T.C. BAŞBAKANLIK HAZİNE MÜŞTEŞARLIĞI İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2005 YILI FAALİYET RAPORU HAZİRAN 2006
İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ...3 BİRİNCİ BÖLÜM İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1.1 GÖREVLERİ... 6 1.2 TEŞKİLAT ŞEMASI... 7 1.2.1 Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü... 9 1.2.2 Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü... 9 1.2.3 Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü... 10 1.2.4 Satın Alma Şubesi Müdürlüğü... 11 1.2.5 Ayniyat Saymanlığı... 11 1.2.6 Tedavi Giderleri Şubesi Müdürlüğü... 12 1.2.7 Yurt Dışı Hizmetleri ve Harcırah Şubesi Müdürlüğü... 12 1.2.8 Sosyal ve İdari İşler Şubesi Müdürlüğü... 12 1.2.9 Teknik İşler (I) Şubesi Müdürlüğü... 13 1.2.10 Teknik İşler (II) Şubesi Müdürlüğü... 14 1.2.11 Koruma ve Güvenlik Şubesi... 15 1.2.12 Kurum Tabipliği... 15 1.2.13 Araştırma ve Geliştirme, Danışma Grubu... 16 1.3 PERSONEL YAPISI... 16 1.3.1 Kadro Yerlerine Göre Personel Dağılımı... 16 1.3.2 Personel Eğitim Durumu... 18 1.3.3 Unvanlarına Göre Personel Durumu... 19 1
İKİNCİ BÖLÜM İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞININ 2005 YILI FAALİYETLERİ 2.1 PERSONEL HAREKETLERİ... 20 2.2 EĞİTİM FAALİYETLERİ... 21 2.3 EVRAK KAYIT VE HABERLEŞME HİZMETLERİ... 22 2.4 ARŞİV İŞLEMLERİ... 24 2.5 BÜTÇE BÜYÜKLÜKLERİ VE HARCAMALAR... 25 2.6 SATIN ALMA HİZMETLERİ... 30 2.6.1 İhaleler... 30 2.6.2 Diğer Satın Alma Harcamaları... 32 2.6.3 Doğrudan Temin... 31 2.7 AYNİYAT İŞLEMLERİ... 32 2.8 SAĞLIK HARCAMALARI... 33 2.9 SAĞLIK ÜNİTESİ HİZMETLERİ... 35 2.10 YURT DIŞI HİZMETLER... 36 2.11 HARCIRAH İŞLEMLERİ... 37 2.12 SOSYAL HİZMETLER... 39 2.13 TEKNİK HİZMETLER... 41 2.13.1 Çalışma Ofislerinde Yerleşime İlişkin Yapılan Düzenlemeler... 43 2.13.2 Hizmet Binaları Bakım, Onarım ve Yapı Güvenliği İşlemleri... 47 2.13.3 Teknik İşlerin Parasal Büyüklükleri... 52 2.14 GÜVENLİK HİZMETLERİ... 53 2
ÖNSÖZ Müsteşarlığımız birimlerinin fonksiyonlarını yerine getirebilmesi için ihtiyaç duyulan mal ve hizmetlerin, yasal düzenlemeler çerçevesinde hızlı, kaliteli, standart ve en düşük maliyetle temin edilmesini amaçlayan İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı nın görev ve yetkileri, 4059 sayılı Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun un 5 inci maddesinin (g) bendi ile bu bentte atıfta bulunulan 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görevlerine İlişkin Kanun un 29 uncu maddesinde belirtilmiştir. Buna göre; Müsteşarlığın genel evrak, arşiv ve haber merkezinin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve taşıma hizmetlerini yapmak, gerekli araç, gereç ve malzemeyi temin etmek, mali işlerle ilgili hizmetleri yürütmek, personelin ve ailelerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarını sağlamak ve verilecek diğer görevleri yerine getirmek Başkanlığın başlıca görevleridir. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığınca bu görevlerin yerine getirilmesinde aksayan noktaların belirlenmesi çözüm üretilmesi ve hizmet etkinliğinin arttırılması amacıyla; daire bütününde, hem fiziksel hem de operasyonel bir çok değişiklik ve düzenlemeler yapılması ile iş süreçlerinin yeniden belirlenmesi gereği ortaya çıkmıştır. Yeniden yapılandırma çalışmaları olarak adlandırdığımız bu çalışmalar kapsamında, öncelikle görev alanı itibariyle birbirine yakın nitelikte ya da birbirleriyle aynı olan şubelerin görev ve yetkilerinin tek bir elde toplanmasını teminen ilgili şubeler birleştirilmiş ve 22 olan şube sayısı 11 e düşürülmüştür. Diğer yandan; Araştırma, Geliştirme ve Danışma Grubu oluşturulması ve Koruma ve Güvenlik Şubesi nin de Başkanlık bünyesine yeniden alınması ile toplam şube sayısı 13 olarak belirlenmiştir. Yeniden oluşan şubelerin görevlerinin düzenlenmesi amacıyla, her bir şubenin görev tanımları, bu görevlerin yerine getirilmesindeki çalışma yöntemleri ve 3
uygulama biçimleri ayrıntılı olarak yazılı hale getirilmiş, ilgili personel ve şube müdürlerine tebliğ edilmiştir. Ayrıca; şubelerin çalışmalarında verimliliğin arttırılması ve şubenin şube müdürü tarafından sevk ve idaresinin sağlanması amacıyla, şube müdürü ile kendisine bağlı personelin aynı mekanda bulunması prensibine uygun olarak çalışma mekanları yeniden düzenlenmiş, şubelerde açık ofis sistemine geçilmiş, özellikle teknik şubelerin iş ve işlemlerinin yürütüldüğü atölyelerde çalışma mekanı ile dinlenme mekanlarının ayrı olması sağlanmıştır. Başkanlığın görevlerinden büyük bir kısmını oluşturan destek hizmetlerinin eksiksiz, hızlı, eşit, etkin ve sağlıklı biçimde yerine getirilebilmesi, denetlenebilmesi ve raporlanabilmesi amacıyla bilgi teknolojilerinden de yararlanılarak Web üzerinden Hizmet ve Malzeme Talepleri Yönetim Sistemi nin oluşturulması ve uygulamaya konulması çalışmaları başlatılmış ve söz konusu çalışmalar yıl sonu itibariyle tamamlanmıştır. Hizmet ve Malzeme Talepleri Yönetim Sistemi ile; 3046 Sayılı Kanunda belirtilen görevlerin ve personelin taleplerine ilişkin iş ve işlemlerin, bilgi teknolojilerinin de desteği sağlanarak daha hızlı, etkin ve sağlıklı bir şekilde yerine getirilmesi, fiili envanter hazırlanması, kayıt altına alınması, adet, tutar ve diğer konular itibariyle istatistiksel bilgi oluşturulması, değerlendirilmesi, sonuçlarının raporlanması, yayımlanması ile performansa dayalı değerlendirme yapılabilmesi mümkün hale gelmiş bulunmaktadır. Diğer taraftan, sistem sayesinde yersiz ve haksız eleştirilerin, ayırımcılığın ya da farklı muamelelerin ve keyfiyetin de önüne geçilmiş olacaktır. Yeniden yapılandırma çalışmaları ile hedefimiz, teşkilat içerisindeki konumumuz gereği tüm birimleri ilgilendiren yardımcı faaliyetlerin sürdürülmesinde, Kurumun genel performansının da etkin ve etkili olmasını destekleyecek nitelikte, güncel yönetim gereklerini ve teknolojik gelişmeleri mevcut personel yapımızla en 4
verimli olabilecek şekilde hayata geçirmek, izlenebilir ve sürekli iyileştirmeye açık, değişim ve gelişim ihtiyaçlarına cevap verebilecek süreçlere sahip bir sistem oluşturmaktır. Faaliyet döneminde gerçekleştirilen bu çalışmaların etkinliği, uygulanmaya başlanıldığı andan itibaren ölçülmektedir. Takip eden yılda bu çalışmaların sonuçları ve hedeflere ulaşmadaki başarısı ile ilgili bilgilerin sunulması husususunda çalışmalarımız devam etmektedir. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 5
BİRİNCİ BÖLÜM İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Hazine Müsteşarlığı teşkilat yapısı içinde yardımcı birimler arasında yer almaktadır. 4059 sayılı Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun un II. Kısım Müsteşarlıkların Danışma, Denetim ve Yardımcı Birimleri başlığı altında 5/g maddesine göre, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı, 27.09.1984 tarih ve 3046 sayılı Kanunda sayılan görevler ile Müsteşarlıkça verilecek görevleri yerine getirir. 1.1 GÖREVLERİ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının görev ve yetkileri, 4059 sayılı Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun un 5 inci maddesinin (g) bendi ile bu bentte atıfta bulunulan 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görevlerine İlişkin Kanun un 29 uncu maddesiyle belirlenmiştir. Buna göre İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının görevleri; a) Gerekli araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek, b) İhtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanma, satın alma işlerini yürütmek, c) Mali işlerle ilgili hizmetlerini yürütmek, d) Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve taşıma hizmetlerini yapmak, e) Sosyal tesislerin kurulması ve yönetimi ile ilgili hizmetleri düzenlemek ve yürütmek, 6
f) Personelin ve ailelerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarını sağlamak, g) Müsteşarlığa gelen yazı ve mesajlardan gerekenlerin bakan veya müsteşara sunulmasını sağlamak, h) Müsteşarın direktif ve emirlerini ilgililere duyurmak ve işlemlerini takip etmek, bakanlığın iç ve dış protokol hizmetlerini yürütmek, i) Süreli evrakın zamanında işleme konulmasını sağlamak, j) Müsteşarlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakları tutmak ve yaymak, k) Genel evrak, arşiv ve haber merkezinin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, l) Müşteşar tarafından verilecek diğer görevleri yapmak, olarak belirlenmiştir. 1.2 TEŞKİLAT ŞEMASI İdari ve Mali işler Dairesi Başkanlığının hizmet birimleri, doğrudan başkana ya da başkan yardımcılarına bağlı olmak üzere şube müdürlüklerinden oluşmaktadır. Başkanlığın idari yapılandırılması Başkan Yardımcılıkları ve Şube Müdürlükleri şeklinde olup, 3 başkan yardımcısına bağlı 11 şube müdürlüğü ve doğrudan başkana bağlı görev yapan Kurum Tabipliği ve AR-GE Danışma grubu ile faaliyetlerini sürdürmektedir. 7
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI BAŞKAN SEKRETERYA KURUM TABİPLİĞİ AR-GE GRUBU BAŞKAN YARDIMCISI BAŞKAN YARDIMCISI BAŞKAN YARDIMCISI BİRİM EVRAK VE PERSONEL ŞB. MÜD. GENEL EVRAK, ARŞİV VE HABERLEŞME ŞB. MÜD. KORUMA VE GÜVENLİK ŞUBESİ SATIN ALMA ŞB. MÜD AYNİYAT SAYMANLIĞI TEKNİK İŞLER (I) ŞB. MÜD. BÜTÇE İŞLEMLERİ ŞB. MÜD. YURT DIŞI HİZ. VE HARCIRAH ŞB. MÜD. SOSYAL VE İDARİ İŞLER ŞB. MÜD. TEKNİK İŞLER (II) ŞB. MÜD. TEDAVİ GİDERLERİ ŞB. MÜD. 8
1.2.1 Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü Yeniden yapılandırma çalışmaları çerçevesinde; Birim Evrak, Birim Arşiv ve Personel Şubeleri birleştirilerek görev tanımı yapılmış, Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü kurulmuştur. Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğünün görevi; İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına gelen her türlü evrakın akışını sağlamak, Daire Başkanlığından diğer birimlere ve Müsteşarlık dışına gönderilen bütün yazıların sevk işlemlerini yürütmek ve bu işlemlerle ilgili her türlü tedbirleri almak, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve ilgili yönetmelikleri uyarınca; Daire Başkanlığı bünyesinde çalışan personelin her türlü özlük hakları ile ilgili işlemlerinin Personel Dairesi Başkanlığı ile koordinasyonunu sağlamak, Daire Başkanlığının arşivlik malzemelerini muhafaza etmek ve bunların ayıklama işlemlerini yaptıktan sonra kurum arşivine devretmek ve Daire Başkanlığınca verilen diğer görevleri yapmaktır. Şubede; (1) Şube Müdürü, (3) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (3) Memur olmak üzere (8) personel görev yapmaktadır. 1.2.2 Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü Santral Operatörlüğü, Kurum Arşiv ve Genel Evrak Şubeleri; Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü adı altında yeni görev tanımı yapılarak birleştirilmiştir. Genel Evrak Şubesinin çalışma mekanı, daha şeffaf ve aydınlık bir çalışma ortamı oluşturulmak amacıyla yeniden düzenlenmiş, mevcut bölmeler kaldırılarak açık ofis sistemine geçilmiştir. Ayrıca, dördüncü katta bulunan Santral Operatörlüğü Servisi ile D Blok Giriş katında bulunan Kurum Arşiv Servisi, personeli ile birlikte Genel Evrak Arşiv ve Haberleşme Şubesi katına taşınmıştır. 9
Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesinin görevi; Müsteşarlığımıza gelen yazı ve mesajlardan gerekenlerin Müsteşara sunulmasını ve süreli evrakın zamanında işleme konulmasını sağlamak, genel evrak ve arşiv birimlerinin faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, Devlet Bakanı ve Müsteşar tarafından verilecek diğer görevleri yapmaktır. Şubede; (1) Şube Müdürü, (8) Şef, (7) Bilgisayar İşletmeni, (4) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (7) Memur, (1) Daktilograf, (2) Dağıtıcı ve (2) Hizmetli olmak üzere toplam (32) personel görev yapmaktadır. 1.2.3 Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğünün görevi; Maliye Bakanlığınca Haziran ayı sonuna kadar Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberindeki belirtilen esaslar dahilinde Müsteşarlığımız birimlerinden bütçe teklifleri istenilerek gerekli inceleme ve düzenlemeler yapıldıktan sonra tekliflerin her yıl Temmuz ayı sonuna kadar Bütçe Dairesi Başkanlığı kanalıyla Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne intikali, Yatırım Genelgesi ve Yatırım Programı Hazırlama Rehberinin Resmi Gazetede yayımlanmasının ardından Müsteşarlığımız Yatırım Tekliflerinin Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığına intikali, Eylül ayının ilk haftalarında, hazırlanan bütçe tekliflerinin Müsteşarlığımız birimlerinin katılımıyla, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce bütçe görüşmeleri toplantısının yapılması, Ekim Ayının ilk haftasında Yüksek Planlama Kurulu Toplantısının ardından Müsteşarlığımız Yatırım Harcamalarının Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ile Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce vize işleminin yaptırılması, her yıl Kasım ayında T.B.M.M. Plan ve Bütçe Komisyonunda Bütçe Kanunu Tasarısının görüşülmesi aşamasında, Müsteşarlığımızın ilgili birimleri ile koordinasyonunun sağlanması ve komisyon toplantılarına katılmalarını sağlayarak bütçe tasarısında yapılacak değişikliklerle ilgili önergelerin 10
hazırlanması, Bütçe Kanun Tasarısının T.B.M.M. Genel Kurulu nda görüşülmesi aşamasında, Müsteşarlığımızın ilgili birimler ile gerekli koordinasyonunun sağlanarak görüşmelere katılımın sağlanmasıdır. Şubede; (1) Şube Müdürü, (2) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni olmak üzere toplam (5) personel görev yapmaktadır. 1.2.4 Satın Alma Şubesi Müdürlüğü Satın Alma Şubesi Müdürlüğünün görevi; Müsteşarlık için gerekli araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetlerin, ihtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanma, satın alma işlerinin, temizlik aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve taşıma hizmetlerinin satın alınmasını yapmaktır. Şubede; (3) Şef, (1) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (5) Memur, (1) Hizmetli (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (11) personel görev yapmaktadır. 1.2.5 Ayniyat Saymanlığı Müsteşarlığımız Ayniyat Saymanlığının görevi; Müsteşarlığımızın demirbaş malzeme kayıtlarını tutmak, takibini yapmak, muhafazasını sağlamak, demirbaş ve sarf malzeme ihtiyaçlarını karşılamak ve bununla ilgili iş ve işlemleri yürütmek; hesap yılı sonunda idarenin ayniyat kesin hesabını Sayıştay Başkanlığına vermektir. Ayniyat Saymanlığında; (1) Ayniyat Saymanı, (1) Şef, (2) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (1) ambar Memuru, (2) Memur, (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (8) personel görev yapmaktadır. 11
1.2.6 Tedavi Giderleri Şubesi Müdürlüğü Tedavi Giderleri Şubesinin görevi; ilgili mevzuat çerçevesinde Müsteşarlığımız merkez ve yurtdışı teşkilatında çalışan personel ve bakmakla yükümlü oldukları aile fertlerinin tedavi masraflarının ödenmesini sağlamaktır. Şubede; (1) Hazine Uzmanı, (1) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (5) Memur olmak üzere toplam (8) personel görev yapmaktadır. 1.2.7 Yurt Dışı Hizmetleri ve Harcırah Şubesi Müdürlüğü Yurt Dışı Hizmetler Şubesi ve Harcırah Şubesi birleştirilerek tek bir şube haline getirilmiştir. Yurt Dışı Hizmetler ve Harcırah Şubesinin görevi; Müsteşarlığımızın yurt dışı teşkilatına ait 34 merkezdeki Daimi Temsilcilik, Ekonomi Müşavirliği ve Ekonomi Ataşeliklerinin idari giderleri ile Müsteşarlık personelinin yurt içi ve yurt dışı geçici ve sürekli görevlendirmelerine ilişkin iş ve işlemlerini yürütmektir. Şubede; (1) Şube Müdürü, (2) Şef, (3) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (3) Memur, olmak üzere toplam (9) personel görev yapmaktadır. 1.2.8 Sosyal ve İdari İşler Şubesi Müdürlüğü Temizlik (Destek-1), Garaj Amirliği (Destek-2), Sosyal İşler Şubesi; Sosyal ve İdari İşler Şubesi adı altında yeni görev tanımı yapılarak birleştirilmiştir. Şubenin görevleri; Müsteşarlığın temizlik ve taşıma hizmetleri ile hizmet aracı ihtiyacının karşılanması, lojman talebi, tahsisi ve tahliyesi ile ilgili işlemlerin yürütülmesi, yönetimi ve işletilmesi, Dış Ticaret Müsteşarlığına ait Gündüz Bakım Evi ne Müsteşarlığımız personelinin 3-6 yaş grubu çocuklarının ayrılan 12
kontenjan dahilinde yerleştirilmesi veya diğer kuruluşların kreşlerinden personelimize kontenjan sağlanması, Kamu Kurum ve Kuruluşları dinlenme tesisi, kamp gibi sosyal tesislerinden Müsteşarlığımız personelinin yararlanabilmesi için talepte bulunulması ve verilen kontenjanlara göre kura ile personele dağıtımının sağlanması, spor salonunun amacına uygun olarak kullanılmasının sağlanması, temizliğinin ve bakımının yapılması, üye kaydedilmesi, imkanlar ölçüsünde ihtiyaç duyulan spor aletlerinin kullanıcıların katkılarıyla temin edilmesi, bozulan aletlerin tamir ettirilmesi, C Blok Konferans Salonunda yapılacak olan toplantı, panel, konferans veya diğer faaliyetler için salonun tahsis işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve hizmete hazır hale getirilmesinin sağlanması, personele yönelik her türlü ilan ve duyurunun yapılması, personel ve yakınları için değişik amaçlı kültürel kursların (resim, diksiyon, salon dansları, halk ve sanat müziği vb.) düzenlenmesi, sosyal ve kültürel aktivitelerin (futbol, voleybol, masa tenisi turnuvaları, sergi, söyleşi, konser, kokteyl, özel geceler) planlanıp gerçekleştirilmesidir. Şubede; (1) Şube Müdürü, (6) Şef, (3) Bilgisayar İşletmeni, (2) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (3) Teknisyen (4) Memur, (1) Daktilograf, (2) Tekniker ve (21) Şoför, (1) Dağıtıcı, (3) Hizmetli (3) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (50) personel görev yapmaktadır. 1.2.9 Teknik İşler (I) Şubesi Müdürlüğü Tesisat Klima, Peyzaj, İnşaat Teknik (İnşaat, Marangoz, Anahtar, Boya, Kaynak ve Alüminyum, Asma Tavan ve Bölme Pano Atölyeleri) Şubeleri; Teknik İşler (I) Şubesi adı altında yeni görev tanımı yapılarak birleştirilmiştir. Müsteşarlık hizmet binalarının iç ve dış mekanlarındaki inşaat işlerini, binalardaki tüm anahtar işlerini, binalarının iç ve dış mekanlarındaki demir aksamların tamiratları ve istenilen yeni imalatlarını, tüm asma tavan ve bölme pano (duvar) işlerini, ahşap elemanlarda meydana gelen aksaklıkları gidererek, 13
istenilen yeni ahşap imalat işlemlerini yapmak, tüm alüminyum aksamlarında meydana gelen aksaklıkları ve yeni imalat işlemlerini yapmak, iç ve dış mekanlarındaki boya işlerini, kalorifer, sıhhi tesisat, klima ve havalandırma sistemlerinin işletmesi ve bakımı ile tamiratlarının yapılması işlerini, dış mekan bitkileri ve iç mekan bitkilerinin aylara uygun olarak bakımı, korunması, yenilenmesi işleri ile yeni peyzaj tasarımı yapılacak alanların projelendirilmesi ve projelerin uygulanması işleri Teknik İşler (I) Şubesi tarafından gerçekleştirilmektedir. Şubede; (1) Şube Müdürü, (2) Mimar, (1) Tekniker, (14) Teknisyen, (2) Hizmetli (17) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (37) personel görev yapmaktadır. 1.2.10 Teknik İşler (II) Şubesi Müdürlüğü Elektrik, Telefon, Asansör ve Yangın Algılama Şubeleri; Teknik İşler (II) Şubesi adı altında yeni görev tanımı yapılarak birleştirilmiştir. Teknik İşler (II) Şubesinin görevi; Müsteşarlık hizmet binalarında kurulu bulunan mevcut elektrik, telefon santrali ve telefon, fax, data hatları ve kablo tv hatları ile yangın algılama, yangın söndürme sistemleri, tesisatların ve cihazların korunması, bakımı, arızalı ve bozuk olan malzemelerin degiştirilmesi, yenilenmesi gereken parçaların ve malzemelerin yenilenmesi, birimlerden gelen iş istek taleplerinin değerlendirilip yapılması, bina işletimine ait arıza bakım ve onarımlarının yapılması işlerini hizmette 24 saat esasına göre nöbetçi teknisyen bırakılarak gerekli müdahalelerin anında yapılmasını sağlamaktır. Şubede; (1) Şube Müdürü, (11) Teknisyen, (12) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (24) personel görev yapmaktadır. 14
1.2.11 Koruma ve Güvenlik Şubesi Koruma ve Güvenlik Şubesinin görevi; Hazine Müsteşarlığı Koruma ve Güvenlik Yönergesi çerçevesinde, Müsteşarlık yerleşkesi içerisinde, sabotaj, yangın, soygun, yağma, zorla işten alıkoyma gibi her türlü tehlikeye karşı devlet malı ve personelini korumak ve kollamak; kurum personeli, geçici personel (yemekhane ve temizlik şirketi elemanları vb.) ve misafirler ile malzeme getiren araçların güvenli ve kontrollü bir şekilde yerleşkeye giriş ve çıkışlarını sağlamaktır. Koruma ve Güvenlik Şubesi; Koruma ve Güvenlik Servisi, Ana Giriş Kapıları Müracaat Memurluğu, Güvenlik Harekat Merkezi olmak üzere üç ayrı servisten oluşmaktadır. Şubede; (2) Güvenlik Amiri, (2) Koruma ve Güvenlik Şefi, (1) Şef, (2) Bilgisayar İşletmeni, (2) Teknisyen, (2) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (5) Memur, (35) Koruma ve Güvenlik Görevlisi olmak üzere toplam (51) personel görev yapmaktadır. 1.2.12 Kurum Tabipliği Kurum Tabipliğinin görevi; Müsteşarlık personeli ile personelin bakmakla yükümlü olduğu aile fertlerinin ilk muayene, diş muayene, tedavi ve hastaneye sevk, işlemleri ile laboratuar hizmetlerini yerine getirmektir. Kurum Tabipliğinde; (1) Uzman Çocuk Doktoru, (1) Halk Sağlığı Uzmanı, (2) Diş Tabibi, (2) Hemşire, (1) Laborant, (1) Şef, (1) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (1) Memur, (3) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (13) personel görev yapmaktadır. 15
1.2.13 Araştırma, Geliştirme ve Danışma Grubu Araştırma, Geliştirme ve Danışma Grubu; doğrudan Başkan a bağlı görev yapmakta olup, Başkan tarafından verilen konuları araştırmak, raporlamak ve sunmak ile sorumludur. Araştırma, Geliştirme ve Danışma Grubunda; (4) Şube Müdürü, (2) Mühendis, (4) Uzman olmak üzere toplam (10) personel görev yapmaktadır. 1.3 PERSONEL YAPISI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığında (İMİD) 31.05.2006 tarihi itibariyle 272 personel görev yapmaktadır. Bu personelin kadro, eğitim ve unvanlarına ilişkin dağılım aşağıdaki bölümde yer almaktadır. 1.3.1 Kadro Yerlerine Göre Personel Dağılımı Başkanlığımızda görev yapan personelin kadro yerlerine göre dağılımı Tablo 1, Şekil 1 ve Şekil 2 de gösterilmektedir. Tablo 1: Kadro Yerlerine Göre Personel Dağılımı KADRO DURUMU PERSONEL SAYISI İMİD Kadrolu Toplam Personel Sayısı 325 Kadrosu İMİD de Başka Birimlerde Görevli 75 Kadrosu ile İMİD'de Görevli 250 Kadrosu İMİD de Olmayıp İMİD de Görevli 22 İMİD de Görevli Toplam Personel Sayısı 272 16
Şekil 1: İMİD de Kadrolu Personel Dağılımı Kadrosu İMİD de olup İMİD dışında görev yapan personel (%23) Kadrosu ile İMİD'de görevli (%77) Şekil 2 : İMİD de Görev Yapan Personel Dağılımı (Görevli ve Kadrolu) Kadrosu başka birimde olup, İMİD de görevli (%8) Kadrosu ile İMİD'de görevli (%92) Tablo 1, Şekil 1 ve Şekil 2 den de anlaşılacağı gibi, İdari ve Mali İşler Dairesinin kadrolu personelinin %77 si İMİD de görev yapmakta, %23 ü ise Müsteşarlığın farklı birimlerinde görev yapmaktadır. Ayrıca, kadrosu İMİD de olmayıp İMİD de görev yapan personelin oranı ise, %8 dir. 17
1.3.2 Personel Eğitim Durumu Başkanlıkta görev yapan 272 personelin 5 i İlkokul, 18 i ortaokul, 130 u Lise, 40 ı Yüksekokul, 79 u ise üniversite mezunudur. Lise mezunu 130 personelin 61 i Meslek Lisesi, 69 u ise Normal Lise mezunudur. Üniversite mezunu (72) personelin ise (2) si diş hekimliği, (2) si tıp fakültesi, (50) si Açık Öğretim Fakültesi, (16) sı ise muhtelif üniversitelerin lisans eğitimi veren fakültelerinden mezundur. Ayrıca, (6) personelimiz yüksek lisans eğitimini, (1) personelimiz ise doktora eğitimini tamamlamış bulunmaktadır. İMİD de çalışan personelin %2 si ilkokul, %7 si ortaokul, %25 i normal lise, %22 si meslek lisesi, %15 i Yüksek Okul, % 28 i ise üniversite mezunudur. Tablo 2: Personel Eğitim Durumu EĞİTİM DURUMU PERSONEL SAYISI ORANI İlkokul 5 0,02 İlköğretim 18 0,07 Lise 69 0,25 Meslek Lisesi 61 0,22 Yüksek Okul (Ön Lisans) 40 0,15 Üniversite (Lisans) 72 0,26 Yüksek Lisans 6 0,02 Doktora 1 0,00 Toplam 272 1,00 Şekil 3: İMİD de Görev Yapan Personelin Bitirdikleri Okula Göre Dağılımı Üniversite (%27) Yüksek Lisans (%2) Doktora (%1) İlkokul (%2) İlköğretim (%7) Lise (%25) Yüksek Okul (%15) Meslek Lisesi (%22) 18
1.3.3 Unvanlarına Göre Personel Durumu İdari ve Mali İşler Dairesinde görevli personelin unvanlarına göre dağılımı aşagıda görülmektedir. Tablo 3: İMİD de Görevli Personelin Unvanlarına Göre Dağılımı UNVAN PERSONEL SAYISI Başkan 1 Başkan Yardımcısı 3 Şube Müdürü 11 Hazine Uzmanı 5 Ayniyat Saymanı 1 Daire Tabibi 2 Diş Tabibi 2 Laborant 1 Hemşire 2 Mimar 2 Mühendis 2 Şef 28 Bilgisayar İşletmeni 16 V.H.K.İ. 16 Memur 35 Ambar Memuru 1 Daktilograf 2 Tekniker 3 Teknisyen 29 Şoför 21 Dağıtıcı 3 Hizmetli 8 Koruma ve Güvenlik Şefi 4 Koruma ve Güvenlik Görevlisi 36 Sözleşmeli Personel 38 TOPLAM 272 19
İKİNCİ BÖLÜM 2 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞININ 2005 YILI FAALİYETLERİ 2.1 PERSONEL HAREKETLERİ Faaliyet dönemi içinde Kamu İhale Kurumu ndan (1) Daire Başkanı, Tarım ve Köyişleri Bakanlığı, Ankara İl Müdürlüğü, Sincan İlçe Müdürlüğünden (1) teknisyen ve Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğünden (4) personel naklen, 24.05.1983 tarih ve 2828 Sayılı Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Kanununa Bir Madde Eklenmesi Hakkındaki 25.02.1988 tarih ve 3413 Sayılı Kanun uyarınca (1) teknisyen açıktan, Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğünden (2) personel, Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğünden (1) personel, Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığından (1) personel ve Dış Ticaret Müsteşarlığından (1) personel geçici görevlendirme ile olmak üzere toplam (12) personel Başkanlıkta göreve başlamıştır. Öte yandan Savunma Uzmanlığı bünyesinde bulunan Koruma ve Güvenlik Teşkilatı Müsteşarlık Makamının 08/12/2005 tarih ve 2005/930 sayılı Onayı ile Başkanlığımız bünyesine alınmış, böylece (51) personel daha Başkanlıkta görevlendirilmiştir. Bazı Kamu Kurum ve Kuruluşlarına Ait Sağlık Birimlerinin Sağlık Bakanlığına Devredilmesine Dair Kanun gereği, Kurum Tabipliğinde görev yapan (1) Biyolog Sağlık Bakanlığına naklen ve (1) Hemşire ise unvan değişikliği yaparak Personel Dairesi Başkanlığına naklen geçmişlerdir. Diğer yandan, Başkanlıkta görev yapan (1) Daire Tabibi SSK ya naklen atanmak, (4) personel emekli olmak, Santral Operatörlüğünde görevli Dış Ticaret Müsteşarlığı kadrolu (4) personel de kurumlarına iade edilmek suretiyle toplam (11) personel Müsteşarlığımızdan ayrılmıştır. Ayrıca, (1) personel Üsküp Ekonomi 20
Müşavirliğine atama, (1) personel Dış Ekonomik İlişkiler Genel Müdürlüğünde geçici görevlendirme, (1) personel Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne, (1) personel Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğüne, (1) personel Mersin Kambiyo Müdürlüğüne naklen olmak üzere toplam (5) personel Başkanlıktan ayrılmıştır. Yeniden yapılandırma çalışmaları içerisinde ayrıca; kadroları Başkanlıkta bulunmakla birlikte başka birimde görev yapan hizmetli ve dağıtıcı kadrolu personel, bulundukları birimlerde geçici görevlendirilerek, bu personelin izin, rapor ve mesai takibi ile sicil değerlendirmelerinin daha gerçekçi olması sağlanmıştır. Faaliyet dönemi içinde Başkan Yardımcılığı ve Ayniyat Saymanlığı görevlerini yürüten personelde değişiklik yapılmıştır. 2.2 EĞİTİM FAALİYETLERİ Faaliyet dönemi içinde, Başkanlıkta görev yapan personelin ilgili konularda yenilikleri takip etmesi, değişikliklere adaptasyonunun sağlanması ve yabancı dil becerisinin arttırılmasına yönelik olarak çeşitli kurumlarda ve kurum içinde farklı birimlerde eğitim almaları sağlanmıştır. Bu kapsamda, Başkanlığımızda eğitim alan personelin dağılımı ve eğitim konusu aşağıdaki Tablo 4 te gösterilmektedir. Tablo 4: Eğitim Alan Personelin Eğitim Konusuna Göre Dağılımı Eğitim Konusu Eğitimin Alındığı Yer Kişi Sayısı Bilgisayar Eğitimi EKA 12 Elektronik Evrak Akışı EKA 22 Hukuk Eğitimi Hukuk Müşavirliği 5 Değişim Yönetimi Proje Grubu Çalışması Maliye Bakanlığı (BÜMKO) 1 Almanca Başlangıç DTM 4 İngilizce KPDS DTM 1 21
2.3 EVRAK KAYIT VE HABERLEŞME HİZMETLERİ Başkanlığımızca, 01.01.2005-31.12.2005 tarihleri arasında Müsteşarlığımıza gelen ve giden olmak üzere toplam 193.834 adet evrakın kaydı gerçekleştirilmiş ve ilgili birim ve personele teslim edilmiştir. Bu evrakın 121.605 adedi Müsteşarlığımıza gelen, 72.229 adedi ise Müsteşarlığımızdan çıkan evraktır. Çıkış kaydı yapılan toplam 72.229 adet evrakın 46.326 adedi posta yoluyla, 378 adedi aciliyeti sebebiyle APS ile gönderilmiş, 11.600 adedi vekaletname, imza sirküsü ve yetki yazısı ile imza karşılığı elden verilmiş, 9.300 adedi personelimiz aracılığıyla zimmet karşılığı ilgili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına elden teslim edilmiş, Devlet Bakanlığı, Dış Ticaret Müsteşarlığı, Bütçe Dairesi Başkanlığı ve Ziraat Bankası Hazine Bürosuna yönelik 2.689 adet resmi yazı iç zimmet defterine kaydedilerek imza karşılığı tebliğ edilmiş, 1.619 adedi ise Bakanlık ve Müsteşarlık Makamından alınan onaylar olup, kayda alındıktan sonra ilgilisine teslim edilmiştir. Tablo 5: Faaliyet Dönemi İçinde Çıkış Kaydı Yapılan Evrakın Tebliğ Türü Tebligat Türü Miktarı (Adet) % PTT (Posta) Taahhütlü 25.304 Normal 21.022 46.326 64 APS 378 1 Elden Teslim 11.600 16 Elden Teslim (Onaylar) 1.619 2 Kurye/Bina İçi (Zimmet) 3.006 4 Kurye/Bina Dışı (Zimmet) 9.300 13 Toplam 72.229 100 22
Şekil 4: Faaliyet Dönemi İçinde Çıkış Kaydı Yapılan Evrakın Tebliğ Türü Kurye/Bina İçi (Zimmet) %4 Kurye/Bina Dışı (Zimmet) %13 Elden Teslim (Onaylar) %2 Elden Teslim %16 APS %1 PTT %64 Şekil 4 te görüldüğü gibi çıkış kaydı yapılan evrakın, tebliğinde kullanılan en yaygın yöntem posta (%64), ikinci yöntem vekaletname, imza sirküsü ve yetki yazısı ile imza karşılığı elden verilmesi (%16) ve üçüncü yöntem ise personelimiz aracılığıyla zimmet karşılığı ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına elden teslim edilmesi (% 13) olmuştur. Müsteşarlığımıza gelen, personele ait olan her türlü gönderinin (mektup, tebrik, kredi kartı ekstreleri gibi...) sağlıklı biçimde muhafaza edilebilmesini teminen her birim için kilitli posta kutusu yaptırılmış ve posta kutusu anahtarlarından biri ilgili birimde görevli personele zimmet karşılığı teslim edilmiştir. Müsteşarlığımız ve Dış Ticaret Müsteşarlığına gelen çağrıların alınması ve ilgilisine yönlendirilmesi işlemlerinin yürütüldüğü Santral Operatörlüğü, A Blok 4 üncü kattan, Genel Evrak, Haberleşme ve Arşiv Müdürlüğünün faaliyetlerini yürüttüğü yeni mekana taşınmıştır. 23
Faaliyet dönemi içinde, Başkanlığımızın evrak hareketi ise; 3.691 adet gelen, 2.385 adet giden, 1.052 adet iç yazışma olmak üzere toplam 7.128 adet olarak gerçekleşmiştir. Gelen evrakın 95 adedi Devlet Bakanlığı Makamından, 3.478 adedi kurum dışından, 1.188 adedi ise Müsteşarlık Birimlerinden gelen evraktan oluşmaktadır. 2.4 ARŞİV İŞLEMLERİ Faaliyet dönemi içinde, Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı nın 1985-1989 yıllarına ait 59 adet klasör evrakın, Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığının 1995-1999 yıllarına ait 102 adet klasör evrakın, Personel Dairesi Başkanlığının 1998-1999 yıllarına ait toplam 160 balya vergi iade zarf ve muhteviyatının imhası yapılmıştır. Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığının 1984-1985 yıllarına ait 7 klasör evrakın, arşiv malzemesi niteliği taşıması nedeniyle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devir ve teslimi gerçekleştirilmiştir. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün koordinasyonunda başlanılmış olan Standart Dosya Planı çalışmalarına devam edilmiş ve Başbakanlığın Standart Dosya Planı Hakkındaki 2005/7 sayılı Genelgesi ekinde bulunan Ortak Alanlara Ait Dosya Planı na göre Başkanlığın dosya planı çıkarılmış ve uygulamaya başlanılmıştır. Ayrıca, diğer birimlerin Standart Dosya Planı çalışmalarına da katkıda bulunulmaya devam edilmiş ve edilmektedir. 24
2.5 BÜTÇE BÜYÜKLÜKLERİ VE HARCAMALAR 31.12.2004 tarih ve 25687 sayılı Mükerrer Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 2005 Mali Yılı Bütçe Kanununa göre Müsteşarlığımızın 2005 yılı kesintili bütçe büyüklükleri ve yıl sonu ödenek durumu aşağıda (Tablo 6) da gösterilmiştir. Müsteşarlığımızın Operasyonel Bütçe Büyüklükleri ve Yıl Sonu Ödenek Durumu ise (Tablo 7) de gösterilmektedir. Tablo 6: 2005 Yılı Kesintili Bütçe Büyüklükleri ve Yıl Sonu Ödenek Durumu K. BÜTÇE Eko. Kod AÇIKLAMA ÖDENEĞİ (YTL) EKLENEN (YTL) DÜŞÜLEN (YTL) YIL SONU ÖDENEĞİ (Net) (YTL) 01 Personel Giderleri 43.468.000 3.358.624 3.543.484 43.283.140 02 Sos.Güv.Kur.Dev.Primi Gid. 3.613.000 472.950 288.090 3.797.860 03 Mal ve Hizmet Alım Gid. 208.758.000 1.301.163 59.156.963 150.902.200 04 Faiz Giderlri 56.440.000.000 0 0 56.440.000.000 05 Cari Transferler 1.824.809.597 178.670.988 96.539.139 1.906.941.446 06 Sermaye Giderleri 20.715.246 90.765 6.156.765 14.649.246 07 Sermaye Transferleri 153.512.000 0 41.570.000 111.942.000 08 Borç Verme 2.454.133.200 43.410.719 169.122.800 2.328.421.119 09 Yedek Ödenekler 0 0 0 0 GENEL TOPLAM 61.149.009.043 227.305.209 376.377.241 60.999.937.011 25
Tablo 7: Operasyonel Bütçe Büyüklükleri ve Yıl Sonu Ödenek Durumu K. BÜTÇE YIL SONU Eko Kod AÇIKLAMA EKLENEN DÜŞÜLEN ÖDENEĞİ ÖDENEĞİ (YTL) (YTL) (YTL) (Net) (YTL) 01 Personel Giderleri 43.468.000 3.358.624 3.543.484 43.283.140 01.1 Memurlar 19.622.000 1.468.140 2.810.484 18.279.656 01.2 Sözleşmeli Personel 22.825.000 1.655.000 733.000 23.747.000 01.4 Geçici Personel 21.000 4.000 0 25.000 01.5 Diğer Personel 1.000.000 231.484 0 1.231.484 02 Sos.Güv.Kur.Dev.Primi Gid. 3.609.000 472.950 284.090 3.797.860 02.1 Memurlar 1.848.000 256.000 188.890 1.915.110 02.2 Sözleşmeli Personel 1.761.000 216.950 95.200 1.882.750 03 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 208.758.000 1.301.163 59.156.963 150.902.200 03.1 Üretime Yön.Mal ve Mlz.Alım. 75.018.000 0 0 75.018.000 03.2 Tük.Yönelik Mal ve Mlz. Alım. 2.423.500 386.000 35.000 2.774.500 03.3 Yolluklar 1.755.000 70.000 0 1.825.000 03.4 Görev Giderleri 13.000 8.750 1.750 20.000 03.5 Hizmet Alımları 126.929.000 3.000 59.063.000 67.869.000 03.6 Temsil ve Tanıtma Giderleri 224.000 0 0 224.000 03.7 Menkul Mal, Gayri Mad.Hak Alım 631.500 21.153 21.153 631.500 03.8 G.Menkul Mal Bak.ve On.Gid. 129.000 52.260 2.060 179.200 03.9 Tedavi ve Cenaze Giderleri 1.635.000 760.000 34.000 2.361.000 05 Cari Transferler 39.952 4.000 4.000 39.952 05.3 Kar Amacı Güt. Trans. 39.952 4.000 4.000 39.952 06 Sermaye Giderleri 20.715.246 90.765 6.156.765 14.649.246 GENEL TOPLAM 276.590.198 5.227.502 69.145.302 212.672.398 Müsteşarlığımızın 2005 mali yılı bütçe rakamları, 14.01.2005 tarihinde Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yayımlanan Bütçe Uygulama Talimatı nda (Sıra No: 2) belirtilen esaslar dahilinde, bütçe ödeneklerinin Ayrıntılı Harcama Programı (AHP) icmali hazırlanarak, 03.02.2005 tarih ve 122 sayılı yazımızla anılan Genel Müdürlüğe gönderilmiş, ayrıca BYES (Bütçe Yönetim ve Enformasyon Sistemi) e de kaydedilerek vize işlemleri yaptırılmış, 2005 yılında, çeşitli tarihlerde (9) revize, (11) tenkis ve (14) aktarma işlemi gerçekleştirilmiştir. Dönem sonunda Müsteşarlığımız ödenek kullanımı operasyonel bütçe itibariyle Tablo 8 de gösterildiği şekilde gerçekleşmiştir. 26
Tablo 8: Müsteşarlığımız Operasyonel Bütçe Gerçekleşmeleri Eko. Kod AÇIKLAMA TOPLAM ÖDENEK (YTL) HARCAMA (YTL) GERÇEKLEŞME ORANI (%) 01 Personel Giderleri 43.283.140 43.048.459 99 01.1 Memurlar 18.279.656 18.420.904 101 01.2 Sözleşmeli Personel 23.747.000 23.392.708 99 01.4 Geçici Personel 25.000 3.363 13 01.5 Diğer Personel 1.231.484 1.231.484 100 02 Sos.Güv.Kur.Dev.Primi Gid. 3.797.860 3.774.761 99 02.1 Memurlar 1.915.110 1.885.043 98 02.2 Sözleşmeli Personel 1.882.750 1.889.718 100 03 Mal ve Hiz.Alım Gid. 150.902.200 137.474.976 91 03.1 Üretime Yön.Mal ve Mlz.Alım. 75.018.000 75.002.365 100 03.2 Tük.Yönelik Mal ve Mlz. Al. 2.774.500 2.095.670 76 03.3 Yolluklar 1.825.000 891.948 49 03.4 Görev Giderleri 20.000 10.967 55 03.5 Hizmet Alımları 67.869.000 56.743.679 84 03.6 Temsil ve Tanıtma Giderleri 224.000 177.814 79 03.7 Menkul Mal, G.Mad.Hak Alım 631.500 330.651 52 03.8 G.Menkul Mal Bak.ve On.Gid. 179.200 71.523 40 03.9 Tedavi ve Cenaze Giderleri 2.361.000 2.150.359 91 05 Cari Transferler 39.952 38.712 97 05.3 Kar Amacı Güt. Trans. 39.952 38.712 97 06 Sermaye Giderleri 14.649.246 3.905.021 27 GENEL TOPLAM 212.672.398 188.241.929 89 27
Ayrıca; 2005 Yılı İMİD Bütçe Büyüklükleri ile 2005 Yılı İMİD Operasyonel Bütçe Büyüklükleri ve Gerçekleşmeleri aşağıdaki tablolarda gösterilmektedir. Tablo 9: 2005 Yılı İMİD Bütçe Büyüklükleri ve Yıl Sonu Ödenek Durumu Eko. Kod AÇIKLAMA K. BÜTÇE ÖDENEĞİ (YTL) EKLENEN (YTL) DÜŞÜLEN (YTL) YIL SONU ÖDENEĞİ (Net) (YTL) 01 Personel Giderleri 4.844.600 221.000 79.000 4.986.600 01.1 Memurlar 3.013.300 221.000 0 3.234.300 01.2 Sözleşmeli Personel 1.831.300 0 79.000 1.752.300 02 Sos.Güv.Kur.Dev.Primi Gid. 569.000 97.500 0 666.500 02.1 Memurlar 400.000 20.000 0 420.000 02.2 Sözleşmeli Personel 169.000 77.500 0 246.500 03 Mal ve Hiz.Alım Gid. 3.868.000 356.153 39.750 4.184.403 03.1 Üretime Yön.Mal ve Mlz.Alım. 18.000 0 0 18.000 03.2 Tük.Yönelik Mal ve Mlz. Al. 2.110.000 0 35.000 2.075.000 03.3 Yolluklar 39.000 0 39.000 03.4 Görev Giderleri 3.000 0 1.750 1.250 03.5 Hizmet Alımları 1.163.000 0 3.000 1.160.000 03.7 Menkul Mal, G.Mad.Hak Alım 265.000 21.153 0 286.153 03.8 G.Menkul Mal Bak.ve On.Gid. 20.000 35.000 0 55.000 03.9 Tedavi ve Cenaze Giderleri 250.000 300.000 0 550.000 05 Cari Transferler 39.952 0 4.000 35.952 05.3 Kar Amacı Gütmeyen Trans. 39.952 0 4.000 35.952 06 Sermaye Giderleri 2.418.384 90.765 375.765 2.133.384 GENEL TOPLAM 11.739.936 765.418 498.515 12.006.839 28
Tablo 10: 2005 Yılı İMİD Operasyonel Harcamaları ve Gerçekleşmeleri Eko. Kod AÇIKLAMA TOPLAM ÖDENEK (YTL) HARCAMA (YTL) GERÇEKLEŞME ORANI (%) 01 Personel Giderleri 4.986.600 4.985.834 100 01.1 Memurlar 3.234.300 3.233.783 100 01.2 Sözleşmeli Personel 1.752.300 1.752.051 100 02 Sos.Güv.Kur.Dev.Primi Gid. 666.500 667.197 100 02.1 Memurlar 420.000 420.493 100 02.2 Sözleşmeli Personel 246.500 246.704 100 03 Mal Ve Hiz.Alım Gid. 4.184.403 3.544.442 85 03.1 Üretime Yön.Mal ve Mlz.Alım. 18.000 8.111 45 03.2 Tük.Yönelik Mal ve Mlz. Al. 2.075.000 1.675.033 81 03.3 Yolluklar 39.000 11.364 29 03.4 Görev Giderleri 1.250 0 0 03.5 Hizmet Alımları 1.160.000 1.143.072 99 03.7 Menkul Mal, G.Mad.Hak Alım 286.153 138.936 49 03.8 G.Menkul Mal Ba. ve On.Gid. 55.000 35.331 64 03.9 Tedavi ve Cenaze Giderleri 550.000 532.595 97 05 Cari Transferler 35.952 35.788 100 05.1 Kar Amacı Gütmeyen Trans. 35.952 35.788 100 06 Sermaye Giderleri 2.133.384 1.404.414 66 GENEL TOPLAM 12.006.839 10.637.675 89 Maliye Bakanlığı nın 6 Temmuz 2005 tarih ve 25867 Mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2006-2008 Dönemi Bütçe Çağrısı ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığınca 09.07.2005 tarih ve 25870 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 2005/3 Sayılı Genelgesi çerçevesinde; Bütçe Hazırlık çalışmalarına başlanılmış ve Müsteşarlığımız birimlerince hazırlanan bütçe tekliflerinin, yeni oluştırulan elektronik e-bütçe sistemine girilerek, Temmuz 2005 ayı sonu itibariyle Maliye Bakanlığı Bütçe Dairesi Başkanlığı kanalıyla Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne intikali sağlanmıştır. 29
Yapılan bu çalışmalar sonucunda, Müsteşarlığımızın 2006 Mali Yılı Bütçesi için toplam 54.587.474.937 YTL ödenek teklif edilmiştir. 2005/3 Sayılı Genelge çerçevesinde 2006-2008 Dönemi Yatırım Programı Hazırlama Esasları doğrultusunda hazırlanan Müsteşarlığımız yatırım tekliflerine ait tablolarımız 29.07.2005 tarih ve 44423 sayılı yazımız ekinde 16.374.379 YTL olarak Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığına gönderilmiştir. 2.6 SATIN ALMA HİZMETLERİ Şube, Müsteşarlığımızın 2005 Mali Yılı Bütçe Kanununda tahsis edilen ödenekler çerçevesinde, Müsteşarlığımız faaliyetlerinin sürdürülebilmesi için gerekli olan hizmetlerin, mal ve malzemelerin mer i mevzuat çerçevesinde temin edilmesi hususunda gerekli çalışmalarını 2005 yılında da sürdürmüştür. 2.6.1 İhaleler Faaliyet döneminde açık ihale usulü ile beş adet satın alma yapılmış, bunların biri için (Akaryakıt Alımı) birim fiyat, diğerleri için ise götürü bedel sözleşme düzenlenmiştir. Tablo 11: Faaliyet Döneminde Yapılan İhaleler Sıra No İhale Adı Hizmet/Mal Alımı Yılı Türü İhale Tarihi İhale Bedeli (YTL/KDVHariç) 1 Genel Temizlik Hizmeti Alımı 2005 Açık İhale 29.11.2004 671.478 2 Araç Kiralama Hizmeti Alımı 2005 Açık İhale 22.03.2005 95.400 3 Akaryakıt Alımı 2005 Açık İhale 23.12.2004 206.480 4 Bilgisayar ve Bilg.Don. Alımı 2005 Açık İhale 23.08.2005 828.350 5 Veri Hazırlama Katmanı Alımı 2005 Açık İhale 12.12.2005 243.000 Genel Toplam 2.044.708 Takip eden yıla ilişkin Genel Temizlik Hizmeti Alımı, Araç Kiralama Hizmeti alımı ve Akaryakıt Alımı ile ilgili ihale işlemleri tamamlanmıştır. 30
2.6.2 Diğer Satın Alma Harcamaları Müsteşarlık hizmet binaları ile Müsteşarlık Makamına tahsis edilen lojmana ait elektrik, doğal gaz, su alımları ile telefon faturaları ödemeleri için toplam 1.838.520,30.- YTL harcama yapılmıştır. Tablo 12: Faaliyet Dönemi İçinde Satın Alma Faaliyetleri HARCAMA KALEMLERİ TUTARI (YTL) Üretime Yön.Mal ve Malzeme Al. Kereste ve Kereste Ür. 8.111,32 Toner 44.000,00 Kırtasiye Alımları Yayın 60.000,00 Baskı, Cilt 7.850,00 Matbaa Malzemeleri 22.000,00 Su ve Temizlik Malzeme Alımları Su 5.000,00 Temizlik Malzemesi 28.000,00 Yakacak (Doğal Gaz) 497.783,86 Enerji Alımları Akaryakıt ve Yağ 78.402,97 Elektrik 891.814,00 Giyecek Alımları Giyecek 17.363,65 Özel Malzeme Alımları Tıbbi Malzeme 41.000,00 Diğer 5.000,00 Diğer Tüketim Alımları Bahçe Malzemesi 45.000,00 Diğer 15.000,00 Temizlik Hizmeti 853.920,00 Müşavir, Firma ve Kişi Ödemeleri Haberleşme 281.697,80 Cep Telefonu 14.995,00 Tarifeye Bağlı Ödemeler İlan Giderleri 7.720,00 Temsil, Tanıtma Giderleri Temsil 177.814,05 Büro, İşyeri, Mal, Mlz. 60.286,77 Menkul Mal Alımları Büro, İşyeri, Makine 78.650,00 Bakım, Onarım 305.155,22 Hizmet Binası Bak. ve On. Gid. Büro Bakım Onarım 30.500,00 Loj. Bakım, Onarım 4.831,24 Cari Transferler Memur Öğle Yemeği 40.000,00 Mamul Mal Alımları Büro, Mefruşat 26.594,70 Bilgisayar 1.006.150,60 Büro ve İşyeri Makine Alımları Büro Makine 333.047,92 Yayın 13.901,53 Asansör Modernizasy. 1.300.360,00 Bilgisayar Yazılımı Alımları Bilgisayar Yazılımı 507.127,42 TOPLAM 6.809.078,05 31
2.6.3 Doğrudan Temin İşin niteliğine ve miktarına göre 4734 Sayılı Kanunun 22 nci maddesinde belirtilen hallerde ihtiyaçların; Kanunun 18 inci maddesinde sayılan ihale usulleri için tespit edilen kurallara uyulmaksızın, ilan yapılmadan, teminat alınmadan, ihale komisyonu kurma ve anılan Kanunun 10 uncu maddesinde sayılan yeterlik kriterlerini arama zorunluluğu bulunmaksızın ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak faaliyet dönemi içinde toplam 453 adet doğrudan temin yapılmış ve doğrudan teminlerin toplam tutarı da 2.602.364,00 YTL (KDV Hariç) olarak gerçekleşmiştir. 2.7 AYNİYAT İŞLEMLERİ Müsteşarlık genelinde 2005 yılı demirbaş sayımında, Ayniyat Saymanlığında görevli personel tarafından demirbaş malzemelerin barkodlama işlemi yapılarak demirbaş malzemeler kişilere zimmetlenmiş, ayrıca oda demirbaş listeleri çıkarılmıştır. Müsteşarlığımız demirbaş kayıtlarında bulunan ve ekonomik ömürlerini dolduran; 29 adet Türk Bayrağı Başbakanlık Genelgesi doğrultusunda Ankara Valiliğine teslim edilmiş olup; 28.03.2005 tarihli onay ile 9.138,44 YTL karşılığı 601 adet, 28.03.2005 tarihli onay ile 90.474,21 YTL karşılığı 693 adet, 27.06.2005 tarihli onay ile 269.224,35 YTL karşılığı 984 adet, 29.06.2005 tarihli onay ile 725,01 YTL karşılığı 65 adet muhtelif demirbaş ile 01.04.2005 tarihli onay ile 19 adet hizmet aracı Maliye Bakanlığı Tasfiye İşleri Döner Sermaye İşletmeleri Genel Müdürlüğüne; 11,00 YTL karşılığı 15 adet Arşiv Çelik Dolabı Hurda İşletme Müdürlüğüne; 14.07.2005 tarihli onay ile 755,01 YTL karşılığı 57 adet demirbaş Ayniyat Tesellüm Makbuzu karşılığı Yunus Emre İlköğretim Okulu Müdürlüğüne devredilmiştir. Ayrıca, Müsteşarlığımız ile Dış Ticaret Müsteşarlığı birimlerinden çıkan, 12.800 kg atık kağıt, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne makbuz karşılığı teslim edilmiştir. 32
Müsteşarlığımız birimlerinin kullanımına ve sarfına mahsus eşya ve levazım istekleri karşılanmaya devam edilmiştir. 2004 yılından 2005 yılına 96.677,94 YTL karşılığı 143.486 adet sarf malzemesi devir edilmiş olup, 2005 yılında depolarımıza toplam 2.570.935,21 YTL karşılığı 384.270 adet sarf malzemesi girişi yapılmıştır. 2005 yılında birimlerimizin ihtiyacı olan 2.538.440,48 YTL karşılığı 438.928 adet sarf malzemesi kullanılmış olup, 129.172,67 YTL karşılığı 88.827 adet sarf malzemesinin de 2006 yılına devri yapılmıştır. 2005 yılında birimlerimizde kullanılmak üzere 1.594 adet demirbaş alınmış ve 243 adet demirbaş da sayım fazlası olarak tespit edilerek ayniyat kayıtlarımıza alınmıştır. 2004 yılından 2005 yılına 2.986.984.- YTL karşılığı 26.160 adet demirbaş devredilmiş olup, yıl içerisinde sayım fazlaları dahil olmak üzere toplam 1.237.657,21 YTL karşılığı 1.837 adet demirbaş kayıtlarımıza alınmıştır. Toplam kullanılabilir demirbaş miktarı 3.584.999,38 YTL karşılığı 23.050 adet olup, 36.959,94 YTL karşılığı 136 adet demirbaş başka kuruluşlara devredilmiş ve 469.411,67 YTL karşılığı 4.568 adet demirbaş ise hurdaya ayrılmış olup, 2006 yılına toplam 3.584.999,38 YTL karşılığı 23.050 adet demirbaş devri yapılmıştır. 2.8 SAĞLIK HARCAMALARI Müsteşarlığımız personeli ile bakmakla yükümlü olduğu aile fertleri sayısı 2005 Mali Yılı için toplam 2.829 kişidir. Bunların 2.796 sı yurt içinde, 33 ü ise yurt dışında bulunmaktadır. 2005 Mali Yılı için Müsteşarlığımız birimlerinin sağlık harcamalarına (HKK, SDK ve Taşra Teşkilatı Hariç) toplam 1.236.000,00 YTL ödenek konulmuş, ancak yılın sekizinci ayına gelindiğinde 12 birimin ödeneği tamamen tükenmiştir. Bunun üzerine bu birimler için Kasım ayı başında ayrıca 680.000,00 YTL ek ödenek alınmış ve tedavi ödenekleri toplam 1.916.000,00 YTL ye çıkarılmıştır. 33
Müsteşarlık personeli ile bakmakla yükümlü oldukları aile fertlerine ait 2.727 adet yazı ekinde 6.258 adet ilaç ve tedavi faturası muhtelif eczane ve sağlık kurumlarından Müsteşarlığımıza ulaştırılmış, söz konusu faturalardan 267 adedi hatalı olduğundan ilgili sağlık kurumlarına iade edilmiştir. Diğer faturalar ise analitik bütçe sistemine göre Hasta Sevk Kağıtları esas alınarak birimlere göre tasnif edilmiş, uygunlukları incelendikten sonra toplam 5.991 adet tahakkuk yapılmış, söz konusu tahakkukların toplamı ise 1.739.365,00 YTL dir. Müsteşarlığımızın 2005 yılından tedavi ve ilaç borcu bulunmamaktadır. Tablo 13: Müsteşarlığımız Birimlerinin 2005 Yılı Tedavi ve İlaç Harcamaları BİRİM ADI Toplam Ödenek (YTL) Harcama (YTL) Gerçekleşme Oranı (%) Özel Kalem 17.000,00 12.578,27 0,74 Müsteşarlık Müşavirliği 13.000,00 10.218,57 0,79 Hukuk Müşavirliği 21.000,00 20.415,37 0,97 Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği 13.000,00 12.925,94 0,99 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 550.000,00 532.771,81 0,97 Personel Dairesi Başkanlığı 184.000,00 183.357,22 1,00 Savunma Uzmanlığı 76.000,00 74.191,54 0,98 Banka ve Kambiyo Genel Müdürlüğü 89.000,00 85.642,66 0,96 Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü 99.000,00 67.102,91 0,68 Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü 150.000,00 145.003,07 0,97 Teşvik Uygulama Genel Müdürlüğü 162.000,00 159.717,32 0,99 Dış Ekonomik İlişkiler Genel Müdürlüğü 94.000,00 49.321,20 0,52 KİT Genel Müdürlüğü 86.000,00 82.473,81 0,96 Sigortacılık Genel Müdürlüğü 98.000,00 85.670,21 0,87 Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü 215.000,00 178.239,47 0,83 Yurtdışı Teşkilatı 49.000,00 39.735,35 0,81 TOPLAM 1.916.000,00 1.739.364,72 0,91 34
Diğer taraftan, uzun zamandan beri iki akslık dar bir mekanda, sayı itibariyle eksik personel ile faaliyetlerini sürdürmekte olan Tedavi Hizmetleri Şubesinin çalışma mekanı daha geniş ve ferah bir alana taşınmış ve yeni görevlendirme ile personel eksikliği de giderilmiştir. Müsteşarlığımız ile Emekli Sandığı Genel Müdürlüğü arasında 2003 yılının altıncı ayında yapılan anlaşma gereği satın alınarak şube bilgisayarlarına yükletilen Sağlık Bilgi Sistemi başarıyla kullanılmakta olup, ilaç ve gözlük alımlarında bütçede büyük oranda tasarruf sağlanmıştır. Ayrıca, 2004 yılına ait tedavi ve ilaç ödemeleri, sağlık kurumları ile eczaneler adına açılan dosyalarda arşivlenmiş, her dosya muhteviyatının dökümü listelenerek dosya kapaklarına takılmış ve yıl sonunda Kurum Arşivine gönderilmiştir. Dosya muhteviyat döküm listelerinin (255 sayfa) bir örneği de Birim Arşivde dosyalanmış, Başbakanlığın Standart Dosya Planı ile ilgili 2005/7 sayılı Genelgesi gereğince Standart Dosya Planı uygulamaya başlanmıştır. 2.9 SAĞLIK ÜNİTESİ HİZMETLERİ Kurum Tabipliğine 2005 yılı içinde 22.463 adet müracaat yapılmış olup, bunun 15.128 adedine gerekli tıbbi tetkik ve tedavi uygulanmış, 7.335 adedi de diğer resmi ve özel sağlık kurumlarına sevk edilmiştir. Diş kliniğine ise, 1.873 adet müracaat yapılmış olup, bunun 372 adedine diş dolgusu, 71 adedine kanal tedavisi, 191 adedine diş çekimi, 124 adedine diş taşı temizliği ve 185 adedine de ilaç tedavisi uygulanmıştır. Hasta isteği ya da tıbbi gereksinimler doğrultusunda da 930 adedi diğer resmi ve özel sağlık kurumlarına sevk edilmiştir. 35
Tablo 14: Sağlık Ünitesi Tedavi ve Laboratuvar Tetkik Gerçekleştirmeleri Tedavi Türü Miktarı (Adet) Laboratuar Tetkik Türü Miktarı (Adet) Enjeksiyon 555 Biyokimya 420 Kan Alma 678 Tam Kan 690 Acil Müdahale 152 İdrar Tetkiki 537 Aşı 372 Kan Grubu 33 Pansuman 287 Hepatit Testi 60 Damardaki Sıvı Tedavisi 97 Gebelik Testi 51 Tansiyon ölçümü 1.964 H.Plosi 24 Ateş Ölçümü 131 ASO, CR, p, RF 216 EKG Çekme 206 Sedimantasyon 316 TOPLAM 4.442 TOPLAM 2.347 2.10 YURT DIŞI HİZMETLER Faaliyet döneminde 2005 Mali Yılı Bütçesinden, 5 i Daimi Temsilcilik, 23 ü Ekonomi Müşavirliği ve 5 i Ekonomi Ataşeliği olmak üzere 29 merkezde bulunan (toplam 33) Yurt Dışı Teşkilatına ait idari giderler için 299.000,00 YTL. ödenek ayrılmış, 168.454,81 YTL harcama yapılmıştır. Söz konusu harcamalarla ilgili olarak Başbakanlığın 2003/39 sayılı Tasarruf Tedbirleri Genelgesi ile 4734 Sayılı Kaqmu İhale Kanunu nun geçici 4 üncü maddesi çerçevesinde çıkarılan Yabancı Ülkelerdeki Kuruluşların Mal ve Hizmet Alımları ile Yapım İşlerine İlişkin Esasların Tespitine Dair 04.11.2004 tarih ve 2004/8030 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararına göre yapılacak alım ve temin işlerinde; Yurt Dışı Teşkilatımızda görevli Daimi Temsilci Yardımcıları, Ekonomi Müşavirleri ile Ekonomi Ataşelikleri görevlerinde bulunan personelin İhale Yetkilisi olarak görevlendirilmesi ve ihtiyarilik yetkisi verilmesi hususunda Devlet Bakanlığı Makamından onay alınarak yıl içerisinde ihtiyaçların karşılanmasındaki prosedür kaldırılmıştır. 36
Ayrıca, 2005 yılı içerisinde Maliye Bakanlığınca serbest bırakılan ödenek oranlarına göre yurt dışı teşkilatımızdaki görevli personelimizin ihtiyaçları göz önüne alınarak Müsteşarlık Makamından onay alınmak suretiyle avansların ilgililere transferleri sağlanmıştır. 18 Ağustos 2005 tarih ve 2005/7385 sayılı Bakanlar Kurulu Karar ile Yurt Dışı Tayin Kararnamesi yayımlanmış, 8 personelimizin Yurt Dışı Tayin Kararnamesi çıkmış ve atandıkları ülkelerde göreve başlamışlardır. Halen yurt dışı temsilciliğimizden 7 tanesinde temsilcimiz bulunmamaktadır. Ataması yapılan personelimizin görev yapacakları ülkedeki idari gider harcamaları, tedavi giderleri ve harcırah işlemleri ile ilgili kanunlara dayanılarak yapmaları gereken işlerle ilgili olarak Yurt Dışı Temsilcilikleri İdari Giderlerine İlişkin Kullanım Kılavuzu hazırlanmış ve ilgililere dağıtılmıştır. 2.11 HARCIRAH İŞLEMLERİ Müsteşarlığımız personelinin yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirmeleri ile sürekli görevlendirmelerinde ödenmesi gereken harcırahları 6245 sayılı Harcırah Kanunu, 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun ilgili maddeleri ile Başbakanlık ve Maliye Bakanlığı nca yayımlanan tebliğ ve genelgeler doğrultusunda yürütülmüştür. Faaliyet döneminde; Müsteşarlığımız personelinin (HKK, SDK ve Personel Dairesi Başkanlığı master öğrencilerinin harcırah ödemeleri hariç) yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirmeler ile sürekli görevlendirmeler için toplam 608.905 YTL ödenek ayrılmış, 656 adet yurt içi ve yurt dışı geçici ve sürekli görevlendirme yapılmış ve ödeneğin 519.397,41 YTL lik kısmı harcanmıştır. Söz konusu görevlendirmelerin 372 adedi yurt içi, 284 adedi de ise yurt dışına aittir. 37