebMAIL ana ekranı üst menüde bulunan "Filters" bağlantısını tıklayınız (Şekil 1). 4.2. Yeni filtre yaratmak üzere, açılan sayfa üzerindeki "Add a new Rule" bağlantısını tıklayınız. 4.3. Gelen tüm e-postalarla ilgili işlem yapmak için; "Condition" bölümünde "Header" yazan seçim kutusunu tıklayıp; "All" seçeneğini işaretleyiniz (Şekil 2). Bu bölümde sunulan kriterlere göre 4.4. Bir sonraki adım olarak "Action" bölümünde, "Reject" veya "Discard" seçeneğini tıklayarak, Madde 3.1.5 de belirlediğiniz kriterlere uyan tüm e-postaları reddedebilirsiniz. Reject ile Discard seçenekleri arasında ki fark şu şekildedir; Reject işleminde belirlemiş olduğunuz açıklama ile birlikte mesaj göndericisine geri yollanır (Şekil 6). Şayet Discard seçeneğini kullanıyorsanız, mesaj her hangi bir uyarı vermeden reddedilir. Return Message Şekil 6 4.5. "Add New Rule" butonunu tıklayınız. 4.6. Bu işlemden sonra Madde 4.3 de belirlemiş olduğunuz kriterlere uyan tüm e-postalar reddedilmiş olacaktır. 5

5. Oluşturulan Filtrelerin İptal Edilmesi WebMAIL ile oluşturmuş olduğunuz filtreleri kolayca iptal edebilirsiniz. Bunun için aşağıdaki adımları uygulayabilirsiniz. 5.1. WebMAIL ana ekranı üst menüde bulunan "Filters" bağlantısını tıklayınız (Şekil 1). 5.2. Açılan sayfa üzerinde daha önce tanımlamış olduğunuz filtre(ler) bulunmaktadır. İptal etmek istediğiniz filtrenin seçim kutusunu işaretleyip; Delete butonuna basarak filtreyi silebilirsiniz. (Şekil 7) Filtreyi geçici olarak pasif yapmak için, ilgili filtrenin seçim kutusunu tıkladıktan sonra; Disable butonuna basmanız yeterli olacaktır. Daha önce pasif duruma geçirdiğiniz filtreyi seçerek Enable butonuna basarsanız filtreyi tekrar çalışır duruma getirmiş olursunuz. Şekil 7 6. Sorun Giderme Yardım ve destek talebi için kullanılacak e-posta adresleri aşağıdaki gibidir. Akademik Personel: İdari Personel: Ögrenci: 6