Primavera ve Doküman Yönetim Sistemi

Transkript

1 Primavera ve Doküman Yönetim Sistemi P6 Web Access, doküman yönetimi becerisiyle güvenli bir ortamda dokümanları depolama, yönetme ve organize etme imkanı sağlar. Bir doküman, bilgisayarınızda yarattığınız ve primavera çalışma ortamına aktardığınız her tür belge yada iş çıktısı olarak tanımlanabilir. Collaboration özellikleri yüklendiği zaman, P6 Web Access 3 genel sınıfta doküman destekler. Project Documents: Bu dokümanlar; Project Management Modülü yada P6 Web Access üzerinden proje ile ilişkilendirilebilen dokümanlardır. Private Documents: Bu dokümanlar sadece P6 Web Access tarafından kendi kullanımınız için eklenirler. Private dokümanlar proje ile ilişkili/bağlantılı değildir. Dashboard daki my documents portletinden private dokümanlar eklenebilir. Workgroup Documents: Bu dokümanlar; özel proje çalışma gruplarına eklenen dokümanlardır. Bu dokümanlar sadece çalışma grubunun tanımlanmış üyeleri tarafından ulaşılabilirler. Private ve Workgroup sınıfları, dokümanlarımızı düzenleyip depolarken, henüz proje elemanları ile paylaşmak istemediğimiz durumlarda yararlıdır. Project Management modülü ile eklenen dokümanlar non-collaborative dir(project Docs.) ve Proje dokümanları sadece projeye erişim hakkı olan kullanıcılar için ulaşılabilir durumdadır. Private ve Workgroup dokümanları ise collaborative dir ve sadece P6 Web Access tarafından desteklenir. 1. Dokümanlara Erişim: Dokümanın sınıfı kimler tarafından erişilebileceğini belirler. Project ve workgroup dokümanları sadece erişim hakkı olan kullanıcılar tarafından kullanılabilir. Private dokümanlar ise sadece P6 Web Access kullanarak dokümanı ekleyen kullanıcı tarafından erişilebilir. Collaborative ve project dokümanları için, dokümanın güvenlik politikası kimlerin erişebileceğini belirler ve dokümanın güvenlik politikası sadece o dokümanı ekleyen kişi tarafından değiştirilebilir. Personal: Sadece dokümanı ekleyen kişi tarafından ulaşılabilir, silinebilir ve değiştirilebilirler. Projeyle ilgili olsalar bile, bu dokümanlar dokümanın sahibi dışında kullanıcılar tarafından görülemez.

2 Shared: Proje takım elemanları dokümanı görebilir değiştirebilir Read Only: Bütün proje takım üyeleri tarafından görülebilir ama silinemez, değiştirilemez ve review start edilemez. Collaboration Yüklü olduğu zaman, Primavera Web ortamında çok daha geniş özellikler kullanılabilir hale gelir. 2. Doküman Ekleme: Proje ile ilişkilendirmeden, sadece kendimiz için erişilebilir olacak bir Private Document yada sadece çalışma grubu üyeleri için erişilebilir olacak Workgroup Document eklemek için Proje çalışma alanındaki documents portletini kullanırız. Add Document linkine tıklayarak projelerden bağımsız yeni bir Private Document ekleyebiliriz.

3 Dokümanı ekledikten sonra, Private Documents Klasöründen istediğimiz dokümanı görüntüleyebilir yada bilgisayarımıza indirebiliriz. Üzerine tıkladığımız dokümanın detaylarını görüntüleyebilir veya silebiliriz. 3. Proje Dokümanlarını izleme ve düzenleme: Proje çalışma sayfasındaki Project Documents adlı portlet üzerinden, projeye eklenmiş bütün dokümanları görüntüleyerek erişebilir, değiştirebilir, yeni doküman ekleyebilir yada dokümanları kategorize etmek ve gruplamak, düzenlemek için yeni klasörler ekleyebiliriz.

4 Yeni bir klasör eklemek için, Add Document linkine tıklanır ve açılan pencereden, oluşturduğumuz yeni klasörün ismi tanımlanarak, bu klasörün içine taşımak istediğimiz dokümanları seçebiliriz. Eklenen proje dokümanları istediğimiz klasör içine taşınabilir ve dokümanları bir düzen içinde organize edip grupyalabiliriz. Klasörün adına tıklandığında, içindeki dokümanlarda listelenecektir. Proje dokümanları listesi içinde yer alan WP & Docs adlı klasör, Primaveranın Project Management Modülü tarafından eklenmiş olan Projeyle ilgili dokümanları içerir. Eğer Project Management Modülü tarafından projeye doküman eklenmiş ise, P6 Web Access, bu klasörü otomatik olarak yaratır. Bu yüzeden klasörün ismi değiştirilemez. Aksi durumda, bu klasör görüntülenmez. Ayrıca Proje ekranındaki Documents sekmesine tıklandığında, proje ile ilişkilendirilmiş olan dokümanların listesi klasörlere göre gruplanmış olarak görüntülenir.

5 4. Doküman Arama: Dashboard daki My Documents Portleti veya proje çalışma alanımızdaki Project Documents portleti üzerindeki search butonuna basılarak bütün dokümanların içinden basit yada gelişmiş arama yapılabilir.

6 Bulmak istediğimiz dokümanın ismi, yazarı, yaratılma ve değiştirilme tarihleri, değiştiren kişi gibi farklı alanlarda aratma işlemi yapılabilir. Aranacak dokümanın ilk birkaç karakterini yazdıktan sonra Search linkine tıklandığında, arama kriterine uyan sonuçları aşağıdaki gibi listeyecektir. 5. Doküman Versiyonlaması ve Tarihçesi Versiyon sayfası, seçtiğimiz dokümanın sakladığımız versiyonlarından istenilenin görüntülememize imkan sağlar. Doküman Versiyonlarının Oluşması: Seçtiğimiz dokümanın Document Details ekranında seçtiğimiz bir doküman üzerinde çalışma yapmak için dokümanı Check Out yaparak kendi bilgisayarımıza alabiliriz. Bu doküman, üzerinde başka kullanıcıların değişiklik yapmasına engel olmak için sistemde Read Only hale geçer. Bu durumda iken, dokümanı diğer kullanıcılar görebilir ve indirebilirler ama değişiklik yapamazlar ve silemezler. Daha sonra aynı doküman Check In yapılarak yeni versiyonu sisteme geri aktarılır ve doküman üzerindeki kısıtlamalar kaldırılmış olur. İlgili dokümanın Document Details sayfasındayken Versions linkine tıklandığında, dokümanın seçtiğimiz herhangi bir versiyonunu görüntülenebilir yada bilgisayarımıza indirilebilir.

7 Listelenen doküman için versiyon numaralarından istenilen biri seçilerek işlem yapılabilir. Her yeni versiyonun oluşması sırasında yazılmış olan açıklamalar, değiştirilme tarihi ve değişikliği yapan kullanıcı da buradan takip edilebilir. Doküman üzerinde diğer kullanıcılar tarafından yapılan bütün bu işlemler, dokümanın tarihçesi olarak kayıt altına alınır. Document details içindeki History linkine tıklandığında, dokümanın herhangi bir versiyonu üzerinde yapılmış olan bütün geçmiş haraketlerin bir listesini aşağıdaki şekilde görüntüleyebiliriz.

8 6. Document Review Başlatma: Document Detail pencresinde Start Review linkine tıklanır. Dokümanı review etmesini istediğimiz kişileri Reviewers kısmından seçeriz. Seçtiğimiz kişilerin tamamı, herhangi biri yada seçtiğimiz sıraya göre review edilmesini isteyebiliriz. Seçtiğimiz kişilerin Action Required portletinde bu doküman gözükecektir. Create Review linkine basarak işlemi tamamlayabiliriz. Dokümanı review etmesi gereken kişilerin çalışma alanlarında Action Required portletinde aşağıdaki gibi görüntülenir.

9 Action Required portletinde bizim dikkatimizi gerektiren bütün project request ler, project workflow ve document review lar listelenir. Requested projects görmek için simgesine, document için ve project process leri görmek içinde simgesine tıklamak yeterlidir. Onay bekleyen dokümanın ismine tıklayınca, açılan review penceresinden onaylayabilir yada reddebilir, yorum yazabiliriz. Dokümanı onaylaması için seçtiğimiz kişilerin verdikleri yorum ve onayların takibini document özelliklerine girdikten sonra, review details linkine tıklayarak görülebilir.

10 Bütün kullanıcılar yorum ve onay/red verdiklerinde son durum süreci başlatan kullanıcı tarafından takip edilir. 7. Dokümanı ilişkilendirmek: Eklediğimiz dokümanları Aktivite yada WBS lere, Project Issue denilen çözümlenmesi için aksiyon almamız gereken soru yada sorunlara, Event olarak adlandırılan planlanmış proje ve aktivitelerle ilgili toplantılara, Discussion denilen bir soru yada başlık hakkındaki tartışma platformlarına bağlayıp ilişkilendirebiliriz.

11 Relate Activities or WBS linkine tıklandığında açılan pencereden dokümanı ilişkilendirmek istediğimiz wbs yada aktivite seçilir. İlişkilendirilen aktivite veya wbs ler Related Items alanında görülebilir