AKINSOFT Franchise Server 2 Yardım Dokümanı

Transkript

1 AKINSOFT Franchise Server 2 Yardım Dokümanı Doküman Versiyon: Tarih:

2 1. ÇALIŞMA SİSTEMİ HAKKINDA BİLGİ Franchise Server 2 programı; Franchising veren veya bağımsız birimlerinin satış raporlarını merkezi olarak tutmak isteyen firmalar için geliştirilmiştir. Franchise şubelerinde AKINSOFT WOLVOX ERP programı kullanan işletmelerin alış ve satışlarının belirlenen periyotta Franchise Server sistemi üzerine aktarılmasına imkan tanımaktadır. Bağımsız firmalarda kurulu olan Wolvox Restaurant, Hızlı Satış veya ERP deki satış bilgilerinin merkezi olarak toplanabilmesini sağlar. Satışların gönderilmesi işlemini WOLVOX Kontrol Panel programı otomatik olarak yapar. Programda firma kaydı oluşturabilir ve satışlar takip edilebilir. Ürün, firma ve tarih bazında satış raporu alınabilir. Raporlara standart bir web gezgini ile dünyanın her yerinden ulaşmanızı sağlar. Gönderim zamanlamasını yaparak raporların hangi aralıklar ile gönderilmesini istediğinizi belirtebilirsiniz. (Günlük belli bir saatte veya saat aralıkları ile) Franchise server standart bir ASP.NET uygulamasıdır. Windows Server işletim sistem üzerinde ASP.NET ve MySQL desteği olan herhangi bir sunucuda çalışabilir. 2. KULLANIMI 2.1. Franchise Server Ayarları Franchise Server sistemine giriş yaptıktan sonra bir takım ayarlar yaparak aktif etmeniz gerekmektedir. İlk yapacağınız ayarlar, lisans aktivasyonu, mail sunucu ayarları ve şubelerin veri aktarımları için bağlantı ayarları. Bu işlemler için Ayalar menüsünden Sistem Ayarları alanına giriniz Lisans Aktivasyonu Lisans Bilgilerim başlığı altında yer alan bilgileri doldurarak lisanslama işlemini gerçekleştirmek için alt kısımda yer alan Lisans Ayarlarını Doğrula butonuna basınız. Maksimum Firma alanında yazan firma sayısı kadar şubeniz sisteme bağlanarak veri gönderebilecektir. 2

3 Mail Sunucu Programda mail gönderimi gerçekleştirebilmeniz için mail sunucu ayarlarını yapmanız gerekmektedir. Kullandığınız mail sunucu türünü seçerek (SSL, TSL) sunucu adresini, port numarasını ve mailinize giriş yaptığınız kullanıcı adı ve parolası bilgilerini doldurunuz. Yazdığınız bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek için alt kısımda yer alan Sunucu Ayarlarını Doğrula butonuna basınız. Gerekli ayarlamaları yaptıktan sonra ekranın üst kısmında yer alan Kaydet butonuna basabilirsiniz Veri Periyotu Bu alandan şubelerde yapılan satışların hangi periyotlarla Franchise Server programına aktarılacağını belirleyebilirsiniz. Verilerin Alınma Zamanı alanını Günlük seçmeniz durumunda şubelerde yapılan satışlar günün belirlediğiniz saatinde otomatik olarak Franchise Server sistemine aktarılacaktır. Saatlik seçerek saat periyotu belirtmeniz durumunda ise belirlediğiniz saat aralığında veritabanına bağlanarak otomatik veri çekecektir. Stok kodu kayıtlı olmayan satış gelirse alanından şubelerde yapılan satışların merkez Franchise Server sisteminde kayıtlı olmayan stokların aktarılması durumunda yapılacak işlemi seçebilirsiniz. Eğer sadece kendi ürünlerinizden yapılan satışları görmek istiyorsanız bu alanı Kaydetme olarak ta seçebilirsiniz. 3

4 2.2. Ürünler Şubelerden yapılan satışları sisteme aktarabilmeniz için sisteme stoklarınızı tanımlamanız gerekmektedir. Ürün eklemek için Ürünler başlığına tıklayınız. Karşınıza daha önce tanımladığınız stoklarınız listelenecektir. Yeni bir stok eklemek için ise üst kısımda yer alan Ekle butonuna basabilirsiniz. İçe Aktar Dışa Aktar Excel de kayıtlı olan stoklarınızı sisteme aktarabilmek için kullanacağınız alandır. Dosya Seçin alanından aktarım yapacağınız Excel dosya dizinini seçiniz. Stokların Excel de kayıtlı olan sütunlarını da ilgili kutucuklardan belirleyiniz. Aktardığınız stoklarınızın aktif olarak sisteme kayıt olmasını istiyorsanız Durumunu aktif olarak aktar seçeneğini işaretleyiniz. Aksi taktirde program stokları pasif olarak alacak ve siz aktif etmediğiniz sürece işlem yapılmasına izin vermeyecektir. Excel dosyanızın ilk satırında satır sütun başlıkları varsa, İlk satır başlıkları içerir seçeneğini işaretlemeniz gerekmektedir. Franchise Server sisteminde kayıtlı olan stoklarınızı Excel e aktarmak için kullanabileceğiniz alandır. Stok Kodu Adı Kategori Birimi Fiyatı Kritik Miktar Oluşturacağınız stoğun kodunu girebilirsiniz. Program şubelerden aktarılan satışları belirttiğiniz stok koduyla eşleyeceğinden, aynı stoklar için tüm şubelerde aynı stok kodunun kullanılmasına dikkat ediniz. Stoğun adını yazabilirsiniz. Stoğun hangi kategoride olduğunu belirtebilirsiniz. Örneğin gıda, giyim vb. Ürünün aktif olarak satışının yapıldığı birimi belirtiniz. Ürünün satış fiyatını yazınız. Bakiye kontrolleri için ürünün deponuzda bulunması gereken minimum miktarı belirtiniz. Program ürün bu miktarın altına düştüğünde stokla ilgili işlem yapılırken uyarı verecektir. Tüm bilgi girişlerinden sonra kaydı tamamlamak için üst kısımda yer alan Kaydet butonuna basabilirsiniz. 4

5 2.3. Şubeler Sisteme bağlantı kurarak veri aktaracak tüm şubelerinizi bu alandan kaydedebilirsiniz. Yeni bir şube eklemek için üst kısımda yer alan Ekle butonuna basınız. Şube kayıtlarını oluştururken merkez iş yerinizin de bir şube olduğunu ve sistemin tek veritabanını kullanacağından merkeziniz için de aynı işlemleri uygulayacağınızı dikkate alınız. Firma Bilgileri Kullanıcı Parola Aktif Franchise firmanın unvanını, yetkili adı-soyadını, telefon ve fax numaralarını, e-posta adresini, adresini, ülkesini, ilini ve ilçesini ilgili kutucuklara yazınız. Franchise firmanın WOLVOX Kontrol Paneline belirteceği kullanıcı adını yazacağınız alandır. Bu kullanıcı adıyla şubeniz aynı zamanda firma paneline de giriş yapabilir. Franchise firmanın WOLVOX Kontrol Paneline belirteceği parolasını yazacağınız alandır. Bu parolayla adıyla şubeniz aynı zamanda firma paneline de giriş yapabilir. Kaydedeceğiniz firmayı pasife alarak bu firmadan veri gönderilmesini engelleyebilirsiniz. Firma Paneline Giriş Şubenin firma paneline giriş yaparak kendi gönderdiği satışları görebilmesini istiyorsanız, bu seçeneği işaretlemeniz gerekmektedir. Aksi taktirde firma paneline giriş yapamayacaktır. Fiyat Listesini İndir Şubenin firma paneline girerek kayıtlı olan stokların fiyat listesini Excel formatında indirmesini istiyorsanız, bu seçeneği işaretlemeniz gerekmektedir. Gerekli bilgi girişlerini yaptıktan sonra üst kısımda yer alan Kaydet butonuna basarak şube kayıt işlemini tamamlayabilirsiniz. 5

6 2.4. Kullanıcı Listesi Franchise Server sistemine giriş yapmasını istediğiniz kullanıcıları kaydederek yetkilendirme yapabileceğiniz alandır. Yeni bir kullanıcı eklemek için üst kısımda yer alan Ekle butonuna basınız. Kullanıcının adına, e-posta adresini, sisteme giriş yaparken kullanacağı parolayı yazınız. Yetkiler sekmesinden vermek istediğiniz yetkiyi işaretleyerek istemediğinizi kaldırınız. İşaretlemediğiniz alanları kullanıcı göremeyecektir. Tüm bilgi girişlerinden sonra Kaydet butonuna basarak kullanıcı kayıt işlemini tamamlamış olursunuz Duyurular Franchise şubelerinize iletmek istediğiniz duyuruları kaydedebileceğiniz alandır. Eklemiş olduğunuz duyurular firma panelinde Duyurular alanında görünecektir. Duyuru eklemek için üst kısımda yer alan Ekle butonuna basınız. Duyurunun başlığını yazdıktan sonra Duyuru Metni kısmına içeriğini yazabilirsiniz. Dilerseniz HTML kodları kullanarak duyuruların formatlarını istediğiniz gibi ayarlayabilir, dilerseniz yardım çubuğundan faydalanarak duyuru metinlerine resim, tablo, özel karakter, bağlantı kaynak vb. ekleyebilir, yazı fontlarından kullanmak istediğinizi seçim yapabilirsiniz Ürün Hareketleri Firma Ünvanı alanından seçim yaptığınız firmanın satış hareketlerini görüntüleyebileceğiniz alandır. Seçim yaptıktan sonra Ara butonuna basmanız durumunda program seçtiğiniz firmanın otomatik aktarılan tüm satışlarını listeleyecektir. Dilerseniz ürün seçebilir veya tarih aralığı girerek belirttiğiniz tarih aralığında satışı gerçekleşen stokların hareketlerinin listelenmesini sağlayabilirsiniz. Üst kısımda 6

7 yer alan Aktar butonuna basarak ise listelemiş olduğunuz stok hareketlerinin Excel formatında kaydolmasını sağlamış olursunuz Satış Raporu Seçtiğiniz franchise şubenin toplamda kaç birim ve kaç liralık ürün satışı gerçekleştirdiğini görüntüleyebilirsiniz. Rapor almak için firma seçimi yaptıktan sonra tercihinize bağlı olarak ürün bilgisi ve tarih girişi yapabilirsiniz. Daha sonra Ara butonuna basarak seçtiğiniz firmanın toplam satış miktar ve tutarını görüntülemiş olursunuz. Dilerseniz herhangi bir firma seçmeden filtreleme yapıp şubeleriniz arası satış durumlarını kontrol etmiş olursunuz Stok Bakiyeleri Şubelerinizin satışını ve alışını gerçekleştirdikleri stokların toplam kalan bakiyesini kontrol edebileceğiniz alandır. Program şube ve merkezin satışlarıyla beraber alışlarını da kayıt etmektedir. Bu alan sayesinde toplam alınan ve satılan stoklarınız sonrası hangi şubenizde kaç birim ürün kaldığını görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz tek firma veya ürün bazında da filtrelemeler gerçekleştirebilirsiniz. Filtreleme yapmak için Ara butonuna basabilirsiniz WOLVOX Kontrol Paneli Ayarları WOLVOX Kontrol Paneli programında franchise kullanıcısı şubelerin bağlantı kurarak Franchise Server sistemine veri gönderebilmeleri için Yetkili menüsünden Şirket Kayıt İşlemleri alanına girmeleri gerekmektedir. Franchise server olacak şirketi seçilerek aşağıdaki ayarlar yapılmalıdır. Franchise sekmesine gelerek Sunucu Adresi alanına gönderimi gerçekleştireceğiniz sunucu adresini yazınız. Kullanıcı Adı ve Parola alanlarına franchise sisteminde şubeniz için oluşturulan kayıtta belirtilen kullanıcı adı ve parola bilgisini yazınız. Kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayınız. 7

8 3. FİRMA PANELİ Şubelerinizin giriş yaparak kendi hareketlerini görüntüleyebileceği alandır. Giriş yapmak için giriş ekranında yer alan Firma Paneli butonuna basınız. Açılan ekrana şube kaydı oluşturulurken belirtilen kullanıcı ve parola bilgilerini yazınız ve Giriş Yap butonuna basınız. Karşınıza satış grafiği, ürün satış dağılımı, duyurular, son hareketler ve stok uyarıları ekranları gelecektir. 8

9 9 Panelin üst kısmında yer alan İndir butonuna basarak ürün listesini Excel veya XML formatında indirebilirsiniz.