Turkey IndirectTax Services e-defter Başvuru Kılavuzu
İçerik İçerik Bu doküman Türkiye Vergi Teknolojileri ekibi tarafından müşterilerimizin e-defter başvuru sürecinde yardımcı olması amacı ile hazırlanmıştır. İçerik Sayfa Başvurudan önce dikkat edilmesi gerekenler 3 Başvuru Süreci 7 Gümrük ve Dolaylı vergiler hizmetlerimiz hakkında aşağıdaki linlerden bilgi edinebilirsiniz: http://www.vergiportali.com Vergi Portalı http://www.gumrukportali.com Gümrük Portalı 2
Bölüm- 1 Başvurudan önce dikkat edilmesi gerekenler 3
Başvuru Öncesi 1 E-defter çözümünün GİB onayı E-defter uygulamasında kullanılacak olan e-defter çözümünün Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanmış çeşitli testlerden geçmiş ve yazılım uyumluluk onayı almış olma zorunluluğu bulunmaktadır. Buna istinaden, e-defter yazılımı, kullanılan ERP ile entegre olmayan firmalar, kullanacakları e-defter çözümünün «platform bağımsız» olarak e-defter yazılım onayı aldığından emin olmalıdır. Şirketler, www.edefter.gov.tr de yer alan uyumlu programlar listesini kontrol ederek, çalışacakları e-defter yazılımının uyumluluk onayı alarak bu listede ilan edildiğinin kontrolünü yapmış olmalıdır. Bu kontrole ek olarak, hatırlatmak isteriz ki uyumluluk onayı e-defter yazılımının teste girdiği sürüme istinaden verilmektedir. Bu bağlamda, kullanılan sürüm üzerinde makul olmayan düzeyde değişiklik yapılması durumunda, sürüm değişikliği gerekmesine yol açabilir, bu durumda e- defter yazılım onayının yeniden alınma yükümlülüğü doğabilir. Bu kılavuzun hazırlandığı tarih itibari ile piyasada e-defter uyumluluk onayı almış 95 tane yazılım bulunmaktadır. Bunlardan 37 tanesi platform bağımsız onayına sahiptir. 2 Mali Mühür veya NES 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği, e-defter uygulamasından faydalanmak isteyen firmaların mali mühüre sahip olmaları gerektiğini belirtmektedir. Bu bağlamda, başvuru aşamasından önce firmaların TÜBİTAK tarafından üretilmiş bir USB mali mühür (Akıllı Kart Okuycu) temin etmeleri gerekmektedir. e-defter uygulamasında kullanılacak Mali Mühür Sertifikasına başvurusu, mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine üzerinden yapılmalıdır. Açılan sayfada ilgili alanlar doldurarak başvuru gerçekleştirilir. Bu link üzerinden yapılan başvuru sadece Mali Mühür Sertifikası için yapılan başvurudur. Mali mühür başvurusunda, kurum adına mali mühür alacak kişinin, şirketin Mersis kaydında yer alan kişilerden biri olması (şirketin imza yetkililerinden biri) gerekmektedir. 4
Başvuru Öncesi 3 MERSİS Bilgilerinin güncelliği Mali mühür başvurularını, Mersis imza yetkilileri listesinde bulunmayan bir şirket çalışanı adına yapan mükellefler e-defter başvuruları sırasında hata almaktadır. Dolayısıyla, e-defter başvurusu yapılmadan önce bu kişinin Mersis teki imza yetkilileri arasında olduğunun kontrolü önem arz etmektedir. Şirketinizin Mersis'teki imza yetkililerinin bilgilerinin güncellemelerini bağlı bulunduğunuz Ticaret Sicil Müdürlüğü'ne başvurarak gerçekleştirebilirsiniz. Eğer Ticaret Sicil Müdürlüğü bu güncellemeleri teknik nedenlerden ötürü gerçekleştiremezse, Uyumsoft yazılım firmasıyla iletişime geçerek (mersis@uyumsoft.com.tr'ye mail göndererek) söz konusu bilgi güncellemeleri yapılmaktadır. 4 Başvuru Süreleri Bilindiği üzere 67 Seri No lu VUK sirküleri elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden; Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren, Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere, Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir. e-defter uygulaması kapsamındaki mükellefler uygulama başvurularını bahsekonu Sirkülerin hükümleri çerçevesinde yapmak zorundadır. Belirtilen tarihler çerçevesinde, defterleri elektronik tutuma yükümlülüğü başlamasına rağmen defterlerini kağıt ortamda tutmaya devam eden mükelleflerin defterleri hiç tutulmamış sayılacaktır. 5
E-Defter Uygulamasına Başvuru E-Defter Uygulama başvurusu ayrıca https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ internet adresi üzerinden yapılmalıdır. e-defter uygulamasına başvuru esnasında, USB mali mühürün e-defter başvurusu yapılacak bilgisayarda takılı olması ve söz konusu bilgisayarda USB mali mühürün kurulumunun tamamlanmış olması gerekmektedir. Kendi entegrasyonunu yapan firmalardan mali mühürü server a takılı olanların da mali mühürlerini başvurunun yapılacağı bilgisayara takmaları ve bu bilgisayarda mali mühür kurulumunu tamamlamaları gerekmektedir. Mali mühürün server a takılı olması durumunda e-defter başvurusu tamamlanamamaktadır. e-defter başvurusunun sadece Internet Explorer üzerinden değil, diğer tarayıcılar üzerinden de denenmesini öneririz (Mozilla, Safari, Chrome vb.). GİB teknik uzmanlarıyla yapılan görüşmeler doğrultusunda, çok sayıda mükellefin aynı anda e-defter uygulamasına başvurması durumunda bu tür teknik sıkıntılar yaşanabileceği belirtilmiştir. 6
Bölüm- 2 Başvuru Süreci 7
Başvuru Süreci 1 8
Başvuru Süreci 1 Mükellef Kimlik Bilgileri Mükellef grupları itibariyle e-defter başvuru formunda doldurulması zorunlu alanlar aşağıdaki şekilde olacaktır. Tüzel Kişi Mükellefler Şirkete ait Vergi Kimlik Numarası (VKN) Şirketin Adı ve Unvanı e-defter Uygulaması için GİB ten Onaylı Uyumlu Yazılım (Bu alan çoktan seçmeli olup, anlaşılan yazılım firmasının programının adı seçilecektir.) Şirketin Adresi Şirketin Telefon Numarası Şirketin Elektronik Posta Adresi (Şirketin varsa genel mail adresi; örneğin info@abc.com.tr gibi, yoksa imza yetkililerinden birisinin mail adresi yazılması yeterli olacaktır.) Adı ve Soyadı ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (Bu bölüme imza yetkililerinden birinin adı ve soyadı veya doğrudan GİB le kontakta olacak kişinin adı ve soyadı yazılabilir.) Telefon Numarası ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (GİB le kontakta olacak kişinin telefon numarası yazılabilir.) Cep Telefonu ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (GİB le kontakta olacak kişinin cep telefon numarası yazılabilir.) Elektronik Posta Adresi ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (GİB le kontakta olacak kişinin e-mail adresi yazılmalıdır. Başvuru sonrasında bu mail adresine GİB tarafından başvurunun tamamlandığına dair onay maili gidecektir.) Gerçek Kişiler T.C. Kimlik Numarası (TCKN) Adı Soyadı Uyumlu Yazılım Adresi Telefon Numarası Elektronik Posta Adresi Adı ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Soyadı ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Telefon Numarası ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Cep Telefonu ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Elektronik Posta Adresi ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) 9
Başvuru Süreci 2 10
Başvuru Süreci 2 Kart Giriş Ekranı Form doldurulup kaydedildikten sonra Kart Giriş Ekranı gelecektir. Başvurunun bu aşamasında tüzel kişiler, USB mali mühürle (Akıllı Kart Okuyucu) başvuruya devam etmelidir. Bu aşamada ilk olarak Mali Mühür bilgisayara doğru olarak takılmalıdır. Mali mühür bilgisayara doğru olarak takılmasını takiben, Kart Giriş Ekranında sağ üst köşede bulunan TANIMLA butonuna basılır ve aşağıda yer alan Kart Tanımlama ekranı gelir. Kart Tanımlama Ekranı Kart Tanımlama ekranında Seç butonuna tıklanır ve açılan pencereden ilgili kartın PKCS11'i destekleyen kütüphanesi (dll dosyası) seçilmelidir: Akis kartlar için akisp11.dll GemSafe için gclib.dll Siemens için siecap11.dll StarCOS için aetpkss1.dll Aladdin için etpkcs11.dll Örneğin akisp11.dll genellikle C:\Windows\system32 dizininde bulunmaktadır. 11
Başvuru Süreci 2 Kart Giriş Ekranı Kart dosyası kütüphane dosyası alanına aktarıldıktan sonra kart tanımlama ekranında KartAdı alanına bir isim atanır: Örneğin; Akiskart/AKISKART/GemSafeKart/SiemensKart/AladdinKart vb. Devamında Ekle butonuna tıklanarak işlem tamamlanır. Kart tanımlama işlemleri bittikten sonra sağdaki gibi kart giriş ekranında tanımlı kartlardan son tanımlanan kart seçilir (Bu örnekte akisp11.dll seçilmiş ve AKISKART adı atanmıştır) ve kart şifresi girilir. Bunun ardından Giriş butonuna tıklanır. Kart şifresi doğru biçimde girildiğinde Sertifika Bilgileri bir sonraki sayfadaki şekilde olduğu üzere Kart Giriş Ekran ına yüklenecektir. 12
Başvuru Süreci 3 13
Başvuru Süreci 3 Sertifika Bilgileri Sertifika bilgileri yüklendikten sonra İmzala butonuna tıklanır ve böylelikle başvuru işlemi tamamlanmış olur. İşlem Başarılı onay mesajı ile başvuru işleminin başarılı bir şekilde tamamlandığı anlaşılır. Herhangi bir hata varsa onay mesajı yerine hata mesajı ve hataya ilişkin açıklama ile ilgili bilgilendirme yapılacaktır. İşlemin başarılı olması durumunda Gelir İdaresi Başkanlığınca başvuru formunda belirtilen e-posta hesabına elektronik defterin ne zamandan itibaren GIB sistemine yüklenmesi gerektiği bilgisi, başvuru evrağının pdf kopyası ve başvurunun evrak numarası bilgileri gönderilir. 14