e-okul SİSTEMİNDE BİREYSEL BAŞVURU İŞLEMLERİ PYBS, Polis Koleji Aday Tespit Sınavı, Ortaöğretime Geçiş Sistemi Tercih Başvuru gibi e-okul sistemi üzerinden yapılan başvurulara e-okul giriş sayfası üzerinden yönlendirme yapılmaktadır. Sisteme, adaylar kendilerine ait bilgilerle giriş yapabilirler. E-Okul dan yapılan tüm bireysel başvuru ekranlarında yapılan işlemler aynı olduğu için bu dokümanda açıklananlar diğerlerinde de geçerli olacaktır. Başvuru işlemleri bir süreçtir. Başvuru ve Onay olmak üzere iki aşamalı işlem yapılmalıdır. Başvuru ve Onay İşlemleri, kılavuzlarda yazan açıklamalara göre belirtilen tarih ve saat aralığında yapılmalıdır. Başvuru sürecinden sonra başvuruyu takip eden ve kısıtlı bir zaman diliminde yapılması gereken başka işlemler olduğundan, zamanında yapılmayan işlemler bu süreçleri olumsuz etkilemekte, hatta adayların mağduriyetine neden olmaktadır. Velilerce yargıya intikal ettirilen bu tür durumlarda öncelikle sorumluluğun okulunuzda olduğu unutulmamalıdır. BAŞVURU Adaylar kendilerine ait bilgilerle sisteme girerek başvuru yapabilirler. Sisteme girme imkânı bulunmayan adaylar için okul yöneticilerince de işlem yapılabilir. Başvuru girişi için adres bilinmiyorsa, www.meb.gov.tr sayfasında bulunan e-okul logosuna tıklayarak işlem başlatılır. Devam eden başvurular gelen sayfada gösterilir..meb.gov.tr uzantısı olmayan hiçbir yerden sistemlere giriş yapılmamalıdır. Başvuru sürecine giren sınavlarla ilgili linkler e-okul giriş sayfasının altında aşağıdaki örnekte olduğu gibi gösterilir. Sayfa 1 / 9
Eğer başvuru süresi sona erdiyse bu bölümde bulunan linkler kaldırılır ve başka sayfalardan burada bulunan linklere yönlendirme yapıldıysa o linkler de geçersiz hale gelir. Başvuru Giriş sayfasında başvurusu yapılacak adayların başvuru bilgileri istenir. Bilgiler doğru olarak girilmezse sonraki adımlara geçilemez. Güvenlik Kayıt No alanı ilk giriş için boş geçilebilir. Başvurunun kaydedilmesinden sonraki girişlerde size verilecek olan "Güvenlik Kayıt No" değerini girmelisiniz. Dikkat: Kayıt işleminden sonra ekranda gösterilecek olan "Güvenlik Kayıt No" değerini almayı unutmayınız! Numarayı almayı unuttuysanız öğrencinin kayıtlı olduğu okul müdürlüğüne şahsen başvurarak Güvenlik Kayıt Numarası' nı öğrenebilirsiniz. Başvuru yapıldıktan sonra Onay Durumu alanı Onay Bekliyor görülür. olarak Sayfa 2 / 9
Güvenlik Kayıt No öğrenci velilerince başvuru sırasında alınmadıysa ya da kaybedildiyse buradan bakarak öğrenilebilir ve isteyen velilere verilebilir. Güvenlik Kayıt Numarasını telefonla öğrenmek isteyen velileri tanımıyorsanız numarayı kesinlikle vermeyiniz. Bu durumda olan adayla ilgili işlemleri ancak velisi okula geldiğinde tamamlayınız. YAPILAN BAŞVURULARIN LİSTELENMESİ Adayların yapmış oldukları başvuruları sadece öğrencinin kayıtlı olduğu okul müdürlüğü listeleyerek onaylama işlemi yapabilir. Başvuru yapan adayların listesini görmek için Okul şifresi ile sisteme giriş yapıldığında Sınav İşlemleri bölümünde Aktif olan ve listelenebilecek başvurularla ilgili bölümler görülür. Hangi başvuru ile ilgili işlem yapılacaksa seçilir. Başvuru Listeleme bölümünde; Sayfa 3 / 9
Onay Bekleyenler: Bireysel başvuru yapmış fakat okul müdürlüğünce henüz onay işlemi yapılmamış başvurular yer alır. Onay bekleyen başvurular onaylanana kadar işleme alınmaz. Onay süreci bittiğinde bölüm kapatılacağı için yeniden onaylama yapılamaz ve bu bölümde yer alan adaylar başvurmamış gibi değerlendirilir. Onaylananlar : Başvuru koşullarını taşıdığı kontrol edilerek başvurusu onaylanan adaylar bu bölümde yer alır. Bundan sonra aday başvuru yaptığı ekranda değişiklik yapamaz. Reddedilenler : Başvuru koşullarını taşımadığı halde başvuru yapmış ya da inceleme sırasında başvuru koşullarını taşımadığı görülerek başvurusu iptal edilmiş adaylar gösterilir. Aday, eksik evraklarını tamamlayarak süresi içinde okul müdürlüğüne yeniden başvuru yaparsa durumu yeniden incelenerek işlem yapılabilir. Başvurusu düzeltme için açılanlar : Başvuru yapan adayların başvuru sırasında bildirdikleri bilgilerden, başvuru onaylandıktan sonra değişenler olduğunda ya da adayın bildirdiği başvuru bilgileri ile okulun kontrolü sırasında belirlenen bilgiler çelişiyorsa başvuru, aday tarafından bilgilerin düzeltilmesi için yeniden açılır. Burada, bu durumda olan adayların listesi görülür. Düzeltme için açılan başvuru değişiklikten sonra yeniden onaylanmalıdır. Yeniden onaylanmamış başvuru işleme alınmaz. BAŞVURU ONAYLAMA Yapılan başvuru okul müdürlüğünce onaylanmadığı zaman geçerli değildir. Her başvuru okul müdürlüğünün kontrolünden geçmelidir. Kontrol sonunda başvuru onaylanır ya da reddedilir. Her başvuru sürecinde onay için verilen belirli bir süre vardır. Bu süre sonunda sistem kapatılır. Zamanında onaylanmayan başvurular için tekrar işlem Sayfa 4 / 9
yapılamaz. Onay işlemi okul müdürlüğünce son güne bırakılmamalıdır. Başvuru süresince mutlaka, başvuru ekranları günde en az bir kere kontrol edilmelidir. Aksi durumda başvuru yapan aday bilgilerinde sorun olduğunda, adaya bilgi vermek ve yeniden işlem yapmak için süre kalmamaktadır. Başvuru onaylanana kadar başvuruyu yapan aday başvuru bilgilerinde istediği değişiklikleri yapabilir. Ancak onaylandıktan sonra hiçbir değişiklik yapamaz. Değişiklik gerekiyorsa ve yeterli süre varsa okul müdürlüğü tarafından süreç yeniden başlatılabilir. Onaylama işlemi şu şekilde yapılır: 1. Onay bekleyenler listesinden onaylama işlemi yapılacak olan aday seçilir. 2. Adayın başvuru bilgileri listelenir. Ekranda görülen bilgiler kontrol edilir. 3. Bilgilerde sorun yoksa Onay Durumu alanı Onaylandı olarak seçilerek onayı yapan kişinin ad ve soyad bilgisi girilir. Sayfa 5 / 9
4. Kaydet simgesine basılarak onaylama tamamlanır. 5. Bu işlemden sonra aday, Onay Bekleyenler listesinden çıkarak Onaylananlar listesine aktarılır. Eğer aday hala Onay Bekleyenler listesinde görülüyorsa onaylama işlemi gerçekleşmemiş demektir. Aynı işlemler onay bekleyen listesindeki tüm adaylar için yapılmalıdır. Toplu onaylama yapılamaz. 6. Onay Bekleyenler listesi boşalana kadar işlemlere devam edilir. bilgileri onaylanacak aday seçildikten sonra Onay Durumu alanı Onaylandı olarak seçilerek kaydedilir. ONAYLANAN BAŞVURUDA DEĞİŞİKLİK YAPILMASI Başvuru okul müdürlüğü tarafından onaylandıktan sonra tercihlerde değişiklik yapmak istenirse; Önce onaylanan başvurular içinden değişiklik yapılacak aday seçilir. Onay Durumu alanından Değişiklik için başvuruyu aç seçilir. Kaydetme işlemi yapılır. Bireysel başvuru ekranına geri dönülerek istenen değişiklikler yapılır ve yeniden kaydedilir. Sayfa 6 / 9
Onay bekleyen başvurular içinden değişiklik yapılan başvuru seçilerek tekrar onaylama yapılır. SEÇİM YAPILAMAYAN ALANLAR Başvuru sırasında istenen bilgilerden herhangi birisi daha önceden MEBBİS ya da e-okul dahilinde bir yere kaydedilmişse yeniden adaydan bu bilgiler istenmez. Örnek: PYBS başvurusu sırasında adayın kontenjan tipi belirlenirken Bakanlığımıza bağlı herhangi bir okulda öğretmen olarak çalışanların çocuklarının başvurabileceği Öğretmen Çocuğu kontenjanı bulunmaktadır. MEBBİS-Özlük modülünden öğrenci anne ya da babasının öğretmen olup olmadığı belirlenebildiğinden (Müfettiş, şube müdürü,,vb kadrolar hariç) ayrıca girişe izin verilmemektedir. Eğer adayın anne ya da babası emekli olduğu için ya da vefat ettiği için MEBBİS de yer almıyorsa il/ilçe milli eğitim müdürlükleri tarafından Özlük Modülü-Eksik Personel bölümünden kaydı yapılarak bu kontenjandan yararlandırılabilir. Yine PYBS başvurusu sırasında adayın 2828 veya 5395 sayılı kanunlara tabii olup olmadığı ile ilgili bilgi e-okul-öğrenci İşlemleri-Genel Bilgiler bölümünden alınarak getirilmektedir. Adaylarla ilgili nüfus bilgileri (doğum tarihi, cinsiyeti, anne adı, baba adı, doğum yeri..vb) İçişleri Bakanlığı Merkezi Nüfus İdare Sisteminden (MERNİS) alınmakta olduğundan değişikliğe izin verilmemektedir. Başvuru yapıldıktan sonra nüfus bilgilerinde hata olduğu görülürse öncelikle değişiklik için nüfus müdürlüklerine başvuru yapılmalıdır. Başvurular tamamlandıktan sonra başvuran tüm adayların bilgileri MERNİS sistemiyle karşılaştırılmakta varsa değişiklik MERNİS kayıtları esas alınmaktadır. Sayfa 7 / 9
MERNİS kayıtlarında düzeltme yapıldıktan sonra okul müdürlüğüne de bilgi verilerek yapılan değişikliği e-okul sistemine yansıtması istenmelidir. Kapalı olarak gelen alanlardaki bilgiler başvuru ekranlarından değiştirilemez. Eğer sehven girişmiş olan bilgiler varsa onaylamadan önce ilgili ekranlardan bu bilgilerin değiştirilmesi gerekmektedir. BAŞVURUNUN BELGELENMESİ Başvuru işlemlerinde ya da başvurulardan sonra adayın başvurusunun yapılarak onaylandığına dair raporlar kılavuzlarda açıklandığı gibi alınarak onaylanmalıdır. Başvuru hakkında daha sonra bilgi ve belge istenildiğinde kullanılmak üzere dosyalanarak saklanmalıdır. Alınan ve onaylanan belgeler adayın durumunda değişiklik olması durumunda yeniden yazdırılarak aynı şekilde saklanmalıdır. Başvuru onay ekranlarında yazdırma simgesine tıklanarak başvuru ile ilgili rapor alınabilir. Başvuru yapan adayların toplu olarak listesi alınabilir. Sayfa 8 / 9
MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜKLERİNCE BAŞVURULARIN İZLENMESİ Yetkili kullanıcılar, ilgili raporlar alabilmektedir. bölümünden yapılan başvurularla Başvuru sayıları raporunda; başvuru yapılan okul, sınav, sınıf, başvuran, kız, erkek ve onaysız başvuru bilgileri görülebilir. Onaysız başvuruların bulunduğu okullar renklendirilerek gösterilir. Her başvuru döneminde bu raporların sürekli olarak izlenerek gerekli uyarıların yapılması gerekir. e-okul da yapılan değişiklikler başvuru sayıları raporuna bir gün sonra yansıtılmaktadır. Sayfa 9 / 9