1 İçindekiler Giriş... 2 Temel Kavramlar... 2 Katalog Sürecine Genel Bakış... 3 Kategori Hiyerarşileri... 4 Kategori Hiyerarşisi Türleri... 7 Kategori Öznitelikleri... 9 Öznitelik Türleri... 9 Öznitelikler... 11 Öznitelikleri Kategorilere Atamak... 12 İhale Kategorileri Yönetimi... 13 İhale Kategorisine Ürün Eklemek... 14 Ürün Öznitelikleri... 15 İhale Kategorisine Ürün Öznitelikleri Atamak... 16 İhale Kategorisine Tedarikçi Atamak... 18 İhale Katalogları... 19 Katalog Hiyerarşisini Düzenleme... 20 Katalog Hiyerarşisinde Link Verme... 20 Kataloglara Ürün Ekleme... 21 Katalog Yayınlama... 22 Sonuç... 23
Giriş 2 ERP kullanılan firmalarda çalışanlar, eski sistemlerde yazılı formlar üzerinden yaptıkları satınalma taleplerini artık ERP üzerinden oluşturmaya başlarlar. Satınalma taleplerinin yazılı evrak yerine dijital ortam üzerinden gelmesi Satınalma ve Muhasebe departmanları çalışanlarına sürecin yönetilmesi açısından önemli kolaylıklar sağlamaktadır. Bunun yanında talepleri açan diğer departmanlar için bazı zorluklar ortaya çıkabilmektedir. Bu zorlukların en önemlisi taleplerin stok kodu üzerinden açılacak olmasıdır. Satınalma talebi oluştururken ERP de tanımlı olan stok kartları üzerinden seçim yapılması gerektiği için çalışanlar talep açacağı ürünlerin kodlarını bilmeli ve talebi bu kodlar üzerinden açmalıdırlar. Çok fazla stok kaleminin bulunduğu firmalarda ilgili stok kodunu bulmak için harcanan çaba ve zaman kaybı ciddi verimsizliklere neden olur. Çalışanlar istedikleri madde ya da ürüne zamanında ulaşamazlar. Microsoft Dynamics AX 2012 bu ihtiyaçlara cevap verebilmek için katalog ve hiyerarşi yapılarını sunmaktadır. Satınalma modülünde katalog ya da hiyerarşi yapısının kullanılmasıyla ürünler mantıksal olarak sınıflandırılır ve bir ağaç yapısında listelenir. Bu yapı sayesinde çalışanlar istedikleri ürüne kolayca ulaşır. Ayrıca kategori yapısı sayesinde çalışanlar izin verilen kategorilerde stok kodu olmaksızın satınalma talebi açabilirler. Temel Kavramlar Satınalma katalog sürecinde kullanılan birçok farklı terim bulunmaktadır. Detaylara girmeden önce bu süreçte kullanılan yapılar hakkında kısaca bilgiler vermek faydalı olacaktır. Terim Kategori Hiyararşisi: İhale Kategorisi: İhale Katalogları: Öznitelikler: Açıklama Kategori hiyerarşileri ürünleri çeşitli amaçlar için sınıflandırmak ve gruplandırmak için kullanılan yapılardır. Kategori tanımları birbiri içerisinde alt kategori içerecek şekilde bir ağaç yapısındadır. Her kategori alt katagorilere sahip olabilir. Farklı modüllerde birden fazla kategori hiyerarşisi tanımlanabilir. İhale kategorisi kategori hiyerarşisinin İhale ve tedarik modülünde kullanılan bir türüdür. Bir şirket için aktif bir ihale kategorisi olabilir. Satınalma süreçlerine kolaylık sağlamak amacıyla kategori kırılımlarına ürün, öznitelik ve tedarikçi atanabilir. Stok kodu kullanılmadan ihale kategorisinin bir kırılımı seçilerek satınalma talebi oluşturulabilir. İhale katalogları Enterprise Portal (AX web arayüzü) üzerinde ürünleri katalog yapısında sunmak için kullanılır. İhale kataloğu hiçbir veri girişi yapmadan İhale kategorisi kullanılarak da oluşturulabilir. İhale kataloglarına dış kataloglar ve tedarikçilerin katalogları eklenebilir. Ayrıca ihale kataloglarına gerekli kurulumların yapılmasıyla bir tedarikçinin e-ticaret sitesi üzerinden direkt olarak satınalma yaptırılabilir. Bir ürüne ya da kategori kırılımına ek bilgiler tanımlamak için kullanılırlar. Satınalınması talep edilen ürünün daha iyi tarif edilmesine olanak sağlarlar. Tablo-1: Temel Kavramlar
Katalog Sürecine Genel Bakış 3 Kataloglar sistem içerisinde tanımlanan ürünleri (hammadde, yarımamul, mamul vb.) mantıksal olarak sınıflandırarak erişimi kolaylaştıraran yapılardır. Kataloglar hiyerarşik bazda tanımlanarak bir ağaç kırılımında listelenir. Tanımlanan her bir stok kartı (AX sisteminde ürün) bir katalog öğesine bağlanarak satınalma kataloğunda yer alması sağlanır. Bu sayede çalışanlar kolay bir şekilde aradıkları ürüne ulaşabilirler. Satınalma kataloglarının yapısı belirlenirken şu hususlara dikkat edilmelidir: Satınalma işlemlerinde kullanıcılar ürünlere hangi kırılım yapısında ulaşacağına, kırılımın hangi detaylarda tanımlanacağına karar verilmelidir. Kullanıcıların hangi stok kartlarını görebilip sipariş verebileceğine karar verilmelidir. Herhangi bir tedarikçinin web sitesi üzerine erişim izni verilip direkt olarak bu web sitesinden talep oluşturulup oluşturulamayacağına karar verilmelidir. Satınalma modülünde katalog yapısının kullanılmasının bazı faydaları şunlardır: Çalışanlar aradıkları ürünlere kolayca ve hızlı bir şekilde ulaşırlar. Çalışanlar seçtikleri ürünler için kolayca talep oluşturabilirler. Satınalma bölümü çalışanları kullanıcıların sadece izin verilen ürünlere talep oluşturmasını sağlayabilir ve talep sürecinde kurallar belirleyebilirler. Satınalma kataloğu oluşturma süreci birden fazla adımdan oluşur. Tanımlama sürecinin tamamı satınalma çalışanları tarafından gerçekleştirilmez. Satınalma sürecinin dışında da işlemler bulunmaktadır. Katalog sürecinde ilk adım ürün kategorilerinin tanımlanmasıdır. Kategori hiyerarşilerinin tanımlanmasından sonra ürünler kategorilere atanarak katalog yapısına dahil edilir. Katalog tanımlama sürecinin genel yapısı ve adımları aşağıdaki şekilde genel hatlarıyla gösterilmiştir. Şekil-1: Tedarik Katalog Süreci
Kategori Hiyerarşileri 4 Kategori hiyerarşileri ürünleri sınıflandırmak için kullanılır. Hiyerarşi yapısı raporlama ve analiz çalışmalarında kullanılabilir. Kategori yapıları alt kırılımlardan oluşur. İstenilen miktarda alt kırılım tanımlanabilir. İhtiyaç duyulan yerlerde bu kırılımlar ağaç yapısı şeklinde görüntülenebilir. Bir firma birden fazla kategori tanımlayabilir. Örneğin satınalma için farklı bir kategori satış için farklı bir kategori kullanılabilir. Farklı modüllerde farklı kategori tanımlarını kullanabilmek için kategori türleri kavramı geliştirilmiştir. AX 2012 de 4 çeşit kategori hiyerarşisi tipi bulunmaktadır: Kategori Hiyerarşisi Türü İhale kategori hiyerarşisi Satış kategori hiyerarşisi Emtia kodu hiyerarşisi Bağlı finansal hiyerarşisi Perakende hiyerarşisi Kullanım Amacı İhale katalogları ve satınalma aktivitelerinde kullanılır. Satış aktivitelerinde kullanılır. Sektör standartları ve kamu raporlarmaları için kullanılır. Finansal boyutlardan alınan finansal kategoriler için kullanılır. Perakende süreçlerinde kullanılan hiyerarşi. Tablo-2: Kategori hiyerarşi türleri ve açıklamaları İstenilen sayıda bu türlerden kategori hiyerarşisi tanımlanabilir. Ancak ihale kategori hiyerarşisi ve satış kategori hiyerarşisi için belirli bir zamanda bir organizasyon için yalnızca bir aktif kategori hiyerarşisi seçilebilir. Çünkü ilgili modülde aktif katagoriye göre işlem yapılmaktadır. Birden fazla kategori aktif olabilseydi hangisinin kullanılacağı belli olmazdı. Kategori hiyerarşisi tanımlandıktan sonra hiyerarşi türlerinden birine bağlanarak aktifleştirilir. Daha sonra ürünler tanımlanan kategori hiyerarşisinin bir kırılımına atanarak kategori yapısına bağlanmış olur. Kategoriler ağaç yapısında oluşturulur. Yeni bir kategori oluşturulduğunda en üstteki düğüm otomatik oluşturulur. Ağaç yapısı istenilen detayda hiyerarşi tanımlanmasını olanak verir. Bazı şirketler sadece iki kırılımlı bir hiyerarşi kullanırken bazıları onlarca kırılım içeren bir yapı oluşturabilir. Burada en önemli nokta hangi detayda ürünlerin takip edileceğidir. Yönetilemeyecek seviyede detay tanımlamak fayda yerine zarar getirir. O yüzden hiyerarşi yapısına iyi karar verilmelidir.
5 Şekil-2: Kategori hiyerarşisi örneği Kategori hiyerarşisi türlerinden İhale kategori hiyerarşisi Satınalma yönetiminde büyük fayda sağlamaktadır. Firma Satınalma süreçlerinde kullanacağı ürünleri hiyerarşi yapısında tanımlayarak kullanıcıların aradıkları ürünü kolayca bulmalarını sağlayabilir. Ayrıca stok kartlarında tanımlı olmayan ürünler için de kategoriler kullanılarak Satınalma talebi oluşturulabilir. Parametreler ayarlandığı takdirde stok kodu tanımlamasına ihtiyaç duymadan kategoriler üzerinden Satınalma talebi oluşturulabilir. Şimdi de kategori hiyerarşilerinin nasıl tanımlandığını inceleyelim. Yeni kategori hiyerarşisi oluşturmak için Ürün bilgi yönetimi > Kurulum > Kategoriler > Kategori hiyerarşileri tıklanır. Daha sonra Yeni alan grubunda yer alan Kategori hiyerarşisi butonuna tıklanır.
6 Oluştur butonuna tıklanarak kategori hiyerarşisi detaylarının tanımlanacağı form açılır. Yeni bir kategori düğümüne tıklanarak hiyerarşi kırılımı istenen detayda tanımlanabilir.
Kategori hiyerarşileri formunda sekmelerde detay bilgiler girilebilir. Sekmelerin kullanım amaçları aşağıdaki tabloda anlatılmıştır. 7 Sekme Açıklama Genel Kategori özellikleri Emtia kodları Kategori sayfaları Proje kategori ata Kategorinin adı, kolay adı, durumu ve diğer detay bilgileri görüntülenir. Kategorinin karakteristik özelliklerinin tanımlandığı alanlar görüntülenir. Örneğin kategorinin yönetiminden sorumlu kişi. İçe aktarılan sektör kodlarının kategoriye bağlandığı alanlar. Kategori hakkında bilgi veren sayfaların oluşturulduğu sekme. Örneğin bir kategori için duyuru ve rehber sayfaları oluşturulabilir. Kategoriye varsayılan bir proje kodu atamak için kullanılır. Tablo-3: Kategori hiyerarşi formu sekmeleri Kategoriler oluşturulduğu zaman kırılımdaki bütün düğümler pasiftir. Herhangi bir düğümü aktifleştirmek için ekranın üst kısmında yer alan etkinleştir butonu kullanılabilir. İhtiyaç duyulursa devre dışı butonu kullanılarak herhangi bir düğüm devre dışı bırakılabilir. Kategori Hiyerarşisi Türleri Kategori hiyerarşisi tanımlandıktan sonra kategori hiyerarşi türüyle ilişkilendirilmelidir. Tanımlanan bir kategoriyi Kategori hiyerarşisi türü ile ilişkilendirmek için Ürün bilgi yönetimi > Kurulum > Kategoriler > Kategori hiyerarşisi türleri tıklanır.
8 Kategori hiyerarşisi türü alanında ilişkilendirilmek istenen tür seçilir. Kategori hiyerarşisi alanında da tür ile ilişkilendirilmek istenen kategori seçilir. Üstteki örnekte tedarik kategori hiyerarşisi (Satınalma süreçlerinde kullanmak üzere) için Procurement Hierarchy 1 isimli kategori seçilmiştir. Yani satınalma süreçlerinde bu kategori kullanılacaktır. Kategori hiyerarşileri formu üzerinden de hiyerarşi türü ile ilişkilendirme yapılabilir. Bunun için kategori hiyerarşileri formu üzerinde Ayarlama alan grubunda yer alan Hiyerarşi türü ilişkilendirme butonu kullanılabilir.
Kategori Öznitelikleri 9 Öznitelikler bir kategori ya da bir ürün için sınırsız sayıda ek özellik bilgileri tanımlamak için kullanılır. Bir ürün için stok kartında yer alan bilgilere ek olarak takip edilmek istenen her talepte değişebilecek özellikler varsa bu ürüne bir öznitelik bağlanarak her talepte bu özniteliğin değerinin seçilmesi sağlanabilir. Bu sayede her bir öznitelik için ayrı bir stok kartı açmaya gerek kalmaz. Aynı şekilde satınalma talep sürecinde stok kodu olmaksızın sadece kategori seçiminin yeterli olacağı senaryolarda satınalma uzmanlarının işini kolaylaştırmak için kategorilere belirli öznitelikler atanarak talep edilen maddenin tanımı daha da netleştirilebilir. Örneğin Bilgisayar kırılımının altında yer alan Laptoplar isimli bir kategorimiz olduğunu düşünelim. Bu kategoriye Ram, İşlemci, Boyut, Ekran kartı gibi özellikler tanımlanarak kullanıcının istediği ürünü daha net tarif etmesi sağlanabilir. Özniteliklerde kullanılacak değerler serbest girilebilen bir metin, belirli bir sayı ya da sabit liste türlerinde olabilir. Her bir öznitelik için izin verilen değerler de tanımlanmalıdır. Microsoft Dynamics AX 2012 de öznitelikler için kullanılan değer tipleri şunlardır: Sabit liste : Bu tip özniteliklerde kullanıcı serbest metin değerler giremez. Önceden tanımlanmış olan değerlerden birini seçmelidir. Bu tipi kullanılacaksa önceden değerler de tanımlanmalıdır. Değer aralığı : Özniteliklerde belirli bir aralıkta yer alan değer girilebilir. Bu tip tanımlanırken en yüksek ve en düşük değerler belirtilmelidir. Birim : Özniteliğin hangi birimde girileceği belirtilir. Aşağıdaki tabloda AX 2012 de kullanılabilen öznitelik tipleri ve bu tiplerde kullanılabilecek olan değer tipleri gösterilmiştir: Öznitelik tipi Amaç Sabit liste Değer aralığı Birim Para birimi Tutar girmek için Hayır Evet Hayır TarihSaat Tarih ve saat girmek için Hayır Evet Hayır Ondalık Ondalık hane olan sayı girmek için Hayır Evet Evet Sayı Tamsayı girmek için Hayır Evet Evet Metin Metin girmek için Evet Hayır Hayır Mantıksal Evet ve Hayır tipinde değer girmek için Hayır Hayır Hayır Tablo-4: Öznitelik tipleri değerleri Öznitelik Türleri Öznitelik tanımlamadan önce öznitelik türleri tanımlanmalıdır. öznitelikleri tanımladıktan sonra da bir özniteliği bir öznitelik türü ile ilişkilendirmek gerekir. Yeni bir öznitelik türü tanımlamak için şu adımlar izlenir: 1. Ürün bilgi yönetimi > Kurulum > Öznitelikleri > Öznitelik türleri formu açılır. 2. Yeni bir kayıt oluşturmak için Yeni butonuna tıklanır.
10 3. Adı alanına öznitelik türüne verdiğiniz ismi giriniz. 4. Tip alanında öznitelikte kullanmak istediğiniz tipi seçiniz. 5. Tip alanında TarihSaat, Ondalık ya da Tamsayı seçeneklerinden birini seçtiyseniz Değer aralığı alanı aktif olur. Bu tiplerde özniteliğe değer aralığı belirleyebilirsiniz. 6. Tip alanında metin seçildiyse Sabit liste alanı aktif olur. Sabit liste seçilirse öznitelik için sabit değerler tanımlanabilir. 7. Tip alanında tamsayı ya da ondalık seçildiyse Birim alanında öznitelik değerlerinde kullanılacak birim belirtilmelidir. Tip alanında sabit liste değeri seçildiyse bu öznitelikte kullanılacak olan değerlerin tanımlanması gerekir. Öznitelik için sabit değerler şu şekilde tanımlanır: 1. Ürün bilgi yönetimi > Kurulum > Öznitelikleri > Öznitelik türleri formu açılır. 2. Öznitelik türleri formunda sabit liste değerleri eklemek istenilen tür seçilir. 3. Değerleri sekmesine tıklanır. 4. Aksiyon paneli kısmında Ekleme butonuna tıklanır. 5. Değer alanında öznitelik değeri girilir. Ekle butonuna tıkladığınızda varsayılan olarak 1 değeri gelir. Sonraki değerlerde de 1 artan şekilde devam eder. Değer alanını istediğimiz şekilde değiştirebiliriz. 6. 4. Ve 5. Adımları eklemek istediğiniz her değer için tekrarlayınız. 7. Yukarı taşı ve aşağı taşı butonlarını kullanarak değerlerin yerini değiştirebilirsiniz. Tip alanında Değer aralığı izin verilen değer aralığı tanımlanmalıdır. değer aralığı tanımlamak için şu adımları izleyiniz: 1. Ürün bilgi yönetimi > Kurulum > Öznitelikleri > Öznitelik türleri formunu açınız. 2. Öznitelik türleri formunda değer aralığı girmek istediğiniz türü seçin. 3. Aralığı sekmesini açın. 4. Kaynak alanına bu öznitelikte kullanılabilecek olan en küçük değer girilir. 5. Hedef alanına bu öznitelikte kullanılabilecek olan en büyük değer girilir.
11 Öznitelikler Ürün ya da kategori için daha detaylı veriler tanımlamak ve kullanmak için Öznitelikler formu kullanılabilir. Bir ürüne öznitelik atamak için özniteliğin atandığı kategori hiyerarşisine ürün de atanmalıdır. Yani adımlar şu şekildedir: Kategori hiyerarşisi tanımla Öznitelik tanımla Özniteliği kategori hiyerarşisine ata Ürünü kategori hiyerarşisine ata Yeni bir öznitelik oluşturmak için: 1. Ürün bilgi yönetimi > Kurulum > Öznitelikleri > Öznitelikler formu açılır. 2. Yeni bir kayıt oluşturmak için yeni butonuna tıklanır. 3. Adı alanına tanımladığınız özniteliğin adı yazılır. 4. Kolay ad alanına aramalarda kullandığınız daha pratik bir ad yazabilirsiniz. 5. Açıklama alanına öznitelik ile ilgili bir açıklama yazabilirsiniz. 6. Yardım metni alanına öznitelik ile ilgili bir yardım metni yazabilirsiniz. 7. Varsayılan değer alanında bu öznitelik için varsayılan bir değer belirleyebilirsiniz.
12 Öznitelikleri Kategorilere Atamak Öznitelik türü ve öznitelik tanımlamaları yapıldıktan sonra bu özniteliklerin kullanılabilmesi için kategorilere atanması gerekmektedir. Özniteliklerin kategorilere atanmasıyla hangi özniteliğin hangi kategori kırılımında kullanılacağı belirlenmiş olur. Aynı zamanda kategoriye atanmış olan ürünlerde de kullanılabilir. Öznitelikleri kategorilere atamak için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Ürün bilgi yönetimi > Kurulum > Kategoriler > Kategori hiyerarşileri formu açılır. 2. Kategori hiyerarşisi formunu açmak için Düzenle alan grubunda yer alan Düzenle butonuna tıklanır. 3. Kategori hiyerarşisini düzenlemek için Düzenle alan grubunda yer alan Düzenle butonuna tıklayınız.
13 4. Ekranın sol kısmında yer alan ağaç yapısında olan kırılımlardan hangisine öznitelik eklemek isteniyorsa o kırılım seçilir ve Kategori Özellikleri sekmesi tıklanır. 5. Yeni bir özellik eklemek için Ekle butonuna tıklanır. 6. Açılan formun üst kısmında kullanılabilecek olan öznitelikler listelenir. Kategori kırılımına eklenmek istenen öznitelik seçilerek (kutucuklar yardımıyla birden fazla da seçilebilir) Seçin butonuna tıklanır. Seçilen öznitelikler alt kısımda listelenir. Tamam butonuna tıklanarak belirlenen öznitelikler kategori kırılımına eklenmiş olur. İhale Kategorileri Yönetimi
14 İhale kategorileri diğer katagorilere göre daha fazla kurulum işlemine ihtiyaç duyar. Bir kategoriye tedarikçi, ürün ya da öznitelik atamak için İhale kategorileri formu kullanılabilir. Microsoft Dynamics AX 2012 de her bir şirket için sadece bir tane aktif ihale kategorisi tanımlanabilir. Kategori kırılımında alt kırılımlarda yer alan her kategori üstte yer alan kategorilerin özelliklerine sahip olur. Örneğin Bilgisayarlar diye bir kategori ve buna bağlı Laptoplar isimli bir alt kategori olsun. Bilgisayar kategorisine atanan her özellik ve tedarikçi Laptoplar kırılımında da geçerli olur. Kategori hiyerarşilerinde İhale kategorileri tipinde oluşturulan her kategori İhale ve tedarik modülünde kategori yapısında kullanılabilir. Ürün bilgi yönetimi modülünde tanımlanan Kategori hiyerarşilerine ek olarak İhale ve tedarik modülünde yer alan İhale kategorileri formunda satınalma süreçlerine özel ek bilgiler tanımlanabilir. İhale kategorileri formuna İhale ve tedarik > Kurulum > Kategoriler > İhale kategorileri yolundan ulaşabilirsiniz. İhale Kategorisine Ürün Eklemek İhale kategorisine ürün eklemek için aşağıdaki adımları izleyiniz: 1. İhale ve tedarik > Kurulum > Kategoriler > İhale kategorileri formu açılır. 2. Kategori hiyerarşisinde ürün eklemek istediğiniz kırılımı seçin ve Ürünler sekmesi açılır. 3. Aksiyon panelindeki Ekle butonuna tıklanır.
15 4. Açılan formun üst kısmında ürünler listelenir. Seçilmek istenen ürünlerin yanındaki kutucuk işaretlenir ve Seçin butonuna tıklanır. 5. Seçilen ürünler alt kısımda listelenir. Tamam butonuna tıklanarak form kapatılır. Ürün Öznitelikleri
16 Öznitelikler kategorilere atandığı gibi ürünlere de atanabilir. Ürün özellikleri bir kategoriye atandığı zaman o kategoride yer alan tüm ürünlere o özellikler kalıtım yoluyla atanmış olur. Ürün özniteliklerinin değerleri herhangi bir ürün formunda belirlenebilir. Ürün öznitelikleri aynı zamanda ihale kategorisinde bir üst kırılımda yer alan kategorinin de özniteliklerini kalıtım yoluyla alır. Ürün öznitelikleri ile kategori öznitelikleri birbirinden farklıdır. Çünkü ürün öznitelikleri ürün özniteliklerinden kalıtım yoluyla alınırken kategori özniteliklerinde durum böyle değildir. Yani bir kategoriye atanan bir ürün özniteliğinin değeri bu kategoride yer alan her ürün için farklı olabilir. Kategori özelliklerinde ise o kategoriye bağlı her ürün için farklı kategori özelliği değeri verilemez. İhale Kategorisine Ürün Öznitelikleri Atamak İhale katagorisine bir ürün özniteliği atamak için şu adımlar izlenir: 1. İhale ve tedarik > Kurulum > Kategoriler > İhale kategorileri formu açılır. 2. Kategori hiyerarşisinde ürün eklemek istediğiniz kırılımı seçin ve Ürün özellikleri sekmesi açılır. 3. Ekle butonuna tıklanır.
17 4. Açılan formda üst kısımda kullanılabilecek olan öznitelikler listelenir. Özniteliklerin solunda yer alan kutucuklar seçilerek Seçin butonuna tıklanır. Seçim tamamlandıktan sonra Tamam butonuna tıklanarak form kapatılır. 5. İsteğe bağlı olarak Gerekli, İç ve Aranabilir alanları da kullanılabilir. a. Gerekli seçili olursa ürün için bu öznitelik değerini belirtmek zorunlu olur. b. İç seçilirse tedarikçi kataloğunda bu öznitelik görünmez.
18 c. Aranabilir seçilirse bu öznitelik Enterprise Portal üzerinden aranabilir. 6. Üst kategori öznitelikleri devralır alanı seçilirse üst kırılımlarda yer alan kataegorilere atanmış olan öznitelikler de bu kategoriye atanır. Üst kırılımdan gelen öznitelikler Devralınan öznitelikler gridinde listelenir. İhale Kategorisine Tedarikçi Atamak İhale kategorisinde her kırılıma belirli tedarikçileri atayabiliriz. Bu sayede hangi kategoride hangi tedarikçilerin onaylı olduğunu belirleyebiliriz. İhale kategorilerine tedarikçi atamak için: 1. İhale ve tedarik > Kurulum > Kategoriler > İhale kategorileri formunu açın. 2. Kategori hiyerarşisinde ürün eklemek istediğiniz kırılımı seçin ve Tedarikçiler sekmesini açın. 3. Ekleme butonuna tıklayın. 4. Açılan formda üst kısımda kullanılabilecek olan tedarikçiler listelenir. Tedarikçilerin solunda yer alan kutucuklar seçilerek Seçin butonuna tıklanır. Seçim tamamlandıktan sonra Tamam butonuna tıklanarak form kapatılır. 5. Tedarikçi durumu alanında durumunu seçin. Bu alanda 2 seçenek vardır: Onaylı ve Tercih edilen. 6. Tedarikçiler üst kategoriden devralır alanı seçili ise üst kırılımlarda yer alan kategorilere atanmış olan tedarikçiler de bu kategoriye atanır. Üst kırılımdan gelen tedarikçiler Devralınan alanında hangi kategori kırılımından devralındığı gösterilir.
İhale Katalogları 19 İhale katalogları Enterprise Portal üzerinde Çalışan self-servis sayfasında satınalma talebi oluştururken ürünlere daha kolay ulaşım ve daha kontrollü satınalma faaliyetleri gerçekleştirmek amacıyla kullanılır. İhale kataloğunun İhale kategorisinden temel farkı Enterprise Portal üzerinde kategori yapısı üzerinden daha fazla kontrol sağlamaktır. İhale kataloğu, İhale kategorisi işlevlerine ek olarak tedarikçi kataloğu ekleme, dış katalog ekleme, bazı kategori kırılımlarının yayınlanmasını engelleme ve ek ürün güncelleme imkanları sunar. İhale katalogları direkt olarak mevcut bir ihale kategorisi üzerinden oluşturulabilir. Bu yöntem daha kullanışlı ve daha kolaydır. Bunun yanında ihale kategorisinden bağımsız olarak manuel olarak da ihale kataloğu oluşturulabilir. Yeni bir katalog oluşturmak için: 1. İhale ve tedarik > Ortak > Kataloglar > İhale katalogları formu açılır. 2. İhale katalogları liste formunda Yeni alan grubunda yer alan Katalog butonuna tıklanır. 3. Katalog oluşturma formunda Adı alanına kataloğun ismini yazın. Katalog tedarik kategorisi hiyerarşi kullanarak doldurun alanı seçilirse mevcut İhale kategorisinin aynısı İhale kataloğu tarafında oluşturulur. Bu alan seçilmezse İhale kataloğu boş olarak oluşturulur ve manuel olarak katalog kırılımlarının oluşturulması gerekir. 4. İhale kategorisi kullanarak oluşturulan katalogta ihale kategorisinde yer alan kırılımların aynısı kataloğa aktarılır. İhale kataloğu ile ilgili detay bilgileri tanımlamak için Katalog ayarları sekmesi açılır.
20 5. Açıklama alanına katalog ile ilgili bir açıklama yazılır. 6. Varsayılan güncelleştirme türü alanında katalog güncelleştirme ayarı seçilir. Bu alanda 3 seçenek vardır: a. Statik: Katalogda ürün güncelleştirmeleri manuel yapılır. b. Dinamik: Ürünlerde yapılan güncelleştirmeler ihale sitesine otomatik olarak yansır. c. Her ikisi de: Bu tip seçilirse her bir katalog kırılımında Statik ya da Dinamik seçilebilir. 7. Sahibi alanında Kataloğu oluşturan ve yöneten çalışan seçilir. 8. Katalog durumu alanında katalog yayınlanana kadar Etkin değil görünür. Yayınlanıp etkinleştirilince durumu Etkinleştirildi olur. 9. Ek sonuçlar sayfasında gösterilecek arama sonucu sayısı alanında ihale sitesinde arama sonucunda gösterilecek olan sayfa sayısı belirlenir. Katalog Hiyerarşisini Düzenleme Katalog oluştururken Katalog tedarik kategorisi hiyerarşi kullanarak doldurun alanı seçilirse mevcut İhale kategorisinin aynısı İhale kataloğu tarafında oluşturulur. Bu alan seçilmezse İhale kataloğu boş olarak oluşturulur ve manuel olarak katalog kırılımlarının oluşturulması gerekir. Manuel olarak katalog oluşturmak ya da mevcut katalog hiyerarşisinde değişiklik yapmak için: 1. İhale ve tedarik > Ortak > Kataloglar > İhale katalogları formunu açın. 2. Düzenlemek istediğiniz kataloğu seçin ve aksiyon panelinde Düzenle alan grubunda yer alan Düzenle butonuna tıklayın. 3. Yeni bir kırılım eklemek için eklemek istediğiniz kırılımı seçerek aksiyon panelinde Kategori navigasyon alan grubunda yer alan Yeni alt öğe butonuna tıklayınız. 4. En üst kırılımda Varsayılan güncelleştirme türü alanını Her ikiside seçerseniz her bir kırılımda farklı güncelleştirme türü seçebilirsiniz. Aksi taktirde en üst kırılımda seçtiğiniz değer alt kırılımlarda hep aynı olur ve değiştirilemez. 5. Herhangi bir kırılımı pasifleştirmek isterseniz, ilgili kırılımı seçip Devre dışı bırak butonuna tıklayabilirsiniz. 6. Devre dışı bırakılan herhangi bir kırılımı etkinleştirmek isterseniz Etkinleştir butonunu kullanabilirsiniz. 7. Silmek istediğiniz bir kırılımı Sil butonuna tıklayarak silebilirsiniz. Katalog Hiyerarşisinde Link Verme
İhale kataloğunda bir kategorinin iki farklı kategorinin altında yer alması gerekebilir. Örneğin Klavye isminde bir kategoriyi hem Bilgisayar bileşenleri kırılımının altında hem de Ofis malzemeleri kırılımının altında göstermek isteyebilirsiniz. Bu durumda bu iki kategoriden birinin altına Klavye kategorisi tanımlayıp diğerine link verebilirsiniz. Böylece hem Bilgisayar bileşenleri kırılımı altında hem de Ofis malzemeleri kırılımı altında Klavyeler isimli bir kategori olur. Katalog hiyerarşisinde link tanımlamak için: 21 1. İhale ve tedarik > Ortak > Kataloglar > İhale katalogları formunu açın. 2. Düzenlemek istediğiniz kataloğu seçin ve aksiyon panelinde Düzenle alan grubunda yer alan Düzenle butonuna tıklayın. 3. Hangi kırılımın altına kategori eklemek istiyorsanız o kırılımı seçin. 4. Kategori navigasyon alan grubunda yer alan Yeni alt öğe butonuna tıklayın. 5. Katalog ayarları sekmesinde Adı ve Açıklama alanlarını doldurun. 6. Kısayol katalog kategorisi alanını seçin. 7. Hedef gezinti kategorisi alanında hangi alt kırılımın altına o kategoriyi eklemek istiyorsanız o kategoriyi seçin. Kataloglara Ürün Ekleme Katalogların temel tanımlamaları ve kırılımları belirlendikten sonra bu kategorilere ürünler atanmalıdır. İhale kategori hiyerarşisinden katalog oluşturulmuşsa bu hiyerarşiye bağlı olan tüm ürünler İhale kataloğuna da atanmış olur. Bunun üzerine el ile de ekleme yapılabilir. Manuel olarak İhale kataloğuna ürün eklemek için: 1. İhale ve tedarik > Ortak > Kataloglar > İhale katalogları formu açılır. 2. Ürün eklemek istediğiniz kataloğu seçin ve aksiyon panelinde Düzenle alan grubunda yer alan Düzenle butonuna tıklanır. 3. Ekranın sol kısmında yer alan kategori kırılımlarından ürün eklemek istediğiniz kategoriyi seçin ve sağ taraftan Ürünler sekmesini açılır. 4. Ürünler sekmesinde Ekle butonuna tıklanır.
22 5. Üst kısımda listelenen ürünler arasından eklemek istediklerinizin solundaki kutucukları işaretlenir ve Seçin butonuna tıklanır. 6. Alt kısımda seçilen ürünler listelenir. Seçim işlemi bittikten sonra Tamam butonuna tıklanır. Katalog Yayınlama İhale kataloğunun ihale sitesinde aktif olabilmesi için yayınlanması ve bir katalog ilke kuralına atanmış olması gerekir. Aynı zamanda artık kullanmak istemediğiniz bir kataloğu devre dışı da bırakabilirsiniz. Bir kataloğu etkinleştirmek için: 1. İhale ve tedarik > Ortak > Kataloglar > İhale katalogları formu açılır. 2. İhale katalogları formunda etkinleştirmek istediğiniz kataloğu seçin ve Yayınla alan grubunda yer alan Katalog etkinleştir butonuna tıklanır. Bir kataloğu devre dışı bırakmak için: 1. İhale ve tedarik > Ortak > Kataloglar > İhale katalogları formu açılır. 2. İhale katalogları formunda devre dışı bırakmak istediğiniz kataloğu seçin ve Yayınla alan grubunda yer alan Katalog devre dışı butonuna tıklanır. Katalog tanımlarken güncelleştirme türünü dinamik olarak seçtiyseniz ürünlerde yapılan güncellemeler direkt olarak kataloglara yansır. Ancak dinamik seçtiyseniz kataloğu yayınladıkça güncellemeler kataloğa ve ihale sitesine yansıtılır. Bir kataloğu yayınlamak için:
23 1. İhale ve tedarik > Ortak > Kataloglar > İhale katalogları formu açılır. 2. İhale katalogları formunda yayınlamak istediğiniz kataloğu seçin ve Yayınla alan grubunda yer alan Katalog yayımlama butonuna tıklanır. Katalogun yayınlanmasıyla Enterprise Portal üzerinden Dynamics AX 2012 ye erişen kullanıcılar çalışan hizmetleri sayfasında satınalma kısmında belirlenen katalog üzerinden satınalma talebi işlemlerini gerçekleştirebilirler. Sonuç ERP projelerinin birçoğunda, canlı kullanıma geçildikten sonra satınalma talep süreçlerinde kullanıcıların stok kodları üzerinden işlem yapmakta zorlandığı görülmektedir. Satınalma talebi oluşturma süreçlerinde şirket içi çalışanların stok kodu arayışına girmeksizin belirlenen katalog üzerinden bir ürün seçerek ya da bazı kategorilerde stok kodu zorunluluğu olmaksızın talep açabilmeleri hem talep edenler için hem de satınalma departmanı çalışanları için birçok kolaylık sağlamaktadır. Stok kodu zorunlu olmayan kategorilerde öznitelikler tanımlanarak çalışanların istedikleri ürünü daha iyi tarif edebilmeleri sağlanabilir. Öznitelikler ürünü daha iyi tarif etmenin yanında stok kartı takibi gerektirmeyen kategorilerin raporlanmasını sağlar. Microsoft Dynamics AX 2012 katalog yapısıyla bu ihtiyaçlara cevap vermektedir. Daha verimli ve daha kolay bir satınalma talep süreci için kategori, öznitelik ve katalog yapıları kullanımı tavsiye edilmektedir.