İzleme ve Değerlendirme Birimi 24.06.2011

2010 Yılı Mali Destek Programları Bilgilendirme Toplantısı İzleme ve Değerlendirme Birimi 24.06.2011

2010 Yılı Mali Destek Programları Ön Bilgilendirme Toplantısı Toplantımızın amacı Sözleşmeleri imzalamadan önce, hibe sözleşmesi, proje süreçleri, proje ile ilgili temel kavramlar konusunda bilgilendirme

Projeniz sonucunda, sözleşmede belirtilen süre ve bütçe içerisinde taahhüt edilen faaliyetlerin yerine getirilmesi beklenilmektedir. Bu nedenle, Doğru bir finansal planlama ve ödeme takvimi oluşturulması, Proje faaliyetlerinin başarılı olarak yönetimi, Proje kapsamında yapılan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin tabii olan mevzuata (KİK, Ajans Satınalma Rehberi, vb.) uygun olarak gerçekleştirilmesi Çok Önemlidir.

2010 Yılı Mali Destek Programları Ön Bilgilendirme Toplantısı Proje Yürütme Sürecindeki Temel Aktörler Ajans Yararlanıcı İzleme Uzmanı Proje Koordinatörü İzleme Uzmanı: Projenin başından sonuna kadar Yararlanıcının doğrudan ve ilk aşamada temasa geçeceği kişi İDB de görevli uzmanlar İzleme& Yönlendirme& Değerlendirme

Proje Koordinatörü : Projenin başından sonuna kadar Ajansın doğrudan ve ilk aşamada temasa geçeceği kişidir. Proje Koordinatörünün e-posta da dahil olmak üzere iletişim bilgilerinin değişmesi halinde en kısa zamanda Ajansa bildirilmesi gerekmektedir. Projenizin başarısı için; Proje koordinatörü& İzleme Uzmanıyla, Kurumunuz/firmanız yetkilisi& proje koordinatörünün sürekli iletişim halinde olması önemlidir.

2010 Yılı Mali Destek Programları Ön Bilgilendirme Toplantısı Sözleşme İmza Aşamasında Getirilecek Belgeler Vergi & Sosyal Güvenlik Borcu Yoktur belgeleri Mali Kontrol Muvafakatnamesi (Noter onaylı / Kamu kurumları için mühürlü) Tüzel kişilik formu Ön ödeme talebi Mali kimlik formu Bütçe harcama takvimi (ara ödeme döneminin belirlenmesi için kümülâtif hazırlanmalı) Varsa istenen diğer belgeler Varsa Ajans katkı payı borçlarının yatırılması.

Projenin Finansmanı Ödeme prosedürleri ve ödemelerin oranları sözleşmede Özel Koşullarının 4. maddesinde belirlenen şekilde yapılacaktır. Ajans tarafından; Ön Ödeme Ara Ödeme Nihai Ödeme

Ön Ödeme Sözleşme imzasından sonraki 45 gün içinde yapılacak ilk izleme ziyareti sonrasında, Risk değerlendirmesine göre desteğin %40 ı Avans şeklinde, (Meslek Odaları ve KOBİ lerden) Teminat Mektupları alındıktan sonra, Mükellef yararlanıcıların proje uygun maliyeti üzerinden sözleşmenin iki nüshası için damga vergisi tahakkukuna ait belgenin Ajansa sunulması sonrasında, Blokeli olarak, Proje hesabına, yatırılır. Yararlanıcı, ön ödeme eş finansmanını proje hesabından harcamadan, Görünürlük gerekleri yerine getirilmeden ön ödeme üzerindeki bloke kaldırılmaz.

GÖRÜNÜRLÜK Görünürlük gerekleri yerine getirilmesi, ön ödeme üzerindeki blokenin kaldırılması ön koşuldur. (Projenin yürütüldüğü yerde görülen bir yere enazbiradetveölçüolarakdaminimum1mx2molmalıdır.) Ayrıca, proje kapsamında alınan cihaz ve ekipmanların üzerine de tabela asılmalıdır. Bastırılan kitap, broşür ve diğer tanıtım materyallerinin üzerinde de görünürlük işaretleri olmalıdır.

Ara Ödeme Hak ediş sistemine göre, Sözleşmede belirlenen dönemde, Sunulan Ara Raporun incelenmesi sonucunda yapılır. Proje bütçesinin en az% 40 ı tamamen harcanmış olmalıdır. Ara ödemede, -Yararlanıcı tarafından ödemenin fiilen yapılmış olması, veya -Harcamaya esas mal/hizmetin alınmış, yapım işi ise tamamlanmış olmasını kanıtlayan belgelerinin sunulması (fatura, irsaliye, vb.) yeterli olacaktır.

Nihai Ödeme Hak ediş sistemine göre, Sözleşmede belirlenen dönemde,(faaliyetlerin tamamlanması sonrasında, proje bitiş tarihi beklenmeksizin nihai rapor sunularak talep edilebilir.).) Sunulan Nihai Raporun incelenmesi sonucunda yapılır. Nihai ödemenin yapılabilmesi için ödemelerin yapılmış olması ve malın/hizmetin teslim alınmış olması veya yapım işinin tamamlanmış olması ön koşuldur. Ara ve nihai rapor, teknik ve mali olmak üzere iki bölümden oluşur ve ödeme talebi ile birlikte ajansa sunulur.

Ödeme İZKA Yararlanıcı Oran Ön (a) 20.000 (b) 20.000 40% Ara (c) 20.000 (d) 20.000 40% Nihai (e) 10.000 (f) 10.000 20% Örnek: Proje Bütçesi 100.000 TL, Destek Oranı: %50 Ön Ödeme: Avans olarak yatırılır Ara Ödeme: (a)+(b)+(c)+(d) kadar harcama yapılarak Ara Rapor verilir (c) kadar ödeme inceleme sonucunda ödenir. Nihai Ödeme: (e) ve (f) tutarındaki harcama yapıldıktan sonra Nihai Rapor verilir, (e) kadar ödeme inceleme sonucunda ödenir.

Ödemelere İlişkin Önemli Konular Satın Alma Kurallarına uygun yapılmamış tüm harcamalar Uygun Olmayan Maliyet olarak değerlendirilmektedir. Projede bütçesi olmayan ve proje faaliyetleri ile ilişkili olmayan tüm harcamalar Uygun Olmayan Maliyet olarak değerlendirilmektedir Tüm faaliyetler ve faaliyetlere ilişkin ödemeler proje dönemi içerisinde yapılmalıdır. (Mali denetim haricindeki tüm ödemeler)

Ödemelere İlişkin Önemli Konular Tüm maliyetler, yararlanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş harcamalar olmalıdır. Destek Sözleşmesinde belirlenen destek miktarı ve oranın üzerinde ödeme yapılamayacaktır. Tedarikçilere ve varsa proje personeline yapılacak tüm ödemelerin açılacak olan ortak proje hesabından (Halk Bankası Basmane Şubesi) yapılması gerekmektedir.

Damga Vergisi Damga Vergisi Kanunu(Madde 24) Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri hk. Kanun(Madde 26) Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği (Madde 24/2) hükümleri uyarınca Sözleşmede belirtilen Proje Toplam Uygun Maliyeti üzerinden %0,825 oranında ve 2 nüsha üzerinden(%1,65) ödeyerek Makbuz fotokopilerini Ajansa ibraz etmelidir.

Satın Alımlar Kamu İhale Kanuna tabi olanlar KİK e göre, Köylere Hizmet Götürme Birlikleri kendi mevzuatlarına göre, Diğer yararlanıcılar ise Satın Alma Rehberine göre yapacaklardır. Satın alma takviminin oluşturulması, Proje kapsamında öngörülen alımların proje süresince tamamlanabilmesi, Satın alım usullerinin belirlenmesi için, gereklidir.

AJANS Satın Alma Rehberine göre satın alma usulleri 20.000 TL altı Doğrudan Temin 20.000 TL ile 150.000 TL arası Pazarlık 150.000-TL nin üzeri Açık İhale Doğrudan temin sınırı içerisinde kalmak için mal/hizmet alımı ve yapım işi kısımlara bölünemez.(suni bölünme) Benzer veya aynı grup içerisinde yer alabilecek alımlarınızın lotlandırılarak tercihen açık ihale yöntemi ile satın alınması gerekmektedir.

İnsan Kaynakları Proje kapsamında yeni istihdam öngörülüyorsa, İş Sözleşmesi yapılmalı, SGK ya İşe Giriş Bildirgesi verilmelidir. İnsan kaynakları maliyeti, personelin resmi olarak işe giriş yaptığı tarih itibariyle hesaplanacaktır. Bütçede insan kaynakları kaleminde yer alan tutar, çalışanın alacağı ücreti ve diğer tüm yasal yükümlülükleri içeren toplam maliyettir. (YARARLANICININ TOPLAM MALİYETİ) Ücret ve yasal kesintilere ait ödemeler proje hesabından yapılmalıdır.

Sözleşme Değişiklikleri Proje bütçesinde değişiklik yapılmaması esastır. Projenin başlangıçtaki haliyle uygulanılması istenilmekle birlikte sözleşmede değişiklik yapılması mümkündür Sözleşme, iki farklı yolla değiştirilebilir Bildirim Mektubu: Küçük Değişikliklerde Zeyilname: Büyük Değişikliklerde Değişiklik ihtiyacı doğması durumunda önce izleme uzmanına danışınız.

Bildirim Mektubu Küçük değişiklikleri ajansın ön onayı olmadan uygulayabilirsiniz. Değişiklik ve gerekçesi takip eden 10 gün içinde Ajansa bildirilmelidir. Hangi Durumlarda Verilebilir! Bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, Değişikliğin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenmiş halindeki) uygun maliyetlerinin yüzde 15 i veya altında olduğu değişiklikler.

Zeyilname Değişiklik talebi ve gerekçesi Ajansa iletilir. Ajans kabul ederse Zeyilname imzalandıktan sonra uygulamaya geçilir. Talep Edilebilecek Durumlar; 1. Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, 2. Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15 ini aşan değişiklikler, 3. Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması, 4. Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, 5. Proje ortaklarının, iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, 6. Sözleşme süresinin uzatılması, 7. Mücbir hallerde, Zeyilname talep edilebilir.

Başarılar Dileriz İzleme ve Değerlendirme Birimi 24.06.2011