AMAÇ Madde 1. Bu talimatın amacı, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu na ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve birimlerde taşınır yönetimi ile görev yapacak olanların belirlenmesine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir. KAPSAM Madde 2. Bu talimat aşağıda istisna olarak belirtilen taşınır mallar dışında kalan ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu na ait her türlü taşınır malları kapsar. İstisnai durumlar için malın veya işin niteliğine uygun düzenleyici usul ve esaslar ayrıca belirlenecektir. a. ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusunun bünyesinde bulunan/bulunacak imalathane ve benzeri üretim yerlerinde kullanılan ilk madde ve malzemeler ile yarı mamul ve mamul maddeler, b. Herhangi bir işlemin sonuçlanmasına veya bir kararın verilmesine kadar muhafaza edilmek üzere alınan emanet taşınır mallar, c. Satınalma ve İhale Yönetmeliğinin harcama birimlerine verdiği yetki çerçevesinde harcama birimi tarafından alımı gerçekleştirilen ve doğrudan kullanılan tüketim malzemeleri, d. Akaryakıt ve madeni yağlar, e. Kütüphanede yer alan kitap, elektronik kaynak vb. taşınırlar, Madde 3. Ek-1 de dayanıklı taşınırlar listesinde yer alan taşınırlar, ek-2 deki tabloda yer alan usul ve esaslar çerçevesinde kullanım durumu tiplerine göre değerlendirilerek taşınır işlemleri ve yönetimi yapılacak ve uygulama stratejileri buna göre belirlenecektir. TANIMLAR Madde 4. Bu talimatın uygulanmasında; - İdare: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusunu, - Kampus Yönetim Kurulu: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Yönetim Kurulunu, - İta Amiri: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Yönetim Kurulu Başkanını veya ita yetkisi verdiği kişiyi, - Ambar: taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yeri, - Taşınır: Çeşitleri ile kod numaraları EK-1 de yer alan Taşınır Kod Listesinin (A) ve (B) bölümlerinde gösterilen taşınırları, - Tüketim malzemeleri: Belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (A) bölümü 150 hesap detayında yer alan malzemeleri, - Dayanıklı taşınırlar: EK-1 de yer alan Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen makine ve cihazlar ile taşıtlar ve demirbaşları,
- Makine ve cihazlar: Çeşitleri ile kod numaraları EK-1 de yer alan Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 253 hesap detayında yer alan, üretim ve hizmet amacıyla kullanılan her türlü makine, cihaz ve aletleri, - Taşıtlar: Yolcu ve yük taşımacılığında kullanılanlar ile özel amaçlı kullanımlar için muhtelif cihazlarla donatılmış bulunan ve çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 254 hesap detayında gösterilen taşıtları, - Demirbaşlar: Belirli bir hizmete tahsis amacıyla edinilen, belli bir süreye tâbi olmaksızın uzun süre kullanılabilen ve kullanılmakla yok olmayan, çeşitleri ile kod numaraları EK-1 de yer alan Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 255 hesap detayında yer alan taşınırları, - Hurda: Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılması imkanı kalmayan veya tamiri mümkün olmayan veya tamiri ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçaları, ifade eder. - Rayiç bedel: Taşınırların değerleme günü ve yerindeki normal alım ve satım değerini, - Taşınır kodu: EK-1 de yer alan ve taşınırın kaydedildiği ilgili hesap kodunu, - Taşınır Mal Sistemi Yöneticisi: Taşınır kayıt ve kontrol sorumlularından aldığı taşınır hesaplarını konsolide ederek Taşınır Hesap Cetvellerini hazırlayan ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde İta Amirine karşı sorumlu olan görevlileri, - Taşınır Kayıt ve Kontrol Sorumlusu: İdare adına Kampus personeli arasından seçilmiş, sorumluluğuna verilmiş taşınırlar ile ilgili her türlü işlemi yapan ve/veya yaptıran, bu talimatta belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde Taşınır Mal Yönetim Sistemi Yöneticisine karşı sorumlu olan görevlileri, - Taşınır İşlemi Yapmak İle Görevli Birim Yöneticisi: Kampusun ihtiyaçları doğrultusunda sorumlu olduğu taşınır mallar ile ilgili her türlü işlemi yapmakla ve kendisine bağlı ambarları sevk ve idare etmekle görevli birim yöneticileri, - Taşınır İşlemi Birim Görevlisi: Taşır işlemi yapmakla yetkilendirilmiş birimlerin personeli arasından seçilmiş taşınır işlemi yapmakla görevli birimin sorumluluğuna verilmiş taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, bu talimatta belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve birimin sorumlu olduğu taşınır malların talebini yapan ve Taşınır Kayıt ve Kontrol Sorumlusu na karşı sorumlu olan görevlileri, - Harcama Birimi Yöneticisi: İdare tarafından kendi biriminin ihtiyaçları doğrultusunda harcama yapmak üzere yetkilendirilmiş birim yöneticilerini, - Taşınır İşlemi Harcama Birimi Görevlisi: İdare adına kampus personeli arasında seçilmiş harcama birimin ihtiyaçları doğrultusunda taşınır mal talebini yapan, kendi sorumluluğuna verilmiş taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, bu talimatta belirtilen esas ve usullere göre kendisine verilmiş işlemleri yapan, kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen Harcama Birimi Yöneticisine karşı sorumlu olan görevlileri, - Ambar Görevlisi: İdare adına kendi sorumluluğuna verilmiş taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, bu talimatta belirtilen esas ve usullere göre
kendisine verilmiş işlemleri yapan, kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen Taşınır İşlemi Harcama Birimi Görevlisine karşı sorumlu olan görevlileri, ifade etmektedir. SORUMLULAR: Madde 5. Bu talimatın uygulanmasında genel sorumluluklar şunlardır; a. İta Amiri, taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu talimatta belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. İta Amiri taşınır kayıtlarının bu talimat hükümlerine uygun olarak tutulması sorumluluğunu Taşınır Mal Sistemi Yönetim Birimi aracılığıyla yerine getirir. b. İta Amiri, taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya yetkilidir. c. İdareye ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen İdare personeli ve Sözleşmeli Firma personeli bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar. d. Zimmetle teslim edilen dayanıklı taşınırlar, kullanıcıları tarafından başkasına İdarenin onayı alınmadan devredilemez. Kullanıcılarının görevden ayrılması halinde söz konusu taşınırların ilgili taşınır işlemi yapmak ile görevli birim yöneticisi onayı ile taşınır işlemi birim görevlilerine iade edilmesi zorunludur. Bu şekilde teslim yapılmadan personelin kurumla ilişiği kesilmez. e. Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları zararlar hakkında, İdarenin konu ile ilgili alacağı karar doğrultusunda işlem yapılır. f. Kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen İdare Personelinin veya Sözleşmeli Firma Personelinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan zararlara yönelik işlemler, Değer Tespit Komisyonu tarafından tespit edilecek rayiç bedeli üzerinden yapılacaktır. g. Ek-3 de amortisman süreleri verilen taşınırların, bu süre içerisinde özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmaz. Madde 6. Taşınır Mal Sistemi Yöneticisi: a. Taşınır mal işlemi yapmakla görevlendirilmiş sorumlu ve görevlilerin kayıtlarını tuttuğu taşınırların en az 3 yılda bir yapılacak toplu sayımı için Kampus Taşınır Mal Sayımı planını hazırlamak, ita amirinin onayına sunmak ve ita amirinin onayı doğrultusunda sayımlarını geçekleştirmek, yıl içerisinde ita amirinin talimatları doğrultusunda Tesis Bazında Yıl İçi Kontrol Sayımları nı
planlamak, gerçekleştirmek, toplu sayım sonrası tesisler bazında Taşınır Mal Sistemi Yönetim Kesin Hesabı nı ve Tesis Bazında Yıl İçi Kontrol Sayım sonuçlarını hazırlamak, ita amirine sunmak ve ita amirinin talimatları doğrultusunda gerekli işlemleri yapmak, b. Taşınır mal sistemin oluşumunda ve sürdürülmesinde görevlendirmesi gerekli personel, işgücü, depolama alanları ve teknik altyapı ihtiyaçlarını tespit etmek, bu hususlardaki görevlendirme, mali kaynak, tahsis vb. İdareye öneride bulunmak, İdarenin alacağı karar doğrultusunda gerekli girişimlerde bulunarak sistemin devamlılığını sağlamak, c. Taşınırların işbu talimat hükümleri dahilinde ambar ve harcama birimlerine girişini, çıkışını korunması için gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak; d. Hurda haline gelen malzemenin yok edilme ve satışı için gerekli işlemleri yapmak ve/veya yaptırmak, e. Bir ihmal ve kasıt neticesi kırılıp, bozulan veya kaybolan malzemeyi nedenleri ile birlikte tespit etmek ve durumu görüşlerini belirtmek sureti nihai karar için İdareye sunmak, f. İdarenin 5.e. Maddesinde belirtilen hususlarda verdiği karar takip etmek ve sonuçlarını İdareye bildirmek, g. Kampus Taşınır Mal Sayımı ve Tesis Bazında Yıl İçi Kontrol Sayımı sonuçları doğrultusunda ambarlarda ve harcama birimlerinde mevcut her tür taşınırın sayımları yaptırmak ve bulunacak fazla ve noksanlıkların neden ileri geldiğini tespit etmek ve durumu görüşlerini belirtmek sureti nihai karar için İdareye sunmak, h. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları İta Amirine rapor etmek, i. Taşınır mal işlemi yapmakla görevlendirilmiş sorumlu ve görevlileri işin gereklerine göre kontrol etmek, j. Taşınır mal işlemi yapmakla görevlendirilmiş sorumlu ve görevlilerin işten ayrılanlarla yerlerine tayin edilenler arasında teslim etme ve teslim almanın yapılmasını sağlamak, Madde 7. Taşınır Kayıt ve Kontrol Sorumluları: a. Taşınır kayıt ve kontrol sorumluları, ita amirince çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu talimatta belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. b. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları kontrol etmek, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek, c. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. d. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları Taşınır Mal Sistemi Yöneticisine bildirmek. e. Kampus Taşınır Mal Sayımı ve Tesis Bazında Yıl İçi Kontrol Sayımı sonuçları doğrultusunda Taşınır Mal Sistemi Yönetim Kesin Hesabı na esas teşkil edecek hesapları yapmak ve cetvelleri hazırlamak ve eski hesaplar ve evraklar arasındaki eşitliği sağlamak,
f. Kampus Taşınır Mal Sayımı ve Tesis Bazında Yıl İçi Kontrol Sayımı sonuçları doğrultusunda kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak ve sonucunda oluşan dokümantasyonu Taşınır Mal Sistemi Yöneticisine sunmak, g. Kampus Taşınır Mal Sayımı ve Tesis Bazında Yıl İçi Kontrol Sayımı sonuçları doğrultusunda ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak ve sonucunda oluşan dokümantasyonu Taşınır Mal Sistemi Yöneticisine sunmak, h. Taşınır işlemi yapmak ile görevli birimler tarafından belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları konusunda taşınır mal sistem yöneticisine bildirmek. i. Taşınır işlemi yapmak ile görevli birimlerin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. j. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar. Madde 8. Taşınır İşlemi Birim Görevlileri: a. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, b. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. c. Edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza edilmesini sağlamak. d. Ambar görevlisinin bulunmadığı hallerde tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, e. Ayrıca taşınır kayıt ve kontrol sorumluları, sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar. f. Ambar giriş ve çıkış işlemlerinin sistem kayıtlarını doğru ve tam olarak yapmak. g. Birimi tarafından belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları konusunda birim yöneticisini bilgilendirmek. h. Kendisine verilen kodlara ait malzemelerin sene içinde ara sayımlarını yapmak. i. Kendisine verilen kodlara ait malzemelerin kartları ile giriş ve çıkış evrakı aylık olarak kontrol etmek. j. Ambar görevlisinin bulunmadığı birimler de ambar görevlisi için belirtilen görevleri yerine getirmek. Madde 9. Taşınır İşlemi Harcama Birimi Görevlisi. a. Taşınır İşlemi Birim Görevlileri tarafından kendilerine bildirilen taşınırlara ait stok durumlarını takip etmek ve bu konuda harcama birimi yöneticisini bilgilendirmek, b. Harcama biriminde ortaya çıkan stoklu taşınırlara ait ihtiyaçları toplamak, takip etmek, ihtiyaçların stoklarda olup olmadığını kontrol etmek, stokta olan
malların ambardan mal talebini yapmak, stokta olmayan malzemeler için Satınalma Talebini yapmak, Madde 10. Ambar Görevlisi: a. Taşınır İşlemi Birim Görevlisinin nezaretinde herhangi bir surette temin edilip ambara gelen malı talebine, şartnamesine ve faturasına göre sayarak, tartarak veya ölçerek teslim almak. b. Malzemeyi cins, nitelik ve varsa numaralarına göre ayırıp tasnif ederek ambarda ayrılan yerlerine koymak veya istif etmek. c. Malzemelerin korunması ve bakımını sağlamak, yangın vesair kötü tesirlerden koruyucu tedbirleri almak. d. Ambardan, hertürlü işlemi tamamlanmış evraka göre malzemeyi vermek. e. Ambar işlemlerinin işbu talimat hükümlerine göre yapılmasını sağlamak. f. Ambar giriş ve çıkış fişlerinin günü gününe dosyalanmasını sağlamak ve fişlerin sistem kayıtları yapılabilmesi amacı ile Taşınır İşlemi Birim Görevlisine teslim etmek, g. Sorumlu olduğu taşınır işlemi birim görevlilerine giriş ve çıkış işlem evraklarını halinde vermek. h. Ambar mevcudu ve işlemleri kendisine verilmiş olması ve bunlardan sorumlu bulunması nedeni ile işlerinde emniyet ve kolaylık sağlayıcı tedbirleri almak ve üstüne teklif etmek. i. Kendisine teslim edilen malzemelerden ve bunların bakımından ve usulsüz alınıp verilmesinden sorumlu olacaklardır. Madde 11. Akaryakıt Görevlisi: a. Kampusa gelen akaryakıtı usulüne uygun olarak teslim almak, b. Kendilerine ilgili binaların depolarında teslim edilen akaryakıtı usulüne uygun olarak muhafaza etmek, hırsızlık, kayıp, kaçak ve dökülmelere engel olmak. c. Akaryakıt depolarının yangına karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. d. Akaryakıt tüketimlerine ait belgeleri düzenli olarak tutmak ve muhafaza etmek. e. İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kurallarına uygun olarak akaryakıt istasyonunda gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak. ELEKTRONİK KAYIT SİSTEMİ VE BELGELER: Madde 12. Taşınır işlemlerinde tüm kayıtlar ve hareketler ihtiyaçlara uygun, İdarenin uygun göreceği formatta ve veri tabanın İdareye ait elektronik sürücülerde tutulması kaydı ile bilgisayar tabanlı elektronik sistemler kullanılarak tutulacaktır. Bu sisteler tüketim malzemeleri ve dayanıklı taşınırlar için ayrı ayrı sistemler olabilecektir. Madde 13. Taşınır işlemlerinde aşağıda yer alan belge ve cetveller kullanılacaktır. a. Taşınır İşlem Fişi: İlgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, kayıtlara esas olmak üzere ita amirinin onaylayacağı formatta Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Ancak dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, met zorunda değildir bu durumda, bu değer artışı duran varlığa ayrıca yansıtılır. Taşınır İşlem Fişleri ihtiyaca binaen en az
bir nüsha olarak düzenlenir ve her malî yılbaşında "1"den başlamak üzere bir sıra numarası verilir. Fiş, dayanağını oluşturan belgenin tarihinden önceki bir tarihi taşıyamaz. Taşınır İşlem Fişinin elektronik ortamda düzenlenemediği hallerde, seri ve sıra numaralı olarak bastırılmış fişler kullanılır. Düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin nüshaları hakkında talimatın ilgili maddelerine göre işlem yapılır. İhtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan ya da arşivlenenler ile süreli yayınlardan ciltletilmiş olanlar hariç olmak üzere aşağıda sayılan hallerde Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez. i. Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri maddeler, ii. Makine, cihaz, taşıt ve iş makineleri ile demirbaşların servislerince yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağlar, iii. Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüpler ve yangın söndürme tüplerine yapılan gaz dolumları ile yazıcı kartuşlarının dolumları, iv. Dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri. b. Taşınır Mal Zimmet Fişi: Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen kara taşıtları ve iş makinelerinin bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde ve Demirbaş, makine ve cihazların kullanıma verilmesinde ita amirinin onaylayacağı formatta Zimmet Fişi düzenlenir. Bu Fiş, vardiya usulü çalışılan yerlerde kullanılan kara taşıtları ve iş makineleri için işyerinde koordinasyonu sağlayan birim sorumlusu, sorumlunun olmadığı hallerde birim yöneticisi adına düzenlenir. c. Taşınır Mal Talebi ve Ambar Çıkış Formu : İta amirinin onaylayacağı formatta düzenlenecek bu belgenin talep kısmı ambardan taşınır talep edildiğinde kullanılır. Formun talep kısmı Harcama Birimi Taşınır İşlem Görevlisi tarafından veya harcama birimi yetkisinin uygun gördüğü görevlilerce doldurulur ve talepte bulunan harcama birimi yöneticisinin onaylanı taşır. Çıkış işlemleri ise taşınır işlemi yapmak ile görevlendirilmiş birimlerinin yöneticisi tarafından uygun görüş verilmesini müteakip Taşınır İşlemi Birim Görevlileri tarafından yapılır. d. Dayanıklı Taşınırlar Listesi: İta amirinin onaylayacağı formatta düzenlenecek bu Liste, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilenler için iki nüsha olarak düzenlenir. Listenin bir nüshası taşınırın bulunduğu yerdeki birim yöneticilerinde bulundurulur ve istenildiğinde ibraz edilmesi zorunludur. Birim yöneticileri bu liste hakkında personelini bilgilendirmekle yükümlüdür. Diğer nüshası ise taşınır kayıt kontrol sorumlusu tarafından dosyasında saklanır. e. Taşınır Geçici Alındısı: İta amirinin onaylayacağı formatta düzenlenecek bu Alındı, muayene ve kabul işlemi derhal yapılamayan hallerde, taşınırların geçici olarak teslim alınmasında düzenlenir. Alındının birinci nüshası taşınırı teslim edene verilir. Muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilen taşınırlar için Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve bu Fişin tarih ve numarası geçici
alındının dosyasında saklanan ikinci nüshası üzerine kaydedilir. Muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilmeyen taşınırlarda ise ilgiliye verilen Taşınır Geçici Alındısı geri alınarak dosyasındaki ikinci nüshasıyla birleştirilir. Alındının geri alınamaması halinde ikinci nüshası üzerine durumu belirtir açıklama yapılır. f. Kayıttan Düşme Teklif Tutanağı: İta amirinin onaylayacağı formatta düzenlenecek bu tutanak, taşınırın kaybolma, çalınma, ve fire gibi herhangi bir nedenle yok olması; yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelmesi, hurdaya ayrılması nedenleri ile kayıtlardan düşülmesini sağlamak amacıyla üç nüsha olarak düzenlenir. Bu tutanağın bir nüshası, çıkış kaydına esas olmak üzere düzenlenen Taşınır İşlem Fişine, ikinci nüshası muhasebe birimine gönderilecek Taşınır İşlem Fişine eklenir. Diğer nüshası ise dosyasında saklanır. Bu Tutanak, Taşınır Mal Sistemi Yöneticisinin başkanlığında ve sayım kurulu üyelerinin veya taşınır kayıt ve kontrol sorumlusu ve malın cinsine göre atacak bir uzmanın katılımı ile imza edilecek ve ita amirinin onayına sunulacaktır. Hurdaya ayrılma durumunda; taşınır öncelikle ita amiri tarafından atanacak en az üç uzmandan oluşan Teknik Komisyon tarafından değerlendirilir. Teknik Komisyon tarafından faydalı ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği önerilen taşınırlar için EK-3 de yer alan listedeki amortisman süreleri de göz önüne alınarak hazırlanılan değerlendirme raporu, Kayıttan Düşme Teklif Tutanağına eklenmesi gerekir. Çalınma ve kaybolma durumlarında; olay ile ilgili hertür kanıtlayıcı belge, bilgi, inceleme raporu ve delillerin Kayıttan Düşme Teklif Tutanağına eklenmesi gerekir. g. Ambar Devir ve Teslim Tutanağı: İta amirinin onaylayacağı formatta düzenlenecek bu Tutanak, taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri arasındaki ambar devir ve teslim alma işlemlerinde düzenlenir. Taşınırlar tutanağa taşınır kodları itibarıyla kaydedilir. Kayıtlara göre ambarda bulunması gereken taşınırlar ile sayımda fiilen bulunan miktarlar, varsa fazla ve noksanlar Tutanakta gösterilir. Tutanak üç nüsha düzenlenir, bir nüshası devredene, bir nüshası devir alana verilir ve üçüncü nüshası dosyasında saklanır. h. Sayım Tutanağı: İta amirinin onaylayacağı formatta düzenlenecek bu Tutanak, taşınırların sayım işlemlerinde taşınır II. nci düzey detay kodu itibarıyla düzenlenir ve taşınırlar Tutanağa taşınır kodu düzeyinde kaydedilir. Tutanağın sayım fazlası veya noksanına ilişkin sayfalarının bir nüshası, giriş-çıkış işlemleri için düzenlenen Taşınır İşlem Fişi-Kayıttan Düşme Teklif Tutanağı ekine, bir nüshası da Taşınır İşlem Fişi-Kayıttan Düşme Teklif Tutanağının muhasebe birimine gönderilecek nüshasına bağlanır. Sayım tutanakları, dosyasında bir bütün olarak saklanır. i. Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli : İta amirinin onaylayacağı formatta düzenlenecek bu Cetvel, taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin yıl sonu hesaplarına ilişkin işlemlerinde taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen
TAŞINIR İŞLEMLERİ: her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Cetvelin "Gelecek Yıla Devir" sütununda gösterilen miktarın, yılsonlarında sayım tutanaklarının "Sayımda Bulunan Miktar" sütununda gösterilen miktara eşit olması gerekir. j. Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli: İta amirinin onaylayacağı formatta düzenlenecek bu Cetvel, her bir harcama birimi için, harcama biriminin taşınır yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından harcama birimi itibarıyla taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. k. Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli: İta amirinin onaylayacağı formatta düzenlenecek bu Cetvel, İdarenin taşınır kesin hesabının çıkarılmasına ilişkin işlemlerde taşınır hesap kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar Cetvele taşınır I inci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Madde 14. İşbu talimat kapsamında istisnalar dışında yer alan bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır. Bu çerçevede; a. Önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırlar, b. Taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmalar, c. Sayım sonucunda ortaya çıkan fazlalar, miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilir. Madde 15. Taşınırlar; a. Edinme şekline bakılmaksızın İdarece kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilir. b. Giriş ve çıkış kayıtları Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılır. Giriş ve çıkış kayıtlarında; i. Satın alma suretiyle edinme ve değer artırıcı değişiklik hallerinde maliyet bedeli, ii. Bedelsiz devir, kullanılamaz hale gelme, yok olma ve hurdaya ayrılma hallerinde kayıtlı değeri, iii. Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırlarda; bağış ve yardımda bulunan tarafından ispat edici bir belge ile değeri belirtilmiş ise bu değer, belli bir değeri yoksa değer tespit komisyonunca belirlenen değer, esas alınır.
Madde 16. Değer tespit komisyonu, ita amirinin onayı ile taşınır kayıt ve kontrol sorumlusu, mali işler birimi görevlisi ve işin uzmanının da katıldığı en az üç kişiden oluşturulur. Komisyon değer tespitinde ticaret odası, sanayi odası, borsa, meslek kuruluşları, ilgili diğer kuruluşlardan veya aynı nitelikteki taşınırı satın alan idarelerden ve fiyat araştırması sonuçlarından yararlanabilir. Madde 17. Satın alma suretiyle edinilen taşınırların maliyet bedeli olarak o taşınırın fatura bedeli esas alınır. Ancak belirli bir sözleşme kapsamında alınan ve İdare ambarına kadar gelişinde ilave maliyetler olduğu kesin olarak bilinen malların maliyet bedeli ilave maliyetlerin fatura bedeline eklenmesi sureti ile tespit edilir, ancak hesap edilen bu maliyet bedeli kayıtlara esas olarak alınmaz. Madde 18. Kullanım devamlılığının sağlanması için yapılan bakım ve onarım harcamaları hariç olmak üzere dayanıklı taşınırların; niteliğini, kullanım şeklini değiştiren, hizmet kalitesini ve taşınırlardan sağlanan faydayı artıran ve benzeri amaçlarla yapılan değer artırıcı harcamalar, taşınırın kayıtlı maliyet değerine Taşınır İşlem Fişi düzenlenmek suretiyle ilave edilebilir. Madde 19. Taşınır İşlemi yapmakla görevli yönetim birimleri niteliklerine göre tasnif edilmiş taşınırları kendilerine bağlı ambarlarda işbu talimat uyarınca stoklanmasından ve harcama birimlerinin talepleri doğrultusunda kullandırılmasından sorumludur. Madde 20. Taşınır işlemi yapmak amacı ile işbu talimat çerçevesinde görevlendirilmiş birimlerin yöneticileri Taşınır İşlemi Birim Görevlisi ve Ambar Görevlisi olmak üzere, malın niteliğine ve fiziki ambar sayasına göre Kampus Personeli arasından, yeterli Kampus Personeli olmaması halinde Sözleşmeli Firma personeli arasından seçeceği kişi/kişileri önerecek, üst birimin uygun görüşü ve ita amirinin onayı ile Taşınır İşlemi Birim Görevlileri ve Ambar Görevlileri belirlenecektir. Bu görev kendilerine yazılı olarak Birim Yöneticisi tarafından tebliğ edilecektir. Madde 21. Taşınır işlemi harcama birimi görevlileri ilgili harcama birimi yöneticisinin önerisi ve ita amirinin onayı ile görevlendirilir ve görevlendirilen kişiler taşınır işlemi yapmak ile görevlendirilmiş ilgili birimlere yazılı olarak bildirilir. Madde 22. Taşınır İşlemi Birim Görevlileri taşınırlara ait stok durumlarını İdarenin ayrıca belirleyeceği format ve periyotlarda Taşınır İşlemi Harcama Birim Görevlilerine bildirir. GİRİŞ İŞLEMLERİ: Madde 23. Satın alınan taşınırlar için; teslim alındıktan sonra, Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla ihtiyaca binaen en az bir nüsha Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Alımı tanınır işlemi yapmak ile görevli birimler tarafından yapılarak birden fazla birime doğrudan teslim edilen taşınırlar için, taşınırı teslim eden birimlerce Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve bir nüshası taşınırı telim alan yapan birime gönderilir. Alımı yapan birim, taşınır işlem fişlerine dayanarak, ödemeye ve kendi giriş kayıtlarına esas olmak üzere işlemlerini yapar ve faturası, muayene-kabul belgesi birlikte sıralı olarak dosyalanır. Madde 24. Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırlar teslim alındığında, taşınır kayıt kontrol sorumluları tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır. Fişin birinci nüshası bağış ve yardım edene verilir veya gönderilir.
Madde 25. Yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırlar, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır. Sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değer, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değer esas alınır. Madde 26. İade edilen taşınırların girişi; a. Kullanıma verilen tüketim malzemelerinden herhangi bir nedenle iade edilenler, iadeyi yapan birim yetkilisinin onayını taşıyan ve iade edilen malzemenin cins ve miktarını belirten belge karşılığında teslim alınır ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek tekrar giriş kaydedilir. Fişin birinci nüshası taşınırları iade edene verilir. b. Yönetmelik eki taşınır kod listesinde tüketim malzemesi olarak sınıflandırılan taşınırlardan, üzerine kayıt yapmak veya yeniden formatlanmak ya da doldurulmak suretiyle tekrar kullanılması mümkün olanların, görevin tamamlanmasını takiben ambara iadesi zorunludur. Bu şekilde iade edilen taşınırlar hakkında a maddesine göre işlem yapılır. c. Kullanılmak üzere zimmetle verilen dayanıklı taşınırlardan, herhangi bir nedenle ilgililerince iade edilenler için Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez. Bu taşınırların kullanıma verilmelerinde düzenlenmiş olan Taşınır Zimmet Fişleri, ilgili bölüm imzalanarak zimmetinden düşülen kişiye geri verilir ve elektronik olarak gerekli kayıtlar yapılır. Madde 27. İç imkanlarla üretilen taşınırlar değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek rayiç bedel üzerinden Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek giriş kaydedilir. İdarenin mülkiyetindeki arazilerde yetiştirilen ağaçlardan üretilen ekonomik değere sahip kereste, odun, meyve gibi ürünler hakkında bu madde uyarınca işlem yapılır. ÇIKIŞ İŞLEMLERİ: Madde 28. İşbu talimat kapsamında yer alan taşınırların çıkışları günlük olarak Taşınır Mal Talebi-Ambar Çıkış Formu kullanılarak sağlanacak, bu çıkış kayıtları da elektronik sisteme Taşınır Mal İşlemi Birim Görevlisi tarafından işlenecektir. Madde 29. Bu talimat kapsamında işlem görecek tüketim mallarının tüketim suretiyle çıkışı; a. Tüketim malzemeleri, Elektronik Sistemde yer alan Talep formu kullanılarak taşınır işlemi harcama birimi görevlisi tarafından doldurulur ve harcama birimi yöneticisi tarafından onaylanır. Onaylı form harcama birimi taşınır işlemi görevlisi tarafından taşınır işlemi yapmak ile görevlendirilen birimin görevlisine iletilerek talep gerçekleştirilir. b. Mal talebi kendisine ulaşan taşınır işlemi birim görevlisi, gerekli stok kontrollerini yaparak taşınır işlemi yapmak ile görevlendirilmiş birim yöneticisinin onayı ile çıkış işlemlerini gerçekleştirmek üzere ambar görevlisine gerekli talimatı verir. c. Talimatı alan ambar görevlisi taşınır mal talebini yapan birimin görevlisine mal ambarda teslim eder. d. Elektronik sistemden çıkış işlemleri, düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile yapılır.
e. İdarenin iç imkânlarıyla kendi kullanımları için üretecekleri dayanıklı taşınırların üretiminde kullanılan taşınırlar için de bu maddede belirtilen hükümler uygulanır. f. Taşınır işlem fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamaz. g. Tüketim malzemelerinin çıkış kayıtları, ambarlara girişlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak "ilk giren-ilk çıkar" esasına göre ve giriş bedelleri üzerinden yapılır. Madde 30. Kullanım suretiyle çıkış; a. Taşıt ve iş makineleri haricindeki bu talimat kapsamındaki stoklarda mevcut tüm dayanıklı taşınırlar Taşınır Mal Talebi-Ambar Çıkış Formu düzenlenmek suretiyle talep edilir. Stoklarda bulunmayan dayanıklı taşınırlar için Satınalma Talebi ilgili Harcama Birimi tarafından yapılacaktır. b. Dayanıklı taşınırlar Taşınır Mal Zimmet Fişi düzenlenerek kullanıma verilir. c. Taşınır Mal Zimmet Fişine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Listesine gerekli kayıtlar elektronik olarak yapılır. Fişin birinci nüshası dosyasında saklanır. İkinci nüshası zimmetle taşınır teslim edilen görevlilere verilir. d. Oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenir ve taşınırlar ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edilir. Madde 31. Devir suretiyle çıkış; a. İdarenin muhtelif harcama birimlerinin ambarları arasında devredilen taşınırlar için de Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve Fişin birinci nüshası devredilen harcama biriminin taşınır işlemi görevlisine, ikinci nüshası devreden harcama birimin taşınır işlem görevlisine verilir. Son nüsha Taşınır Mal Sistemi Yönetim birimde harcama biriminin dosyasında saklanır. b. Taşınır işlemi birimlerinin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde de Taşınır İşlem Fişi düzenlenecektir. Madde 32. Bağış veya yardım olarak verilen taşınırların çıkışı; a. Bağış veya yardım olarak verilen taşınırlar, ita amirinin onay veya kararına dayanılarak düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile kayıtlardan çıkarılır. Onay veya kararın bir örneği Fişin ekine bağlanır. Madde 33. Satış suretiyle çıkış; a. Değeri tespit komisyonunca tespit edilerek İta amirinin onayı taşınırlar Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek çıkış kaydedilir. Satışa ilişkin karar veya onayın bir nüshası Fişin birinci nüshasına bağlanır. Madde 34. Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış; a. Tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar, Kayıttan Düşme Teklif Tutanağı düzenlenerek ita amirinin onayı sonrası, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır.
b. Eskimiş, solmuş, yırtılmış ve kullanılamayacak duruma gelmiş KKTC ve TC bayrakları ilgili yasa ve tüzükler uyarınca işlem yapılır. c. Kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olduğu düşünülen durumlarda, bu husus araştırılarak sonuçları ayrı bir tutanakta belirtilir ve iş bu talimatın ilgili maddeleri uyarınca işlem yapılır. Madde 35. Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış, a. Taşınırın hurdaya ayrılması için; i. EK-3 de yer alan listede belirtilen amortisman süresini tamamlamış olması ve/veya bakım ve onarım yaptırılmak suretiyle dahi verimli kullanılma imkanı bulunmaması yada günün şartlarına göre bakım ve onarımının çok pahalıya mal olması nedeniyle ekonomik olmadığının tespit edilmiş olması, ii. Faydalı ömrünü tamamlamadığı halde, teknik olarak kullanılmasında yarar görülmediğinin veya kullanılmasının idareye ek mali külfet getirmesi nedeniyle ekonomik olmadığından, hizmet dışı bırakılmış olduğu tespit edilmiş olması, iii. Tedarik maksat ve gayesine uygun şekilde gayesinde kullanılması imkanı kalmayan her çeşit malzeme, parça, makine, tezgah, aparat, tesisat, muharrik ve müteharrik araç ve gereçlerin; 1. Giderilmesi mümkün veya iktisadi olmayan arızalar dolayısıyla kullanma kabiliyetleri kalmaması, 2. Normal çalışma süresini doldurması nedeniyle kullanılması imkanı kalmayan veya kullanılması ekonomik bulunmayan veya kullanılmasında tehlike olması, 3. Teknik ve teknolojinin gelişmesi karşısında tip, kapasite ve mahiyetleri itibarıyla kullanılışından ekonomik fayda temin edilmesi mümkün olmaması, 4. Muhafaza süresinin sona ermesi ve miadını doldurması veya muhafaza şartlarının aksaması hesabıyla kullanma imkanı kalmayan veya kullanılışından iktisadı fayda elde edilmesi mümkün olmaması, gerekmektedir. b. Hurdaya ayırılan taşınırlar İta amirinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır. c. Ekonomik değerinin olmadığı veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle hurda olduğu ita amiri tarafından onaylanarak kayıttan düşülen taşınırlar parçaları kullanılmak üzere bir yıl süresinde hurda deposunda korumaya alınır. Bir yılın sonunda ilan edilmek sureti ile satışa çıkarılır. Satış piyasadan alınan teklifler sonucu ita amirinin onayı ile gerçekleştirilir. d. Üç yılın sonunda satılamayan hurda taşırlar için ita amiri tarafından oluşturulan komisyon tarafından imha kararı verilebilir. Bu işleme ilişkin ayrıca bir imha tutanağı düzenlenir. İmhası özel işlem gerektiren taşınırların imha şekline uygun olarak imha edilmesine dikkat edilir.
e. Hurdaya ayrılan taşınırlar Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. Fişin ekine Kayıttan Düşme Teklif Tutanağının ve ita amirinin onay yazısının bir nüshası bağlanır. Madde 36. Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi; a. Herhangi bir nedenle kayıttan çıkarılması onaylanan dayanıklı taşınırlara ait belgeler, onay tarihini müteakip 10 gün içeri içerisinde muhasebe birimine bildirilir. Sayım İşlemleri; Madde 37. İşbu talimat kapsamında yer alan İdareye ait taşınırların; a. Taşınır işlemi birim görevlilerinin görevden ayrılması durumunda taşınır işlemi yapmakla görevli birim ölçeğinde, b. Taşınır kayıt kontrol yetkililerinin görevlerinden ayrılması durumunda ve ita amirinin gerek görmesi halinde Kampus ölçeğinde, c. Toplu sayımlar arası sürenin 3 yılı aşmaması koşulu ile Kampus ölçeğinde, d. İta amirinin gerekli gördüğü diğer durumlarda birim, ambar veya Kampus ölçeğinde, Taşınır Mal Sisteminden Sorumlu Birim Yöneticisinin hazırlayarak ita amirinin onaylayacağı Sayım Planı nda öngörülen tarihlerde sayımı yapılır. Madde 38. Taşınır sayımları, Taşınır Yönetim Sistemi birimi yöneticisinin başkanlığında, en az bir taşınır kayıt ve kontrol sorumlusunun, malın cinsine göre taşınır işlemi birim görevlisinin ve taşınır işlemi harcama birimi taşınır işlemi görevlisinin katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır. Gerekli durumlarda ita amiri tarafından ilave sayım görevlileri atanabilir. Madde 39. Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırlar için gerekli tedbirlerin alınması kaydıyla, taşınır giriş ve çıkışları sayım kurulunun talebi üzerine ita amiri tarafından durdurulabilir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altındadır. Madde 40. Sayım işlemlerine harcama birimi sorumluluğundaki kayıtlı ambarlardan başlanır. Sayım kurulu öncelikle, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlar. Ambarlardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağının "Ambarda Bulunan Miktar" sütununa kaydedilir. Bunu takiben sayım tutanağına Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar sütunu doldurulur. Madde 41. Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kişilere zimmetle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar" sütunundaki bilgiler dikkate alınır. Madde 42. Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması halinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar "Fazla" veya "Noksan" sütununa kaydedilir.
Madde 43. Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif Tutanağı tutulur, tutanağın onaylanmasını müteakip ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, elektronik kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır. Madde 44. Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir. Madde 45. Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, harcama biriminin bir önceki sayımdan yeni sayıma kadar geçen dönem için Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabını oluşturur. Devir işlemleri Madde 46. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamazlar. Yeni görevlendirilen taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorundadır. Madde 47. Ambarlarındaki taşınırları ve taşınır işlemlerine ilişkin kayıt ve belgeleri teslim etmeyen veya istifa, hastalık, tutuklanma, ölüm gibi nedenlerle devir ve teslim edemeyen taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin sorumluluğundaki taşınırlar ile dayanağı kayıt ve belgeler, devir kurulu aracılığı ile yeni taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine devir ve teslim edilir. Devir kurulu, harcama yetkilisi tarafından belirlenen bir kişinin başkanlığında, taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin de katıldığı, en az üç kişiden oluşur. Madde 48. Ambarların devri, Ambar Devir ve Teslim Tutanağı düzenlenerek yapılır. Madde 49. Oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar, Dayanıklı Taşınırlar Listesine kaydedilerek ilgili harcama biriminde o alanda çalışan tüm personele teslim edilecektir. Bu Dayanıklı Taşınırlar, Dayanıklı Taşınırlar Listesine de gösterilen miktarlar esas alınarak sayılacaktır Madde 50. Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin geçici görev, aylıksız izin, hastalık izni gibi on günlük süreyi aşmayan geçici ayrılmalarında, bu görev bir üst yetkideki görevli tarafından yerine getirilir. Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı ve Taşınır Kesin Hesabı Madde 51. Taşınır Mal Sistemi Yöneticisi tarafından yönetime sunulacak olan Taşınır Kesin Hesabına esas olacak Harcama Birimi Taşınır Yönetim hesabı; önceki yıldan devreden taşınırlar ile yılı içinde girenleri, yılı içinde çıkışı yapılan taşınırlar ile ertesi yıla devredilenleri ve yapılan sayım sonucu bulunan fazla ve noksanları gösterir. Madde 52. Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı aşağıdaki cetvellerden oluşur: a. Kayıttan Düşme Teklif Tutanakları ve onay yazıları, b. Sayıma ilişkin Sayım Tutanağı, c. Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli,
d. Taşınırın durumunu nedeni ile Ek-2 de belirtilen usul ve esaslara uygun olarak hazırlanmış sayım dışı da tutulmuş listeler, Madde 53. Harcama birimi taşınır kesin hesabı, Taşınır Mal Sistemi Yöneticisi tarafından Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı esas alınarak harcama birimi bazında Yıllık Sayım Planı na uygun olarak gerçekleştirilen sayımlardan sonra diğer sayıma konu edilmemiş dayanıklı taşınırlar ile konsolide edilmek suretiyle hazırlanarak ita amirinin onayına sunulur.