T.C. ĠZMĠR KONAK BELEDĠYESĠ KÜTÜPHANE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIġMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELĠK BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar MADDE 1- (1)Bu yönetmeliğin amacı; Belediye Başkanlığı, Müdürlük teşkilat yapısını, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek hizmetlerin daha etkin ve verimli uygulanmasını sağlamaktır. Kapsam MADDE 2- (1)Bu Yönetmelik Belediyeye bağlı Fiziki Arşivler, Elektronik Arşivler, Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile yürütülen süreçlerin çalışma ilkelerini, görev, yetki, usul ve esaslarını belirleyerek, koruma, saklama, erişime sunma ile ilgili görev ve yükümlülüklerini düzenleyici hükümleri kapsar. Dayanak MADDE 3 - (1)İş bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye : Kanunu'nun 77. Maddesine, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 3473 Sayılı Muhafazasında Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ve tabi olduğu diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 - (1)Bu Yönetmelikte geçen; a)arģiv Malzemesi: Belediye idarî teşkilatının görev ve faaliyetleri sonucu oluşan ve saklanması tarihi, hukuki, idari ve çeşitli bakımlardan herhangi bir konuyu aydınlatmaya, bir takım hakları belgelemeye ve korumaya yarayan her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, kitap, dergi, fotoğraf, film, fotokopi, ses ve CD/DVD gibi elektronik kayıt ortamlarını, b)baģkanlık: Konak Belediye Başkanlığı'nı, c)belediye: Konak Belediyesi'ni, ç)birim ArĢivi: Belediye Başkanlığı idari teşkilatı birimlerinin faaliyetleri sonucu oluşan, güncelliğini kaybetmemiş, aktif olarak günlük iş akışı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin mevzuat ile belirlenen sürelerde muhafaza edildiği yeri, d)e-arģiv: Belediyede yapılmakta olan sayısallaştırma çalışmaları sonucu oluşan Elektronik Arşivi,
e)elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Elektronik ortamda resmi yazışmaların üretildiği, saklandığı Elektronik Belge Yönetim Sistemini, f)kurumsal ArĢiv: Belediye müdürlüklerinde ve arşiv depolarında yer alan tüm arşiv evraklarını, g) Müdür: Konak Belediyesi Kütüphane Müdürünü, ğ) Müdürlük: Konak Belediyesi Kütüphane Müdürlüğü'nü, h)personel: Müdürlüğe bağlı çalışan personelleri, ifade eder. ĠKĠNCĠ BÖLÜM KuruluĢ ve TeĢkilatlanma MADDE 5 - (1) Belediyedeki kütüphane ve arşiv hizmetlerinin, tek bir merkezi birim çerçevesi içinde örgütlenmesi ve yürütülmesi esastır. Müdür gerektiğinde Belediye Başkanı'nın bilgisi dahilinde bu birimlerin isim ve sayısında değişiklik yapabilir. (2) Müdürlüğün idari yapısı aşağıda belirtilen şekilde; a) Evrak Kayıt Birimi, b) Elektronik Belge Yönetim Birimi (EBYS), c) Arşiv Birimi, olmak üzere üç alt birimden oluşur. (3)Bu birimlerde Müdür, Arşivci ve Memur kadrolarında olmak üzere aşağıdaki görevlerde personel çalıştırılır. a) Müdür b) Fiziki Arşivden Sorumlu Personel c) Elektronik Arşivden Sorumlu Personel ç) Elektronik Belge Yönetim Sisteminden Sorumlu Personel d) Gerçekleştirme Görevlisi e) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi f) Evrak Kayıt Sorumlusu g) Yardımcı Personel (4) Bu görevleri yürütecek personellerin yetki, görev ve sorumlulukları 9. Maddede belirtilmiştir. Aşağıda belirtilmemiş veya mevzuattaki değişiklikler sonucu ortaya çıkmış olan yeni yetki, görev ve sorumlulukların verileceği personelleri belirlemeye Müdür yetkilidir. MADDE 6 - (1)Müdürlük, arşivleri erişilebilir standartlara uygun hale getirmek, muhafaza etmek amacıyla arşiv ve hizmet veren diğer birimlerin oluşmasını sağlar. Arşiv hizmetleri yürütülürken bu amacı gerçekleştirmek üzere;
a) Belediye birimlerinde bulunan arşiv malzemesi her yılsonunda, birim arşivlerince uygunluk kontrolleri yapılarak arşive gönderilir. b) Arşivde sürekli düzenleme ve sıralama çalışmaları ile günlük dosya ve evrak akışı dışında, arşiv depoları her gün arşiv görevlilerince açılır ve yangın, su basması, rutubet, böceklenme gibi doğal aşınmalara karşı takip ve kontrol edilir. Bu konularda problem yaşandığında ilgili birimler haberdar edilerek gerekli tedbirlerin acilen alınması sağlanır. Ayrıca durum Belediye Başkanlığı'na bir raporla bildirilir. Günlük mesai bitiminde Arşiv depoları nöbetçi personelce kontrol edilir. c) Arşivlik malzemenin Tasnif-Ayıklama ve İmha süreci ile ilgili birimlerinde dahil olduğu Arşiv Komisyonları kurulur. Saklama Planlan ve "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" kuralları çerçevesinde imha listeleri hazırlanarak tasfiye ve imha işlemleri gerçekleştirilir. ç) İmha işlemleri Müdür tarafından belirlenen ve Belediye Başkanlığı tarafından görevlendirilen ve toplam beş kişiden oluşan Arşiv Komisyonu tarafından yerine getirilir. d) Arşive, Müdürlük Arşiv Birimi görevli personeli ile Müdürlük tarafından izin verilmiş kişilerin dışında kimse giremez. e) Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme, evrakın üretildiği ilgili birimin yazılı talebi dışında hiçbir şekilde Arşiv dışına çıkarılamaz. Yönetim ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yönetim, Personelin Yetki, Görev ve Sorumlulukları MADDE 7 - (1)Müdürlük; Belediye Başkanı'na veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı'na bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. MADDE 8 - (1)Belediyedeki EBYS ve arşiv hizmetleri bu yönetmelik hükümleri çerçevesinde Başkanlık ile bağlı Müdürlük tarafından düzenlenir ve yürütülür. Personelin Yetki, Görev ve Sorumlulukları MADDE 9 - (1) Müdürlük personellerinin genel yönetim işleri çerçevesinde başlıca görev ve yetkileri aşağıda belirtilmiştir. Müdürün Yetki, Görev ve Sorumlulukları; a) EBYS ve arşiv hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için, yeterli kadroyu oluşturup, işbölümü ve personeli üzerinde genel eğitim ve denetim görevini yapmak, b) Müdürlüğün bütçesini planlamak, Belediye Başkanlığından alınan önerilere göre bağlı birimlerin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak Müdürlük bütçesi halinde Başkanlığa sunmak, c) EBYS ve arşivcilik alanındaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin Müdürlüğe girmesi için çalışmalar yapmak,
ç) Bu yönetmelik uyarınca görev alanına giren EBYS ve arşiv hizmetlerinin gerektirdiği diğer çalışmaları yapmak, d) Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve arşiv hizmetleri hakkında ayrıntılı bir faaliyet raporu hazırlamak ve yılsonunda Başkanlığa sunmak, e) Fiziksel ve E-Arşiv ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi çalışmalarını koordine etmek, f) Birimlerden, Kurum Arşivine devri yapılan arşiv belgelerinin tasnif işlemlerini yaptırmak ve belgelerin bilgisayar ortamında kaydını tutulmasını sağlamak, g) Elektronik Arşiv Programına (AYS) girilmesi gereken arşivlik belgeleri tespit çalışmalarına yön vermek, kategori alanlarını oluşturtmak. Birim Arşiv Sorumlularını sistemde tanımlamak, eğitim çalışmalarını organize etmek, ğ) Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların yapıldığı Elektronik Belge Yönetim Sisteminin uygulanması, kullanıcı talepleri, karşılaşılan sorunların çözümü vb. süreçleri yönetmek, uygulamak ve takibini yapmak, h) E-imza ile ilgili iş akışlarını KAMUSM ile birlikte yürüterek, kurum içerisinde, imzalamadan kaynaklanabilecek sorunları çözmek, e-imzanın uygulanmasını, yeni e-imza taleplerini, arıza ile ilgili süreçleri yürütmek, ı) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ve Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT) kurum sorumlusu olarak işlemleri kurum adına yürütmek ve takip etmek, i) Müdürlüğün ihtiyacı olan mal ve hizmet alımı işlerini yürütmek, j) Müdürlük çalışmaları sırasında yapılan tüm idari işlemlerin, yasalara, çalışma ilke ve koşullarına uygun olarak yürütülmesini denetlemek, k) Müdürlük personelinin izin taleplerinin mevzuata uygunluğunu kontrol edip, onaylamak ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü'ne iletilmesini sağlamak, l) Müdürlük görev tanımlarına giren tüm hizmetlerden dolayı Belediye Başkanlığı'na karşı sorumlu olmak, m) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma konularında yetkili olmak, n) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunmaya yetili olmak, o) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derecede imzalamaya yetkili olmak, ö) Müdürlüğe bağlı çalışanları denetleme ve karşılaştığı aksaklıkları giderme konusunda yetkili olmak, p) Mazeretine binaen bir güne kadar mazeret izni vermek ve ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunma, sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme konularında yetkili olmak, r) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma konusunda yetkili olmak,
s) Birimdeki tüm personele görev dağılımı yapma konularında yetkili olmak, ş) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme konularında yetkili olmak, t) Başkanlık makamı tarafından kendisine verilen görevleri yerine getirmek, (2) Arşiv Yetkilisi Yetki, Görev ve Sorumlulukları; a) Arşivdeki belgelerin belge türlerini ayrıştırarak standartlara uygun olarak düzenlenmesini sağlamak, b) Arşiv envanter çalışması yapmak, c) Fiziksel Arşive inen dosyaların Arşiv mevzuatına ve Standart Dosya Planlarına uygun olarak dosyalanması ve düzenlenmesini sağlamak, ç) Evrakların birimlerde ve arşivde saklama planına göre saklama sürelerini tespit etmek, listeler oluşturmak ve tasnif-ayıklama-imha çalışması yapmak, d) Birimlerden istenen evrakların ödünç alıp-verme işlemini takip etmek, e) Mevzuat gereği süresi dolan evrakların tasfiye ve imha işlemi için Arşiv Komisyonunun çalışmalarına sunulmak üzere, imha listelerini hazırlamak, f) Arşiv Yönetim Sistemine aktarılması gereken evrakların, belirlenen standartlara uygun olarak taranması ve aktarılması işlemlerini gerçekleştirmek, g) Arşiv Yönetim Sistemine aktarılan evrakların, standart dosya planlarına uygun olarak indeks alanlarının oluşturulması ve takibini yapmak, ğ) Arşiv Yönetim Sistemine taranarak aktarılması gereken evrakların, evrak barkod numaralaması, arşiv yer numaralaması gibi yapılan işlemlerin uygunluğunu kontrol etmek, h) Birim Arşiv ve EBYS Sorumluları ile koordineli çalışarak, belediyenin arşivlik belgelerini tespit ederek, tüm birimlerde, arşivlik belgelerin ayıklama işlemlerinin Birim Arşiv Sorumluları tarafından gerçekleşmesi çalışmalarına yön vermek, ı) Korunması gereken arşiv belgelerinin, arşiv depolarında Dosyalama ve Tasnif Planı Kodlarına göre düzenlemesini yapmak. Saklanmasına gerek duyulmayan arşiv belgelerinin imha işlemlerini Arşiv Komisyonu ile birlikte gerçekleştirmek, i) Dosyalama ve Tasnif Planı Kodlarını hazırlattırmak ve tüm birimlere bilgilendirmesini yaptırmak. Bunları sürekli gözden geçirerek yıllık olarak güncellenmelerini sağlamak ve alfabetik indekslerini hazırlatmak, j) Müdürlüğün yılsonu faaliyet raporu ve diğer raporlarının hazırlanmasını sağlamak, k) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,
(3) Gerçekleştirme Görevlisinin Yetki, Görev ve Sorumlulukları; a) Müdürlük memur personellerin fazla mesai, günlük yol harcırahı, yemek ve giyecek yardımı ödemelerini hazırlayarak gerçekleştirme işlemlerini yürütmek, b)müdürlük personelinin, mevzuatı takip edebilmesi ve kendini geliştirebilmesi için aldığı kitaplar ile abone olduğu dergi vb. yayınların, satım alım ve abonelik ücretlerini hazırlayarak gerçekleştirme işlemlerini yürütmek, c) Müdürlüğün mal ve hizmet alımları ile ilgili işlemlerini yürütmek, belgelendirmek, ödeme emri belgesi ile ekindeki evrakları mevzuata uygun bir şekilde hazırlamak ve ön mali kontrolden geçirdikten sonra ilgili Müdürlüğe göndermek, ç) Müdürlük bütçesinin hazırlanması sırasında, Harcama Yetkilisine yardımcı olmak, d) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, (4) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin Yetki, Görev ve Sorumlulukları; a)müdürlüğümüzce edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları, cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğunda muhafaza etmek, b) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini Belediye konsolide bütçe görevlisine göndermek, ç) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgili personellere teslim etmek, d)taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, e)ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, f) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, g) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, h) Müdürlüğün malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasında harcama yetkilisine yardımcı olmak, ı) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak, i) Taşınırların elektronik ortamda takibi için yapılacak programa her türlü veri girişi yaparak buradaki verileri sürekli güncel halde tutmak, j) Taşınır Mal Yönetmeliği'nce verilen diğer görevleri yerine getirmek, k) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,
(5) Genel Kayıt Sorumlusunun Yetki, Görev ve Sorumlulukları; a) Müdürlüğe; vatandaşlardan, personelden, Belediye Birimlerinden veya diğer kurumlardan gelen evrakların takibini ve kayıt işlemlerini gerçekleştirmek, Müdüre havale işlemini yapmak ve havalesi yapılan evrakları ilgili personellere iletmek, b) Müdürlük tarafından yazılan evrakların imza ve onay aşamalarını takip ederek imza ve onay aşamaları tamamlanan evrakların giden evrak kayıtlarını yapmak ve ilgili kişi veya kurumlara zimmet defteriyle imza karşılığı teslim etmek veya ettirmek, c) Yıl içerisinde memur ve sözleşmeli personellerin kullandığı senelik, sağlık, mazeret ve diğer izinlerin kontrolünü yaparak elektronik ortamda kaydını tutmak ve takibini yapmak, ç) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, (6) Yardımcı Personelin Yetki, Görev ve Sorumlulukları; a) Müdürlük personelince hazırlanan her türlü evrak ve dosyayı ilgili yerlere dağıtmak ve gerektiğinde toplamak, b) Müdürlüğün her türlü fotokopi ve faks işlemlerini yürütmek, c) Müdürlüğün temizlik işlerini yürütmek, ç) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÇeĢitli ve Son Hükümler Yönetmelikte olmayan Hususlar MADDE 10 - (1) İş bu yönetmelikte olmayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. Yürürlük MADDE 11 - (1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisi'nde kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 12 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.