BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ GÖREV TANIMLARI 16. Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek 1 YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ REKTÖRLÜK Yüksekokulun en yetkili temsilcisidir. Kurullara başkanlık eder. Eğitim-öğretim faaliyetlerinin düzenli ve başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlar. İdari ve mali işlerle ilgili çalışmaları yürütür. 1. Yüksekokul Kurullarına başkanlık etmek, Yüksekokul Kurullarının kararlarını uygulamak ve Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak 2. Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokul genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek. 3. Yüksekokul ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, 4. Yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi Yüksekokul yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak. 5. Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, 6. Yüksekokul ve bağlı birimlerinin eğitim öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesini planlamak. 7. Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak 8. Öğrencilere gerekli sosyal hizmetleri sağlamak 9. Eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. 10. Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasını, takip ve kontrol edilmesini ve sonuçlarının alınmasını sağlamak 11. Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur. 12. Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir. 13. Harcama yetkilileri bütçede öngörülen ödenekleri kadar, ödenek gönderme belgesiyle, ödenek verilen harcama yetkilileri ise tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapabilir. 14. Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır. 15. Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak
17. Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak. 18. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. 19. Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri ve rektörün vermiş olduğu görevleri yapmak. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, liste, rapor, plan, görevlendirme, araştırma, proje, kongre, kitap. Kanunlar, yönetmelik ve genelgeler, resmi yazılar. Yazılı ve sözlü emirler. Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, OLUNAN BİRİMLER Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Yüksekokul Müdür Çalışma Odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 2
YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCISI YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ YARDIMCILIĞI BAĞLI OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Yüksekokul müdürüne yardımcı olur. Eğitim-öğretim faaliyetlerininin düzenli ve başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlar. İdari ve mali işlerle ilgili çalışmaları yürütür. 1. Eğitim ve öğretim ve akademik hizmetlerinin üst düzeyde yapılması ve yürütülmesi yüksekokul müdürüne yardımcı olmak. 2. Yüksekokul müdürü tarafından akademik ve idari konularda kendine verilmiş görevleri yapmak ve takip etmek. 3. Yönetim kurulu ve yüksekokul kurulu çalışmalarına katılmak. 4. Eğitim ve öğretim hizmetini sağlamak aksaklıkları kurum yetkilisine bildirmek. 5. Yüksekokul Müdürünün verdiği görevleri yapmak. 6. Yüksekokul Müdürü yüksekokulda bulunmadığı zaman ona vekâlet etmek. 7. Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak. 8. Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici(leri) tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri Yapmak. 9. İlgili kanun ve yönetmeliklerle verilen görevleri yapmaktır. 10. Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak. 11. Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak. 12. Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. 13. Öğrencilere gerekli sosyal hizmeti sağlamada Müdür ve Yüksekokul Sekreterine yardımcı olmak. 14. Basın ve Halkla ilişkilerin yürütülmesinde Yüksekokul Sekreterine yardımcı olmak. 15. Her eğitim-öğretim dönemi başında ders öğretim programlarının ilgili öğretim elemanları tarafından hazırlanarak öğrencilere duyurulmasını sağlamak. 16. Yüksekokulun Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin hazırlanması aşamasında gerekli çalışmaları yapar ve ayrıca yönetmeliğin uygulanması aşamasında yönetmelikle ilgili olarak bilgilendirme çalışmaları yürütür ve çıkacak olan sorunların giderilmesi hakkında girişimlerde bulunur. 17. Hizmet gereği olarak Yüksekokul Müdürünün vereceği görevleri yapar. 18. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Müdüre karşı sorumludur. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, liste, rapor, plan Kanunlar, yönetmelik ve genelgeler, resmi yazılar. Yazılı ve sözlü emirler. Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar. 3
İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Çalışma Odası 4
BÖLÜM BAŞKANI BÖLÜM BAŞKANI BAĞLI OLDUĞU MAKAM REKTÖRLÜK SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Bölümün Eğitim-Öğretim faaliyetlerini düzenler. 1. 2547 sayılı Akademik Personel kanununun ilgili akademik teşkilat yasasında belirtilen görevleri yapmak 2. Yükseköğretim Kanunu nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uymak 3. Yüksekokul Kuruluna üyelik yapmak 4. Görevinde bulunmadığı zaman yerine vekil bırakmak 5. Bölümün eğitim-öğretim ve araştırmalarını, Programlarla ilgili her türlü faaliyetin düzenli ve verimli olarak yürütülmesini sağlamak 6. Kaynakların etkili, verimli ve ekonomik şekilde kullanılmasını sağlamak, 7. Bölümün ihtiyaçlarını Müdürlük Makamına yazılı olarak rapor etmek, 8. Bölümle ilgili gelişmelerin izlenmesi ve eğitim-öğretimle ilgili sorunları gidermek üzere uygun gördüğü zamanlarda program sorumluları ile Bölüm Kurulunu toplamak, 9. Bölüm elemanlarının ilgili konularda bilgilendirmek, eğitim-öğretim ve araştırma ile ilgili faaliyetlerin düzenli bir şekilde yürütülmesi ve değerlendirilmesi için uygun zamanlarda Bölüm Akademik Kurulunu toplamak, 10. Öğrencilerle bilgilendirme ve sorunlarının çözümüne yönelik toplantılar yapmak, 11. Bölümüne bağlı öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılmasında dikkate alınmak üzere Bölüm görüşünü yazılı olarak Müdürlük Makamına bildirir. 12. Müdürlük Makamı ile kendi Bölümü arasındaki her türlü yazışmanın sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlar. 13. Bölümün ders dağılımın öğretim elemanları arasında dengeli ve makul bir şekilde yapılmasını sağlar. 14. Eğitim-öğretim yılı sürecinde ayda en az bir defa kendisinin belirleyeceği gündem maddelerini görüşmek üzere toplanan Bölüm Kuruluna başkanlık eder. 15. Bölümde görevli öğretim elemanlarının görevlerini yapmalarını izler ve denetler. 16. Bölüm öğrencilerinin eğitim-öğretime yönelik sorunlarıyla yakından ilgilenir. 17. Bölümdeki dersliklerin, çalışma odalarının, atölyelerin, lâboratuarların ve ders araçgereçlerinin verimli, etkili, düzenli ve temiz olarak kullanılmasını sağlar. 18. Bölümündeki öğrenci-öğretim elemanı ilişkilerinin, eğitim-öğretimin amaçları doğrultusunda, düzenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlar. 19. Eğitim-öğretimin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak Bölümdeki öğretim elemanları arasında uygun bir iletişim ortamının oluşmasına çalışır. 20. Ders programı ve ders görevlendirmelerinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak, 21. Sınav programlarının hazırlanmasını, sınavların düzenli ve zamanında yapılmasını sağlamak, 22. Bölümün bilimsel araştırma ve yayın gücünü artıcı önlemler almak, öğretim elemanlarının ulusal ve uluslararası faaliyetlere katılmalarına yardımcı olmak, 23. Bölümün paydaşı olan kurum ve kişilerle işbirliği yaparak, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerinin geliştirilmesine yönelik çalışmalarda bulunmak. 24. Bölümün misyonu ve vizyonunun gerçekleştirilmesini sağlamak. 5
25. Bölüm Başkanı, her öğretim yılı sonunda bölümün geçmiş yıldaki eğitim öğretim ve araştırma faaliyeti ile gelecek yıldaki çalışma planını açıklayan raporu, yüksekokul müdürlüğüne sunar. 26. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Müdüre karşı sorumludur. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, liste, onay, form, rapor, ödeme emri, dosya, plan, sunu, karar onayı. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler. Yazı, internet, yüz yüze Çalışma Odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 6
BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM BÖLÜM BAŞKAN YARDIMCISI BÖLÜM BAŞKANI YARDIMCISI REKTÖRLÜK YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Bölümün Eğitim-Öğretim faaliyetlerini düzenler. 1. 2547 sayılı Akademik Personel kanununun ilgili akademik teşkilat yasasında belirtilen görevleri yapmak 2. Yükseköğretim Kanunu nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uymak 3. Bölümün eğitim-öğretim ve araştırmalarını, Programlarla ilgili her türlü faaliyetin düzenli ve verimli olarak yürütülmesini sağlamak 4. Kaynakların etkili, verimli ve ekonomik şekilde kullanılmasını sağlamak, 5. Bölümün ihtiyaçlarını Müdürlük Makamına yazılı olarak rapor eder. 6. Bölümle ilgili gelişmelerin izlenmesi ve eğitim-öğretimle ilgili sorunları gidermek üzere uygun gördüğü zamanlarda program sorumluları ile Bölüm Kurulunu toplamak, 7. Bölüm elemanlarının ilgili konularda bilgilendirmek, eğitim-öğretim ve araştırma ile ilgili faaliyetlerin düzenli bir şekilde yürütülmesi ve değerlendirilmesi için uygun zamanlarda Bölüm Akademik Kurulunu toplamak, 8. Öğrencilerle bilgilendirme ve sorunlarının çözümüne yönelik toplantılar yapmak, 9. Bölümüne bağlı öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılmasında dikkate alınmak üzere Bölüm görüşünü yazılı olarak Müdürlük Makamına bildirir. 10. Müdürlük Makamı ile kendi Bölümü arasındaki her türlü yazışmanın sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlar. 11. Bölümün ders dağılımın öğretim elemanları arasında dengeli ve makul bir şekilde yapılmasını sağlar. 12. Eğitim-öğretim yılı sürecinde ayda en az bir defa kendisinin belirleyeceği gündem maddelerini görüşmek üzere toplanan Bölüm Kuruluna başkanlık eder. 13. Bölümde görevli öğretim elemanlarının görevlerini yapmalarını izler ve denetler. 14. Bölüm öğrencilerinin eğitim-öğretime yönelik sorunlarıyla yakından ilgilenir. 15. Bölümdeki dersliklerin, çalışma odalarının, atölyelerin, lâboratuarların ve ders araçgereçlerinin verimli, etkili, düzenli ve temiz olarak kullanılmasını sağlar. 16. Bölümündeki öğrenci-öğretim elemanı ilişkilerinin, eğitim-öğretimin amaçları doğrultusunda, düzenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlar. 17. Eğitim-öğretimin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak Bölümdeki öğretim elemanları arasında uygun bir iletişim ortamının oluşmasına çalışır. 18. Ders programı ve ders görevlendirmelerinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak, 19. Sınav programlarının hazırlanmasını, sınavların düzenli ve zamanında yapılmasını sağlamak, 20. Bölümün bilimsel araştırma ve yayın gücünü artıcı önlemler almak, öğretim elemanlarının ulusal ve uluslararası faaliyetlere katılmalarına yardımcı olmak, 21. Bölümün paydaşı olan kurum ve kişilerle işbirliği yaparak, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerinin geliştirilmesine yönelik çalışmalarda bulunmak. 22. Bölümün misyonu ve vizyonunun gerçekleştirilmesini sağlamak. 23. Bölüm Başkanı, her öğretim yılı sonunda bölümün geçmiş yıldaki eğitim öğretim ve 7
araştırma faaliyeti ile gelecek yıldaki çalışma palanını açıklayan raporu, yüksekokul müdürlüğüne sunar. 24. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Müdüre ve Bölüm Başkanına karşı sorumludur. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, liste, onay, form, rapor, ödeme emri, dosya, plan, sunu, karar onayı. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler. Yazı, internet, yüz yüze Çalışma Odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 8
BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL KURULU YÜKSEKOKUL KURULU Yüksekokul Kurulu akademik bir organıdır. 1. Yüksekokul müdürünün başkanlığında, müdür yardımcıları ve okulu oluşturan bölüm başkanı ve/veya program sorumlularından oluşur. 2. Yüksekokulun eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim öğretim takvimini kararlaştırmak. 3. Yüksekokul Kuruluna üye seçmek, 4. Bu kanunla verilen diğer görevleri yapmak. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, liste, onay, form, rapor, ödeme emri, dosya, plan, sunu, karar onayı. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları. Yazı, internet, yüz yüze Çalışma Odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 9
BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU İdari faaliyetlerde Müdüre yardımcı bir organdır. 1. Yüksekokul müdürünün başkanlığında müdür yardımcıları ile müdürce gösterilecek altı aday arasından yüksekokul kurulu tarafından üç yıl için seçilecek üç öğretim elemanından oluşur. 2. Yüksekokul Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları, eğitim öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve bunların görevlerini düzenler. 3. Yüksekokul Kurulu kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında Yüksekokul Müdürüne yardım etmek, 4. Eğitim öğretim plan ve programları ile takvimin uygulanmasını sağlamak 5. Yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak, 6. Müdürün Yüksekokul yönetimiyle ilgili getireceği bütün işlerde karar almak, 7. Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğtim-öğretim ve sınavlarla ait işlemleri hakkında karar vermek, 8. Kanunla verilen görevleri yapmak. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, liste, onay, form, rapor, ödeme emri, dosya, plan, sunu, karar onayı. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları. Yazı, internet, yüz yüze Çalışma Odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 10
YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ BAĞLI OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Yüksekokul idari yapısının kurulması, yönetilmesi ve denetlenmesini sağlar, kurullara katılır, bütçeyi hazırlar, kadro ihtiyaçlarını belirler, iç denetim çalışmalarına katılır. 1. Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu gündemlerini hazırlamak ve toplantılara katılmak 2. Akademik eleman alınması ile ilgili evrakların hazırlanmasını sağlamak 3. Yazı işlerinden çıkacak her türlü yazı ve belgeyi kontrol etmek 4. Temizlik hizmetlerini denetlemek 5. Birimler arasındaki evrak akışını düzenlemek, 6. Personelin kadro ihtiyaçlarını planlamak, 7. Bütçeyi hazırlamak ve yönetmek, 8. Eğitim-öğretim ve personelle ilgili istatistiksel bilgileri tutmak, güncellemek, 9. Personelle ilgili her türlü beyannamenin zamanında alınmasını sağlamak, 10. Özlük dosyalarının düzenli tutulup tutulmadığını kontrol etmek, 11. Yüksekokul mallarını, kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak 12. Savurganlıktan kaçınmak 13. Bina bakım ve onarımı ile ilgili çalışmaları planlamak ve sonuçlandırmak, 14. İdari çalışmalar ve eğitim-öğretim faaliyetlerinde kullanılacak makine teçhizatı temin etmek 15. Çalışma odalarının düzenlenmesi ve dağıtılması çalışmalarına katılmak, 16. Yüksekokulun güvenliği ile ilgili önlemleri almak, ilgililere bildirmek, 17. Sivil savunma çalışmalarına katılmak, denetlemek, 18. Personelin düzgün kıyafetle mesaiye devam etmelerini sağlamak, 19. Müdürün ve rektörlüğün davet ettiği toplantılara katılmak, 20. Personel arasında uyum, saygı ve işbirliğini tesis edecek önlemleri almak, 21. Elemanları performanslarına göre değerlendirmek, performanslarını arttırmak için rotasyona tabi tutmak veya hizmet içi eğitim kurslarına katılmalarını sağlamak, 22. Yüksekokul etik kurallarına uymak, iç kontrol çalışmalarına katılmak, 23. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 24. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer yöneticilerin uygun göreceği diğer işleri yapmaktır. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, liste, onay, form, rapor, ödeme emri, dosya, plan, sunu, karar onayı. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program 11
OLUNAN BİRİMLER Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları, Üniversiteler, Kamu ve Özel Sektör Yetkilileri. Yazı, internet, yüz yüze Yüksekokul Sekreteri Odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 12
PROGRAM SORUMLUSU PROGRAM SORUMLUSU BAĞLI OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Programın eğitim-öğretim faaliyetlerini düzenler. 1. Bölümün eğitim-öğretim, araştırma faaliyetlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak 2. Kaynakların etkili, verimli ve ekonomik kullanılmasını sağlamak, 3. Yüksekokul Kurulu toplantılarına katılarak, bölümü temsil etmek, 4. Bölümle ilgili gelişmeleri izlemek, eğitim-öğretimle ilgili yaşanan sorunları çözmek üzere uygun gördüğü zamanlarda, bölüm kurulu ve program sorumluları ile toplantılar yapmak, 5. Bölüm akademik kurulunu toplaması için teklif sunar, 6. Öğrencilerin başarı durumlarını izlemek, bunların sonuçlarını değerlendirmek, 7. Akademik personelin performansını izleyerek sonuçlarını müdürüne bildirmek, 8. Bölüm kadro yapısının yeterli olması için gerekli planlamaları yapmak, 9. Bölümde görevli elemanları izlemek, görevlerini tam olarak yapmalarını sağlamak, 10. Bölümün faaliyet, stratejik plan, performans kriterlerini hazırlamak 11. Ders planlarının güncellenmesini sağlamak, 12. Bölümde yapılması gereken seçimlerin zamanında yapılmasını sağlamak, 13. Özürlü ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunları ile ilgilenmek, 14. Raporlu ve izinli öğrencilerin durumlarını değerlendirmek, 15. Ders programı ve ders görevlendirmelerinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak, 16. Sınav programlarının hazırlanması, düzenli yürütülmesini sağlamak 17. Çalışma odasının kullanılması ve korunması konusunda ilgililere yardımcı olmak, 18. Yıllık akademik faaliyetlerini bir liste halinde Bölüm Başkanına sunmak, 19. Yüksekokul etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 20. Hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 21. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin uygun göreceği diğer işleri yapmaktır. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, liste, rapor, plan, görevlendirme, araştırma, proje, kongre, kitap. Kanunlar, yönetmelik ve genelgeler, resmi yazılar. Yazılı ve sözlü emirler. Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze. Çalışma odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 13
BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM ÖĞRETİM ÜYESİ ÖĞRETİM ÜYESİ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Bölümün Eğitim-Öğretim ve araştırma faaliyetlerine katılır. 1. Yükseköğretim Kanunu nun 4 ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek, 2. Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalışmalarına katılmak, 3. Ders programlarının eksiksiz yürütülmesi sağlamak, 4. Öğrenci danışmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin bölüm ve çevreye uyum sağlamalarına yardımcı olmak, 5. Bölüm başkanının öngördüğü toplantılara katılmak, faaliyetlere destek vermek, 6. Sorumlusu olduğu ders ve laboratuarlarda yapılacak değişiklikler ve onay için bölüm başkanlığından gerekli izinleri zamanında almak, 7. Bilimsel araştırmalar ve yayınlar yapmak, 8. Bilimsel alanda ulusal ve uluslararası kongreler düzenlenmesine destek vermek 9. Yüksek öğretim kurumlarında ve bu kanundaki amaç ve ilkelere uygun biçimde ön lisans, lisans ve lisansüstü düzeyde eğitim öğretim ve uygulamalı çalışmalar yapmak ve yaptırmak, proje hazırlıklarını ve seminerlerini yönetmek, 10. Aynı dersi veren öğretim elemanları arasında, toplantılar yaparak, derslerde anlatılacak konular ve sorulacak sorular arasında eşitliği sağlamak, 11. Kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak, 12. Öğrencilerin devam ve başarı durumlarını izlemek, 13. Bölümün eğitim-öğretim faaliyeti, stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalarına destek vermek, 14. Özürlü ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunları ile ilgilenmek, 15. Ek ders ödemelerine esas teşkil eden F1 ve F2 formlarının zamanında ve eksiksiz olarak tahakkuk birimine ulaştırmak, 16. Çalışma odasının kullanılması ve korunması konusunda ilgililere yardımcı olmak, 17. Yıllık akademik faaliyetlerini bir liste halinde Bölüm Başkanına sunmak, 18. Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 19. Hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 20. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin uygun göreceği diğer işleri yapmaktır. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor, plan, araştırma, analiz, sözlü bilgilendirme. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü emirler. 14
Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze. Çalışma odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 15
ÖĞRETİM GÖREVLİSİ ÖĞRETİM GÖREVLİSİ BAĞLI OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Ders verir, uygulama yapar. 1. Yükseköğretim Kanunu nun 4 ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere, 3/n, 31 ve 36/e açıklanan görev tanımına uygun hareket etmek, 2. Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalışmalarına katılmak, 3. Öğrenci danışmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin bölüm ve çevreye uyum sağlamalarına yardımcı olmak, 4. Uygun görülen toplantılara katılmak, bölümün faaliyetlerine destek vermek, 5. Öğretim üyesi bulunmayan dersin özel bilgi ve uzmanlık isteyen konularının eğitimöğretim ve uygulamalarını yaptırmak. 6. Dersleri programda yer aldığı şekilde zamanında ve eksiksiz yapmak. Ders ve sınav programında yapılmak istenen değişiklikleri, bölüm başkanlığının bilgisi ve onayından sonra uygulamak, bu konuda öğrencileri önceden bilgilendirmek, 7. Aynı dersi veren öğretim elemanları arasında toplantılar yaparak derslerde anlatılacak konular ve sorulacak sorular arasında birlikteliği sağlamak, 8. Kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılmasına yardımcı olmak, 9. Öğrencilerin devam ve başarı durumlarını izlemek, 10. Bölümün eğitim-öğretim faaliyeti, stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalarına destek vermek, 11. Ek ders ödemelerine esas teşkil eden F1 ve F2 formlarını zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime ulaştırmak, 12. Çalışma odasının kullanılması ve korunması konusunda ilgililere yardımcı olmak. 13. Öğrencilerin devamsızlık ve başarısızlık nedenlerini araştırmak, sonuçlarını bölüm başkanına bildirmek, 14. Yıllık akademik faaliyetlerini bir liste halinde Bölüm Başkanına vermek, 15. Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 16. Hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 17. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin uygun göreceği diğer işleri yapmaktır. İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, plan, liste, görevlendirme, kitap, araştırma, proje. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü emirler. Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze. 16
Çalışma odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 17
BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM OKUTMAN OKUTMAN YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Eğitim-öğretim faaliyetlerinde öğretim üyelerine yardımcı olur. 1. Yükseköğretim kurumlarında yapılan araştırma, inceleme ve deneylerde yardımcı olmak. 2. Mezuniyet töreni ve oryantasyon programı ile ilgili verilen görevleri yapmak 3. Ders ve sınav programlarının hazırlanması çalışmalarına katılmak, 4. Öğrenci danışmanlık hizmetlerinde öğretim üyelerine yardımcı olmak 5. Uygun görülen toplantılara ve temsillere katılmak, 6. Bilimsel araştırma ve faaliyetlerde bulunmak, yayınlar yapmak 7. Bölümün eğitim-öğretim faaliyeti, stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalarına destek vermek, 8. Ek ders ödemelerine esas teşkil eden F1 ve F2 formlarını zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime ulaştırmak, 9. Çalışma odasının kullanılması ve korunması konusunda ilgililere yardımcı olmak. 10. Öğrencilerin devamsızlık ve başarısızlık nedenlerini araştırmak, sonuçlarını bölüm başkanına bildirmek, 11. Yıllık akademik faaliyetlerini bir liste halinde Bölüm Başkanına vermek, 12. Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 13. Hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 14. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin uygun göreceği diğer işleri yapmaktır. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, plan, liste, görevlendirme, duyuru, araştırma Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü emirler. Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, OLUNAN BİRİMLER Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze. Çalışma odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 18
BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM UZMAN UZMAN YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Eğitim-öğretim faaliyetlerinde öğretim üyelerine yardımcı olur. 1. Bölümün eğitim-öğretim faaliyeti, stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalarına destek vermek, 2. Eğitim-öğretim faaliyetlerinde öğretim üyelerine yardımcı olmak. 3. Mezuniyet töreni ve oryantasyon programı ile ilgili verilen görevleri yapmak 4. Ders ve sınav programlarının hazırlanması çalışmalarına katılmak, 5. Öğrenci danışmanlık hizmetlerinde öğretim üyelerine yardımcı olmak 6. Uygun görülen toplantılara ve temsillere katılmak, 7. Ek ders ödemelerine esas teşkil eden F1 ve F2 formlarını zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime ulaştırmak, 8. Çalışma odasının kullanılması ve korunması konusunda ilgililere yardımcı olmak. 9. Öğrencilerin devamsızlık ve başarısızlık nedenlerini araştırmak, sonuçlarını bölüm başkanına bildirmek, 10. Yıllık akademik faaliyetlerini bir liste halinde Bölüm Başkanına vermek, 11. Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 12. Hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 13. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin uygun göreceği diğer işleri yapmaktır. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, liste Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü emirler. Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, OLUNAN BİRİMLER Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Rektörlük, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze. Çalışma odası ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 19
ŞEF TAHAKKUK ŞEFİ BAĞLI OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Yüksekokulun maaş, ek ders ve diğer harcamaları ile ilgili evrakları düzenler, yazışmaları yapar. 1. Bölümle ilgili yazışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesi ve zamanında ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak, 2. Bölüme gelen ve giden evrakları kaydederek sisteme uygun olarak saklamak, 3. Bölümle ilgili kurul çağrılarını ve kararlarını yazarak ilgililere duyurmak, 4. Kurallara uygun yazılmış öğrenci dilekçelerini kontrol ederek alıp, işleme koymak ve sonuçlandırmak, 5. Bölüm elemanları ile ilgili duyuruların panolara asılmasını, ilgililere ulaşmasını sağlamak, 6. Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu Kararlarının bölümle ilgili maddelerinin yerine getirilmesini izlemek ve sağlamak, bu konuda Bölüm Başkanını bilgilendirmek, 7. Bölüm elemanlarının izin, rapor ve görevlendirme dosyalarını düzenli bir şekilde tutarak bu konularla ilgili yazışmaları yapmak, göreve başlama tarihleri ile ders telafi formlarını en kısa sürede dilekçeleri ile birlikte, resmi yazı ekinde ilgili birime ulaştırmak, 8. Bölüm panolarının tertip ve düzenini sağlamak, Gereksiz ve zamanı geçmiş duyuruları kontrol ederek indirmek, 9. Öğretim elemanları ile ilgili F1 ve F2 formlarının kurallara uygun olarak eksiksiz hazırlanmasını sağlamak, hatalı düzenleyenleri uyarmak, Formların zamanında tahakkuk bürosuna gönderilmesini sağlamak, 10. Mesai saatlerine uyarak, sekreterliğin açık tutulmasını sağlamak, 11. Eğitim-Öğretimle ilgili öğrenci listeleri, haftalık ders programları, ders görevlendirmeleri ve sınav programlarının yazılmasında görevlilere yardımcı olmak, zamanında ilan edilmesi ve öğretim elemanlarına dağıtılmasını sağlamak, 12. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile koordineli çalışmak, 13. Bölüme ait resmi belge ve bilgileri ilgisiz kişilere vermemek, bölümde gizliliğe önem vermek, işlemlerin doğru, hızlı ve güvenilir bir şekilde sonuçlanması ilkesinden ayrılmamak, 14. Rapor ve özürü bulunan öğrencileri Bölüm Başkanına veya yardımcısına bildirmek, 15. Yıllık izinler ve diğer idari izinlerin, işleri aksatmayacak ve bölüm kapalı kalmayacak şekilde istenmesine dikkat etmek, 16. Bölümün kırtasiye ve demirbaş eşya ihtiyaçlarının zamanında istenip, temin edilmesini sağlamak, 17. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü ödeme emri belgesi, yazı, bordro, banka listesi, onay, rapor. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. 20
Yazılı ve sözlü emirler. Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Daire Başkanlıkları, Basın-Yayın Organları ve Üniversiteler, Yazı İşleri. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Tahakkuk Bürosu ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 21
BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Demirbaş ve diğer malzemenin kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuat hükümlerine göre ambar ve kullanıcılara giriş çıkışını yapar, mal ve hizmet alımları ile ilgili kayıtları tutar, alınan malzemeyi kontrol ederek depolarda saklanmasını sağlar, yılsonunda sayım işlemlerini yaparak ilgili yerlere gönderir. 1. Harcama birimlerince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluğundaki ambarda muhafaza etmek, 2. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılmayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesine engel olmak, 3. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek, 4. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, 5. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, 6. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, 7. Ambar sayımı ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, 8. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerlerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, 9. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, 10. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak, 11. Sorumlu oldukları depolarda, kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik nedeniyle meydana gelebilecek kayıp ve zararları önleyici tedbirleri almak ve harcama yetkilisine bildirmek, 12. Sorumluğunda bulunan depoları devir teslim yapmadan görevinden ayrılmamak, 13. Depoların temiz ve düzenli olmasını sağlamak, 14. Birimlerin malzeme taleplerini depo mevcudu oranında karşılamak, 15. Birimler ve çalışma odalarında bulunan demirbaşların kayıtlarını tutarak, demirbaş listesini odalara asmak, 16. Birimlerce iade edilen demirbaş malzemeyi almak, bozuk, tamiri mümkün olmayanların kayıtlardan silinmesi, hurdaya ayrılan malzemenin imha edilmesi ya da gösterilen yere tutanakla teslim edilmesini sağlamak, 17. Hibe yoluyla verilen malzemeleri kayıt altına almak, 18. Giyim Yardımı Yönetmeliği ne uygun olarak giyim istihkakı bulunan personelin listelerini hazırlamak ve kayıtlarını tutmak, 19. Yılsonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak, 20. İhtiyaç taleplerinin planlı ve bir takvime bağlı olarak verilmesini sağlamak, 21. Zaman çizelgesine ve kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak, 22. Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek, 23. Yüksekokul Müdürü ve Yüksekokul Sekreteri nin onayı olmadan kişilere malzeme, bilgi 22
ve belge verilmesini önlemek, 24. Birimi ile ilgili bilgilerin yedeklerini almak, 25. Yüksekokulunun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 26. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 27. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. ilişkin Yüksekokul Müdürüne sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, defter, form, liste, talep formu, taşınır mal kayıtları, depo giriş ve çıkış evrakları. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, havale edilen işlemler. Fatura, malzeme listeleri, şartnameler, tanıtım belgeleri. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Daire Başkanlıkları ve Yazı İşleri Yazı, telefon, internet, yüz yüze. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Odası, depolar. ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 23
ÇÖZÜMLEYİCİ-MEMUR YAZI İŞLERİ /ÇÖZÜMLEYİCİ BAĞLI OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Gelen ve giden evrakları hazırlar, yazışmaları yapar. 1. Yüksekokulda yapılacak harcamaların evrakını hazırlayıp, muhasebeye iletmek ve takip etmek, 2. Harcamalarla ilgili defter ve dosyaları tutmak, 3. Her türlü ödemenin zamanında yapılmasını sağlamak, bu konuda gerekli önlemleri almak, 4. Ödemelerin kanun ve yönetmelikler doğrultusunda yapılmasına dikkat etmek, gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen göstermek, 5. Tahakkuk bürosuna ödeme yapılmak üzere gönderilen evrakları dikkatlice inceleyerek, hatalı olanların ilgililere geri gönderilmesini sağlamak, 6. Zaman çizelgesine uymak, 7. Personelin maaşları ile ilgili istenen yazıları hazırlamak, 8. Büro ile ilgili gerekli baskı malzemelerini temin etmek, bitenler için zamanında Yüksekokul Sekreterinden talepte bulunmak, 9. Her türlü ödemelerle ilgili anlaşma yapılan banka ile bağlantı kurarak gerekli disket, belge ya da bilgiyi ulaştırmak, 10. Yapılan işi kendi işi, Yüksekokul malını kendi malı gibi görüp onu, korumak ve kollamak çalışmalarda doğruluk, hızlılık ve güvenirlilik ilkelerinden ayrılmamak, 11. Kılık - kıyafet yönetmeliğine uymak, 12. Sağlık giderleri ile ilgili bilgi ve belgelerin (Özlük İşleri Bürosu ile koordineli bir şekilde) zamanında temin edilmesini sağlamak, 13. Görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin, özlük İşleri Bürosu ile birlikte, takip edilerek, kendilerine hatalı ödeme yapılmasını önlemek, 14. Ek ders ödemeleri ile ilgili, bölümlerin ya da öğretim elemanlarının vermesi gereken F1, F2 ve benzeri belgeleri takip etmek, vermeyenleri uyarmak, ödeme yapılması konusunda gecikmeye sebep olabilecekleri amirlerine bildirmek, 15. Tahakkukla ilgili bilgilerin sürekli yedeklenmesini, bilgilerin uygun ortamlarda saklanmasını sağlamak, 16. Ödemelerle ilgili arşivleme çalışmalarını yapmak, zamanı dolanları kurallara uygun olarak imha etmek, 17. Her yıl yapılan Sayıştay denetimleri sonucunda verilen kararlara uymak, bu kararlar doğrultusunda ödemeleri yürütmek, 18. Amirlerin bilgisi olmadan, yapılan ya da yapılacak bütün ödemeler konusunda ilgisiz kişilere bilgi ve belge vermekten kaçınmak, 19. Kişi ya da kuruluşlara yapılacak ödemelerin gecikmesine yol açabilecek her türlü bilgiyi zamanında amirlerine bildirmek, 20. Ödemelere esas teşkil edecek her türlü belge ve bilgiyi, istenmesine ragmen zamanında teslim etmeyen kişileri, amirlerine bildirmek, 21. Bütçe çalışmalarına katılmak, 22. Personele ait bilgileri sürekli güncel tutarak, SGK a aktarmak, 19. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin ve Yüksekokul 24
Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. ilişkin Yüksekokul Müdürüne sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, defter, form, liste, talep formu, taşınır mal kayıtları, depo giriş ve çıkış evrakları. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Yazı İşleri ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yazı, telefon, internet, yüz yüze Yazı İşleri Bürosu ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 25
TAHAKKUK MEMURU TAHAKKUK MEMURU BAĞLI OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Yüksekokulun satın alma, yolluk, maaş, ek ders ve diğer harcamaları ile ilgili evrakları düzenler, yazışmaları yapar. 1. Yüksekokul da yapılacak harcamaların evraklarını hazırlayıp muhasebeye iletmek, 2. Harcamalara ilgili gerekli dosyaları tutmak, 3. Satın alınması gereken malzemelerle ilgili diğer satın alma görevlileri ile birlikte piyasa araştırması yapmak, yazışmaları hazırlamak, komisyona vermek, 4. Ödemelerin kanun ve yönetmelikler doğrultusunda, zamanında yapılmasına dikkat etmek, gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen göstermek, 5. Ödeme yapılmak üzere gönderilen evrakları incelemek, hatalı olanları geri göndermek, 6. Personelin maaşları ile ilgili istediği yazıları hazırlamak, 7. Yüksekokul mallarını ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 8. Savurganlıktan kaçınmak, 9. Kılık - kıyafet yönetmeliğine uymak, 10. Görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin takip edilerek kendilerine hatalı ödeme yapılmasını önlemek, 11. Ek ders ödemeleri ile ilgili, bölümlerin ya da öğretim elemanlarının vermesi gereken F1, F2 ve benzeri belgeleri takip etmek, vermeyenleri uyarmak, ödeme yapılması konusunda gecikmeye sebep olabilecekleri amirlerine bildirmek, 12. Tahakkukla ilgili bilgilerin sürekli yedeklenmesini sağlamak, 13. Ödemelerle ilgili arşivleme çalışmalarını yapmak, 14. Her yıl yapılan Sayıştay denetimleri sonucunda verilen kararlara uymak, 15. Amirlerin bilgisi olmadan yapılan ya da yapılacak ödemeler konusunda ilgisiz kişilere bilgi ve belge verilmesini önlemek, 16. Bütçe çalışmalarına katılmak, 17. Personele ait bilgileri sürekli güncel tutarak Sosyal Güvenlik Kurumu na aktarmak, 18. Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 19. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 20. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü ödeme emri belgesi, yazı, bordro, banka listesi, onay, rapor Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü emirler. Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Yazı İşleri ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Tahakkuk Bürosu 26
ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 27
BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM MEMUR YAZI İŞLERİ / MEMUR YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Gelen ve giden evrakları hazırlar, yazışmaları yapar. 1. Yüksekokulnun yazışmalarını düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, 2. Gelen-giden evrakları kaydetmek, havale edilen evrakı zimmetle ilgili birimlere göndermek, 3. Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu, Akademik Genel Kurul toplantı gündemlerini hazırlamak ve üyelere dağıtılmasını sağlamak. Gündem evraklarını Yüksekokul Sekreteri ne vermek. Kurul kararlarını yazarak kararların ekleri ile birlikte ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak, 4. İç ve dış posta işlemlerinin her gün düzenli yürütülmesini sağlamak, 5. Kadrolarla ilgili bilgileri tutmak, kademe ya da derece ilerlemesi yapması gereken yardımcı hizmetli personelin kararnamelerini hazırlamak, nakil, atanma ve istifa değişikliklerini izlemek, 6. Elemanların izin /görev/ rapor dönüşü göreve başlama yazılarını hazırlamak, 7. Görevlendirme, rapor, izin alan ya da ayrılan personelle ilgili bilgileri tahakkuk bürosuna bildirmek, 8. Akademik personelin görev süreleri, yükselme tarihleri ve askerlik işlemlerini takip ederek Yüksekokul Sekreteri ne bildirmek, gerekli yazışma ve başvuruların zamanında yapılmasını sağlamak, 9. Yüksekokul Müdürülığa ya da kişilere ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, 10. Özlük dosyalarının ya da diğer yazıların başkaları tarafından görülüp okunması, incelenmesi ya da bunlardan belge alınmasına engel olmak, 11. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle uyum içerisinde çalışmak, 12. Yüksekokul ile ilgili istatistiksel bilgileri tutmak, 13. Yazışmaların kısa, anlaşılır ve hatasız olmasına özen göstermek, 14. Birimlerden gelen evrakları kontrol ederek almak, hatalı olanları geri göndermek, 15. Yüksekokul varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 16. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek, 17. Zaman çizelgesine, kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak, 18. Yasa ve yönetmeliklerde yapılan değişiklikleri izlemek, 19. Süreli yazıları takip etmek, 20. Yıl sonlarında arşivlenmesi gereken evrakları kaldırmak, süresi dolanları imha etmek ya da geri kazandırmak için güvenilir kuruluşlara teslim etmek, 21. Yüksekokulnin etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 22. Belgeleri desimal sisteme uygun olarak düzenlemek, 23. Üst makamlara, diğer kurum ve kuruluşlara gönderilen evrakların bir nüshasını muhafaza etmek, 24. Gereksiz yazışma yapılmasını önlemek, 25. Çalışma odasında tehlikeli olabilecek ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazları 28
kullanmamak, mesai bitiminde bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasını sağlamak, 26. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 27. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, raporlar, duyuru. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü emirler. Havale edilen işlemler. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Yazı işleri bürosu ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 29
FOTOKOPİ ve BASKI SORUMLUSU FOTOKOPİ ve BASKI SORUMLUSU BAĞLI OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ SORUMLU OLDUĞU MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Yüksekokulun Fotokopi ve Baskı hizmetlerinin hızlı, ekonomik ve güvenilir şekilde yürütür. 1. Yüksekokulunun bakım ve onarım çalışmalarına katılarak, yardımcı olmak, 2. Özellikle, makine teçhizat ve bina bakım onarımlarında satın alınacak malzemeler konusunda idareye destek olmak, Yapım çalışmalarını izlemek, ilgilileri bilgilendirmek, 3. Fotokopi ve baskı hizmetini herkese eşit olacak şekilde, düzgün, hızlı ve en ekonomik şekilde yerine getirmek, 4. Baskı ve Fotokopi odasının güvenliğini sağlamak, odaya gereksiz ve ilgisiz kişilerin girmesini engellemek, 5. Özellikle sınav dönemlerinde sınav programlarını temin ederek, öğretim elemanlarının zamanında ve yeteri kadar soru basmalarını yardımcı olmak, unutanları uyarmak, Hafta sonu sınavları için gerekli önlemleri almak, 6. Odaya, özellikle sınav dönemlerinde hiçbir öğrencinin girmesine izin vermemek, gerekirse baskı sırasında odanın kilitli kalmasını sağlamak, 7. Her baskıdan sonra, makinede numune ya da bir kopya kalıp kalmadığını mutlaka kontrol ederek, ilgili elemana göstermek ve vermek, 8. Yapılan işi kendi işi, Yüksekokul malını kendi malı gibi görüp onu, korumak ve kollamak, 9. Doğruluk, çabukluk ve güvenirlilik ilkelerinden ayrılmamak, 10. Görevi ile ilgili olarak teknolojiyi yakından takip etmek, 11. Kılık-kıyafet yönetmeliklerine uymak, 12. Makine ve teçhizatlarla ilgili yıllık bakım sözleşmelerinin yapılmasını ve aylık bakımlarının yapılıp yapılmadığını kontrol etmek, bunlarla ilgili yazışmaları ve tutulan raporları, garanti belgelerini muhafaza etmek, 13. Fotokopi ve baskı ile ilgili ihtiyaçları zamanında ilgililere bildirerek, gerekli önlemleri almak, 14. Yakıt alımı ve boşaltılması ile ilgili, diğer görevlilere yardımcı olmak, 15. Yangın ve diğer tehlikelere karşı fotokopi ve kalorifer dairesinin güvenliği ile ilgili gerekli ekipmanı hazır bulundurmak, eksik olanları tamamlatmak, 16. Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı diğer akademik yöneticilerin ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. Kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, liste, raporlar, yerinde tespit, aylık bakım onarım tutanakları Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, havale edilen işlemler. Teknik raporlar, tespit tutanakları, uzman bilgileri, sınav programları, öğrenci sayıları. İLETİŞİM İÇERİSİNDE Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Müdür Yardımcıları, OLUNAN BİRİMLER Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcısı, Program Sorumluları, Akademik Personel, İdari Personel, Teknik Servis, İlgili Özel Sektör Firmaları Yazı, telefon, internet, yüz yüze, yerinde inceleme Baskı odası 30
ÇALIŞMA SAATLERİ 8.00-12.00, 13.00-17.00 31
BAĞLI OLDUĞU MAKAM SORUMLU OLDUĞU MAKAM KORUMA ve GÜVENLİK GÜVENLİK Belirlenen çalışma süreleri içerisinde bina içi ve çevresinin güvenliğini sağlar, olumsuzluklara müdahale eder, ilgilileri bilgilendirir. 1. Görevlendirildiği alanın güvenliğini sağlamak, 2. Görev yerini göreve mani bir hal meydana gelmedikçe terk etmemek, karşılaştığı sorunları ve görev yapmasını engelleyen durumları amirlerine bildirmek, 3. Olaylara karşı dikkatli ve tedbirli olmak, bunları öncelikle güvenlik birimlerine ve amirlerine bildirmek, 4. Bina içerisinde özellikle salonlarda işi olmayan öğrencileri o bölgeden uzaklaştırmak, karşı gelenleri ve kurallara uymayanların kimliklerini tespit ederek ilgili makama bildirmek, 5. Bina içerisinde sigara içilmesini önlemek, uymayanları uyarmak, 6. Binayı periyodik aralıklarla dolaşırken gereksiz olarak yanan lambaları söndürmek, kapı ve pencereleri kapatmak, 7. Öğrenci, öğretim elemanı ya da personeli ziyarete gelenlere yol göstermek, gidecekleri yere kadar kendilerine refakat etmek, 8. Doğrudan ilgili olmasa da temizlik, onarım ve benzeri konularda gördüğü eksiklikleri ya da karşılaştığı olumsuzlukları ilgililere bildirmek, 9. Öğrenci ya da idari kısımla hiçbir ilgisi olmayan, yardım isteyen, yardım makbuzu veren ya da satıcı olan kişileri binaya sokmamak, gerekirse güvenliği aramak, 10. Özellikle geceleri giriş kapılarını kontrol ederek kapatılmasını sağlamak, 11. Hafta içi ve hafta sonları binadan ayrılacak son görevli olması nedeniyle bina güvenliğinin tam olarak sağlandığından emin olmak. Önemli sayılabilecek problemleri ilgili amirlere iletmek, 12. İzin taleplerini, idarenin çalışma sistemini aksatmayacak şekilde istemek ve kullanmak, 13. İşini benimseyip sorumluluğunu bilmek, her konuda hızlı ve güvenilir olmak, 14. Göreve dinlenmiş, dinamik ve kılık kıyafeti düzgün bir şekilde başlamak, 15. Talep ya da şikayetlerini hiyerarşik sisteme uygun yapmak, 16. Göreve zamanında gelip ayrılmak, 17. Görev teslimlerinde karşılıklı bilgi alış verişinde bulunmak, 18. Göreve başlarken görev mahallini kontrol etmek, görülen eksiklikleri rapor etmek, 19. Yüksekokul binasının önüne veya çevresine park eden araçları denetlemek, uygunsuz yere araç park edenleri uyarmak, 20. Gece ya da gündüz nöbet sırasında tehlikeli görülen, şüphelenilen durumları ilgililere bildirmek,gerekirse böyle durumları tutanakla tespit etmek, 21. Nöbet sırasında belli bir yerde oturmamak, nöbetin gerektiği şekilde tutulmasını sağlamak, 32