ĠDEAL GAYRĠMENKUL DEGERLEME ve DANIġMANLIK A.$ 2013 YILI KALĠTE GÜVENCE SĠSTEMĠ GÖZEN GEÇĠRME RAPORU Bu rapor, 01.11.2006 tarih 26333 tarihli TC Resmi Gazete'de yayınlanmıģ "Bankalara Değerleme Hizmeti verecek kuruluģların yetkilendirilmesi ve faaliyetleri hakkında yönetmeliğin Kalite Güvence Sistemi baģlıklı 8..maddesi uyarınca, Ġdeal Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık Aġ'nin Kalite Güvence Sistemi'nden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi Mustafa AKINCI tarafından hazırlanmıģtır. Yönetim Kurulu tarafından 25.03.2014 tarihinde onaylanmıģtır. Kalite Güvence sistemi yılda bir kez gözden geçirilir ve söz konusu gözden geçirmenin kapsamı değerleme kurulusunun internet sitesinden kamuoyuna açıklanır." maddesi uyarınca web sayfamızda yayınlanmıģtır. 25.03.2014 Saygılarımızla, Mustafa AKINCI Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Y6netim Kurulu Üyesi - 1 -
ĠÇĠNDEKILER l. ġirket Hakkında Genel Bilgiler a. Genel Bilgi b. Yetkilendirmeler c. Ortaklık Yapısı d. Merkez ve ġubeler e. Personel Yapısına ĠliĢkin açıklamalar 2. Kalite Güvence Sisteminin Yapısı ve Gözden Geçirilmesine iliģkin Değerlendirme a. Kalite Güvence Sisteminin Yapısı b. Kalite Güvence Sisteminin Temel Etik ilkeleri (Y6netmeliğin 8.maddesinin 5.fıkrası) 3. Kalite Güvence Sistemi Sorumlusu Hakkında Bilgi.& - 2 -
1-ġĠRKET HAKKINDA GENEL BĠLGĠ ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme DanıĢmanlık A.ġ. Hakkında; ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme DanıĢmanlık, Haziran 2010 da, Gaziantep de Anonim ġirket olarak kurulmuģtur. ġirketimiz 15.09.2010 tarihi ve 9185 sayılı kararı ile Sermaye Piyasası Kurulu nun Lisanslı Değerleme ġirketleri Listesine alınmıģtır. Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu nun 09.08.2012 tarih ve 16491 sayılı kararı ile Bankalara Değerleme Hizmeti Verecek KuruluĢların Yetkilendirilmesi ve Faaliyetleri Hakkında Yönetmeliğin 11. maddesine istinaden Ģirketimize bankalara değerleme hizmeti verme yetkisi verilmiģtir. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi bulunan Ģirketimiz, ayrıca sektöründe ilk ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi Sertifikasına sahip olma özelliğini de taģımaktadır. Her yıl standartlara uygunluğu gözden geçirilerek belgelendirme yapılmaktadır. Ortaklık Yapısı ADI SOYADI HĠSSE ORANI HĠSSE ADEDĠ TOPLAM TUTAR RAMAZAN ĠġLEKER 41,20 103 103.000-TL HASAN AKYURT 28,40 71 71.000-TL ÖMER KIRIKÇI 7,20 18 18.000-TL HÜSEYĠN ALAGÖZ 6,80 17 17.000-TL MUSTAFA AKINCI 2,00 5 5.000-TL MUAMMER ĠNCEDAL 0,4 1 1.000-TL CEM EKMEKÇĠ 10 25 25.000-TL AKIN YAġAR FELEKOĞLU 2 5 5.000-TL ERBĠL ATĠLA 2 5 5.000-TL Toplam 100 250 250.000-TL Yönetim Kurulu Adı-Soyadı RAMAZAN ĠġLEKER CEM EKMEKÇĠ MUSTAFA AKINCI Yönetim kurulundaki Görevi YÖNETĠM KURULU BAġKANI YÖNETĠM KURULU BAġKAN YARDIMCISI YÖNETĠM KURULU ÜYESĠ (KALĠTE GÜVENCE SĠSTEM SORUMLU) Merkez ve ġube ĠletiĢim Bilgileri Değerleme KuruluĢunun Ticaret Ġdeal Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. Unvanı Yetkiye ĠliĢkin Kurul Karar ve Sayısı 15.09.2010-9185 Yönetmelik 4/1 uyarınca Gayrimenkul Değerlemesi Yetkilendirildiği Değerleme Konuları YurtdıĢında Kurulu Bir Değerleme ġirketi ile Bağlantısı ġirket Merkezinin Adresi Mücahitler Mahallesi Ali Fuat Cebesoy Bulvarı Basmacı-Vakıf ĠĢ Merkezi Kat:1 - No:101 ġehitkâmil / GAZĠANTEP Telefon No 0342 323 22 14 Faks: 0342 3232215-3 -
Personel Yapısı Adı-Soyadı Lisans Belgesi Tarih ĠĢ Tecrübesi ve No RAMAZAN ĠġLEKER 08.03.2010-401306 Sorumlu Değerleme Uzmanı CEM EKMEKÇĠ 16.09.2009-401168 Sorumlu Değerleme Uzmanı ÖMER KIRIKÇI 26.04.2010-401347 Değerleme Uzmanı HÜSEYĠN ALAGÖZ 04.08.2010-401413 Değerleme Uzmanı MUSTAFA AKINCI 19.10.2010-401502 Değerleme Uzmanı MUAMMER ĠNCEDAL 27.10.2009-401181 Değerleme Uzmanı AKIN YAġAR FELEKOĞLU 27.03.2008-400712 Değerleme Uzmanı HASAN AKYURT Ġdari Hizmetler ERBĠL ATĠLA Ġdari Hizmetler Yönetmeliğin 3.maddesinde belirtilen Değerleme Uzmanı tanımı; değerleme Ģirketi tarafından değerleme yapmak üzere istihdam edilen, en az dört yıllık lisans düzeyinde öğrenim görmüģ, bankacılık,bağımsız denetim, sigorta eksperliği veya mahkemelerde bilirkiģilik de dahil olmak üzere değerleme konularında en az 3 yıllık tecrübeye sahip ya da değerleme konusunda yurt içinde veya yurt dıģında yetkili kurumlar tarafından verilen mesleki yeterlilik sertifikalarına sahip olan kiģileri ifade eder. ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme DanıĢmanlık A.ġ. nin Kalite Güvence Sistemi nden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi aģağıda belirtilmiģtir. -Mustafa AKINCI Üye Olunan Mesleki KuruluĢlar 1-TDUB-TÜRKĠYE DEĞERLEME UZMANLARI BĠRLĠĞĠ Türkiye Değerleme Uzmanları Birliği kanunla kurulmuģ, tüzel kiģiliği haiz, kamu kurumu niteliğinde bir meslek kuruluģudur. 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu nun 40/D maddesine dayanılarak, Bakanlar Kurulu nun 30.10.2009 tarihli kararı ile kabul edilen Türkiye Değerleme Uzmanları Birliği Statüsü 17.12.2009 tarih ve 27435 sayılı resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiģtir. II-KALĠTE GÜVENCE SĠSTEMĠNĠN GENEL YAPISI Kalite Güvence Sisteminin oluģturulmasından ve iģleyiģinden sorumlu olarak Ģirket içinde herhangi bir icrai görevi olmayan Yönetim Kurulu Üyesi Mustafa AKINCI görevlidir. ġirketimiz kuruluģundan itibaren her yıl Kalite Yönetim Sistemini sürekli güncel tutmuģtur.. Güncel olarak Global Certification Limited Ģirketinden 07.04.2011 tarihinde 3 yıl süreli olarak ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi sertifikası alınmıģtır. Kalite Yönetim Sistemi yıl içinde güncellemelere tabi tutulmaktadır. KALĠTE POLĠTĠKASI Kalite Güvence Sisteminin gözden geçirilmesinde aģağıda belirtilen Kalite Politikası ilkeleri dikkate alınmaktadır. MüĢterilerimizin gayrimenkul değerleme ve danıģmanlık konularındaki tüm ihtiyaçlarına, uluslararası profesyonel ve etik standartlarda, bağımsız, tarafsız, güvenilir, hızlı ve kaliteli ĠDEAL e hizmet veren - 4 -
Çözüm Ortağı olmak. Her aģamada uluslararası standartları sağlamak, geliģim ve baģarıda sürekliliği yakalamak, en kısa sürede bağımsız-tarafsız ve en doğru, güvenilir, kaliteli değerleme hizmetini vermek, verimli ve karlı çalıģmak, çalıģanların eğitimine ve kiģisel geliģimine sürekli katkıda bulunarak hizmet kalitesini ve çalıģan memnuniyetini arttırmak. ġirketimizin diğer konularda belirlediği politikalar aģağıdaki gibidir; SÜRDÜRÜLEBĠLĠRLĠK POLĠTĠKASI ġirketimiz sosyal, çevresel ve ekonomik etkilerimizin ve paydaģlarımıza karģı sorumluluklarımızın bilincinde; etik, Ģeffaf ve hesap verilebilir bir kurumsal yönetim anlayıģıyla sürdürülebilirliğe hizmet etmek, iģ anlayıģımızın ve kurum kültürümüzün parçasıdır. Her türlü yasal yükümlülüğe tam uyum sağlamanın ötesinde, sağlıklı bir ekonomik düzene, sosyal adalete ve insan haklarına, toplumsal kalkınmaya ve çevre korumaya katkı sağlamayı öncelikli konularımız olarak belirlemiģ bulunmaktayız. Bu temel ilkelerden hareketle, ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. nin Sürdürülebilirlik Kalite Politikaları; - Kalite Yönetim Sistemine bağlı olarak, mevcut hizmet kalite düzeyimizin planlı çalıģma ve eğitimler sonucu sürekli geliģimini sağlamak, -Etik değerlerden ödün vermeden ticari faaliyetlerde bulunmak, -Ġnsan haklarına saygı gösterip; her türlü ayrımcılığa karģı çıkmak; fırsat eģitliğini teģvik etmek, -Tüm süreçlerimizin en etkin Ģekilde çalıģması için bir takım olarak çalıģmak, -ÇalıĢanlarımızın ve diğer tüm paydaģlarımızın, toplumsal sorunların çözümünde etkin rol almalarını cesaretlendirmek, katılımlarını teģvik etmek, -Genel Kabul GörmüĢ Değerleme Yöntemleri ve Uluslararası Değerleme Standartlarına uygun değerleme çalıģmaları yapmak, -Sektörü geliģtirici araģtırma ve geliģtirme faaliyetlerinde bulunmak, -Hizmet faaliyetlerinde daima tarafsız, bağımsız ve objektif davranmak ve gereken özeni ve titizliği göstermek, -Değerleme Uzmanlığı Mesleğinin geliģimine katkıda bulunacak çalıģmalar yapmak, -MüĢteri odaklı çalıģılarak iç ve dıģ pazar payımızı arttırmak, -Çevre korumasına gereken katkıyı yapmak. SAĞLIK VE GÜVENLĠK POLĠTĠKASI ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. iģ yerinde çalıģan tüm personeline emin ve güvenilir bir çalıģma ortamı sağlamayı ve yasal kurallara, standartlara uygun Ģekilde Ģirketi yönetmeyi taahhüt eder. Bu politikaların uygulanması müģterilerimize emin ve güvenli hizmetler sunmamızı sağlar. Bununla birlikte faaliyetlerimizden etkilenebilecek olan ziyaretçilerimizin, iģ birliği yaptığımız diğer kuruluģların ve toplumun da iyilik ve menfaatini daima göz önünde bulundurmayı hedefler, politikamız, Sağlık ve Güvenliğin tüm alanlarında faaliyetlerimizdeki kalıcılığı ve yetkinliği sağlayan yeterli kaynakların yaratılmasını amaçlar. ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. konu ile ilgili tüm yasal gereklilik ve uygulamaları takip eder ve kendi kontrol alanı içerisinde gerekli tedbirleri alır. ġirket genelinde yöneticiler belirtilen konulardan sorumludurlar. -Görev yerlerinin sağlık ve güvenlik açısından risk taģımadığından emin olmak için gerekli kontrol ve bakımlarının düzenli olarak yapılması, - 5 -
-Personelimizin sağlık ve güvenliğini gözetmek amacıyla gerekli ve önemli bilgilerin toplanması, eğitim ve yönlendirmelerin yapılması, -Hizmet üretim sırasında kullanılan araç ve gereçlerin kullanımına iliģkin yönergeleri yayınlamak ve araçların bakımlarını zamanında yaptırmak, -ĠĢ yerinde sağlıklı ve güvenli ortamlar oluģturulması ve bakımlarının sağlanması, -Sağlık ve güvenlik riski teģkil edebilecek konularda yeterli ve uygun ölçümlerin yapılması ve uygulanması, -ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, iģ yerinde yaralanma, hasar veya güvensizlik yaratacak her tür riski önlemek için tüm tedbirleri alacak ve sürekli iyileģtirme yönünde gayret sarf edecektir. 1-YÖNETĠMĠN SORUMLULUKLARI ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, Yönetim Kurulu, Ģirketin sağlık ve güvenlik performansından en üst düzeyde sorumlu olan Genel Müdürünün liderliğinde tüm sağlık ve güvenlik politikalarından sorumludur. ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, sağlık ve güvenliğin yönetim için hayati bir konu olduğuna ve en az diğer yönetim faaliyetleri kadar eģit önem taģıdığına inanır. ġirket, tüm müdür, direktör ve yöneticilerinden yaralanma veya hasar ile sonuçlanabilecek her türlü tehlikeyi ortadan kaldırmaları için bilgilenmelerini ve bunu normal iģ tanımlarının ayrılmaz bir parçası olarak görmelerini bekler. Her bir müdür rapor verdiği bir üst müdürüne karģı, ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, Sağlık ve Güvenlik standartlarının kendi sorumluluk alanında uygulanması ile ilgili mesuliyet taģır. 2-PERSONELĠN SORUMLULUKLARI ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, tüm çalıģanlardan, tam yasal uyum ile birlikte sağlık ve güvenlik standartlarına ulaģmak için yönetim ile iģbirliği içerisinde olmasını bekler. ÇalıĢanlar, güvenilir olmayan her tür koģulu anında yöneticilerine haber vermeleri ve kendilerinin ya da diğerlerinin sağlık ve güvenliğini tehlikeye sokacak riskler almamaları konusunda uyarılırlar. ġirketin sağlık ve güvenlik politika veya kurallarının ihlali disiplin cezalarını gerektirir. Tüm personele sağlık ve güvenlik konuları ile ilgili sorumlulukları bildirilmelidir. 3-EĞĠTĠM ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, personelinin kendilerine veya diğerlerine risk teģkil edecek aktiviteler içerisine girmeden bilinçli bir Ģekilde iģlerini yapabilmeleri için Sağlık ve Güvenlik eğitimi verir. Bu eğitimler periyodik olarak yapılacaktır. 4-KAZA YÖNETĠMĠ ĠĢ yerinde oluģan kazalarda, ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, kaza raporlama talimatı uygulanmalıdır. ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, araçlarında meydana gelen trafik kazalarında, Kaza Raporlama Talimatı uygulanmalı ve tüm ilgili belgeler Kalite Bölümüne yönlendirilmelidir. Bazı özel durumlarda, ilgili resmi makamlar bilgilendirilmelidir. Bu kuralların uygulanmasında yöneticiler ve Ġdari ĠĢler Yöneticisi sorumluluk taģımaktadırlar. - 6 -
ĠDEAL ĠNSAN HAKLARI POLĠTĠKASI -ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ., çalıģanlarının, iģ ortaklarının ve tedarikçilerinin insan kaynaklarına saygı göstermelerini ve faaliyetlerini sürdürdükleri Ģehirlerde geçerli ilgili tüm kanun, yönetmelik ve talimatlara uygun hareket etmelerini bekler. -ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, çalıģanları ile olan iliģkilerine değer verir. ĠĢyerinde insan haklarının tanınmasına dayanan, tüm çalıģanların değer gördüğü ve en iyiye doğru yüreklendirildiği açık ve katılımcı yönetim anlayıģının geliģmesine yardımcı olmaya kararlıdır. -ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ, Ġnsan Hakları Politikasına, aralarında BirleĢmiĢ Milletler Ġnsan Hakları Evrensel Beyannamesi, Uluslararası ÇalıĢma Örgütü Temel ĠĢ Ġlkeleri ve Hakları Beyannamesi ve BirleĢmiĢ Milletler Küresel Ġlkeler SözleĢmesinin de bulunduğu uluslararası insan hakları standartları yol göstermektedir. Ġnsan hakları politikası kural ve sorumluluklarımız; -ÇalıĢanlar arasında ırk, renk, cinsiyet, dil, din, siyasal veya baģka bir görüģ, ulusal veya sosyal köken, mülkiyet, doğuģ veya herhangi baģka bir ayrım gözetilemez. Bütün çalıģanlar haklar bakımından eģittir, -ÇalıĢanlar arasında ve değerleme çalıģmaları sırasında kimse hakkında, uyruğunda bulunduğu devlet veya ülkenin siyasal, hukuksal veya uluslararası statüsü bakımından hiçbir ayrım gözetilmeyecektir, -Kendisine bir suç yüklenen herkes, savunması için kendisine gerekli Ģans tanınacaktır, -Kimsenin özel yaģamına müdahale edilemez, -Tüm çalıģanların düģünce, vicdan ve din özgürlüğüne hakkı vardır. Bu hak öğrenim, uygulama, ibadet ve dinsel törenlerle açığa vurma özgürlüğünü içerir, -Herkesin düģünce ve anlatım özgürlüğüne hakkı vardır. Ancak Ģirket bilgileri gizlidir, üçüncü Ģahıslarla paylaģılamaz, -Hiç kimse bir derneğe girmeye zorlanamaz, -Herkesin dinlenmeye, eğlenmeye ve belirli dönemlerde ücretli izne çıkmaya hakkı vardır, -ġirket çalıģanlarından yeni anne olanların gerekli yasal izinlerini kullanma hakkı vardır, -ġirket,çalıģanlarına bu konuda gerekli desteği ve ilave toleransları elinden geldiğince gösterecektir, -ÇalıĢanların ekip arkadaģlarına saygılı olmak ve destek olmak ödevleri vardır, -ġirketin çalıģanlarına güvenli ve huzurlu bir çalıģma ortamı sunma görevi vardır. BĠLGĠ GÜVENLĠĞĠ POLĠTĠKASI -ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. bünyesinde oluģturulmuģ Bilgi Güvenliği politikasının hedefi; iģ sürekliliğini sağlamak, bilgi güvenliği ile ilgili olarak meydana gelen güvenlik ihlallerinin etkilerinin önlenmesi veya en aza indirilmesi ile ilgili olarak tüm çalıģanların bilgi sahibi olmasını ve iģ kayıplarını mümkün olan en düģük seviyeye çekmektedir. -ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. çalıģanları değerleme hizmetinin değiģik aģamaları sırasında hem hizmet vermekte olduğu müģterilerinin kendileri için hazırlanmıģ olan veri tabanlarına, hem de Ģirket içi veri tabanı programı ve bilgi saklama/yedekleme ortamlarına ulaģabilmektedirler. ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. çalıģanları, hizmet verilen kiģi, kurum ve kuruluģların güvenini temin etmek ve verdiği hizmetler için kullandığı bilgi varlıklarını, gizliliğini, bütünlüğünü ve eriģilebilirliğini sağlamakla yükümlüdür. -ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. Bilgi Güvenliği Politikasının amacı; - 7 -
-Bilgi güvenliği konusunda personele bilgi vermek ve bilinçlendirmeyi sağlamak, -Bilgi güvenliğindeki gerçekte var olan veya Ģüphe uyandıran tüm açıkların, Ģirket yöneticilerine bildirmek ve gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak, -DıĢarıdan ve içeriden, isteyerek veya istemeyerek meydana gelebilecek her türlü tehdide karģı Ģirketin ve müģterilerinin bilgi varlıklarını korumak, bilginin gizliliğini, bütünlüğünü bozmaya çalıģacak yetkisiz kiģilerin eriģimine karģı korumak, bilgiye eriģilebilirliği iģ prosesleriyle gerektiği Ģekilde sağlamak, -Bilgiye eriģilebilirlik ve bilgi sistemleri için iģ gereksinimlerini karģılamaktır. ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. Bilgi Güvenliği Politikası kuralları ve sorumlulukları ; -KiĢisel kullanım için internetteki liste ve sitelere üye olunması durumunda kurum e-posta hesapları kullanılamaz. -ġirket e posta sistemi, taciz, suistimal veya herhangi bir Ģekilde Ģirket haklarına zarar vermeye yönelik öğeleri ve mesajları içeremez. -Zincir mesajlar veya mesajlara iliģtirilmiģ her türlü çalıģtırılabilir dosya içeren e-postalar alındığında hemen silinmelidir ve kesinlikle baģkalarına iletilemez. -Bütün bilgisayarlarda anti virüs programı kurulu olup, hiçbir kullanıcı programı etkisiz hale getiremez veya kaldırmazlar. -ÇalıĢanlar kendilerine özel hazırlanmıģ olan her türlü veri tabanı kullanıcı adı ve Ģifrelerinin güvenliğini sağlamakla yükümlüdürler. ġifre ve kullanıcı adlarını unuttukları ya da kaybettiklerinde durumu acilen yetkili kiģilere bildirmekle yükümlüdürler. -ÇalıĢanlar e-posta hesapları ile uygun olmayan içerikler (siyasi, propaganda, pornografi, ırkçılık,, fikri mülkiyet içeren malzeme vb.) gönderemezler. -ÇalıĢanlar, kendilerine gönderilen mesajların yetkisiz kiģiler tarafından okunmasını, bu kiģilerin mesaj içeriğiyle ilgili bilgi sahibi olmalarını engellemekle sorumludurlar. -ĠĢle ilgili olmayan (müzik, video dosyaları) yüksek hacimli dosyaları göndermek veya indirmek kesinlikle yasaktır. -Bütün kullanıcılar kendi bilgisayar sistemlerinin güvenliğinden sorumludurlar. -Bilgisayarlarına yönelik her türlü saldırıyı fark ettikleri an zaman kaybetmeksizin yöneticilere bildirmekle sorumludurlar -Tüm çalıģanlar yaptıkları iģler ve müģteriler ile ilgili bilgileri ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. den yazılı izin almadan; Sosyal Ağlar, Basın Yayın Organları ve baģkaca kuruluģlar dahil hiçbir ortamda paylaģamazlar. -ÇalıĢanlar ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. veri tabanı üzerindeki bilgileri ve bunun yanında hizmet verilen müģterilerin veri tabanları üzerindeki bilgileri korumak ve her ne sebep olursa olsun ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme ve DanıĢmanlık A.ġ. nin yazılı izni alınmaksızın bu bilgilerin üçüncü kiģilerle paylaģılmamasını sağlamak için gerekli önlemleri almakla sorumludurlar. III-KALĠTE GÜVENCE SĠSTEMĠ PROSEDÜRLERĠ 1.11.2006 tarihli ve 26333 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Bankalara Değerleme Hizmeti Verecek KuruluĢların Yetkilendirilmesi ve Faaliyetleri Hakkında Yönetmeliğin 11 inci maddesine istinaden bankalara Yönetmeliğin 4.maddesi kapsamına giren gayrimenkul, gayrimenkul projesi veya bir gayrimenkule bağlı hak ve faydaların değerlemesi faaliyeti doğrultusunda gerçekleģtirilecek değerleme iģlemlerinin kalitesinin kontrolüne iliģkin ilke, usul ve esasları belirlemektir. Bahsi geçen yönetmeliğin 8.Maddesi nin 5.fıkrasına göre; Kalite Güvence Sisteminin gözden geçirilmesinde aģağıda belirtilen ilkelerine uygun olarak yürütülmektedir; - 8 -
Mesleki Gereklilikler; Değerleme kuruluģunun değerleme uzmanlarının 5,6,7,9,10 ve 20. Madde hükümlerine uygun davranması. Mesleki yeterlilik; Değerleme kuruluģunun değerleme uzmanlarının, sorumlulukları doğru bir Ģekilde yerine getirilebilmesi için gerekli bilgi ve yeterliliğe sahip olması. Görev Dağılımı; Değerleme çalıģmasının gerekli düzeyde bilgi, mesleki yeterlilik beceriye sahip olan kiģiler tarafından gerçekleģtirilmesi. Yönlendirme; Değerleme faaliyetinin istenen kalitede olabilmesini ve değerleme sonunda ve doğru bir görüģ bildirilebilmesini teminen, yapılan iģin her seviyede gözden geçirilmesi ve değerleme ile görevlendirilen personelin görevleri konusunda yönlendirilmesi. GörüĢ Alma ; Gerekli görülen durumlarda, konuyla ilgili deneyimi ve bilgisi bulunan kiģilerden görüģ alınması. Görev Kabulü ve Devamlılık; Yeni görev kabulü için veya gelecek dönemlerde değerleme faaliyetine devam edilebilmesi için değerlendirme yapılması, yapılacak değerlendirmede bankanın durumunun özellikle bağımsızlık ilkelerine uygunluk ve verilecek hizmetin kapsam ve boyutu yönünden değerlendirilmesi. Ġzleme; Kalite Güvence sisteminin ve iģlevselliğinin izlenmesi. Kalite Güvence Sisteminin Temel Etik Ġlkeleri Ġnsan Kaynakları Yöneticisi tarafından değerleme uzmanları ve diğer personele temel etik ilkeler olan Bağımsızlık, Dürüstlük, Tarafsızlık, Mesleki Yeterlilik, Mesleki Özen ve Titizlik, Sır Saklama huģularının uygulanması konularında, danıģman tarafından teknik olarak uygulamada dikkat edilecek konular hakkında bilgilendirmede bulunulmuģtur. IV-KALĠTE GÜVENCE SĠSTEMĠNĠN GÖZDEN GEÇĠRĠLMESĠNE ĠLĠġKĠN DEĞERLENDĠRME Kalite Güvence Sisteminin gözden geçirilmesi sırasında tespit edilen hususlar aģağıdaki gibidir; -ġirketin ortakları, yönetim kurulu baģkanı ve üyeleri, yöneticileri ile denetçileri ve değerleme uzmanları faaliyet yılı içinde herhangi bir menfaat iliģkisi, çıkar çatıģması, bağımsızlığı etkileyecek bir çalıģma içinde bulunmamıģtır. -ġirket bu faaliyet yılı içinde değerleme uzmanlarının bilgi ve yeteneklerinin yeterli olmadığı görevleri kabul etmemiģtir. -Yıl içinde düzenlenen değerleme raporları Ģirketin denetim birimi tarafından Kalite Sistemi Prosedür ve talimatlarına, ilgili bankanın teknik ve idari sözleģmesine ve genel kabul görmüģ değerleme yöntemlerine uygun olup olmadığı, gerekli mesleki özen ve titizliğin gösterilip gösterilmediği denetlenmiģ ve sorumlu değerleme uzmanları tarafından onaylanmıģtır. -Prosedür ve talimatlara uygun olmayan raporlarla ilgili düzeltici faaliyet formu düzenlenerek, gerekli görüldüğü durumlarda uzmanlara eğitim verilmiģ ve tutanak altına alınmıģtır. -Faaliyet yılı içerisinde Ģirketin ortakları, yönetim kurulu baģkanı ve üyeleri, yöneticileri ile denetçileri ve değerleme uzmanlarının, bağımsızlık ilkesi ile ilgili çalıģılan bankalara taahhüt verdiği, bağımsızlığı ortadan kaldırılan durumlar için değerleme çalıģmasından çekileceğini taahhüt ettiği, Ģirketin yetki verilen konularda değerleme hizmeti verebilecek bir yönetim yapısı olduğu, yeterli sayıda kadrolu personel ve anlaģmalı uzmanı olduğu, gerek kadrolu gerekse anlaģmalı uzmanların bilgilerinin sürekli olarak güncellendiği, performanslarının kalite sistemi uyarında ölçüldüğü, süreç takibi ve sağlıklı bir - 9 -
veri tabanı sağlayan bir yazılım kullandığı, arģiv ve kayıt düzeninin yeterli olduğu, her yıl yenilenen ve yapılan iģ hacmine göre her yıl teminat tutarı güncellenen bir mesleki sorumluluk sigortası poliçesi olduğu, herhangi bir lisans iptali olmadığı tespit edilmiģtir. -ġirket kadrolu personel ve anlaģmalı uzmanlar ile yaptığı sözleģmelerle bilgilerin gizliliği konusunu taraflar açısından cezai Ģarta bağlamıģtır. Üretilen değerleme raporları tarafların izni olmaksızın 3.kiĢilerle paylaģılmamaktadır. -ġirket değerleme çalıģması yapılacak olan konuda gerekli bilgi, tecrübe ve yetenekte olan değerleme uzmanına sorumlu değerleme uzmanları aracılığı ile görev dağılımı yaptırtmakta, gerekli durumlarda değerleme uzmanı ile birlikte çalıģmayı tamamlamaktadır. -ġirket yıl içinde gerekli gördüğü değerleme uzmanları ve diğer personellerin mesleki beceri ve yeterliliklerin artırılması için çeģitli konularda eğitimler düzenlemiģtir. -Değerleme çalıģması sırasında meydana gelen ve etik olarak Kalite Güvence Sisteminden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesine bildirilmesi gereken olaylar için tüm Ģirket çalıģanları ve anlaģmalı uzmanlara tekrar hatırlatma yapılmıģtır. Bu konuda herhangi bir geri bildirim olmamıģtır. -Yıl içinde çalıģılan bankalarla iģlerin gelecek dönemde devamlılığı ve sağlıklı bir Ģekilde teslimini teminen toplantılar düzenlenmiģtir. -Kalite sisteminde verimliliği arttırmak amaçlı bir dizi toplantıların yapıldığı bir danıģmanlık alınmıģtır. -Bu çalıģmalar sırasında değerleme raporlarını kontrol eden Koordinatör unvanlı uzmanların günlük zaman çizelgeleri çıkartılmıģtır. Ardından kiģilerin zamanını alan ve yetkinlikleri ile uygun olmayan iģler ayrıģtırılmıģ ve verimlilikleri %8 oranında arttırılmıģtır. Bu çalıģma sırasında Çözüm Ortaklarının verimliliği arttırmak ve rapor kalitelerini ölçme ve koordinasyon hizmetine ihtiyaç olduğu ortaya çıkmıģtır. Bu kapsamdan Çözüm Ortaklarının denetimini yapması için Çözüm Ortakları Koordinatörü pozisyonu ortaya çıkmıģ ve bu amaçla bir istihdam sağlanmıģtır. -Çözüm Ortakları koordinatörü kiģilerin verimliliğini arttırmak ve yaptıkları iģlerin kalitesini ölçek amacı ile saha ziyaretleri yapmaktadır. Çözüm ortakları ile ilgili Ģikayetleri ve övgüleri toplamakta ve bunu dosyalamaktadır. Bu geliģmelere paralel olarak bir CRM programı ihtiyacı duyulmuģ ve ĠDEAL takip sistem programı olarak bir yazılım yaptırılmıģtır. Artık Koordinatörler ve Operasyon Departmanı Çözüm ortaklarını puanlamaktadır, bu duyum daha ölçülebilir bir Çözüm Ortakları Kalite sistemi yaratılmasını sağlamıģtır. IV-KALĠTE GÜVENCE SĠSTEMĠNĠN GÖZDEN GEÇĠRĠLMESĠNE ĠLĠġKĠN BĠLGĠLER ġirketimizde Kalite Güvence Sisteminin iģleyiģinden Yönetim Kurulu Üyesi Mustafa AKINCI sorumludur. Mesleki Eğitim; ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ SĠYASAL BĠLGĠLER FAKÜLTESĠ-Kamu Yönetimi Bölümü Lisanslar/Yeterlilikler; Spk Gayrimenkul Değerleme Uzmanlığı Lisans No: 401502 ĠĢ Tecrübesi; 2013-. ĠDEAL Gayrimenkul Değerleme DanıĢmanlık A.ġ., Yönetim Kurulu Üyesi 1991-2000 Bankacılık Sektöründe yetkili görevler - 10 -